Está en la página 1de 5

CÓDIGO

PROCEDIMIENTO
ENVIO Y RECEPCIÓN DE VALIJA TH-P08

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

ENVIO Y RECEPCIÓN DE VALIJA

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO

TH-P08

DOCUMENTOS ANEXOS

TH-P08F1 “Etiqueta para Valija”


TH-P08F2 “Control de Valija Enviada”
TH-P08F3 “Control de Valija Recibida”
TH-P08A1 “Solicitud de Pedido-Encomiendas DHL (SAP)”

ELABORADO REVISADO APROBADO FIRMA DE


REV FECHA DESCRIPCIÓN
POR POR POR APROBACIÓN

0 22/04/15 EMISIÓN ORIGINAL J.B. L.M. O.F.

FORMULARIO CS-P01F1 REVISIÓN: 1 PÁG.: 1 DE: 2


/conversion/tmp/activity_task_scratch/530611607.doc
REVISIÓN Nº CÓDIGO

0 TH-P08
PROCEDIMIENTO
FECHA ENVIO Y RECEPCIÓN DE VALIJA PÁGINA

22/04/15 2 de 5

1. PROPÓSITO

Establecer los lineamientos para el control de envío y recepción de valijas en RH+


Servicios y Consultores C.A.

2. ALCANCE

Este procedimiento comprende las actividades a realizar desde la necesidad de enviar una
valija por el remitente hasta su recepción y entrega al destinatario.

3. RESPONSABILIDADES

El Lider de Talento Humano es el responsables de documentar, implantar y mantener este


procedimiento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de RH+ Servicios y
Consultores C.A.

Cualquier sugerencia para mejorar este documento, debe ser comunicada por escrito al
responsable del procedimiento para su debida consideración.

4. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Solicitante

6.1 Una vez establecida la necesidad de realizar un envió de documentos fuera de la


oficina, ubica la información necesaria y la coloca en un sobre manila. Al sobre se le
coloca la “Etiqueta para Valija”TH-P08F1, la cual debe ser llenada correctamente con los
nombres del emisor y destinatario, así como la dirección de los mismos.

Solicitante

6.2 Coloca dentro del sobre la información a enviar y sella el mismo.

6.3 Debe considerar los siguientes aspectos para en envió de la valija:

FORMULARIO CS-P01F1 REVISIÓN: 1 PÁG.: 2 DE: 2


/conversion/tmp/activity_task_scratch/530611607.doc
REVISIÓN Nº CÓDIGO

0 TH-P08
PROCEDIMIENTO
FECHA ENVIO Y RECEPCIÓN DE VALIJA PÁGINA

22/04/15 3 de 5

 La valija se envía normalmente los días lunes, miércoles y viernes.

 La hora de cierre de los envíos será a las 3:30 pm con la finalidad de que los
funcionarios de DHL Express, efectúen la recogida de las encomiendas entre las
4:30 y las 4:45 pm.

 La valija debe ser entregada a la Recepcionista.

 Las valijas entregadas después de esta hora serán enviadas el siguiente día.

 Los días viernes solo se enviara valija en casos de emergencia o excepcionales.

 No se recibirán valijas que no vengan en su respectivo sobre y correctamente


etiquetadas.

 Las valijas serán enviadas por DHL. La utilización del sistema por esta vía será de
riguroso cumplimiento. Los medios alternos para envío de valija constituirán
excepciones con su respectiva justificación.

 Él envió y recepción de Valija es únicamente realizado por la analista de recepción.

 La Dirección de Recepción de Valijas es la de la oficina de Lecherías.

Solicitante

6.4 Cada solicitante/usuario que requiera/necesite del servicio ha de realizar la


respectiva solicitud de pedido en SAP mediante la Transición ME51N, e inmediatamente
registrar el envío a través de la página interna que tenemos con DHL Express. Para tal
gestión, el personal de Procura y de Logística y Mantenimiento efectuará el respectivo
asesoramiento con la finalidad de que el proceso sea totalmente auto gestionado. Ver
Anexo “Solicitud de Pedido-Encomiendas DHL(SAP)” TH-P08A1.

6.5 Imprime de la página Web de DHL, la Página 1 “DOMESTIC EXPRESS”, donde ya


están incluida la información para él envió, esta página tiene al dorso los “Términos Y
Condiciones de Transporte de DHL”.

FORMULARIO CS-P01F1 REVISIÓN: 1 PÁG.: 2 DE: 2


/conversion/tmp/activity_task_scratch/530611607.doc
REVISIÓN Nº CÓDIGO

0 TH-P08
PROCEDIMIENTO
FECHA ENVIO Y RECEPCIÓN DE VALIJA PÁGINA

22/04/15 4 de 5

6.6 Una vez preparado y sellado el sobre lo entrega a la analista de recepción, junto
con la página, “DOMESTIC EXPRESS”, impresa de la página Web de DHL.

Analista de Recepción

6.7 Recibe el sobre y la página 1 impresa. Verifica la correcta elaboración de la etiqueta


y sellado del mismo.

6.8 Registra en el “Control de Valija Enviada” TH-P08F2, la fecha de salida,


remitente, destinatario, descripción del asunto y solicita la firma del remitente del envió.

6.9 Al llegar el Currier de DHL, entrega el sobre manila sellado y la página


1“DOMESTIC EXPRESS “, para que este lo introduzca en el sobre envió de DHL. La
página 1, se dobla en 2 por la marca y se coloca en el Flyer (sobre de envió) dentro del
compartimiento transparente con el código de barras hacia afuera (visible)

Currier de DHL

6.10 Cierra el sobre, firma la página 2 “Shipment Receipt” y deja la página 3 “Archive
Doc”, con la analista de recepción. Traslada el sobre a la oficina de DHL para su envió.

Analista de Recepción

6.11 Registra en el “Control de Valija Enviada” TH-P08F2, en la casilla observaciones


el número de control de envió y entrega como garantía de la realización del envió de la
valija, la página 2 “Shipment Receipt” y la página 3 “Archive Doc” al Analista de
Procura, para su seguimiento, registro y control.

6.12 Una vez recibida una valija de un remitente externo, registra en el “Control de
Valija Recibida” TH-P08F3, la fecha de recepción, remitente, destinatario y descripción
del asunto.

6.13 Informa al destinatario la recepción de una valija a su nombre para que pase a
retirarla por la recepción.

FORMULARIO CS-P01F1 REVISIÓN: 1 PÁG.: 2 DE: 2


/conversion/tmp/activity_task_scratch/530611607.doc
REVISIÓN Nº CÓDIGO

0 TH-P08
PROCEDIMIENTO
FECHA ENVIO Y RECEPCIÓN DE VALIJA PÁGINA

22/04/15 5 de 5

Destinatario

6.14 Recibe en la recepción la valija, la abre y verifica si hay algún sobre con facturas.
De haber facturas entrega el sobre con las facturas a la analista de recepción para su
entrega en cuentas por pagar, como lo indica el procedimiento “Recepción y Control de
Facturas” CP-P02. Si no hay facturas retira el sobre con su contenido.

6.15 Firma el “Control de Valija Recibida” TH-P08F3, como señal de recibido.

Analista de Recepción

6.16 Archiva por semanas el control de envío y recepción de valijas.

6.17 Repite procedimiento tantas veces sea necesario, si envía va al punto 6.1 o si
recibe va al punto 6.12.

5. DEFINICIONES

No Aplica

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CP-P02 “Recepción y Control de Facturas”

7. CONTROL DE LOS REGISTROS

El Analista de Procura es responsable de mantener página 2 “Shipment Receipt” y la


página 3 “Archive Doc”, en los archivos de procura, por un periodo mínimo de (3) tres
meses, para luego desecharlas.

La Analista de Recepción es responsable de mantener el Control de Valija Enviada y


Recibida, en los archivos de la recepción, por un periodo mínimo de (3) tres meses, para
luego desecharlas.

FORMULARIO CS-P01F1 REVISIÓN: 1 PÁG.: 2 DE: 2


/conversion/tmp/activity_task_scratch/530611607.doc

También podría gustarte