TEMA Nº 4

SISTEMAS DE ARCHIVO

En una organización Comercial corriente se manejan diariamente centenares de documentos, Por

ejemplo, un almacén o tienda recibe cada día un sin número de correspondencia como: pedidos,
solicitudes, reclamos-etc. Igualmente, la tienda o almacén prepara y envía diariamente centenares
de documentos como: recibos de ventas, confirmaciones de pedidos, estados de cuenta de sus
clientes, etc.-y otros documentos relacionados con el negocio. La mayoría de las veces, tanto los
documentos que se reciben como los que se envían, van a parar a una u otra clase de archivo.

En todas las empresas es importante que la correspondencia y otros documentos se manejen de

tal manera que puedan ser consultados rápidamente cuando las transacciones comerciales exijan
la utilización de la información que ellas contienen.

SISTEMAS DE ARCHIVO

Archivar es el proceso de organizar y guardar cartas, memorandos, informes, recibos, direcciones,

formularios e impresos, etc. Estos documentos se organizan generalmente en una de estas 5
maneras:

a) ALBABETICAMENTE. -Los documentos se clasifican, ordenan y archivan bajo nombres de

personas naturales o razones sociales, tomando en cuenta unidades.

El archivo simple es el alfabético, se apoya en una base universal que es el alfabeto, tiene
como fundamento el orden de letras, este principio es directo y se puede consultar con
solo leer el nombre en la pestaña de la carpeta

NOMINA INDIVIDUAL

ORDEN NATURAL DE INGRESO SISTEMA NORMALIZADO

MAURICO JUAN GUERRA DE LA FUENTE GUERRA DE LA FUENTE, MAURICIO JUAN

JAVIER ALBA MIRANDA ALBA MIRANDA, JAVIER

Recomendable para usar en expediente de personal