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Guinea Ecustorial—Términos de Referencia para la Auditoria del Gasto de ‘Respuesta de Emergencia COVID-19 ANTECEDENTES La pandeinia COVID-19 combinada con I caida des precios internacionales del petrélee ha desatado un estrés econdmico y social ‘sin precedentes en Guinea Ecuatorial. En respuesta a que shock el pobiemoha adoptado un paquete de medidas destinado a fortléce a mitigacién Y preparaci6n en materia santaria,y medidas para limitar su impacto econémico, Para ayer 1 Tirnclar este programa de emergencia, el goblemo de Guinea Bevatorial ha solicitado financlamiento de emergencia al FMI bajo el Instrumento. Financiero Répido (IER) por un onto de DEG 63 millones (aproximadamente US $.87 millones), Para garentizar la buena tobervanca, latranspatencia la respansabifided en el uso de todos los gastos de emergency Femos G) identficado un paquete de bienesy servicios que se comprarin eon la contrapartida Tacional de los recursos externos de emergencia recibidas; (i) devidido que: la adquisicion de datos bienes y servicios se tealizaria mediante la adjudicacion de contratos (adheridos @ Tas mejores préticas y repulaciones‘scuales) através de un proceso eompetitivo orefble de Teitacién y seleceién, siempre que las circunstancias del mercado lo pesmitan’, y (i) tstablecido un sitio web COVID- 19 enel que el piblico puede-ver todos los detalles necesarios 9 resultados de naesiasacciones en este esfuerzo. La informacién a ser publicade ene! sitio 7 O ineluirfa los resultados de la auditorfa de gastos COVID-19, ast como tos nombres de fas ceipresas adjudicatarias y sus beneficiarios finales. En etie contexto, el Ministerio de Hacienda, Economia y Planificactén de Guines Eeuatorial (Ministerio de Hacienda) desea contratar una firma de auditorta profesional y de renombre Internacional para (i) auditar las cuentas financieras de la respuesta deemergencia ante le pandemia COVID-19, y (ji) Hevar a cabo una revisi6n de las-adquisiciones y contrataciones ealizadas en el marco de la respuesta de emergencia COVID-19. Ademés, a auditoria hard recomendaciones sobre las dreds que considere necesarias para fortalecer la gobemariza en la gestion de proyectos, el segutmiento de gestos, las adquisiciones y la presentacién de informes funwos, Pera garantizar que se reflejen las mejores précticas Internacionales, la firma ‘profesional deberé tener su sede fuera de Guinea Beuatorial. "Ta licitacién y selessién competitivas deben usarse en todos los casos, anos cbeles circunslacias ‘mercado internacional claramente lo impidan, como puede haber Sid el caso para algae supiniiros en ls primetés etapas de la crisis de COVID-19. Sag 2 El objetivo de la auitora es permite los autores expreser su opinin profesional sobre: iL Estados financiers: se espera que los auditors verfiquen que los gastos de COVID- {9 declarados como incurridos, son exactos y admisibles. También deberén presentar al Ministero de Hacienda tn resumen sobre las anomlias ¢insuficiencias observadas durante la misién de auditorla, ademas del informe de. opinidn sobre los estados financieros. Los procedimientos por realizar para esta aucitorfa son Jos siguientes: « Conciliacién de los estados de los gastos del proyecto (EGP) con los diatios y libros ‘nayores contables pata garantizar [a exhaustividad y eoherencia de los datos Concifiacién del archivo de las inmovilizaciones con el EGP y el libro mayor = Realizacién-de un muestreo a partir del libro mayor de.contabilidad de los gastos a comprobar. El valor debe Sere factor principal uiltzado por el auditor para seleccionar Tas partidas de gastos: las eategorias do partidas de gastos a auditar. Fl auditor seleeciona las partidas de gastos de alto valor para asegurar una edbertura de gastos adecuads. fe Realizacién de una selecci6n aléatoria a partirdel libro miayor de contabilidad de gastos de pequefio valor para identifica los éasos de incurnplimiento de los procedimientos A partir de los muestreos realizados, veificacion de que los gastos efectivamente han sido incurtdos por'el Ministerio en el marco. del proyecto, Con este fin, ol auditor analiza los justificantes (por ejemplo, érdenes de compra, facturas, contratos) y omprobantes de pago cuando corresponda, Et aditor también examina asimismo Ios documentos de respaldo de los biones o-servicios recibidos; « Verifcacién que el valor monetario de una partida de gastos seleccionads coincide con Jos documentos subyacentes (por ejemplo, facturas, contratos ete.) y que se utiliza Tos, tipos de cambio correctos cuando corresponda; + Verificacién de que los gastos para una partida seleocionada se han ineurrido durante el periado de implementacién de la accién de lucha contra el COVID; ‘e Redlizacién de un inventario fisico-de las inmovilizaciones del proyecto enumerados en el archivo; « Votificacién de la conformidad del presupuesto con los gastos realizados: obtener del Ministerio. un estado de comparacién entre los: gastos presupuestados y los gastos realizados, Recopilar explicaciones y justficaciones.por sobrecostos presupuestarios dde més del 10%; = Estos son los procedimientos minimos @ realizar. El auditor ejecutard .otros procadimisitos que considere nevesarios durante el entso dela intervencién. con el fin de asegurat la éxactitud y elegibilidad de los gastos” ic Contratacién Pabliea y contratos: con la finalidad de evaluar fa eficacia del sistema ‘de control interno, ineluidios los sistemas de gestién de riesgos y anticorrupeién, el auditor deberd yerificar el cumplimiento de los procedimientos de adjudicacion de cointtaros utilizados ppara el suministro de bienes y servicios para ef proyecto COVID-19 fener) ecto" 7 \. \ x toRe 1s \ EL MINISTRO/ 3 © ‘Proyecto COVID-19") con los procedimientos de adquisicion y de seguimiento de tas sompras y de [os gastos del Ministerio de Hacienda y ta Ley de Contiatacién ‘pablica de ta Repiiblica de Guinea Eouatorial ALCANCE DE LOS SERVICIOS Elalcance de los servicios incluye: Verifteacién de los gastos con tos términos y condiciones de los fondas: el auditor verfica que fea fondés provists para combatirlépandeinia de COVID-19 se gestaron de acuerdo 608 los aninos y condiciones que rigen sus disposiciones. Tanto los fondos del FMI como ots Tanige denen tenerse en cuenta. También veifica ue cualquer iaventario y actives en poder del Proyecto existan, estén debidamente contabilizados y se utilicen para los propésitos de la respuesta de-emergencia COVID-19; Coniroles interns: e) auditor obtine una comprensién de Ios controle inernos relacionados con el proceso de informacién financiera, para identificar y evaluar cualquier. debilidad en el on incrso que pueda dar lugar @ informes flsos, ya sea por fraude o por eror. El autor también debe adquirir una comprension de los controles iritermos relacionados con el conflicto’ de intereses y la corrupcién, ¢| identificar y evaluar-cualquier ‘debilidad en los controles internos; Procesos de-quditoria: disefiat y.\levar a cabo procesos de ‘auditoria en respuesta a cualquier debilided identficada en los controle internos relacionados con el proceso, de informacion financiera, para obtener evidencia de auditora de que_los estados financieros s@ Presenian de manera justay estn libres de errores signifieativos, de aoverdo con el marco contable-aplicable; Documentacién y evidencias, identificer cualquier debilidad en e!entomo de control intemo y en los procesos de informacién financiera y comuicerlos en la carta de recamendaciones, El audijor debe documentar los asuntos que son importantes para proporcionar evidencia que, respalde el informe de hillazgosfacticos, en particular, cualquier evidencia de que al trabajo etlevé a eubo de conférmidad con Tas Norinas internacionales de Auditorfa y estos Térininos de Referencia (TAR). La auditoria de los gastos del proyecto COVID 19 se llevard a caba de scuerdo con la Norme Internacional aplicable a as misiones de Aseguramienta (ISAE) 3000 (Revisada) “Misiones ide asoguramiento distintos de auditorias 0 revisiones Timitadas ée informadién financiera historia” emitida por International Auditing and Assurance Standard Board (AASB). El profesional que Mevard a cabo Ja misién es miémbro de uns firma sujeta a Ja norma ISQC 1. fas replas sobre independencia y otras regls de éica del Codigo de étia de Ios contables profesfonales del Consejo de Norinas Internacionales de fica Contable (TESBA), que basan eh los, prineipios fundamentales de integridad, objetividad, competencia y diligencia profesional, confidencialidad y conducta profesional. independiente para: ‘A. Realizar ta auditoriafinanciera del Proyecto. En esta pate, los requerimientos inimos son los siguientes: «Analisis de los estados de-tos gastos del. Proyecto (EGP): Se deberd prestar. especial atencién a las siguientes areas: Estado presuspuestario del proyeeto; Estado acumulado de gastos incurridos por categoria; Estado acumulativo de gastos pagados por categorias; iv) Estado de vomparacién entre los gastos realizados y las revisiones| presupuestariess iv eiticas contablesuilizadas,estimaciones contables ¢ informacion relacionada, Yi. Verffcabién de la existencia de todos los bienes duraderos adauiridos eo ol marco Jar Proyecto COVID-19, de su adecuada proteccién y hay. une propiedad verificable por parte del estado. ‘vii. Notas que acompafian las declaraciones de gastos. Dada la naturaleza y organizacion del Proyecto, los estados financieros se prepararan con el Propist especfica de informar sobre monts incurdos en et mereu del proyecte- Los auditores debesi concluir: «silos EGP'son exacts y estén prepardos a patie de los tibros elaborados part Ia respuesta de emergencia COVID-19; ‘© Sisecumplen las disposiciones en respuesta de emergencia COVID-19; © Silos gastos declarados estén debidamente aprobados; clasificados y respaldados por Ja documentacién adecuada, stud de las cuales se hart creado los fondos para ta Exptesar un opinion sobte los EGP elaborados de conformidad ton las formas ccontables avloptada para el proyecto (y aprobadas por los soci fnaicietos), a saber: ‘© Balance y estados de recursos y empleos establecidos de acuerdo on los ppostulados y convencién contable definidos por el sistema -contable de la OHADA, a saber: Postulado-de contabilidad de.compramiso o devengo, convencién contable de costo historico, convencién de prudencia y convencién'de régularidad y transparencia; ‘o Botado de gastos y estados de reconciliacin de cuentas especiales segin el método de la coniabilidad de caja definide por el sistema contable OHADA ¥ de acuerdo con In convencién de regularidad y transparencia, Realizar-una revision de los contratacion y los contratos utlizadas para facilitar la respuesta de emergencia COVID-L9, El propésite de la revision jemte ve les sd eagiones y ‘2dquisiciones es: ()) verifioar que se hayan seguido los: process contrataciones y, cuando las normas locales de adjudicaciones son-deficientes, recomendar Taorifcaciones para adecuarlas alas mejores précticasimemacionales;e (i) identificar los Fesgos adiioneles y medidas de mitigacin ata mejorar la gestion de riesgnsy tretarlos ‘heazmente,ineluidos aquellos relacionados con conictos de intereses aude; colusiOn o cortupcién de maneta mas efectiva, Los auditores deberén realizar los siguientes procedimientos acordados: ©. Vetificar cl cumpliniiento de los métodos de contrataci6n, evaluacién y adjudicacién de contratos de acuerdo con las normas de contrataciones: vigentes en el Ministerio de Hacienda; «©. Verificar ef curpliniento de las cofnpras realizadas con fos expedisntes de licitacion aprobados, © Hacer una séleccién de los 20 sumitnistros 0 equipos més importantes por valor de ‘compra, identificados en nuestras selecciones, y comparar| los precios de facturados.con los que se practican en el mercado internacional actual (benchmark con 2 a 5 proveedores internacionales si es pasible) ©. Verificar el cumplimiento de las ordenes de modificacién y otros cambios realizados cen el contrato original durante la ejecucién (cldusula adicional) con las normas de contratacién vigentes én el Ministerio de Hacienda. © Determinat, en Ia medida de lo. posible, las causas del ineumplimiento de los procedimicntos idenifiados, las piicticns inapropiadas, o las decisionéslacciones cuestionables © Determinar si los contratos, la informacion del beneficiatio-Tinal y la validacién de los resultados se publicaron correotamente y son précisos y de flcil acceso; © Realizar la verificacién fisica de los principales bienes adquiridos, distintos de los consumibles, y confirmar su existencia y uso para las propésitos de la respuesta de emergencia COVID-19, de acuerdo con el Proyecto; INFORMES El auditor debe ‘proveer un expediente de, auiltoria que ineluya: (i) estados financieros aiditados; (i) una opinida de auditoria sobre los estados financieros, se letaliada anterformente; ({ii) un informe sobre hallazgos fécticos en el que cual 6 identificado debe mencionarse claramente, (iv) una carta de recomendaciones. El informe de uditoria debe proporciorar detalles. suficientes. sobre 12 natiraleza y ol aleance de les procedimientos realizados por ‘ef auditor, El auditor debe proporcionar ‘el expediente de: ‘quditoria'a mAs tardar a fines de febrero de 2021, para su publicacién por el Ministerio. de ‘Hacienda a més tardar ¢] (5-de marzo.de 2021. A, — Opinion del auditor El auditor debe emitir: Una opinion separada sobre los EGP relacionados con la respuesta de emergencia, COVID-19; + Uninforme de los hallazgos fictieos de la efecucin de los procedimientos acordados sobre [a-revisién de la adjudicacién de contratos. B. Carta de recomendaciones ‘Ademés de! informe de auditorio, el auditor preparari una carta de recomendaciones donde se indique si los sistemas de contebilided y control interno del Proyecto COVID-19 son adecuados, ineluido el cumplimiento de los procedimientos de’contretacion y directives de seauimiento do gastos del Ministerio de Hacienda, y otros asuntos que el FMI pudioresoleitar al Ministerio de Hacienda que se-incluyan-en fa auditoria. BI auditor deberé: i. Comeritar sobre la. consecucién de los resultados previstos. para la respuesta de emergencia COVID-19; ji, _-Comentar sobre ls obligaciones y compromisos legales y financieros del Proyecto, COVID-19 y el alcance dt cumplimiento o incumplimiento. del mismos Informa sobre el grado de cumplimiento'de cada uno de los convenios financieros ten las norinas financieras pilblices (que rigen el gasto piblico) y hacer comentarios, los hubiera, sobre asuntos interios y externos que afecten dicho cumplimiento; iv. Hacor comentarios y observaciones sobre los registtos contables, sistemas y ‘controles.que fueron examinados durante el curso de la auditorias y. _ Ientificar deficiencias espectficas o puntos débiles en los sistemas, procedimientos y controles, y hacer recomendaciones para su mejora'eon el fin dé adecuarios & las buenas précticas internacionales; vic Comunicarasuntos que han llamado [a ateneidn del auditor durante la.auditoria que podria! tener un impacto significative en el funcionamiento-sidecu = COVID-19; 5 } FL MINSTRO/S, en] 7 vii, ‘Seflalar a la atencién del Ministro de Hacienda sobre cualquier otto asunto que al ‘auditor considere-relevante, incluidos los gastos no elegibles o los. fondos no declarados.o faltantes; Vii, _Comentar sobre ottas actividades sobre las euales un-atditor pueda considerar apropiado:informar; CRONOGRAMA PARA LA ENTREGA DE RESULTADOS DE AUDITORIA ‘Se espera que los informes.de este gjercicio de auditoria se entreguen -de.acuerdo con el siguiente. cronograma: Un informe'de auditorfa interina debe ser entregido para finales de diciembre de 2020. fi. Lacarta de recomendaciones y los informes finales se deben entregar para fines de febrero de 2021. DURACION DEL CONTRATO El contrato tendré una duracién de 7 meses-en funcién de calidad de los resultados en todos Ios elementos del dmbito de aplicacién del trabajo. INFORMACION DISPONIBLE, EI Ministerio de Hacienda se compromete a garantizar que el fuditor tenga acceso de manera pportuna a todos os documentos legales, recibos, corespondencias y. cualquier ota ‘tforinaciénasociada con la respuesta de emergericia COVID-19 que sea razonablemente pertinente para su trabajo y considerada necesaria por parte del auditor. OBLIGACIONES DEL AUDITOR Se espera que-en todo: momento el auditor realice la tarea con ef més alto grado de profesionalismo e integrided, Se espera que el auditor leve a cabo sus funciones de manera abiera y transparente. «En ninguna circunstancia el auditor podrd realizar (o verse realizando) alguna accién que pueda impedir que el Ministerio de Hacienda implemente este 0 cualquier otro programa inecesario para mejorar le presentacién de informes de gastos transparentes. © Elauditor estudiaré las leyes 0 regulaciones del Ministerio de Hacienda relevantes para Jos gastos y se espera que se-esegure de que todos sus informes cumplen estrictamente con estas leyes 0 reglamentos..E] Ministerio de-Hacienda pondrd a disposicién las reglamiéntaciones pertinentes de manera Oportuna. 8 «Bajo ninguia eireurstancia el auditor tomaré decisiones importantes relacionadas con ta gjecucign de esto trabajo sin ol pertiiso expreso' del Ministro de Hacienda o su fiitoionario designado. CUALIDADES DEL AUDITOR. El auditor’ debe: tener experiencia internacional comptobada en auditorias de proyectos y sistemas de contrataci6n, incluida la aplicacion do normas internacionales de vontabil lad y saaitoria, El auditor debe ser una firia de auditors internacionalmente reeonoeida con sede fuera de Guinea Ecuatorial con acceso avuna red plobal de auditoresy téenicas expertos. EI auditor comtard con mecanismos apropiados de deteccién de-conilictos de intereses y ‘comuriicard eualquier conficto' de inteteses que pudieran existir en el momenta de le ontrataci6n o que pudieran surgir durante la vigencia del cantrato con los miembros del sector péblico en Guinea Ecuatorial, E auditor implemedtarh acciones adecuadas de mitigacién de onflictos de intereses, en consulta con el Ministerio de, Hacienda. Cualquier contficto de intereses-y acciones de mitigacién de este tipo se divulgardn en los infoemes proporcionados por el auditor de forma eanfidencial, yo serén divulgados en los informes publicados, COMUNICACION CON EL PERSONAL TECNICO DEL FMI El Ministto de Hacienda autotizaté a los auditores a cononicarse, de manera confidencial, con el equipo del personal tEcnico del FINI que trabaja con Guinea Ecuatorial sobre el avance de jas auditorias, y cualquier aclaraci6n sobte los resultados eomunicados, y,proposcionar a este ‘equipo det FMI una copia de los informes y de la, carta de recomendaviones. —<“,. | de! EL MINISTRC he —* a