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Manual Service Pack 18.6.2.

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Código: No Aplica Fecha de generación Última modificación Versión


Manual de Usuario DD-MM-AAAA DD-MM-AAAA X
Nombre del Manual

Manual Usuario Service Pack.


Versión: 18.6.2.5

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ISO 9001: 2008

 Historia del Documento


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Service Pack

Ver Descripción Cambio Fecha


1 Mejoras y Cambios Incorporados al Sistema. 26/06/2018

Elaborado: Revisado: Aprobado: Versión:


Nelson J. Poveda Vásquez Carmen Roncería Tovar. Javier Neira Moreno.
Ophelia 18.0.0
Documentador. Product Owner. CPO.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................................................................5
1. OPTIMIZACIÓN PERFORMANCE POR PROGRAMA...........................................................................................................................6
1.1 PROGRAMAS KGNPROGR, VERSIÓN: 18.0.2.3 .................................................... 6
1.2 ¿QUÉ SON H ILOS EN LOS S ISTEMAS OPERATIVOS? .......................................... 10
2. TIPS: RELACIÓN DE USUARIOS / PROGRAMAS KGNPERMA, VERSIÓN: 18.0.5.1 ..............................................................12
3. CONTRATOS KNMCONTR, VERSIÓN: 18.0.14.1 ................................................................................................................................16
4. DIGIFLAG K0000126 IBC CAJA IBC OTROS (ACTUALIZACIÓN): ................................................................................................17
5. DIGIFLAG K0000139 APORTES PENSIONALES: ...............................................................................................................................18
6. DIGIFLAG K0000140 PRO23 VALIDACIÓN POR LÍNEA. ..................................................................................................................20
7. DIGIFLAG K0000141 INSERTA EN TABLA NM_DESDO. .................................................................................................................21
8. PARÁMETROS DE VACACIONES KNMPAVAC, VERSIÓN: 18.0.5.1 ...........................................................................................23
9. LIQUIDACIÓN DE VACACIONES KNMLIVAC, VERSIÓN: 18.0.25.1 .............................................................................................26
10. LIBRO DE VACACIONES KNMVACAC, VERSIÓN: 18.0.3.1 ............................................................................................................34
11. LIQUIDACIÓN DE NÓMINA KNMLINOM, VERSIÓN: 18.0.34.1 .......................................................................................................38
12. PRENÓMINA - ACUMULADOS – HISTÓRICOS KNMPRENO, VERSIÓN: 18.0.14.1 .................................................................44
13. LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS KNMLICES, VERSIÓN: 18.0.17.1 .................................................................................................45
14. LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL KNMLIQSS, VERSIÓN: 18.0.27.1 ...............................................................................49
15. LIQUIDACIÓN DE PRIMAS KNMLIPRI, VERSIÓN: 18.0.19.1 ...........................................................................................................52

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16. LIQUIDACIÓN DEFINITIVA KNMLIQDE, VERSIÓN 18.0.21.1: .........................................................................................................54


17. BASES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE KNMBASRE, VERSIÓN: 18.0.9.1 ...............................................................................55
18. MAESTRO ANEXO CÁLCULO RETEFUENTE SEMESTRAL KNMPR23M, VERSIÓN: 18.0.3.1 ............................................57
19. CÁLCULO PROCEDIMIENTO 2 KNMPRO23, VERSIÓN: 18.0.11.1 ...............................................................................................59
20. GENERACIÓN PLANILLA UNIFICADA KNMPLINA, VERSIÓN: 18.0.9.1 .....................................................................................61

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INTRODUCCIÓN

Los Service Pack (SP) son actualizaciones que mejoran la funcionalidad de los productos de Digital Ware, los cuales, son generados
por las reformas presentadas en la Normatividad Legal (Cambios de Ley) o como reacción a los cambios en los procesos ya sea e n
temas organizacionales, políticas de calidad de los productos o soluciones a nuevos retos.

Su creación se realiza de forma periódica mediante un proceso de actualización incremental, por lo cual, debe implementarse
consecutivamente de la primera versión publicada a la más reciente.

Para el tema exclusivo del Sistema Kactus HCM se realizarán con respecto a los temas de Nómina y Gestión Humana.

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1. Optimización Performance por Programa.

Actualización de Librerias Kactus HCM Update 18.6.1.0: Permite mejorar el rendimiento de la Aplicación Kactus Ophelia, la cual
se implementa al manejo de Hilos por Proceso, permitiendo parametrizar desde el Maestro de Programas KGnProgr la cantidad de
Hilos de acuerdo a la demanda y disponibilidad de procesamiento.

Pasos a tener en cuenta:

1.1 Programas KGnProgr, versión: 18.0.2.3

Se realiza la actualización del ejecutable del programa, se migra de versión Cliente Servidor 12.6 a tipo Web Ophelia y se agregan
las siguientes mejoras:

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 La funcionalidad del Reporte Preliminar se actualiza pasando a la aplicación de generación de informes FastReport.Net con
el fin de mejorar esta opción del programa:

Clic

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 Número de Hilos:

Se cambia el label o nombre del campo de Tipo de Documento a Nro. De hilos y su


funcionalidad es la de validar el Número de Hilos desde KGnProgr para todos los
liquidadores del Sistema Kactus HCM, incluyendo KNmLinom que se venía manejando
desde KGnDiusu con el Digiflag: Controlar Número Digiflag K0000128 de Hilos Nómina.

Ejemplo:

 Al ingresar a KGnProgr, mediante el QBE de la barra de herramientas seleccionar al liquidador (Código), en este caso de ejemplo
KNmLinom:

Clic
El Sistema trae la información registrada de KNmLinom,
se hace clic en el botón para que el programa
permita anexar el número de Hilos requeridos.

Clic

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Se digita el valor del Número de Hilos


y clic en el botón para guardar el
cambio generado en el Sistema.

De esta forma queda activado el Número de Hilos que el Sistema tendrá en cuenta a la hora de realizar el Proceso de Liquidación,
para este caso de ejemplo Nómina. Tenga en cuenta que la información de definición y configuración de Hilos en Kactus HCM se
publicó en el Service Pack 17.8.3.5 con Versión 92 en el que se explica que son los Hilos en los sistemas operativos y la
representación gráfica del tema (además de la funcionalidad del Digiflag K0000128 y que se sustituye con este nuevo desarrollo).

Los liquidadores que cuentan con esta nueva funcionalidad y se deben configuras en Programas KGnProgr son:

 Liquidación de Nómina KNmLinom  Liquidación de Primas KNmLipri


 Liquidación de Seguridad Social KNmLiqss  Liquidación de Cesantías KNmLices
 Liquidación de Vacaciones KNmLivac

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1.2 ¿Qué son Hilos en los Sistemas Operativos?

Hilo de Ejecución, Hebra o Subproceso es una secuencia de tareas encadenadas que se ejecutan por un Sistema Operativo, en
este caso: Sistema Kactus HCM – Liquidación de Nómina. Estos Hilos de Ejecución comparten una serie de recursos tales como el
espacio de memoria, archivos abiertos, autenticación de procesos, etc. Esta técnica permite simplificar el diseño de una aplicación
que debe llevar a cabo distintas funciones simultáneamente.
Los Hilos de ejecución que comparten los mismos recursos, sumados a estos recursos, son en conjunto conocidos como un Proceso.
El hecho de que los Hilos de ejecución de un mismo proceso compartan los recursos hace que cualquiera de estos Hilos pueda
modificar estos recursos. Cuando un hilo modifica un dato en la memoria, los otros Hilos acceden a ese dato modificado
inmediatamente:

Un Hilo es una tarea que puede


ser ejecutada al Mismo Tiempo
que otras tareas.

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 Representación gráfica de la ejecución del Proceso de Nómina y la distribución en el número de Hilos:

 Ejemplo con Cinco “5” Hilos:

Hilo 1= 363 Registros

Hilo 2= 363 Registro

Hilo 3= 363 Registro

Hilo 4= 363 Registros

Hilo 5= 362 Registros

Al correr el Proceso de Liquidación de Nómina por 5 Hilos se divide el


proceso de 1814 Registros en 5 partes en un tiempo de ejecución de
+/- 20 Segundos, quiere decir, que el tiempo de ejecución se minimiza.

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2. Tips: Relación de Usuarios / Programas KGnPerma, versión: 18.0.5.1

En Relación de Usuarios / Programas KGnPerma se otorgan los permisos en el Sistema a los Usuarios a los programas que tienen
acceso para desarrollar sus actividades, pero, cuando se trate de Liquidadores que tienen el check de Simulación (ejemplo
KNmLinom), se agregó la siguiente funcionalidad con el fin de estandarizar los procesos en el Sistema Kactus HCM:

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 Si el Usuario tiene permiso de Adicionar y Modificar:

El Sistema permite activar el botón de QBE y generar filtros de búsqueda, a la vez permite activar el check de Simulación para
que el Usuario al final del proceso seleccione y actualice o no la opción Simulación.

 Si el Usuario tiene permiso de Adicionar y no Modificar:

El Sistema permite activar el botón de QBE y generar filtros de búsqueda, a la vez el check de Simulación ingresa en gris activo.
Cuando finalice el proceso de Liquidación y procede a salir del programa sin que el Sistema pregunte si desea grabar o no la
Simulación.

 Si No tiene permiso de Adicionar y Si de Modificar:

No activa las funciones del QBE y, por lo tanto, como no puede realizar el Proceso no se permite realizar la Simulación.

 Si No tiene permiso de Adicionar y no tiene Permisos de Modificar:

No activa el botón del QBE, por lo tanto, el Usuario no puede realizar el proceso y la opción de Simulación no tiene funcionalidad.

Afecta los siguientes liquidadores:

 Nómina KNmLinom
 Vacaciones KNmLivac
 Cesantías KNmLices
 Definitiva KNmLiqde
 Primas KNmLipri

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Se adiciona la funcionalidad de Filtro en Relación de Usuarios / Programas KGnPerma en los campos Programas No Asociados y
Programas Asociados con el fin de que la búsqueda por parte del Usuario encargado del proceso sea más simple al momento de
otorgar o quitar programas a los demás usuarios del Sistema Kactus HCM, para ello realice el siguiente procedimiento:

Clic en Filtrar.
Clic derecho del mouse sobre el
campo Programas No Asociados.

El Sistema selecciona el programa


Se despliega el campo Datos No
requerido, clic en el botón para Relacionados, en él se digita el código del
anexarlo al campo Programas Asociados. programa requerido y clic en el botón Ok.

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Este proceso se realiza de igual forma en el campo Programas Asociados, y su fin es el de poder verificar o buscar un programa ya
incorporado o el de quitarle permisos al usuario sobre este:

Clic

Clic

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3. Contratos KNmContr, versión: 18.0.14.1

Se realiza la actualización del ejecutable de Contratos KNmContr para su última versión.

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4. Digiflag K0000126 IBC Caja IBC Otros (Actualización):

Se adiciona la funcionalidad al Digiflag K0000126 en la que el IBC de vacaciones funciona cuando no hay cotización, esto cuando se
manejan vacaciones anticipadas; recuerde que la información de este Digiflag se publicó en el Service Pack 17.3.5.5 Versión 86:

Para las novedades de ausentismos que se generan por el Liquidador de Nómina KNmLinom se crea este Digiflag, el cual, será
utilizado por el Liquidador de Seguridad Social KNmLiqss para llevar el IBC de Parafiscales dependiendo de la parametrización
que se tenga en el campo Valor, así:

 0= No lleva Base
 1= Toma el IBC (Ingreso Base de Cotización) de Salud.
 2= Toma el Salario Básico Registrado en el programa Libro de Autoliquidación KNmAutol.
 3= Toma el IBC (Ingreso Base de Cotización) de ARL.

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5. Digiflag K0000139 Aportes Pensionales:

Se genera el Digiflag K0000139 con el fin de validar por el Sistema el tema de las Deducciones de Aportes Voluntarios de Pens iones
y Fondos de Pensiones Voluntarias, según el campo Descripción:

 Si el campo Valor está en Cero (0) el valor de los Aportes Voluntarios Pensionales le suma el valor de los Aportes
Obligatorios para el Tope del 30%.

 Si el campo Valor se encuentra con valor numérico Uno (1) toma el valor de los Aportes Voluntarios Pensionales y le
aplica el Tope del 30%.

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Esto con el fin que las empresas puedan analizar qué tipo de opción tomar según el estudio realizado a la siguiente norma:

“ARTÍCULO 126-1. DEDUCCIÓN DE CONTRIBUCIONES A FONDOS DE PENSIONES DE JUBILACIÓN E INVALIDEZ Y FONDOS


DE CESANTÍAS.

Para efectos del impuesto sobre la renta y complementarios, son deducibles las contribuciones que efectúen las entidades
patrocinadoras o empleadoras, a los fondos de pensiones de jubilación e invalidez y de cesantías. Los aportes del empleador a dichos
fondos serán deducibles en la misma vigencia fiscal en que se realicen. Los aportes del empleador a los seguros privados de
pensiones y a los fondos de pensiones voluntarias, serán deducibles hasta por tres mil ochocientas (3.800) UVT por empleado.

Los aportes voluntarios que haga el trabajador, el empleador, o los aportes del partícipe independiente a los seguros privados de
pensiones, a los fondos de pensiones voluntarias y obligatorias, administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia
Financiera de Colombia, no harán parte de la base para aplicar la retención en la fuente y serán considerados como una renta exenta,
hasta una suma que adicionada al valor de los aportes a las Cuentas de Ahorro para el Fomento de la Construcción (AFC) de que
trata el artículo 126-4 de este Estatuto, no exceda del treinta por ciento (30%) del ingreso laboral o ingreso tributario del año.

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6. Digiflag K0000140 PRO23 Validación por Línea.

Se crea el Digiflag K0000140 para el proceso de Recalculo de Retención en la Fuente Semestral con el fin de generar la validación
de las deducciones de Medicina Prepagada y Vivienda, para que en el Proceso Anualizado, si el empleado trabaja los 360 días d el
año, estas deducciones de Alivios Tributarios no se dividen en 13 sino en 12 para calcular el promedio.

 Si el campo Valor se encuentra con la letra “N” el Sistema calcula como lo hace actualmente, suma todas las líneas si trabaja
un año completo y lo divide en 13.

 Si el campo Valor se encuentra con la letra “S” realiza la sumatoria por cada una de las líneas, ejemplo: Ingresos, si trabajó
el año el completo el Sistema lo divide en 13 y así sucesivamente. Cuando llega a validar los Alivios Tributarios no lo dividen
en 13 sino que los dividen en 12 (Vivienda y Medicina Prepagada).

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7. Digiflag K0000141 Inserta en Tabla nm_desdo.

Se crea el Digiflag K0000141 con el fin de que las empresas usuarias del Sistema Kactus HCM que validen o no el Trigger
TGBINM_ACUMU (se usa cuando se maneja formulación especial para descuentos dobles de novedades en vacaciones) asociado
al programa Acumulados KNmAcumu y que genera una inserción o actualización de la tabla NM_DESDO quedando asociado al
proceso de acumulación de nómina junto a la ejecución del programa Proceso de Acumulados KNmProac.

Es de aclarar que una vez se implementa el Digiflag K0000141 el Sistema trae por defecto el valor “M” en el campo Valor y si la
empresa inicia el proceso de ejecución del programa Proceso de Acumulados KNmProac se le generará el Mensaje “Validar el Digiflag
K0000141”, por lo que la empresa debe decidir si requiere que el Sistema ejecute el proceso de Acumulados como lo hace en la
actualidad con el campo Valor en “N”, o lo requiere con el proceso del Trigger con NM_DESDO con el campo Valor en “S”.

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 Ejemplo cuando en el Digiflag K0000141el campo Valor se encuentra en M:

Clic

El Sistema no va a permitir que se ejecute el Proceso de Acumulación KNmProac hasta que la empresa determine si requiere el uso
del Trigger o no mediante las letras a N o S en el campo Valor de K0000141.

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8. Parámetros de Vacaciones KNmPavac, versión: 18.0.5.1

Se realiza la actualización del ejecutable del programa y se agrega el campo: Descuento de Vacaciones Anticipadas.

 Este campo solo se muestra cuando el Tipo de Empresa es Pública:

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El Sistema valida que en el programa Empresas KGnEmpre


esté activo el check Pública del campo Tipo de Entidad de la
pestaña de Datos Generales.

Activación del campo: Descuento


de Vacaciones Anticipadas.

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 ¿Qué función tiene el campo Descuento de Vacaciones Anticipadas?

Si la empresa del Sector Público en la parametrización general de las vacaciones en KNmPavac activa o selecciona este campo en
estado “S” valida en el Liquidador de Vacaciones KNmLivac cuando se genera el proceso desde el Liquidador Definitivo KNmLiqde.

Cuando un funcionario ha disfrutado de su periodo de vacaciones de forma colectiva y se retira de la organización antes del tiempo
de tener derecho, el empleado debe devolver lo que se pagó de vacaciones por adelanto.

Para ello el Sistema identifica mediante regla de tres el periodo de 360 días y el pago de los días (hasta la fecha de Liquidación
Definitiva), verifica el valor que le corresponde y detecta la diferencia en Días y en Pesos , estos datos son los que el Sistema lleva a
prenómina para realizar el descuento.

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9. Liquidación de Vacaciones KNmLivac, versión: 18.0.25.1

Se realiza la actualización del ejecutable del programa y se agregan las siguientes mejoras:

 Para ciertas empresas usuarias del Sistema Kactus HCM en la Consolidación de las Vacaciones requieren llevar la Cantidad
y el Valor Real de lo que el empleado disfruta al recibir sus vacaciones en tiempo y que el gasto no se vea afectado al momento
de la Contabilización, definen que los días correspondientes a las Vacaciones se Consoliden sobre los 22 Días Calendario, por
cada periodo de año laborado a la que el trabajador tiene por disfrute, aunque estos periodos se cancelen según lo estipulado por
ley “15 Días Hábiles por Año Laborado”.

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Para ello se requiere seguir los siguientes pasos:

 Crear el Rango con la condición de Valor y Porcentaje.

En el programa Rangos de Nómina KNmRango se


debe crear un registro con los siguientes
parámetros:

 Código: El escogido por la empresa, en este


caso de ejemplo: 13.
 Valor Inicial = 0
 Inclusión de Valores= Inicial y Final en “S” o
activos.

En el campo de detalle:

 Valor Inicial= 0
 Valor Final= 360 (Días Calendario).
 En el campo Valor se digita 15 que son los días
de las Vacaciones a que tiene derecho el
trabajador.
 En el campo Porcentaje se digita 22 que son el
número de días de Consolidación.

Una vez registrados los datos guardar la


información en el programa.

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 Crear o modificar el Concepto de Vacaciones con las siguientes características:

Clic

Clic

En este caso de ejemplo se modifica el Concepto 9 Vacaciones, para ello clic en el botón para que el Sistema permita modificar
la información ya registrada, se desmarca el check Fórmula Única para que el Sistema active el campo Detalle de Fórmulas para

ingresar, se debe guardar la información con el botón , si no lo hace el Sistema no le permite seguir en el proceso ya que genera
el mensaje explicando que el Detalle de Formulas se encuentra en Actualización.

Al activar el botón de Detalle de Fórmulas se despliega el cuadro de Detalle de Formulas de Evaluación de Conceptos:

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Clic en el ícono de más para que el Sistema


permita el la activación de los campos.

Clic

El Sistema asigna el
número de secuencia.

Clic

Clic en el ícono para que el Sistema


libere el cuadro con la Ayuda de Variables, y
se genera la condición: TIP_LVAC ='C'
Clic

Clic
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Una vez se hace clic en del campo Fórmula


Automática Motor de Reglas y en el cuadro de Ayuda
de Variables se crea la ecuación:
(((BASE(VAL_BASE/30) * POR_RANG)*DIA_TRAB)/360)

Una vez se tenga la formulación se hace clic en


para guardar ese secuencial y clic en Aceptar
.
Clic

 Seguido, en la pestaña Rango se selecciona el registro creado en Rangos KNmRango para este tipo de Concepto (Condición de
Valor y Porcentaje) junto con la Variable de Rango POR_RANG:

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Clic

Una vez se tienen parametrizados todos los datos se hace clic en el botón de la barra de herramientas para guardar los registros.

Posterior a esto, se realiza el proceso de Liquidación de las Vacaciones KNmLivac utilizando para el proceso la opción Consolidación:

Clic
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 Se ajusta programa Liquidación de Vacaciones KNmLivac para el cálculo de los campos Fecha Inicial FEC_INI y Fecha Final
FEC_FINA del Libro de Vacaciones KNmVacac, para que se muestre siempre el Periodo Real de Causación sin correr los días
de Licencias No Remuneradas.

 Se genera la validación de la Liquidación de Vacaciones Anticipadas al Momento del Retiro que se presentan en las Entidades
Públicas y que tienen activo el check de Descuento de Vacaciones Anticipadas de Parámetros de Vacaciones KNmPavac.

Este proceso se genera desde la Liquidación Definitiva KNmLiqde y se ejecuta cuando se liquida las Vacaciones D efinitivas en
KNmLivac:

Las variables utilizadas en la formulación son las siguientes.

 Variables que corresponden al Registro de Vacaciones Colectivas que se insertaron en el libro de vacaciones:

 DIA_PGVA= Corresponde a los Días Pagados Vacaciones Adelantadas.

 VAL_PGVA= Valor Pagado Vacaciones Adelantadas.

 DIA_REAV= Total de Días Reajuste Vacaciones Adelantadas (días reales a la fecha de liquidación definitiva-días
pagados en el registro de vacaciones colectivas).

 Estas variables corresponden al Registro del Libro de Vacaciones Extras que se insertó cuando se realizó Liquidación
Colectiva:

 DIA_LIVE= Días Liquidados en Vacaciones Extra por Vacaciones Colectivas.

 DIA_LAVE= Días Laborados en Vacaciones Extra por Vacaciones Colectivas.

 VAL_PGVE= Valor Pagado Vacaciones Extra por Vacaciones Colectivas.

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 DIA_REVE= Total de Días a Reajustar en La Liquidación Definitiva por Adelanto De Vacaciones Colectivas (Días Reales
a la Fecha de Liquidación Definitiva - Días Liquidados en Vacaciones Extra por Vacaciones Colectivas).

Se ingresa al concepto de vacaciones de retiro para agregar la formulación con el nuevo Tipo de Liquidación I que el Sistema
válida para realizar el ajuste de Vacaciones Anticipadas al momento del retiro.

En el Concepto de Vacaciones de Retiro agregar en la formulación el nuevo Tipo de Liquidación=I, en la formula automática se
adiciona:

= (VAL_PGVA/DIA_PGVA)*DIA_REAV

Cuadro de Detalle de Formulas de Evaluación


de Conceptos (KNmConce).

En caso de existir Conceptos que inserten en el Libro Extra de Vacaciones, como por ejemplo: Prima de Vacaciones y/o
Bonificación Especial de Recreación se debe ingresar a estos conceptos para formularlos.

Se debe adicionar un registro con TIP_LIQU=’I’

En la fórmula automática se adiciona:

= (VAL_PGVA/DIA_LIVE)*DIA_REV

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10. Libro de Vacaciones KNmVacac, versión: 18.0.3.1

Se realiza la actualización del ejecutable del programa y se generan las siguientes mejoras:

 Causación Real: Desde – Hasta.

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Se crean los campos Desde (FEC_INIC) y Hasta (FEC_FINA) para cuando un empleado que ha tenido Suspensiones o Licencias No
Remuneradas y se genere el proceso de Liquidación de Vacaciones el Sistema calcula la Fecha Inicial y Final de Causación
registrando los Días Reales del trabajador, quiere decir, si una persona ingresa a la empresa el 16 de abril de 2017 la Fecha de
Causación de sus Vacaciones, por ley, se entenderá, que se podrán originar desde que haya cumplido un año de trabajo y estas
deben ser concedidas por el empleador a más tardar dentro del año siguiente: 16 de abril 2018 al 15 de abril de 2019.

Pero, si la persona tuvo una Licencia No Remunerada por 20 días, desde el 11 de enero 2018 al 30 de enero de 2018 el periodo de
Causación se corre y el Periodo de Causación será del 6 de mayo del 2018 al 5 de mayo de 2019:

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 La funcionalidad del Reporte Preliminar se actualiza pasando a la aplicación de generación de informes FastReport.Net con
el fin de mejorar esta opción del programa:

Clic

Clic

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Se actualiza la información del Reporte y


se incluye el campo Causación Real.

 Se implementa la funcionalidad de eliminar un registro en el Libro de Vacaciones KNmVacac y que también se elimine en el
programa Novedades de Seguridad Social KNmNovss, teniendo en cuenta el Tipo de Novedad TIP_NOVE en VAC Y NOR de la
Fecha de Pago de KNmVacac.

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11. Liquidación de Nómina KNmLinom, versión: 18.0.34.1

Se realiza la actualización del ejecutable del programa y se implementan las siguientes validaciones de mejoras y cambios
presentados en la normatividad:

 Se ajustó el programa para que valide la funcionalidad de los Hilos desde Programas KGnProgr en el Campo Nro. Hilos sin tener
que realizar la validación del “Digiflag K0000128 Controlar Número de Hilos Nómina”, esto con el fin de unificar en un solo p unto
del Sistema esta opción para mayor agilidad de los procesos de los Liquidadores con los que cuenta el Sistema Kactus HCM.

 Se valida en el programa los cambios generados en el Decreto 2250 de 2017, Artículo 1.2.1.1.6, Parágrafo 3, una vez inserte la
información de la liquidación de nómina en Bases de Retención en la Fuente KNmBasre y tenga en cuenta la Renta Exenta del
25%, además, del valor Tope del 40% del Valor Calculado (Información Registrada en el Service Pack 18.2.3.5 versión 97).

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 Se ajustó el programa para que inserte y valide el campo Aporte Voluntario de Pensión COD_VOLU de la pestaña Descuentos
Legales del programa Parámetros de Conceptos KNmParco, esto con el fin de que el Sistema valide dicho valor como un ingreso
no constitutivo de renta para el cálculo de retención en la fuente, lo anterior teniendo en cuenta el decreto 2250 del 29/12/2017
del Ministerio de Hacienda.

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 Se ajusta Liquidación de Nómina KNmLinom para que valide Sodexo según lo estipulado en el Artículo 387 – 1. Modificado. L.
788/2002, Artículo 84 Disminución de la Base de Retención por Pagos a Terceros por Concepto de Alimentación:

Los pagos que efectúen los patronos a favor de terceras personas, por Concepto de la Alimentación del Trabajador o su
Familia, o por Concepto del Suministro de Alimentación para éstos en Restaurantes Propios o de Terceros, al igual que
los Pagos por Concepto de la Compra de Vales o Tiquetes para la Adquisición de Alimentos del Trabajador o su Familia,
son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos o
presta el servicio de restaurante, sometido a la retención en la fuente que le corresponda en cabeza de estos últimos, siempr e
que el salario del trabajador beneficiado no exceda de 310 UVT. Lo anterior sin menoscabo de lo dispuesto en materia salarial por
el Código Sustantivo de Trabajo.

Para ello se realizaron los siguientes cambios:

 En Otros Parámetros de Conceptos KNmEparc en la pestaña Prototipos se encontraba inicialmente el concepto de Sodexo.
Se cambió para seleccionar un prototipo de base al que se le deben agregar los conceptos de Sodexo como son: vales
alimentación, vales de gasolina, etc.; adicionalmente, el Sistema revisa el concepto de menor codificación de Sodexo que
se encuentra en el prototipo de pago de la nómina, el cual debe tener un prototipo de base para validar el tope de las 310
UVTs.

Si se tiene parametrizado en dicho campo un solo


Concepto se debe crear el Prototipo Base asociando
ese Concepto; todos los Conceptos que se asocien en
este Prototipo deben ir de igual manera en el Prototipo
Base de Retención con T.prome en G. Pagado.

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Ejemplo de parametrización del Concepto Prototipo Base de Retención como T.Prome G. Pagado:

 En Otros Parámetros de Conceptos KNmEparc en la pestaña Parámetros Generales, Subpestaña Retención se debe ingresar
41 UVT para que el Sistema tenga en cuenta el Tope y lleve a la Base de Retención lo que exceda el valor permitido o Tope.

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 Ejemplo del concepto de menor codificación de Sodexo que se encuentra en el prototipo de pago de la nómina y en el prototipo
base para validar el tope de las 310 UVTs:

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 El valor que excede y hará Base para la Retención en la Fuente y se visualizará en el Campo Sodexo (VAL_SODE) del
Programa Bases de Retención en la Fuente KNmBasre:

En este campo (Total


Sodexo VAL_TOSE) el
Sistema registra la
Sumatoria de todos los
En este campo (Sodexo Conceptos de Sodexo que
VAL_SODE) el Sistema tenga el empleado.
registra el Valor del
Servicio de Sodexo que
exceda el tope, es decir,
la parte que hace base
de Retención.

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12. Prenómina - Acumulados – Históricos KNmPreno, versión: 18.0.14.1

Se realiza la actualización del ejecutable del programa.

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13. Liquidación de Cesantías KNmLices, versión: 18.0.17.1

Se realiza la actualización del ejecutable del programa y se agregan las siguientes mejoras:

 Se implementó en el proceso de Liquidación de Intereses de Cesantías de una persona que ha realizado el Retiro Parcial en el
año anterior, se generó la siguiente mejora:

Se crean las Variables en Conceptos KNmConce:

 VAL_TOCE Valor Total de Cesantías: Calcula el Valor Total de las Cesantías a la Fecha de la Liquidación.
 VAL_PAIN Valor Pagado Parcial de Intereses a las Cesantías: Suma el Valor Pagado de los Intereses a las Cesantías
de los Pagos Parciales efectuados durante el año.

Código: 18.6.2.5 Fecha de Generación: Última Modificación: Versión:


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Estas variables son utilizadas en el Cálculo de Intereses de Cesantías y para ello se debe parametrizar el Concepto creado para tal
fin con la siguiente formulación:

Clic

Clic

Clic

En el campo Detalle de Fórmulas se procede a ingresar la primera


condición, para ello clic en del cuadro de Detalle de Fórmulas
de Evaluación de Conceptos, el Sistema agrega el Secuencial 1,
clic en y en el cuadro de Ayuda de Variables se selecciona:

(TIP_LIQC<>1) y clic en . Clic

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Clic

Clic

Clic en del campo de Detalle de Fórmulas y en el cuadro de


Ayuda de Variables se registra la ecuación:

(((val_toce*12/100)*(dia_trab)/360)-val_pain)

Una vez se tiene la Primera Condición se hace clic en el botón


para proceder a ingresar la Segunda Condición.

Clic

Clic en e ingresar la Condición 2:


(tip_liqc= 1)

Clic

El Sistema agrega el
Secuencial 2.

Código: 18.6.2.5 Fecha de Generación: Última Modificación: Versión:


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Clic
Clic

Clic en del campo Fórmula Novedades y en el cuadro de Ayuda de Variables se ingresa la fórmula:

(((val_cesa*12/100)*(dia_trab)/ 360))

Seguido clic en Aceptar y de nuevo Aceptar en el Detalle de Fórmulas para guardar el registro en Conceptos KNmConce.

Código: 18.6.2.5 Fecha de Generación: Última Modificación: Versión:


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14. Liquidación de Seguridad Social KNmLiqss, versión: 18.0.27.1

Se realiza la actualización del ejecutable y se generan las siguientes mejoras y cambios de ley:

 El Liquidador de Seguridad Social KNmLiqss debe validar si el Tipo de Cotizante es 12 (Aprendices del SENA en Etapa Lectiva)
o 19 (Aprendices del SENA en Etapa Productiva), en este caso, el Valor del Aporte siempre será sobre el Salario Mínimo
Mensual Legal Vigente (SMMLV) y no por el valor del Sueldo Básico que se encuentra en Contratos KNmContr, sino, el valor
que se encuentre registrado en el campo Salario Básico SAL_BASI del programa Libro de Autoliquidación KNmAutol.

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Esto se debe a que empresas usuarias del Sistema Kactus HCM les otorgan a sus Practicantes y Aprendices SENA una cuota de
Sostenimiento según lo determinado por ley o mayor al SMMLV, y según la Resolución 2388 de 2016 (Por la cual se unifican las
reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales) dicta que todos los Practicantes y
Aprendices SENA independiente de la Cuota de Sostenimiento que obtengan se Liquidará la Seguridad Social con un IBC del
SMMLV.

Ejemplo:

 Si el Aprendiz en Contratos tiene como valor de Apoyo de Sostenimiento $ 1.000.000, en el campo Salario Básico SAL_BASI
del Libro de Autoliquidación KNmAutol debe ser el SMMLV del año que se está aportando y en el IBC Base de Salud ING_SALU
valor del SMMLV.

SMMLV año
2018.

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 Si la persona en Contratos KNmContr tiene un valor de Apoyo de Sostenimiento de $ 458.600, en el campo Salario Básico
SAL_BASI de Libro de Autoliquidación KNmAutol debe ser el SMMLV del año que se está aportando y en el IBC Base de Salud
ING_SALU valor SMMLV.

SMMLV año
2018.

 En el Liquidador de Seguridad Social KNmLiqss se valida la función de Redondeo, ejemplo: Si en Contratos KNmContr un
trabajador posee un Sueldo Básico de $ 950.650.45, donde la empresa maneja centavos, al momento de correr el proceso de
Liquidación de Seguridad Social, el Sistema insertará los datos en el Libro de Autoliquidación KNmAutol y en la Planilla de
Pensionados KNmPlinp con un Sueldo Básico con valor $ 950.651 con el fin de no generar problemas con los Operadores de
Liquidación de Aportes, los cuales no aceptan valores con centavos.

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15. Liquidación de Primas KNmLipri, versión: 18.0.19.1

Se realiza la actualización del ejecutable y se generan las siguientes modificaciones y mejoras:

Se realiza la validación interna del funcionamiento del Liquidador de Primas KNmLipri y se detectó que para hacer el cálculo de las
personas retiradas estaba usando el campo Fecha Documento FEC_RES3 de Prenómina KNmPreno, dejando como fecha la fecha
de dejación del contrato generando inconsistencias ya que este campo FEC_RES3 lo utiliza el Proceso de Interfaz Contable
KNmNcico, por lo tanto, no se debe usar el mismo campo para dos procesos.

Para ello el Liquidador de Primas KNmLipri tendrá en cuenta los siguientes puntos:

Código: 18.6.2.5 Fecha de Generación: Última Modificación: Versión:


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 Que el empleado este Inactivo o Retirado.


 Si el empleado tiene pagos posteriores a la fecha de retiro y si encuentra pagos el Sistema consolidará el mes en el que
encontró el pago (Fecha del Retiro, Total de Días, Base de Consolidación).

Y se genera la siguiente mejora:

Se ajustan sus funciones de Copiar a Temporales y Copiar desde Temporales para que actualice el campo Fecha Reservada 4
FEC_RES4 y que no actualice el campo Fecha Documento FEC_RES3, tanto en Prenómina como Acumulados.

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16. Liquidación Definitiva KNmLiqde, versión 18.0.21.1:

Se realiza la actualización del ejecutable y se genera la validación de la Liquidación de Vacaciones Anticipadas al momento del Retiro
(Tema expuesto en Liquidación de Vacaciones KNmLivac).

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17. Bases de Retención en la Fuente KNmBasre, versión: 18.0.9.1

Se realiza la actualización del ejecutable y se generan las siguientes mejoras:

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 Sodexo:

En este campo (VAL_SODE) el Sistema registra el valor que excede y que será la Base para la
Retención en la Fuente.

 Total Sodexo:

En este campo (VAL_TOSE) el Sistema registra el Valor Total del Servicio de Sodexo que posee el
trabajador.

Para aquellas empresas que poseen los Servicios de Sodexo para sus trabajadores se agregan estos campos como cumplimiento a
la norma Art. 387-1. Modificado. L. 788/2002, art. 84 (Disminución de la base de retención por pagos a terceros por concepto de
alimentación).

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18. Maestro Anexo Cálculo Retefuente Semestral KNmPr23m, versión: 18.0.3.1

Se realiza la actualización del ejecutable, se crean los campos Valor Sodexo y Aportes Voluntarios Pensiones:

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 Valor Sodexo:

Campo en el que el Sistema registra el valor que excede el tope de UVT para los conceptos de Sodexo, el
cual hará parte de la base de recalculo de retención en la fuente.

 Aportes Volunt. Pensiones:

Campo en el que el Sistema valida el tema del Decreto 2250 del 29 de diciembre de 2017 y en el que
se deben tener en cuenta las siguientes condiciones:

Debe crearse un concepto de Aporte Voluntario el cual se parametriza en el programa Parámetros de Conceptos KNmParco en el
campo Aportes Volunt.Pensiones (internamente COD_VOLU), este se debe ingresar en el Prototipo Base de Recalculo de Retención
en la Fuente.

El programa Cálculo Procedimiento 2 KNmPro23 inserta el valor calculado para este campo en el Maestro Anexo Cálculo Ret.
Semestral KNmPr23m en el campo Aportes Voluntarios Pensiones (Aportes Volunt. Pensiones – VAL_APVR).

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19. Cálculo Procedimiento 2 KNmPro23, versión: 18.0.11.1

Se realiza la actualización del ejecutable y se generan las siguientes mejoras:

 Al realizar el Cálculo de Procedimiento 2 el Sistema inserta en el nuevo campo Aporte Voluntario a Pensión VAL_APVR y Valor
Sodexo VAL_SODE del Maestro Anexo Cálculo Retefuente Semestral KNmPro23.

 Se valida en el programa para los Conceptos de Salud, Pensión, Solidaridad y Subsistencia, sus correspondientes ajustes y
devoluciones totalizándolos como Aportes Obligatorios, teniendo en cuenta que estos se encuentran parametrizados en

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Parámetros de Conceptos KNmParco y otros Parámetros de Conceptos KNmEparc, los demás conceptos diferentes a estos
conceptos los totalizará como Aporte Voluntarios.

 Se implementó la funcionalidad de validación de las Deducciones de Medicina Prepagada y Vivienda, para que en el Proceso
Anualizado, si el empleado trabajó los 360 días, estas deducciones no se dividan en 13 sino en 12 para calcular el promedio,
validando la funcionalidad del Digiflag K0000140 PRO23 Validación por Línea.

 Se ajustó el programa para que tome los Conceptos de Devolución teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

1. En el prototipo que se encuentra en Parámetros de Recálculo de Retención KNmPpr23 colocar el Concepto de Devolución.

Los conceptos de aporte obligatorios con sus respectivos conceptos de ajustes y reajustes del mismo concepto para sumarlos a
aportes obligatorios del proceso:

 DE NM_PARCO: COD_PENS - COD_SALU - COD_FONS - COD_CSCG - COD_FORE - COD_PERE - COD_SARE -


DE NM_EPARC: COD_SURE - COD_SUBP

2. Los conceptos de aportes voluntarios empleado y patrono así como todos los conceptos de AFC que se encuentran en
KNmEparc con sus respectivos ajustes y reajustes del mismo concepto sean tomados como aportes voluntarios del proceso:

 DE NM_EPARC: COD_CAPV - COP_CPV1 - COD_CCFO - COD_CCF1 - COD_CCF2 - COD_AVP1 - COD_AVP2 -


COD_FCP1 - COD_FCP2 - COD_FCP3

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20. Generación Planilla Unificada KNmPlina, versión: 18.0.9.1

Se realiza la actualización del ejecutable y se generan las siguientes mejoras:

 Cuando se genere la N. Planilla Correcciones, el programa debe realizar la validación de la siguiente forma:

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Número de la Corrección Seleccionada (RMT_CORR) armando los pares con el Número de Corrección anterior en caso de no existir
con la liquidación normal.

Ejemplo:

 Contrato Normal 130 días por $3.000.000


Se liquidó una corrección:
 Corrección contrato 114 días por $1.400.000
 Corrección contrato 216 días por $1.600.000

Al programa Generación de Planilla Unificada KNmPlina debe llevar el Sistema los siguientes valores:

 A. 30 días 3.000.000
 C. 14 días 1.400.000
 C. 16 días 1.600.000

Se ejecuta el Proceso de Retroactivo y en el Libro se encuentra corrección tres:

 Normal contrato 130 días $3.000.000


 Corrección 1 contrato 1 14 días $1.400.000
 Corrección 1 contrato 2 16 días $1.600.000

 Corrección 2 contrato 1 14 días 1.500.000


 Corrección 2 contrato 2 16 días 1.700.000

En el Generador de Planilla Unificada KNmPlina se selecciona la corrección 2:

 A 14 días 1.400.000
 C 14 días 1.500.000
 A 16 días 1.600.000
 C 16 días 1.700.000

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 Se implementa en la Planilla Unificada KNmPlina el tema de la Resolución 2388 de 2016 (Por la cual se unifican las reglas para
el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales), punto 2.1 Estructura de Datos Archivo 2, 2.1.1
Registro Tipo 1 del Archivo Tipo 2 Encabezado (Página 24):

Contiene la información general del aportante y consta de un único registro por Formulario Único o Planilla Integrada de Liqu idación
de Aportes. Es el registro de encabezado del Archivo Magnético, en el se envían los datos Básicos que identifican al aportante
que está remitiendo los datos de Autoliquidación de Aportes. En cada archivo que se envíe solo debe existir un registro de es te
tipo y debe ser el primero.

Posición
Campo Long Tipo Descripción Validación y origen de los datos
Inicial Final
1 2 1 2 N Tipo de Registro Obligatorio, debe ser 01

 En la planilla de Sanidad Militar se realizó la siguiente corrección: Para un Colaborador Activo que cotice el 11 % para la EPS
Salud FFMM (Fuerzas Militares), y el 1,5 % restante del Aporte de Salud se envié por la Planilla Tipo E para Fosyga por medio
del operador por donde se paga la seguridad social del personal activo.

Al colaborador o pensionado en Cuentas de Empleados KNmCuent se le relaciona la entidad a la cual va a aportar, en este caso,
Sanidad Militar. Se genera la Liquidación de la Seguridad Social y en el Libro de Autoliquidación KNmAutol se registra la entidad
Sanidad Militar.

Cuando se corre el proceso de la Planilla Integradora de KNmPlina el programa detecta que la persona tiene la entidad
parametrizada en Parámetros de Planilla Integradora KNmParin Sanidad Militar y cambia por la entidad de Fosyga también
parametrizada en Parámetros de Planilla Integradora KNmParin. Adicionalmente, en la Planilla el Porcentaje del Aporte y el Valor
del Aporte se deja en cero.

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