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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: DES-FR006
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MANUAL DE USUARIO VERSIÓN: 01

MANUAL DE USUARIO
COSTOS ESTIMADOS EN
ORDENES DE SERVICIO

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Tabla de contenido

Contenido Pág.

1. Introducción ......................................................................................................................................................3

2. Actualización del sistema .................................................................................................................................5

3. Explicación general del sistema ........................................................................................................................6

a) Configuración................................................................................................................................................6

b) Funcionamiento ......................................................................................................................................... 13

4. DICCIONARIO DE DATOS ................................................................................................................................ 19

5. Versión Manual.............................................................................................................................................. 21

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MANUAL DE USUARIO
Costos Estimados en

Ordenes de Servicio

1. Introducción

En este manual se explica el funcionamiento del proceso de costos estimados en las


bodegas de taller.

El concesionario necesita controlar los costos de servicio de taller, a partir de los costos
estimados, ajustando mensualmente lo real consumido.

El sistema estándar registra los costos directos asociados a cada orden de servicio, en lo
relacionado con las operaciones, repuestos y trabajos externos.

La nuevas funcionalidades permitirá identificar el valor que se está invirtiendo en mano


de obra directa como es el área operativa (técnicos), soporte administrativo
(contabilidad, sistemas, entre otros) y los costos indirectos (costos fijos y variables en
los que se incurre para entregar el servicio al cliente como servicios públicos,
arrendamientos, seguros, etc).

Y con un factor de Mano de Obra directa y de Costo indirecto de fabricación se calculara


los costos estimados por cada OT en sus estados abierto, cerrado, facturado.

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Al final de mes se sacará el neto de los costos presupuestados en el mes en las órdenes
de servicio y se ajustara con la mano de obra directa real y costo real. Esto permitirá al
cliente tomar decisiones porque podrá controlar el desempeño del área y así alcanzar
los objetivos propuestos.

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2. Actualización del sistema

Se deben Actualizar los archivos:


 4101.dll versión 8.00.225 o posterior
 4103.exe versión 82.750 o posterior
 1104.dll versión 8.0.783 o posterior
 0206.dll versión 8.00.247 o posterior

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3. Explicación general del sistema

El sistema permitirá que el usuario ingrese el factor MOD y CIF con el cual se calcularan
los costos estimados en cada OT teniendo en cuenta el tiempo de la operación por la
cantidad por el factor correspondiente.

Luego se realizará un proceso en batch por cada bodega taller en un periodo de año y
mes, donde el sistema identifica la ordenes abiertas, las ordenes cerradas y las ordenes
facturadas para generar su respectiva imputación contable.

Al final se realizará un proceso de cierre donde el sistema identifica por configuraciones


cual es el costo real y la mano de obra directa real por bodega taller por el año y mes a
procesar, y realizará un ajuste contra lo presupuestado en las ordenes de servicio.

Al siguiente mes pasaran unas cuentas son saldos iniciales para retornar los valores
para que sean tenidos en cuenta en el proceso de cierre de ese mes actual.

a) Configuración
Se requiere activar el siguiente modificador para que se active la funcionalidad del
sistema de costos estimados.

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Con el modificador activo en el módulo 4101 pestaña de definición contable, se


visualiza el botón Sistema de costos, en este botón se configura y se ejecuta todo el
proceso.

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El botón abre la siguiente ventana:

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Bodega: Se selecciona la bodega en el cual se va a trabajar el sistema de costo, tanto


para configuración como para su proceso.

: el sistema habilita las dos pestañas Factores/cuentas y Generar costos.

Factores/Cuenta: En esta pestaña se configura los factores MOD y CIF y las cuentas
contables que se van a utilizar en la imputación contable del sistema de costos.

Factor MOD: valor costo que operará, para realizar el cálculo del costo estimado para la
mano de obra directa, dato ingresado por el usuario.

Factor CIF: valor costo que operará, para realizar el cálculo del costo estimado para los
costos indirectos de fabricación, dato ingresado por el usuario.

En los conceptos contables se ingresa la cuenta afectable y el centro de costo que va a


operar:

Puede digitar la cuenta o consultarla con F1 para mirar el PUC.

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En la casilla del frente, ingresa el centro de costo, puede ser consultado con F1.

Para las órdenes abiertas se configura los siguientes conceptos contables.

Y los repuestos

Para las órdenes cerradas se configura los siguientes conceptos contables y se debe
configurar los repuestos, campos anteriores.

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En las órdenes facturadas se configura los siguientes conceptos contables.

Para el cierre de Mes se configura:

Para sacar los costos reales:

Se configura una cuenta mayor, eso implica que el sistema sumará todos los
movimientos de las cuentas afectables que estén dentro del grupo de la cuenta mayor y
que pertenezca al tipo de documento que puede ser sw=3 o sw=32 en el periodo (año –
mes) a procesar.

Para sacar la MOD Real, que es la nómina del periodo a procesar, se configura la cuenta
mayor y los centros de costos, para que el sistema tome todo el movimiento contable
que se encuentre dentro del grupo de la cuenta mayor con los centros de costos
configurados.

Como lo indica lo escrito en el módulo, los centros de costos van separados por coma y
no requiere comillas simples.

: habilita el combo de bodega para consultar o ingresar información.

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: Almacena información en la base de datos.

A continuación se mostrará un ejemplo de la configuración, pero no implica que esas


sean necesariamente las cuentas que se deben configurar.

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b) Funcionamiento
Generar Costos

En esta pestaña se podrá visualizar la información que procesará el sistema para el


proceso de batch y el cierre de mes de costos estimados de taller.

Es una ayuda para identificar la información que se está tomando del periodo a
procesar y que quedará registrado en el documento contable.

Año: se ingresa el año a procesar

Mes: se ingresa el mes a a procesar.

: Carga la información en el grid

El sistema solicita confirmación de que si va a procesar.

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El sistema cargará información de las órdenes abiertas, de las órdenes cerradas, y de


las facturadas.

Es posible visualizar una orden varias veces porque se está contabilizando por varias
clases de trabajo.

En el panel inferior se previsualiza la contabilización, se visualiza los saldos iniciales del


mes actual

Los conceptos configurados, con sus cuentas contables, el centro de costo configurado y
el registro al débito y crédito.

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: Generará el documento contable con tipo ZCOS y con el número


compuesto por el número de la bodega que se está procesando y el periodo por el año y

el mes

Después de cerrar el mes de costos estimados de taller, se cierra el mes contable del
sistema de información de DMS.

El documento generado ZCOS se puede consultar en el módulo 1104

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Adicional también crea el ZCOS con los saldos iniciales para el siguiente para efectos del
ejercicio el ZCOS 1113201510.

Si el usuario intenta procesar un mes que ya se cerró en este proceso, el sistema le


indicará que ya fue procesado.

: La funcionalidad de este botón es borrar un mes procesado para permitir


volverlo a procesar, la utilización de este botón es bajo responsabilidad del usuario, ya

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que puede generar descuadres contable de las cuentas configuradas para todo este
proceso.

: Este botón limpia los campos permitiendo seleccionar una bodega.

El sistema no permite anular el documento por el 1104, le indicará en un mensaje lo


siguiente:

Por el módulo 0206 mantenimiento de encabezado, el sistema no permitirá modificar


datos.

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4. DICCIONARIO DE DATOS
Se detalla la información técnica de cada tabla, de cada campo y de cada relación (si
existe) en el contexto del modelo de datos y por ende del sistema software.

Tipo de objeto: Tabla


Nombre de Objeto: tall_config_costos
Descripción: Se almacena la configuración de las cuentas contables para el proceso

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Tipo de objeto: Tabla


Nombre de Objeto: tall_costos_ot_estado
Descripción: Se almacena las ordenes que han sido procesadas en esta aplicación.

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Tipo de objeto: Tabla


Nombre de Objeto: tall_costos_cerrado
Descripción: Se almacena los periodos cerrados

5. Versión Manual
Fecha Versión Descripción Autor

20/09/2015 1.0 Manual Otros Datos Xiomara Ángel


DAIMLER López

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