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Índice
Objetivos
“El seguimiento y control del proyecto, permite asegurar la correcta implementación
del mismo. Implica llevar a cabo el seguimiento de todos los trabajos del proyecto, a fin
de identificar posibles problemas y adoptar las medidas precisas. Como vimos
anteriormente, los proyectos pueden ser muy diferentes y llevarse a cabo en distintas
industrias u organizaciones. En este tema, veremos algunos de los aspectos básicos o
factores que influyen a la hora de llevar a cabo el seguimiento y control del proyecto.”
1 La Dirección de Proyectos
A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) - Fifth
®
“La PMBOK Guide define la dirección de Edition, Project Management Institute, Inc., 2013 1 define la dirección de proyectos como
proyectos como “la aplicación de
“la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades
conocimientos, habilidades, herramientas 2
y técnicas a las actividades del proyecto
del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo” . Esto se lleva a cabo mediante
para cumplir con los requisitos del mismo”. 47 procesos agrupados en 5 grupos de procesos:
Iniciación,
Planificación,
Ejecución,
Seguimiento y Control
Cierre
1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
2
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 5.
3
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) –
Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 3-1, Page 50.
Dirigir un proyecto implica, entre otros, equilibrar las restricciones del proyecto,
alcance, tiempo, calidad, costo, recursos y riesgo. Es decir, si alguno de estos factores
cambia a lo largo de la vida del proyecto, el resto se verá afectado de una u otra
manera, por lo que el director de proyecto deberá evaluar cómo mantener el equilibrio
entre las diferentes restricciones.
Este curso se centra en el seguimiento y control del proyecto, pero es importante que
el director de proyecto conozca los objetivos estratégicos de la organización en la que
está llevando a cabo el mismo y dónde está englobado. Debería preguntarse ¿por qué
se está llevando a cabo este proyecto?
Los objetivos estratégicos son considerados esenciales para alcanzar el éxito futuro de
una organización. El autor Fred David en su libro Conceptos de Administración
Estratégica, establece:
Los objetivos a largo plazo representan los resultados que se esperan del seguimiento
de ciertas estrategias. Las estrategias son las acciones que se emprenderán para
alcanzar los objetivos a largo plazo. El marco de tiempo de los objetivos y las
estrategias debe ser congruente, normalmente entre 2 y 5 años 4.
De aquí se deduce la importancia, de la que hablamos en el párrafo anterior, de cara al
seguimiento, en cuanto a que el director de proyecto conozca dónde está englobado el
proyecto que dirige. Este enfoque inicial, servirá de apoyo e influirá en cómo éste debe
llevar a cabo el seguimiento y control del trabajo del proyecto.
Externos: aquellos que se ven afectados, pueden quizás ejercer influencia sobre
el proyecto, pero que no participan activamente en él, por ejemplo, sponsor o
patrocinador, usuarios, áreas funcionales de la organización, vendedores o
subcontratistas, clientes, afectados, organizaciones gubernamentales, etc.
Internos: aquellos que participan activamente en la ejecución del trabajo y
pueden asumir la dirección del proyecto. En esta clasificación estaría el propio
director del proyecto y todos aquellos que llevan a cabo el trabajo aunque no
participen directamente en la dirección del proyecto.
A la hora de llevar a cabo el seguimiento del proyecto, conviene tener en cuenta que
diferentes interesados, muy probablemente tengan diferentes expectativas en cuanto
al proyecto, pudiendo generar conflictos.
Es por ello, que una de las actividades más importantes a llevar a cabo durante la
iniciación del proyecto, es la identificación de todos los interesados clave y recopilación
de sus necesidades y/o expectativas, que deberán ser integrados, en la medida de lo
posible, como requisitos del proyecto.
Tolerancia al riesgo
Políticas y procedimientos de trabajo establecidos
La forma de motivar e incentivar a los empleados
Misión, valores y expectativas
Etc.
organizacional, todos o gran parte de los integrantes del equipo del proyecto
trabajan con dedicación exclusiva al proyecto. El proyecto puede estar inserto en
una organización madre o ser la organización en sí. En una organización orientada
a proyectos, los miembros del equipo están frecuentemente ubicados en un
mismo lugar. La mayoría de los recursos de la organización están involucrados
en el trabajo del proyecto, y los directores del proyecto cuentan con una gran
independencia y autoridad. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen
tener unidades denominadas departamentos, pero estos grupos dependen
directamente del director del proyecto o proveen servicios de soporte a diversos
proyectos.