Unidad 1 / Escenario 1

Lectura fundamental

Conceptos básicos, objetivos y

procedimientos del presupuesto

Contenido

1 Conceptualización de los presupuestos

2 Objetivos de los presupuestos

3 El presupuesto y las funciones administrativas

4 Plan de utilidades: desarrollo y composición

5 Procedimiento para la elaboración del presupuesto

Palabras clave: presupuesto, ingresos, egresos, planeación, controlar, organizar.

1. Conceptualización de los presupuestos
Nos encontramos en un mundo bastante dinámico, a diario se dice que lo único constante es el
cambio. Esto también aplica a las organizaciones, ya que hacen parte de un medio económico en el
que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el
mercado competitivo, con el fin de minimizar los riesgos y hacer un control efectivo de los recursos,
cada día más escasos. Esto teniendo en cuenta que, cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores
serán los riesgos; esto no quiere decir que quien elabore planes no sea susceptible de pérdidas, pero sí
se minimiza el riesgo.

Los presupuestos se identifican como parte de la planeación, porque todo plan debe tener implícito el
presupuesto de los recursos que se requieren para la ejecución de las actividades planeadas. En este
punto surge la siguiente pregunta: ¿qué se debe planear y presupuestar exactamente? Su respuesta
parecería obvia pero no siempre lo es, pues este proceso incluye todas las actividades que signifiquen
ingresos y egresos de recursos para un periodo determinado.

Los ingresos son los recursos que se espera percibir en un periodo determinado, cuya fuente principal
en el sector privado son las ventas, que se reflejan en el estado de resultados. Por su parte, los egresos
esperados, en el sector privado, son los costos originados en la producción, y se consolidan en el
estado de costos.

Otro aspecto importante es el manejo de los inventarios, tanto de materias primas como de
productos en proceso o terminado. Estos se encuentran cuantificados financieramente en el balance.

Como se puede observar, las actividades planeadas se convierten en cifras en los estados financieros,
de tal manera que los presupuestos se pueden definir como la expresión cuantitativa de los planes.
Esta cuantificación se refleja en los estados financieros presupuestados.

La elaboración de los presupuestos es responsabilidad de la administración. Es cierto que los

presupuestos se basan en la contabilidad, pero también conviene decir que no es una técnica
contable. La administración planea las actividades, que en un periodo futuro espera que se cumplan,
es decir que cuando se está ejecutando el presupuesto, la administración compara lo que esperaba
hacer con lo ejecutado, y, en el caso de que no se esté realizando lo planeado, debe tomar medidas
de ajuste para acercarse al logro de los objetivos. Luego, se puede deducir que el presupuesto es una
herramienta de control administrativo, por cuanto permite tomar decisiones oportunamente.

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 1.1. Etimología del presupuesto

La palabra presupuesto viene del latín pre, que denota antelación, precursor de la palabra supuesto,
que significa suponer por hipótesis. En otras palabras, significa que con antelación se supone lo que va
a suceder en un futuro.

1.2. Definición de presupuesto

Es un sistema integral donde se fijan unos objetivos que se toman como base para la planificación
y control de las diferentes actividades a desarrollar para alcanzar esos objetivos; se tiene en cuenta
los recursos con los que cuenta la entidad. Para desarrollar el presupuesto se debe pensar en si es
táctico, operativo o estratégico. En esta clasificación se tiene en cuenta los recursos y el tiempo:
cuando un plan es táctico es a corto plazo (un año); el plan operativo es a mediano plazo; y el
estratégico, a largo plazo.

Los principales elementos de la definición de un presupuesto son:

Plan: muestra lo que la Términos financieros: se Periodo determinado:

administración tratará de
realizar.
Integrador: se toman en
cuenta todas las áreas de la
empresa para realizar el plan.
ve la importancia de ver todo presupuesto
el presupuesto en valores. debe tener una fecha
específica de corte.
Operaciones: se determina
la labor que desempeña
cada departamento.

Coordinador: los departamentos Recursos: disponible tanto

de la empresa se deben articular en efectivo o financiero con
para cumplir un propósito el que cuenta la empresa
específico. para desarrollar la operación.

Figura 1. Elementos de un presupuesto.

Fuente: elaboración propia.

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2. Objetivos de los presupuestos.
En el presupuesto privado o empresarial deben identificarse las siguientes actividades: ventas,
producción, costos, gastos, entre otras, cuyo objetivo sea el de obtener utilidades y/o beneficios
económicos. Por eso, todo inversionista pretende aumentar al máximo sus utilidades con el mínimo
de capital invertido. La relación entre la utilidad y el capital o patrimonio se denomina rentabilidad y se
determina como el resultado de dividir la utilidad obtenida en un periodo determinado sobre el capital
de la empresa.

De ahí que pueda hablarse del presupuesto, planificación y control de utilidades. Razón por la cual
este Módulo se propone plasmar el objetivo del plan en el estado de resultados.

2.1. Acercamiento al presupuesto

Suponga que el departamento de recursos humanos planea un viaje para final de año en las vacaciones
colectivas. Los integrantes acuerdan la salida a un hotel en el Caribe colombiano en este momento
eligen un comité organizador, el cual se formula los siguientes interrogantes:

»» ¿Cuántos van a ir al viaje?

»» ¿Qué sitios se visitan en la ciudad?

»» ¿Cuánto es el monto de transporte por persona?

»» ¿Cuánto cuesta el hotel y la alimentación?

»» ¿Cuántos días durará el viaje?

El comité delibera y concluye lo siguiente:

»» Asistirán 25 personas.

»» Para transportar a los asistentes se usará la empresa aérea Avianca.

»» La permanencia son 4 noches.

»» Hay varios sitios turísticos a visitar.

Se estima entonces el costo por persona en la siguiente tabla.

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 Tabla 1. Presupuesto del viaje

Costo por persona Valores

Tiquete aéreo ida y vuelta 700.000
4 noches de hotel 600.000
Sitios turísticos a visitar 500.000
Total presupuesto por persona 1.800.000

Fuente: elaboración propia.

En este presupuesto inicial se debe tener en cuenta las preguntas expuestas anteriormente. Por
ejemplo, las personas que asistirán al viaje son 25; los sitios que se visitarán en la ciudad de destino
tienen un costo por persona de $500.000; el costo de transporte por persona es de $700.000 sin
contar con el transporte al interior de la ciudad vacacional; el hotel tiene un costo de $600.000 por
las 4 noches, no incluye la alimentación.

En este presupuesto no se tienen en cuenta todos los costos que se pueden incurrir en el viaje, por
ejemplo, no se tuvo en cuenta la alimentación y los gastos de transporte al interior de la ciudad, por
esta razón es necesario la planeación con los datos e información suficiente del entorno en donde se
presupuesta y el conocimiento del proyecto a desarrollar. Al interior de una empresa ocurre lo mismo,
pues la planeación parte del mismo principio. Este se ilustra en la figura siguiente:

PLANEAR

CONTROLAR ORGANIZAR

MOTIVACIÓN Y DIRECCIÓN SUMINISTRO DE PERSONAL

DE PERSONAS

Figura 2. Funciones de la administración.

Fuente: elaboración propia.

En este proceso es importante la retroalimentación, pues todas las funciones administrativas están
interconectadas, trabajando, así, como un sistema organizacional.

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3. El presupuesto y las funciones administrativas
Cuando se habla de presupuesto se hace referencia a hechos futuros que se planean ejecutar, y
para esto usan como bases funciones administrativas que ayudan a desarrollar los planes o metas
esperados dentro del presupuesto.

Establecer la ruta que debe seguir la empresa en el desarrollo

PLANEACIÓN
de sus actividades, para lograr las metas propuestas.

Determinar las actividades específicas a desarrollar en cada

ORGANIZACIÓN
departamento o área de la empresa.
PRESUPUESTO

La relación de las actividades dentro de diferentes áreas para

COORDINACIÓN cumplir un mismo objetivo.

Tener personal que guíe y dirija cada una de las áreas en

DIRECCIÓN
coordinación con toda la empresa.

Revisiones del plan de ejecución para lograr cumplir con las

CONTROL
metas propuestas.

Figura 3. El presupuesto y las funciones administrativas.

Fuente: elaboración propia.

3.1. Planeación

En esta etapa se plantean los objetivos y se decide el curso de las acciones para lograrlo. Para esto se
establecen los objetivos teniendo en cuenta el entorno donde se plantean, se deciden las acciones
a implementar y se inician las actividades. Es importante ser flexibles en la implementación de las
acciones y el desarrollo de las actividades, teniendo en cuenta que las situaciones económicas son
dinámicas y en los planes es necesario adaptarse a los cambios que se puedan presentar.

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 3.2. Organización

Al interior de toda empresa existen varios departamentos o áreas que tienen un rol estratégico,
esto debido a que establecen metas que a su vez tienen asignadas las actividades requeridas para su
cumplimiento.

3.3. Coordinación

Si bien cada departamento o área tiene sus tareas específicas, estas deben estar enfocadas a las
establecidas corporativamente, es decir, a nivel empresa. Por ejemplo, cómo incide el resultado
del departamento de ventas en el de producción, la producción en el departamento de compras y
suministros, los anteriores en el departamento de recursos humanos, etc., hasta llegar a decir en la
rentabilidad de la empresa.

3.4. Dirección

Toda empresa necesita una cabeza que dirija o indique el camino a seguir, esto se asemeja a una carta
de navegación para poder iniciar su marcha. Una organización funciona con un plan bien elaborado.

3.5. Control

Esta etapa busca comparar lo presupuestado con lo real, encontrar las variaciones, analizar las causas
y aplicar los correctivos cuando sea necesario. El éxito de un presupuesto no radica, necesariamente,
en el cumplimiento de su totalidad, pues se presentan algunas limitantes que lo impiden, razón por la
cual se admite un margen de tolerancia, dependiendo de la actividad específica.

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4. Plan de utilidades: desarrollo y composición
La composición del plan de utilidades se centra en dos aspectos importantes: los ingresos y los
egresos.

Plan de utilidades
Funciones
Diagnóstico interno administrativas
Diagnóstico externo

Plan de ingresos Plan de costos o producción Plan de gastos

Administración
Presupuesto de Mano de obra directa
ventas y otros Materia prima Distribución
ingresos Costos indirectos de fabricación
Financiación

ESTADOS FINANCIEROS

Estado de costos Estado de resultados Estado de situación financiera

Figura 4. Plan anual de utilidades, su desarrollo y composición

Fuente: elaboración propia.

Como ya se mencionó, la fuente principal de los ingresos son las ventas, de ahí la importancia de
elaborar el presupuesto de ventas o plan de distribución. Pero como existen otras fuentes de ingreso,
se debe elaborar el presupuesto de otros ingresos provenientes de operaciones diferentes a las
normales del negocio.

Por su parte, los egresos son causados por la producción, lo que implica la generación de costos
y gastos como: el presupuesto de compra de materiales, presupuesto de mano de obra directa,
presupuesto de costos indirectos de fabricación, presupuesto de gastos, presupuesto de caja, y otros
que dependen del objeto social de la compañía y de su tamaño.

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5. Procedimiento para la elaboración del presupuesto
En la elaboración del presupuesto existen procedimientos a tener en cuenta como: la planificación
y control de actividades, las etapas a seguir en la preparación del presupuesto, y principios en la
elaboración del presupuesto. Estos procedimientos ayudan a cumplir con las metas propuestas por
la administración dentro de un periodo.

5.1. Planificación y control de actividades

Es un enfoque sistemático para lograr las responsabilidades de la administración de planificación,

coordinación y control.

Comprende lo siguiente:

»» Los objetivos generales de la empresa

»» Las metas específicas de la empresa

»» Plan de utilidades a largo plazo

»» Plan de utilidades a corto plazo

»» Informes periódicos de resultados

»» Procedimientos de seguimiento

Con estos pasos se logran la planificación y control de utilidades, que es el desarrollo y la aceptación
de los objetivos y metas que se lograron con los recursos y acciones eficientes de la organización.

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 OBJETIVOS GENERALES
Y A LARGO PLAZO

ECONÓMICOS
PRODUCTIVOS
LABORALES

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Y A CORTO PLAZO

LÍNEAS DEL PRODUCTO

LÍNEAS DE SERVICIO
PORCIÓN DEL MERCADO

PLANES DE UTILIDADES
ESTRATÉGICOS Y TÁCITOS

Figura 5. Niveles de planificación.

Fuente: elaboración propia.

5.2. Etapas de la preparación del presupuesto

Las etapas que permiten la preparación del presupuesto son:

1. Pre-iniciación

2. Elaboración del presupuesto

3. Ejecución

4. Control

5. Evaluación

Con el fin de tener una mayor comprensión de estas etapas, a continuación se toman como ejemplo
las etapas que la empresa Andamios Ltda. sigue para crear su presupuesto:

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 5.2.1. Pre-iniciación

Aquí se analiza el comportamiento de la empresa teniendo en cuenta las variables internas y externas,
con el propósito de fijar los objetivos y metas que pretende alcanzar.

Estos son los objetivos generales:

1. Tener buena demanda en la producción de los artículos en el mercado.

2. Ser competitivos con los precios asegurando una buena utilidad marginal.

3. Aumentar las zonas de distribución.

4. Aumentar el número de clientes nuevos.

5. Aumentar el rendimiento de las acciones.

6. Crear y mantener un ambiente en la empresa que permita cumplir con los objetivos propuestos.

Y estos son los objetivos específicos:

1. La empresa debe crecer en las ventas en un 15% en el mercado.

2. La utilidad marginal debe aumentar de un año a otro en 8%.

3. Se deben ganar x número de clientes en el transcurso de un año.

4. El presupuesto debe generar rendimientos a los accionistas en un 5% en un periodo de un año.

5. Los diferentes departamentos de la empresa deben cumplir con el 100% de sus procesos.

Los objetivos deben estar articulados con las estrategias fijadas. Por ejemplo, a la hora de incrementar
las ventas, se deben tener en cuenta aspectos como distribución, precios competitivos, distribución
eficiente, calidad del producto y los vendedores. Esto implica que debe haber un estudio de mercado
y un mejor conocimiento de los competidores. También deben estar articulados con los planes
tácticos de todos los departamentos que intervienen en la estrategia; la comunicación debe ser fluida
y los informes deben ser claros y autorizados para el cumplimiento de los objetivos generales.

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 5.2.2. Elaboración

La elaboración del presupuesto inicia mes y medio antes de empezar el año con el informe de
la gerencia, en donde los directores de departamento informan al director de presupuesto de la
empresa. Es importante que los informes se plasmen en los estados financieros.

A continuación se exponen ejemplos de algunos departamentos y los informes que deben presentar.

»» Tesorero: debe elaborar el presupuesto de efectivo en un estado de flujo de caja, la

necesidad de endeudamiento y los pagos que se puedan presentar.

»» Director de compras: debe elaborar el presupuesto de compras según las cotizaciones

y condiciones ofrecidas.

»» Director de producción: debe presupuestar la cantidad a producir según las ventas

presupuestadas y tener en cuenta la disposición de almacenamiento.

»» Director de personal: debe presupuestar los empleados a contratar según información

de los demás departamentos.

Estos son algunos puntos en los que los diferentes departamentos deben tener en cuenta los
objetivos de la empresa generales y específicos. Adicionalmente, se establecen los valores por cada
departamento y se consolida la información en estados financieros presupuestados.

5.2.3. Ejecución

Se ponen en marcha los planes y se materializan los objetivos teniendo en cuenta las responsabilidades
adquiridas por los departamentos. Aquí es importante la dirección para llevar a cabo el plan de trabajo.

5.2.4. Control

El control sirve para comparar las actividades desarrolladas por cada uno de los departamentos con
el presupuesto que expresan las metas que se propusieron. Para esto es importante los informes
intermedios de las metas alcanzadas y en qué porcentaje van los objetivos propuestos, para la toma de
medidas y correctivos.

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 5.2.5. Evaluación

Terminado el periodo presupuestado se elabora un informe global de los resultados obtenidos, en

donde se analizan las funciones y actividades de cada uno de los departamentos de la empresa.
Se analizan las fallas y aciertos grupales e individuales. Estas experiencias se deben utilizar para
implementarlas en el próximo año.

5.3. Principios en la elaboración del presupuesto

Para elaborar un presupuesto se necesita tener en cuenta tres aspectos relevantes en las diferentes
etapas del ciclo presupuestal:

»» Los elementos del trabajo: permiten el manejo de la información por medio de cédulas
presupuestarias para la recolección de información de los recursos utilizados, para
desarrollar todos los cálculos necesarios.

»» Las técnicas de elaboración: procedimientos utilizados para hacer las estimaciones en los
presupuestos, en donde se identifican factores que incidieron en las ventas de los periodos
pasados y se emplean procedimientos para establecer los estándares de la materia prima
directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

»» Los principios: previsión, planeación, organización, dirección y control.

La previsión es la importancia del estudio anticipado de los procesos de la organización para el logro
de las metas propuestas, este principio se divide en tres aspectos importantes.

»» Predictibilidad: la posibilidad de pronosticar algo que va a suceder o que se quiere

que suceda.

»» Determinación cuantitativa: las actividades programadas para la ejecución deben

determinarse en unidades monetarias.

»» Objetivo: la búsqueda del objetivo siempre debe ser previsible.

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La planeación es la programación de la acción para lograr los objetivos deseados. Aquí se deben tener
en cuenta:

»» Precisión: los planes de acción deben expresarse de forma concreta.

»» Costeabililidad: debe haber costo-beneficio en la implementación del presupuesto.

»» Flexibilidad: los presupuestos deben tener la posibilidad de cambiar y restructurarse.

»» Unidad: el presupuesto debe estar coordinado con los diferentes departamentos de la

empresa.

»» Confianza: debe haber compromiso de los directivos para desarrollar el presupuesto y

las diferentes acciones que implica.

»» Participación: debe haber participación de todos los empleados que puedan aportar
según la experiencia de los procesos al interior de la empresa.

Los principios de organización se deben a las actividades humanas y se dividen en principios de

orden y comunicación. El principio de orden se fundamenta en organigramas, líneas de producción y
responsabilidades de los directores encargados. El principio de comunicación es tener la información
oportuna y concisa.

El principio de dirección se refiere al modo de dirigir el presupuesto. Se deben tener en cuenta los
principios de autoridad y coordinación. En el principio de autoridad se concibe la autoridad como
relativa y no absoluta, para no quitarle la responsabilidad al funcionario encargado de la acción. Y en el
principio de coordinación el interés general debe prevalecer del interés particular.

El principio de control se fundamenta en la comparación de los objetivos y los logros. Se divide en los
siguientes principios.

• Reconocimiento: es el reconocimiento del funcionario por sus éxitos.

• Excepción: se fundamenta en la atención en los asuntos excepcionales y no a los generales que

puede que tengan impacto significativo en el logro de las metas propuestas.

• Norma: el presupuesto es una norma de la empresa o se debe considerar de esta forma.

• Conciencia de costos: es el principio de conciencia, en donde las decisiones tienen un impacto

en los costos. Por esta razón los funcionarios deben tener claro las funciones o acciones y
relacionarlos con el costo.

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Referencias
Burbano, J. (2011). Presupuestos. Un enfoque de direccionamiento estratégico, gestión y control de
recursos. Bogotá: McGraw-Hill.

Rincón, S. C. (2011). Presupuesto empresarial. Ecoe ediciones.

Ruiz, J. E. (1989). Presupuestos. Enfoque moderno de planeación y control de recursos. Bogotá:

McGraw-Hill

Welsch, G., Hilton, R., Gordon, P. y Rivera, C. (2005). Presupuestos. Planificación y control. México:
Pearson Educación.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Presupuestos
Unidad 1: Conceptos y diagnóstico del presupuesto
Escenario 1: Conceptos básicos, objetivos y procedimientos
del presupuesto

Autor: Jaime Rafael Castro Hurtado

Asesor Pedagógico: Estefanía Ferrero

Diseñador Gráfico: Yinet Rodríguez
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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