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ORGANIZACIONES, GERENCIA E INNOVACIÓN EN GESTIÓN PÚBLICA

Código: 109002

Unidad 2 - Soporte para la Gerencia y la Alta Dirección

Cómo optimizar el manejo su propio tiempo


y
Como procesar un problema de la entidad, mediante el uso de los métodos de
árbol de problemas, escenarios y análisis de actores.

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA


VICERRECTORÍA ACADÉMICA Y DE INVESTIGACIÓN
ESCUELA DE CIENCIAS JURÍDICAS
BOGOTA D.C. OCTUBRE DE 2019

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se identifica y estructura el problema de déficit presupuestal


de funcionamiento en la entidad pública y autónoma “Universidad Pedagógica
Nacional”,  mediante el uso de los métodos de árbol de problemas, escenarios y análisis
de actores, de acuerdo con lo planteado en la Guía Metodología CiGob-Matus. Además
de dar cumplimiento a una actividad académica se escogió esta temática debido a la
importancia de fomentar en los gobernantes y personal académico la calidad de la
educación superior pública; en donde, es fundamental la asignación oportuna y suficiente
del presupuesto, estableciendo políticas de financiación, en el marco de las metas
propuestas por la Institución; Plan de Desarrollo Institucional 2014-2019 y enfatizado en
el Manual de Programación y Ejecución Presupuestal de la Universidad Pedagógica
Nacional:

(…) fortalecer un sistema presupuestal para la Universidad Pedagógica Nacional,


como una herramienta fundamental para la gestión del presupuesto institucional que
permita el cumplimiento y desarrollo de las funciones misionales universitarias,
coadyuvando en la implementación de las políticas públicas de educación superior
pública, (P.8).

El trabajo está organizado en cuatro partes. La primera, se evidencia el “cómo el


Rector de la universidad puede optimizar el manejo de su propio tiempo, el segundo
detalla la organización del problema en los formatos expuestos por la metodología
CIGOB-MATUS, diligenciando los nueve (9) protocolos propuestos. Seguido, se
muestra un mapeo o diagrama bajo la técnica árbol de problema; para finalizar con la
conclusión a manera de memorando dirigido al rector de la Universidad Pedagógica
Nacional, en el cual, soportados en los resultados del análisis del problema
presupuestario, se hace una propuesta y recomendaciones para solucionar a futuro el
déficit que actualmente presenta la institución.
1. “CÓMO OPTIMIZAR EL MANEJO DE SU PROPIO TIEMPO”

Caso: Rector Leonardo Fabio Martínez Pérez


Cargo: Rector – Director

Entidad: Universidad Pedagógica Nacional.

El tiempo es uno de los recursos más importantes de los que se dispone toda
Entidad Pública, además debe establecer objetivos que permitan cumplir con la misión de
la dicha entidad. Teniendo en cuenta que el tiempo es una característica valiosa; el
Gerente, Dirigente y/o Director deberá hacer un uso eficiente del mismo, si existen
grandes distracciones, no podrá sacar un mayor provecho de las situaciones que necesitan
prioridad.
Por lo tanto, se puede afirmar que el manejo adecuado del tiempo ayudará a
prevenir inconvenientes al final del ejercicio institucional, sacando un mayor
aprovechamiento de la entidad y las tomas de decisiones que esta lidera, en el presente y
futuro, teniendo como resultado un éxito en la planificación y apuntando a una verdadera
prospectiva.
Para Carlos Matus una gran pérdida de tiempo es, “no puede elegir entre
preocuparse por los problemas terminales del sistema social y sumirse en la
cotidianidad de los problemas intermedios del sistema político. El sistema elige por él.
Para sobrevivir en esa lucha política agobiante, debe absorberse en la cotidianidad y
postergar la reflexión sobre su gran proyecto político. De hecho, está muy ocupado, sin
tiempo, interrumpido constantemente por reuniones y llamadas telefónicas, esclavizado
por las exigencias de sobrevivir en el duro mundo de la política”, (Matus, 1997). Por ello
es necesario precisar la importancia de abordar el tiempo del dirigente; doctor Leonardo
Fabio Martínez Pérez, Rector de la Universidad Pedagógica Nacional, toda vez que el
manejo del tiempo le permitirá al directivo concentrarse en la prevención de futuros
problemas institucionales, mediante lo expuesto en este documento, como lo es el “déficit
presupuestal para el funcionamiento de las Universidades públicas – caso Universidad
pedagógica Nacional”.
Funciones de un directivo:
Dentro de las funciones que realiza el doctor Leonardo Fabio Martínez Pérez,
como Rector de la Universidad Pedagógica Nacional encontramos:
Mediante la resolución No. 1485 del 23 de diciembre de 2013, por el cual se
expide el Manual especifico de funciones, requisitos y competencias de la planta de
empleados públicos administrativos de la universidad pedagógica nacional” se establecen
las siguientes funciones del Rector:
“Las funciones del Rector de la Universidad, establecidas en el Acuerdo 035 de
2005 en su artículo 25, son:
 Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes
y las decisiones de los Consejos Superior y del Consejo Académico.
 Dirigir y coordinar el funcionamiento general de la institución, y presentar
periódicamente informes al Consejo Superior.
 Suscribir los contratos y expedir los actos que sean necesarios para el
cumplimiento de los objetivos de la Institución, de conformidad con las
disposiciones legales vigentes.
 Someter el proyecto de presupuesto a consideración del Consejo Superior y
ejecutarlo una vez expedido.
 Presentar al Consejo Superior los proyectos de traslados y adiciones
presupuestales y los acuerdos de obligaciones y ordenación de gastos, conforme a
las normas legales vigentes.
 Informar trimestralmente el Consejo Superior sobre la ejecución del presupuesto.
 Nombrar y remover al personal de la Universidad, con arreglo a las disposiciones
pertinentes.
 Expedir los manuales de funciones y requisitos mínimos y los de procedimientos
administrativos, en consonancia con las disposiciones legales y reglamentarias
vigentes.
 Aplicar las sanciones disciplinarias que le corresponden por la Ley o Reglamento.
 Presentar al Consejo Superior propuestas sobre los reglamentos académico de
personal docente, administrativo, de trabajadores oficiales, estudiantil y de
bienestar universitario, o sus modificaciones, previo concepto del Consejo
Académico, para el caso del referido al personal académico.
 Presentar al Consejo Superior los proyectos de planta de personal docente y
administrativo y sus modificaciones.
 Convocar a elecciones de los representantes de egresados, profesores y
estudiantes a los Consejos, de los cuales hacen parte, de acuerdo con la
reglamentación que expida el Consejo Superior.
 Convocar a elecciones de Decanos y Directores de Departamento.
 Rendir informe anual al Consejo Superior sobre las labores desarrolladas en la
Universidad.
 Autorizar con su firma los títulos académicos que la Universidad confiera.
 Designar o vincular a los funcionarios de la Universidad de acuerdo con los
procedimientos correspondientes establecidos.
 Apoyar el funcionamiento del Consejo Estudiantil Universitario.
 Las demás que le asignen las disposiciones legales vigentes.
 Las que no estén expresamente asignadas a otras autoridades.”[CITATION Man13 \l
3082 ]

De lo anterior se puede concluir que:

 El nivel de importancia de su cargo demandará la atención periódica a medios de


comunicación, entidades de control, veedurías, Concejo Superior y Académico,
ministerios, invitación a eventos nacionales e internacionales, acompañamiento el
procesos administrativos de la misión de la UPN, firma de documentos relacionados
con permisos, comisiones, sanciones, convenios, viáticos y gastos de viajes, firma de
convenios, contratos, reuniones con los sindicatos y estudiantes etc.

 Las actividades del Rector de la UPN están sujetas a un programa o cronograma


definidos y qué por lo general están al principio del año o finalizando el año; como
son la elaboración de presupuestos, planes de acción y mejoramiento, Plan de
desarrollo Institucional, informes, reuniones de los diferentes comités y consejos de
la Universidad.

 Es de precisar que las rendiciones de cuentas le demandan al Rector su preparación


lo que implicará reuniones con las diferentes dependencias, y como se ha
evidenciado en la UPN estás se realizan por semestre.

 La atención de presentación de informes al Consejo Superior, se hacen de forma


ordinaria, las cuales están establecidas al inicio de vigencia fiscal, no obstante estos
informes se pueden presentar de forma extraordinaria, acción que puede afectar la
agenda de cualquier directivo.
Por todo lo anterior se puede afirmar que el Rector de la UPN debe realizar una
priorización de las actividades teniendo en cuenta el nivel de importancia e identificarlas
en la “Matriz de Administración del Tiempo” 1
Importante: Actividades Urgentes
Actividades No Urgentes
No Importante: Actividades Urgentes
Actividades No Urgentes

1
Ana Mengual Recuerda, D. J. (2012). La Gestión del Tiempo como habilidad directiva. Revista de investigación. Página 12

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