Herramientas para la ejecución del mantenimiento.

Manual de Operaciones o Procedimientos

El Manual de Procedimientos contiene la información necesaria para llevar a cabo de manera

precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades
administrativas, de la misma forma, determina la responsabilidad e identifica los mecanismos
básicos para la instrumentación y el adecuado desarrollo, con el propósito de generalizar y unificar
los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que realicen las distintas unidades
administrativas de la empresa, señalando lo que se pretende obtener con la ejecución de los
mismos.

De igual forma, permite conocer los mecanismos útiles para la realización de las actividades de la
administración, nos proporciona esquemas o panoramas, sobre los que sustentan las acciones que
se realizan en la dependencia y que refleja una actitud de la dirección.

Elementos que integran un Manual de Procedimientos

En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y

en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos
de cada dependencia, así como con su ámbito de aplicación. A continuación, se mencionan los
elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los más
relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:

Carátula: Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el

nombre del manual y la organización responsable.

Portada: Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización
responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.

Índice General: Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del

documento.

Presentación o Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama

general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir
a través de él, incluyendo una explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición
de la estructura del documento; Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará
las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular.

Objetivo del manual: Deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con
el manual de procedimientos.

• Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.

• La redacción será clara, concreta y directa.

• La descripción se iniciará con un verbo en infinitivo.

• Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.

Listado de procedimientos: Presentar los procedimientos incluidos en el manual.

Procedimientos

1. Capacitación
2. Incremento y mantenimiento del alcance de certificación
3. Revisión por la dirección

Desarrollo de los procedimientos: Constituye la parte central o sustancial del Manual de

Procedimientos:

a) Datos generales:
• Colocar el nombre del procedimiento, el cual debe dar idea clara de su contenido;
• Colocar la fecha de elaboración del procedimiento;
• Colocar la fecha de actualización del procedimiento (si se da el caso)
• Colocar el número de versión del procedimiento, por ejemplo, si el procedimiento no ha
sido actualizado será la versión 1, si hay una actualización será la versión 2 y así
sucesivamente;
• La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla;
• No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno

b) Objetivo del Procedimiento:

Expresar claramente los resultados que se pretenden obtener al llevarse a cabo las
actividades que integran cada procedimiento.
Iniciar con uno o varios verbos en tiempo infinitivo;
Evitar el uso de adjetivos calificativos;
No subrayar conceptos;
Por ejemplo:
Objetivo del procedimiento “Control de Documentos” del Sistema Integral de Gestión
Institucional.
• Objetivo: Mantener vigentes los documentos requeridos por el Sistema Integral de
Gestión Institucional.

c) Alcance:
Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra.
Por ejemplo:
Alcance del Procedimiento “Control de Documentos” del Sistema Integral de Gestión
Institucional.
• Alcance: Dependencias que se encuentran dentro del alcance de certificación del Sistema
Integral de Gestión Institucional.

d) Descripción del Procedimiento:

Es la explicación escrita en forma lógica y secuencial de cada una de las actividades que se
realizan para efectuar un trabajo determinado. Cada actividad deberá comenzar con un
verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente ejemplo: verifica,
corrige, envía, etc.
 Ejemplo de verbos:
•Actualiza •Analiza •Anexa •Anota •Aprueba •Archiva •Asigna •Autoriza •Cancela
•Clasifica •Compara •Complementa •Comprueba •Confirma •Confronta •Controla
•Coordina •Corrige •Coteja •Destruye •Determina •Devuelve •Distribuye •Diseña •Ejecuta
•Emite •Evalúa •Expide •Firma •Fotocopia •Grafica •Implanta •Incorpora •Indica •Informa
•Instrumenta •Investiga •Obtiene •Prepara •Presenta •Procesa •Produce •Programa
•Proporciona •Recaba •Recibe •Recopila •Registra •Remite •Revisa •Sella •Separa
•Solicita •Supervisa •Tramita •Valida •Verifica.

Nota: Deberán numerarse las distintas actividades del procedimiento en forma progresiva con
números arábigos enteros; aun en caso de que existan varias alternativas de decisión. Cuando una
actividad implique la utilización de algún formato, y este haga su primera aparición en el
procedimiento, se deberá anotar su nombre completo entre comillas. En el caso de considerarse
necesario se anotará la palabra “Anexo” e incluirlo en el apartado correspondiente con su respectivo
Instructivo de llenado. Además, se deberá hacer referencia a las copias, trayectoria de su trámite y
destino final.

Formato para la descripción del procedimiento:

e) Anexos: En este apartado se deben incluir las formas, instructivos de llenado y machotes
utilizados para la ejecución de un procedimiento.