Unidad 2

El tiempo como recurso

invevitable. La tensión entre
la urgencia y la importancia

TEMARIO
1. Administrar el tiempo es administrar nuestra mente.

2. Las dos dimensiones del tiempo: el reloj y la brújula.

3. Características del tiempo.

4. La urgencia y la importancia.
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Introducción

En esta Unidad Didáctica plantearemos las cuestiones más generales

sobre la Administración del Tiempo.

El primer tema trata sobre un concepto esencial, que es que administrar

el tiempo no es sólo una cuestión de herramientas, sino que hacerlo
efectivamente implica organizar, o en su caso reorganizar, nuestra men-
te.

El segundo tema de importancia será la diferenciación entre el tiempo

cronométrico, cuantitativo, medido por el reloj, y la calidad del tiempo
invertido, relacionado con nuestros objetivos, medido por la metáfora de
la brújula.

En tercer lugar, se definirán las características fundamentales del tiempo

como variable siempre presente en cualquier actividad humana.

Por último, se presentará el modelo básico de administración temporal,

que está relacionado con la diferenciación entre Urgencia e Importancia.

Objetivos específicos

• Comprender que administrar el tiempo significa desterrar hábitos

arraigados.

• Mejorar la alineación entre nuestros objetivos, personales y labora-

les, y el tiempo destinado para conseguirlos.

• Conocer las características del tiempo.

• Percibir la tensión siempre presente entre Urgencia e Importancia.

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1. Administrar el tiempo es
administrar nuestra mente.

Se puede empezar asegurando que administrar el tiempo es admi-

nistrar nuestra mente, para lo cual, siguiendo a Covey, se puede ase-
gurar que lo que se ve es lo que se obtiene.

Lo que queremos decir es, ¿hasta dónde la forma de organizar nues-

tro tiempo nos asegura la satisfacción de las expectativas que te-
nemos en nuestra vida, y que son las responsables de la mayor o
menor calidad de la misma?.

Podemos asegurar que, lo que veremos en esta Unidad, intentará dar

respuesta a ésta pregunta, y proponer algunos cambios para que la res-
puesta sea lo más favorable posible para nuestra vida.

Ahora bien, si para dar respuesta al problema de la organización y admi-

nistración de nuestro tiempo, seguimos echando mano a los paradigmas
clásicos y a las técnicas e instrumentos basados en ellos, es probable
que la pregunta planteada no tenga una respuesta adecuada a nuestras
necesidades personales y profesionales.

Como asegura el mismo Covey, más que una evolución en nuestra forma
de administrar el tiempo, es necesaria una revolución que nos haga pa-
sar de la administración convencional del tiempo a liderar el logro de una
mayor calidad en nuestra vida.

2. El reloj y la brújula.

Hay dos poderosas herramientas que guían nuestra vida: el reloj y la

brújula. Así como el reloj representa los compromisos, los horarios, las
metas que queremos alcanzar y las actividades que tenemos que llevar
adelante para alcanzarlas, la brújula representa nuestra visión, nuestros
valores y principios, la misión que tenemos en nuestra vida profesional y
personal. Mientras el reloj se relaciona con el tiempo y cómo lo adminis-
tramos, la brújula nos conecta con lo que sentimos que es importante y
el modo en cómo dirigimos nuestra vida.
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Se puede apreciar de inmediato, que ambas herramientas nos plantean

un contraste, un dilema, entre lo que tenemos que hacer en función de
nuestros compromisos, y lo que debemos hacer en función de nues-
tras prioridades. También aparece una tensión cuando lo que nos vemos
compelidos a hacer forzados por nuestros compromisos, no está en línea
con lo que creemos que es importante para nuestra calidad de vida.

Esto nos conecta con dos palabras que tienen relación con la raíz etimo-
lógica del concepto tiempo. Una de ellas es la palabra griega chronos

En la mitología griega, Chronos (en griego antiguo Χρόνος Khrónos,

‘tiempo’) era la personificación del tiempo, según se dice en las obras
filosóficas presocráticas. También se le llamaba Eón o Aión (Αίών, ‘tiem-
po eterno’).Esta palabra es la que se refiere al tiempo cronológico, se-
cuencial y lineal. Para la dimensión del chronos ningún segundo vale más
que el otro. En cambio, para la otra palabra griega, el kairos. Kayros,
Kairos o Kayrós (καιρός, “el momento justo”) es, en la mitología grie-
ga hijo de Chronos, en la filosofía griega y romana la experiencia del
momento oportuno. Los pitagóricos le llamaban Oportunidad. Este es
el tiempo está conectado a la experiencia, a su valor existencial, al valor
que obtenemos de su transcurrir. Es el tiempo de calidad.

Mitos asociados a la administración del tiempo.

Hay algunos mitos asociados a la administración efectiva del tiempo:

• Primer Mito: administrar el tiempo es una conducta de tipo obse-

sivo.

Por supuesto que planificar el tiempo no significa esclavizarse a

un método que no admite cambios ni matices. Así como podemos
desterrar los hábitos que nos impiden manejar bien nuestro tiempo,
eso no implica tomar nuevos hábitos que hagan rígida nuestra vida.

• Segundo Mito: administrar el tiempo apaga la creatividad y la po-

sibilidad de disfrutar de la vida.

Tal vez al contrario, administrar el tiempo nos permite ser más

creativos porque la creatividad no es sólo inspiración, sino que la
creatividad es esfuerzo destinado a la concreción de un objetivo que
se desea alcanzar. También al administrar mejor nuestro tiempo,
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podemos disfrutar mucho más de nuestro tiempo personal y hacer

nuestra vida más plena.

• Tercer Mito: es la organización la que no sabe organizar mi tra-

bajo.

No es un buen comienzo echar las responsabilidades sobre otros.

Más allá de las cuestiones que dependan del orden organizacional,
seguramente hay un área de mejora personal sobre la que pode-
mos operar nosotros mismos. Toda victoria pública comienza en
una victoria privada.

• Cuarto Mito: hay un solo método efectivo para planificar el tiempo.

Sobre la base de algunas sugerencias de tipo general, cada uno

debe desarrollar el método de administración del tiempo que mejor
se amolde a sus necesidades, objetivos e intereses.

• Quinto Mito: el tiempo puede dividirse en un tiempo laboral y uno

personal.

El tiempo es uno e indivisible. Justamente administrar bien el tiem-

po tomado como una unidad, nos permite compatibilizar una vida
laboral plena con una vida personal feliz.

3. Característica del tiempo.

Resulta de utilidad reflexionar sobre algunas características del tiempo

como recurso para el logro de una mayor calidad de nuestra vida profe-
sional y personal.

Así, el tiempo es:

• Escaso: no cabe duda sobre la escasez del tiempo que disponemos

para llevar adelante las acciones que nos permitan alcanzar los
objetivos que nos conduzcan a alcanzar una mayor calidad de vida. El
tiempo es, por definición, un recurso limitado.

• De distribución equitativa: es el tiempo uno de los pocos recursos,

sino el único, que se distribuye en forma equitativa entre las personas.
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Para todos nosotros, el día tiene 24 horas, el mes tiene 30 o 31 días, y

el año tiene 365 días, más allá de los años bisiestos. Esta distribución
inicial del tiempo como recurso no distingue niveles socioeconómicos
ni culturales, planteando una línea de largada inicial equitativa para
todas las personas en todos los continentes.

• Inelástico: además de ser un recurso escaso, pero de distribución

equitativa, el tiempo carece de elasticidad alguna, es decir, no
tenemos forma de conseguir que nuestros minutos, ni nuestras horas,
ni nuestros días y años se alarguen, de modo de poder aumentar la
disponibilidad del recurso temporal.

• Indispensable: podemos imaginar muchas actividades en las cuales

otros recursos no sean críticos o esenciales, pero no cabe duda que
no hay actividad humana posible sin tiempo disponible para hacerla,
de modo que este es un rasgo esencial del tiempo, sobre el cual,
como en los anteriores, no solemos prestar debida atención.

• Irreversible: así como el dinero puede gastarse o ganarse, el espacio

físico puede ampliarse o reducirse, no hay modo de detener el sentido
de avance del tiempo, es decir, es un recurso que siempre está
disminuyendo. Cada minuto que pasa en nuestra vida, tenemos un
minuto menos de este recurso. Estas características del tiempo, sobre
las cuales pocas veces nos detenemos a pensar, son las que hacen
que la administración eficaz de este recurso sea una competencia
esencial en las personas.

4. La urgencia y la importancia.

a. El costo de la demora.
El no administrar con eficacia nuestro tiempo, nos lleva al problema de
la demora en algunas de las dimensiones de nuestra vida profesional,
laboral o personal.

El costo que esta demora, o postergación de las metas o de los compro-

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misos conlleva, puede sintetizarse en los siguientes conceptos:

• Presión.
• Crisis.
• Urgencia.
Esa presión que la demora provoca, juntamente con la sensación de ur-
gencia permanente y la de crisis entre lo que hacemos y queremos con-
seguir y lo que efectivamente hacemos y conseguimos, nos lleva a una
baja calidad de vida personal y laboral.

b. El “encanto” de la urgencia.
No cabe duda que la urgencia se convierte en adictiva, por lo que, aunque
sea dañina para la administración eficaz de nuestro tiempo, no se puede
evitar percibir cierto encanto en esa sensación. Algunas explicaciones
para ese encanto, pueden ser las siguientes:

• Aparece como una poderosa influencia en nuestra vida.

• El hecho de resolver una crisis, nos puede hacer pensar que el clima
de urgencia es útil.

• Podemos pensar que Urgencia = Importancia = Autoestima.

c. Importancia versus Urgencia.

Un Video revelador...
Por favor, observa este video, donde el propio autor del modelo,
Stephen Covey, grafica las consecuencias de no distinguir entre ur-
gente e importante...que lo disfrutes...
http://www.youtube.com/watch?v=4O45ylVmdYg

La tensión entre el reloj y la brújula, en realidad representa la tensión

que aparece entre lo urgente y lo importante.

Resulta claro que:

• Al momento de decidir, lo urgente puede desplazar a lo importante.

• Lo urgente puede empeñar las auténticas prioridades de nuestra vida

profesional, laboral y personal.
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Esta tensión es la que nos lleva a pensar en la posibilidad de cambiar

el paradigma básico que domina la administración convencional del
tiempo, basado en la urgencia, por un paradigma superador centrado en
la importancia. Es decir, una vez más, el reloj subordinado a la brújula.

d. La matriz de administración temporal.

Si analizamos el modo en que invertimos nuestro tiempo, en particular
teniendo en cuenta cuáles de las actividades en las que nos enfocamos son
urgentes o no, y cuáles son importantes o no, podemos reconocer cuatro
cuadrantes que configuran la matriz de administración personal, tal
y como se indica en la figura siguiente:

Se puede observar un icono representativo de cada cuadrante, que

intenta simbolizar su sentido:

• Cuadrante I: desactivamos bombas urgentes e importantes.

• Cuadrante II: es el cuadrante de la reflexión y la preparación.

• Cuadrante III: actuamos como bomberos ante lo urgente.

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• Cuadrante IV: representa el tiempo destinado a cosas que no son de

utilidad para nuestra vida personal o laboral.

Podemos apreciar que, el paradigma de la importancia se verifica en los

cuadrantes I y II, mientras que los cuadrantes III y IV están dominados
por lo contrario.

En la figura siguiente, se puede observar la misma matriz, pero con

algunos ejemplos que sirvan de ilustración a las actividades de los
diversos cuadrantes.

I II
Importante

• Conflictos • Nuevos contactos

• Dificultades graves • Planificación del trabajo
• Compromisos con fechas • Prevención
• Desarrollo Personal

III IV
No Importante

• Ciertas reuniones • Muchas llamadas

• Mayoría de las llamadas telefó- • Algunas reuniones
nicas
• Datos, informes.
• Algunos informes
• Visitas de “cortesía”
• Algunas Interrupciones
• Muchos mails

Urgente No Urgente

Se puede observar, poniendo el foco en los ejemplos de actividades

detallados en la figura, que así como poner el acento en el paradigma
de la urgencia lleva al stress y la insatisfacción profesional y personal,
el poner el acento en lo importante, puede conducirnos a la eficacia
multidimensional.

Esta eficacia estará condicionada, sin duda, por las necesidades que
tengamos en los diversos planos de nuestra vida. En el párrafo siguiente
estudiaremos esa cuestión.
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e. Las preguntas esenciales.

El concepto del balance o tensión entre el chronos y el kairos, nos lleva a
plantear algunas preguntas iniciales, cuyas respuestas tal vez comiencen
a guiarnos en esta búsqueda de administrar eficazmente el tiempo:

• ¿Cuál es el 20% de mis actividades que producen el 80% de mis

resultados?

• ¿Cuál es el 20% de mis actividades que consumen el 80% de

mi tiempo?

• ¿Qué actividades me permitirán cumplir con mi Misión en la

vida profesional y personal, y alcanzar mi Visión del futuro que
pretendo alcanzar?

• ¿Qué porcentaje de mi tiempo ocupan?

La cuidadosa reflexión que estas preguntas generan, y aún más el análisis

de sus respuestas, nos permitirán evaluar hasta qué punto mi actual
administración del tiempo alinea la brújula con el reloj. Es decir, hasta
qué punto y en qué medida utilizamos el tiempo cronológico (el chronos)
utilizando como guía la otra dimensión temporal (el kairos) que es la que
agrega valor a nuestra vida profesional y personal.

f. Los roles que desempeñamos.

Todos desarrollamos diferentes roles en nuestra vida, tanto laboral como
personal. El ejercicio de estos roles nos llevan a desempeñar distintas
funciones, con diversos estilos, de acuerdo al contexto en el cual debe-
mos desempeñar ese rol. Puede pasar que no hayamos tenido conciencia
plena de cuáles son nuestros roles, tanto personales como laborales, o
que conociéndolos, nos hallamos en permanente conflicto para poder
dedicar el tiempo suficiente a cada uno de ellos, teniendo en cuenta la
escasez del tiempo como recurso.

Todo rol contiene las cuatro dimensiones ya mencionadas, una dimen-

sión física requiere o crea recursos), una dimensión espiritual (co-
necta la misión y los principios), una dimensión social (implica relación
con los demás) y una dimensión mental (exigen aprendizaje).

En realidad, los roles que desempeñamos en nuestra vida, forman parte

de una sola persona y de su relación con otras, lo cual genera un ecosis-
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tema vivo donde cada parte influye a la otra.

El equilibrio entre los roles, teniendo en cuenta además sus diversas di-
mensiones, sólo puede lograrse si generamos acciones sinérgicas entre
ellos.

El vínculo entre Principios, Misión y Roles puede comprenderse de mane-

ra metafórica, gracias a la siguiente figura

ROLES

MISIÓN

PRINCIPIOS

La manera de construir sinergia entre los roles surge del descubrimiento

del Norte verdadero. La posibilidad de desarrollar en forma sinérgica
nuestros roles, tiene relación con el equilibrio entre lo que podemos
producir en cada rol (acción) y la capacidad de producción que
debemos desarrollar en cada uno de ellos (evolución). Del equilibrio
entre Producción (P) y Capacidad de Producción (CP), surgen dos
equilibrios esenciales:

• Equilibrio sinérgico entre roles.

• Equilibrio sinérgico entre las dimensiones de los roles.

El desarrollo de la Capacidad de Producción es una actividad clara del

Cuadrante II de la Matriz de Administración Temporal.
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Ideas fuerza de la Unidad Didáctica II.

En esta Unidad Didáctica, aprendimos que el verdadero esfuerzo de ad-

ministrar el tiempo de manera más efectiva, no tiene que ver con la
adopción de herramientas más eficaces, o por lo menos no sólo con ello,
sino que el verdadero cambio se produce cuando organizamos de otro
modo nuestra mente.

En el planteo realizado, también se debería lograr una mayor claridad

entre nuestros objetivos y la forma en que destinamos un recurso inevi-
table como el tiempo para conseguirlos.

Para administrar este recurso esencial, analizamos cuáles son sus ca-
racterísticas esenciales, y cómo esas características lo convierten en un
recurso, no sólo imprescindible, sino de compleja administración.

Por último, se hizo visible una permanente tensión en nuestras vidas,

cual es la que surge entre el tiempo que debemos dedicar a la urgen-
cia, y el que dedicamos a las cosas que son importantes para conseguir
nuestros objetivos.

De la lectura del material, se puede descubrir cómo gran parte de nues-

tro tiempo está dedicado a atender urgencias, o cuestiones que no tie-
nen relación con el cumplimiento de nuestras metas, y ello se logra a
expensas de un tiempo muy valioso que se relaciona con nuestro desa-
rrollo personal y profesional.