Guía para hacer una evaluación

de competencias paso a paso

 Presentación

¡Te damos la bienvenida! Si en tu empresa quieren realizar una evaluación de

competencias por primera vez, pero no sabes por dónde empezar, entonces este
material es perfecto para ti. Si por el contrario, ya antes has hecho esta evaluación,
te recomiendo pasar a la última parte donde encontrarás los consejos para hacerla
de forma más óptima.

Además de explicarte paso a paso cómo hacer tu primera evaluación de

competencias, también te compartimos la Plantilla de competencias de Acsendo
que ha sido utilizado por decenas de nuestros clientes en Latinoamérica. Es el
archivo de Excel que viste en la carpeta junto a este.

Cuando llegues al final, no solo estarás listo para hacer tu primera evaluación,
sino también conocerás cómo podrás realizarla de forma rápida, sencilla y sin
inconvenientes. ¡Empecemos!
 Antes de empezar

Sabemos que este no es un tema fácil de explicar y que puede generar muchas
confusiones. Por ello empezaremos contándote lo básico de la evaluación de
competencias, antes de pasar a los aspectos más avanzados.

¿Qué son las competencias laborales?

Las competencias son el conjunto de capacidades y habilidades que necesita una

persona para poder realizar las tareas propias de su trabajo. Se adquieren mediante
el desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que se expresan en el
saber hacer, el poder hacer y el querer hacer.

¿Cómo se clasifican las competencias?

Existen diversos tipos de competencias laborales y no siempre es fácil saber

diferenciar una de otra. Por ello te contaré acerca de la forma en que se clasifican:

Organizacionales Específicas - Técnicas De liderazgo

Son competencias comunes
que comparten diversos cargos
y áreas. Son las que deben po-
seer todos en la organización.
Ejemplo: Trabajo en equipo, pla-
nificación, autonomía.
Aquí hablamos de aquellas com-
petencias vinculadas a un cargo o
profesión específica.
Ejemplo: Operación de maquina-
ría especializada, escritura crea-
tiva o formulación de proyectos.
Se trata de competencias pun-
tuales que los jefes requieren
para dirigir a su equipo y cumplir
con las metas mientras ejercen
una influencia positiva en su
equipo.
 ¿Qué es una evaluación de competencias?

La evaluación de competencias es un proceso en el que una persona recibe

retroalimentación anónima de sus supervisores, colegas o cualquier parte interesada.
Esto le permite tener una visión integral de sus fortalezas, así como de sus áreas
de mejora.

¿Qué tipos de evaluación existen?

La clasificación va por grados, según el número de personas involucradas en el

proceso:

90º 180º

El jefe es el único El jefe y los colegas

evaluador. evalúan al colaborador.

360º
270º

Incluye a todos los

El jefe, los colegas y las
evaluadores anterio-
personas a cargo son
res y la autoevalua-
evaluadores.
ción de la persona.

Sin embargo, también se puede clasificar por el tipo de competencias que se

evalúan. Por ejemplo, se puede realizar una evaluación 360º para medir el liderazgo,
la eficiencia o las competencias generales.

Tip: Es aconsejable realizar una evaluación 360º porque aumentará la objetividad de

los resultados.
 ¿Para qué sirve?

Esta evaluación le ayuda a tu empresa a:

Medir el desempeño Mapear el nivel de Facilitar la creación Orientar los planes

de los colaboradores. habilidades en la de programas de de sucesión.
empresa. desarrollo.

¿Por qué debería hacerla en mi empresa?

Las empresas que realizan evaluaciones por competencias tienen una gestión más
ágil y logran crear una cultura orientada a los resultados, entre otros beneficios:

Permite obtener Brinda información

resultados cuantificables clave para cerrar las
sobre el desempeño brechas

Aumenta la
Mejora el método de productividad
selección y atracción y contribuye al
del talento cumplimiento de
los resultados
 Qué encontrarás en la plantilla

Junto a este documento también debiste haber recibido un archivo de Excel con la
plantilla de competencias de Acsendo. Con este modelo podrás realizar tu primera
evaluación de competencias sin inconveniente alguno.

Además, cuentas con el respaldo de decenas de nuestros clientes que lo han usado
en sus procesos y han obtenido buenos resultados. En cuanto abras el archivo de
Excel encontrarás en la parte inferior estas tres pestañas:

Competencias generales, Competencias de área y Competencias de

líderes. En cada una hallarás un listado de competencias.

Y por cada competencia encontrarás tres comportamientos que

caracterizan la presencia de esa habilidad en los cargos de nivel
estratégico, táctico y operativo.
Una misma competencia no va a exigir los mismos comportamientos en un gerente
que en un operario. Por ejemplo, la competencia de servicio al cliente es distinta para
un asistente de ventas que para un gerente comercial, aunque ambos profesionales
la compartan. Por eso cada competencia está dividida por nivel organizacional,
para que evalúes una misma competencia en personal de distintos niveles:

Nivel estratégico Nivel táctico Nivel operacional

Aquí están los cargos de Corresponde a los eje- Los cargos en este ni-
gerencia y dirección. Su cutivos y jefes de me- vel cumplen con tareas
rol es dirigir, delegar y diano nivel. Desarrollan muy específicas, ta-
cumplir las metas de la detalladamente la pla- les como producción y
organización. neación del funciona- operación de productos
miento de cada una de y servicios.
las áreas de la empresa.
 Paso a paso para
usar el modelo
Si ya antes has realizado una evaluación de competencias,
puedes saltar este paso e ir al siguiente punto donde explicamos
de qué manera puedes hacer este proceso de forma más eficaz
para lograr mejores resultados.

Ahora vamos a ver el paso a paso que debes seguir para medir
competencias en tu organización.
 1. Define el proceso

En esta etapa tendrás que definir qué competencias se evaluarán, quiénes

participarán y durante cuánto tiempo estará vigente este proceso. Lo ideal es
organizar un calendario y establecer una fecha y un responsable para ir adelantando
los siguientes puntos:

Define si la evaluación será de 90º, 180º o 360º.

Establece las relaciones entre los evaluadores

(¿Quién evaluará a quién?)

Escoge del Excel las competencias que deseas

evaluar.

Tip: Te recomendamos empezar evaluando las competencias generales. Puedes es-

coger aquellas que más se alineen con los valores de tu compañía.

Define una escala para medir cada comportamiento.

Puede ser una escala Likert, por comportamientos
o por niveles de desarrollo.

MUY DE ALGO DE NI DE ACUERDO ALGO EN MUY EN

ACUERDO ACUERDO NI EN DESACUERDO DESCUERDO DESACUERDO
Positivo Negativo

Asocia las competencias escogidas a los diferentes

cargos, dependiendo si son de nivel operativo,
táctico y estratégico.

Recuerda que entre más competencias escojas, irá aumentando el tiempo de

respuesta. Pues por cada competencia existen 3 comportamientos que deberán
ser evaluados. Por ejemplo, si evalúas 10 competencias serán 30 preguntas y las
personas tardarán en promedio 45 min en responder.
Tip: Nuestro sistema está adaptado para usar el modelo que descargaste junto a este
documento, así que si lo utilizas, podrás implementar una evaluación de competen-
cias en menos de 5 días hábiles.

2. Sensibiliza al equipo

El éxito de la evaluación depende en buena parte de este paso, según nuestra

experiencia en Acsendo. Si los colaboradores ni los jefes entienden para qué es la
evaluación, no se van a sentir comprometidos a hacerla, de ahí que sea fundamental
involucrarlos.

Tip: En Acsendo Flex brindamos a nuestros clientes presentaciones, contenido y plan-

tillas para que puedan generar una estrategia de comunicación efectiva en su empresa.

3. Inicia la evaluación

Llegado este punto, se envía el formato de evaluación a los participantes. Puedes

realizarla en hojas, Excel o en una plataforma tecnológica. Acsendo Flex automatiza
el envío de las invitaciones y recordatorios y también permite personalizarlos, lo que
facilita al líder de RRHH de gestionar desde allí todos los comunicados relacionados
con la evaluación.

4. Tabulación y análisis

Al finalizar la evaluación, sigue la tabulación de resultados y luego el análisis para

crear un plan de mejora. Dependiendo del método escogido, puedes tardar semanas
o días en este punto.

Si realizaste la evaluación en papel o Excel se puede tardar en promedio 2 horas la

tabulación de cada evaluación. Si son 100 evaluaciones, hablamos de 200 horas
en promedio. En el software de Acsendo Flex este tiempo se reduce al automatizar
la tabulación y la presentación de los reportes.

Además, es aconsejable contar con un semáforo que facilite la lectura de los

resultados:

0% - 59,99% 60,00% -69,99% 70,00% -89,99% 90,00% - 100%

No satisfactorio Satisfactorio Muy satisfactorio Excelente

Con estas escalas se vuelve más óptimo identificar fortalezas y áreas de mejora.
Con estos datos también podrás realizar análisis demográficos y medir brechas de
competencias por área, sede o nivel de cargo.

5. Socializa resultados y crea PID

Programa las reuniones de feedback para socializar los resultados. Al tener reportes
individuales y uno general, podrás mostrar la información que necesitas a los
diversos miembros de la empresa. Así será una socialización sencilla y práctica
donde todos recordarán lo que tienen que hacer para aprovechar sus áreas de
mejora.

Tras entregar la retroalimentación y evaluar los resultados, el siguiente paso es

definir un Plan Individual de Desarrollo (PID) que permita cerrar las brechas.

Descubre lo fácil que es realizar tu próxima evaluación

de competencias con Acsendo Flex

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www.acsendo.com
 Recomendaciones
No importa si ya has hecho varias evaluaciones de competencias
o si es tu primera vez, nunca está de más tener en cuenta estos
tips para que el proceso sea mucho mejor.
 Simplifique la evaluación

Según Deloitte, el 79% de los ejecutivos califica como una alta prioridad el
rediseño de sus modelos de gestión del desempeño. Esto significa empezar a usar
un software que ahorre tiempo, aumente la objetividad y reduzca posibles errores
durante el proceso.

Garantice la confidencialidad

Cuando se realiza la evaluación por primera vez la plantilla se preocupa por la

manera cómo se van a usar sus respuestas y percepciones y por no saber quiénes
se van a enterar de esos datos, por esta razón podrían no responder honestamente.
Hable con todos acerca de la finalidad de la evaluación y responda sus preguntas.

Tip: Aquí reunimos los mitos y verdades más conocidos de esta evaluación para que
aclares las dudas de tus colaboradores.
 Involucre al CEO

Para garantizar el éxito de la evaluación de competencias el CEO debe estar al tanto

de todo el proceso, participar y transmitir confianza y credibilidad a todo el equipo.
Cuando la evaluación es planificada y supervisada únicamente por el departamento
de RRHH sin el acompañamiento del gerente de la empresa, la eficacia no resulta
ser la misma.

Dé instrucciones claras

Cuando los colaboradores tienen problemas y diferencias personales entre sí

puede que aprovechen la evaluación de competencias como un instrumento para
atacarse o emitir opiniones personales que nada tienen que ver con el proceso. Es
importante indicarles que el objetivo es constructivo y colaborativo y pretende
ayudar a mantener las fortalezas.

Tip: Organiza una reunión donde explique el objetivo de la evaluación, las fechas del
proceso y las responsabilidades de cada involucrado.

Haga preguntas concretas

El éxito del proceso depende principalmente del diseño de la evaluación, asegúrese

que la herramienta que ha seleccionado para realizarla va a producir información
realmente procesable y medible que se convertirá en perfiles detallados de las
competencias de sus colaboradores para identificar oportunidades de mejora.
 Cómo te puede ayudar

Ya cuentas con el modelo para evaluar competencias y los

pasos que tienes que seguir, pero en el camino te puedes
dar cuenta de lo demorado y complejo que resulta recoger
la información y calcular los resultados debido al exceso de
papeleo y de formatos.
Por ello en Acsendo te ofrecemos un software para que reduzcas el tiempo que
destinas a la recolección de datos y la tabulación de resultados. Además, si utilizar
el modelo de competencias en Excel, en tan solo 5 días hábiles podrás lanzar tu
evaluación de competencias.

Nuestra solución también te permite:

• Obtener información clave

Ayuda a tus líderes a dar feedback significativo con
reportes fáciles de entender e identifica a los cola-
boradores con más potencial para lograr fidelizarlos.

• Simplificar el proceso
Nuestro equipo de Customer Success te ayudará
con todo el proceso para que lo puedas lanzar de la
mejor manera posible.

• Reduce el tiempo
Ahorra tiempo automatizando el envío de correos, la
captación de datos y la generación de los reportes
finales. Ocúpate de tareas que traigan mayor valor
agregado a la empresa.

Aquí puedes conocer cómo Óscar

Castaño, Director de Gestión
Humana en Subocol, una empresa
logística del sector automotor en
Colombia, se apoya en Acsendo
Flex para realizar sus evaluaciones
de competencias.

De esta manera logró reducir el

tiempo que dedicaba a la tabulación
de resultados y empezó a obtener
información clave para su negocio.
Programa una demo y descubre cómo
hacer una evaluación de competencias
que traiga valor a tu compañía.

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