Ejercicios avanzados de Excel 2007/2010 Calendario perpetuo
CALENDARIO PERPETUO
Para este ejemplo se necesitará hacer dos calendarios automáticos basados en dos fechas, la del sistema y de una fecha cualquiera escrita por el usuario. Se recomienda no cambiar las posiciones de las celdas para que coincidan con la ubicación de las fórmulas. Para empezar se deberán desglosar las dos flechas separando la información. Escriba el texto de la Columna A y las fórmulas de las columnas B y C respectivamente según el ejemplo.
Al final el resultado será como lo muestra la gráfica. Los valores y datos pueden variar pues aquí se han puesto dos fechas cualquiera. La fecha escrita en la celda B2 es tomada directamente de la fecha del computador con la fórmula =HOY(). La fecha escrita en la celda C2 es escrita libremente con el formato (día/mes/año). Ésta última puede variarse en cualquier momento y gracias a las fórmulas se actualizará el calendario coincidiendo de acuerdo a la fecha introducida.
Cambiar el tipo de formato de celdas:
Colocar las celdas B2, C2, B9 y C9 en formato Fecha. En el menú Inicio y del área Alineación seleccionar el ícono Formato de número y seleccionar la opción Fecha corta. Las demás celdas deberán estar en formato General; es decir, de la B3 a C8 y de B10 a C12. En el menú Inicio y del área Alineación seleccionar el ícono Formato de número y seleccionar la opción General.
Diseñar las tablas que contendrán los calendarios:
Aquí se muestra un ejemplo. Se aconseja respetar la
ubicación de las celdas del ejemplo para que las fórmulas coincidan.
Seleccionar el rango de celdas entre B14 a H14 y del
menú Inicio seleccionar Combinar y centrar. Realizar esta misma operación para las celdas D21 a H21, B23 a H23 y B30 a H30. Colocar un color suave de su preferencia como se muestra en el ejemplo. Centrar las iniciales de los nombres de los días.
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Fórmula para los textos automáticos:
C Para el título de la fila 14 entre las columnas B y H escribir la siguiente fórmula: =MAYUSC(CONCATENAR(B5;" DE ";B3))
C Para el título de la fila 23 entre las columasn B y H escribir la siguiente fórmula:
=MAYUSC(CONCATENAR(C5;" DE ";C3))
C Para el texto del renglón 21 entre las celdas D y H escribir la siguiente fórmula: =CONCATENAR("Hoy es ";B8;" ";B6;" de ";B5;" de ";B3)
C Para el texto del renglón 30 entre las celdas D y H escribir la siguiente fórmula: =CONCATENAR("La fecha es ";C8;" ";C6;" de ";C5;" de ";C3)
Bloquear información de celdas:
Coloque el cursor en la celda B2 y abra el menú Datos, y del área Herramientas seleccione el ícono Validación de datos.
De este menú escoger las opciones y escribir los textos que se muestran a continuación:
Con este método se protege el contenido de la celda que contiene la fecha
automática tomada del sistema. Si el usuario intenta cambiarla aparecerá una ventana de advertencia.
El texto de ejemplo dentro de las áreas “Mensaje de entrada:” y “Mensaje de
error:” puede variarlos según su conveniencia.
Se aconseja usar los que aquí se muestran para una mejor comprensión.
Cuando ubique el cursor en la celda B2, automáticamente saldrá el mensaje de
texto que haya escrito en la ficha “Mensaje de entrada” de la ventana Validación de datos. Si intenta modificarlo saldrá una ventaja con la advertencia escrita en la ficha “Mensaje de error” de la ventana Validación de datos impidiendo así que se realicen cambios.
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Coloque ahora el cursor en la celda C2 donde se encuentra la fecha libre. Abra el menú Datos, y del área Herramientas seleccione el ícono Validación de datos. Coloque los siguientes textos y opciones para las tres fichas de la ventana Validación de datos.
Inicio de los días en el calendario:
C Escribir en la celda B16 la fórmula =SI(B11=1;1;"") ¿Por qué esta
fórmula? La fórmula escrita en B11 muestra cuál fue el primer día del mes. La fórmula en B16 compara si el primer día fue domingo, si es así escribirá un 1 de lo contrario habrá un espacio vacío. C Escribir en la celda C16 la fórmula =SI(B11=2;1;SI(B16="";"";B16+1)). Esta fórmula compara cuál fue el primer día del mes. La fórmula en B16 compara si el primer día fue lunes, si es así escribirá un 1, sino comparará si la celda anterior, es decir B16 tiene un espacio en blanco, de lo contrario sumará un 1 a la celda anterior, es decir, si el mes inició un domingo escribirá un 1, para el siguiente día deberá sumar 1 + 1 = 2. Este mismo procedimiento de comparaciones se repite hasta el sábado. C Para los número escritos en los renglones 17 a 19 escribir sumas sucesivas +1 de la celda del día anterior. C Para la celda B20 escribir la fórmula =SI(DIA(FECHA(B3;B4;H19+1))<H19;"";H19+1). Esta fórmula compara si el siguiente día +1 será el uno del siguiente mes o si continuará en el mismo mes, si es así lo escribirá; de lo contrario si la suma +1 de la siguiente celda es el inicio de mes entonces no escribirá nada.
Fórmulas escritas en las celdas del calendario:
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Continuación de las fórmulas
Colocación del día especificado en rojo:
Seleccionar las celdas desde la
B16 hasta la H21. Abrir el menú Inicio y del área Estilos seleccionar el ícono Formato Condicional, seleccionar Resaltar reglas de celdas, seleccionar Es igual a.... Con el mouse hacer clic en la celda B6 que es la que contiene el día actual de la fecha especificada; luego dé clic en Aceptar. Esto hará que sólo se resalte en rojo el día de la fecha actual. Hacer este mismo procedimiento para el calendario inferior, seleccionando desde la celda B25 hasta la C30 comparándola con la celda C6. Esto mostrará en este caso el día especificado en rojo tomado de la fecha libre escrita en la celda C6. Recuerde que puede cambiar esta fecha en cualquier momento.
Fórmulas usadas en este tema (la “x” entre paréntesis corresponde a una celda de referencia. La “n” y la “m” a otros valores): Fórmula Explicación Fórmula Explicación
Extrae la fecha del sistema y la escribe en formato fecha, si se coloca en Extrae sólo el año de la celda especificada. =HOY() formato General, se convertirá en el número de días comprendidos entre =AÑO(x) enero 1 de 1900 hasta el día actual.
=MES(x) Extrae sólo el mes de la celda especificada. =DIA(x) Extrae sólo el día de la celda especificada.
Extrae el número código correspondiente al día de la semana (1 a 7). Busca un valor de la celda x y lo compara con la matriz de posición entre =DIASEM(x) =BUSCAR(x;{n};{m}) llaves con la siguiente matriz entre llaves.
Convierte a mayúsculas los caracteres especificados en las celdas. Une textos escritos entre comillas y/o entre celdas con textos, en un sólo =MAYUSC(x) =CONCATENAR(x) renglón de texto. Se deben escribir espacios en algunos casos para que las celdas de texto no queden unidas entre textos.
Compara una condición, si se cumple realiza una tarea especificada, si no se Función que permite escribir una fecha específica. Esta fórmula requiere cumple realizará la otra tarea especificada. También se pueden anidar que se escriba primero el año, luego el mes y finalmente el día. La celda =SI(x;n;m) varias funciones SI(x;y;z) para dar más condiciones si se necesita. =FECHA(aaaa:mm;dd) tendrá un valor en formato General el cual será el resultado entre la cantidad de días que han transcurrido entre 01/01/1900 hasta la fecha especificada.
Temas aprendidos:
C Uso de los comandos de fecha y texto.
C Función condicional =SI(). C Función de búsqueda por comparación =BUSCAR(). C Unir celdas para formar una sola celda. C Colocación de condiciones de celdas y textos de anuncios. C Condiciones de color según criterios de comparación. C Despertar la lógica para resolver problemas complejos.
