Manual de Uso

Proceso: Estructuración del negocio Gerencial y

Técnico – Fiducia Inicio de Ventas
BPMS
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TABLA DE CONTENIDO

1 GENERALIDADES DE LA SESIÓN .......................................................... 4

2 INTRODUCCIÓN ................................................................................. 4
3 BASES TEÓRICAS ............................................................................... 5
3.1 DEFINICIONES PREVIAS ................................................................ 5
4 DESCRIPCIÓN OPERATIVA................................................................... 6
4.1 EJECUTAR (BPMS) ........................................................................ 7
4.1.1 ACCESO DIRECTO ................................................................... 7
4.2 EJECUCIÓN PASO A PASO DEL PROCESO ESTRUCTURACIÓN GERENCIAL
12
4.3 EJECUCIÓN - FIDUCIA INICIO DE VENTAS ..................................... 13
4.3.1 NOTA: IMPORTANTE PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO “FIDUCIA
INICIO DE VENTAS”, Aplica para las áreas de (Estructurador, Jurídico,
Gerente UEN, Comité, USC Financiera, Gestión comercial, USC Financiera).
13
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TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Interfaz de ingreso .......................................................................................... 7

Ilustración 2: Interfaz módulo Ejecutar............................................................................... 8
Ilustración 3: Información general de los Procesos. .................................................... 11
Ilustración 4: Información de un proceso específico seleccionado......................... 11
Ilustración 5: Información de una tarea. .......................................................................... 12
Ilustración 6 Registrar y evaluar viabilidad del lote ..................................................... 14
Ilustración 7 : Paso - información comercial ................................................................... 14
Ilustración 8 : Paso - Requisitos mínimos ........................................................................ 15
Ilustración 9: Paso - observaciones generales del proceso ....................................... 15
Ilustración 10: Documentos que podrá visualizar ......................................................... 16
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1 GENERALIDADES DE LA SESIÓN

NOMBRE EJECUTAR (BPMS)

Orientar a los usuarios que intervienen en la ejecución de los

procesos realizados en el módulo Modelar de la aplicación BPMS
OBJETIVO de ProcessOnLine, para que puedan desarrollar de una forma
adecuada y efectiva las tareas de su responsabilidad en la
bandeja de ejecución.

El módulo considera los aspectos generales (objetivo del módulo,

el alcance y la introducción); y los conceptos previos de Gestión
documental.
ALCANCE
Se incluirá como soporte la explicación de la parte operativa
mediante el uso de imágenes que ilustran la actividad descrita.

2 INTRODUCCIÓN

El módulo de Ejecución permite completar un proceso que inicia en el

módulo del Modelador. Aquí se ejecutan cada una de las tareas que
conforman un proceso, por lo que facilita a los usuarios que intervienen en la
ejecución de los procesos mantener un orden adecuado y preciso en la
realización de sus actividades dentro de la organización.

Éste módulo permite entre otras cosas:

 Visualizar el gráfico del proceso.

 Revisar el estado de las tareas.
 Cada usuario podrá visualizar y ejecutar sólo las tareas de su responsabilidad.
 Recibir alarmas que le hacen saber el estado de sus tareas.
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3 BASES TEÓRICAS

3.1 DEFINICIONES PREVIAS

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación
Gestión
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
Documental
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Es una distribución documental de una empresa organizada
Estructura jerárquicamente que permite definir los niveles y subniveles
Documental que la estructura va a tener según las necesidades de la
organización.
Representa la forma de almacenar físicamente los
documentos. Permite mapear los espacios físicos de archivo
Estructura o almacenamiento: cuartos, bodegas, anaqueles, cajones,
Física carpetas o cualquier otro espacio usado por la organización
para custodiar los documentos. La estructura permite crear
cuantos niveles de almacenamiento sean necesarios.

Representa la forma como están distribuidas y organizados

los documentos respecto a las actividades de una empresa;
Estructura el diseño de la estructura lógica permite mapear la
Lógica distribución formal de los documentos respecto a las áreas,
departamentos o procesos de la organización. Es la base para
crear la jerarquía y agrupaciones de los documentos.

Es el documento que por sus características comunes

pertenece a un determinado concepto documental dentro de
la estructura documental. Los tipos documentales se derivan
Tipo de de las funciones desarrolladas por los órganos de las
documento instituciones o según el proceso a desarrollar.
Es la expresión de las actividades tanto personales como
administrativas, reflejadas en un determinado soporte
(papel, cinta magnética, microfilme, etc.

Representa el área, departamento o proceso organizacional

en relación al cual se organizan los documentos. Se crea la
Dependencia dependencia y se le asigna un nombre y un código que debe
ser único; se deja en estado activo para permitir crear
categorías y sub categorías de documentos.
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En éste se reúnen la documentación en trámite en busca de

Archivo de solución a los asuntos iniciados y es sometida a continua
Gestión utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas
u otras que las soliciten.
En este se agrupan documentos transferidos o trasladados
Archivo
por los distintos archivos de gestión; una vez finalizado su
Central
trámite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta.

A éste se transfiere la documentación del archivo central o de

Archivo gestión que, por decisión del correspondiente comité de
Histórico archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para cualquier tipo de actividad posterior.

Tabla de Listado de series, con sus correspondientes tipos

Retención documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
Documental permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo
Radicación o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de
radicado el documento.
Los índices o campos de búsqueda pueden ser datos
contenidos en el documento o datos que describen el
documento; se utilizan para proveer información de
Índices o
referencia relativa que permita localizar la información,
Campos de
ejemplo: temas, autores, números de registro. El objetivo de
Búsqueda
configurar estos campos es facilitar el acceso a los
documentos. Se recomienda usar palabras clave que
proporcionen información relevante sobre el documento.

4 DESCRIPCIÓN OPERATIVA

En esta parte del contenido se describe:

o Cada uno de los botones de operación del módulo Ejecutar de la

aplicación BPMS de Process OnLine.
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o Flujo básico de operación del entorno, es decir, las actividades que

un usuario realizaría normalmente para ejecutar las tareas de su
responsabilidad.

4.1 EJECUTAR (BPMS)

ACCESO DIRECTO

Ejecutar es el segundo módulo de izquierda a derecha de la aplicación BPMS.

Para acceder a éste realice los siguientes pasos:

Ingrese al navegador y en la barra de dirección escriba la URL suministrada:

http:// http://10.1.1.251/bpms/, guárdela como un favorito para que las
próximas veces que inicie sesión la encuentre en el navegador como un
Acceso directo. A continuación ingrese el nombre de usuario y contraseña
asignado y haga clic en el botón para ingresar a la aplicación (ver
ilustración 1)

Ilustración 1: Interfaz de ingreso

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Al ingresar a la aplicación se observa el módulo Ejecutar y Gestión

documental, en este caso haga clic en el módulo Ejecutar (BPMS) ,

(ver ilustración 2).

Ilustración 2: Interfaz módulo Ejecutar

En éste módulo se ejecutan las tareas de cada uno de los procesos, está
compuesto por 3 partes: Filtrar (1), Iniciar proceso (Lista de procesos y
actividades) (2) y Bandeja de datos (3) como se puede ver en la ilustración 2.

A continuación se explican cada uno de los botones y campos que se observan

en la zona Filtrar (1) de la ilustración 2.

Nombre Imagen Descripción

Permite realizar filtros por el

Proceso
número del proceso.

Permite realizar filtros por el

Tarea
número de la tarea.

Permite realizar filtros por el dato

Datos
de una tarea o proceso.
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Permite realizar filtros por el

Responsable
responsable de ejecutar una tarea

Incluir tareas Permite visualizar las tareas que ya

finalizadas fueron ejecutadas.

Filtrar Realiza la acción de filtro.

Borra la información ingresada en

Limpiar los criterios de filtro y regresa a la
vista por defecto.

A continuación se explican cada uno de los botones y campos que se observan

en la zona de inicio de proceso (2) de la ilustración 2.

Nombre Imagen Descripción

Permite buscar un proceso o tarea

Filtro
a partir de una letra o palabra.

Permite agrupar los procesos de

Agrupar
acuerdo a la creación en el modulo
procesos
del modelador.

Permite iniciar con la ejecución de

Iniciar proceso
un proceso seleccionado.

A continuación se explican cada uno de los botones que se observan en la zona

Datos y Gráfico (3) de la ilustración 2.

Nombre Imagen Descripción

Permite visualizar la bandeja de

Datos
tareas

Permite visualizar el gráfico de un

Gráfico
proceso seleccionado.
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Permite escoger la cantidad de

Registros por
registros que se desean visualizar
página
por página.

Páginas Permiten cambiar de página.

Permite copiar los registros

Copiar
contenidos en el grid.

Permite exportar la información del

Exportar a CSV
grid a un formato CSV.

Exportar a Permite exportar la información del

Excel grid a un formato excel.

Permite exportar la información

Exportar a PDF
contenida en el grid a PDF.

Permite imprimir la información

Imprimir
contenida en el grid.
Permite escoger los filtros que se
Ocultar
desean visualizar en la bandeja de
columnas
tareas
Permite agregar a la bandeja de
Agregar
tareas datos que se encuentran en
columna de
el formulario de la tarea
datos
seleccionada.

NOTA: La información que contiene el grid de la bandeja de tareas cambia de

acuerdo a la opción seleccionada. Es decir, si se selecciona la opción Procesos
(en general), un proceso específico o una tarea, la información del grid es
diferente (Ver ilustraciones 3, 4 y 5).
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Ilustración 3: Información general de los Procesos.

Ilustración 4: Información de un proceso específico seleccionado.

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Ilustración 5: Información de una tarea.

Las tareas de los procesos pueden tener los siguientes estados:

Indica que la tarea está dentro del tiempo establecido

para su ejecución.
Indica que la tarea está próxima a llegar al tiempo
definido para su ejecución
Indica que la tarea ha sobrepasado el tiempo definido
para su ejecución.
Indica que la tarea ha sido ejecutada.
Indica que la tarea ha sido anulada.

4.2 EJECUCIÓN PASO A PASO DEL PROCESO

ESTRUCTURACIÓN GERENCIAL

El proceso de estructuración gerencial consiste en gestionar de manera práctica

y oportuna la adquisición de lotes para el desarrollo de proyectos constructivos,
desarrollando de manera eficaz los procesos que garanticen unas ventas
rentables para la compañía, con el fin de entregar a construcción todos los
insumos necesarios para que el proceso constructivo se desarrolle de manera
satisfactoria.
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4.3 EJECUCIÓN - FIDUCIA INICIO DE VENTAS

NOTA: IMPORTANTE PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO “FIDUCIA
INICIO DE VENTAS”, Aplica para las áreas de (Estructurador, Jurídico,
Gerente UEN, Comité, USC Financiera, Gestión comercial, USC
Financiera).

Para las siguientes actividades usted visualizara un mismo formulario, el cual le

permite a cada área, revisar y validar la información ya almacenada en cada uno
de los pasos y los documentos recopilados para el proyecto

1. PREPARACIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN DEL LOTE

2. REVISIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN - GESTIÓN COMERCIAL
3. REVISIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN - USC FINANCIERA
4. REVISIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN - GERENTE UEN
5. REVISIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN - JURÍDICO
6. DEFINICIÓN DETALLADA ESQUEMA FIDUCIARIO SALIDA DE VENTAS
7. CONSOLIDACIÓN DE DOCUMENTOS
8. ELABORACIÓN 1RA VERSIÓN DOCUMENTOS JURÍDICOS
9. ENVIO Y RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN Y CITACIÓN AL COMITÉ
10..CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN Y CITACIÓN AL COMITÉ
11.REVISIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN - GESTIÓN COMERCIAL
12.REVISIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN - USC FINANCIERA
13.REVISIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN - GERENTE UEN
14.REVISIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN - JURÍDICO
15.REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESQUEMA FIDUCIARIO SALIDA DE VENTAS
16.CONSOLIDACIÓN DE DOCUMENTOS
17.ELABORACIÓN 2DA VERSIÓN DOCUMENTOS JURÍDICOS
18.ENVÍO Y RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN A ENTIDAD FIDUCIARIA
19.REVISIÓN FINAL DOCUMENTOS ESQUEMA FIDUCIARIO
20.ELABORACIÓN DOCUMENTOS JURÍDICOS VERSIÓN DEFINITIVA
21.ENVÍO Y RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN VERSIÓN DEFINITIVA
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Ilustración 6 Registrar y evaluar viabilidad del lote

Ilustración 7 : Paso - información comercial

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Ilustración 8 : Paso - Requisitos mínimos

Ilustración 9: Paso - observaciones generales del proceso

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Ilustración 10: Documentos que podrá visualizar

Además tenga presente que en cada actividad visualizara la pantalla en la

que se debe elegir el responsable de la próxima actividad; acepto en las
actividades de "Elaboración documentos jurídicos versión definitiva" y "Envío
y recepción de información versión definitiva" ya que en estas se finaliza el
proceso de “Fiducia Inicio de ventas”