000_M1AA1_Name  

 
         Fórmulas  y  funciones  
 
Por: Leticia Pureco Reyes  

Hoy en día existen muchas personas que utilizan la hoja de cálculo para realizar una gran
diversidad de operaciones (aritméticas, estadísticas, trigonométricas, financieras). Entre ellas
están los contadores, economistas, matemáticos, ingenieros, etc.

Una de las principales funciones de la hoja de cálculo es la manipulación de números para

efectuar operaciones como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, las cuales te permiten
manejar de manera rápida y sencilla información numérica.

Recuerda que una hoja de Excel se encuentra formada por renglones, columnas y celdas, siendo
la intersección de los renglones y las columnas lo que da lugar a las celdas, tal como se muestra
en la figura 1.

Figura 1. Elementos de una hoja de cálculo (Microsoft, 2010).

  1

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Como habrás podido notar las columnas se encuentran marcadas mediante las letras del
abecedario, mientras que los renglones se identifican a través de números. Por lo tanto, para
poder nombrar a una celda deberás precisar la columna y el renglón que la componen, tal como
se observa en la figura 2.

Figura 2. Nombre de las celdas (Microsoft, 2010).

Una vez que ya cuentas con la información capturada y deseas aplicar las fórmulas es necesario
anteponer el signo = y posteriormente escribir la operación precisando las celdas que la
componen, tal como se observa en la figura 3.

Figura 3. Elaboración de sumas en la hoja de cálculo (Microsoft, 2010).

Luego de que hayas escrito los datos que deseas utilizar en la operación necesitas presionar la
tecla Enter, a fin de que puedas observar el resultado.

Figura 4. Resultado de una suma en la hoja de cálculo (Microsoft, 2010).

  2

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Así como se llevó a cabo la suma se pueden realizar las demás operaciones, donde lo único que
necesitas hacer es sustituir el signo + por el símbolo de la operación que desees efectuar, tal
como se muestra en la figura 5.

Figura 5. Operaciones básicas (Microsoft, 2010).

En la tabla 1 se muestran los signos que corresponden a las operaciones más comunes.

Operación Signo Descripción

Suma + Realiza una suma entre dos o más números.
Resta - Realiza una resta entre dos o más números.
Multiplicación * Realiza una multiplicación entre dos
números.
División / Realiza una división entre dos números.
Exponente ^ Eleva un número a un exponente.

Tabla 1. Signos de las operaciones básicas.

Además de los operadores, con el uso de funciones también es posible manipular datos dentro
de una hoja de cálculo. Una función es una acción que ya se encuentra definida y puede ser
utilizada.

En el caso de las versiones más recientes de Microsoft Excel, las funciones las puedes encontrar
dentro del menú Fórmulas, mientras que en el caso del Open Office, las puedes hallar en el
menú Insertar. En ambos programas es fácil de identificar este comando ya que se muestra

mediante el siguiente ícono:

  3

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Algunas de las funciones más utilizadas se describen en la tabla 2.

Función Descripción Sintaxis

Suma La suma como su nombre lo
indica te permite sumar un
conjunto de números.

Promedio Obtiene el promedio de un

conjunto de números.

Máximo Permite obtener el número

máximo de un conjunto de
números seleccionados.

Mínimo Permite obtener el número

mínimo de un conjunto de
números seleccionados.

Tabla 2. Funciones principales de la hoja de cálculo (Microsoft, 2010).

Además del manejo de información existen algunos otros comandos que te permiten, como
usuario, mejorar la presentación de tu documento o bien proteger tus datos.

  4

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

A continuación se explican algunos de los más utilizados.

Formato condicional

El formato condicional consiste en colocar colores a los datos, a fin de resaltar más la información.
Es importante precisar que este formato se aplica a los datos numéricos.

Por ejemplo:

Si tienes tus datos tal como se muestran en la figura 6 y deseas mejorar su presentación para que
se observen como se ve en la figura 7, deberás utilizar el formato condicional.

Figura 6. Calificaciones (Microsoft, 2010).

Figura 7. Calificaciones en las que se aplicó el formato condicional (Microsoft, 2010).

Como puedes observar en la figura 7, los datos se encuentran resaltados con un color azul y de
acuerdo al valor es el porcentaje que se observa coloreado.

En las versiones más recientes de Excel, el formato condicional lo puedes encontrar en el menú
Archivo o bien en Inicio, mientras que en Open Office se localiza en el menú Formato.

Antes de utilizar esta herramienta deberás seleccionar los datos a los que aplicarás el formato,
posteriormente identificarás el comando en el menú que corresponda y elegirás las condiciones a
cumplir.

  5

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Creación de un gráfico

La creación de un gráfico consiste en elaborar una gráfica para representar datos. Por ejemplo,
cuando se desea representar mediante una imagen el porcentaje de alumnos aprobados de varios
grupos es necesario utilizar esta herramienta.

Para elaborar un gráfico es necesario que selecciones la información que deseas representar,
acceder al menú Insertar y elegir el tipo de gráfico que quieres crear.

Una vez que hayas seleccionado el tipo de gráfico aparecerá en la pantalla la imagen que
muestra los datos, tal como se observa en la figura 8.

Figura 8. Creación de una gráfica (Microsoft, 2010).

En el caso de Excel si deseas mejorar la presentación de tu gráfica puedes hacerlo al elegir el

gráfico e ingresando al menú Diseño, a fin de aplicar un estilo diferente. También puedes hacerlo
en el menú Formato, donde te da la posibilidad de modificar el tipo de letra, color de fondo, entre
otros.

  6

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Después de haber aplicado un estilo y algunos comandos de formato tu gráfica se podrá observar
como se muestra en la figura 9.

Figura 9. Gráfica con estilo y formato aplicado (Microsoft, 2010).

Proteger un documento

Dado que la seguridad de tus datos es muy importante, las hojas de cálculo cuentan con un
comando denominado Proteger, el cual en el caso de Excel lo puedes localizar dentro del menú
Revisar, mientras que en Open Office está en Herramientas.

Y como existen diferentes necesidades de protección es posible que ésta sólo se aplique a la hoja
en la que estés trabajando o bien a todas las hojas que contenga tu documento. Para ello deberás
seleccionar la opción que se adapte a tus necesidades.

También es posible proteger únicamente algunas celdas y permitir que los demás usuarios
puedan modificar un conjunto de celdas que no hayan sido protegidas.

Otra opción será asignar una contraseña a la protección para que puedas realizar modificaciones
en caso de que lo desees.

  7

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Referencia  

Microsoft. (2010). Microsoft Word 2010 [Software de cómputo]. E.E.U.U.: Autor.

  8

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.