Caja Chica Proy 31 03 20

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DE TARMA
DIRECTIVA N°001-2020-GA/MPT
LINEAMIENTOS PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL
FONDO FIJO DE CAJA CHICA
2020
01
RESOLUCION DE ALCALDÍA Nº
Tarma, marzo, 2020
Visto
El Informe N°000-2020-GA/MPT de la Gerencia de Administración, el Informe N° 000-2020-GPP/MPT
de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y el Informe N° 038-2020-SGDI-GPP/MPT de la
Subgerencia de Desarrollo Institucional, quienes presentan el Proyecto de Directiva denominada
“Lineamientos para la Administración y Control del Fondo Fijo de Caja Chica
CONSIDERANDO:
Que, el Artículo 194º de la Constitución Política del Perú modificado por la Ley de Reforma
Constitucional Nº 27680, establece que las Municipalidades son Órganos de Gobierno Local con
autonomía política, económica y administrativa en asuntos de su competencia, concordante con el
Artículo II del Título Preliminar de la Ley Orgánica de Municipalidades Ley N° 27972;
Que el literal 3 del artículo 5° del Decreto Legislativo N° 1441 Decreto Legislativo del Sistema
Nacional de Tesorería, establece entre otras funciones implementar y ejecutar procedimientos y
operaciones propias del Sistema Nacional de Tesorería, en concordancia con lo dispuesto en el
Decreto Legislativo N° 1436., Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector
Público;
Que mediante Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 se dictaron Disposiciones

Complementarias a la Directiva de Tesorería, aprobada por la Resolución Directoral N° 002-2007-
EF/77.15 y sus modificatorias, estableciéndose en el artículo 10, numeral 10.4, literal f) dispone que
es pertinente aprobar una Directiva para la administración y control en la misma oportunidad de su
constitución y disponer la realización de arqueos inopinados, sin perjuicio de las acciones de
fiscalización y control;
Que, en ese sentido, resulta necesario aprobar la Directiva denominada “Lineamientos para la
Administración y Control del Fondo Fijo para Caja Chica, que permita su adecuado manejo uso,
rendición, reposición y liquidación;
Que, estando a los informes de la Gerencia de Administración, Gerencia de Planeamiento y

Presupuesto y la Subgerencia de Desarrollo Institucional, quienes presentan el proyecto de esta
Directiva “Lineamientos para la Administración y Control del Fondo Fijo de Caja Chica” el mismo que
se encuentra adecuado a lo que establece la Directiva de Tesorería, del Sistema Nacional de
Tesorería y del Sistema Nacional de Administración Financiera, acotadas en la presente Resolución;
En uso de las facultades conferidas en el Inc. 6) del artículo 20º, el artículo 39º y 42º de la Ley
Orgánica de Municipalidades Ley Nº 27972;
SE RESUELVE:
Artículo 1° Aprobar la Directiva N° 001-2020-GA/MPT denominado “Lineamientos para la

Administración y Control del Fondo de Caja chica de la Municipalidad Provincial de Tarma, que
consta de siete (07) numerales y 10 Anexos y que forman parte de la presente resolución
Artículo 2°.- Deróguese todos los lineamientos que se opongan a la presente Directiva.
Artículo 3° Publicar y difundir la presente Directiva en el portal web de la Municipalidad Provincial de

Tarma.
01
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TARMA
Regístrese y comuníquese
LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO

DE CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TARMA
DIRECTIVA Nº 001-2020-GA/MPT
I. OBJETIVO:
 Establecer los procedimientos para el uso, rendición, apertura, reposición y
liquidación del Fondo Fijo de Caja Chica de la Municipalidad Provincial de Tarma.
 Fortalecer el control del Fondo de Caja Chica, cautelando el uso racional y
eficiente de los recursos públicos.
II. FINALIDAD:
 Establecer los procedimientos para la adecuada administración y control de los
fondos de caja chica de la Municipalidad Provincial de Tarma, garantizando su
integridad y disponibilidad.
III. BASE LEGAL:
 Decreto de Urgencia N°014-2019 que aprueba el Presupuesto del Sector Publico
para el año fiscal 2020.
 Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General - Texto Único
Ordenado de la Ley N°27444, aprobado mediante Decreto Supremo N°004-2019-
JUS
 Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la Republica.
 Ley N°27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública y su Reglamento
aprobado por Decreto Supremo N° 033-2005-PCM.
 Ley No. 27972 ley Orgánica de las Municipalidades.
 Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
 Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento aprobado por
Decreto Supremo N°344-2018-EF.
 Ley N° 30057 Ley del Servicio Civil y su Reglamento General aprobado por D.S. N°
040-2014-PCM
 Decreto de Urgencia N° 014-2019, que aprueba el Presupuesto del Sector Público
para el año Fiscal 2020.
 Decreto Supremo Nº 082-2019-EF Aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
N°30225 Ley de Contrataciones del Estado.
 Decreto Legislativo N°1438 del Sistema Nacional de Contabilidad
 Decreto Legislativo N°1439 del Sistema Nacional de Abastecimiento.
 Decreto Legislativo N°1440 del Sistema Nacional de Presupuesto Público.
 Decreto Legislativo N° 1441 del Sistema Nacional de Tesorería.
 Decreto Legislativo N° 1444 que modifica la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones
del Estado.
 Decreto Supremo N°012-2007-PCM que prohíbe la adquisición de cualquier tipo
de bebidas de contenido alcohólico por parte de las entidades del Estado con
cargo a recursos públicos.
 Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Público.
 D.S. N° 005-90-PCM Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa.
 Decreto Legislativo Nº 1057 “Decreto Legislativo que Regula el Régimen
Directiva N°001-2020-GA/MPT Lineamientos para la Administración y Control del Fondo de Caja Chica
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Especial de la Contratación Administrativa de Servicios”.

 Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15. Aprueba la Directiva de Tesorería
Nº 001-2007-EF/77.15 y sus modificatorias.
 Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/77.15. Dictan Disposiciones
Complementarias a la Directiva de Tesorería aprobada por la R.D. Nº 002-2007-
EF/77.15 y sus modificatorias.
 Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG del 30.oct.2006 que aprueban
Normas de Control Interno para el Sector Público.
 Resolución Directoral N°040-2011-EF/52.03 que modifica la Resolución Directoral
N° 005-2001-EF/52.03, mediante la cual se establecieron disposiciones en el
Proceso de Programación de pagos de las Unidades Ejecutoras y Municipalidades
para su registro en el SIAF – SP.
 Resolución Directoral N°050-2012-EF/52.03 que dicta disposiciones adicionales y
modificatorias a la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF.77.15 aprobada por
Resolución Directoral N°002-2007-EF/77.15
 Resolución de la Superintendencia Nº 007-99-SUNAT y modificatorias que
aprueban el Reglamento de Comprobantes de Pago.
 Resolución de la Superintendencia N°037-2002-SUNAT, que aprueba el Régimen
de retenciones del IGV aplicable a los proveedores y designación de agentes de
Retención y sus modificatorias.
 Decreto Ley N° 25632 – Ley Marco de Comprobantes de Pago.
 Resolución Directoral N°026-80-EF/77.15 que aprueba las Normas Generales de
Tesorería N° 06 “Uso del Fondo de Caja Chica” y N° 07 “Reposición Oportuna del
Fondo para pagos en Efectivo y del Fondo de Caja Chica”
 Decreto Supremo N°380-2019-EF del 19-12-2019 que aprueba el valor de la UIT
para el año 2020, en Cuatro Mil Trescientos y 00/100 Soles (S/4,300.00)
IV. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de obligatorio
cumplimiento por todos los funcionarios y servidores bajo los regímenes laborales del
D.Leg. 276, D.Leg.1057 y del D.Leg. 728, de la Municipalidad Provincial de Tarma.
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1 DEFINICIONES:
5.1.1 Fondo Fijo de Caja Chica

Es un fondo para pagos en efectivo que puede ser constituido con Recursos
Públicos de cualquier fuente que financiamiento o rubro, conforme a la
disponibilidad presupuestaria institucional, para ser destinado únicamente a
gastos menores en bienes y servicios indispensables y urgentes, que
demandan su cancelación inmediata o que por su finalidad y características,
no pueden ser debidamente programados para su adquisición y en el marco
a lo establecido en el clasificador por objeto del gasto para el sector público.
5.1.2 Arqueo
Recuento o verificación de las existencias en efectivo y valores a una fecha
determinada, así como de los documentos que forman parte del saldo de
una cuenta o fondos.
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5.1.3 Vale Provisional

Es el comprobante debidamente enumerado, con el correspondiente
clasificador del objeto del gasto y que acredita la entrega de dinero al
usuario quien firmará dicho vale y deberá rendir cuenta dentro del plazo
máximo de cuarenta y ocho (48) horas de recibido.
5.1.4 Rendición de Cuentas
Es la presentación de la documentación sustentatoria del gasto por parte del
usuario a quien se le entrego el fondo en efectivo (mediante Recibo
Provisional) para el cumplimiento de función y/o la misión u objetivo
encomendado, con cargo a rendir cuenta.
El usuario debe presentar la documentación sustentatoria, emitida a nombre
de la Municipalidad Provincial de Tarma con RUC N° 20174816221 con
domicilio en el Jr. Lima N°199 Tarma, especificándose la naturaleza del gasto
en montos exactos, no debiendo presentar enmendaduras ni borrones y
debe ser visado por el Gerente /Sub Gerente inmediato del usuario, en señal
de conformidad . Los documentos presentados que no cumplan los
requisitos antes señalados, serán observados y devueltos por el encargado
responsable.
5.1.5 Documentación Sustentatoria
Elemento que evidencia la naturaleza, finalidad y resultados de una
operación o transacción con los datos suficientes para su análisis.
Cuando se trata de rendiciones de cuentas se hace a través de los
Comprobantes de Pago, y /o el Formato de Declaración Jurada de ser el caso.
5.1.6 Comprobante de pago
Documento que acredita un desembolso por la adquisición de un bien o la
prestación de un servicio. Solo se consideran comprobantes de pagos
válidos, aquellos que cumplan con las características y requisitos mínimos
establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado con
Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT y sus modificatorias y
ampliatorias. Tales como: Facturas, Boletas de Venta, Tickets o cintas
emitidas por máquinas registradoras, recibos por honorario electrónico y
otros documentos similares que permitan su adecuado control tributario y
que expresamente son autorizados por la SUNAT.
5.1.7 Unidad Impositiva Tributaria – 2020
Valor de referencia que se utiliza en nuestro país para determinar impuestos,
infracciones, multas u otro aspecto tributario que las leyes del país
establezcan. La UIT, para el año 2020 es S/4,300.00 (Cuatro Mil Trescientos y
00/100 Soles).
5.1.8 Reposición del Fondo Fijo de Caja Chica (Reembolso)
Constituye la restitución de recursos del Fondo de la Caja Chica, mediante
Giro de Cheque o Transferencia a favor del responsable de la administración
del fondo fijo de Caja Chica.
5.1.9 Fuentes de Financiamiento del Fondo Fijo de Caja Chica
Es aquella que identifica el origen de los recursos con que se cubren las
asignaciones presupuestarias y sujetas a su disponibilidad.
5.1.10 Monto del Fondo
Es la asignación del efectivo que constituye el Fondo Fijo de Caja Chica que
se autoriza mediante Resolución de la Gerencia de Administración y se fija en
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la presente Directiva.
5.1.11 Custodia del Fondo
Es el resguardo adecuado que ejerce el responsable del Fondo para Caja
Chica, tanto del dinero en efectivo y los comprobantes de pago que
sustentan los desembolsos efectuados.
5.1.12 Disponibilidad Presupuestal
Es la existencia de crédito presupuestario disponible y que son posibles de
ser utilizados en su programación, apertura, reposición y/o para cuando se
incremente el Fondo Fijo de Caja Chica.
5.1.13 Declaración Jurada (Movilidad Local/Gasto de Alimentación)
Es la manifestación escrita ante la autoridad administrativa que asegura bajo
juramento haber efectuado gastos por movilidad local y/o gastos de
alimentación y que ante su falsedad son pasibles de sanciones. Esta
declaración jurada constituye documento sustentatorio para la rendición de
cuenta.
5.2 RESPONSABILIDADES
5.2.1 Gerencia de Administración, y Sub Gerencias de Tesorería y Contabilidad.

 La Gerencia de Administración es responsable de autorizar la ejecución
del gasto.
 La Sub Gerencia de Tesorería es responsable de controlar el
cumplimiento de la presente Directiva, de la custodia y conservación de
las rendiciones documentarias del Fondo Fijo de Caja Chica y coparticipa
de los arqueos del fondo.
 La Sub Gerencia de Contabilidad será responsable de la revisión y validez
de la documentación y reposición del Fondo Fijo de Caja Chica; asimismo
de efectuar los arqueos del fondo.
5.2.2 Personal designado para el manejo del Fondo Fijo de Caja Chica
El personal designado como responsable del manejo del Fondo de Caja
Chica debe ser nombrado y/o contratado bajo el Régimen laboral del
Sector Publico o contratado bajo el Régimen CAS, tiene como
responsabilidad el uso correcto de estos fondos, de la liquidación dentro de
los plazos establecidos, así como la custodia de los documentos que
sustentan el gasto y la legalidad de los billetes y monedas a su cargo.
VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS:
VI.1. APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

6.1.1 La apertura del Fondo Fijo de Caja Chica se realizará al inicio de cada Ejercicio
Presupuestal, a solicitud de la Sub Gerencia de Tesorería, mediante informe
dirigido a la Gerencia de Administración, en la que deberá adjuntar el
Proyecto de Resolución Gerencial, la cual una vez emitida, se autorizará al
responsable del Fondo y se ordenará la efectivización de la emisión de cheque
o transferencia bancaria a nombre de la persona responsable designado para
el manejo del fondo.
6.1.2 La Resolución Gerencial de Apertura del Fondo de Caja Chica, deberá
consignar como mínimo la siguiente información:
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 Nombres y Apellidos de las personas responsables titular y suplente a

quienes se les encomiende el manejo o administración del fondo de Caja
Chica, Documento Nacional de Identidad (DNI) , Régimen Laboral o
Contractual.
 El monto total de apertura del Fondo Fijo de Caja Chica.
 Fuente de Financiamiento
 El monto máximo de cada pago en efectivo.
 El tipo de gastos a ser atendidos con el fondo.
 La responsabilidad de rendir cuenta documentada
6.1.3 El monto fijado para la apertura del Fondo Fijo de Caja Chica será por la suma
de SIETE MIL Y 00/100 SOLES (S/7,000.00), el mismo que no deberá exceder
hasta tres reposiciones por mes
6.1.4 Cualquier modificación en la utilización y/o administración del Fondo de Caja
Chica, tales como cambio de Responsable, de monto máximo de gasto o
cualquier otro, deberá ser aprobado por Resolución de Gerencia de
Administración.
6.1.5 Los cheques se girarán a nombre del o la responsable del manejo del Fondo
Fijo de Caja Chica (Titular o Suplente)
6.1.6 El “Vale Provisional” de Caja Chica, se utilizará de forma excepcional y deberá
contar con la Autorización del Jefe inmediato superior y hasta el monto
máximo establecido en la presente Directiva, el mismo que estará sujeto a su
rendición en un plazo máximo de 48 horas.
6.1 USO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
6.1.1 Monto máximo asignado para cada comprobante de pago

Se fija como pago máximo hasta S/.200.00 (DOSCIENTOS SOLES Y 00/100) por
cada comprobante de gasto; excepcionalmente y debidamente justificado por
autorización escrita del Gerente Municipal, se hará uso hasta un máximo del
10% de la unidad impositiva tributaria vigente.
6.1.2 Autorización de gastos urgentes y de menor cuantía
Las autorizaciones para pagos de caja chica son conforme a las siguientes
específicas del gasto:
a) Bienes de consumo no existentes en stock de almacén.
b) Movilidad local según escala o tarifario establecida en el Anexo 5
c) Alimentos, pasajes y gastos de transporte no programados
d) Medicamentos
e) Portes, Correos y servicios de mensajería, nacional e internacional
f) Alimentos para atenciones en reuniones de carácter oficial y/o
institucional, debidamente autorizadas por el Gerente Municipal.
g) Alimentación para atenciones urgentes de servidores que realizan
trabajos excepcionales fuera del horario normal de trabajo previa
autorización del Gerente de Administración.
h) Servicios de terceros no programados.
6.1.3 Procedimientos para la utilización y rendición del Fondo Fijo de Caja Chica
6.2.3.1 La solicitud del gasto se efectuará por el área usuaria a través del
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Pedido/Orden de Atención de Caja Chica (Anexo 1), indicando la finalidad del

bien y/o servicio a adquirir, fuente de financiamiento, actividad, la meta o
partida conforme al clasificador del gasto presupuestario, firmado por el área
usuaria, con el visto del Jefe inmediato Superior y autorizado por el Gerente
de Administración, finalizando con la firma del o la Responsable del Fondo de
Caja Chica. Previamente cuando se trate de bienes de consumo que por
necesidad excepcional deba adquirirse, deberá contar con la firma y sello del
Jefe de Almacén indicando que no se encuentra en stock
6.2.3.2 El o la Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, cuando el caso lo amerite,
utilizará el formato denominado “Vale Provisional” (Anexo 2) y hará rellenar al
área usuaria sobre la recepción del efectivo de acuerdo a la necesidad y sin
exceder el monto máximo autorizado, responsabilizándose el área usuaria de
la rendición documentada en un plazo no mayor de cuarenta y ocho horas
(48) desde la entrega del efectivo.
6.2.3.3 El área usuaria cuando presente la rendición de cuenta dentro del plazo
establecido presentará el comprobante de pago (Factura, boleta de Venta,
ticket electrónico, recibo electrónico por Honorarios, cuando el caso lo
amerite presentará la declaración jurada de gastos por movilidad local o
declaración jurada de gastos) sin exceder el monto máximo autorizado y
cuando corresponda con la debida consulta RUC mediante la página web de la
SUNAT www.sunat.gob.pe, acreditando así que el proveedor del bien o
servicio adquirido, tiene la condición de contribuyente ACTIVO y HABIDO y
verificarse que el comprobante de pago que sustenta el gasto, se encuentra
vigente y autorizado por la SUNAT, igual condición se establece para los
comprobantes electrónicos. Este comprobante de pago deberá ser firmado en
el revés, por el área usuaria y presentar al Responsable del Fondo Fijo de Caja
Chica.
6.2.3.4 El área usuaria presentará el comprobante de pago emitido a nombre de
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TARMA consignando el número de R.U.C.
20174816221, sin borrones, tachaduras, ni enmendaduras debiendo ser
cancelados por el Proveedor, además de la consignación del motivo del gasto.
6.2.3.5 Si el establecimiento está autorizado a emitir Factura y Boleta de Venta,
deberá solicitarse de preferencia la Factura para poder hacer uso del Crédito
Fiscal en caso que sea necesario.
6.2.3.6 El Responsable del Manejo del Fondo, una vez verificados los puntos
mencionados anteriormente, colocara en los Comprobantes de Pago el sello
de “PAGADO” fecha de pago y el orden numérico correlativo del fondo de Caja
Chica asignado.
6.2.3.7 En caso de que el área usuaria exceda el plazo fijado para la rendición de los
“Vales Provisionales”, sin justificación alguna, el responsable de la Caja chica,
informara por escrito al Sub Gerente de Tesorería, quien a su vez informara
directamente a la Gerencia de Administración con copia a la Sub Gerencia de
Recursos Humanos con la finalidad que se proceda a la rendición de cuentas
en un plazo máximo de 24 horas de notificado y de persistir la negación de
rendir cuenta se procederá el inicio del proceso para la sanción en el marco de
lo establecido en el Régimen Disciplinario y Procedimiento Sancionador de
SERVIR.
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6.2.4 Consideraciones para el uso y control de gastos por Movilidad Local
6.2.4.1 Los fondos para movilidad local, dado a su naturaleza porque no expiden
comprobante de pago, se efectuarán mediante el formato denominado
“Declaración Jurada por Gasto de Movilidad Local” conforme al modelo
establecido en el Anexo 03 de la presente Directiva.
6.2.4.2 La Declaración Jurada por gasto de movilidad local, tiene carácter
cancelatorio y servirá como sustento de gasto para efectos presupuestarios
y contables, por lo mismo debe tener el visto del Jefe inmediato superior y
el Gerente de Administración, de lo contrario no resultará válido.
6.2.4.3 La movilidad local, será para uso del servicio público y excepcionalmente,
cuando exista inmediatez del servicio y/o en caso de emergencia podrá
otorgarse para uso de Taxi.
6.2.4.4 Los gastos de movilidad local se establece mediante un Cuadro Tarifario,
conforme al Anexo 4 de la presente directiva.
6.2.4.5 La Declaración Jurada por Gastos de Movilidad Local, debe contener la
información siguiente:
 Nombre y firma del servidor que utilizo el servicio.
 Lugar del destino, fecha y motivo del traslado.
 Importe utilizado (en números y letras)
6.2.5 Consideraciones para el uso de la Declaración Jurada de Gastos
6.2.5.1 La Declaración Jurada de Gastos sólo se utilizará cuando se viaje a lugares

alejados, considerados zonas rurales de la Provincia de Tarma, donde no es
posible obtener comprobante de pago.
6.2.5.2 La Declaración Jurada de Gastos se efectuará conforme a lo establecido en
el formato del Anexo 5 de la presente Directiva y no deberá exceder el
monto autorizado del gasto para el uso del fondo de Caja Chica.
6.2 REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
6.2.1 Para la reposición de la Caja Chica, el o la Responsable, deberá utilizar el

formato “Rendición del Fondo Fijo de Caja Chica y el Resumen por Especifica
del Gasto (Anexo 7 y Anexo 8 respectivamente), los mismos que deberán ser
presentado mediante un informe (Anexo 6) ante la Gerencia de
Administración, dando inicio al proceso de reposición del fondo.
6.2.2 El o la Responsable del Fondo de Caja Chica, solicitará la reposición del fondo,
cuando el saldo disponible llegue a un treinta (30%) del fondo autorizado, con
la finalidad de que se permita cumplir adecuadamente con las operaciones en
efectivo
6.2.3 La reposición de los recursos asignados procederá con la presentación de la
documentación sustentatoria de la ejecución de los fondos asignados, y en el
marco establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT y
del Art. 20° numeral 4 del Decreto Legislativo 1441 del Sistema Nacional de
Tesorería, ésta documentación además debe estar debidamente autorizada,
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cancelada, ordenada cronológicamente, pegados con goma en hojas A4, en un

folder con soporte fastener, a fin de facilitar su conservación correspondiente
en el archivo.
6.2.4 En el caso de gastos de alimentación institucional, se acompañará la relación
de los participantes debidamente firmado.
6.2.5 Para la reposición del Fondo de Caja Chica, los gastos considerados en la
rendición deberán ser desagregados por metas, secuencia funcional y con la
específica del gasto aplicable al ejercicio presupuestal.
6.2.6 Todos los documentos sustentatorios del gasto, deberán llevar estampado el
sello y fecha de PAGADO, por parte de la persona responsable del fondo de
caja chica.
6.2.7 La persona responsable del Fondo Fijo de Caja Chica podrá solicitar la
reposición del Fondo de Caja Chica, hasta tres (03) veces dentro del mes,
sobre el monto autorizado, siempre que cuente con la disponibilidad
presupuestaria necesaria.
6.2.8 Las reposiciones del Fondo de Caja Chica, de las rendiciones cuya
documentación sustentatoria y que esté conforme, se presenta al Gerente de
Administración, quien solicita la certificación de crédito presupuestario a la
Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y deriva al Responsable de Caja
Chica para que registre el compromiso y se continue con las demás fases hasta
la emisión cheque a nombre del o la responsable del Fondo de Caja Chica.
6.3 LIQUIDACION FINAL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
6.3.1 El o la Responsable del Fondo de Caja chica, efectuará la liquidación final del
Fondo Fijo de Caja Chica correspondiente al ejercicio vigente, se consideraran
los gastos ejecutados hasta el 24 de diciembre de cada año, debiendo
depositar el saldo no utilizado en la misma Fuente de Financiamiento y Rubro
de la apertura del Fondo fijo de Caja Chica, en coordinación con el Sub
Gerente de Tesorería.
6.3.2 Bajo ningún precepto, debe existir deudas por concepto del Fondo de Caja
Chica que se trasladen al siguiente ejercicio presupuestal.
6.3.3 El expediente de la liquidación (sustento documentario y comprobante de
depósito por la devolución del saldo por menor gasto) deberán remitirla hasta
el 30 de diciembre ante el Gerente de Administración, que derivará a la
Subgerencia de Tesorería para su rendición en el SIAF.
6.3.4 De no presentar la liquidación en el plazo establecido, el Gerente de
Administración cursara el documento a quienes incumplan la presente
Directiva, si a pesar de ello se persiste en el incumplimiento, se procederá
inmediatamente informar al Gerente Municipal para el inicio del
procedimiento sancionador
6.4 CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
6.4.1 El Subgerente de Tesorería y el Sub Gerente de Contabilidad, dispondrán los

arqueos inopinados y cuando estimen por conveniente; concluida la
intervención deberán levantar el Acta conforme al Anexo 9.
6.4.2 El Responsable del Fondo de Caja Chica deberá implementar medidas de
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seguridad, que impidan la sustracción o deterioro de la documentación

sustentatoria de este fondo, previniendo que las instalaciones físicas
respectivas tengan ambientes con llave y caja de seguridad u otro medio
similar.
6.4.3 La persona responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica verificara al
término del día, la documentación que sustente el gasto y el saldo en efectivo
registrando en el “Libro Auxiliar del Fondo de Caja Chica” en formato Excel
conforme al Anexo 10.
6.4.4 La persona responsable del manejo del Fondo de Caja Chica brindara las
facilidades necesarias para la realización del arqueo del Fondo.
6.5 RESPONSABILIDADES Y PROHIBICIONES DEL O LA RESPONSABLE DEL

MANEJO DEL FONDO
6.5.1 Responsabilidades
Son responsabilidades del o la titular y suplente los siguientes:

a) Emitir su Declaración Jurada de Bienes y Rentas al inicio y cese de sus
funciones, dentro de los quince (15) días hábiles posteriores a su
designación o cese
b) Velar, resguardar y asegurar la adecuada custodia del dinero y la
documentación sustentatoria del Fondo Fijo de Caja Chica.
c) Registrar el movimiento de efectivo de su Caja, efectuando el cuadre
diario de caja, lo que facilitara la labor de los arqueos inopinados.
d) Mantener actualizado el registro y archivo de los documentos que se
pagan.
e) Presentar las rendiciones de cuenta, para su reposición, con la
documentación detallada y ordenada.
f) Mantener la permanente liquidez del fondo, solicitando las reposiciones
en forma oportuna y de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.
g) Verificar permanentemente que el Fondo de Caja Chica esté
debidamente sustentado con dinero en efectivo, comprobantes
definitivos de gastos, “Vales Provisionales” y declaraciones juradas en
los casos que corresponda.
h) Llevar el control y seguimiento de los “Vales Provisionales” para que se
cumpla con la rendición dentro del plazo fijado. (48 horas)
i) En los documentos sustentatorios, deberá verificar que cuenten con los
sellos y firmas autorizadas.
j) Verificar que el concepto indicado en los comprobantes y justificantes
guarden relación directa con el detalle del pedido de compra por Fondo
de Caja Chica
k) Verificar la validez de los comprobantes de pago, recibidos de acuerdo a
lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado
por la SUNAT, como así los datos completos consignados en las
declaraciones juradas por gastos de movilidad local, alimentación y
gastos.
l) Llevar el registro auxiliar de la cuenta del fondo en formato Excel.
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m) Colocar el sello de “PAGADO” cuando recibe los documentos definitivos

sustentatorios del gasto.
n) Delegar el manejo del fondo de Caja Chica al funcionario o servidor
suplente autorizado por Resolución, cuando sale de vacaciones o tenga
permisos temporales
o) El responsable debe velar por el cumplimiento del cierre oportuno
(liquidación) del Fondo Fijo de Caja Chica al cierre del Ejercicio.
p) Facilitar las condiciones necesarias cuando sea sometido a los arqueos
inopinados.
q) Realizar informes cuando sean necesarios y/o cuando le solicite la
Gerencia de Administración o la Subgerencia de Tesorería.
r) Informar a la Subgerencia de Tesorería sobre los Recibos por Honorarios
Electrónicos en forma oportuna, en el mes que se realiza el pago
respectivo, con la finalidad de que sean declarados ante la SUNAT en el
periodo tributario que corresponde, caso contrario no procederá la
reposición del gasto.
s) En caso de pérdida de dinero, informará de forma inmediata al
Subgerente de Tesorería y al Gerente de Administración, para el inicio
de las investigaciones para determinar la responsabilidad del caso.
6.5.2 Prohibiciones
Son prohibiciones del Titular y suplente, los siguientes:

a) Delegar el manejo del fondo de Caja Chica a un funcionario o servidor
sin tener la autorización resolutiva pertinente.
b) Hacer entrega de dinero mediante “Vale Provisional” al servidor que
mantiene pendiente una rendición de cuenta (Caja Chica, Viatico y/o
Encargo Interno).
c) Atender un “Vale Provisional” sin las autorizaciones expresas, señaladas
en el Anexo 2 de la presente Directiva.
d) Incorporar en la rendición gastos, los comprobantes de pago que no han
sido abonados a través del fondo de caja chica.
6.6 FALTAS Y SANCIONES
6.6.1 El incumplimiento de la presente Directiva, dará lugar a que se establezcan

responsabilidad administrativas, civiles y penales, según sea el caso, con la
coordinación de la Sub Gerencia de Recursos Humanos.
6.6.2 Las faltas y sanciones se enmarcaran a lo establecido en la Ley 30057 Ley del
Servicio Civil y su Reglamento D.S. N° 040-2014-PCM específicamente al
Régimen Disciplinario y Procedimiento Sancionador.
7 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS:
7.1 La Gerencia de Administración es el órgano responsable de resolver cualquier duda

que se presente durante la aplicación de la presente Directiva, o que no esté
contemplada claramente en la misma, sobre la administración del Fondo Fijo de
Caja Chica.
PÁG. 10
7.2 La presente directiva deja sin efecto toda aquella normatividad de carácter interno
que contravenga lo dispuesto en la misma.
7.3 Para la efectividad del procedimiento fijado en la presente Directiva se establece los
siguientes Anexos:
 Anexo N° 01 Pedido Orden de Atención de Caja Chica
 Anexo N° 02 Vale Provisional
 Anexo N° 03 Declaración Jurada por Gasto de Movilidad Local
 Anexo N° 04 Declaración Jurada de Gastos
 Anexo N° 05 Cuadro de Tarifas
 Anexo N° 06 Informe de Rendición del Fondo
 Anexo N° 07 Rendición de Fondo de Caja Chica
 Anexo N° 08 Resumen por Especifica del Gasto
 Anexo N° 09 Acta de Arqueo de Caja Chica
 Anexo N° 10 Libro Auxiliar del Fondo Fijo de Caja Chica
PÁG. 11
ANEXO N° 01

PEDIDO / ORDEN DE ATENCIÓN DE CAJA CHICA
Solamente para Bienes y/o Servicios NO PROGRAMABLES o SIN STOCK EN ALMACEN, en este
caso requiere V°B° del Jefe de Almacén.
DEPENDENCIA SOLICITANTE
FTE. FTO. ACTIVIDAD META O PARTIDA ESPEC.
FINALIDAD DEL PEDIDO:
Sírvase atender lo siguiente:
Solicitado por Vº Bº Jefe Inmediato
Responsable de Caja Chica

Autorizado por FECHA DEL PEDIDO:
Nota: Los nombres y apellidos, cargo del Solicitante y del Jefe Inmediato deben estar registrados en
los sellos, caso contrario se registrarán manualmente para su correcta identificación.
FECHA:
PÁG. 12
ANEXO N° 02

“VALE PROVISIONAL”
Fondo Fijo de Caja Chica
Yo,
_________________________________________________________________________
(Funcionario o servidor) de la Municipalidad Provincial de Tarma, identificado con DNI
Nº___________________,laborando en la Gerencia de
____________________________Sub Gerencia
de______________________________desempeñando la función
de_______________________________________________________.
He recibido el importe de S/______________________________
Para la compra y/o servicio de:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Con cargo a rendir cuenta en un plazo máximo de 48 horas, con la presentación de la
rendición de cuenta documentada.
Si vencido dicho plazo, incumplo con la presentación de la rendición de cuenta y/o
devolución de los fondos no utilizados, me someto a las medidas disciplinarias a que hubiera
lugar por incumplimiento de las obligaciones contractuales y/o funcionales, según el caso, en
el marco establecido por la Ley 30057 Ley del Servicio Civil y su Reglamento aprobado por
D.S. N° 040-2014-PCM.
Tarma……. de …………….de 202….
Firma: __________________________
Receptor del Dinero
D.N.I. N°_________________________
Dependencia: _____________________
(Huella Digital)
PÁG. 13
ANEXO N° 03

DECLARACION JURADA DE GASTO POR MOVILIDAD LOCAL
Yo_____________________________________________________________________,
identificado con DNI N°___________________, prestando mis servicios
en____________________________ perteneciente a la Gerencia/Sub Gerencia
de______________________________________DECLARO BAJO JURAMENTO, haber
realizado gastos por concepto de Movilidad Local, según el detalle siguiente:
FECHA LUGAR JUSTIFICACION IMPORTE S/
TOTAL S/
SON:___________________________________________________________________
Consignar el tipo de servicio de transporte:
Por caso excepcional y/o por emergencia: Taxi (ida y Vuelta :_____________
JUSTIFICACION :…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Formulo la presente Declaración Jurada en cumplimiento al Art. 71° de la Directiva de Tesorería
N°001-2007-EF/77.15, aprobada con Resolución Directoral N°002-007/EF.77.15 ; en caso de falsedad
me someto a lo que dispone la Ley de Procedimientos Administrativos N°27444; normas de Control
Interno y disposiciones legales pertinentes.
Tarma,………..de…………………de 202……..
Firma: _______________________
Personal Usuario Receptor
D.N.I. N°……………………………………….
(Huella Digital)
Sellos y Firmas de AUTORIZACION para pago por Movilidad Local:
………………………………………………… ……………………………………………………
PÁG. 14
Jefe Inmediato Sub Gerente de Tesorería
………………………………………..
Gerente de Administración
ANEXO N° 04

DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS
Yo, ……………………………………………………………………………………………………………. (Funcionario o servidor)

……………………………………………de la Municipalidad Provincial de Tarma, identificado con DNI Nº
--------------------------- actualmente me encuentro desempeñando las funciones de
……………………………………………en la Gerencia de__________________________/Subgerencia
de……………………………………………………………
DECLARO BAJO JURAMENTO

Haber realizado gastos y de los cuales no me ha sido posible obtener Factura, Boleta de Venta y otros
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT.
N° Fecha Detalle Importe
TOTAL S/
SON:_________________________________________________________________________
Formulo la presente Declaración Jurada en cumplimiento al Art. 71° de la Directiva de Tesorería
N°001-2007-EF/77.15, aprobada con Resolución Directoral N°002-007/EF.77.15; en caso de falsedad
me someto a lo que dispone la Ley de Procedimientos Administrativos N°27444; normas de Control
Interno y disposiciones legales pertinentes.
P.D. La presente D.J. es de Uso Exclusivo para la zona rural de la Provincia de Tarma.
Tarma,………..de…………………de 202……..
Firma: _______________________
D.N.I. N°……………………………………….
(Huella Digital)
…………………………………………………
V° B° Gerente / Sub Gerente
PÁG. 15
ANEXO N° 05

TARIFARIO POR MOVILIDAD LOCAL
DESTINO TAXI TRANSPORTE PUBLICO

IDA Y VUELTA IDA Y VUELTA
Zona Urbana de Tarma
De Lunes a Viernes en horas de S/8.00 S/2.00
oficina
Sábado, Domingo, días S/10.00 S/2.00
Feriados
En casos excepcionales y/o S/15.00 S/5.00
emergencia
Distritos
Acobamba S/15.00 S/6.00
Palca - Huaricolca S/25.00 S/8.00
Palcamayo – La Unión Leticia - S/40.00 S/12.00
Tapo
San Pedro de Cajas - S/60.00 S/16.00
Huasahuasi
El presente Tarifario establece los montos maximos a ser reconocidos y corresponde a las distancias
calculadas desde la sede central de la Municipalidad Provincial de Tarma.
PÁG. 16
ANEXO N° 06
INFORME N° -2020-RFFCH-SGT-GA/MPT
Sr.
GERENTE DE ADMINISTRACION
Asunto : Rendicion N____________ del Fondo Fijo de Caja Chica
Fecha : Tarma…….. de …………………….de 202….
De mi especial consideracion :
Por medio de la presente como responsable del Fondo Fijo de Caja Chica de la Sub Gerencia
de Tesoreria , remito la RENDICION documentada del Fondo Fijo de Caja Chica ccn la
finalidad de solicitar:
Reposicion :………….. Liquidacion : ………………..
Monto Total Rendido : …………………………..
Adjunto el formato de Rendicion de Cuentas y la documentacion sustentatoria en
………..folios, debidamente pegados las Boletas de Ventas , las Facturas, los Recibos por
Honorarios, en cada una de las hojas A4 ,
Es cuanto tengo que informar para los fines consiguientes.
Atentamente :
………………………………….. …………
Responsable de Fondo Fijo de Caja Chica
PÁG. 17
ANEXO N° 07
ANEXO N° 10
RENDICIÓN DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA
R e s o lu c ió n Ge re n c ia l N ° -2 0 20 -
GA - M P T
FTE. FTO RUBRO N° FECHA
d e f e c ha …....../ …....../ ….........
IMP ORTE
DOCUMENTO
Nº PROVEEDOR O BENEFICIARIO DEL SALDO PARTIDA META
FECHA CLASE(*) Nº G AS TO
SALDO ANTERIOR
IMPORTE RECIBIDO 0.00 0.00
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
TOTAL 0.00 0.00
(*) Factura, B/V, RHE, Ticket, D.J.
SALDO ANTERIOR 0.00

(+) INCREMENTO DEL FONDO 0.00
SUB TOTAL 0.00
(-) RENDICION ACTUAL 0.00
SALDO ACTUAL 0.00
PÁG. 18
ANEXO N° 08
RESUMEN POR ESPECIFICA DEL GASTO

RENDICION DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
META AREAS S/

TOTAL 0.00
BIENES Y/O SERVICIOS

ESPECIFICA DEL
META
S/ GASTO

TOTAL 0.00
PÁG. 19
ANEXO N° 09
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA

En la ciudad de Tarma, a ………….….…..dias del mes de ……………………del Dos Mil Veinte , a
horas…………….., se realizo el arqueo de Caja Chica, con la presencia del Gerente de
Administracion, el Responsable de Caja Chica, del Subgerente de Tesorería y del Sub Gerente
de Contabilidad.
Luego del conteo del dinero existente y la documentacion de gastos se concluye en lo
siguiente:
RESULTADO DEL ARQUEO DE CAJA
Conteo Cantidad Valor S/ Totales
BILLETES
Conteo Cantidad Valor S/ Totales
MONEDAS
TOTAL S/
Comprobantes de Gastos
Monto Total Arqueado
Monto Total Autorizado
Monto Total de Diferencia
Observaciones:……………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
Con lo que damos por concluido este Arqueo de Caja Chica, para constancia firmamos el
presente en la ciudad de Tarma, a horas:……………. del mismo día.
---------------------------------------- -------------------------------------
-----------------------------------
Responsable Caja Chica Sub Gerente Contabilidad Sub Gerente de Tesorería
PÁG. 20
Municipalidad Provincial de Tarma ANEXO N° 10
"LIBRO AUXILIAR DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA”

Fecha :
Orden de Registro Comprobante de Numero Fecha de Emision Fecha de Pago Nombre o Razon Concepto DEBE HABER SALDO
Pago social
TOTALES
_
_____________________ ____________________________________
Sub Gerente de Tesoreria Responsable del Fondo Fijo
01

Caja Chica Proy 31 03 20

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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL

Que mediante Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 se dictaron Disposiciones

Que, estando a los informes de la Gerencia de Administración, Gerencia de Planeamiento y

Artículo 1° Aprobar la Directiva N° 001-2020-GA/MPT denominado “Lineamientos para la

Artículo 3° Publicar y difundir la presente Directiva en el portal web de la Municipalidad Provincial de

LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO

Especial de la Contratación Administrativa de Servicios”.

5.1.1 Fondo Fijo de Caja Chica

5.1.3 Vale Provisional

5.2.1 Gerencia de Administración, y Sub Gerencias de Tesorería y Contabilidad.

VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS:

VI.1. APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

 Nombres y Apellidos de las personas responsables titular y suplente a

6.1 USO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

6.1.1 Monto máximo asignado para cada comprobante de pago

Pedido/Orden de Atención de Caja Chica (Anexo 1), indicando la finalidad del

6.2.4 Consideraciones para el uso y control de gastos por Movilidad Local

6.2.5 Consideraciones para el uso de la Declaración Jurada de Gastos

6.2.5.1 La Declaración Jurada de Gastos sólo se utilizará cuando se viaje a lugares

6.2 REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

6.2.1 Para la reposición de la Caja Chica, el o la Responsable, deberá utilizar el

cancelada, ordenada cronológicamente, pegados con goma en hojas A4, en un

6.3 LIQUIDACION FINAL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

6.4 CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

6.4.1 El Subgerente de Tesorería y el Sub Gerente de Contabilidad, dispondrán los

seguridad, que impidan la sustracción o deterioro de la documentación

6.5 RESPONSABILIDADES Y PROHIBICIONES DEL O LA RESPONSABLE DEL

Son responsabilidades del o la titular y suplente los siguientes:

m) Colocar el sello de “PAGADO” cuando recibe los documentos definitivos

Son prohibiciones del Titular y suplente, los siguientes:

6.6 FALTAS Y SANCIONES

6.6.1 El incumplimiento de la presente Directiva, dará lugar a que se establezcan

7.1 La Gerencia de Administración es el órgano responsable de resolver cualquier duda

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TARMA

Solicitado por Vº Bº Jefe Inmediato

Responsable de Caja Chica

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TARMA

Tarma……. de …………….de 202….

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TARMA

FECHA LUGAR JUSTIFICACION IMPORTE S/

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TARMA

Yo, ……………………………………………………………………………………………………………. (Funcionario o servidor)

DECLARO BAJO JURAMENTO

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TARMA

DESTINO TAXI TRANSPORTE PUBLICO

SALDO ANTERIOR 0.00

RESUMEN POR ESPECIFICA DEL GASTO

BIENES Y/O SERVICIOS

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA

Conteo Cantidad Valor S/ Totales

"LIBRO AUXILIAR DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA”

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