La comunidad Latina de estudiantes de negocios

Título: “BREVE INTRODUCCIÓN AL CONTROL INTERNO”

Aportado por: Arvey Lozano - arveylozano@hotmail.com

1. BREVE INTRODUCCION AL CONTROL INTERNO.............................................................2

2. LA EVALUACION Y SU IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA...................3

2.1 ACTIVIDADES SUSCEPTIBLES DE SER EVALUADAS 4

2.1.1 Operaciones básicas de compras .............................................................................4

2.1.2 Operaciones básicas de almacén..............................................................................4

2.1.3 Operaciones básicas en Tesorería, Presupuesto y Contabilidad .............................4

2.1.4 Operaciones básicas en Recursos Humanos ..........................................................5

2.1.5 Operaciones Generales..............................................................................................5

2.2 PUNTOS CLAVE A EVALUAR CON EL CONTROL INTERNO 5

2.3 ALERTAS DE CONTROL INTERNO 5
2.3.1 Alertas de Control desde el Almacén.........................................................................5

2.3.2 Alertas desde Tesorería, Contabilidad y Presupuesto ..............................................6

2.3.3 Alertas desde personal...............................................................................................6

2.3.4 Alertas desde Compras..............................................................................................6

2.4 DEPENDENCIAS A EVALUAR 7

2.5 CUANDO EVALUAR 7
2.6 COMO EVALUAR 8
BIBLIOGRAFIA

12

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1. BREVE INTRODUCCION AL CONTROL INTERNO

El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la Alta Dirección de una organización y
que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de
los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: Efectividad y
eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de
leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa. Ver Figura 1.

E l C o I nn tt er oe r nls e oe l n c a r d g ee a v d a o i l nu da er p e n d :ie n Figura

t e m 1.
e Papel
n t e del Control
Interno

E f ic ie n c ia D el a os p e r a :c i o n e s
El objeto del Control Interno,
C o n t a b le s es el de ayudar a la
F in a n c i e r a s Administración a alcanzar
A d m in is t r a t i v a s las metas y objetivos
E f ic a c ia
d e e l na t id a d
previstos dentro de un
enfoque de excelencia en la
prestación de sus servicios
y l o ds e m c oá ns t : r o l e s
E c o n o m ía F in a n c ie r o
A d m in is t r a t i v o
G e s t ió n
D is c ip lin a r io s
y d oe t nr a a t u r a le z a
E q u id a d

A L S
Una definición extraída del
documento conocido como Standars (Standars para la Practica Profesional de la Auditoría
Interna, 1997), dice:

“El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para
aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido.
La Gerencia establece el Control Interno a través de la planeación, organización,
dirección y ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los
objetivos y metas serán logrados”.

Standars establece también, que los objetivos primarios del Control Interno deben lograr:

• Confiabilidad e integridad de la información.

• Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.
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• Salvaguardia de los bienes.
• Uso eficiente y económico de los recursos.
• Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas.

Como se ve el Control Interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en

todas las empresas y en especial en países con un alto desarrollo gerencial.

Si esta es la situación del Control Interno comparado, en Colombia todos los Directivos de
organizaciones públicas requieren de un mejor y proactivo aseguramiento del desarrollo
del control y en especial, de la detección de problemas potenciales. El Control Interno
implica la difusión de la responsabilidad a todos los individuos de una organización para
la prevención de riesgos y para evitar el azar en la actuación administrativa. Esto
requiere de una alta y clara comunicación entre los miembros y el aseguramiento de una
adecuada coordinación y lo más importante, la responsabilidad y el compromiso de
todos.

Es de capital importancia destacar, que el Control Interno, no importa que tan bien haya
sido diseñado y operado, solamente puede dar una seguridad razonable a la Alta
Dirección sobre el logro de sus objetivos. La probabilidad de logro y eficacia del Sistema,
se ve afectada en muchas ocasiones, por limitaciones inherentes al Sistema de Control
Interno.

Estas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a la política
de la entidad, fallas en el diseño de costos vs beneficios, extralimitaciones de la
Dirección, fracasos en el control por causa de las personas que se unen para burlar los
controles o simplemente errores de los diferentes miembros de la organización.

Esta metodología que se presenta sobre el Sistema de Control Interno, no pretende

dogmatizar sino enriquecer las bases conceptuales que de una u otra forma se han
cultivado al interior del Municipio de Palmira.

2. LA EVALUACION Y SU IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, “evaluar es dar valor a

una cosa”. Desde el punto de vista de los procesos sociales: evaluar es comparar, en el
momento dado, lo que se ha alcanzado mediante una acción, con aquello que se debería
haber alcanzado de acuerdo a una programación previa.

La evaluación y el control en la administración pública tienen el papel

fundamental, de ayudar a las personas y a las organizaciones a crecer en todas
sus dimensiones.

De acuerdo con lo anterior, evaluar exige el conocimiento previo de una situación, de tal
manera que facilite medir el mejoramiento de la misma. Si los dos momentos del
conocimiento son distintos, el objetivo de la evaluación, es medir los efectos de un
programa o de un proyecto, mediante un proceso analítico y técnico entre lo planeado y
lo ejecutado que determina el grado (índices) de éxitos y fracasos según los resultados.
La evaluación permanente facilita el mejoramiento continuo, por ello es pertinente
responder a las siguientes preguntas:

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• Qué evaluar?
• Dónde evaluar?
• Cuando evaluar?
• Como evaluar?
• Con qué recursos evaluar?

2.1 Actividades susceptibles de ser evaluadas

Se deben garantizar adecuadamente los siguientes aspectos en cada operación y en

cada proceso que se ejecuta en la organización.
Figura 2. Aspectos para reconocer mediante la evaluación
ASPECTOS A
RECONOCER
MEDIANTE LA
EVALUACION

1 2 3 4 5
jUSTIFICACIÓN AUTORIZACION PROCEDIMIENTO RESULTADO SEGURIDAD

Todo acto debe ser Todo acto debe estar Todo acto debe Que los actos Quese tengan
debidamente autorizado por el obedecer a produzcan medidas efectivas
justificado funcionario procedimientos resultados de seguridad
competente previamente definidos concretos
por escrito

2.1.1 OPERACIONES BÁSICAS DE COMPRAS

Planeación de compras
Fichas técnicas
Estudio de Mercados
Control de precios
Seguimiento post-compra
Calificación de proveedores
Calidad y oportunidad
Solicitud de cotizaciones

2.1.2 OPERACIONES BÁSICAS DE ALMACÉN

Recepción de bienes
Almacenamiento apropiado
Registro y kardex
Informes diarios, mensuales y anuales
Controles internos
Despacho de mercancía

2.1.3 OPERACIONES BÁSICAS EN TESORERÍA, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

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Informes Diarios
Comprobante de ingresos
Comprobante de egresos
Conciliaciones
Control previo
Disponibilidades
Estados financieros
Manejo de Circulante (Cajas Mayores y Menores; Bancos, Inversiones a corto plazo)

2.1.4 OPERACIONES BÁSICAS EN RECURSOS HUMANOS

Registro y reporte de nómina

Capacitación
Inducción
Revisión de horas extras
Evaluación de desempeño
Selección de personal

2.1.5 OPERACIONES GENERALES

Cumplimiento del Manual de Funciones

Aplicación de Procesos y procedimientos
Toma de decisiones de calidad
Sistemas de información

2.2 PUNTOS CLAVE a evaluar con el control interno

Los puntos clave del Control Interno se describen en la siguiente tabla.

Tabla 1. Puntos Clave del Control Interno

SOLICITUDES DOCUMENTOS DE RECIBO
Actas de recibo Existencias físicas
Condiciones de conservación Seguridad
Orden y aseo Equipos
Informes Sistematización
Planes operativos Informes de almacén
Notas de compras Metas de presupuesto
Proveedores Modalidad de compra
Ordenación de compra Precios
Documentos de pedido Factura y soporte
Disponibilidad de presupuesto

2.3 ALERTAS DE CONTROL INTERNO

2.3.1 ALERTAS DE CONTROL DESDE EL ALMACÉN

• Disponibilidad de bienes
• Mantenimiento de activos
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• Calidad de bienes
• Precios
• Estado de inventarios
• Consumos
• Procesos relacionados

2.3.2 ALERTAS DESDE TESORERÍA, CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

• Disponibilidades
• Reservas
• Apropiaciones
• Contratos
• Actas y constancias
• Soportes
• Legalidad
• Control financiero
• Registros
• Faltantes
• Sobrantes

2.3.3 ALERTAS DESDE PERSONAL

• Horarios de entrada y salida

• Horas extras
• Comisiones
• Vacaciones
• Licencias
• Permisos
• Descuentos (Parafiscales, embargos, etc.)

2.3.4 ALERTAS DESDE COMPRAS

• Tecnología
• Presupuesto
• Especificaciones
• Precios
• Proveedores
• Cotizaciones
• Licitaciones

2.3.5 Alertas desde operaciones generales

• Quejas de los usuarios

• Evidencia de faltas disciplinarias
• Elevación de los índices de fallas y errores
• Lentitud en el servicio

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2.4 DEPENDENCIAS A EVALUAR

Todas las dependencias de la Administración son susceptibles de evaluar, mediante los

criterios enunciados anteriormente.

2.5 CUANDO EVALUAR

La evaluación debe obedecer a criterios de previsión previamente definidos, esto significa

que se debe contar con todo un proceso de Planeación que debe contener:

• Planes Anuales de Auditoría

• Planes Mensuales de Auditoría
La metodología más empleada es la de proyectos esto significa que se debe establecer
con anticipación:

• Nombre del proyecto de auditoría

• Sector de la administración que se va a auditar
• Fecha de Inicio
• Fecha de Finalización

A Continuación se muestra un ejemplo de cronograma:

Figura 3. Ejemplo de Cronograma

M U N I CD PI EP A I OL M I R A
C R O N O DG A ER U A D M I TA OD RE I CA OS I NN TT ER R2(O N0 L ) O0 x
Q t 1r Q t 2r Q t 3r Q t 4r
P r o j e c t S t e p s : J a n F e b M a r A p r M a y J u n J u l A u g S e p O c t N o v D e c

P R O CA E S O
P R O CB E S O
P R O CC E S O

.
.
.
.

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El cronograma permite conocer a los funcionarios de la Oficina Asesora de Control

Interno, como se va a trabajar durante el año y las fechas de las auditorias, situación que
influye positivamente en la preparación y coordinación de las mismas.

De manera análoga se desarrollan las auditorias específicas, detallando aspectos

fundamentales de la evaluación de cada proceso. El plan contendría los siguientes
puntos:

Nombre del proyecto de auditoria (Proceso a evaluar)

Objetivo General Propuesto
Objetivos Específicos
Actividades a desarrollar
Fecha de Inicio
Fecha de Finalización
Fecha de Entrega del informe
Auditor Responsable
Recursos a utilizar

2.6 COMO EVALUAR

La auditoría requiere del desarrollo de un proceso que se puede explicar en el siguiente

diagrama de proceso expresado en la Figura 4.

Figura 4. Proceso de auditoría

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P L A N

A N T E C E D E N T E S

A N A D L T EI SI E I SM P O

P A P ED TL E ER SA B A J O

C O N. DO EC L A
E S T R U C T U R A

E V A L U D A E R CL I IE O S N G O

D E S A R D R E PO L L L AL NO D E
V I S I T A

I N F O FR I M N EA L

M E J O R AD ME LI E N T O
S I S T E M A

Figura 5. Plan de la auditoría

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Determinación del
área a visitar

General

Definición de
objetivos

Específicos

Escogencia del
personal más
Humanos idóneo y
1 conocedor de la
PLAN dependencia
Determinación de
Recursos
Logisticos

Financieros

El Jefe
En el área a
auditar charla
previa con
Algunos
funcionarios

Figura 6. Definición de los antecedentes de la auditoría

Características de la
dependencia

Repaso de
auditorías
anteriores

Procesos y
Procedimientos

Revision de
Funciones
Manuales
2
ANTECEDENTES

Comunicaciones

Leyes, Decretos,
Resoluciones,
Circulares, etc.

Revisión Misión y
actualizada de: Visión

Plan
Operativo

Figura 7. Analsis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura

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Naturaleza

3 ANALISIS Tiempo de
DE trabajo
TIEMPO (horas)

Alcance

4 PAPELES
DE
TRABAJO

Auditabilidad

5 CONOCIMIENTO DE
Diseño de
LA ESTRUCTURA
pruebas
DE CONTROL

Errores
potenciales

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Figura 8. Informe de la auditoría

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Caratula

Parte
Introducción
Preliminar

Tabla de
Contenido

Antecedentes

Marco Planteamiento del

Conceptual problema

Alcance y
límites del
problema

Legal
Marco
Teórico
Administrativo

Hipotesis y
Objetivos

Variables

8 INFORME
FINAL
Metodología Los sujetos

Instrumentos

Diseño y
procedimientos de la
visita

Estadisticas

Resultados
frentente a las
Resultados hipótesis y los
objetivos

Otros
resultados
colaterales

Descripción
btreve

Conclusiones

Resumen

Recomendaciones

Anexos o
soportes

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Figura 9. Seguimiento del Sistema
Evaluación con
el funcionario

Evaluación con
9 MEJORAMIENTO la dirección
DEL SISTEMA

Establecim iento de
objetivos y metas

BIBLIOGRAFIA

CHARRY Rodríguez, Alirio. El control interno y los principios de evaluación de gestión en

las entidades del Estado 1ª. Edición

Título: “BREVE INTRODUCCIÓN AL CONTROL INTERNO”

Aportado por: Arvey Lozano - arveylozano@hotmail.com

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