LOS ARCHIVOS PUBLICOS Y LA LEY 20.

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ALGUNOS PUNTOS A CONSIDERAR

1. Infraestructura (espacios y estanterías)

- Cantidad de espacio destinado a los archivos:

La mayor parte de los servicios públicos no tiene espacio suficiente para almacenar los
documentos que genera. Esto, por tres motivos centrales:
- Los chilenos somos muy conservacionistas; nos gusta el papel y antes de echarlo a
la basura, preferimos simplemente “enviarlo a la bodega”.
- Hay que reconocerlo; también somos muy cómodos; antes de enviar a la bodega no
hacemos ningún tipo de selección y simplemente, metemos en una caja todo lo que
ya no nos sirve; esto incluye papeles personales (boletas de pago de servicios
personales, agendas, y un sinnúmero de documentos que nada tiene que ver con el
servicio en el cual trabajamos), duplicados y hasta triplicados, abultando
innecesariamente la cantidad de papeles que llegan a la bodega.
- Los servicios desconocen la legalidad respecto a los plazos de conservación de los
papeles; pocos servicios conocen el DFL 5.200, que obliga a los servicios a
transferir al Archivo Nacional sus documentos oficiales que tengan más de cinco
años de antigüedad (decretos, resoluciones, oficios, correspondencia).
De hecho, en las encuestas sobre archivos públicos que fueron enviadas a los
servicios, muchos contestaron simplemente que los documentos “se conservan
indefinidamente”. Además, los registros del Archivo Nacional respecto al estado de
situación de las transferencias documentales que por ley los servicios tienen que
hacer, son una clara evidencia de la ignorancia que en los servicios existe respecto
del DFL 5.200. Sólo un servicio público se encuentra al día. El promedio de atraso
en la transferencia es de 10 años. Hay servicios que jamás han transferido.
Pero además del DFL 5.200, los servicios no tienen claridad respecto a los plazos
legales que establece la Contraloría para la conservación de los documentos. Hay
una nebulosa y, frente a ella, es preferible guardar todo “por si acaso”.

El espacio en las bodegas es limitado. Es normal encontrar que en su interior no sólo hay
papeles, sino también estufas, materiales en desuso, equipos dados de baja, arañas y
ratones.

Cada cierto tiempo estas bodegas simplemente se saturan; esto llega a tal punto que
prácticamente es imposible abrir la puerta para acceder a su interior. Se hace necesario
entonces contar con más bodegas; son pocos los servicios que en ese momento deciden
“limpiar” la bodega y despejarla en algo para que pueda seguir recibiendo documentos y/o
materiales varios. La mayor parte de los servicios simplemente opta por buscar más
espacio, aprovechan aquellos que aún están disponibles, como por ejemplo, baños en
desuso o bien, habilitan una suerte de “bodega alternativa” (algunas veces simplemente
compran un container) en algún recinto al exterior.

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Cuando el servicio tiene recursos económicos, puede que arriende una bodega externa; allí,
simplemente va enviando los documentos y materiales en desuso, sin ningún tipo de orden.
Algunos optan por bodegas de almacenamiento más especializadas, y por supuesto, más
costosas. Estas empresas proveen de cajas, traslado de documentos, infraestructura
adecuada, atención express de consultas, base de datos Excel, y otros insumos que permiten
tener controlada la documentación. Por supuesto, lo que no se controla – y claramente no es
el interés de la empresa de almacenamiento hacerlo- es que cada día entran más y más cajas
a la bodega, pero jamás se elimina una.

Tampoco se controla qué es lo que va en el interior de las cajas; puede ser que estén llenas,
como no. Puede ser que la persona del servicio que ingresó la documentación, se haya
preocupado al menos de botar lo que no eran documentos institucionales. La experiencia ha
demostrado que no hay ningún tipo de selección previa; en la caja se mete todo lo que al
funcionario simplemente no le sirve; pueden ser diarios oficiales, botellas de listerine,
papeles de todo tipo. Al preguntársele a un abogado de un Ministerio por los documentos
que tenía en una bodega de almacenamiento, simplemente dijo: “si está allí es porque
claramente no me interesa”.

Tampoco hay un ejercicio de racionalización y aprovechamiento de materiales; los

funcionarios guardan los documentos en archivadores prácticamente nuevos. Cada uno
tiene un costo aproximado de 1.000 pesos y en cada caja caben 4 archivadores. Cada caja
tiene un costo cercano a los 1.000 pesos. Esto hace que, en definitiva, guardar una caja con
documentos en una de estas bodegas signifique un gasto de 5.000 pesos mínimo.
Hay servicios públicos que tienen hasta 12.000 cajas en estas bodegas.

La experiencia ha demostrado que en estas bodegas de almacenamiento y, en general, en

cualquier bodega de servicios públicos que no cuenten con un adecuado sistema de
archivos, prácticamente el 50% de los papeles se puede eliminar. ¿Y por qué no lo hacen?,
simplemente, porque es más fácil seguir enviando los papeles a la bodega… porque no hay
“alguien” que se haga responsable de esta bodega, porque no existe en los servicios la
asociación papel – documento – información – recurso estratégico, sino todo lo contrario, el
documento que es enviado a la bodega pasa a ser, en un corto tiempo, papel, y al cabo de
unos años, un cacho del cual nadie se quiere hacer cargo.

En algunos servicios, cuando la saturación de espacio es máxima, y no se dispone de

recursos económicos para arrendar bodegas externas, simplemente se “corta por la más
sano”; eliminar los papeles. Como veremos, en la mayor parte de los servicios, no hay
conocimiento respecto a los procedimientos asociados a esta acción (expurgo documental),
por lo cual, simplemente se botan los papeles que “ya no sirven”, no quedando registro
alguno de qué documentos fueron “dados de baja”.

Finalmente, es necesario señalar que “pueden contarse con los dedos” los servicios públicos
que han invertido en habilitar más y mejores espacios para la conservación de sus archivos,
llegando incluso a generar un Archivo Administrativo Central al interior de sus
dependencias, incluyendo funcionarios capacitados, normativas y procedimientos. Esto
lógicamente, les ha significado tiempo y dinero; sin embargo, al cabo de un año, es posible
decir que controlan el 100% de sus documentos, no tienen problema alguno de saturación

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de espacio, y lo más importante, tienen la plena seguridad que son capaces de responder
eficientemente a cualquier solicitud de información.

- Calidad del espacio destinado a los archivos:

En general, los espacios donde son conservados los archivos de un servicio público, no
cumplen con las mínimas condiciones que permiten asegurar la adecuada conservación de
los documentos. Los Archivos Administrativos Centrales son escasos; abundan las bodegas,
muchas veces húmedas, sin ningún tipo de control de plaga, en espacios poco seguros.
Normalmente, las estanterías están deterioradas, lo cual pone en riesgo la documentación
que allí se ha instalado. Los documentos conviven con balones de gas, sillas en desuso,
equipos computacionales dados de baja, etc.

No es raro es escuchar que la bodega simplemente se inundó o se llovió, y junto con ello, se
mojaron los papeles al punto de hacerlo ilegibles.

La idea de arreglar la bodega y dejarla en mejores condiciones, no tiene ninguna prioridad

en los servicios. Se entiende que allí están las cosas “dadas de baja”, y entonces, resulta
ilógico invertir en algo que no tiene ninguna utilidad.

Si las condiciones físicas de las bodegas están lejos de permitir una adecuada conservación
de los documentos, el control de acceso y seguridad del recinto no es una preocupación
para los servicios.

El acceso a estas bodegas es dificultoso; incluso, hay veces que no se sabe bien quién tiene
la llave. Normalmente es el funcionario más antiguo el que sabe la historia de la bodega;
pero su función es abrir la bodega para dejar los documentos donde mejor se pueda, cerrarla
y tener la llave, por si alguien pregunta por algún papel.

Muchas veces ni siquiera hay control sobre quién puede ingresar a la bodega. No es raro
saber de casos en que se han entrado a robar, llevándose los documentos/papeles con el
objeto de venderlos por kilo. También se sabe de casos en que la bodega funciona en un
antiguo inmueble, que ya no es propiedad del servicio. Esto hace que se dependa de la
buena voluntad del nuevo propietario de seguir guardando estos papeles que simplemente
no son de él.

2. El “Archivero”

Es muy común que en los servicios públicos el “encargado del archivo” sea un
administrativo de cierta edad, pronto a jubilar. El ser “encargado de archivo” significa que
tiene la llave del o las bodegas donde están los papeles, y que con suerte, conoce la
ubicación de los documentos, por lo cual podría encontrarlos.

Hay servicios que cuentan con encargados o jefes de archivos, bastante más preparados.
Normalmente, estos coinciden con los Jefes de Oficina de Partes. El problema aquí es que,
si bien este personal está bastante más capacitado e incluso trabaja con procedimientos, su
función específica está asociada al documento en trámite.

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Finalmente, la minoría de los servicios cuenta con un Archivo Administrativo Central y con
un profesional encargado de éste. De esta minoría, sólo unos pocos tendrían un equipo de
profesionales encargado del archivo.

Estas razones ayudan a explicar la baja respuesta que ha tenido la encuesta sobre Archivos
Públicos enviada por la Comisión a los servicios públicos; a la fecha, de un total de 240
servicios, el resultado ha sido elocuente; sólo se han recibido 66 encuestas (27,5%), y si
bien estos 66 servicios han podido identificar un “encargado de archivo”, es evidente que
este funcionario es sólo el que llenó la encuesta y no propiamente el encargado del archivo.
De hecho, se ha sabido informalmente que muchos servicios no tienen un encargado de
archivo y que, dada la solicitud de designar a algún funcionario para que se haga cargo de
este tema, simplemente han puesto el nombre del que les parecía.

La figura del archivero, cuando existe, es poco reconocida; su labor se asocia más bien al
de una persona que nada tiene que ver con la función propia del servicio; el presupuesto del
que dispone es mínimo; apenas para comprar cajas o habilitar algún espacio. Escasamente
tiene computador. Aún los servicios que cuentan con sistemas de archivos más organizados,
no reconocen la función estratégica que cumple el archivero; él, mejor que nadie sabe
conoce la información que genera y conserva el servicio; él, mejor que nadie, sabe dónde
están los documentos; él, mejor que nadie, puede responder a alguna solicitud de
información de cualquiera de las dependencias del servicio.

Sólo en momentos de crisis, cuando es necesario encontrar de forma urgente un documento,

el archivero se transforma en el funcionario más necesario del servicio. Pero después de
satisfecha la necesidad (si es que se pudo satisfacer), el archivero vuelve a su rincón. Nada
cambió. Esto se puede repetir un sinfín de veces, y desgraciadamente la contingencia del
quehacer propio de un servicio impedirá que se haga algo al respecto.

Una constante de los servicios que no cuentan con un sistema de archivos, o al menos, con
un encargado formal de archivo, con funciones y responsabilidades asociadas, es el
creciente aumento de los archivos personales; como no hay nadie que se haga cargo de los
documentos que se envían a las bodegas, las secretarias –que son las que manejan los
documentos en cada oficina – optan por conservarlos ellas mismas. Incluso más, para
asegurarse que tienen toda la información que su jefe les puede pedir “alguna vez”, deciden
incluso fotocopiar todos los documentos que pasan por sus manos. Se forman así los
archivos de oficina, verdaderos depósitos locales, donde el porcentaje de duplicados y
triplicados es altísimo.

Mientras el archivero y la función que desempeña sigan siendo considerados como un

apéndice de la gestión del servicio, los documentos, y la información que contienen,
escasamente podrán ser ubicados.

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3. Sistemas de registro:

Muchos servicios públicos han ido implementando sistemas de gestión documental, esto es,
sistemas que permiten controlar el flujo de los documentos durante el tiempo que dura su
tramitación; los servicios han invertido bastante dinero en adquirir o desarrollar ellos
mismos estos software, y especialmente en capacitar a los funcionarios para los utilicen.

Sin embargo, esta buena práctica no se ha extendido al mundo de los archivos donde, en
general, los sistemas de registro y control que se utilizan son catálogos manuales, libros de
registro y, en algunos casos, planillas Excel, que han sido diseñadas por los propios
encargados, según sus necesidades.

Cualquier análisis rápido de estos sistemas de registro deja en evidencia una serie de
falencias que hacen que, al momento de consultar por un determinado documento, en vez
de obtenerse una respuesta clara y precisa, se debe seguir consultando hasta lograr
encontrar en el sistema (sea automatizado o manual) lo que se estaba buscando. Y aún así,
será necesario todavía ir al archivo/bodega y comprobar si el documento tiene alguna
identificación externa que corresponda a la identificación que arrojó el sistema.

Algunas de estas falencias son:

- Sistemas de Registro inadecuados;

Los Sistemas de Registros asociados a los archivos son bastante simples. Una
planilla Excel bien diseñada, es una herramienta excelente para saber qué
documentos tengo y dónde los tengo. Sin embargo, si esta planilla no tiene los
campos de datos necesarios – unidad generadora, año, tipo de documento,
contenido, ubicación física – es poco probable que se tenga un acceso eficiente al
documento.

- Falta de correspondencia entre el sistema y el archivo físico

El objetivo primordial de un sistema de registro es entregar la ubicación física del
documento. Puede ser que a nivel de sistema este dato esté, pero que, cuando se
vaya al archivo/bodega, simplemente no corresponda. Si la correspondencia entre el
sistema y el archivo físico no es perfecta, los documentos no podrán ser ubicados.

- Falta de normalización en el ingreso de la información;

Por ejemplo, podrá leerse el nombre del registro de múltiples formas: Ministerio de
Relaciones Exteriores; MinRel; RREE; M. Relaciones Exteriores; M.R.E. Y así,
cuando se busca alguna información, hay que leer prácticamente todos los registros,
en vez de hacer una sola consulta que dé como resultado una sola respuesta.

- Vulnerabilidad de los sistemas de registro. En este ámbito, es posible diferenciar

algunos niveles:

El nivel más vulnerable de un sistema de registro de archivo es la memoria del

“archivero”. No debiera sorprendernos que una parte no menospreciable de archivos
públicos tiene como único registro a este antiguo funcionario como “la” persona que

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 sabe dónde están los documentos. Si el funcionario se va, el registro simplemente se
pierde.

Un nivel intermedio son los sistemas de registro manuales (libros o catálogos). Si

bien son capaces de entregarnos cierta información respecto del documento y de su
ubicación, en el mejor de los casos, están exclusivamente en un único soporte físico.
Su pérdida es irrecuperable. Es frecuente en los servicios encontrar este tipo de
catálogos; normalmente han sido hechos por el propio encargado, para facilitarse él
mismo su función. No tienen ningún tipo de normalización ni respaldo, aunque sea
en fotocopia.

Finalmente, algunos servicios cuentan con sistemas de registro automatizados; en la

mayor parte de los casos se trata de planillas Excel, hechas por el propio encargado
de acuerdo a criterios personales/funcionales. Dado que el soporte es digital, es más
fácil evitar que se pierda, sin embargo, no son pocos los casos en que simplemente,
se reconoce que “alguna vez hubo un registro”, pero alguien lo borró.

Los servicios que han contratado bodegas de almacenamiento especializadas en

archivos, corren mejor suerte ya que estas empresas trabajan con sistemas de
registros automatizados y se preocupan de resguardarlos debidamente.

La falta de sistemas de registros adecuados ha determinado una serie de problemas que, en

mayor o menor medida, se da en todos los servicios públicos:
- Pérdida y extravío de la documentación.
- Atrasos en la entrega de documentación solicitada, lo que repercute en una gestión
ineficiente de las dependencias.
- Creciente aumento de los archivos personales y de oficina.
- Duplicación y hasta triplicación de la información.
- Vulnerabilidad, sobre todo cuando el único registro disponible es la memoria del
funcionario encargado;

4. Carencia de Procedimientos y Normativa:

Del total de encuestas sobre Archivos Públicos recibidas por la Comisión, sólo la mitad
señaló que tenía un Manual de Procedimientos de Gestión Documental. La experiencia sin
embargo, demuestra que estos Manuales tienen que ver más con las funciones que
desempeña la oficina de partes de un servicio, y no con el archivo propiamente tal.

En efecto, es muy poco probable encontrar en un servicio público un Manual de

Procedimientos de archivos. Existen para la gestión documental en su nivel primario, es
decir, cuando el documento está en trámite, pero una vez que el documento ha sido 100%
tramitado, deja de haber claridad respecto a qué hay que hacer con él.

A falta de procedimientos, comienzan los criterios personales; algunos decidirán

simplemente “mandarlo a la bodega”, otros lo “archivarán” en algún estante, y así, cada

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quien hará lo que mejor le parezca. Mientras más criterios personales, menos factible será
acceder al documento.

Al analizar el flujo de vida que tiene un documento en un servicio, en el mejor de los casos,
es posible distinguir las siguientes etapas,
Un documento ingresa a un servicio por Oficina de Partes, es timbrado e ingresado al
sistema de gestión documental; incluso se le escanea. Luego, es enviado a la dependencia a
la que estaba dirigido. Llega a ella y la secretaria acusa recibo en el sistema de gestión
documental. Hasta aquí se tiene pleno control del documento. El documento permanece en
la oficina todo el tiempo que el funcionario estime. No hay ningún procedimiento que le
señale qué hacer con él si ya no lo necesita. Incluso, podría botarlo. En caso que el
funcionario tenga la sensibilidad, al cabo de un tiempo, decidirá enviar este documento a la
bodega/archivo. Ahí quedará el documento indefinidamente o hasta que alguien diga que ya
no sirve, y lo eliminará.

La falta de procedimientos, y desde luego, la falta de una normativa sobre la cual se

sustente el procedimiento, ayuda a explicar en buena parte la actual situación de los
archivos públicos: se conservan documentos sin ningún tipo de selección previa
(incluyendo duplicados y triplicados); los espacios se van haciendo insuficientes; la
documentación está cada vez más repartida; el riesgo de perder información es evidente; no
existe un mínimo de control de archivo; hay muchos expurgos masivos sin ningún tipo de
regulación lo que impide saber si un documento efectivamente se eliminó o sencillamente
está perdido. Agreguemos finalmente, que la ausencia de una normativa y procedimientos
asociados al archivo, hace que no sea posible identificar responsabilidades y responsables
para cada etapa del flujo del documento, especialmente cuando ya no está en trámite.

5. La no institucionalidad del Archivo en un servicio público

Dado que los documentos, y la información que contienen, son elementos transversales
dentro de una organización, éstos pasan a ser “territorio de nadie” y por lo mismo, nadie los
asume dentro de sus funciones. La mayoría de los servicios asocia los archivos con la
Oficina de Partes. Sin embargo, como aquí hemos insistido, la Oficina de Partes es la puerta
de entrada de los documentos y su función tiene que ver con la adecuada tramitación de
éste, no con lo que ocurre una vez que ya fue tramitado.

De la no institucionalidad del Archivo se deriva la falta de una normativa y de

procedimientos asociados a la gestión de archivos y, tal como hemos señalado, de esta
carencia se derivan todos los otros problemas ya mencionados.

Muy pocas autoridades han comprendido el valor que tiene contar con un archivo eficiente.
Menos todavía han entendido que la mejor forma de hacerlo es institucionalizando un
Sistema Integrado de Información, que incluya a la Oficina de Partes, los sistemas de
control de información, especialmente de proyectos y contables, y al Archivo. En la
práctica, esta institucionalización significa generar una orgánica, con funcionarios
especializados y presupuesto asociado.

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Más que recursos económicos, la institucionalización de un Sistema Integrado de
Información requiere de la voluntad de la autoridad. Su implementación significa, en el
corto plazo, disponer de una cierta cantidad de recursos, sin embargo en el mediano plazo
toda la inversión se recupera y aún más, el servicio comienza a ahorrar (racionalización de
espacios, disminución en los tiempos de recuperación de la información, menos gasto en
papel y tinta, etc.). Sin embargo, lo más importante no es el ahorro económico, sino el
eficiente control y acceso a la información. Este es el mayor beneficio.

6. La legalidad del expurgo documental

Particularmente necesaria es una normativa que defina claramente los criterios de expurgo
aplicables a la documentación del servicio. Saber cuándo y cómo eliminar un documento es
esencial.

Desgraciadamente, no hay plena claridad respecto a cuándo es procedente expurgar un

documento; es común escuchar en los servicios la frase “5 más 1”, es decir, se conservan
los documentos del año de gestión y cinco más, luego se botan. Sin embargo, en la práctica
el “5 más 1”, es aplicable a un cierto tipo de documentos y bajo condiciones bien
específicas.

Hace falta un “rayado de cancha” claro y preciso, que explicite cuándo y cómo se debe
eliminar un documento.

Sobre ese rayado de cancha, los servicios deben construir sus propios Criterios
Institucionales de Expurgo, donde deberán considerarse, además del valor legal, el valor
para el servicio y el valor histórico.

La actual situación que se ve en los servicios, donde los criterios legales no son claros y
donde no existen criterios institucionales, determina que el expurgo de documentos sea una
acción totalmente irresponsable, al margen de todo procedimiento y norma.

En la práctica, los documentos se eliminan cuando una o más de estas alternativas se

presentan:
- Saturación de espacio. La(s) bodega(s) están totalmente colapsadas y por tanto, no
hay posibilidad alguna de que ingrese en ella la documentación que permanece en
las oficinas, que también están saturadas. Frente a la contingencia, se tiende a
aplicar un criterio cronológico, donde lo más antiguo es lo primero que se bota.
- Inclemencias del clima. Como se ha dicho, las bodegas donde están los documentos
no cuentan con el mínimo de garantías que permita asegurar la adecuada
conservación de los documentos; es bastante recurrente que los papeles se mojen o
llenen de polvo hasta quedar ilegibles.
- La autoridad “moderna”. El peor enemigo de un archivo es una autoridad que cree
firmemente en que los papeles “son cosas del pasado”. De hecho, puede invertir
grandes sumas de dinero en implementar sistemas de escaneo, creyendo con ello
asegurar que la información siempre va a estar. Hay servicios que utilizan el slogan
“(nombre del servicio) sin papeles” y dan la orden de que incluso no debe haber

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 ningún papel encima del escritorio, ya que ahora “todo es digital”.
Desgraciadamente esta autoridad además de “moderna” es ignorante; primero, aun
cuando el documento escaneado es una excelente herramienta de difusión, haciendo
innecesarias las copias, si no cuenta con firma digital, esto es, si no es un
documento electrónico, no tiene ningún valor legal. Pero además, ¿qué
procedimientos de respaldo tienen estos archivos digitales? y más aún ¿qué
seguridad tienen respecto al acceso de los usuarios, e incluso, respecto al robo de
información?
- Desconocimiento de los valores asociados a un documento; el valor más evidente de
un documento es el informativo. Por simple ignorancia, hay funcionarios que
sencillamente entienden que, cuando un documento, incluso cuando es original, ya
no les sirve, pueden botarlo en su propio basurero. Aquellos funcionarios más
entendidos, sabrán que un documento tiene, además del valor informativo, un valor
legal y, supondrán en consecuencia, que no es “llegar y botar”. Un mínimo, más
bien ínfimo, grupo de funcionarios tendrá el grado de sensibilidad suficiente para
comprender que un documento tiene un potencial valor histórico y, por tanto, tendrá
mayor cuidado al momento de decidir qué hacer con él.

7. El DFL 5.200

Este Decreto con Fuerza de Ley del año 1929 obliga a los servicios públicos a transferir sus
documentos administrativos (oficios, decretos, resoluciones, correspondencia) al Archivo
Nacional, transcurrido un determinado plazo de años (desde 5 a 60 años, según el servicio).

En la actualidad sólo un servicio cumple plenamente con este Decreto. Muchos otros
cumplieron hasta cierto año, y muchísimos más, simplemente nunca han hecho una
transferencia. Se teme que de este último grupo, un número no menor ni siquiera conozca el
DFL 5.200

Además, es importante considerar que el Archivo exige que los servicios transfieran los
documentos empastados y en buenas condiciones de conservación.

La realidad al respecto es que muchos servicios no cuentan con recursos para empastar y
tampoco para disponer de un espacio físico que asegure la conservación de documentos. En
consecuencia, si bien la ley los obliga a hacer la transferencia, no están en condiciones de
hacerla.

En la práctica, el no cumplimiento de este decreto significa que los archivos permanecen en

los servicios, deteriorándose hasta simplemente perderse.

8. La Institucionalidad del Archivo Nacional

Si bien la responsabilidad del cumplimiento del DFL 5.200 es del Jefe del Servicio,
corresponde al Archivo instruir y generar todas las instancias para hacer efectivo el
cumplimiento del Decreto.

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¿Por qué no lo ha hecho?; básicamente por las siguientes razones:

Primero, no tiene la capacidad humana, para recibir y procesar estos documentos cada año.
La planta total de funcionarios que tiene actualmente el archivo es cercana a las 40
personas, incluyendo los archivos regionales (Iquique – Temuco). Estas personas deben:
atender las consultas del público; describir, identificar e instalar todos los documentos que
le son transferidos; capacitar; supervisar proyectos internos y externos (fondos
internacionales); organizar y realizar charlas expositivas; capacitarse permanentemente,
especialmente en las nuevas tecnologías de digitalización y sistematización de información;
cumplir con las funciones inherentes a la administración pública.

Segundo, aun cuando tuviera la capacidad humana, el Archivo Nacional está lejos de tener
la capacidad suficiente de espacio físico. De hecho, en la actualidad tiene un mínimo de
espacio disponible para recibir la documentación que ingresa desde los servicios.

Estas dos razones explican en gran parte la inoperancia del Archivo Nacional respecto del
DFL 5.200. No tiene dónde recibir los documentos y no tiene personal para procesarlos.

Tercero, su dependencia de la DIBAM y del Ministerio de Educación, determina que la

capacidad de gestión que tiene el Archivo Nacional, y más aún del ARNAD (Archivo de la
Administración Pública, responsable directo de recibir los documentos que obliga el DFL
5.200) está bastante condicionada; cualquier solicitud del ARNAD debe hacer el siguiente
recorrido: ARNAD – Conservador del Archivo Nacional – Director de la DIBAM –
Ministro de Educación.

Frente a la entrada en vigencia de la Ley 20.285, los servicios actualizarán sus

transferencias al Archivo Nacional, según el DFL 5.200. Se han hecho estimaciones sobre
la cantidad de metros lineales que esto significa, pero bastaría que sólo un 10% de los
servicios cumpliesen con el citado decreto, para que el Archivo Nacional quedase
completamente saturado.

Y aún cuando hubiese espacio, si la planta de funcionarios se mantiene en cerca de 40, será
imposible satisfacer la creciente cantidad de consultas que tendrá el archivo a partir del 20
de abril de 2009.

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