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Programa Descubre y Aprende el Retail: Farmacia

Recibo de
medicamentos y demás
insumos para la salud
¡Ten la más cordial
bienvenida!
El día de hoy te integras a nuestro
gran equipo en Farmacia, pero te
has preguntado; ¿cómo se reciben
los medicamentos y demás insumos
para la salud en nuestros clubes?

Pues bien, en esta primera guía


que forma parte del Programa
Descubre y Aprende el Retail,
iremos conociendo paso a paso este
proceso, las funciones específicas y
actividades de tu puesto en el área
de Farmacia.

Consulta tu guía y a tu Líder /


Sublíder cada vez que tengas
alguna duda.
Índice
1. Introducción

2. Objetivos

3. Glosario

4. Tipos de Recibo

4.1 Por CEDIS


4.2 Por proveedor mayorista

5. Para saber más.

6. Actividades indebidas

7. Conclusiones

Cierre
1. Introducción Muy bien, ya
conozco el
significado de
Insumos para la
Seguramente cuando escuchas Farmacia,
Salud, pero ¿qué
piensas en medicamentos, pero ¿sabías que tipo de mercancía
aparte de los medicamentos vendemos se considera así?
material de curación, collarines, silla de ruedas,
termómetros y productos de higiene que son
considerados como insumos para la salud?

Ya que un insumo para la salud es todo aquel


producto que nos ayuda para el tratamiento
de un padecimiento o para recuperar la salud.

Por ello siempre decimos: Medicamentos y


demás insumos para la salud.

Observa que entre los insumos para la salud se encuentran:

Jeringas y material Suplementos


Medicamentos Muletas de curación alimenticios

Higiene íntima Baumanómetro Pañales para Estetoscopio


adulto
Entre otros
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2. Objetivos

¿Para qué?
¿Qué aprenderás en esta guía?
¿Cómo?
¿Qué?

Conocerás cómo llegan los


medicamentos y demás
insumos para la salud a
nuestras unidades.

Diferenciarás los
tipos de recibo según
sus características y
particularidades para el
ingreso en el sistema.

Identificarás tus
actividades y
responsabilidades dentro
del proceso.

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3. Glosario

Antes de comenzar, es importante que te vayas familiarizando con los conceptos y definiciones
que ocuparás o escucharás, durante tu día a día.

En esta guía conocerás los siguientes:

• BPM: es la herramienta para procesar flujos de trabajo, ya sea de aprobación, de solicitud


de información o de solicitud de procesamiento.

• Cadena de Frío: control de temperatura que deben cumplir los medicamentos desde
que se fabrican, hasta que se venden al consumidor. Esta debe conservarse para no
comprometer la efectividad del producto.

• CEDIS: Centro de Distribución, lugar donde se almacena toda la mercancía de un grupo de


clubes.

• Club. En Walmart es la referencia a unidades enfocadas en socios con membresía, las


conocemos como Sam’s Club.

• Discrepancias. Diferencias entre lo que se recibe físicamente y lo que especifica la MTR,


Trial o Factura, según sea el tipo de recibo.

• IP: Inventario Perpetuo, es toda la mercancía cargada al sistema SMART con la que cuenta
el club.

• MTR. Documento que avala el envío de mercancía entre clubes.

• OTC: Over The Counter, es decir, todos los medicamentos y demás insumos para la salud
que se encuentran fuera del mostrador y que son de venta libre.

• Guía de mercadeo: es una guía gráfica vigente de acomodo de la mercancía para su


exhibición, ésta se hace por categoría.

• SBO: Store Back Office, es un sistema que lleva el control de las áreas administrativas de los
clubes (recibo, sistemas, facturación, etcétera).

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• SMART: Store, Merchandising, Applied, Retail, Technology. Es el sistema que registra y
valida todo el flujo de la mercancía en el club que permite realizar las transacciones del
flujo de mercancía.

• Trial (Recepción bodega): es el documento que muestra el listado de productos que se


entregan en la transferencia.

• Troquelado: estampado por presión del precio, lote y caducidad en los empaques de los
medicamentos y demás insumos para la salud.

• Unidades: en Walmart le llamamos unidades a las tiendas Supercenter, Superama, Bodega,


Mi Bodega y Sam’s Club.

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4. Tipos de Recibo

Perfecto, ya me quedó claro que manejamos


medicamentos y demás insumos para la
salud pero, ¿cómo llega la mercancía a
nuestros clubes?, ¿quién o cómo se realiza la
recepción?

Vamos por pasos, toda la mercancía en nuestro club, ingresa


a través del área de RECIBO, aquí los medicamentos y demás
insumos para la salud son entregados por medio de dos formas:

1 CEDIS:

Sam’s Club cuenta con sus propios


Centros de Distribución, los cuales
almacenan la mercancía para su
entrega a nuestros clubes a nivel
nacional.

2 Proveedor Mayorista:

Distribuidor que realiza la entrega


de la mercancía que tiene autorizada
directamente en la unidad.

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Independientemente del tipo de recibo de los medicamentos y demás insumos para la salud, todos
se dan de alta o se ingresan por medio del sistema SMART, que por sus siglas en inglés significan:

S M A R T

Store Merchandising Applied Retail Technology

Tienda Mercadeo Aplicación Retail Tecnología

Entre sus principales aplicaciones se encuentran:

Consultar actualizaciones al catálogo de artículos.


Actualización de precios de artículos.
Ingreso de mercancía de todos los departamentos.
Realizar movimientos contables que se generan en el club.

A continuación veremos a detalle cada uno de los tipos de recibo.

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Actividad realizada por:
4.1 Recibo por CEDIS Área de Recibo, Líder /
Sublíder de Farmacia en
conjunto con el Asociado(a).

¿Qué es un CEDIS?
Sam’s Club cuenta con sus propios Centros de Distribución (CEDIS) para
poder abastecer de mercancía a todos sus clubes.

El Recibo de Farmacia se realiza de la siguiente forma:

1
CEDIS envía la
mercancía a los
clubes.

3
2

Asociado (a) de recibo hace


Recibo de mercancía en el
entrega al Asociado (a) de
club y finalización de la
Farmacia de las cajas que
transferencia
contienen la mercancía,
vienen marcadas con una
cinta roja.

10
4 TRIAL

TRIAL
5

La mercancía es recibida y auditada por el


Líder / Sublíder de Recibo, quien hace entrega
del TRIAL al Líder / Sublíder de Farmacia, éste
a su vez hace entrega del documento con la Asociado(a) saca la mercancía de las
relación de mercancía recibida al Asociado (a) cajas, la separa y acomoda en la mesa
de Farmacia. de trabajo para su posterior acomodo
en anaquel.

• Que estén en buenas condiciones para su


TRIAL
venta al socio (no roto o manchado, aplastado,
6 con blisters faltantes o adhesivos violados)
• Que cuenten con la fecha caducidad mínima
de 4 meses antes de su vencimiento.
• Que tengan número de lote y precio máximo
troquelado.

• Revisa que los sensores de seguridad no afecten la vida útil del


producto, ni comprometan su efectividad.
• No sobre estibes (apiles) las cajas de la mercancía que recibas.
• La mercancía entregada vía CEDIS, no incluye medicamentos
refrigerados y controlados.
• En caso de daño o faltantes, notifica a tu Líder / Sublíder, quien dará
seguimiento con la Jefatura de Recibo.

7 Asociado(a) acomoda FARMATIP


los medicamentos en
los muebles que les Apóyate de tu Líder / Sublíder
corresponda, según si tienes dudas del acomodo
la fracción y/o guía de de los medicamentos.
mercadeo vigente.

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4.2 Recibo por Proveedor Mayorista

¿Qué es? Actividad realizada por:

Los proveedores Nadro y Proveedor Nadro, Marzam, entre


Marzam, entregan la mercancía otros, Responsable sanitario / Líder
/ Sublíder de Farmacia en conjunto
a la unidad directamente.
con el Asociado(a), Jefatura de
Recibo y Protección de Activos.

Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:

El transportista del proveedor mayorista


de Nadro / Marzam, hace entrega
del medicamento en paquetes de
medicamentos (bultos) en el departamento
de Farmacia.

Revisa que la factura que el proveedor


entrega, corresponda a tu club, al número
de bultos entregados y orden de compra,
de lo contrario, notifica a tu Líder / Sublíder
para que dé seguimiento a la incidencia.

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3

Asociado (a) observa a detalle que


los bultos vengan cerrados y que el
medicamento no esté manchado o roto,
con sellos de seguridad violados u otra
oportunidad.

4
ORDEN
DE COMPRA
Si la mercancía corresponde, procede al
resguardo de los medicamentos, cuidando
colocar los refrigerados y controlados en
los lugares destinados.

• La revisión de los bultos, acomodo de mercancía y validación


siempre debe ser en la mesa de trabajo y sin abrirlos.
• Cuida que los bultos no toquen el piso o superficies sucias.

4 a
• Las actividades de resguardo las
realiza el (la) Responsable Sanitario /
El medicamento
Líder / Sublíder de farmacia o quien
controlado Fracción II esté autorizado (a) en el manejo y
y III se resguarda en las almacenamiento en las gavetas de
gavetas asignadas, hasta seguridad bajo llave.
que se le dé ingreso al Medicamento Medicamento • Los medicamentos de esta clasificación
sistema por parte del área
Grupo II Grupo III

se reciben en facturas separadas y


de recibo. por grupo, sin mezclarse con otras
fracciones.
• No abras el bulto hasta el momento de
su recibo.

13
4 b

Para los medicamentos refrigerados, debes


revisar con ayuda del termómetro bimetálico, la
temperatura de la hielera del Proveedor Mayorista,
si ésta no se encuentra dentro del rango de 2 a 8°C
(Cadena de Frío) se rechaza sin abrir, colocando en la
factura el motivo de su rechazo y se informa al Líder / Sublíder de
Farmacia para su seguimiento.
De lo contrario, resguarda el medicamento en el refrigerador
hasta que se le dé ingreso al sistema por parte del área de recibo.

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Una vez que se revisó toda la mercancía entregada por el
Proveedor Mayorista, se separa de acuerdo con la factura
y se valida: Medicamento
Grupo II
Medicamento
Grupo III

• Que estén en buenas condiciones para su venta al


socio (no roto o manchado, aplastado, con blisters
faltantes o adhesivos violados)
• Que cuenten con la fecha caducidad mínima de 6
meses antes de su vencimiento.
• Que tenga número de lote y precio máximo
troquelado.
• Revisar los medicamentos cuenten con su registro
sanitario.

6
Si todo lo anterior es correcto, entonces se informa
al Líder de Farmacia y/o recibo para que inicie con el
proceso de ingreso de la mercancía al sistema, a través de
un folio de recibo.
Finalmente el Asociado (a) acomoda los medicamentos
en los muebles que les corresponda, según la fracción.

Apóyate de tu Líder / Sublíder si tienes dudas del


FARMATIP acomodo de los medicamentos.
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5. Si quieres saber más

Consulta las infografías de las políticas que te apoyarán en tu labor durante el proceso de recibo:

PNO-G-007

Recibo, Almacenamiento y Dispensación de


Medicamentos refrigerados

PNO-D-005

Devolución de medicamentos y demás insumos para


la salud para medicamentos de farmacia autoservicio

PNO-G-006

Recepción de mercancía en tienda

PNO-G-008

Manejo y conservación de medicamentos

PNO-MC-001
Manejo y dispensación de medicamentos controla-
dos Fracción II y Fracción III

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6. Actividades indebidas

• Recibir mercancía no facturada a tu club, caduca, maltratada o dañada, de diferente


presentación, presentaciones vacías o incompletas, medicamento refrigerado sin
comprobar la cadena de frío y medicamento controlado sin contar con el Responsable
Sanitario en funciones.

• No finalizar folios y transferencias del día.

• No informar a tu Líder / Sublíder de los rechazos de mercancía por cualquier motivo en


el recibo u oportunidades en ésta.

• Cambiar mercancía caduca por vigente a Proveedor Mayorista.

• Recibir la mercancía incompleta del proveedor mayorista.

• Dejar mercancía en el piso, hasta su acomodo o ingreso al sistema.

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En esta sección encontrarás la información
7. Conclusiones que te sacará de un apuro durante tu día a
día. Saca una foto con tu celular para que
puedas consultarla cuando lo requieras.

Se consideran medicamentos y demás Toda la mercancía llega a nuestras


insumos para la salud a todos aquellos unidades por medio de dos tipos de
productos que nos ayudan para el tratamiento canales:
de un padecimiento o para recuperar la salud. • CEDIS
• Proveedor directo

Tus actividades en cada uno son:

CEDIS:
• Checar que las cajas de farmacia vengan marcadas con una cinta roja.
• Sacar la mercancía y colocarla en la mesa de trabajo en orden de acuerdo al TRIAL.
• Revisar que los sensores de seguridad no afecten la vida útil de la mercancía.
• Acomodar la mercancía de acuerdo a fracción y / o guía de mercadeo vigente.

Proveedor directo:
• Revisar que los bultos estén cerrados y
colocados en la mesa de trabajo.
• Que la factura corresponda a la orden de
compra y a tu club.
• Después de ingresarlos en el inventario,
acomodarlos en los muebles
correspondientes de acuerdo a su fracción.

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Cierre
Hemos llegado al final
de este primer capítulo,
vamos al siguiente
donde conoceremos el
No olvides Almacenamiento de los
consultar con tu medicamentos y demás
Líder / Sublíder de insumos para la salud.
farmacia, cualquier
duda que tengas.

18
2020

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