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DESCRIPCIÓN DE CARGO
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Fecha de Vigencia:
22/07/2015
COORDINADOR DE EVENTOS Y BANQUETES
Código: DSC-GGH-001

Denominación: Coordinador de Eventos y Código: COORDEB Nivel:

Banquetes.
Estructura Gerencia Departamento Sección
Organizativa Eventos y Banquetes Eventos y Banquetes Eventos y Banquetes
Objetivo: Coordinar todos los compromisos adquiridos con los grupos y las convenciones, y con los
distintos departamentos operativos y administrativos del Hotel, excediendo las expectativas a través
del servicio personalizado dentro de la operación.
Reporta a: Gerente de Eventos y Colaboradores bajo su Responsabilidad: Auxiliares de Montaje
Banquetes. de Banquetes y Mesoneros.

Perfil del Puesto

 Académica: TSU en Administración Hotelera, Hotelería y/o Turismo.

 Experiencia: Experiencia mínima 2 años de experiencias en cargos similares.

 Aptitudes:
 Trabajo en equipo.
 Compromiso.
 Prudencia.
 Precisión.
 Liderazgo para el cambio.
 Relaciones públicas.
 Habilidades analíticas.
 Capacidad de planificación y organización.

 Conocimientos:
 Comunicación eficaz.
 Manejo de eventos y convenciones.
 Organizar el trabajo.
 Realizar cálculos numéricos.
 Redactar informes.
 Negociar y analizar información.
 Tomar decisiones oportunas.
 Montaje de eventos y estándares de servicio.
 Manejo de Programas ambiente Windows.
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DESCRIPCIÓN DE CARGO
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Fecha de Vigencia:
22/07/2015
COORDINADOR DE EVENTOS Y BANQUETES
Código: DSC-GGH-001

 Responsabilidad por:
 Manejo de dinero: N/A.
 Equipos: computadora personal y equipos de oficina.
 Procesos: Administrativos, organización, control y ejecución de eventos sociales y
corporativos.
 Imagen de la Empresa: Proceso de recepción clientes individuales y/o grupos,
proveedores.
 Documentación: Garantizar los insumos, reportes internos de la operación

Funciones

 Solicitar personal a Gestión Humana para cubrir los diferentes eventos.

 Distribuir cada una de las tareas al personal tanto en apertura, durante y cierre de cada evento.
 Elaborar pedidos para cubrir las necesidades de los eventos (alimentos, bebidas, papelería, etc.)
 Elaborar indicadores de alimentos en recesos de café o buffet.
 Verificar cada uno de montajes; realizando check list del estado de los salones (verificar que esté limpio,
que funcione el aire acondicionado, luces funcionen correctamente etc.)
 Llevar acabo inventarios mensuales para detectar existencia de equipos de banquetes.
 Realizar y coordinar el pago de sueldos del personal externo.
 Chequear el sistema para correos diarios (visita de inspección de última hora, preparación de carro de
bienvenida, etc.)
 Apoya en la optimización de ventas y renta, así como en la administración de los espacios de
banquetes.
 Proporcionar un servicio personalizado, asistiendo a todos y cada uno de los grupos.
 Mantiene los niveles de comunicación con los organizadores de eventos y convenciones.
 Una vez recibido el contrato y expediente por parte del Gerente de Eventos y Banquetes proporciona
ayuda, asistencia y asesoría en la planeación y coordinación de los programas de cada grupo o
convención.
 Participa activamente en la atención, a los organizadores de las convenciones durante su visita de
Inspección al Hotel, cuando vengan a definir los programas de sus grupos o convenciones y durante las
visitas de inspección potenciales si son requeridos por el Gerente de Eventos y Banquetes.
 Opera y da servicios al grupo o la convención asignado, de acuerdo a los estándares de calidad y
políticas establecidas por la compañía asegurándose de la óptima satisfacción de huéspedes, buscando
generar negocio repetitivo.
 Planea, supervisa y coordina con los distintos departamentos de operación, las funciones y los servicios
de eventos, banquetes, y conferencias y las actividades para grupos y convenciones.
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Fecha de Vigencia:
22/07/2015
COORDINADOR DE EVENTOS Y BANQUETES
Código: DSC-GGH-001

 Solicita el envío de los prepagos y verifica que los depósitos y prepagos de los grupos que opera hayan
sido recibidos conforme a las fechas estipuladas en el contrato.
 Solicita a los involucrados que los cargos sean aplicados en las cuentas correctas maestras
correspondientes.
 Informa a los departamentos involucrados de las personas con firma autorizada a efectuar cargos a cada
cuenta maestra.
 Emite instructivos de los grupos con los detalles de manejo de cuentas, manejo del grupo así como
horarios de llegadas, con información de todos los eventos programados de los grupos asignados y con
toda la información necesaria para la operación necesaria para la operación saludable de los grupos en
el Hotel.
 Solicita al Departamento de Contabilidad la emisión de los pagos correspondientes a los servicios
proporcionados por los proveedores.
 Envía los instructivos de los grupos a los involucrados siete (7) días antes del evento. Así como cuarenta
y ocho (48) horas antes de los eventos informa y comunica por escrito al Gerente de Eventos y
Banquetes de cualquier cambio en las garantías para los eventos.
 Informa a la brevedad al Gerente de Eventos y Banquetes de cualquier cambio.
 Durante la reunión de pre convención presenta al Gerente de Eventos y Banquetes y le informa de su
ubicación y de cómo puede ser localizado en caso necesario.
 Durante la estancia del grupo o convención mantiene contacto con el organizador del evento para
anticiparse a cualquier problema que pudiera presentarse y entender cualquier necesidad o
requerimiento.
 Darle seguimiento cercano con el cliente e informar a la operación en general de los eventos en áreas
externas que requieran de un salón de respaldo interno para su cambio en caso de la tiempo
 Renta a nombre del cliente equipo audiovisual y decoración y envía los cargos a la cuenta maestra.
 Es responsable ante el Gerente de Eventos y Banquetes de la óptima operación y satisfacción de cada
uno de los grupos asignados.
 Elabora reporte de procedencia de grupos y sus oficinas vendedoras para el Gerente de Eventos y
Banquetes.
 Envía cualquier cambio o modificación de bloqueos de cuartos o de alimentos al Gerente de
Comercialización y notifica al Gerente de Eventos y Banquetes.
 Es responsable del seguimiento cercano con el área de Mantenimiento del Hotel, para el buen estado de
las instalaciones del área de Convenciones asignada a su cargo.
 Responsable de la cotización y operación de eventos locales asignados por el Gerente de Eventos y
Banquetes.
 Responsable de maximizar la rentabilidad del Centro de Convenciones a través de la generación de
negocio local, renta de salones, bodas y otros ingresos.
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DESCRIPCIÓN DE CARGO
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Fecha de Vigencia:
22/07/2015
COORDINADOR DE EVENTOS Y BANQUETES
Código: DSC-GGH-001

Competencias
COMPETENCIAS NIVEL
Apertura al cambio 3
Autocontrol 3
Pensamiento Analítico 2
Visión Estratégica 3
Orientación al Logro 3
Rigor y Organización 3
Iniciativa 4
Desarrollo de Interrelaciones 2
Liderazgo 2
Dirección de Personas 4
Trabajo en equipo 3