ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS

I SESIÓN ASPECTOS LEGALES, PLANIFICACIÓN Y RENDICIÓN DE INFORMES CONTENIDO
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Guía para la legalización de una ASADA: estructura, asambleas, actas, cédulas, personerías, certificación de miembros de Junta Directiva, fuentes de agua, libros legales ……………………………………………………………….9 Guía para la elaboración de los estatutos y del reglamento interno de una asociación……………………………………………………………… ………………………22 Funciones y sanciones aplicadas de los miembros de Junta Directiva, asociados y ASADAS………………………………………………………………… …………..26 Elaboración de planes , cronogramas de trabajo y presupuestos...………30 Elaboración de informes de tesorería –contables, mensuales y anuales y ante AyA……………………………………………………………………… ……………………….36 Elaboración y presentación de los informes anuales de labores de Presidente, Tesorero y Fiscalía……………………………………………………………..40 Declaratoria de utilidad exoneraciones ..……….41 pública de una ASADA y

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ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS

1. GUÍA PARA LA LEGALIZACIÓN DE UNA ASADA. Estructura de una ASADA A continuación se presentan los órganos que constituyen una ASADA y los niveles en que se ubican cada uno de ellos. Recordemos que una ASADA no es solamente la Junta Directiva, si no, que está compuesta por tres Órganos: Asamblea General, Junta Directiva y Fiscalía. Además cuenta con un área administrativa, compuesta por los empleados que requieran para apoyar la gestión: administradores, fontaneros, secretaria o cobradores.

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ORGA
Además por la naturaleza y el interés de servicio de estas organizaciones se derivan la siguiente Misión y Visión básicas que orientan el trabajo de las ASADAS. La MISIÓN: es el papel o las funciones primordiales que tiene a cargo una organización actualmente.

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cantidad y continuidad del abastecimiento de agua potable. mantener desarrollar el sistema de acueductos. 11 . VISION • • Ser autosuficientes en armonía con el ambiente. administrar. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA Fundamento Jurídico: • Reglamento de las ASADAS. Asegurar a los clientes un servicio eficiente y eficaz en cuanto a calidad. operar.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS MISION • • • Construir. Cada ASADA puede redefinir su propia misión y visión. La VISIÓN: es lo que a futuro debe lograr la organización para cumplir con un el panorama ideal en su trabajo. Conservar y preservar el recurso hídrico. según sus prioridades e Intereses. y Aprovechar racionalmente el agua necesaria para el suministro de a las poblaciones.

pero con un mismo objetivo. que también cito: “El servidor público será un servidor de los administrados en general y en particular de cada individuo o administrado que con él se relacione en virtud de la función que desempeña. extenderme también a las funciones conjuntas de la Junta Directiva. ya que. que dice: “El funcionario de AYA es un servidor público que primordialmente se debe a los clientes a quienes debe tratar con justicia. nos desempeñamos como Funcionarios públicos. equidad y respeto. Cada administrado deberá ser considerado en el caso individual como representante de la colectividad de que el funcionario depende y por cuyos intereses debe velar. 12 . la misma se compone de varios miembros diferentes entre sí.” Por tanto debemos tener muy presente en nuestras acciones el Artículo 114 de la Ley General de Administración Pública. si no. pues administramos un bien público por lo cual nos remitimos al Artículo No 5 del Reglamento de Prestación de Servicios a los Clientes.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS • Ley de Asociaciones • Estatutos de las ASADAS Lo más importante antes de desarrollar el tema es reconocer quienes somos como miembros de Junta Directiva.” En este ámbito es importante no solo llegar rápido al tema que nos ocupa.

• Recibir las solicitudes de afiliación y otorgarles aprobación o desaprobación las cuales serán definidas por Asamblea General. gravar o de cualquier forma enajenar bienes de la Asociación requerirá la aprobación del acuerdo unánime de la Junta Directiva. para vender. • Recibir las solicitudes de renuncia voluntaria y recomendar la expulsión o no. Funciones de los miembros de Junta Directiva: Del Presidente: • Será el representante Judicial y Extrajudicial de la Asociación.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Funciones de la Junta Directiva: • Tomar acuerdos necesarios para que la Asociación cumpla con sus fines. con carácter de Apoderado Generalísimo con límite de Suma. • Remitir al AYA un informe contable al menos una vez al año. • Presidirá las sesiones de Asamblea General y de Junta Directiva. de alguno de los asociados. • Convocar a Asambleas Generales a través del secretario o Presidente. • Firmará las actas junto con el Secretario. 13 . • Presentar anualmente un informe de labores a la Asamblea General. • Nombrar las comisiones que considere necesarias. sin embargo. • Supervisar con la Fiscalía las labores otorgadas a las Comisiones establecidas. • Dará al Presidente poderes necesarios para la ejecución de cualquier asunto esencial en que intervenga la Asociación con terceros.

Del Vicepresidente: • Sustituirá al Presidente en sus ausencias temporales.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS • Autorizará junto con el Tesorero los pagos que la Junta Directiva acuerde. • Llevará un archivo ordenado y completo. • Velar por el cumplimiento de los planes y programas del Comité. • Convocará las sesiones ordinarias y Extraordinarias de la Junta. • Llevará la iniciativa en todas las gestiones que la Asociación emprenda. con iguales atribuciones y obligaciones. • Firmará las anteriores junto con el presidente. una vez aprobadas. • Dará lectura a la correspondencia y la tramitará lo más pronto posible. lo cual le hace responsable del extravío de alguno de los mencionados y los facilitará a los miembros de Junta o Asociados cuando estos se lo requieran. cuyos asientos de inscripción serán firmados por el presidente y secretario. • Desempeñar todos los demás deberes y diligencias que por acuerdo le asigne la Junta Directiva. 14 . Del Secretario: • Confeccionará las actas de las reuniones de Asamblea General y de Junta Directiva. • Deberá llevar en perfecto orden y debidamente legalizados el libro de actas de Junta Directiva. • Tendrá custodia de los documentos y archivos de la Asociación. • Desempeñar todos los demás deberes y diligencias que por acuerdo le asigne la Junta Directiva. Asamblea General y el libro de Registro de Asociados.

• Rendirá un informe anual a la Asamblea General. a excepción del presidente.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS • Confeccionará junto con el presidente las agendas tanto de Asamblea General como sesiones de Junta Directiva. • Cuidará de los fondos de la ASADA los que depositará en una cuenta corriente en uno de los bancos del Sistema Bancario Nacional a nombre de la Asociación. • Los Depósitos o retiros se harán con la firma del presidente y tesorero y en ausencia temporal del presidente. De los vocales: • Ayudar en las tareas que le encomiende la Junta Directiva. de los cuales tendrá custodia. • Sustituir en forma temporal cuando se ausente algún miembro de la Junta Directiva. firmará el vicepresidente. • desempeñar todos los deberes y diligencias que por acuerdo le asigne la Junta Directiva. Mayor. 15 . Del Tesorero: • Controlar y custodiar los dineros recaudados por la ASADA. De la Fiscalía: Es un tercer órgano independiente de la Junta Directiva. • Realizará arqueos tanto a la caja chica como a la de trabajo de la ASADA. cuyo monto se fijará en Asamblea General. • Deberá estar cubierto con una póliza de fidelidad. • Llevará al día y legalizados los libros Diario. e inventarios y balances. • Llevará al día y en orden el libro de tesorería. • Desempeñar todos los demás deberes y diligencias que por acuerdo le asigne la Junta Directiva.

pero es lo ideal para que el Acueducto conforme los expedientes de cada usuario del servicio de agua.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS • Supervisar todas las operaciones y movimientos económicos de la Asociación. • Presentar certificado de propiedad preferiblemente o documentos probatorios de que es el dueño de la propiedad. los acuerdos y reglamentos que emita la Asociación. • Velar por el fiel cumplimiento de la Ley Estatuto. • Deben tener una propiedad en la comunidad donde se constituirá la Asociación. DE LAS CONVOCATORIAS ASAMBLEAS Para constituir la Asociación Los participantes que deseen ser miembros de la asociación deben presentarse con los siguientes requisitos: • Documentos de identidad al día. • Participar con voz. • Realizar arqueos a la caja chica y caja de trabajo de la ASADA.no es obligatorio. • Solicitar la convocatoria a Asamblea General extraordinaria cuando lo considere necesario. • Copia del plano de la propiedad. • Oír quejas de los asociados y realizar la investigación pertinente. • Rendir un informe anual a la Asamblea General sobre la gestión realizada por la Junta Directiva. así como. original y copia. pero sin voto en las sesiones de Junta Directiva donde se traten asuntos que tengan ingerencia con su gestión. La Asamblea tendrá una duración de máximo dos horas y comprende la siguiente Agenda: 16 Y REALIZACIÓN DE .

• La segunda convocatoria se realizará una hora después con los presentes. • La primera convocatoria se realizará con la asistencia de la mitad más uno de los afiliados. a no ser que el acuerdo requiera por Ley o Estatuto las dos terceras partes de los asociados. Asamblea Ordinaria para renovar personería y elegir la nueva Junta Directiva del Acueducto. Los asuntos se aprobarán con mayoría simple (la mitad más uno). siempre y cuando no sea menor al total de los asociados a los puestos elegibles en los órganos de la Asociación. Asambleas en las ASADAS ya constituidas Es importante coordinar con la Junta Directiva para que estén una hora antes de la Asamblea con los libros del Acueducto y el informe contable y coordinar con ellos el desarrollo de la Agenda de la Asamblea. Los participantes con derecho a voto deben ser miembros afiliados de la Asociación y deben presentarse con documento de identidad al día. Levantamiento del Acta Constitutiva. Elección de la primera Junta Directiva. 17 .ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS • • • • • • Motivación Explicación de las funciones de la ASADA. Explicación de los estatutos y Convenio de Delegación. Acuerdos y recomendaciones finales.

Informe del fiscal saliente. pero sin la elección de junta directiva. Elección de nueva Junta Directiva. Aprobación de los informes. Informe del presidente saliente. Acuerdos y recomendaciones finales Asamblea Anual Ordinaria de medio período de la Junta Directiva electa del Acueducto La Asamblea tendrá una duración de máximo dos horas y comprende la misma agenda de la anterior. abonados o usuarios en general que participen. En las Asambleas Extraordinarias Cuando se considere necesario la Junta Directiva realizará una convocatoria en fecha extraordinaria para tratar uno o varios asuntos específicos que requieran ser informados o avalados por la asamblea general. Se debe enviar la invitación a los afiliados e indicar el o los asuntos especiales a tratar. Bienvenida y motivación.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS La Asamblea tendrá una duración de máximo dos horas y comprende la siguiente agenda: • • • • • • • • • Comprobación de quórum. pues solo es de información de los avances. Mociones. Registro de asistencia a Asambleas Los asistentes a cualquiera de las asambleas ya sean afiliados. Informe del tesorero (debe llevar un informe contable de cierre del período por escrito). firmarán una lista de asistencia con su nombre y otros datos que se le 18 .

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS soliciten. Jenny Vargas Quesada. Fuente: Lic. actúa como presidente de esta reunión ___________ y como secretario ____________. Sin embargo sólo deben ser transcritos en el acta la lista de afiliados con derecho a voto. a manera de respaldo de la actividad y para actualizar información de los abonados. Machote de Acta de Asamblea General Asamblea General Ordinaria (o extraordinaria) de la Asociación Administradora del Acueducto ______________________ celebrada en su domicilio social a las _______ horas del día_______ de _________ del año dos mil ________. y por mayoría de votos se nombra: Presidente: _________ 19 . Por mayoría de votos se tomas los siguientes acuerdos: PRIMERO ______________ SEGUNDO______________ TERCERO_____________ CUARTO: cuando se procede a nombrar la nueva Junta Directiva y al fiscal por el período comprendido entre el __________ del año dos mil _____ al ______ del año dos mil _________. estando presentes los señores ___________________________. Consultora Legal y Estatutos de ASADAS.

Presidente Secretario Agenda Reunión de Junta Directiva ASADA _______________ Fecha_____/_____/______ • Comprobación del quórum • • • Lectura y aprobación de la agenda Atención a visitas Lectura y aprobación de acta(s) anterior (es) 20 .ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Vicepresidente: __________ Secretario: ____________ Tesorero: ______________ Vocal: __________________ Y en el cargo de fiscal: _____________________ QUINTO: ________ Sexto para protocolizar en lo conducente la presente acta se comisiona al Notario Público: ______________. sin más asuntos que tratar se levanta la sesión a las ____________ horas con ___________ minutos del mismo día.

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS • Lectura de correspondencia • Informe del presidente • Informe del tesorero • Asuntos varios • Acuerdos finales • Cierre de sesión LIBROS LEGALES Se explica aquí el manejo básico de los tres libros que tiene a cargo la secretaría de la asociación. Las Asambleas Generales Ordinarias (salvo excepciones y según el estatuto) se celebran. En la tercera sesión se tratarán los libros contables que maneja la tesorería. Las Asambleas Generales Extraordinaria son aquellas convocadas en cualquier fecha. para tratar un asunto específico y urgente. Se incluyen los nombres y números de cédula de los afiliados presentes. cada año. LIBRO DE JUNTA DIRECTIVA 21 . LIBRO DE ASAMBLEA GENERAL Se transcribe lo tratado en aquellas reuniones de asociados que fueron convocados a Asamblea y se reunieron cumpliendo el quórum legal.

adjuntando los timbres de ley y certificación de un Contador Público autorizado dando fe de que la Asociación tiene sus estados financieros al día. solicitando la apertura con el número de nuevo libro a legalizar. se procurará dejar en limpio la última plana o por lo menos dejar un espacio de 12 reglones al final. según se detalla en la segunda sesión de este manual. Luego. para que en el Registro de Asociaciones le pongan el sello del “Cierre de Libro”. Primero se transcriben en modo de lista hacia abajo los nombres completos de los asociados o afiliados fundadores (presentes en la Asamblea Constitutiva).ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS En este libro se transcribe lo tratado en las reuniones convocadas por la Junta Directiva. 22 . Serán sesiones de Junta Directiva extraordinarias aquellas que se realizan fuera de fecha establecida y donde se tratarán asuntos muy especiales y urgentes (en estas los miembros de Junta Directiva no devengarán dieta). LEGALIZACIÓN DE NUEVOS LIBROS Cuando cualquiera de los libros de actas fueron terminados. LIBRO DE AFILIADOS Este libro sirve de control para conocer quienes tienen derecho a voz y voto en las asambleas de la asociación. se incorporan los nombres y datos del asociado y del acuerdo que aprobó. Debe adjuntarse una carta firmada por el presidente y autenticada por un abogado. conforme se tomen acuerdos sobre nuevas afiliaciones aprobadas por la Junta Directiva. Al Registro de Asociaciones se presenta el libro ya usado y el libro nuevo que va a ser legalizado.

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS EXTRAVÍO DE UN LIBRO Cuando esto sucede se procede la siguiente forma: • Se publica un aviso por una vez en la Gaceta y en alguno de los periódicos de mayor circulación. • Presentar certificación de contador Público autorizado. a fin de escuchar las objeciones en el Registro de Asociaciones. LEGALIZACIÓN DE LAS FUENTES DE AGUA Las fuentes de agua: nacientes o pozos deben estar debidamente registrados ante el Estado de manera que la Asociación respectiva tenga derecho sobre su aprovechamiento y administración. Luego el AyA remite este formulario al Departamento de Aguas del Ministerio 23 . se presentan los recortes de los avisos con sus respectivas fechas. • Presentar ante el Registro de Asociaciones del Registro Nacional. Este procedimiento se llama Denuncia del Recurso Hídrico. que se tramita al presentar un formulario emitido por el AyA con la información solicitada sobre datos legales de la propiedad. • Se adjunta: solicitud firmada por el presidente o secretario autenticada por un abogado. haciendo constar que los registros contables cierran perfectamente. todos los documentos anteriores junto con el libro nuevo a legalizar y los timbres correspondientes. • Después de ocho días hábiles de la publicación. de la Asociación solicitante y técnicos sobre las características y ubicación de las fuentes.

Existen tres aspectos constitutivos en todo reglamento: • Normativa: normas establecidas para una empresa • Prohibiciones: prohibiciones establecidas por la empresa para los trabajadores. se adjunta un machote del estatuto o Acta Constitutiva de una ASADA. 24 .go. que es la entidad encargada de emitir la resolución definitiva.cr 2. ideológicas (no hablar de política. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN REGLAMENTOS DE UNA ASADA. El formulario y las indicaciones para el procedimiento se adjuntan al final del documento. religión o deporte).cr y www.aya.go. así como las prohibiciones y penas en desacato a estas normas. que corresponde al de las asociaciones específicas de la Ley de Asociaciones 218. deberes y derechos de los trabajadores en una empresa o socios de una organización. pueden ser físicas (no fumar). Fuente: Páginas web del del AyA y del Departamento de Aguas de MINAET: www. pero al que se le agrega el vínculo con el AyA. sociales (no hablar por celular en horas laborales). y las modificaciones correspondientes por la naturaleza de estas organizaciones. DE ESTATUTOS Y ESTATUTOS En el material de Capacitación Legal de Facio y Cañas.drh. CONFECCIÓN DE REGLAMENTOS INTERNOS Los Reglamentos son normas o disposiciones que detallan procedimientos.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS de Ambiente y Energía (MINAET). como ente rector del agua en Costa Rica.

• Lugar y fecha: nombre de quienes representan al a empresa y la autenticación de un abogado. • Capítulos: conjunto de artículos que están en función de un área. período o fecha a partir del cual se rige la publicación. prohibiciones o pena relacionado con el tema de los capítulos. • Definiciones: se especifican los significados de cada uno de los términos utilizados en el reglamento. • Artículos: descripción de las normas.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS • Penas: establece las sanciones que se establecen si no se cumplen las normas establecidas. • Legalidad y vigencia: Acuerdo de la Junta Directiva de cuando se aprobó. Cada reglamento contiene una estructura: • Nombre: hace referencia a la empresa. • Objetivo: especifica ¿para qué? Se hizo este reglamento. • Específico (para cada área). Existen dos tipos de reglamentos • General (para todos). Ejemplo: Reglamento Interno sobre el uso de vehículos 25 .

Control: Comprobación. Acuerdan: El Reglamento Interno sobre el uso de vehículos Definiciones: Vehículos: todo automotor adquirido y registrado a nombre de la ASADA Santa Fe. Conservar: Mantener en buen estado una cosa. Considerando: 1. Que la ASADA Santa Fe es propietaria de una motocicleta de placa #______________ 2. Mantenimiento: Conjunto de acciones que se ejecutan para tener en buen estado de funcionamiento algo. Fontanero: Empleado contratado por la ASADA. CAPÍTULO I: NORMAS ARTÍCULO I 26 . encargado del área técnica de fontanería. en Sesión Ordinaria de fecha: __________. Que en vista de lo anterior es necesario establecer políticas para el uso del mismo. inspección.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS de la ASADA ___________________ Los miembros de la Junta Directiva de la ASADA _______________.

y que determine el MOPT. en próxima reunión se presentará la autorización por escrito para el uso del mismo. la cual deberá estar debidamente firmado por su jefe inmediato. quien responderá por el mismo. ARTICULO IV Que en defecto de lo anterior se designará por acuerdo un segundo responsable del vehículo. ARTICULO V Que si por caso especial se usare el vehículo fuera de horario o por cortesía se autorizara el uso del mismo. ARTICULO II 27 . Los costos incluyendo la regulación que implique el uso del mismo deberán ser sufragados por la ASADA. ARTICULO II Que el vehículo permanecerá dentro de las instalaciones de la planta física de la ASADA. ARTICULO VI Que utilizará el equipo y documentos necesarios por el uso del vehículo. una vez que entre en función de sus labores diarias. ARTICULO III Que el único responsable del vehículo será el fontanero. CAPÍTULO II: PROHIBICIONES ARTICULO I Queda prohibido utilizar el vehículo en asuntos ajenos para los que fue designado. mantenimiento y operación del vehículo.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Corresponde a la Junta Directiva todo lo relativo al control.

ARTICULO III Queda prohibido el transporte de dineros por parte del fontanero en el vehículo. y se comprobare la falta. la ASADA está facultada al despido sin responsabilidad patronal. administrativas y financieras que la institución defina. hasta un máximo de tres. técnicas. CAPÍTULO III: SANCIONES ARTICULO I Si se violentare cualquiera de los anteriores. a los __________días del mes de _______________ del 2008. SANCIONES APLICADAS A LAS ASADAS El Papel de la Junta Directiva  Deberá cumplir con las disposiciones legales. 3.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Queda prohibido el transporte de personas ajenas a la ASADA. a menos que fuese designado por escrito a dicha diligencia. En fe de lo anterior firmamos conformes en ___________________________. para garantizar la solución de problemas en los servicios de agua potable  28 . ARTICULO II Después de tres sanciones escritas. se le aplicará sanción escrita y suspensión de sus labores de uno a tres días sin goce de salario.

se expondrán las situaciones más frecuentes suscitadas tanto en la parte interna como externa de las ASADAS. Lo anterior se dará por los siguientes motivos: • No pago de dos cuotas consecutivas sin causa que lo justifique.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS  Dirigir con eficacia y eficiencia la administración. afiliados. sin embargo. • Por renuncia voluntaria. está en la obligación y el derecho de aplicar las sanciones que las regulaciones de la ASADA. De los Asociados Los asociados dejarán de pertenecer a la Asociación por las siguientes causas: • Por fallecimiento. trabajadores y abonados por el no cumplimiento de sus deberes. • Ley de Asociaciones • Estatutos de las ASADAS El tema a desarrollar es tan extenso como intrincado. 29 . • Por expulsión acordada por las dos terceras partes de los presentes a la Asamblea General. mantenimiento y operación del acueducto Para lograr garantizar la permanencia del acueducto  Debe fijarse claramente la responsabilidad de cada uno de los miembros de la junta directiva Por lo tanto. les faculta a realizar en caso de incumplimiento de alguno de sus miembros. Fundamento Jurídico • Reglamento de las ASADAS.

Para lo anterior la Junta Directiva le comunicará por escrito al afectado los motivos de su expulsión.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS • Conducta inmoral que atente contra el buen nombre de la Asociación. una vez cumplido el plazo. De los miembros de Junta Directiva Podrán ser removidos de su cargo. • Uso indebido de los activos económicos y físicos de la Asociación. la Junta convocará de manera inmediata a Asamblea General. Actúe en nombre de la Asociación sin haber sido comisionado para ello. sin causa justificada. Haga mal uso de los recursos físicos y económicos de la Asociación. Se comprobasen faltas o hechos no compatibles con sus funciones. El AyA podrá asumir la administración de los sistemas de acueductos. • Otras sanciones se encuentran en la Ley de Asociaciones 218. deberes y responsabilidades. donde el asociado expondrá su defensa y la misma decidirá definitivamente si es expulsado o no. Faltare a tres sesiones consecutivas o cinco alternas. para que el asociado prepare su defensa en los siguientes ocho días hábiles. • • Cuando un asociado actúe en nombre de la Asociación sin estar facultado para ello. cuando: • • • • Ocurran ausencias prolongadas o definitivas. cuando: 30 . contenido en el Material de Capacitación de Marco Legal de Facio y Cañas.

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS • No se garantice el servicio público. y si la Asamblea General no logra constituir una Junta Directiva.). El incumplimiento a las disposiciones contenidas en el Reglamento de ASADAS podrán acarrear responsabilidad civil y penal a los miembros de Junta Directiva.) • En situaciones de emergencia e inminente necesidad. 35 Inciso 10. • Uso fraudulento de bienes y servicios públicos para evadir el pago a la entidad reguladora. se retirasen todos lo miembros de Junta. Reglamento de ASADAS). Cuando no sea posible estimar el daño se multara con el monto de cinco a veinte salarios base. 31 . que ponga en peligro personas o propiedades. • Mantenimiento inadecuado de equipos de trabajo del servicio público regulado. fiscal y funcionarios de las Asociaciones Administradoras. (si los miembros se declaran incapaces. • Prestación no autorizada del servicio público. De las ASADAS La autoridad reguladora (ARESEP) sancionará cumpliendo con el procedimiento administrativo previsto en la Ley General de la Administración Pública con multa de cinco a diez veces el valor del daño causado que ella determine a quien suministre un servicio público que incurra en cualquiera de las circunstancias siguientes: • Cobro de tarifas. tasas o contribuciones distintos de los señalados por la Autoridad Reguladora. Código Penal y Ley de Asociaciones. para lo que se remitirá al Código Civil. • Si el servicio no se brinda de conformidad con los principios básicos (remítase al Capítulo III del Reglamento de las ASADAS. (Art. • La ASADA propone el traspaso. Todo lo anterior contemplado en el Artículo 38 de la Ley de la ARESEP.

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS 4. 32 . es mediante esta que se proyectan acciones para el logro de los objetivos de la misma. esto se realiza priorizando las necesidades de la Organización. CRONOGRAMAS DE TRABAJO Y PRESUPUESTOS Debemos recordar que en toda empresa u organización el planear es parte fundamental del proceso administrativo. ELABORACIÓN DE PLANES. Un plan de trabajo debe responder a las siguientes preguntas: • • • • • • Que vamos a hacer? Cuando lo vamos a hacer? Quien lo va a hacer? Como lo vamos a hacer? Donde lo vamos a hacer? Con que recursos lo haremos? Es importante tener claro qué proyectos realizaremos en el período de nombramiento. Establecido lo anterior realizaremos un cronograma de actividades que vendrá a responder las preguntas anteriores.

ACTIVIDAD PERIODO DE EJECUCIÓN Agosto (asamblea realizada) a diciembre 2008 Setiembre – octubre 2008 3. Proyecto de construcción y administración de un acueducto rural en Las Delicias de Los Chiles. Perforación y prueba AyA: maquinaria. en compra de terreno. Constitución Legal Comité de Acueducto Las ASADA Delicias: Convocatoria y organización.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS En reunión de junta directiva se determinan cuales son las labores a realizar durante el año siguiente. equipo de cloración. RESPONSABLE/TIPO DE APOYO 1. materiales de fontanería. Febrero 2009 instalación de tanque materiales y supervisión. medidores. Construcción y/o AyA: maquinaria. Bombas sumergibles. ASADA Las Delicias: Vigilancia y seguimiento. pues nos permite resaltar las metas logradas y pendientes en dicho año de labor Ejemplo de descripción de actividades. personal y de pozo supervisión. tanque de almacenamiento. AyA y Asignaciones Familiares: compra y suministro de materiales. 4. 33 . responsable y plazos de un proyecto: Tabla 1. Proyecto Río Frío: Pago de servicios notariales (abogados) 2. etcétera. ASADA Las Delicias: Mano de obra y seguimiento. personal. estas pueden consistir. Posteriormente se fijan las fechas en que cada de una se llevaran a cabo (cronograma de trabajo) Además la elaboración del plan de trabajo facilita realizar el informe anual del presidente. Sanjeo e instalación de AyA: asesoría y supervisión Marzo 2009 tubería técnica.

Instalación de AyA: asesoría y supervisión Mayo 2009 previstas y medidores técnica. Proyecto Río Frío: Apoyo en combustible y/o materiales 5.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS ASADA Las Delicias: Mano de obra y seguimiento Municipalidad de Los Chiles: Maquinaria (back hoe) y mano de obra. AyA y Asignaciones Familiares: compra y suministro de materiales. AyA: Materiales (fascículos de capacitación) ASADA Las Delicias: Alimentación y transporte. 7. ASADA Las Delicias: Mano de obra y seguimiento Proyecto Río Frío: Apoyo en materiales 6. asesores y 2008 (ya iniciada) materiales. Mapeo georeferenciación acueductos y Proyecto Río Frío: Trabajo de Mayo 2009 de campo y elaboración de Mapas ASADA Las Delicias: Trabajo de campo Ejemplo de elaboración de cronograma de actividades del Plan de trabajo de una ASADA: Asociación Administradora de Acueducto Rural de ________________________ PLAN DE TRABAJO 2009 ACTIVIDADES MESES Ene Feb Mar Ab May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic 34 . Proyecto Río Frío: Pago de A partir de Agosto administrativa y técnica instructores. Capacitación legal.

Celebración de fechas y miniproyectos ambientales 4. Elaboración de informes labores y contables para asamblea. proyecto o trabajador específico de una ASADA: Asociación Administradora de Acueducto Rural de ________________________ 35 . Elaboración de propuesta de Plan de Trabajo para 2010. Asamblea General Ordinaria 10. Búsqueda de fondos y negociación.ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS r 1. Ejecución inicial del proyecto de ampliación de la red de acueducto 6. 7. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Ejemplo de elaboración de cronograma de actividades para un trabajo. 3. Capacitaciones para Junta Directiva y fontaneros 8. Reuniones y giras de coordinación con AyA y cooperantes 5. Elaboración y presentación de informes ante AyA. 9. Elaboración de proyecto de financiamiento de ampliación de la red de servicio 2.

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS CRONOGRAMA Labores de fontanería 2009 MESES ACTIVIDADES 1. Mantenimiento de cajas de registros 9.casetas 4.Limpieza de válvulas en finales de red 6.Pintura en cajas de registro. anual.Mantenimiento de basureros D 8 D D 27 D D 2 16 Ene Feb Mar Ab r May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic 7 16 6 11 13 12 27 5 3 15 8 9 11 11 7 3 4 14 1 9 4 1 1 13 13 17 19 9 12 17 18 16 13 12 6 D D D C 17 D D D Presupuestos Este es una forma de planificación económica que visualizar en colones las inversiones esperadas actividad o proyecto específico. 2.casetas 8. trimestral. 3. Hidrantes . semestral.Limpieza y mantenimiento de medidores internos y externos 5. Revisión de fugas. Lavado de tanque.Cloración ‫ ٭‬Diaria 10. o bien durante un administrativo (mensual. períodos) permite en una período u otros 36 .Limpieza área de posos y tanques .Mantenimiento en sistema eléctrico en motobombas 7.

servicios públicos u otros (transporte. acarreo. honorarios.otros) 37 .ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS Los presupuestos se elaboran a partir de los precios y costos de materiales. mano de obra. insumos.

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS 58 .

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