TRABAJO COMUNAL

UNIVERSITARIO V-04

FECHA DE INICIO DEL PROYECTO

17/10/2020

FECHA DE FINALIZACIÓN DEL PROYECTO

10/12/2020

FECHA DE APROBACIÓN (TUTOR)

08/12/2020

INFORME FINAL
NOMBRE Y APELLIDOS N° IDENTIFICACIÓN
Yendry Morales Steller 702090891

CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONO

yen_dri_15@hotmail.com 72099731
CARNÉ
201630010760

GRADO SEDE
Bachillerato en Administración de Empresas San Pedro

CARRERA
Administración de Empresas

NOMBRE DEL PROYECTO

Desarrollo de Protocolos de Control de la Documentación

BENEFICIARIOS
Comite Cantonal de Deportes y Recreación de Santo Domingo

CANTIDAD DE HORAS TELÉFONO INSTITUCIÓN

151,00 2244-4994

UBICACIÓN ESPECÍFICA (CANTÓN Y DISTRITO)

Heredia, Santo Domingo

NOMBRE COMPLETO DE INSTITUCIÓN EN EL QUE SE REALIZA EL TCU

Comite Cantonal de Deportes y Recreación de Santo Domingo

SUPERVISOR (A) EN LA INSTITUCIÓN EN EL QUE SE REALIZA EL TCU NOMBRE DEL PROFESOR TUTOR DE LA UAM
Alexander Aguilar Ramirez Carlos Mendoza

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
 TRABAJO COMUNAL
UNIVERSITARIO V-04

1 INTRODUCCIÓN
En este apartado comentará en qué consistió su trabajo, qué fue lo que propuso hacer
para solucionar el problema que planteó en el anteproyecto. Además, debe de indicar
las modificaciones que sufrió el cronograma inicial, en caso de no haberlo podido
cumplir tal cual lo presentó inicialmente.
EXTENSIÓN: UNA PÁGINA.

2 MATERIALES Y RECURSOS EMPLEADOS

Con base en lo propuesto en el anteproyecto, así como las actividades que se reflejan
en la bitácora, deberá completar el siguiente cuadro.

ACTIVIDAD RESEÑA RECURSO HUMANO RECURSO MATERIAL

Escriba cada una de Brinde una Informe quienes Indique qué

las actividades y descripción de la participaron en la materiales utilizó en
propuestas realizadas. actividad realizada. actividad. la actividad realizada.

3 LOGROS
En este apartado comentará sobre los logros obtenidos con el desarrollo del proyecto.
Debe indicarlos en referencia a los objetivos planteados, indicar si se cumplieron o no
y en qué medida.
EXTENSIÓN: UNA PÁGINA.

4 CONCLUSIONES
Brindando un análisis acertado sobre su proyecto, indique cuales son las grandes
conclusiones que se extraen. Mencioné la relevancia, así como aprendizajes y
experiencias obtenidos.
EXTENSIÓN: UNA PÁGINA.

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
1. INTRODUCCIÓN TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO
UNIVERSIDAD AMERICANA
V-04

EN QUÉ CONSISTIÓ SU TRABAJO

El trabajo se baso en la realización de diagramas de flujo en el protocolo de control de la

documentación, en este caso el Comité Cantonal de Santo Domingo contaba con procesos pero
ninguno mantenía diagramas de flujo. Los diagramas de flujo permiten gestionar la calidad de los
procesos y mejorar los rendimientos de los mismos, ademas de determinar cuales actividades se
están realizando de más.

En el proyecto se generan los diagramas de flujos para la disciplina de Futsala, donde se realizaron
varias reuniones con los entrenadores, con la junta directiva, el administrador y los encargados del
resguardo de los documentos firmados.

El proyecto se realizo por medio de entrevistas ya que no había diagramas de flujos para poder
conocer el mantenimiento de los documentos, a razón de estas entrevistas se crea un diagrama de
flujo, sin embargo, este diagrama cambiaba con cada persona que se entrevistaba por lo cual fue un
poco complicado compilar toda la información para entender el proceso que seguían, posterior a
esto y con el diagrama ya creado se realizaron las modificaciones para poder darle mas efectividad
a los tiempos de respuesta.

Se verifica el nuevo documento con el administrador y se gestiona la aplicación en los

entrenamientos de las chicas y los chicos de la disciplina, esta aplicación resulto se muy
satisfactoria y decidieron seguir manejando ese proceso.

El mantenimiento de los documentos se realiza de forma física por lo que se le propuso a la junta
directiva migrar a un archivo virtual, donde fuera mas sencillo encontrar la información o bien
enviarla al archivo municipal para poder mantener unicamente archivos en las instalaciones del
Comite que fuera del año en curso y 12 meses atrás, de esta manera se controla la creación de
plagas dentro de las instalaciones.

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
MATERIALES Y RECURSOS EMPLEADOS
ACTIVIDAD RESEÑA
Lluvia de Ideas En este caso, antes de ir a la
reunión presencial con el
administrador, se realizo una
lluvia de ideas en las que de
acuerdo al flujo que manejaran se
podrían implementar, esto para
poder presentarlo y que ellos
eligieran la idea con la que se
sintieran mas cómodos.
Reuniones virtuales y Me reuni con las 6 personas que
presenciales. trabajan en el Comite, para poder
entender como procesan ellos los
documentos y en el caso de
futsala que intervencion tienen al
respecto, si es que intervienen.
Presentacion del Diagrama de Se les presenta el diagrama de
flujo Actual flujo de acuerdo a las entrevistas
que se realizaron, esto para
corregir en caso de que alguna
actividad no este como
corresponde.
Modificación del diagrama de flujo Se logra determinar que muchas
y presentación al administrador. actividades estan duplicadas o
bien son innecesarias para el
proceso, por lo que se simplifica.
Y se le presenta al adminitrador
para la aprobación del mismo.
Capacitación Se realiza una pequeña
capacitación para explicar que
actividades se van a dejar de
realizar y cual va a ser el nuevo
proceso para el control de los
documentos.
PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO
UNIVERSIDAD AMERICANA
V-04
RECURSO HUMANO RECURSO MATERIAL
En este sentido la Papel y Lapíz.
actividad se realizó en
conjunto con el
administrador.
Fue necesaria la Papel y lapíz.
reunion individual con
cada uno de ellos para
poder cumplir con los
protocolos de Covid-19
Para poder cumplir con Se les presenta por
los protocolos de computadora
Covid-19 esta
presentacion se realiza
de forma individual.
El administrador Don Se realiza la modificaion
Alexander y mi persona. con papel y lapíz y la
presentacion se realiza
por computadora.
Esta capacitacion se Papel y lapíz.
realiza de forma
individual.
MATERIALES Y RECURSOS EMPLEADOS
ACTIVIDAD
Aplicación del nuevo proceso.
Revision de Resultados
Reunión con la Junta Directiva.
Reunion con el comite.
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UNIVERSIDAD AMERICANA
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RESEÑA RECURSO HUMANO RECURSO MATERIAL
En esta etapa se pone en marcha La aplicacion fue Impresiones de diagrama
la aplicacion del nuevo proceso en realizada por los de flujo.
base al diagrama de flujo que fue entrenadores, la
aprobado por el administrador. secretaria y el
administrador.
Despues de 2 dias de Esta revisión se realiza Papel y Lapíz.
acompañamiento en el comite junto con el
cantonal se logra ver un cambio administrador.
significativo en el tiempo que
invierte cada persona en la
entraga de los documentos,
ademas del espacio que se le
brinda al administrador.
En este caso se realiza una Algunos miebros de la Impresiones de los
reunion para presentar los junta directiva, el documentos.
resultados obtenidos a los administrador y mi
miembro de la Junta Directiva, y persona.
seles extienden los
agradeciemientos
correspondientes. Ademas de la
entrega de los documentos.
En esta ultima Reunion se les Miembros del comite y
entrega otra copia de los mi persona.
docuemntos asi como los digitales
para que puedan ser modificados
de ser necesario, y se procede a
las firmas correspondientes.
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EXTENSIÓN SOCIAL
MATERIALES Y RECURSOS EMPLEADOS TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO
UNIVERSIDAD AMERICANA
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ACTIVIDAD RESEÑA RECURSO HUMANO RECURSO MATERIAL

PROGRAMA DE
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MATERIALES Y RECURSOS EMPLEADOS TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO
UNIVERSIDAD AMERICANA
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ACTIVIDAD RESEÑA RECURSO HUMANO RECURSO MATERIAL

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
3. LOGROS TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO
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INDIQUE LOS LOGROS OBTENIDOS

Se optimizo el tiempo que se invertía en entregar los documentos o bien que estos se entregaran a
los atletas de forma eficiente.

¿HA COMPLETADO EL LOGRO? ¿EN QUÉ MEDIDA?

La visualizacion fue inmediata, ya que el administrador tenia que revisar los

SI NO documentos hasta 3 veces, y procedió q verla solo 1 vez.
✔

INDIQUE LOS LOGROS OBTENIDOS

Se crearon los documentos donde se especifica cual es el mantenimiento que se le tiene que dar a
cada documento

¿HA COMPLETADO EL LOGRO? ¿EN QUÉ MEDIDA?

En este sentido se trato unicamente la disciplina de Futsala, sin embargo, se

SI ✔ NO dio iniciativa para que incluyeran en un futuro a las demás disciplinas que
tiene el comité.

INDIQUE LOS LOGROS OBTENIDOS

Capacitación

¿HA COMPLETADO EL LOGRO? ¿EN QUÉ MEDIDA?

Se capacito en el nuevo flujo y en la importancia de tener flujos de trabajo

SI NO correctos y el impacto que estos tienen en nuestras cargas de trabajo.
✔

INDIQUE LOS LOGROS OBTENIDOS

Ingrese aquí los logros obtenidos:

¿HA COMPLETADO EL LOGRO? ¿EN QUÉ MEDIDA?

¿En qué medida se obtuvo el logro?

SI NO

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
4. CONCLUSIONES TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO
UNIVERSIDAD AMERICANA
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BRINDE UN ANÁLISIS ACERTADO SOBRE SU PROYECTO

En realización a lo expuesto podemos concluir que el proyecto aporto ordenamiento a la institución,

con los diagramas de flujo se incentiva al comité a mejorar no solo en la disciplina de Futsala, sino
que extienda este proceso a las demás disciplinas que se encuentran actualmente en la misma
condición, tienen procesos pero ninguno esta documentado, para manejar así documentos
estandarizados. Es importante que el comité alinee todas sus disciplinas, ademas de segur con los
protocolos que manejan las diferentes ligas.

El diseño del proceso de control brinda fluidez y transparencia en el proceso, lo cual le ahorra
tiempo al administrador que de forma constante tenia que repetir que hacer con cada documento y
en muchas ocaciones estos se perdían. Por lo cual al tener el proceso les permite a los
colaboradores entender que hacer con el documento sin la necesidad de preguntar al administrador.

La capacitación constante hace que los colaboradores entiendan los procesos de forma mas
expedita, por lo que al darles el apoyo en la creación del proceso y en la capacitación se le dio
énfasis en la importancia de mantenerse informados y en la afectación que puede tener no seguri
los procesos al cliente final que serian los atletas.

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EXTENSIÓN SOCIAL
 V-04

CARTA DE FINALIZACIÓN
Fecha:

Por este medio el suscrito, portador de la identificación número,

107480636 en mi calidad de
Director Deportivo en la Institución (Organización),
Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Santo Domingo
certifico que el (la) estudiante Yendry Morales Steller ,
de la carrera Administración de Empresas ,
grado Bachillerato , cédula número 702090891 , cumplió
satisfactoriamente con las ciento cincuenta horas de su Trabajo
Comunal Universitario.

El mismo consistió en Protocolos de Control de la Documentaci ,

obteniendo como beneficio:
Una reducción en el periodo de tiempo y un mejor
almacenamiento y mantenimiento de la informacion en los
documentos de los atletas inscritos.

Atentamente,

Alexander Aguilar Ramirez

NOMBRE DEL SUPERVISOR (A)
Director Deportivo
PUESTO QUE DESEMPEÑA
107480636
NÚMERO DE CÉDULA
comitedeportessd@gmail.com Firma y Sello
CORREO ELECTRÓNICO
2244-4994
TEL.

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
 INFORME DIGITAL
DISCO COMPACTO V-04

Estimado estudiante

Recuerde que para la compleción del informe final debe adjuntar un disco compacto. Este debe incluir:

CARPETAS

• Bitácora escaneada a color.

ANEXOS • Fotos y/o videos.
• Otras evidencias (no es opcional).

Escanear las cartas originales (a color):

• Carta aceptación.
CARTAS • Carta supervisión.
• Carta finalización.
• Otras cartas

• Anteproyecto.
INFORMES • Informe final.

RECUERDE

1 2
La carátula del cd se encuentra en Todos los documentos
el aula virtual o bien lo puedo deben estar en formato pdf
realizar en el servicio de la e independientes.
fotocopiadora en la universidad en la
Sede de San Pedro o Sede Cartago.

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
 RECOMENDACIONES
DOCUMENTO INFORME FINAL V-04

Estimado estudiante

Es importante que considere:

1 PORTADA COMPLETA
• Recuerde completar TODOS sus datos personales (carnet, número de cédula, etc.),
nombre de tutor.

2
• No se aceptan portadas incompletas.

SEGUIR EL FORMATO DEL INFORME FINAL

Debe desarrollar la extensión que se indica en los párrafos, sea detallado y brinde
una descripción de su proyecto, cuide su ortografía como redacción.

3 CUADRO DE ACTIVIDADES
El cuadro que debe realizar se basa en las actividades reales que logró ejecutar, no
es copiar el cronograma del anteproyecto. Es completar según lo que semana a
semana fue realizando. Para eso tiene su bitácora como respaldo.

4 FECHAS
Las fechas de inicio y cierre serán las mismas en la bitácora y en el informe final. Es
posible que hayan cambiado sobre lo que se tenía pensado en el anteproyecto.

5 CARTAS
Todas las fuentes son negras, Arial 12, interlineado 1.5.

16 ENVÍO DE INFORME
A partir de su última visita/intervención en el lugar posee 5 días hábiles para enviar
vía correo electrónico dicho informe a su tutor.

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
 RECOMENDACIONES
DOCUMENTO INFORME FINAL V-04

Una vez que su tutor haya autorizado el TCU,

debe coordinar un espacio de atención con el tutor para la entrega de la
documentación completa del TCU

VERIFIQUE los siguientes puntos:

PRESENTAR:
1- La boleta de aprobación, debidamente firmada y sellada por el tutor
2- La boleta de conclusión y la boleta constancia de recepción
de expediente.
3- Las cartas originales: aceptación, supervisión, finalización u otras
cartas (prohibición de fotos, de justificación) debidamente
firmadas y selladas.
4- La declaración jurada.

Revisar que en el disco se

encuentren las 3 carpetas:
ANEXOS, CARTAS E INFORMES.
Debe adjuntar las evidencias de su
proyecto en dicho CD.

La bitácora no debe poseer ningún tipo de alteración. Cada una de las

casillas de actividad deben venir con la firma del supervisor y el sello
de la organización sobre esta. No se reciben bitácoras que falten con
esta condición. Así mismo, revise la división correcta de las horas y
realice el conteo de las horas. Revisar la guía de bitácora.

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
 ACTA DE CONCLUSIÓN
TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO V-04

Por este medio Yo

Nombre Cédula - -

Función

Hago constar que he leído, revisado y aprobado el

expediente de TCU presentado por el (la) estudiante:

Nombre Cédula - -

El expediente se encuentra completo y listo para ser entregado

en Plataforma de Servicios Estudiantiles

Incluye
Carta de Informe digital incluye:
Aceptación del Estudiante. Anteproyecto, versión final aprobada.

Carta de Informe digital incluye informe final, versión

Supervisión del Estudiante. final aprobada.

Carta de Finalización Informe digital incluye evidencias de las

del Trabajo Comunal Universitario. actividades realizadas.

Bitácoras debidamente
Boleta de Aprobación del Proyecto.
llenas, firmadas y selladas.

Informe digital (CD) con las carpetas de Acta de conclusión

anexos, cartas e informes. del Trabajo Comunal Universitario.

Agradezco que se pueda recibir el expediente al estudiante para su debido trámite.

Autorización y Cierre de TCU

Firma y Sello del Tutor

PROGRAMA DE
EXTENSIÓN SOCIAL
 CONSTANCIA DE RECEPCIÓN DE EXPEDIENTE
TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO V-04

Departamento Servicios Estudiantiles

Por este medio, la Oficina Servicios Estudiantiles de la Universidad Americana, hace
constar que recibió el expediente completo de TCU debidamente aprobado por el tutor.

DATOS DEL ESTUDIANTE

NOMBRE COMPLETO:

CARNÉ: SEDE:

CARRERA:

NOMBRE DEL PROYECTO:

ENTIDAD BENEFICIARIA:

Como estudiante, estoy informado que debo conservar este comprobante de entrega de TCU
para fines académicos, como matrícula de seminarios de graduación y prácticas, pagos de
derechos de graduación, solicitud de certificaciones, entre otros. También entiendo que es mi
responsabilidad conservar una copia digital de mi expediente de TCU, que contenga escaneada toda la
información, como respaldo.

Para uso exclusivo de la Oficina Servicios Estudiantiles

Recepción de expediente

FIRMA DEL ESTUDIANTE

FUNCIONARIO QUE RECIBE

Firma y Sello

PLATAFORMA DE
SERVICIOS ESTUDIANTILES

COMPROBANTE
DE RECEPCIÓN DE EXPEDIENTE
NOMBRE DEL ESTUDIANTE

TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO CARNÉ

PLATAFORMA DE
SERVICIOS ESTUDIANTILES
FECHA DE ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN

FIRMA DEL ESTUDIANTE FUNCIONARIO QUE RECIBE