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LECCIÓN Nº 03
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada,
las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa en un determinado periodo de
tiempo.
Los Libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administración
ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a
tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinará diariamente el
volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que
afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada es fundamental,
porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley.
Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el
punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o
disposiciones establecidas; en lo económico en base a los datos que nos proporcionan se
podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherentes; en lo funcional
nos conduce a la realización de una buena administración. Su importancia radica en que:
a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa
b. Da a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de tiempo
determinado.
c. Sirve de sustento y prueba de las operaciones mercantiles han sido registradas
objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
d. En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la
empresa.
El código de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifican desde
el punto de vista legal y técnico contable.
Clasificación Legal:
Libro de Inventarios y Balances
Libro Diario
Libro Mayor
Libro Caja
Registro de Ingresos
Obligatorios Registro de Ventas
(Por Ley) Registro de Compras
Planilla de Sueldos y Salarios
Transferencia de Acciones
Libro de Retenciones
Libro de Activos Fijos
Actas (Acuerdos de Sociedades y Asociaciones
Registro de Ventas
Registro de Compras
Registro de Letras por Cobrar
Registro de Letras por Pagar
Auxiliares Planilla de Sueldos y Salarios
Libro de Importaciones
Libro de Exportaciones
Libro bancos
Registro de Caja Chica, etc.
Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refiere al ejercicio gravable anterior y la
Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus actividades en el
2004, por ejemplo deberá considerar sus Ingresos Brutos y la UIT correspondiente al mismo
año 2004.
LIBROS DE CONTABILIDAD
C. Régimen Especial
• Personas Naturales y Jurídicas • Registro de Compras
que realicen actividades de
• Planilla de Pagos
Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es “un valor de referencia que
puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles,
deducciones, limites de afectación y demás aspectos de los tributos que consideren
convenientes las personas interesadas”.
Con la finalidad de cumplir con las obligaciones del impuesto a la renta se han creado
regímenes y categorías tributarias, como los de 3ra y 4ta., quienes tienen relación con los
libros de contabilidad.
c. Régimen Único Simplificado RUS: Es un régimen que simplifica el pago de los impuesto
de aquellos contribuyentes de menores ingresos o sustituye al IGV y al Impuesto a la
Renta.
Los regímenes tributarios antes señalados permiten una mejor acción por parte del Estado,
teniendo a los registros contables como su mejor aliado.
“En el campo tributario, una de las obligaciones formales más importantes es la de llevar
registros contables. De ello depende que la administración tributaria tenga una información
adecuada sobre la marcha de los negocios, las operaciones o las actividades del
contribuyente”.1
La administración tributaria ha tratado de simplificar la obligación de los tributos, es por ello que
los libros de contabilidad exigidos varían según la naturaleza de las personas (natural o
jurídica), la categoría de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La SUNAT en
su función fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores tributarios la
exhibición de los libros y registros contables sustentatorios, a fin de que se cumpla con los
dispositivos tributarios vigentes.
De acuerdo al Artículo 87º del Código Tributario, los deudores tributarios están obligados a
facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la Administración Tributaria y en
especial deberán:
1
Superintendencia Nacional Tributaria, Revista Tributaria No 45, Octubre 1994, Lima, pág. 3
a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y
reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados
en moneda nacional.
b. Los libros registrados en moneda extranjera deberán sujetarse a la forma y condiciones
que establezca la Administración Tributaria. El pago de tributos se realizará en moneda
nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotización de oferta y demanda que
publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efectúe el pago.
c. Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado.
Los libros de contabilidad deben ser legalizados debidamente, ante Notario Público o Juez de
Paz Letrado. “La legalización consiste en un constancia puesta en la primera hoja del libro o
primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está llevada en
forma simple o doble; sello y firma del Notario Público o Juez de Paz Letrado”. Todos los folios
llevarán sello notarial.2
¿A qué se denomina folio? Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las
páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación:
• Foliación Simple: Cada registro tiene su propia numeración y van de uno en uno. Ejemplo
1, 2, 3, 4, etc.
• Foliación Doble: La numeración correlativa de las páginas van de dos en dos. Ejemplo: 1-1,
2-2, 3-3, etc.
Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Los registros auxiliares sirven de
control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la característica de cada empresa, no
necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros contables se abonarán los derechos notariales
más el Impuesto General a las Ventas respectivo.
De acuerdo con la Ley de Profesionalización del Contador, para iniciar el Registro de las
Operaciones, es necesario que el Notario o Juez de Paz Letrado certifique la legalización de
los Libros Contables. Si se desea legalizar un segundo libro u hojas sueltas es necesario
acreditar haber concluido el anterior o demostrar en forma fehaciente su pérdida.
El tiempo que deben conservarse los libros será mientras el tributo no esté prescrito, referente
al atraso máximo que deben tener los Registros de Ventas y Compras en cuanto a su registro,
éste deber ser de 10 días hábiles siguientes a la emisión del comprobante de pago respectivo.
Todo proceso contable, tiene un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros
de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales están
conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lógica de acuerdo a sus
funciones que cada uno de ellos tiene.
A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los
elementos contables según las características patrimoniales que han intervenido en ellos como
son causa y efecto. La secuencia cronológica que todo proceso contable sigue, se basa en el
siguiente esquema:
2
Revista El Asesor No 02, Febrero 1996, Lima, pág 26
BALANCE
REGISTRO REGISTRO
GENERAL
DE DE
COMPRAS VENTAS
ESTADO DE
GANANCIAS Y
PERDIDAS
LIBRO DE LIBRO LIBRO HOJA
INVENTARIOS Y DIARIO MAYOR DE
BALANCES TRABAJO ESTADO DEL
PATRIMONIO
NETO
LIBRO ESTADO DE
CAJA OTROS FLUJOS
EN EFECTIVO
HOJA DE ENLACE
O
COMPROBACION
ESTADOS
LIBROS DE CONTABILIDAD FINANCIEROS
Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor
representan la columna vertebral de todo sistema contable. Los auxiliares como Registro de
Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable según la importancia
o potestad que se les de en la empresa. La hoja de trabajo representa la hoja de enlace entre
los libros contables y los estados financieros. Los Estados Financieros nos demuestran el
resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se reflejan si la empresa obtuvo pérdidas
o ganancias y en que condiciones patrimoniales se encuentra. Todo proceso contable se basa
en un periodo económico de tiempo determinado, el cual se inicia el 1 de enero de cada año,
con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de diciembre del mismo año,
con la formulación de los Estados Financieros.
El Artículo 175º del Código Tributario especifica las infracciones relacionadas con la obligación
de llevar libros y registros contables:
Omitir llevar libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos en la forma y
condiciones establecidas por las normas correspondientes.
Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos grabados o registrados por
montos inferiores.
Usar comprobantes o documentos falsos, adulterados, para respaldar las anotaciones en los
libros de contabilidad y otros registros contables.
Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad y otros
registros contables.
No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad, y otros registros
contables excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda
extranjera.
No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros,
copias de comprobantes de pago u otros documentos, así como, los sistemas programas
computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos o los micro archivos.
Método Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la
Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clase 1 a 5),
Cuentas de Gestión (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestión (clase 8), junto con
las cuentas de la Contabilidad Analítica de Explotación o de Costos (Clase 9).
Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego de libros para las
contabilidades financiera o analítica, cuya relación se efectúa a través de la cuenta Cargas
imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los
asientos por naturaleza y destino.
Método Dualista: Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas
de la contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analítica de
explotación.
Para lograr los fines propuestos la empresa necesita bienes materiales los cuales deben ser
obtenidos a través del financiamiento de los dueños o de terceras personas.
Los bienes materiales están determinados por los bienes y derechos que tiene la empresa y
ello se adquiere mediante el financiamiento que se obtuvo de terceras personas como son:
proveedores, acreedores, etc., o por parte de los mismos propietarios ya sea dinero en
efectivo, bienes materiales o beneficios obtenidos.
La estructura económica representa a los bienes materiales que la empresa tiene por lo tanto
se le conoce como Activo y la estructura financiera representa el financiamiento que obtuvo de
terceras personas, o dueños es decir lo que debe la empresa, por lo tanto se le conoce como
Pasivo y Patrimonio.
El inventario viene a ser el recuento de lo que se tiene y delo que se debe. Es la relación
detallada y pormenorizada de los bienes y derechos así como las obligaciones y deudas que
tiene la empresa.
El valor monetario de un inventario está determinado por el conteo y éste se realiza al inicio o
al final de un periodo económico. El objetivo que persigue todo inventario es controlar la
veracidad de los datos contables, de forma que pueda establecerse la correcta situación
patrimonial, según el tiempo que sea factible y cuantificar el resultado obtenido durante el
ejercicio económico.
NECESIDAD DE UN INVENTARIO
Bien sabemos que la contabilidad mide la actividad económica y las variaciones que se
producen en el patrimonio durante un cierto periodo de tiempo. Valorar el patrimonio significa
poder analizar las relaciones que se tiene con terceras personas o socios. Todo inventario o
recuento debe de estar expresado en unidades físicas y monetarias, de acuerdo a ello el
negocio que uno posee podrá ser valorado patrimonialmente es decir al finalizar un
determinado periodo de tiempo, se conocerá si se perdió o ganó, de acuerdo a los bienes,
derechos y obligaciones y como variaron estos cuantitativamente.
CONCEPTO
Es el primer Libro de Contabilidad, con él se inicia el registro de todo proceso contable por lo
tanto:
Es un libro obligatorio y principal de foliación simple, en el cual se registran todos los bienes y
valores, deudas u obligaciones que posee y contrae una empresa natural o jurídica.
ASPECTO LEGAL:
a. Relación exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real,
constituyendo de esta forma el Activo.
b. Relación exacta de todas las deudas y obligaciones contraídas, constituyendo de esta
forma el Pasivo.
c. Se fijará la diferencia entre el Activo y Pasivo dando como resultado el Patrimonio.
Es obligatorio para toda persona jurídica, así como para algunas personas naturales, según
los ingresos brutos medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el
Artículo 65º del Impuesto a la Renta. Este libro debe ser legalizado ante un Notario Público o
Juez de Paz Letrado.
CLASES DE INVENTARIOS
Los inventarios son físicos y monetarios. Los primeros se obtienen en base al recuento de
bienes o valores que se realiza al inicio o al final de cada periodo. Los segundos son los
valores monetarios expresados en moneda nacional o extranjera según sea el caso:
B. Inventario de Cierre:
Es el registro que se hace después de un periodo determinado con el fin de conocer el estado
patrimonial del comerciante o empresa y conocer la utilidad o pérdida obtenida. Puede
realizarse cada fin de mes o al final del año.
C. Inventario de Situación:
Se efectúa en cualquier época del año, según lo determinen en ese momento los dueños
motivados por la fusión, transformación o liquidación de la empresa.
Supongamos que un comerciante desea realizar un inventario al final de su ejercicio
económico, fijándose el 31 de diciembre, Tendría que determinar el dinero que posee en
Bancos o en Caja de la empresa, el valor del edificio si es propio, así como acciones que
posiblemente tenga, etc. Así también deberá especificar las deudas que contrajo con terceras
personas o el dinero que aportó para la formación de la empresa. Pues bien si personificamos
a la empresa como un ente económico separado de los dueños, llegaremos a la conclusión,
que el comerciante determinará el resultado patrimonial de su empresa una vez terminado su
inventario, el que debe tener la igualdad expresada siguiente:
Como dijimos el Inventario es el recuento de los bienes, derechos y obligaciones que tiene un
negocio. El recuento físico monetario debe ser registrado en el activo, pasivo y patrimonio,
según sea el caso. Antes de dar a conocer el rayado o modelo de un inventario, primeramente
desarrollaremos las fases del mismo con son: el Activo, Pasivo y Resumen.
I. ACTIVO:
En efecto la palabra activo significa el conjunto de bienes y derechos con valor económico que
una empresa posee. ¿Cómo nace el Activo? Lo explicaremos mediante un ejemplo.
El señor Julio Velarde desea formar una empresa, para ello cuenta con un capital de 20000
soles, después de efectuar los trámites de ley le pone como nombre “Velarde S.R.Ltda..”
• Dinero en cuenta corriente del Banco Sur, el cual toma como nombre, Activo disponible.
• Mercaderías, considerándosele como un activo realizable.
• Un inmueble y una camioneta a los cuales se les considera activos fijos.
Analizando la naturaleza de estos elementos podemos observar que todos tienen relación: el
dinero disponible en cuenta corriente, el cual servirá para cualquier ocasión, ya sea para pagar
sueldos, comprar mercaderías, pagar servicios, etc., el inmuebles y la camioneta sirven para
ofrecer y transportar la mercadería que es la razón de ser todo negocio.
Los 2 últimos, son elementos que se encuentran en la empresa de una manera permanente, no
varían continuamente de ahí su nombre de Activos Fijos; la mercadería es un activo realizable
que puede transformarse en disponible al venderse y el dinero depositado en cuenta corriente
puede convertirse en realizable al comprar mercaderías. Estos 2 últimos, varían continuamente
su movimiento, los cuales permitirán un resultado económico favorable o desfavorable.
Todas las acciones mercantiles son registradas en las cuentas que establece el Plan Contable
General Revisado (PCGR) tales como:
Activo Corriente
Clase 1
Clase 2
Activo no Corriente
Clase 3
II. PASIVO:
Se llama así a la relación detallada de todas aquellas cuentas que representan deudas u
obligaciones que toda empresa tiene con terceras personas. El pasivo representa la fuente de
donde se obtienen los fondos necesario para adquirir los bienes y valores del activo. Así
tenemos que el pasivo está integrado por toda la clase 4 del Plan Contable General Revisado
como son:
Como se ve, estos elementos tienen mucho en común, sus deudas son dinero que no
pertenecen a la empresa, son fondos ajenos, son obligaciones que deben reponerse, es decir
deudas contraídas que exigen su devolución. En otras palabras podemos decir que el Pasivo
es lo que debe la empresa.
Así tenemos por ejemplo, si la empresa Velarde S.R.Ltda.. se presta dinero del Banco
Continental por un valor de S/. 3 000 con el cual compra mercadería por un valor de S/. 2 000,
significa que ahora la empresa posee S/. 3 000 más en mercadería y debe S/. 3 000 a terceras
personas en este caso al Banco Continental. Diremos entonces que los S/. 3 000 soles de
mercaderías representan al activo de la empresa y los S/. 3 000 de préstamo, el pasivo
disponible de la misma. Según el Plan Contable General Revisado, el pasivo esa conformado
por las cuentas de la clase 4.
III. RESUMEN:
Así tenemos:
Activo – Pasivo = Patrimonio
¿Qué es el Patrimonio? Pues bien ahora conceptual izaremos lo que significa el patrimonio.
Como se ha podido apreciar en la ecuación:
EL PATRIMONIO: Está representada por rodos los derechos y obligaciones que toda actividad
económica adquiere. Está conformado en sí por el conjunto de bienes económicos materiales e
inmateriales pertenecientes a una unidad económica.
Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio, aquí lo tenemos que tratar
desde un punto de vista económico, el cual hace que ambos términos sean diferentes.
El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los
dueños del capital. De lo descrito podemos determinar que:
De hecho puede parecer una anomalía que el patrimonio figure como lo que debe la empresa,
pero ésta impresión desaparece si se examina la cuestión detenidamente. En efecto la cuenta
capital representa a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital
se convierte en acreedor y la empresa en sí en deudora, por ello que contablemente es preciso
separar la personalidad del dueño y la personalidad de la empresa considerándolos
conceptos distintos. Como sea que un inventario es inventario de la empresa y no de los
dueños, por tanto la cuenta capital debe figurar como deuda de la empresa hacia sus dueños.
III. Resumen :
Activo 23,000
(-) Pasivo 3,000
Patrimonio (Capital) 20,000
Según el caso se tiene un patrimonio positivo de 20,000 Por consiguiente la ecuación quedaría
así:
Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital)
23 000 = 3 000 + 20 000
BALANCE DE INVENTARIO
Viene a ser el resultado del inventario referente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio las
que deben tener una igualdad o estas balanceadas, tal como se demostrará posteriormente en
la parte práctica:
2 3 4 5 6 7
Para el inventario:
3
La mercadería está compuesta de la siguiente forma: S/.1,500.00 pertenecen al capitalista que aportó S/.
20,000.00 y S/. 3,000.00 al banco Continental que la empresa se prestó, con los cuales compró
S/.3,000.00 en mercadería lo que hace un total de S/. 4,500.00.
1. Se anota el título y la fecha, puede decir: Balance de Inventario al 1 de Enero del 2003.
2. Se anota el código de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio.
3. Se anota el sub-código de las sub-cuentas correspondientes a cada cuenta.
4. Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y
Patrimonio.
5. Se anota el importe de las sub-cuentas.
6. Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo.
7. Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio).
Nota: Ambas columnas del Debe y Haber deben tener una igualdad.
EJERCICIO PRACTICO 1
La empresa los Arces S.A. inicia sus operaciones comerciales el 1 de Enero del 2003 con los
siguientes valores:
1. Posee dinero en efectivo en caja por 600.00
2. Posee en cuenta corriente del Banco Sur 400.00
3. Tienen letras por cobrar a Carsa por 500.00
4. Posee mercaderías por 700.00
5. Posee un inmueble valorizado en 1 000.00
6. Debe facturas a Rios S.A por 500.00
7. Debe letras a la Empresa El Sol S.A. por 800.00
8. Debe un pagaré al Banco Continental por 300.00
Tomando como referencia las cuentas del Plan Contable General Revisado procedemos a
elaborar:
• El Inventario Inicial, y
• El Balance de Inventario.
50
1
EJERCICIO PRACTICO No 2
La Empresa Los Arces S.A. luego de operar el año 2004, obtiene el siguiente resultado:
• Posee dinero en efectivo
• Posee dinero en cuenta corriente del Banco Crédito
• Posee letras por cobrar por
• Posee mercadería por
• Posee un edificio por
• Tiene facturas por pagar por
• Tiene letras por pagar por
Nota: El capital permanece inalterable por 1 600; realice el Inventario Final y Balance de
Inventario.
59
1
2. LIBRO DIARIO
CONCEPTO:
Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable,
alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su
centralización en el libro mismo.
El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las
operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha información a otro libro
llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que:
En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en
determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la dirigen:
De acuerdo al Código de Comercio se debe llevar un diario único, pero muchas empresas por
la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las
transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de
compras, ventas, etc.) de los cuales se obtienen resúmenes generales que deberán ser
centralizados en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras.
El Libro Diario representa así el más utilizado por disposición diaria, Las operaciones contables
son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos
o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento.
En sus folios destacan los hechos económicos a medida que éstos se van produciendo
tratando de dárseles una interpretación conforme ocurren los mismos.
Las anotaciones en el Libro Diario tiene significación o sentido matemático, en efecto éstas se
hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operación debe existir una o varias
cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida
doble.
En líneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el
que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles
realizadas día a día por la empresa.
REGIMEN LEGAL:
De acuerdo al D.L. 774 del Impuesto a la Renta, se considera como un libro principal y
obligatorio para todas las empresas jurídicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos
brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser
legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad donde se encuentre la empresa o un
Notario Público.
El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y
Balances, lógicamente con una función diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas
en el libro diario, pero la más usual es el siguiente:
B C --------------- D ---------------- E F G
EL ASIENTO CONTABLE:
En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una
adecuada información y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes
mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos
documentos registran en sí hechos económicos que tiene una empresa, por tal motivo deberán
ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada
documento mercantil deberán ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable
llamado:
ASIENTO que viene a ser un “medio que traduce el hecho económico señalado en el
documento mercantil a un lenguaje contable”4
Según Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que “Asiento viene a ser
la anotación hecha en un libro de contabilidad referente a una operación determinada”.
Cada asiento debe ser registrado en el libro como su nombre lo indica, diariamente, según la
característica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de
la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las
cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del
Debe por lo tanto se dirá que están cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas
en la columna del Haber por lo tanto se dirá que están abonadas.
Según el método de la partida doble, ésta permite que en cada operación mercantil existan
valores iguales cuyos importes serán registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la
cantidad de cuentas que la integran.
La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/ 2 000.00 por la compra de mercaderías,
obteniendo una Factura No 001-07213 el 3 de Mayo del 2004. El producto mercaderías
representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble,
diremos que la cuenta 60 Compras (sub cuenta 601) según el Plan Contable General
Revisado, cuyo valor está representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una
cuenta deudora registrándose en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta
421) cuyo valor está representado también por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta
acreedora en vista de que toda persona o cuenta que da o entrega es acreedora,
representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del Haber.
Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42
Proveedores por el mismo valor S/. 2 000.00 soles.
Si tomamos en cuenta la disposición contable descrita anteriormente en el rayado del libro
diario el asiento por la compra sería:
En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo contador para la
utilización de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operación de compra
realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y
cuando se cumpla con el principio de la partida doble: “no hay deudor sin acreedor ni acreedor
sin deudor”.
4
“La Técnica Contable”, Faruk Jadue, Leonel Diaz, Ed. Universitaria, Santiago – Chile, pág. 66.
CLASES DE ASIENTOS:
Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos:
A. Por el número de cuentas que intervienen:
• Asientos simples
• Asientos compuestos
• Asientos mixtos
B. Por la naturaleza y destino de sus resultados:
• Asientos por naturaleza
• Asientos por destino
C. Por la función que desempeñan:
• Asientos de Apertura
• Asientos de Operación
• Asientos de Centralización
• Asientos de Ajuste
• Asientos de Regularización
• Asientos de Cierre
• Asientos de Reapertura
1. ASIENTOS SIMPLES:
Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir
una cuenta cargada contra una cuenta abonada.
Ejemplo: Se paga el 5 de Mayo de 2004. S/.1500.00 en efectivo la factura No 001-47414.
Fecha
Contabilización DEBE HABER
--------------- 1 ----------------
42 Proveedores 1500.00
421 Facturas por pagar 1500
10 Caja y Bancos 1500.00
101 Caja 1500
05/05 Por la cancelación de la factura No
001-47414.
2. ASIENTOS COMPUESTOS:
Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más cuentas deudoras contra dos o más
cuentas acreedoras. Corresponden a la fórmula: “Varios a Varios”. Es decir dos o más cuentas
cargadas contra dos o más cuentas abonadas.
Ejemplo: Se contabiliza la planilla de sueldos de un conjunto de empleados que están afiliados
a ESSALUD. El sueldo total básico es de 1000 soles.
PLANILLA DE SUELDOS AL 30 ABRIL
Descuentos al Neto a Aportes de la
Básico Trabajador Pagar Empresa Total Aporte
13% SNP 9% RPS 1.7% IES(*)
1000.00 130.00 870.00 90.00 17.00 107.00
Contabilización DEBE HABER
--------------- 1 ----------------
62 Cargas de Personal 1090.00
621 Sueldos 1000
627 Seguridad y Previsión Social 90
6271 RPS 90.00
64 Tributos 17.00
647 Cotización con carácter de tributo 17
3. ASIENTOS MIXTOS:
Son aquellos asientos en cuyas operaciones intervienen una cuenta deudora contra dos o más
cuentas acreedoras o viceversa.
Ejercicio Práctico: Se contabiliza el servicio telefónico del mes de Mayo por 354 soles incluido
IGV.
Antes haremos un previo análisis al respecto y ello tiene que ver con la clase 6 del Plan
Contable General Revisado la que está conformada de la siguiente manera:
CLASE 6
CUENTA CUENTAS
60 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69
Como vemos agrupa a cuentas que representan compras, gastos incurridos y provisionados
que se incrementan durante el ejercicio contable. Analicemos el caso separadamente:
1. Cuenta Compras (60) se refiere a las existencias clasificadas por su naturaleza tales como:
601 Mercaderías
604 Materias Primas
605 Envases y embalajes
606 Suministros diversos
609 Gastos vinculados a las compras
Las existencias según el Plan Contable General Revisado se muestran en las cuentas
20 a 28 de la clase 2.
20 Mercaderías
21 Productos terminados
22 Sub productos desechos y desperdicios
23 Productos en proceso
Como resultado de lo anteriormente dicho, podemos apreciar que en las Compras (60) se
incluyen bienes que deben ser comercializados, consumidos o que se destinan a la
producción, dichos bienes son registrados en la sub cuentas 601, 604, 605, 606. En la sub
cuenta 609 (gastos vinculados con las compras) como su nombre lo indica, se registran los
gastos adicionales que tengan relación con las compras, así tenemos: los fletes, seguros,
comisiones, derechos aduaneros, etc. Todos ellos forman parte del costo de los bienes
adquiridos.
2. En cuanto a las demás cuentas de la clase 6 (Cuentas 61 a 69) se refiere a las que
representan servicios, variación de existencias, provisiones del ejercicio y costo de los
artículos vendidos, en otras palabras se refiere a los gastos o cargas en que incurre la
empresa (a excepción de las cuentas 61 y 69). Todas las cuentas de gastos están
relacionadas con la naturaleza misma del negocio, es decir lo que da origen a cada
operación mercantil.
Se dice que la variación de existencias es positiva cuando al comprar bienes, estos no son
vendidos ni utilizados, por lo tanto incrementan el stock.
Se dice que es negativa cuando al comprar bienes éstos no cubren la venta de los productos
en dicho periodo, por lo tanto se tiene que recurrir al Inventario Inicial para cubrir la diferencia,
de esta forma disminuyen las existencias o el stock, esta diferencia es considerada como
carga a nivel de resultados.
Pues bien frente a lo dicho realizamos el esquema siguiente, teniendo como ejemplo una
empresa comercial.
61 79
Existencias – Stock Clase 9
20 – 24 – 25 – 26 90 91 94 95 97
Costo Gastos
Previo al análisis del esquema, es necesario especificar lo que significa COSTO y GASTO.
COSTO: Es el monto medido en unidades monetarias. Es el valor que representa los bienes y
valores que compra la empresa tales como los destinados a la venta o producción así como los
bienes fijos y diferidos.
GASTO: Son los desembolsos que realiza la empresa al momento de pagar un servicio por
ejemplo llámese sueldos, alquileres, seguros, etc., cuyos resultados expiran al momento del
pago. De igual forma el costo de los activos fijos o existencias se convierten en gasto cuando
se deterioran o venden, son productos o bienes que expiran por lo tanto ya no generan
ingresos.
Ahora bien, veamos el esquema antes descrito; tanto negocio tiene múltiples compras en el
momento de su iniciación o a lo largo de su vida económica. Así tenemos que comprar bienes
o pagar servicios como sueldos, luz, agua, teléfono, etc., son elementos necesarios para el
desarrollo normal de la actividad económica. Toda compra de bienes y servicios determina un
ciclo, veamos por ejemplo.
Al comprar bienes estos se registran en la cuenta 60, posteriormente se dirigen al almacén con
determinado costo incrementando las existencias (cuenta 20-24-25-26) del negocio, es decir
su destino es el stock o almacén. La cuenta 61 Variación de existencias contablemente sirve
5
“Comentarios y Aplicación del Plan Contable General Revisado”, CONASEV, Lima, Ed. 1988, pág. 24
de intermediaria entre la cuenta 60 Compras y las Existencias. De igual forma cuando se paga
un servicio como sueldos, agua, electricidad, etc., dichos gastos se registran en las cuentas 62,
63 ó 65 respectivamente por la naturaleza u origen de sus operaciones, siendo luego su
destino final el registro de sus valores en las cuentas de GASTOS. Por lo tanto la cuenta 79
Cargas imputables a cuentas de gastos se encarga de ser intermediaria entre las cuentas 62,
63, 64, 65, 67, 68 y 90, 91, 94, 95, 97. Es necesario recalcar que la cuenta 66 no tiene destino,
ya que va directamente a resultados.
Una vez que los bienes salen del Almacén ya sea como venta, perdida o deterioro éstos se
convierten en gasto. En cambio cuando se paga sueldos, agua o publicidad son servicios que
no ingresan al almacén como tampoco se pueden vender, por lo tanto su valor se registra
directamente en gastos, ya que sirven de complemento a los bienes y servicios relacionados
con el giro del negocio.
Venta
Pérdidas
ALMACEN Deterioro, etc.
GASTO
COSTO
Ahora si podemos decir qué significa los asientos por naturaleza y destino:
Son los asientos en que se registran todas las operaciones referidas a compras, gastos y
provisiones generados durante el ejercicio. Los cargos se registran en las cuentas:
60 Compras
62 Cargas de Personal
63 Servicios Prestados por terceros
64 Tributos
65 Cargas diversas de gestión
66 Cargas excepcionales (no tiene destino)
67 Cargas financieras
68 Provisiones del ejercicio
Su uso permite proporcionar una información al Estado con el fin de elaborar las cuentas
nacionales.
Son los asientos en que se registran todas las operaciones que se derivan de las compras,
gastos y provisiones. Así las cuentas 60, 62, 63, 64, 65, 67 y 68 se reflejan en las cuentas de
contabilidad analítica de explotación (cuentas de la clase 9), de acuerdo al origen de las
cargas, con abono a:
61 Variación de Existencias
71 Producción almacenada y desalmacenada
72 Producción inmovilizada
EJERCICIOS DE APLICACIÓN
1. Se compra mercaderías por S/. 1000.00 soles, en efectivo más IGV, según Factura No
001-472321.
NOTA: En el asiento por Destino se forma en cuenta el gasto por el servicio eléctrico
más no el impuesto en vista de que este último no forma parte del gasto. De igual
forma es necesario señalar que el saldo de la cuenta 79 será igual al saldo de las
cuentas de la clase 9.
1. ASIENTO DE APERTURA:
Viene a ser el primer asiento que se registra en el libro diario, una vez que se haya constituido
la empresa, también se le conoce como Asiento Inicial.
Está representado por el Balance de Inventario del Libro de Inventarios y Balances el cual
debe ser trascrito idénticamente al primer asiento.
EJEMPLO PRÁCTICO
46
1
50
1
ASIENTOS OPERACIONALES:
Son los asientos que se registran diariamente y que provienen como producto de las
operaciones que realiza en la empresa en sus actividades mercantiles relacionadas o no al giro
del negocio. Se anotan en los registros auxiliares o directamente en el libro diario.
Ejemplo Práctico: La empresa comercial Los Andes S.A. compra en efectivo acciones del
Banco de Crédito por S/. 1000.00 el día 3 de Mayo.
ASIENTOS DE CENTRALIZACIÓN:
Son los asientos que se trasladan de los registros auxiliares (llámese registros de compras,
ventas, caja, etc.) al libro diario. Es decir se centralizan los resultados finales de los
mencionados registros.
Ejemplo Práctico: La empresa comercial Royal S.A. realiza las siguientes operaciones en el
mes de Mayo del año 2004:
Fecha 4: Vende Mercaderías por 2000 soles al cliente Juan Perez (RUC 10164321072)
extendiéndosele la Factura No 001-43215.
Fecha 15: Vende Mercaderías por 8000 soles a la Empresa Comercial “El Sol S.A.” (RUC
20224477892) extendiéndosele la Factura 001-43311. La Mercadería está exonerada del IGV.
REGISTRO DE VENTAS
Comprobante
Tipo Cargo Abono
de Pago Nota Nota
de Nº
Fecha De De Cliente Base Exone
Docu Númer RUC Clientes I.G.V.
Serie Débito Crédito Imponible rado
mento o 12 40
70 70
04-05-2004 001 43215 10164321072 Juan Perez 2 360 2 000 - 380
15-05-2004 001 43311 20224477892 El Sol S.A. 8 000 - 8 000 -
10 360 2 000 8 000 380
ASIENTOS DE AJUSTE:
Tienen por objeto regularizar algunas cuentas y crear provisiones necesarias antes de elaborar
los Estados Financieros. Son asientos que posibilitan la regularización de las cuentas, es decir
que en estas se debe observar su saldo real que permitan presentar con razonabilidad los
EE.FF. al final del ejercicio contable, teniendo como objetivo un alto grado de confiabilidad. Los
asientos de ajuste se registran después de los asientos operativos.
Todo activo fijo a excepción de los terrenos va perdiendo su valor a través del tiempo por el
uso u obsolescencia, debido a que el costo de dicho activo debe extinguirse poco a poco
considerándose por lo tanto la depreciación como gasto, durante la vida útil del mismo. Esta
declinación funcional de los activos se produce en forma gradual a través de los diferentes
periodos en que se utilizan en la empresa. En otras palabras la depreciación es la pérdida de
valor económico del activo fijo como resultado del uso o acción de otras fuerzas físicas y que
tributariamente debe ser compensado mediante una deducción en su costo (art. 38 DL 774). La
depreciación no representa desembolsos de efectivo protegiendo a la empresa contra
impuesto rebajando sus utilidades gravables.
Método de Aplicación:
Para depreciar se emplea varios métodos. Entre los más usuales tenemos:
Ejemplo práctico: El 30 de Octubre se compra una computadora en S/. 3000. Su uso se realiza
a partir del 1 de Noviembre. Se calcula una vida útil de 5 años.
3 000
Depreciación = ------- = 600
5
Por consiguiente al cierre del ejercicio contable, el 31 de Diciembre, la depreciación por los 2
meses de vida útil, Noviembre y Diciembre sería:
Ahora bien prosigamos, reemplazando datos tomando en cuenta el mismo ejercicio anterior
tendríamos:
3000 - 100
Depreciación Anual = ---------------- = 580
5
Depreciación Anual = 580
El costo de ventas viene a ser el valor (costo) de los bienes objeto del giro del negocio y
transferidos a título oneroso. Se determina de acuerdo a la siguiente fórmula:
Ejercicio Práctico: Se compra 500 camisas a S/. 60.00 c/u. Luego se vende 300 camisas a S/.
140.00 c/u.
La disponibilidad que se tiene en stock es de:
vendida
Mediante este asiento se cubren pérdidas que pueda tener la empresa ocasionada por ciertos
clientes morosos cuyas letras o cuentas por cobrar resultan como cobro dudoso (incobrables).
Ejercicio: El 2 de junio se vende al crédito a Juan Linares 20 pantalones Polystel a S/. 70 c/u,
nos firma la letra 104789 a 90 días vista.
(20 x 70 + 18% = 1652)
Folio 3 Contabilización Libro Diario DEBE HABER
--------------- 1 ----------------
12 Clientes 1666.00
121 Facturas por Cobrar 1666
40 Tributos por Pagar 266.00
4011 IGV 266
70 Ventas 1400.00
701 Mercaderías 1400
31/1 Por la venta de Mercaderías al crédito
El cliente debió pagar su deuda el 1 de septiembre al cumplir con 3 meses de plazo,. Pero
posteriormente a esa fecha se comprueba que la letra firmada por el cliente es incobrable. Se
realiza entonces un asiento de ajuste:
Al ser provisionada la letra, se acepta el castigo de cuentas incobrables una vez agotadas las
acciones legales.
Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER
--------------- 1 ----------------
19 Provisiones para cuentas de cobranza 1666.00
dudosa
192 Clientes 1666
12 Clientes 1666.00
Letras por cobrar 1666
31/12 Por el castigo de la letra 104789
Cuando una empresa al realizar los inventarios de existencias comprueba que existen
productos obsoletos, faltantes o deteriorados por otras circunstancias, debe realizar un asiento
de ajuste para corregir el valor de las existencias.
Ejercicio práctico: La Empresa Los Andes S.A. el 31 de diciembre realiza un inventario de su
mercadería y comprueba que existen 5 licuadoras deterioradas no aptas para la venta. El costo
de cada una de ellas es de 200 soles. El asiento de ajuste sería: (5 x S/. 220 = 1 100)
--------------- 1 ----------------
68 Provisiones del Ejercicio 1100.00
685 Desvalorización de Existencias 1100
19 Provisión para desvaloriz. de existencias 1100.00
291 Licuadoras
31/12 Por el monto desvalorizado de 1100
existencias.
94 --------------- 2 ---------------- 1100.00
79 Gastos Administrativos 1100.00
Cargas imputables a cuentas de costos
31/12 Transferencia de Provisiones.
29 --------------- 3 ---------------- 1100.00
Provisión para desvalorización de
existencias 1100.00
20 291 Licuadoras
Mercaderías
201 Licuadoras
31/12 Castigo de existencias deterioradas.
Cuando una empresa compra valores (acciones) corre el riesgo de perder o ganar por acción
de la oferta y demanda. Al perder se registra la pérdida mediante un asiento de ajuste.
Ejercicio Práctico: La empresa Flores S.A. compra acciones por un valor de 2,000 soles,
después de un tiempo su cotización en bolsa esta en 1800 soles registrándose una pérdida de
200. El asiento sería:
Toda empresa a veces realiza pagos adelantados que posteriormente deben convertirse en
gasto, tales como: cancelación de una póliza de seguros, alquileres pagados por adelantado,
adelanto de remuneraciones, etc. Normalmente estas operaciones se irán devengando
mensualmente durante el periodo de cobertura.
Ejercicio Práctico: Una empresa comercial asegura su mercadería contra todo riesgo ante la
Compañía de Seguros El Sol por 1200 soles anuales. El importe total se paga por adelantado
en efectivo según póliza de seguro 103799. Dicho contrato entra en vigencia a partir del 1 de
Octubre. El Asiente por la provisión del seguro pagado por adelantado sería:
El asiento de ajuste correspondiente a los meses de Oct, Nov, y Dic., sería de acuerdo al
siguiente cálculo: 1 200 ÷ 12 meses x 3 = 300
Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER
--------------- 1 ----------------
65 Cargas diversas de gestión 300.00
654 Seguros 300
38 A Cargas diferidos 300.00
382 Seguros pagados por anticipado 300
31/12 Por los seguros pagados por
anticipado.
94 --------------- 2 ---------------- 300.00
79 Gastos Administrativos 300.00
A Cargas imputables a cuentas de costos
31/12 Por Transferencia de Provisiones.
Los activos intangibles o inmateriales son por lo general activos de larga vida. Los intangibles
se centralizan como un activo fijo y se amortizan a lo largo de su vida útil por la pérdida de
valor de los mismos. El ajuste se aplica a los activos intangibles (llámese: patentes, marcas,
derechos de llaves, etc.) cuyos gastos deben ser explotados en varios años hasta un máximo
de 10.
Ejercicio Práctico: La empresa El Sol S.A. realiza proyectos de investigación para ampliar su
oferta productiva en el mercado, gastando 10,000 soles. Se contabiliza el asiento por el gasto:
El asiento de ajuste por la amortización durante el primer año sería de acuerdo al siguiente
cálculo: 10% de 10,000 = 1,000
Ejercicio Práctico: El día 1 de Octubre se vende mercaderías por 1200 más IGV. Se cobra una
inicial de 216 soles, por el saldo firma 12 letras. El costo de la mercadería vendida es de 660
soles.
ASIENTOS DE REGULARIZACION:
Se denomina así a aquellos asientos de diario en donde se registran las cuentas que dieron
utilidad o pérdida en base a las cuentas denominadas “saldo intermediarios de gestión”. Las
empresas comerciales, de servicios e industriales para su regularización determinarán: el
margen comercial, valor agregado, excedente bruto de explotación, resultados antes de
participaciones e impuestos, resultado del ejercicio y finalmente la transferencia del resultado
neto a la cuenta 59 “ Resultados Acumulados”.
Los asientos de regularización se registran después de la Hoja de Trabajo.
Existen 3 métodos para registrar los asientos de regularización en el Libro Diario:
➥ Método A utilizando las cuentas 80 a 89
➥ Método B utilizando la cuenta 87
➥ Método C utilizando la cuenta 89
El primer método es el más usual, tal como se presenta en el siguiente cuadro ordenado en
base al Plan Contable General Revisado, según lo expuesto por José Calderón M., en su libro
Contabilidad General Básico I.
ASIENTOS DE REGULARIZACION
611 Mercaderías
74 Descuentos Concedidos X
(1) De acuerdo al saldo que registra antes del cierre se pude cargar o abonar contra la cuenta
69
(2) Igualmente, se puede cargar o abonar contra la cuenta 81
* Se utiliza excepcionalmente, cuando la empresa realiza trabajos para si misma, a efectos de
incluirlos como parte del patrimonio.
ASIENTO DE CIERRE:
Es el último asiento que se registra en todo ejercicio contable. Aquí las cuentas que conforman
el balance de situación deben quedar saldadas y cerradas, “ello se consigue después de haber
transferido el resultado neto de la cuenta 59 “Resultados acumulados”, mediante un asiento
previo al que hemos descrito como de regularización. Finalmente al llegar al asiento que nos
ocupa, cargamos las cuentas de inventarios que tienen saldo acreedor y abonamos las
cuentas que tienen saldo acreedor.6 Como resultado final la cuenta 59 será parte del activo o
pasivo según la pérdida o ganancia que hubo respectivamente.
ASIENTO DE REAPERTURA
ASIENTOS DE CORRECCION
Una vez terminado de registrar los folios, se deben sumar las columnas del debe y del Haber,
para ello se coloca en el último renglón la palabra “VAN” que significa sigue. El registro del folio
siguiente continua con la palabra “VIENEN” en el primer renglón que significa continua o viene
del folio x. Las sumas del Debe y Haber del Libro Diario deben ser comparadas con las sumas
del Debe y Haber del libro Mayor, cuyos saldos deben ser equivalentes; de esta forma, la
equiparación nos permitirá comprobar si las cuentas fueron registradas correctamente o no.
6
“Contabilidad General Básica”, José Calderón M. Lima, 1989, 1ra Edición, pág. 106
3. LIBRO MAYOR
Las operaciones mercantiles registradas diariamente en el Libro Diario son trasladadas al Libro
Mayor y en él se refleja las cuentas individualmente con independencia unas de otras; de esta
forma nos da a conocer las diversas posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las
operaciones realizadas. No puede efectuarse anotación alguna en este libro si previamente no
se ha realizado un asiento en el Libro Diario. Es un libro intermedio entre el Libro Diario y el
Balance de Comprobación.
SITUACIÓN LEGAL:
Según el Código de Comercio en su Artículo 39º establece que las cuentas de cada objeto o
persona en particular se registrarán en el Debe y Haber del Libro Mayor, por consiguiente las
cuentas del libro diario se trasladarán por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas
del libro mayor. Por lo tanto diremos que este libro tiene una función básica: “recopilar
sistemáticamente las operaciones inscritas anteriormente en el Libro Diario”. 7
Su obligatoriedad se establece en el Artículo 65º del D.L. 774 del Impuesto a la Renta: “toda
persona jurídica” está obligada a llevar contabilidad completa así como todas aquellas
personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen las 100 UIT.
Este libro se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario Público, puede ser
utilizado empastado o en hojas sueltas según el requerimiento de la empresa.
a. Rayado de Saldos:
Es de foliación simple, generalmente se le utiliza en los sistemas mecanizados, mediante hojas
sueltas, posteriormente son empastados.
CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA
FECHA SALDOS
DETALLE DEBE HABER
DIA MES DEUDOR ACREEDOR
b. Rayado Corriente:
Es el más usual, está representado por una letra T. En la línea horizontal superior se anota el
nombre de la cuenta. El lado izquierdo representa al Debe y el lado derecho al Haber. Por
situaciones metodológicas emplearemos este modelo para el conocimiento de la mayorización
práctica.
(A)
3 Debe (B) Código y nombre de la cuenta (B) Haber 3
Fec Concepto Folio del Sub Total Fecha Concepto Folio Sub Total
ha Diario Total del Total
Diario
C D E F G C D E F G
7
“Manual Práctico de Contabilidad”, Antonio Goznes. Ed. Océano, Barcelona, 1995, pág 87
El “pase” de las anotaciones registradas en el Libro Diario al Libro Mayor es considerado como
una tarea de transcripción.
Las cuentas que se encuentran cargadas en el libro Diario deben trasladarse como cargo y
transcribirse en el Debe del libro Mayor con el mismo importe, las cuentas que se encuentran
abonadas en el libro Diario deben trasladarse como abono y transcribirse en el Haber del libro
Mayor con el mismo importe, a ésta acción se le llama mayorización que es un procedimiento
manual y técnico de Contabilidad cuyas anotaciones en el libro mayor se hacen en forma
sucesiva, por lo tanto podríamos decir que:
PASAR O TRASLADAR: Es el procedimiento de llevar los cargos y abonos que parecen en el
libro Diario a las cuentas del Mayor.
Los asientos simples están compuestos por una cuenta deudora y una cuenta acreedora. El
traslado de las cuentas del diario se registra de la siguiente forma:
➥ El importe de la cuenta deudora del libro diario pasará al debe del mayor, de igual forma se
registra la fecha y la contracuenta (cuenta acreedora del diario) precedida de la letra “a”
así como el No del folio del libro diario donde se registra el asiento.
➥ El importe de la cuenta acreedora del libro pasará al haber del mayor, de igual forma se
registra la fecha y la contracuenta (cuenta deudora del diario) precedida de la palabra
“por” así como el No del folio del libro diario donde se registró el asiento.
➥ A su vez en forma simultánea e coloca en la primera columna del asiento del libro diario el
No del folio del libro mayor correspondiente a cada cuenta registrada previamente.
La mayorización de estas cuentas se refiere a los asientos que tienen dos o más cuentas
deudoras y dos o más cuentas acreedoras. Responde a la fórmula “Varios a Varios”. Las
cuentas del diario se mayorizan de la siguiente forma:
Se apertura las cuentas del libro diario en el libro mayor
El importe de la primera cuenta deudora del diario pasará al debe de la cuenta respectiva del
libro mayor, así como la fecha, el folio y las contracuentas (cuentas acreedoras del libro diario)
precedidas de las palabras “a Varios”, en vista de que las cuentas acreedoras son más de dos.
La segunda cuenta deudora del diario se registrará en el libro mayor siguiendo el mismo
procedimiento que la primera cuenta deudora.
El importe de la primera cuenta acreedora del diario se registrará en el haber de la cuenta
respectiva del libro mayor, de igual forma la fecha, el folio y las constracuentas (Cuentas
deudoras del libro diario) precedidas de las palabras “Por varios” en vista de que las cuentas
deudoras son mas de dos.
La segunda cuenta acreedora del diario se mayorizará tan igual que la primera cuenta
acreedora.
Se registrará en cada cuenta del asiento del diario el folio respectivo del libro mayor
correspondiente a cada cuenta.
La mayorización de estas cuentas se refieren al registro de dos o más cuentas deudoras y una
cuenta acreedora o viceversa. Están sujetas a la fórmula “tal a varios” o “varios a tal”.
El procedimiento para el traslado de las cuentas del diario al mayor es el mismo que los
tratados en la mayorización de los asientos simples y compuestos.
El saldo de una cuenta en el libro mayor está dada por la diferencia entre la suma de los
importes del Debe y Haber.
Cuando las sumas del debe son mayores que las del haber se dice que el saldo es deudor, si
las sumas del haber son mayores que las sumas del debe se dice que el saldo es acreedor. Si
ambos sumas son iguales se dice que la cuenta está saldada.
Es importante especificar que no es lo mismo decir que una cuenta está saldada que una
cuenta cerrada. Una cuenta saldada presenta un saldo igual a cero pero continua abierta es
decir que es posibles seguir anotando nueva partidas. Sin embargo en una cuenta cerrada
una no puede anotarse más partidas a menos que se proceda a la reapertura de dicha cuenta.
Para cerrar una cuenta es importante tomar como referencia la mayorización de los asientos
de regularización y cierre del libro diario, así de esta forma las cuentas quedarán cerradas en
ambos lados, ya sea los importes del debe y del haber. Si una de las partes resulta menor,
para igualarla a la otra parte se registra el saldo, colocando las palabras “A varios” o “Por
varios” según sea el caso.
Si una de las partes de la cuenta se termina y no existe un espacio más los siguientes registros
en necesario pasar el resultado acumulado a otro folio del libro mayor, para ello se suma el
lado de la cuenta que se culminó poniéndole luego a su costado la palabra “Van al folio No ..”.
De igual forma en el otro lado debe trazarse una línea diagonal trasladando el importe total al
folio correspondiente.
➥ Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue deudor registrado en el haber, para el siguiente
periodo dicho importe se asentará en el debe colocando a un costado la palabra “saldo”.
➥ Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue acreedor registrado en el debe, para el siguiente
periodo dicho importe se asentará en el haber colocando a un costado la palabra “saldo”.
Los errores que se presentan al registrar una cuenta deben ser corregidos en el momento sin
realizar enmendaduras ni borrones para ello se siguen reglas que enmiende el error, veamos:
➥ Cuando una cantidad es mayor o menor que la real, se debe anular el registro
incorrecto encerrando la cifra en un paréntesis con tinta roja, tomando en cuenta dicho
importe para el resultado final.
➥ Cuando se abona una cuenta en vez de cargarse o viceversa, se rectifica el error
anulándolo con paréntesis,. Se anula el valor registrado en el haber con paréntesis
asentando luego correctamente el mismo valor en el debe o viceversa.
LA CUENTA T :
Es un mecanismo que permite determinar saldo en forma rápida, consiste en registrar sólo el
importe sea este cargo o abono. De esta forma se puede conocer inmediatamente el resultado
económico y financiero de la empresa.
4. LIBRO CAJA
IMPORTANCIA: Porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la empresa,
llámese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego determinar su saldo
disponible.
ASPECTO LEGAL:
De acuerdo al Artículo 65º de la ley del impuesto a la renta están obligadas a llevar este libro
todas las personas jurídicas para efectos del impuesto a la renta así como las personas
naturales cuyos ingresos brutos anuales sobrepasan las 100 UIT.
Debe ser legalizado ante el Juez de Paz Letrado o ante un Notario Público para que tenga los
efectos que la ley le confiere.
RAYADO Y FOLIACION
El registro contable llamado también “asiento” está conformado por los ingresos y egresos que
originaron tal acción, los cuales estarán representadas en sus respectivas cuentas y sub
cuentas según sea el caso. Todos los registros contables deben estar sustentados por los
documentos enumerados, tales como: facturas, letras, pagarés, boletas de pago,
remuneraciones, depósitos bancarios, etc.
CLASES:
La clasificación responde según sea el rayado del libro caja, así como tenemos:
a. Caja Italiana
b. Caja Americana
c. Caja Bancos
a. CAJA ITALIANA:
Considerada como de Registro Simple. Es utilizada generalmente por las empresas pequeñas
porque su preparación es simple y fácil.
1. Rayado:
Es parecido a libro Diario solo que su aplicación es diferente. El modo es el siguiente:
2 DEBE A HABER 2
B C D E F G B C D E F G
2. Registro:
a. Se escribe el título o encabezado (Caja mes de ... del 200..)
b. Fecha en que se realiza la operación.
c. Código y sub código de las cuentas que representan ingreso o egreso
d. Título de las cuentas que se debitan o acreditan y el detalle de la operación.
e. Número del documento o folio del mayor, algunos la consideran como columna falsa.
f. Se registra el importe parcial de las operaciones
g. Se registra el saldo inicial y final de las operaciones realizadas mensualmente.
Las operaciones registradas en el libro caja están sujetas a una serie de modalidades entre las
principales tenemos:
3. Resumen de Caja:
Consiste en que al final de cada mes (puede ser semanal o quincenal) debe ser cerrado, para
ello se suman las cantidades del DEBE y HABER estableciéndose así el saldo para el próximo
mes el cual debe ser registrado en la columna del Haber, de esta forma ambas columnas
resultaran iguales las que se colocaran a la misma altura.
4. Reapertura de Caja:
Una vez efectuado el cierre, al día siguiente se procede a efectuar la reapertura de Caja
colocando en el DEBE el saldo que quedó del mes anterior.
Es necesario precisar que aparte del libro caja existe un fondo de caja chica el cual permite
registrar en él todos los gastos menudos o pequeños como la compra de escobas,
detergentes, útiles de escritorio, movilidad, etc.
La modalidad consiste en que el encargado del fondo de caja chica recibida de tesorería una
cantidad de dinero para la realización de dichos gastos, una vez agotado el mismo, volverá a
solicitar una suma igual o menor o mayor que la anterior, previa entrega de los gastos
realizados anteriormente, sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones
mercantiles posteriormente serán registradas en forma conjunta en el Libro Caja.
Una vez determinados los asientos de ingresos y egresos se centralizarán en el libro diario.
Las cuentas de cargo se registrarán en las columnas del debe y las cuentas del abono en la
columna del Haber, resultando de esta forma un asiento compuesto.
CAJA AMERICANA:
Llamada también Caja Tabular. En este libro se registran las operaciones que significan
entrada o salida de dinero, cheques u otros documentos valorados. La caja americana o
tabular es más utilizada que la caja italiana.
1. Rayado:
Su rayado es de forma columnar, dividiéndose en dos partes: una para el registro de las
cuentas en el DEBE y la otra para el registro de las cuentas en el HABER tal como se observa
en el siguiente modelo:
Como se ve, el modelo de la Caja Tabular es diferente de la Caja Italiana, la Caja Americana
utiliza una columna para cada cuenta, sea esta de ingresos o egresos, así como ciertas
columna para el concepto o detalle, fecha de la operación, código de las sub cuentas y cuentas
varias. En las columna del Debe se anotará todas las cuentas cargadas y en las columnas del
Haber las cuentas abonadas.