INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN DROPBOX

1. Objetivo:

Organizar los procedimientos, formatos y registros de todos los procesos de Transportes

Baruc S.A.S, de manera que sea más fácil buscar, registrar y guardar la información en la
plataforma de Dropbox.

2. Responsables:

Todos los Lideres de Procesos.

 GERENCIAL
 PRESTACIÓN DEL SERVICIO
 HSEQ
 RECURSOS HUMANOS
 MANTENIMIENTO
 COMERCIAL
 ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
3. Condiciones Generales

 Los líderes de procesos, mencionados anteriormente deben actualizar de forma

constante los documentos con respecto a la Versión y fecha de vigencia, es decir
no debe haber procedimientos, formatos o registros, duplicados, con diferentes
versiones o códigos.

 Una vez actualizados los códigos y versiones de los documentos, los anteriores
(Obsoletos, que ya no vamos a usar) deben pasarlos de forma inmediata a la
CARPETA DE OBSOLETOS 📂 , que está en Dropbox.

 Las áreas que están usando Dropbox para guardar Capturas de Pantalla, no
lo deben hacer, deben sacar esa información porque son imágenes que nos
ocupan espacio innecesario, pueden guardar esta información en una
carpeta interna de su Computador.
4. Procedimiento De Archivo En Dropbox

 Crear 6 Carpetas 📂 con nombres en mayúscula

I. 📂 PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS

II. 📂 MATRICES

III. 📂FORMATOS (Estos deben estar totalmente en blanco, disponibles para su

uso)

IV. 📂 REGISTROS (Son Formatos o documentos diligenciados, los cuales ya

están llenos con información, y deben quedar guardados como registros y/o
evidencia)

V. 📂INDICADORES Por Año, Ejemplo (Indicadores 2019, Indicadores 2020,

Indicadores 2021)

VI. 📂 INFORMACION VARIA (Certificaciones, documentos externos del área

(Decretos, resoluciones, fotos, modelos de contratos, información de
auditorías específicas, circulares, y otros documentos no requieran
codificación)
  Los Documentos, procedimientos, programas, formatos y Registros 📄 se
guardarán guardar en Dropbox con LETRA MAYUSCULA, EL CODIGO POR
DELANTE Y CON EL NOMBRE IDENTICO DEL DOCUMENTO.

 Las áreas que al final del ejercicio identifiquen la necesidad de codificar,

modificar, crear o anular algún documento, pueden enviar la solicitud
diligenciando el formato de CREACION, MODIFICACION O ANULACION DE
DOCUMENTO, al correo del área HSEQ para proceder a trámite.

Gracias.

Fecha límite de organización de la información para todas las áreas. Lunes 05 de 04 de

2021