MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL Son ‘SUBDIRECCION GENERAL Bogotsd.c., 01 ABR 2014 INSTRUCTIVO Nro. 0205 __@ 4 & | SUDIR-SEGEN-70 PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y ‘TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICIA NACIONAL, Alendiendo los cambios evolutivos que han impactado la gestion documental como consecuencia de las nuevas tecnologias, y conforme a las disposiciones que han expedido Jos entes rectores en materia archivistica (Archivo General de la Nacién y el Ministerio de Tecnologias de la Informacién y las Comunicaciones); el Ministerio de Defensa Nacional por medio de la resolucién 8614 del 24 de diciembre de 2012, adopté el Programa de Gestion Documental-PGD “Hacia un Sistema de Gestion de Documento de Archivo Electronico” — SGDEA, para el Sector Defensa, a través de la cual se emiten directrices para la administracién, organizacién y conservacién del patrimonio documenta Bajo este contexto y en aplicacién a los principios de coordinacién, eficacia, economia y celeridad; le corresponde a la Policia Nacional, sefialar los lineamientos para la estandarizacin de la produccién documental al interior de la Institucién conforme a lo dispuesto en la Guia Técnica Colombiana (GTC 185). En virtud de lo expuesto, se hace necesario que los sefiores directores, jefes y comandantes en os diferentes niveles de gestion, sean los responsables de la difusién y socializacion de Jo dispuesto en el presente instructivo, a fin de optimizar las capacidades y herramientas en gestién documental que fortalecen las comunicaciones oficiales al interior de la Institucién.Por consiguiente, el presente documento deja sin vigencia lo establecido en el Instructivo 042 SUDIR-SEGEN del 17 de agosto de 2012 y sera objeto de verificacién y seguimiento permanente por parte de la Secretaria General, con el fin de lograr la observancia en la implementacién de las pautas establecidas. Mayor General Subdirector G om Carrera 59 26.21 CAN Bogota vy, Faas “eléfonos, 3158000 est 9834» PROSPERIDAD =| wom vesmnanaegucicngercs UPARATODOS =) wd ‘ww. policia.gov.co j S.1N-000: PagiANEXO AL INSTRUCTIVO Nro. 02/05 J SUDIR-SEGEN DEI “PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICIA NACIONAL” ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACION DE COMUNICACIONES OFICIALES. Para la elaboracién de comunicaciones oficiales se debe utilizar papel en formato carta (dimensiones 21.59 cm x 27.94 cm), con gramaje entre 75 y 90 g/m’, libre de Acido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en el rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad’ En caso de ser necesario, las comunicaciones oficiales pueden imprimirse por ambas caras de la hoja, atendiendo la Politica Ambiental, encaminada a la proteccién del medio ambiente a traves del cumplimento de la legislacién y el mejoramiento continuo del desempefio ambiental de ia Institucién 4. MARGENES, Las margenes a utilizar para la elaboracién de los documentos quedaran de la siguiente manera’ Superior: 2cm Inferior: 2em Lateral Izquierdo: 3.cm Lateral derecho: 2cm Nota: en caso de que el documento se imprima por ambas caras de la hoja, las margene laterales deben ser simétricas a tres (3) cm. Se debe dejar una margen superior de dos (2) om, que corresponden al encabezado (del procesador del texto 0 computador). A partir de este espacio se esctibe el membrete de la Policia Nacional el cual quedaré alineado a margen izquierdo conforme a los parémetros de estilo, forma y distribucién establecidos en el Reglamento de Identidad, Imagen y Comunicacién de la Policia Nacional; estandarizados y controlados en la herramienta gerencial Suite Visién Empresarial, asiHOJA 2,DEL ANEXO AL INSTRUCTIVO Nro. 02/05 J SUDIR-SEGEN DEL J “PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICIA NACIONAL” Escudo de la instituci6n alineado a margen izquierdo (dimensiones 2 cm x 2 cm) En la primera linea del texto MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ‘Segunda linea POLICIA NACIONAL Tercera linea NOMBRE DE LA UNIDAD ‘Nota: aquellas unidades cuyo nombre es muy extenso podrin emplear una cuaita linea; como por ejemplo las escuelas de policia o las unidades desconcentradas Inn sTERo DE CEFENSA NACIONAL jPROSPERIDAD © Pouiein NACIONAL tPARA TODOS: No, $-2014.076213 | ARAFI~GUCON 29.27 ‘Asi mismo, para el margen inferior se dejan dos (2) cm, desde el borde inferior de la hoja; este ‘espacio se utiliza para la informacién del cédigo de! documento, niimero de pagina y su fecha de aprobacién. A margen izquierdo se ubica el pie de pagina que corresponde a los datos de In, teléfono, correo electrénico de la unidad y pagina web institucional ejemplo: Nota: el tamafo de la fuente seré el establecido en el reglamento de Identidad, Imagen y Comunicacién (Arial 8.5 puntos, normal, altas y bajas sin negnilla; iltima linea arial 9 puntos, con nogritla y en minuiscula). Cuando se trate de una comunicacién de més de una hoja, deberd quedar ef membrete en la primera pagina y el pie de pagina con los logo simbolos en ta tiltimaHOJA 3 DEL ANEXO AL INSTRUCTIVO Nro. 02/05 _ {4° | SUDIR-SEGEN DEL ad ABR 2014 1) “PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICiA NACIONAL” 2. ESTILO Para efectos de la distribucién del contenido de las comunicaciones oficiales se deberd utilizar el estilo bloque extremo (todas las lineas parten del margen izquierdo), 3. FUENTE ‘Toda comunicacién se debera escribir en Arial 10 a 12, por ser una fuente clara, homogénea y agradable a la vista del lector. Con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresién, digitalizacién y/o microfilmacién. (El tamafio de la letra dependera de la extensién de la comunicacion oficial o cantidad de texto que contenga el documento). 4, ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL 4.1 Numero de la comunicacién y las siglas de quien aprueba y origina: se debe escribir con negiilla a una o dos interlineas libres después del membrete, conservando las estructuras de la humeracion automatica que genera el aplicativo RADICAR (sin la sigla de la unidad); con el proposito de facilitar la asociacién de los datos de informacion en la produccién documental de tramite 0 respuesta a radicados en el mismo sistema, asi: / SIGLA1 - SIGLA2 - TRD Nota: primero se digita el ntimero de radicado de la comunicacién oficial, la “sigla 1 corresponde a quien aprueba, fa “sigla 2” a quien origina 0 elabora el documento y “TRO” es fa codificacién asignada segtin el documento que se esté elaborando, ejemplo: No. S-2014-028213 / ARACA — GUPED — 1.10 agina 5 de 1 Aprobacién:HOJA 4 DEL ANEXO AL INSTRUCTIVO Nro. 02105 A jp | SUDIR-SEGEN DEL (Q4_ABR 2014 _) “PAUTAS GENERALES PARA LA’ PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICIA NACIONAL” 4.2 lugar de origen y fecha de elaboracién: se debe escribir a una 0 dos interlineas libres de numero de la comunicacién oficial y en forma completa en orden de; nombre del lugar de origen Gia, mes (en minusculas) y afio (sin separarlo con punto). 4.3 Datos del destinatario: a partir del lugar de origen y la fecha de elaboracién, se deben dejar de dos (2) a tres (3) interlineas libres, segiin la extensién de la comunicacién. Estos datos deben ‘ocupar varias lineas, segun el tipo de documento Denominacién 0 titulo académico: se escriben con mayuscula inicial los nombres de las denominaciones o titulos académicos. A nivel interno se debe utilizar el grado antepuesto por la palabra sefor. Nombre de los destinatarios: este debe ser escrito en mayiscula sostenida. De preferencia se debe escribir los nombres y apellidos completos, Cargo: se escribe con mayuiscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos lineas para guardar la proporcién visual de otros datos. Organizacion: se escriben en {a interlinea siguiente al cargo, con la denominacion mas conocida, es decir razén social, sigla o acrénimo. En caso de nombres completes, la escritura se efectia con maytiscula inicial o sostenida. De acuerdo con el registro efectuado ante Ia enticiad competente y respetando las denominaciones Ltda, S.A y otras que puedan contener la razon social Las siglas 0 acrénimos se escriben en mayiiscula sostenida, a menos que la organizacién 'o haya registrado de manera diferente. Direccién: de acuerdo con el medio a través del cual se realice el envio de la comunicacion oficial (correo cerfificado, estafeta, mensajeria); en este espacio se escribe Ia direccion de nomenclatura, el apartado, el fax 0 correo electrénico, si la comunicacién oficial es tramitada a un funcionario o dependencia de la misma unidad 0 complejo es necesario agregar la direccion. No se utlizan abreviaturas (Cl, Av, Transv, No, #, entre otras). Para designar el nimero en la direccion se dejan tres (3) espacios entre la designacion principal y nomenctatura. Cuando la direccién contiene informacion complementaria como bloque, interior apartamento entre otros, para su designacion se recomienda escribir la palabra completaHoya RGENENPS, AL INSTRUCTIVO Nro. 02105 _) 1 | SUDIR-SEGEN DEL 0 J “PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICIA NACIONAL” Ejemplo 1. Seftor Coronel CIRO CARVAJAL CARVAJAL Secretatio General Carrera 59. 26-21 CAN Bogota D.C Ejemplo 2. Ingeniera ANDREA SIERRA GONZALEZ Gerente de Produccién Quimica Nacional Ltda Carrera 58C. 19-48 Santiago de Cali, Valle del Cauca 44, Asunto Se escribe la palabra asunto, con mayiiscula inicial, seguida de dos (2) puntos, sin negrilla y sin subrayar, Se debe escribir a dos (2) interlineas libres, a partir del ultimo dato del destinatario Constituye la sintesis del tema de la comunicacién oficial y debe expresar en un maximo de cuatro (4) a cinco (5) palabras, se omiten articulos, conjunciones o reposiciones sin que afecte el sentido. 4.5, Cuerpo o texto Es importante que el contenido transmita la idea en forma clara, precisa, concisa, coherente, breve, directa, sencilla, cortés y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir Se sugiere que el texto este justificado y no contenga mas de tres (3) parrafos en comunicaciones de un solo folio. Nota: cuando se de respuesta 0 se cite un documento (oficio 0 mensaje) debe indicarse el rniimero, fa sigla de la dependencia de origen y fecha. 46. Datos del remitente Se escriben los nombres y apellidos completos en maylscula sostenida y con negrilla, antecedido por el grado en maydiscula inicial y sin negrila. En la interlinea libre siguiente se debe colocar el cargo que ostenta el remitente de acuerdo a sus funciones, ejemplo: General RODOLFO PALOMINO LOPEZ, Director General Policia Nacional de Colombia aprobacion 05-12-20HOYA g BR gO AL INSTRUCTIVO Nro. 02/05 gts | SUDIR-SEGEN de! ‘ot J “PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCION, RECEPCION DISTRIBUCION Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICIA NACIONAL” 4.7. Lineas especiales: si se requieren las lineas especiales, se recomienda esoribirlas a dos (2) inteslineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaio de letra menor al utllizado en el texto, El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencilio, sin abreviar y alineado. ‘Anexos: se detallan en el texto y al final de la comunicacion, a dos (2) interlineas fibres det remitente, La palabra anexo o anexos, seguin el caso, se escribe con mayliscula inicial, seguida de dos puntos () a un espacio se enuncia la cantidad; escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,) Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del 10 en adelante, en iiras: cuando estos nlimero forman parte de un rango, de un grupo o serie, se esoriben en cifras. ejemplo 1. Anexo: uno (15 folios). Ejemplo 2. Anexos: dos (ocho folios y un CD- ROM). Ejemplo 3. Anexas: tres (10 folios, un cheque y un folleto). Ejemplo 4. Anexos: cuatro (una invitacion en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios). Ejemplo 5. Anexos: ocho (cuatro actas en 22 folios, un disco compacto, un disquele, una bolsa con afiches y un video didactico), Copia: Ia palabra copia se escribe con mayiiscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (), Se ubica a dos (2) interlineas del cargo del firmante o al interlineado sencillo de anexos, silos hay, contra el margen izquierdo a un espacio se relacionan los destinatarios alineacios a: ‘Tratamiento de cortesia 0 titulo, cargo y organizacién. Si se dirige a un funcionario de fa misn entidad, se omite el nombre de la organizacién. Todo ello sin abreviar. Ejemplo 1. En linea separada: Copia: Teniente Coronel Fabio Sanchez Andrade, Subcomandante Administrative Teniente Diana Carolina Gutiérrez Obando, Asesora Juridica ‘Subcomisario Ruben Armando Casas Contreras; Asesor Juridico. S-IN-0001 fagina 8 de 18HOJA 6 DEL (0 AL INSTRUCTIVO Nro. 02/05 4 J SUDIR-SEGEN DEL wilt ABR w | “PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICIA NACIONAL” Ejemplo 2. Para dependencias Copia: Inspeccién General Oficina de Comunicaciones Estratégicas Secretaria General Ejemplo 3. En linea seguida Copia: seftores Orlando Soto Giraldo, Director de Proyectos; Luis Carlos Ortiz, Coordinador Primera Infancia; Jaime Marin Gallego, Coordinador Admisiones y Registro Académico. Apoyado: para las comunicaciones que lo requieran se debe escribir la palabra apoyado con mayuscula inicial contra el margen izquierdo a tres (3) interlineas libres del cargo del firmante, seguida de la linea de aprobacién y barra oblicua 0 diagonal (/), posteriormente el nombre del funcionario responsable con mayuiscula inicial; a un espacio y alineado con el nombre se indica el cargo, con mayiscula inicial asi Apoyado wt Capitan Heman Mauricio Torres Rozo Jefe Grupo Administracién y Conservacién Documental Visto bueno: cuando se requiera el visto bueno, se debe escribir la abreviatura (Vo, Bo) contra el margen izquierdo a tres (3) interlineas libres del cargo del firmante o de quien apoya la solicitud, seguida de la linea de aprobacién y barra oblicua o diagonal (/), posteriormente el hombre del funcionario responsable con mayliscula inicial, a un espacio y alineado con el nombre se indica el cargo con maytiscula inicial asi. Vo. Bo. J Teniente Carolina Vargas Chinchilla Coordinadora Depositos Documentales Bloque informativo: a dos (2) interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y copias se coloca la identiicacién de quien elabora y revisa el documento, asi como la fecha de elaboracion y su ubicacién electronica. Para este caso se escriben las palabras “Elaborado por’ y Revisado por’ seguida de dos puntos (.), el grado (sigla), los nombres y apellidos de las personas que participaron en la redaccién o elaboracién, revision y demas actividades relacionadas con la produccién de la comunicacién, todo debidamente alineados. En mayuscula inicial y arial 5, ejemplo:HOJA 7 DEL ANEXO AL INSTRUCTIVO Nro. 02/05 __Q {if J SUDIR-SEGEN DEL 9A ABR 2 ue “PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCION, RECEPCION, DISYRIBUCION Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICIA NACIONAL” Flaborado por: SI. John Jairo Hoyos Valderrama Revisado por. TE, Ayda Marina Velasquez Acosta Fecha de elaboracion: 17-02-2014 Ubicacién C:\umis documentos\Informes 2014 Nota: fos que intervienen en ta produccién del documento (elabord y revis6), deberén dejar constancia de lo actuado mediante la firma o ribrica, con el proposito de garantizar la trazabilidad, logalidad y transparencia de la comunicacion. La fecha se colocaré en niimeros y de fa forma: DD-MM-AAAA. La ubicacién electronica deberé corresponder a la ruta que permita la localizacién 0 recuperacién computador en que se elaboré. documento en al La informacién del cédigo del documento, némero de pagina y su fecha de aprobacién, son datos, que permiten identificar la comunicacion oficial desde la primera pagina. Esla se debe ubicar en la parte inferior pie de pagina (dado también por el procesador de texto 0 computador) de ta siguiente manera Al lado izquierdo se escribe el cédigo del documento, sobre la misma linea 0 renglén o centrado el némero de pagina y la fecha de aprobacion sobre el margen derecho, ejemplo 4.9. Numero de copias EI numero de copias de las comunicaciones intemas o externas obedece a los lineamientos y politicas establecidos en la Institucién con base en las necesidades y bajo los principios de economia, eficiencia y eficacia establecidos por la misma Para el caso de las comunicaciones oficiales, se debe producir un original para el destinatario y una copia para la oficina que produce el documento, la que archiva con todos sus antecedentes, de acuerdo a la Tabla de Retencién DocumentalHOJA 7 DEL, (0 AL INSTRUCTIVO Nro. 02/05 J SUDIR-SEGEN del od ABR 4 ¢ / “PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICIA NACIONAL” 4.10. Recibido en las comunicaciones Se debe realizar en la parte superior derecha de la comunicacién, alineado con la primera linea de texto, entre el borde y la margen; en el espacio en bianco destinado para el recibido, registro, ylo radicacion del documento, conforme a los parametros establecidos en la Guia Técnica jombiana GTC-185. Se debe dejar constancia en forma clara y legible de los datos (firma y posfirma) de quien recibe el documento, la fecha y hora. Nota: si of recibido se realiza con sello, este debe contener como minimo los siguientes datos: nombre de fa unicad, ntimero de radicacién quien recibe, fecha y hora. Se estampard entre la margen y el borde superior derecho de! documento con tinta de color negro insoluble, 4.11, Uso de la negrilla El.uso de la negrilla se debe restringir a los titulos y subtitulos que encabezan un apartado. Para destacar palabras o frases dentro de un texto se preferiré la cursiva o las comillas. De manera excepcional podria admitirse el uso de la negrilla dentro del texto en enumeraciones 0 para destacar unidades menores que la palabra, por Su tamafio, de otro modo no destacarian. Nunca debe utilizarse el subrayado 0 las maytisculas como recurso diacritico. El uso inadecuado de la maytscula supone incurrir en falta de ortografia. Con respecto al subrayado, su uso se reduce Unicamente a los documentos mecanografiados 0 escritos a mano. Para documentos informatizados, la cursiva sustituye siempre al subrayado. 5. CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION Las comunicaciones tienen como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se debe tener en cuenta lo siguiente: *Tratar un solo tema central por comunicacién: + Redactar en forma clara, precisa, conereta y concisa: ‘+ Usar tratamiento respeluoso y cortés; + Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural, ‘+ Emplear estilo gramatical natural, sencillo 0 continuo; ‘+ Utilizar los formatos normalizados en los manuales y reglamentos de la Institucion; + Distribuir el texto de acuerdo con su extension; No presentar errores técnicos, ortograficos, gramaticales ni de puntuacién; La presentacién de originales y copias debe ser impecable; sin borrones ni repisados.