IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir desde los
inicios de la humanidad misma, donde la palabra archivo se utiliza generalmente para
designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de
documentos que pueden ser documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros, y
que obviamente ostentan una importancia vital en la identidad y la reconstrucción histórica
de una nación. Por lo que esto nos demuestra lo importantes que han sido para la evolución
cultural, social, política y científica de la humanidad; ya que los archivos recopilan,
conservan y difunden información registrada en ellos, así como también, se podrá
comprender a partir del valor que tiene para la administración y la investigación.

Por lo tanto, en este ensayo se va a enfocar la importancia de los archivos; donde se

plasmará la terminología archivística teniendo como base su origen, evolución, sus
cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

En primera instancia, podemos ver que los primeros archivos aparecieron con los primeros
Imperios, los cuales eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Entre
las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:

 Los egipcios; debido a que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones
dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.
 Las civilizaciones de Roma y Grecia que dejaban por escrito testamentos y otros
documentos, en vestigios en madera y mármol.
 Los arcadios, sumerios y babilonios que tallaban sus escritos en pieles, en madera y
mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras
con instrumentos en forma de cuña.

Con el paso del tiempo, vemos que los archivos se fueron dando una gran importancia en la
administración y la cultura, porque los documentos que lo conforman son imprescindibles
para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Por lo que se puede apreciar que la
archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la administración y el
tratamiento técnico de los archivos. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones que
son recoger, conservar y servir. Aunque, la más importante de todas ellas es la
conservación; ya que sirve para preservar la memoria histórica.

Así mismo, el origen y evolución de la archivística en la edad media, se presentó que los
templos y los palacios de las antiguas civilizaciones se utilizaban para depositar los
archivos. En la antigua ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde se tenían constancia de
la existencia de los primeros archivos, alrededor del año 4000 a. c.

Por otro lado, la Antigua Grecia y el pueblo romano fueron un punto clave en la historia de
la evolución de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han
archivado importantes documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En Roma, era
costumbre conservar los documentos en el Templo de Saturno. En ese momento, los
archivos cobraron una doble utilidad administrativa y jurídica y las administraciones los
conservaron como fuente de información para su gobierno; donde la autenticidad y el valor
legal de los documentos estaban garantizados por diferentes procedimientos
administrativos.

De igual modo, tenían un sistema muy fiable y completo para la preservación de los
archivos. Sin embargo, en la edad Media y la caída del Imperio Romano se supuso la
desaparición de la administración que se había desarrollado durante los siglos pasados, y
como consecuencia, la concepción del archivo público se perdió. Por ende, el derecho para
crear archivos durante la Edad Media estaba reservado a los que tenían la autoridad para
legislar, los cuales eran los emperadores, soberanos y pontífices.

La Edad Media, sin duda, supuso un brutal retroceso en la evolución de la archivística a

nivel administrativo. Por otra parte, en la Edad Moderna se dio de nuevo un salto en la
evolución de la archivística. A mediados del siglo XVI se estableció un nuevo sistema
administrativo, el Estado Moderno, mediante el cual, se reunieron en los Archivos del
Estado toda la documentación generada por la Corona: los documentos que concernían al
gobierno y que se habían mantenido dispersos hasta entonces. Durante esta época, el
archivo se convirtió en un elemento fundamental de la administración y adquirió una
función jurídico-política.
Del mismo modo, en la Revolución Francesa se repercutió decisivamente sobre la
consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con llevó los principios de
responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la actuación de la Administración. Esto
quiere decir que el archivo pasó a ser considerado garantía de los derechos de los
ciudadanos. Además, el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la
identidad nacional y, por ello, se desarrolló la historiografía científica. Como consecuencia,
se concentraron todos los archivos del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en
un único archivo, el Archivo Nacional.

Ahora bien, volviendo a la actualidad, vemos que la sociedad está cada vez más
globalizada, y a su vez, es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologías, de la
información y la comunicación. Para ello, las empresas deben conocer las cualidades de los
archivos; a fin de poder implementarlos para la mejora continua de las mismas, el cual, este
sistema le otorga a la organización beneficios como su correcta implementación, y adiciona
elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.

Cabe agregar que las características de los documentos que componen un archivo son los
siguientes:

 Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas
de documentación.
 Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
 Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
 Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
 Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Llegados a este punto, podemos hablar un poco acerca de la clasificación de los Archivos,
los cuales se dividen en 4 grandes grupos que varían según su organización, su uso, su
naturaleza y según su ciclo vital.
Según la organización se pueden dividir en cuatro categorías que son:

 Archivo centralizado: es cuando una sola dependencia controla toda la documentación

de la organización.
 Archivo descentralizado: es aquel que lleva cada una de las dependencias dela
organización, es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
 Archivo descentralizado con control descentralizado: es aquel depósito de información
que lleva cada dependencia y las responsabilidades del jefe de cada oficina.
 Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo que se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central

Según su uso, el cual va a depender del tiempo en el que lo requiere la organización y se

clasifican en tres categorías:

 Archivo activo: está compuesto por documentos del año actual o anterior que se
encuentran en tramitación.
 Archivo semiactivo: son os documentos que van en su periodo de conservación y su
consulta es menor.
 Archivo inactivo: son los documentos que su periodo de duración es perpetuo.

Según su naturaleza, la cual está relacionado con el tipo de entidad que realiza el proceso
de archivo y se divide en:

 Archivo público: es todo documento perteneciente de la entidad estatal.

 Archivo privado, de interés público: son documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultura son de interés público.
 Archivo privado: son documentos que pertenecen a empresas privadas o personas
jurídicas.

Y según su ciclo vital que se divide en tres categorías:

 Archivo de gestión: corresponde a la documentación que está sujeta o depositada a la

consulta administrativa.
 Archivo central: que es la agrupación de documentos que han sido transferidos de Los
diferentes archivos de gestión de cada dependencia y que a pesar de que su consulta no
es frecuente siguen vigentes.
 Archivo histórico: son aquellos que se transfiere del archivo central a un archivo de
conservación penamente.

Antes bien, vemos que de acuerdo al orden territorial y artículo 8 de la Ley General de
Archivos de Colombia, los archivos de naturaleza pública se han categorizado mediante
tres artículos que son:

 Archivos de Entidades del Orden Nacional. Archivos de Entidades del Orden

Departamental.
 Archivos de Entidades del Orden Distrital. Archivos de Entidades del orden
metropolitano.
 Archivos de Entidades del Orden Municipal. Archivos de Entidades del Orden Local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
 Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle. Los
archivos según la organización del estado se clasifican en (Artículo 9 de la ley general
de archivos de Colombia): Archivos de la Rama Ejecutiva. Archivos de la Rama
Legislativa.
 Archivos de la Rama Judicial. Archivos de los Organismos de Orden de Control.
 Archivos de los Organismos Autónomos: Los archivos territoriales, según la
organización del estado, organizamos de control y organismos autónomos son de
carácter obligatorio.

Para finalizar, podemos entender que la aplicación de los archivos en el medio actual es
muy imprescindible a la hora de manejar las nuevas tecnologías; ya que estas son una
herramienta vital en una empresa y su utilidad depende de la aplicación que se le dé. En
éste sentido, el uso eficaz de las TIC depende de una correcta planificación, administración
y políticas bien definidas, lo que garantiza una buena gestión documental en la
organización.