Especificación de Requisitos Software del Sistema de Inventario y Facturación de productos en

Librería Rodríguez León - Nicaragua.

Introducción
En este escrito se presentara la especificación de requisitos software (ERS) de
cada una de las funcionalidades del sistema en desarrollo bajo la plataforma .net y
el manejo de base de datos MySql server de la aplicación “Sistema de inventario y
facturación de productos en Librería Rodríguez”.

Con esta E.R.S se propone dar una solución rentable y amigable para los usuarios
administrativos, personal de venta y clientes que forman parte de librería
Rodríguez.

Ya una vez elaborada esta E.R.S de la aplicación “Sistema de inventario y

facturación de productos en Librería Rodríguez”, se pondrán en práctica los
conocimientos que se adquirieron durante la elaboración del mismo.
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Tema
Sistema de inventario y facturación de productos en Librería Rodríguez León-
Nicaragua.
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Librería Rodríguez León - Nicaragua.

Definición del Problema

Se plantea el desarrollo de un sistema automatizado que lleve a cabo las tareas
de registro de entradas y salidas de los productos que maneja librería Rodríguez,
afrontando así las problemas que lleva el cuerpo administrativo al momento de
hacer un control monetario de sus gastos a momento de comprar mercadería y le
querer saber cuáles son sus ganancia al momento de facturar una venta a sus
cliente.

Dicha librería no ha contado con ningún tipo de control de inventario desde si

apertura de operaciones llevando así una falsa estabilidad al momento de hacer
cuantas de sus ingresos y egresos; ya que no lleva control de sus pagos.

Además esta librería no lleva control detallado de su stock en existencia

implicación así un mal manejo de información a los vendedores al momento de
despachar cualquier producto en sus catálogo.

La consulta de precios por artículos a veces depende de una persona o sino hay
mucha inconsistencia en la actualización de los mismo ya que tienen que recurrir
al talonario de facturas de los proveedores para verificar el precio de comprar y así
poder comunicar un precio o hacer algún descuento.

La búsqueda y control de productos se lleva manual y de forma lenta y el cliente

tiene que mucho tiempo para saber si hay o no hay y de igual manera el precio del
producto que busca
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Objetivos
Objetivo General

Automatizar el control de inventario y facturación de los productos en

Librería Rodríguez en la ciudad de León-Nicaragua.

Objetivos Específicos

1. Analizar los problemas que presenta el personal administrativo, personal

de ventas y los clientes que posee Librería Rodríguez.
2. Realizar encuentras informativas al personal administrativo para así
tener en cuenta los puntos de cuenta sus opiniones e ideas en el
desarrollo de la aplicación.
3. Desarrollar con una interfaz de usuario amigable tomando en cuenta al
usuario que interactuara con ella.
4. Hacer pruebas de campo de la aplicación durante un laxo de 30 días
hábiles.
5. Elaborar un manual de usuario para futuros operarios de la aplicación.
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Requerimiento del proyecto

1. Entrevista numero 1

Se realizó una pequeña entrevista el día miércoles primero de abril del año dos mil
veinte a las dos de la tarde a la propietaria de librería Rodríguez la señora Isabel
Rojas Brenes, cuyo local se encuentra en el sector de Hernita de Dolores, de
antena de claro diez varas al oeste mano izquierda, con el objetivo de ir
familiarizándose al movimiento y las necesidades que la señora propietaria
manifestaba todo el tiempo con su personal de ventas.

En el desarrollo de la entrevista ella manifiesta que nunca ha poseído algún tipo

de sistema automatizado, de un programa contable o de hojas de cálculo que la
ayude en el control de sus productos, en el control de pagos, y en el control de
facturación de clientes. Además eso le lleva una gran carga de estrés ya que
siente que solo está generando pérdidas para su capital, por ello manifiesta de
forma explícita querer un sistema que le controle el inventario total de sus
productos, que el sistema sea simple y de fácil manejo para ella y sus personal.

También quiere que el sistema genere facturas detalladas para las diversas
transacciones que el cliente realice (hacer sistema de apartado de algún tipo de
producto, devoluciones de alguna falla de producto).

1.1. Recopilación de información por observación

Al finalizar la entrevista se tomó un tiempo para observar el comportamiento que

toma el personal de venta al momento de una venta, tomando en cuenta los
siguientes pasos a seguir:

1. El cliente llega y pide información por un producto.

2. El vendedor le da opciones de algunos productos parecidos a los que
cliente está buscando.
2.1. Si en un cierto caso el producto no está en existencia o no maneja la
suficiente información de ese producto le dice al cliente que no existe
en el stock.
2.2. Si el cliente es un cliente frecuente de esta librería le pregunta
cuándo estará en existencia.
3. El cliente al ver que si existe en stock el producto que está buscando le
pregunta al vendedor su precio.
4. El vendedor le dice el precio del producto al precio por detalle o al por
mayor.
5. El cliente le dice que la cantidad que necesita.
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6. El vendedor prepara el producto y comienza a escribir la factura si el cliente

la solicita.
6.1. Si el cliente no pide la factura de la venta el vendedor no realiza
ningún tipo de respaldo de la venta.
7. El vendedor calcula el total a cobrar al cliente siempre y cuando
agregándole sus impuestos sobre la venta.
8. El cliente paga el total de compra.
9. El vendedor si existe cambio se lo da al cliente.
10. El vendedor le entrega el producto al cliente.
11. El cliente se va.

2. Entrevista número 2.

Se solicitó una entrevista al personal de venta de librería Rodríguez los cuales son
los dos hijos de la propietaria el cual se decidió hacer las entrevistas por separado
ya que ambos al tener las mismas tareas no las realizaban de la forma:

En esta entrevista se quiere saber de forma más detallada como el hijo encargado
de las ventas y de la facturación realiza sus tareas de forma sistemática para así
poder saber y elaborar algún tipo de algoritmo y de esa forma poderlo aplicar en el
sistema.

El entrevistado es un adulto joven con conocimiento en informática intermedio por

el cual no se le hace difícil el manejo de computadores, este expresa de forma
optimista que se requiere un sistema automatizado para la librería ya que le toma
demasiado tiempo al momento de realizar múltiples ventas porque en el momento
de ir a buscar o contabilizar el stock y los precios del producto de uno o varios
clientes estos se van enojados por la falta de agilización del vendedor ósea de él.

Expresa de forma explícita que se enfoque más en el sistema de registro de los

productos al momento que se realice la venta, además que el sistema cargue el
stock y el precio calculado de cualquier producto.

3. Entrevista número 3.

Así mismo se entrevistó a la segunda hija de la propietaria es una persona adulta

con conocimientos nulos en informática la cual no nos brindó mucha información al
momento que la entrevistamos ya que estaba algo dudosa con la idea del sistema
que enfatizaba que tanto ella como su mama que es la dueña de la librería no
sabrían cómo manejarla.
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Con esta información que ella brinda da la plena seguridad y confianza en que se
necesita el sistema para que le regule sus ganancias por medio de la facturación y
al tener un conocimiento de los operarios en este caso de dos personas que
poseen un 25% de conocimiento de informática y el otro operario con un
conocimiento de un 90% de manejo de computadora, se enfocara en desarrollar
un sistema sencillo, y de fácil compresión y manejo para ellos.

3.1. Recopilación de información por observación.

En el momento de que se realizaba la entrevista con la hija de la propietaria se

pudo observar otro proceso de importancia para el desarrollo de la aplicación el
cual se tomó los siguientes pasos:

1. El vendedor revisa de forma ortodoxa la existencia de cada uno de los

productos de forma visual.
1.1. El vendedor elabora una lista de que producto tiene poca existencia
(Este proceso toma demasiado tiempo y lo realiza al mismo que está
despachando a los clientes que llegue en ese momento), tanto que el
vendedor omite algunos de los productos.
2. El vendedor llama al proveedor de dichos productos y consulta la existencia
y el costo de ellos.
3. Una vez el proveedor da un buen de compra el vendedor realiza el pedido.
4. El vendedor calcula de forma manual el total del pedido que realiza.
4.1. Si el costo es excesivo a su presupuesto le pide al proveedor
eliminar algunos productos.
5. El proveedor ya conforme con el coste total del pedido verifica nuevamente
el listado de producto y su costo con el vendedor y su costo total.
6. El proveedor estipula la fecha en que se entrega el pedido.
7. El vendedor guarda de manera informa la lista del pedido con su total (A
veces se pierde y no se lleva control de los pedidos que se realizar por
parte de los operadores).

Esta entrevista se realizó el día miércoles quince de abril del dos mil veinte a las
cinco de la tarde en su local de trabajo.
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Requerimientos de la información
Requerimientos funcionales

La aplicación podrá funcionar cumpliendo estos requerimientos:

1. Sistema Operativo Windows 7 o superior de arquitectura de 64 bits.

2. No se necesitara de conexión a internet ya que su gestor de base de
datos correrá de forma local en la terminal.
3. Se necesitara como gestor de base de datos el software MySql server
versión 9.0.0.0.1 para 64 bits.
4. La terminal en que correrá la aplicación poseerá una memoria RAM de 6
Gb de capacidad y un disco duro de 1Tb SSD Estado Sólido.
5. La aplicación le limitara solamente en la facturación de únicamente
facturas y de reportes generados por la misma.
6. Llevará registro de cada movimiento que realice los operadores que
estén conectados a la aplicación, así mismo a cada transacción que
realicen.
7. El control de catálogos y administración de cada uno de ellos se limitara
al rol que tenga ese operador.
8. La primera interfaz que cargue la aplicación será el acceso al sistema
mediante un logueo de usuario y contraseña.

Requerimientos no funcionales

9. La aplicación es capaz de operar de forma óptima una vez capacitada y

documentada con el material de capacitación.
10. La aplicación estará notificando cuando ocurra un error en alguno de sus
procesos o fuente de información que el operador no digite de forma
correcta.
11. La aplicación estará lista en un 98% cada vez que el operador inicie
sesión y un 2% en margen de error que estarán de forma indirecta al
funcional de la terminal (mala conexión al servidor de base de datos, mal
funcionamiento de la fuente de poder, o algún problema con el hardware
del terminal).
12. El lenguaje en que se diseñó la aplicación es C Sharp .net versión 4
13. El sistema tendrá en funcionamiento el framework en su versión 4.1.
14. La terminal contara con un procesador Intel i 5 de cuarta generación de
1.7GHz.
15. La memoria RAM de la terminal no deberá ser de menos de 4GB.
16. La pantalla de la terminal deberá ser no menor de 15 pulgadas.
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17. El espacio de disco duro no deberá ser menor de 250GB y puede ser
mecánico.
18. La terminal final donde correrá la aplicación deberá ser preferiblemente
de escritorio con su estabilizador y batería como fuente de respaldo.
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Análisis de las Necesidades del Sistema.

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