FORMACIÓN VIRTUAL DE AUDITOR INTERNO ISO 9001:2015

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 1

ELABORACIÓN PLAN DE AUDITORÍA Y LISTA DE VERIFICACIÓN

1. OBJETIVO

Desarrollar en los participantes las habilidades necesarias enla elaboración de un plan de

auditoría interna para un Sistema de Gestión de la Calidad.

2. METODOLOGÍA

2.1. Descargue el documento adjunto y observe atentamente el mapa de procesos.

2.2. Elija un proceso para su análisis e identifique las principales actividades del mismo, teniendo
en cuenta el ciclo de mejora continua (PHVA).

Proceso: Gestión del Talento Humano - Administrativos

Principales actividades según el ciclo de mejora continua (PHVA)

PLANEAR
Etapas o subprocesos Salida
PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DEL - Políticas de Gestión de
TALENTO HUMANO (INCLUYE Talento Humano
UBICACIÓN DE EMPLEOS) - Plan anual de Vacantes
del Personal Docente y
Administrativo.
- Plan Estratégico de
Talento Humano
- Plan anual de presupuesto para
la gestión del talento humano.
- Programa anual de capacitación
de sede.
- Lineamientos del Talento
Humano
HACER
SELECCIÓN DE PERSONAL - Docente seleccionado
- Personal Administrativo
seleccionado
- Manual de Funciones de personal
administrativo actualizado.
VINCULACIÓN DE PERSONAL - Vinculación de personal docente
no perteneciente a la carrera

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profesoral (incluye docentes en

DESVINCULACION DE PERSONAL
periodo de prueba)
- Vinculación de Personal
Administrativo.
- Encargo y Comisión en cargos de
Libre Nombramiento y Remoción.
Personal afiliado al Sistema
General Seguridad Social, Fondo
de Cesantías y Caja de
Compensación.
- Acto administrativos por reingresos
aprobados
- Historia Laboral
- Historia ocupacional.
- Datos actualizados en el Sistema de
Información de Talento Humano
- Retiro del servicio
- Actualización del registro público
de
carrera administrativa.
- Exámenes médicos de retiro
- Entrega de puesto de trabajo e
inventarios.
- Liquidación de prestaciones
sociales, legales y extralegales.
- Paz y salvos.
- Historia Laboral actualizada.
- Historia ocupacional actualizada
- Datos actualizados en el Sistema
de Información de Talento
Humano.

VERIFICAR
EVALUACIÓN DEL PROCESO
- Informe ejecutivo de Gestión del
Talento Humano a nivel Nacional.
- Informes de seguimiento a la
ejecución.
- Informe de auditoría.

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- Normogramas y otros Documentos

del proceso, actualizados según
los cambios en la normatividad.
ACTUAR
FORMULACION E IMPLEMENTACION - Planes de Acción de Talento
DE ACCIONES CORRECTIVAS, Humano de Sedes y dependencias
PREVENTIVAS Y DE MEJORA adscritas a la DNPAA

2.3. Seleccione mínimo 10 numerales por norma y 2 requisitos documentales, de acuerdo con
la naturaleza del proceso. (Nota: Esta metodología esta definida para los efectos del
proceso de aprendizaje, no significa que en una práctica real de auditoría, debe ser
elaborado de esta forma el documento)

NUMERALES ELEGIDOS

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES
INTERESADAS
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
7.1 RECURSOS
7.4 COMUNICACIÓN
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
10.2 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
10.3 MEJORA CONTINUA

REQUISITOS DOCUMENTALES

7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

La organización debe asegurar cuando se crea y actualiza información documentada:
​a) La identificación y descripción (ej: título, fecha, autor o número de referencia);
​b) El formato (ej: idioma, versión del software, gráficos) y sus medios de soporte (papel,
electrónico);
​c) La revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación.

7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

7.5.3.1 La información documentada requerida por el SGC y por la Norma se debe controlar
para asegurarse de:
​a) Disponibilidad y adecuación para su uso, dónde y cuándo se necesite;

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​ ) Esté protegida adecuadamente (contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o

b
pérdida de integridad).

2.4. Registre estos requisitos en la tabla Plan de Auditoría.

2.5. Finalmente redacte 10 preguntas abiertas que permitan verificar la conformidad y

consígnelas en la tabla dispuesta en el documento. Adicionalmente, registre las evidencias
objetivas que esperaría encontrar como auditor frente a la pregunta formulada.

2.6. Envíe el desarrollo de su actividad para se evaluada en las fechas indicadas.

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PLAN DE AUDITORÍA
OBJETIVO Verificar y determinar la conformidad de los procesos con los requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2015.
Para el sistema de gestión de calidad aplica a los procesos definidos en el presente programa de auditoría interna. Para la sede Bogotá.
Observaciones:
ALCANCE - Se auditará la eficacia de los controles definidos en los riesgos del proceso
- Se verificará el uso del sistema de quejas y reclamos

Que el funcionario que conoce la información no esté disponible durante la auditoría por razones de fuerza mayor
RIEGOS DE LA
Riesgo externo en conexiones en caso de auditoría virtual (dificultades en la red)
AUDITORIA
Riesgo externo en caso de auditoría presencial: imposibilidad de acceso a la documentación por cierre de la universidad (orden público)
RECURSOS 1 Equipo portátil, documentos soporte de la auditoría

EQUIPO AUDITOR Auditora: Nelcy Consuelo Lozano Díaz, Observadores: Iraida Mabel Rodriguez Gari, Sandra Cristina Valenzuela Roberto

CRITERIOS DE
PROCESO/ FECHA HORA
AUDITORIA/DOCUMENTO(S) DE AUDITADO AUDITOR LUGAR
ACTIVIDAD (dd/mm/aaaa) (inicio – final)
REFERENCIA
4. CONTEXTO DE Plan Global de Desarrollo
LA Misión, Visión Universidad
ORGANIZACIÓN Política de Calidad
4.2 Protocolo de Atención y
COMPRENSIÓN Servicio al Usuario
DE LAS
NECESIDADES Y Encuestas de satisfacción
EXPECTATIVAS DE
LAS PARTES
INTERESADAS
4.4 SISTEMA DE Política de Calidad
GESTIÓN DE LA
CALIDAD Y SUS
PROCESOS
6.1 ACCIONES Matríz DOFA
PARA ABORDAR Matriz de riesgos
RIESGOS Y
OPORTUNIDADES
7.1 RECURSOS Infraestructura
Tecnología
Plan anual de capacitaciones
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7.4 Matriz de comunicación

COMUNICACIÓN

7.5 INFORMACIÓN Política de Gestión

DOCUMENTADA Documental
Tablas de Retención
Documental
8.2 REQUISITOS Estatuto Administrativo
PARA LOS Acuerdos
PRODUCTOS Y Resoluciones
SERVICIOS
9.1 SEGUIMIENTO, Indicadores de la vigencia
MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y
EVALUACIÓN
10.2 NO Plan de mejora
CONFORMIDADES
Y ACCIONES
CORRECTIVAS
10.3 MEJORA Plan de mejora
CONTINUA

7.5.2 CREACIÓN Y Guías y normatividad para la

ACTUALIZACIÓ creación de formatos
N
7.5.3 CONTROL DE Guías y normatividad para la
LA INFORMACIÓN creación y/o actualización de
DOCUMENTADA formatos

Capacitaciones manejo de
datos personales

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LISTA DE VERIFICACIÓN
ÁREA O PROCESO: Gestión del Talento Humano
FECHA:
NOMBRE DEL AUDITADO:
REQUISITO A HALLAZGOS
VERIFICAR PREGUNTAS EVIDENCIA OBJETIVA C NC OBS
4. CONTEXTO ¿Conoce el objetivo de la dependencia? Identificar en donde se encuentra publicada la información del
DE LA ¿Conoce los valores institucionales de la Universidad? contexto del a organización, identifiquela en el sistema
ORGANIZACIÓ
N Cómo se demuestra la implementación de los valores en la
Universidad
4.2 ¿Conoce cuáles son las partes interesadas dentro de su Identificar en dónde está publicada la estructura
COMPRENSIÓ proceso? organizacional de la Universidad y en dónde está ubicada la
N DE LAS dependencia
NECESIDADE
S Y
EXPECTATIVA
S DE LAS
PARTES
INTERESADAS
4.4 SISTEMA ¿Conoce la política de calidad de la Universidad? Identificar en dónde está publicada la política
DE GESTIÓN
DE LA Identificar a qué hace referencia la política y cómo se
CALIDAD Y implementa en la dependencia
SUS
PROCESOS
6.1 ACCIONES ¿Conoce la matriz de riesgos? Matríz de riesgos
PARA
ABORDAR
RIESGOS Y
OPORTUNIDA
DES
7.1.2 ¿Cuántas personas de su equipo de trabajo están Actas, reuniones, listas de asistencia y/o grabaciones de las
PERSONAS involucradas directamente con la implementación del Sistema jornadas realizadas
de Gestion de Calidad?

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7.4 ¿Cuentan con matriz de comunicaciones? Matriz de comunicaciones

COMUNICACI
ÓN
8.2.1 Dada la virtualidad ¿Cuál ha sido el plan de comunicación Envío de correos masivos
COMUNICACI implementado por la dependencia para la comunicación con Consecutivo de comunicaciones generales y temas
ÓN CON EL los clientes? Tablas de retención
CLIENTE
9.1 ¿Qué indicadores tiene la dependencia? Informe de gestión
SEGUIMIENTO ¿Cada cuánto se hace la medición?
, MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y
EVALUACIÓN
10.2 NO ¿Conoce los hallazgos y/o recomendaciones realizadas en la Plan de mejora
CONFORMIDA última auditoría?
DES Y
ACCIONES ¿Cuál es el plan de mejora que tiene la dependencia?
CORRECTIVAS
10.3 MEJORA ¿Conoce las acciones de mejora continua implementadas en Plan de mejora
CONTIN la última vigencia? Informe de Gestión
UA
7.5.2 ¿Se han creado y/o actualizado formatos específicos del Registro de los formatos en softexpert
CREACIÓN proceso en la última vigencia?
Y
ACTUALIZA
CIÓN
7.5.3 CONTROL ¿Los formatos y documentos generados por la dependencia Formatos
DE LA cuentan con la información de fecha y versión? Documentos
INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Convenciones: C: Conforme; NC: No Conforme; OBS: Observación

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