Dicho esto, la gestión de compras "tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la

empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de

tiempo, calidad y precio"
Teniendo en cuenta lo anterior, para efectuar una gestión eficiente de nuestras compras,
debemos de tener en cuenta los siguientes 8 puntos clave:

 Solicitar varias ofertas: es difícil saber si estamos comprando

bien cuando disponemos de un único presupuesto, seguramente estamos
dejando escapar algún ahorro. Tampoco es cuestión de volvernos locos, dos
ó tres ofertas son suficientes para aclarar nuestras ideas.
 Comparar productos equivalentes: en el caso de que las ofertas
que estamos estudiando no sean productos idénticos, debemos intentar
buscar una equivalencia. Por ejemplo, si estamos pensando en ahorrar
costes de oficina comprando cartuchos de tóner reciclado, en lugar del
original de la marca de nuestra impresora láser, el número de copias que
podríamos imprimir con cada uno de ellos nos sirve como unidad de
medida equivalente (= precio x copia).
 entralización de compras: si negociamos conjuntamente nuestras
necesidades totales de un determinado artículo o servicio,
incrementaremos volumen, reduciremos recursos y aumentaremos
nuestro poder de negociación frente a nuestro proveedor.
 Concentración de compras: nos vamos a encontrar con
productos, que de forma independiente no tienen un gran volumen,
pero si los sumamos podemos encontrarnos con volúmenes
considerables. Por ejemplo cuando compramos el material de oficina
para nuestra empresa, necesitaremos carpetas, bolígrafos, cartuchos
de impresora, papel. No tiene sentido distribuir estos pequeños
 volúmenes entre distintos proveedores. En estos casos nos interesará
analizar la oferta manera global.
 Disgregación de compras: en algunas ocasiones, no nos queda
más remedio que distribuir volúmenes entre distintas empresas
suministradoras, por el carácter estratégico del producto o servicio
dentro de nuestra organización o en productos de acceso limitado.
Esto tambíen nos ayuda a evitar quedarnos colgados, en caso de que
el proveedor tenga algún problema (rotura de stock, dificultades
financieras, quiebra,…).
 Servicio postventa: en el caso de que necesitemos asistencia una
vez hayamos realizado la compra, por ejemplo, para realizar una
consulta sobre el uso de una máquina o hacer uso de la garantía
¿Quién nos va a atender? ¿Cuánto nos va a costar? ¿Cuánto tiempo
tardarán en resolvernos el problema? Tenemos que fijar estas
situaciones en el contrato de compra y siempre dejarlas por escrito.
 Test de proveedor: muchas veces, a pesar de tener una mejora
importante en precio, somos reacios a realizar el cambio de un
determinado suministro. Seguramente se nos pasen por nuestra
mente ideas como: el proveedor X está acostumbrado a nuestra
forma de trabajar, en todos los años que trabajamos juntos no nos ha
fallado. Sí, es cierto que debemos tener en cuenta también estos
factores y, sin ninguna duda, la confianza es un punto positivo a la
hora de valorar una oferta pero ¿Por qué no probamos otros nuevos?
Por ejemplo, podemos trasladar un volumen determinado a modo de
prueba a un proveedor nuevo, no el 100% del total, para conocer qué
tal trabaja y evitar que los que ya trabajan con nosotros se duerman
en los laureles.
 Test de mercado: el ejercicio anterior, no sólo debemos realizarlo
con nuevas necesidades, los bienes o servicios que adquirimos
habitualmente, debemos someterlos a un análisis similar. En función
de la importancia en nuestro presupuesto total, incrementaremos o
disminuiremos la frecuencia de este análisis.
La importancia de la función de compras es absoluta, ya que cualquier
ahorro que se consiga al efectuar las compras de suministros para
una organización empresarial tiene un efecto amplificado en la tasa
de rentabilidad sobre la inversión (ROI), además de la rapidez en la
respuesta, que supera cualquier otra reducción de costos obtenida por
cambios  adecuados en los recursos de la empresa.

La actividad de compras juega un importante papel en las organizaciones,

dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y
el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que
reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor
impacto sobre los beneficios que iguales mejoras en otras áreas de la
organización

La función de compras y aprovisionamiento se compone de tres

aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de
inventarios.
 1. En primer lugar, el encargado de realizar las compras  de  productos
que necesita el departamento de producción o el departamento
comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es
comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo de
entrega, las condiciones de pago, servicio posventa, etc. Esto
implica hacer una óptima selección de los proveedores para
rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización
de las compras.
2. En segundo lugar, la función de compras y aprovisionamiento
implica disponer de almacenes para guardar los productos
comprados hasta que el departamento de producción los necesite.
Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de
almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus
clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar
y guardar convenientemente los productos comprados o
fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y
gestionar las existencias almacenadas.
3. Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de  gestión
de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de
existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para
cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la
comercialización.

Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un período de tiempo,

ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico. Así
pues, podemos considerar el  ciclo de aprovisionamiento  como el
periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en
que son entregados los productos vendidos a los clientes. Este ciclo es
diferente si se trata de una empresa productor de una empresa comercial.

COMPRAS–EXISTENCIAS-PRODUCCIÓN-EXISTENCIAS-VENTAS

Como podemos ver, la empresa productora comienza con las compras de los
materiales necesarios para la producción, los cuales, mientras no se utilizan,
permanecen en el almacén (existencias). Una vez que se han fabricado los
productos destinados a la venta, también están en el almacén mientras no se
venden (existencias). Es decir, en el almacén se generan movimientos por
cuatro motivos: entrada de las compras, salida para la producción, entrada
del producto fabricado y salida del producto para la venta.

 El ciclo de una empresa comercial implica menos movimientos,

ya que la actividad de la empresa es comercializar y distribuir un
producto, es decir, una actividad de compraventa sin ninguna
transformación.

El ciclo se reduce a dos movimientos, entradas por compras y salidas por

ventas.

COMPRAS-EXISTENCIAS-VENTAS

La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que

un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Realmente
la compra es una subfunción esencial del aprovisionamiento, que implica
prever las necesidades de suministros, planificarlas, expresarlas,
satisfacerlas por medio de compras, asegurarse que se reciben exactamente
lo que se ha pedido, pagar por lo que se recibe, almacenarlo y enviarlo a los
servicios que los han de utilizar.

Como ejemplos de un proceso de compras y su diagrama de flujo incluimos

dos diapositivas power point donde se representa las interrelaciones entre
departamentos y la utilización y trayectoria de los documentos
involucrados en el proceso de compras de dos organizaciones
empresariales..

as responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

 Mantener una continuidad en los suministros teniendo en

cuenta su programación
 Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas
de calidad requeridas.
 Obtener los productos necesarios al costo total más bajo
posible.
  Lograr la cumplimentación de las condiciones y plazos de
entrega requeridos.
 Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así
como de sus tendencias.
 Administrar y gestionar el aprovisionamiento de existencias.
 Participar en las estrategias de la organización.

3.3.-OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE COMPRAS.-

Para cumplir sus objetivos, la función de compras deberá realizar las

tareas siguientes:

 Analizar los productos, materiales y/o materias primas de los

que necesita aprovisionarse.
 Estudiar las fuentes de suministro (Análisis del mercado de
proveedores). Segmentación de proveedores por familias de
productos y/o servicios
 Establecer las condiciones de calidad, plazo de entrega,
precio, etc.
 Selección de proveedores. Analizar y valorar las ofertas recibidas
de varios proveedores, en base a unos factores de selección,
calculándose  los costes, gastos y beneficios esperados de cada una
de las ofertas. Seleccionar al proveedor que más se ajuste a las
condiciones y necesidades del comprador
 Confeccionar el fichero de proveedores y la ficha de
productos, para que el personal de compras pueda utilizarlo en
futuros aprovisionamientos.
 Controlar las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo
empaquetado, presentación, etc
 La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas
posibles.
 La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir
máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega
con técnicas JIT(just in time)
 El seguimiento y control de todos los acuerdos y condiciones
establecidos con el proveedor.
 La venta de los productos excesivos y obsoletos, existentes en
los almacenes.

1. La CALIDAD.-Es forzoso basarla en las exigencias de las

especificaciones técnicas y de la clientela. Para ello deberá colaborar
con los proveedores y departamento técnico para fijar
correctamente las normas a seguir al controlar la calidad de las
mercancías a comprar.
2. La CANTIDAD.-Una vez que se conozca la planificación anual de las
ventas  de la empresa, esta deberá sincronizarse con la
programación de las compras, adquiriendo la cantidad precisa de
mercancías, tratando de utilizar un mínimo capital de maniobra para
permitir mayores economías de financiación , justificando la
cantidad de dinero que habrá de inmovilizarse. Es evidente que, no
obstante, se debe conseguir una mayor cantidad de mercancías al
efectuar una compra ya que ello supondrá una economía, así como
poder proceder a compras programadas de forma periódica.
3. El PLAZO.- Muchas veces tiene mayor importancia el plazo de
entrega del material que el precio del mismo. Es evidente que la
cantidad a invertir en existencias depende del plazo y del precio,
tratando de tener siempre un stock mínimo que a su vez de
seguridad en la entrega de materiales a la fase de producción justo
a tiempo y en la calidad y momento exigidos. Por tanto la cantidad
de capital a inmovilizar con su almacenamiento deberá ser ajustada
ya que es un gasto a añadir el valor del  interés que debía producir
dicho capital.
4. El PRECIO.- Su importancia está bien definida, puesto que siempre
se trata de encontrar el más reducido precio para aquellos
productos a comprar que cumplen con los requisitos necesarios.
Siempre hay posibilidades de mejorar los precios, por ejemplo,
pregunta cuál es el importe mínimo para que sea el propio
proveedor quien corra a cargo de los costes del transporte, así te
ahorrarás costes adicionales  o si vas a comprar grandes cantidades
de un producto, vale la pena preguntar por descuentos. Otra opción
sería a través de la fijación de un importe de venta anual con
descuentos en el caso de superar tales importes. Pregunta también
por stocks excedentes donde te puedan reducir los precios.