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TEC SEC IV – Tema da aula: Organização de Reuniões

Quem trabalha como Secretária(o) tem como uma de suas atividades rotineiras, a organização de reuniões.
Uma reunião acontece a contento quando é bem planejada, quando há reflexão sobre a melhor maneira de atender aos
itens do Quadro 1., independente dos tópicos abordados (que compete ao Líder da reunião).

• Alocar os participantes (quem presidirá? quem fará a ATA, etc.);

• Distribuir água, café, lanches;
• Circulação na sala (no momento em que é preciso passar recados, servir algo);
• Ventilação da sala;
• Estética e layout dos móveis (com vistas a otimizar os trabalhos e equilibrar o
ambiente);
• Limpeza da sala;
• Disponibilidade de equipamentos.
Quadro 1: Itens para organização da reunião.

Embora o profissional de secretariado possa exercer a liderança de uma equipe e assim presidir reuniões, neste
caso, numa posição bem mais estratégica e não tanto operacional, é correto afirmamos que compete a este profissional
a organização adequada das reuniões do setor ou departamento para o qual trabalha.

Pensando no ambiente organizacional, podemos classificar as reuniões em dois grandes grupos, sendo elas: as
ordinárias e as extraordinárias.

• As reuniões ordinárias têm uma freqüência pré-determinada. Elas podem ocorrer: semanalmente,
mensalmente, ou de outra forma em que fique explícito seu caráter ordinário, ou seja, sua
freqüência.

• Por outro lado, as reuniões extraordinárias não seguem a um cronograma fixo, pré-determinado,
elas acontecem sempre que existe a necessidade de tomar alguma decisão, apresentar algum fato
relevante, ou por qualquer outro motivo que justifique a necessidade de agenda-la.

“A próxima reunião ordinária ficou marcada para o dia 21 de outubro, terça-feira, às 10:00s,
na sala de reuniões da QQPPRS, no 7º andar da Rua da Amizade, 5, Centro. Ficou
convocada, igualmente, reunião extraordinária para o dia 24 de setembro, às 17,30 h, no
mesmo local”. São Paulo, 17 de setembro de 2005.

Texto 1. Agenda de próximas reuniões

Neste caso, fica claro que a reunião ordinária é marcada mensalmente. Porém, como denota o texto 1., é
evidente que surgiu a necessidade de intercalar uma reunião entre a que está ocorrendo e a próxima ordinária. Por isso,
agendou-se uma reunião extraordinária para o dia 24/09.
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• Reuniões improvisadas - As reuniões improvisadas são aqueles que acontecem por acaso. De
acordo com Hindle (1998, p. 10) “são ideais para discutir os assuntos com franqueza e tomar
decisões imediatas, sem o constrangimento muitas vezes imposto pela presença de um grande
número de pessoas.” Estas reuniões por característica próprias tendem a ser bastante informais,
descontraídas e favorecem a sinergia do grupo.

Quando é solicitado ao profissional de secretariado que organize uma reunião de improviso, basta verificar as
instalações e solicitar que sirvam água e outra bebida que seja comum (suco, refrigerante, café, chá). Caso perceba que
a reunião acabou por se estender, faz-se necessário verificar se é preciso servir um lanche (petit-fours, pães de queijo,
algo simples e que possa ser consumido no próprio local onde a reunião ocorre).

Ao profissional de Secretariado compete facilitar para que os participantes possam obter o maior proveito da
reunião. Para isso, é fundamental enviar a Convocação e a Pauta com antecedência e esta dependerá da rotina dos
participantes. Obviamente, o mínimo recomendado é 24h. Porém, o ideal é estender este prazo e dependendo do tema
que será tratado e do material que será utilizado, apresentado, este tempo pode variar entre 3 dias, chegando à mais de
um mês. Seria o caso, por exemplo, de uma empresa onde os executivos viajam muito e costumam realizar reuniões à
distância1, mas o CEO determinou uma reunião com a presença física de todos os participantes. Neste caso, a agenda
terá que ser vista em parceria com as secretárias dos demais executivos, procurando contornar os imprevistos e outros
compromissos já agendados.

Se a sala de reuniões é compartilhada, deverá existir uma agenda específica onde constará a reserva com todos
os dados que facilitem a identificação do usuário. Neste caso, o responsável pela sala deverá mantê-la sempre limpa e
organizada, cabendo ao solicitante, na maioria das vezes, solicitar apenas o que será específico para sua reunião
(equipamentos, serviço de copa, materiais de escritório, etc.). Aproximadamente uma hora antes de iniciar a reunião, é
importante checar se tudo está em ordem e manter a sala arejada.

IMPORTANTE SABER:

 ORGANIZAÇÃO Quando for verificar a reserva da sala que será utilizada é importante prever algumas
variáveis: Pessoas a mais; ar-condicionado com defeito ou barulhento; falta de tomadas e interruptores, etc.. Se a
opção for por uma sala em local neutro, ou seja, fora da empresa é importante conhece-lo com antecedência.
Lembre-se de sinalizar toalete. Deve-se observar, ainda se a sala tem uma boa acústica e se facilita a visibilidade
dos participantes.

 CONVOCAÇÃO é utilizada quando se deseja dar um caráter de obrigatoriedade à presença. Neste caso, se o
convocado não puder comparecer deverá obrigatoriamente justificar por escrito o motivo.

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Vide apêndice 1
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 CONVITE O convite não tem caráter obrigatório e permite a discussão de vários temas,
além dos dispostos na Pauta. Neste caso, se houver convidados para a reunião significa
que eles não estão obrigados a comparecer, mas seria gentil.

 PAUTA DA REUNIÃO A pauta da reunião tem como objetivo informar aos participantes o local, horário e temas
que serão tratados na reunião. A pauta deve ser clara, enxuta e seria bom conter tempo aproximado para discussão
de cada tópico. Os tópicos devem ser organizados de forma lógica, evitando que os membros divaguem entre um
tema e outro. Os temas de interesse Gerais devem iniciar a pauta, num segundo momento vêm os temas que
precisam de aprovação, de apresentações, etc. ao final, é correto deixar um tópico para “outros assuntos”.

 ATA DA REUNIÃO

 A ata é o registro da reunião em tempo real. As atas devem conter um registro da hora, do local, nome dos
integrantes, tópicos para discussão. Enquanto a reunião acontece, o (a) secretário (a) desta anota os pontos que
serão usados para redigir a ata. Por isso, é importante anotar o maior número de detalhes possível. Hoje, é comum
além das anotações o (a) secretário(a) da reunião utilizar um gravador. Assim, ele terá mais recursos para redigir a
Ata. A exatidão nas informações é fundamental, pois a Ata tem valor legal e poderá ser usada em conflitos
posteriores. O secretário deve sempre esclarecer com o Presidente da reunião, algum ponto que não ficou muito
claro. Na ata, procure usar frases curtas que sejam diretas. Normalmente, as Atas são aprovadas na reunião
seguinte. Para isso, o redator envia aos membros para que façam os possíveis acertos ou correções, desde que não
altere o sentido original. Quando ocorre divergência entre o que o membro diz e o que está escrito, deve-se
recorrer aos apontamentos, gravações e finalmente consultar o Presidente da reunião. A Ata auxilia no follow-up
dos trabalhos e comissões que foram definidos na reunião.

 FORMATOS PARA SALA:

- Auditório – Ideal para quando algum produto, projeto, relatório (etc.) será apresentado.

- Círculo - Mantém o diálogo aberto. A conversa é mais importante que o cargo

- Sala em U - Pró-Hierarquia. Deixa claro quem manda. O Presidente da reunião fica na

cabeceira da mesa e os demais são dispostos em ordem decrescente de autoridade.

APENDICE 1. REUNIÕES VIRTUAIS

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Teleconferência é uma geração de palestras, apresentações ou aulas, via satélite, com possibilidade de
interação via fax, telefone ou e-mail. O conferencista fala ao vivo de um estúdio de televisão e os assistentes interagem,
através de uma via de áudio ou de texto. Torna as reuniões de negócios mais simples, mais rápidas e eficientes,
bastando para isso um aparelho de telefone e acesso à Internet. Este tipo de reunião proporciona redução de custos e
ganho de tempo. Possibilita a comunicação entre pessoas que estejam em diferentes partes do mundo.

Vídeo-Conferência é uma forma de comunicação interativa entre dois ou mais participantes separados
fisicamente, através da transmissão sincronizada de áudio, dados e vídeo em tempo real. A vídeo-conferência pode ser
caracterizada de duas formas.

• Vídeo-conferência Ponto a Ponto: apenas entre dois participantes separados fisicamente.

• Vídeo-conferência Multiponto: entre mais do que dois participantes separados fisicamente.

Os participantes numa vídeo-conferência apesar de situados em locais distintos comunicam entre si como se
encontrassem numa mesma mesa de reunião ou sala de conferência (vide foto1), onde é possível a partilha de
documentos de trabalho ou apresentações, entre outras funcionalidades.

ANEXO 1. MODELO ATA2

MODELO BÁSICO DE ATA DE ASSEMBLÉIA - SOCIEDADE LIMITADA

COLOQUE AQUI O NOME EMPRESARIAL

CNPJ

- Aos vinte de abril de 2.002, às dez horas, na sede da sociedade, na rua Esmeralda nº 280, Bairro Pedralina,
em Pedra Azul, em (nome do Estado), CEP 30.220.060; PRESENÇA – sócios representando mais de ¾ do capital
social; COMPOSIÇÃO DA MESA – FULANO DE TAL, presidente e BELTRANO DE TAL, secretário; PUBLICAÇÕES –
anúncio de convocação, no (órgão oficial do Estado) e no (jornal de grande circulação), nas edições de 10, 11 e 12 do
corrente mês, às fls ... e.., respectivamente; ORDEM DO DIA - tomar as contas dos administradores e deliberar sobre
o balanço patrimonial e o de resultado econômico; DELIBERAÇÕES – após a leitura dos documentos mencionados
na ordem do dia, que foram colocados à disposição de todos os sócios, trinta dias antes, conforme recibo, postos em
discussão e votação, foram aprovados sem reservas e restrições; ENCERRAMENTO E APROVAÇÃO DA ATA.
Terminados os trabalhos, inexistindo qualquer outra manifestação, lavrou-se a presente ata que, lida, foi aprovada e
assinada por todos os sócios.aa) Fulano de tal, presidente
aa) Beltrano de Tal, secretário
aa) Sicrano de Tal
aa) Sicrano de Tal pp. Comércio de Peças 24 horas Ltda.

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http://www.jucespbauru.com.br/