¿Cuál es la tarea más importante en la Elicitación?

Hemos visto que, en los vídeos de la clase, ya se estableció que, la Elicitación es una tarea clave del
análisis del negocio, debido a que los requerimientos sirven como base para la solución de la necesidad
del negocio, y debido a que está plenamente demostrado que, la Elicitación de requerimientos ayudará a
alcanzar metas de calidad. A esto quiero agregar que, antes de conocer cuáles son las metas, es
necesario conocer cuál es la necesidad del interesado, es decir, cuál es el requerimiento del interesado.
En el vídeo, también se determinó que, como una consecuencia de no definir exactamente la necesidad,
de acuerdo con los stakeholders, se tiene que todos los resultados o soluciones estarán mal orientadas, lo
que generará una pérdida de dinero y de tiempo, llevando al proyecto a un posible truncamiento o cierre.
El BABOK, tercera edición, en la tarea de Prepararse para la Elicitación [Prepare for Elicitation], dice que
parte de su propósito “es comprender el alcance de la actividad de elicitación” [is to understand the scope
of the elicitation activity]. Su descripción de la tarea, en mención, enmarca que “los analistas de negocios
se preparan para la elicitación mediante la definición de los resultados deseados de la actividad, teniendo
en cuenta los interesados involucrados y las metas de la iniciativa” [Business analysts prepare for
elicitation by defining the desired outcomes of the activity, considering the stakeholders involved and the
goals of the initiative]. Además, cómo uno de sus elementos –concepto clave que se necesita, para
comprender cómo realizar esta tarea– se enumera el “Comprender el Alcance de la Elicitación”
[Understand the Scope of Elicitation]; que es donde se detalla, todo lo que deben considerar los analistas
de negocios, para determinar el tipo de información de análisis de negocios, que será descubierta durante
la actividad de elicitación; y en este elemento se establece muy claramente que, “comprender el alcance
de la actividad de elicitación, permite que los analistas de negocios respondan si la actividad se aparta del
alcance previsto”.
En la obra, The PMI Guide to BUSINESS ANALYSIS (2017), se define el concepto de Prepararse para la
Elicitación como, “el proceso de organizar y programar recursos, y preparar los materiales necesarios,
para una actividad de elicitación en particular”. Los beneficios clave de este proceso son que las
actividades de elicitación están organizadas, se realizan de manera efectiva, y los participantes entienden
por qué participan y qué se requiere de ellos”, además, la misma obra establece que, Prepararse para la
Elicitación, “es la planificación realizada antes del inicio de una actividad de elicitación”, y que “depende
del propósito de la Elicitación”;  por último nos dice que, “identificar a los participantes requeridos para una
actividad de elicitación es crucial. No tener los participantes correctos puede resultar en la necesidad de
reprogramar la actividad de elicitación. Si la actividad se lleva a cabo, es posible que se ejecute con
menos efectividad o que se pierda el objetivo establecido”.
El BABOK, versión 3, en su página 54, nos brinda una descripción esencial y muy breve, de cada una de
las tareas del área de conocimiento de Elicitación y Colaboración. En donde podemos apreciar una cierta
dependencia de todas las demás tareas de Elicitación y Colaboración de su tarea de Prepararse para la
Elicitación. Explícitamente, “Prepararse para la Elicitación implica asegurarse de que los interesados
tengan la información que necesitan proporcionar y que comprendan la naturaleza de las actividades que
van a realizar”. Mientras que:
 Conducir la Elicitación: describe el trabajo realizado para comprender las necesidades de los
interesados.
 Confirmar Resultados de Elicitación: implica garantizar que las partes interesadas tengan una
comprensión compartida de los resultados de la elicitación.
 Comunicar Información de Análisis de Negocios: proporciona a los interesados la
información que necesitan, en el momento en que la necesitan.
 Gestionar la Colaboración de los Interesadas: describe el trabajo con las partes interesadas.
Todos los anteriores párrafos, justifican el hecho de que la tarea del área de conocimientos de Elicitación
y Colaboración, relativamente, más importante, es la de Prepararse para la Elicitación. Se puede notar
claramente que Prepararse para la Elicitación está directamente relacionada con el éxito del proyecto, ya
que implica tener claro los objetivos de la iniciativa, y que para no perder los objetivos en esta tarea se
debe tener establecido el propósito de elicitación y la identificación de los interesados requeridos de
acuerdo con el objetivo, intrínsecamente, definir de modo claro y adecuado la necesidad de cada uno de
los interesados; mientras que todas las demás tareas dependen de la definición de esta necesidad. Dejo
claro que todas las tareas de la Elicitación son importantes y mutuamente dependientes, pero en una
instancia inicial, la tarea de Prepararse para la Elicitación inicia el bucle y se esencial para la ejecución de
todas las demás tareas, e ahí, su relativa mayor importancia.

¿Por qué es importante verificar, validar y aprobar los requerimientos, si estos ya están definidos
en un alcance previo?
Del vídeo de esta sesión en concreto Verificar, Validar y Aprobar los requerimientos, respectivamente, es
importante porqué:
 Se debe asegurar que los requerimientos cumplen con los estándares de calidad.
 Se debe obtener desde los interesados el acuerdo sobre que la solución alcanza los objetivos.
 Se debe aprobar formalmente cada requerimiento.
En el alcance previo se han definido los requerimientos, pero nada asegura que después del ciclo de vida
del proyecto y de todas las actualizaciones del alcance que pudieron haberse dado, en la entrega final de
los requerimientos se tenga una conformidad total de los interesados en relación con éstos. La
importancia de Validar, Verificar y Aprobar los Requerimientos frente al Alcance previo radica en
mantener esta conformidad durante el ciclo de vida del proyecto hasta su cierre.
Para justificar la importancia de esta conformidad utilizaremos algunas referencias en donde se mostrará
la relación que existe entre los interesados y los conceptos de validación, verificación y aprobación de los
requerimientos:
En la obra The PMI Guide to BUSINESS ANALYSIS (2017) dentro de la definición del proceso de
Confirmar los Resultados de Elicitación se establece “El beneficio clave de este proceso es que valida que
los interesados y los resultados de elicitación se entendieron durante la Elicitación” de modo tácito se
tiene que esto debe ocurrir durante el ciclo de vida del proyecto.
En la obra BUSINESS ANALYSIS FOR PRACTITIONERS: A PRACTICE GUIDE (2015) se establece que
“en el análisis de negocios, la validación de requerimientos es el proceso de asegurar que todos los
requerimientos reflejen con exactitud la intención del interesado; asegurando así que los requerimientos
cumplan con sus expectativas”, “la verificación es el proceso de revisión de los requerimientos. La
verificación puede ocurrir antes o después de la validación. La verificación de los requerimientos después
de que hayan sido validados o confirmados por las partes interesadas del producto garantiza que solo se
verifican los requisitos que se consideran buenos” y respecto a la aprobación dice que “una vez que se
confirma y valida la solución, el analista de negocios obtiene la firma de los requerimientos. La firma
puede ser formal o no y puede estar predeterminada en la planificación del análisis de negocios”
obviamente se refiere a la firma de los interesados. Aquí también hago mención de que todo esto se debe
hacer desde el inicio hasta el cierre del proyecto.
La guía BABOK, tercera edición, en la descripción de la tarea de Confirmación de los Resultados de
Elicitación nos dice que “La información elicitada se confirma para identificar cualquier problema y
resolverlo antes de que se comprometan los recursos al usar la información. La colaboración con los
interesados podría ser necesaria para asegurar que sus aportes se capten correctamente y que estén de
acuerdo con los resultados de la elicitación no facilitada”
Conocemos ya del PMBOOK que el ciclo de vida del proyecto es dinámico por tal existe una
retroalimentación constante y que el alcance enuncia los requerimientos y puede ser actualizado mientras
se desarrolle el proyecto, pero validar, verificar y aprobar los requerimientos es una tarea de la que se
encarga el análisis de negocios durante el ciclo del proyecto. Incluso como recomendación, el BABOK,
dentro del Concepto de Modelo Principal [Business Analysis Core Concept Model™] (BACCM™),
específicamente en el concepto de necesidad, establece que debido a que la elicitación es iterativa e
incremental, la comprensión de las necesidades puede evolucionar con el tiempo.