3 DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

3.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

El diagnóstico organizacional es un análisis minucioso de los procesos, cadena
de mando, funciones específicas de acuerdo a jerarquías, prácticas, deberes y
tareas específicas, fases productivas y/o relaciones comunicacionales que se
llevan a cabo de forma interna en una empresa, institución pública, privada o
mixta, para determinar situaciones problemáticas y oportunidades, con la
intención de subsanar las primeras y potenciar las segunda, a fin de mejorar el
tránsito de las estructuras sociales y productivas.
3.2 METODOLOGIA: ANALISIS DEL ENTORNO Y ANALISIS INTERNO
¿Qué es el análisis del entorno?
Como concepto, el análisis del entorno es un proceso el cual ayuda a identificar
oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades que intervengan en el
funcionamiento de la empresa, en el cumplimiento de las metas y en la
capacidad de alcanzar los objetivos.

Su función principal es analizar los contextos internos y externos en los que se

desenvuelve la organización. Este proceso consiste en la descripción
cualitativa y cuantitativa de los desenlaces actuales o futuros, reales o
presuntos, de la propia empresa, en relación con su desempeño en los ámbitos
económico, político, de mercado y social.

En este contexto, el análisis del entorno es un esfuerzo organizado y dirigido al

conocimiento que se tiene del funcionamiento de la empresa, con el fin de
mejorar el desempeño organizacional en todas sus áreas.
¿Cómo realizar un análisis del entorno?
Muchos directivos se rompen la cabeza en busca de una planificación eficiente
y estratégica que les ayude a definir acciones, iniciativas, metas y objetivos
para dirigir la operación de su negocio, en este esfuerzo por una dirección
efectiva, una de las principales herramientas disponibles es la matriz FODA o
DAFO.
El significado de DAFO se encuentra conformado por las iniciales de las
palabras Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas, lo cuales son los
aspectos que deben ser supervisados por la empresa.

El análisis del entorno interno determina sus fortalezas y debilidades, por otro
lado el entorno externo permite definir las amenazas y oportunidades:

Entorno interno
Se define generalmente como el entorno sobre el que la empresa ejerce un
control total, es decir, el entorno en el que puede controlar y actuar
voluntariamente; después de todo, es en este ámbito donde encuentra sus
puntos fuertes y débiles.

En general, en este grupo podemos incluir como ejemplo: maquinaria, política

comercial, flota de vehículos, carteras de clientes, capacidad de inversión,
sistemas de gestión, personal, etc.
Como puntos fuertes, se pueden resaltar características que sobresalgan ante
los competidores. Por ejemplo, una mejor ubicación, un personal altamente
calificado entre otros.

Las debilidades, por otro lado, son precisamente los aspectos que se
encuentran en el entorno interno y que perjudican a la empresa en relación con
la competencia, como una flota de vehículos obsoletos o una mercancía que no
se vende. A pesar del lado negativo, la organización tiene control total sobre
estas debilidades y, por lo tanto, puede tratar de modificar estos factores de
alguna manera.

Entorno externo
El entorno externo incluye factores sobre los que la empresa no tiene control,
como el clima, las crisis económicas, las tasas de interés, las políticas
ambientales, los cambios en la legislación, entre otros.
En este contexto, cuando un elemento externo genera un escenario favorable
para la empresa, este factor puede ser considerado una oportunidad, mientras
que las circunstancias sobre las que no tiene control y que crean horizontes
desfavorables pueden definirse como amenazas para el negocio, como, por
ejemplo, el aumento del precio del combustible o el alza del dólar.

Con estas definiciones, es posible determinar cómo sus fortalezas pueden

proteger a la organización de amenazas o desarrollar nuevas oportunidades, y
qué acciones deben tomarse para mitigar las debilidades o evitar que dañen
nuevas posibilidades.

Por lo tanto, para llevar a cabo un análisis del entorno, se deben seguir los
siguientes pasos:

 Definir los puntos fuertes.

 Determinar las debilidades.
 Hacer una lista de las oportunidades.
 Hacer una lista de las amenazas.
 Insertar los datos en los espacios correctos del diagrama de análisis
FODA.
 Realizar correlaciones entre los factores de la matriz.

Determinar las fortalezas que pueden mejorar las oportunidades y las que
pueden combatir las amenazas, y las debilidades que pueden dañar la
empresa.
Aunque los procesos utilizados para realizar un análisis del entorno varían de
una empresa a otra, muchas empresas tienen la misma razón para realizar
este estudio. Es decir, el propósito común es evaluar el entorno organizacional
para que la gerencia pueda reaccionar adecuadamente, aumentar los
resultados y consolidar su marca en el mercado.

¿Cómo hacer un análisis interno?

No existe un único proceso que las empresas sigan para realizar un análisis
interno; pero por lo general, las empresas suelen seguir el siguiente:

3.3 ELABORACION DE Diagrama Causa – Efecto

Un diagrama Causa – Efecto es un diagrama muy util para detectar las
anomalias que han producido un problema. Generalmente estas anomalias o
defecto en un sistema se solucionan de manera superficial, en cambio con este
diagrama se puede llegar a la raiz del problema principal. De esta manera el
problema se soluciona totalmante. A continuacion de enumeran los pasos para
elaborar un diagrama Causa – Efecto:

Procedimiento para elaborar los diagramas de Causa y Efecto para la

identificación de causas:

Escoja una característica de calidad y escríbala en el lado derecho de una hoja

de papel, dibuje de izquierda a derecha la línea de la espina dorsal y encierre la
característica en un cuadrado.

Luego, escriba las causas primarias que afectan a la característica de calidad,

en forma de grandes huesos, encerrados también en cuadrados.

Escriba las causas (causas secundarias) que afectan a los grandes huesos
(causas primarias) como huesos medianos, y escriba las causas (causas
terciarias) que afectan a los huesos medianos como huesos pequeños.

Asigne la importancia de cada factor, y marque los factores particularmente

importantes que parecen tener un efecto significativo sobre la característica de
calidad.

Registre cualquier información que pueda ser de utilidad.

De esta manera el diagrama Causa – Efecto acabara con los problemas dentro
de la empresa. Una de las principales dificultades de este diagrama es que es
muy difícil de elaborar ya que requiere de mucho tiempo y dedicación, es por
esta razón que es conveniente analizar los problemas con mayor importancia

Qué es el Diagrama de Ishikawa?

El Diagrama de Ishikawa o Diagrama de Causa Efecto (conocido también
como Diagrama de Espina de Pescado dada su estructura) consiste en una
representación gráfica que permite visualizar las causas que explican un
determinado problema, lo cual la convierte en una herramienta de la Gestión de
la Calidad ampliamente utilizada dado que orienta la toma de decisiones al
abordar las bases que determinan un desempeño deficiente.
La utilización del Diagrama de Ishikawa se complementa de buena forma con
el Diagrama de Pareto el cual permite priorizar las medidas de acción
relevantes en aquellas causas que representan un mayor porcentaje de
problemas y que usualmente en términos nominales son reducidas.
La estructura del Diagrama de Ishikawa es intuitiva: identifica un problema o
efecto y luego enumera un conjunto de causas que potencialmente explican
dicho comportamiento. Adicionalmente cada causa se puede desagregar con
grado mayor de detalle en subcausas. Esto último resulta útil al momento de
tomar acciones correctivas dado que se deberá actuar con precisión sobre el
fenómeno que explica el comportamiento no deseado.
En este contexto, una representación del Diagrama de Causa
Efecto o Diagrama de Espina de Pescado tiene la siguiente forma:
4 FLUJOGRAMAS
4.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
Son una representación visual donde se incorpora una línea de pasos y
acciones que se encuentran involucradas en un determinado proceso.
Básicamente realizar un diagrama de flujo es crear de forma gráfica una
representación de diversos hechos, acontecimientos, situaciones, relaciones o
movimientos para recolectar información y usarla como símbolos.

Puede responder de forma efectiva en diferentes ámbitos haciendo uso de

simbologías definidas para representar cada uno de los pasos tanto del
proceso como de la ejecución del mismo utilizando flechas para conectarlos
entre sí de forma coherente.

El flujograma, también conocido como diagrama de flujo, es una muestra visual

de una serie de acciones o pasos que conlleva un determinado proceso. Esto
significa que un flujograma representa de manera gráfica movimientos, hechos,
relaciones y situaciones de todo tipo a través de símbolos.
El flujograma se emplea normalmente para visualizar de manera mas clara y
sencilla un proceso o diseñar a su vez uno nuevo, en el que aparezcan
incorporadas ciertas mejoras. También se utilizan para mejorar la fluidez de la
comunicación entre las personas que intervienen en el proceso y divulgar de
manera concreta los datos y la información contenida.

Las características que posee el diagrama de flujo o flujograma son las

siguientes:
 Uso de símbolos para representar las distintas etapas de un proceso.
 Sectores o personas que están implicados en el mismo.
 Sucesión de operaciones.
 Tráfico de documentos y de datos.

IMPORTANCIA DE FLUJOGRAMA
Para que nos sirven los diagramas de flujo?

Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de

datos a través de sistemas de tratamiento de información. Los diagramas de
flujo describen que operaciones y en que secuencia se requieren para
solucionar un problema dado.
Un diagrama de flujo u organigrama es una representación diagramática que
ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir la
solución de un problema. Los diagramas de flujo se dibujan generalmente
antes de comenzar a programar el código frente a la computadora. Los
diagramas de flujo facilitan la comunicación entre los programadores y la gente
del negocio. Estos diagramas de flujo desempeñan un papel vital en la
programación de un problema y facilitan la comprensión de problemas
complicados y sobre todo muy largos. Una vez que se dibuja el diagrama de
flujo, llega a ser fácil escribir el programa en cualquier idioma de alto nivel.
Vemos a menudo cómo los diagramas de flujo nos dan ventaja al momento de
explicar el programa a otros. Por lo tanto, está correcto decir que un diagrama
de flujo es una necesidad para la documentación mejor de un programa
complejo.
4.2 SIGNOS UTILIZADOS

Los diagramas de flujo usan formas especiales para representar diferentes

tipos de acciones o pasos en un proceso. Las líneas y flechas muestran la
secuencia de los pasos y las relaciones entre ellos. Estos son conocidos como
símbolos de diagrama de flujo.

El tipo de diagrama dicta los símbolos de diagramas de flujo que se utilizan.

Por ejemplo, un diagrama de flujo de datos puede contener un Símbolo de
Entrada o Salida (también conocido como Símbolo de E/S), pero no es muy
comun verlo en la mayoría de los diagramas de flujo de procesos.

Con los años, la tecnología ha evolucionado, y con ella tambien la

diagramacion. Algunos símbolos de los diagramas de flujo que se utilizaron en
el pasado para representar tarjetas perforadas de computadora, o cinta
perforada, han pasado a la historia.
INICIA
Lista de Símbolos Utilizados en Diagramas de Flujo
Aquí tienen una lista más completa de los símbolos de diagramas de flujo.

Símbolo de Inicio / Final

El símbolo de terminación marca el punto inicial o final del sistema. Por lo
general, contiene la palabra "Inicio" o "Fin".

Símbolo de Acción o Proceso

Un rectangulo solo puede representar un solo paso dentro de un processo
("agregar dos tazas de harina"), o un subproceso completo ("hacer pan") dentro
de un proceso más grande.
Símbolo del Documento Impreso
Un documento o informe impreso.

Símbolo de Multidocumento
Representa multidocumento en el proceso.

Símbolo de Decisión o Ramificación

Un punto de decisión o ramificación. Las líneas que representan diferentes
decisiones surgen de diferentes puntos del diamante.

Símbolo de Entrada / Salida

Representa el material o la información que entra o sale del sistema, como una
orden del cliente (entrada) o un producto (salida).

Símbolo de Entrada Manual

Representa un paso en el que se pide al usuario que introduzca la información
manualmente.
Símbolo de Preparación
Representa un ajuste a otro paso en el proceso.

Símbolo del Conector

Indica que el flujo continúa donde se ha colocado un símbolo identico (que
contiene la misma letra).

O Símbolo
Indica que el flujo del proceso continúa en más de dos ramas.

Símbolo de Unión de Invocación

Indica un punto en el diagrama de flujo en el que múltiples ramificaciones
convergen de nuevo en un solo proceso.

Símbolo de Fusión
Indica un paso en el que dos o más sub-listas o subprocesos se convierten en
uno.

Símbolo de Intercalar
Indica un paso que ordena información en un formato estándar.
Símbolo de Ordenar
Indica un paso que organiza una lista de elementos en una secuencia o
establece según algunos criterios predeterminados.

Símbolo de Proceso Predefinido

Indica una secuencia de acciones que realizan una tarea específica incrustada
dentro de un proceso más grande. Esta secuencia de acciones podría
describirse con más detalle en un diagrama de flujo separado.

Símbolo del Operación Manual

Indica una secuencia de comandos que continuarán repitiéndose hasta que se
detenga manualmente.

Símbolo de Límite de Bucle

Indica el punto en el que debe detenerse un bucle.

Símbolo de Retardo
Indica un retraso en el proceso.
Almacenamiento de Datos o Símbolo de Datos Almacenados
Indica un paso donde se almacenan los datos.

Símbolo de la Base de Datos

Indica una lista de información con una estructura estándar que permite buscar
y ordenar.

Símbolo de Almacenamiento Interno

Indica que la información se almacenó en la memoria durante un programa,
utilizado en diagramas de flujo de diseño de software.

Símbolo de Visualización
Indica un paso que muestra información.

Conector Fuera de Página

Indica que el proceso continúa fuera de la página.
Los símbolos que más comúnmente se encuentran en un flujograma son:
 Elipse (limites): indican el inicio y fin de un procedimiento.
 Rectángulo (operaciones): representa una etapa del proceso (nombre de
la etapa y quien la ejecuta).
 Cuadrado recortado por debajo (documentos): es el documento que
resulta del procedimiento.
 Rombo (decisión): en este punto del proceso es cuando hay que tomar
una decisión y escribirla dentro del rombo.
4.3 TIPOS DE FLUJOGRAMA
Formato vertical: El flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia
abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato horizontal: El flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda
a derecha.

FORMATO PANORÁMICO : E L PROCESO ENTERO ESTÁ REPRESENTADO EN UN

SOLO DIAGRAMA , TANTO EN SENTIDO VERTICAL COMO HORIZONTAL ,
PERMITIENDO DISTINTAS ACCIONES SIMULTÁNEAS
FORMATO ARQUITECTÓNICO : DESCRIBE EL ITINERARIO DE RUTA DE UNA FORMA
O PERSONA SOBRE EL PLANO ARQUITECTÓNICO DEL ÁREA DE TRABAJO

4.4 OTROS TIPOS DE DIAGRAMA

El diagrama de Gantt
Es una herramienta de gestión de proyectos en la que se recoge la
planificación de un proyecto. Normalmente tiene dos secciones: en la parte
izquierda se incluye una lista de tareas y, en la derecha, un cronograma con
barras que representan el trabajo. Los diagramas de Gantt también pueden
incluir las fechas de inicio y de finalización de las tareas, los hitos, las
dependencias entre tareas y las personas asignadas. Para cumplir con las
demandas del desarrollo de software moderno, las herramientas de hoja de
ruta como Jira Software incluyen funciones como una estructura de tareas
plegable y paneles de gestión de recursos. Estas herramientas de hoja de ruta
ayudan a los equipos a mantener una estrategia coherente en los proyectos a
pesar de la naturaleza iterativa de los procesos de desarrollo de software.
Un diagrama de Gantt te muestra:
 La fecha de inicio y finalización de un proyecto
 Qué tareas hay dentro del proyecto
 Quién está trabajando en cada tarea
 La fecha programada de inicio y finalización de las tareas
 Una estimación de cuánto llevará cada tarea
 Cómo se superponen las tareas y/o si hay una relación entre ellas
Componentes de un diagrama de Gantt
Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:
1. Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de
proyecto tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del
proyecto.
2. Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un
diagrama de Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas para que
ninguna sufra retrasos o se quede olvidada.
3. Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a
cabo cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada subtarea se completará
según el programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo.
4. Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo en
cualquier momento, mientras que otras se deben completar antes o después de
que empiece o termine otra tarea. Estas tareas que dependen de otras se
pueden indicar en un diagrama de Gantt.
5. Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está
desarrollando tu proyecto ya que te ofrece una representación de las tareas
que ya se han completado. Al indicar la fecha actual, obtendrás una vista
general de cuánto queda por hacer y verás si todo procede como estaba
planeado para completar el proyecto a tiempo.
Ventajas de un diagrama de Gantt
Usar un diagrama de Gantt en tu proceso de gestión de proyectos te
proporciona las siguientes ventajas:
1. Claridad
2. Una vista general simplificada
3. Datos sobre el rendimiento
4. Una mejor gestión del tiempo
5. Flexibilidad

MAPAS CONCEPTUALES
TEMA 1 DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

TEMA 2 FLUJOGRAMAS