Sistemas de gestión de farmacias

Y consultoría medica
Documento de visión y alcance
Versión 1.2

Historia de revisiones
Fecha Versión Descripción Autor
27/01/2017 1.0 Primera versión Jefreson borbor
29/01/2017 1.1 Análisis del documento Grupal
30/01/2017 1.2 Documento final grupo
 INTRODUCCIÓN

El avance de las tecnologías de información y la necesidad de ser competitivos en el

mercado, han hecho que las empresas opten por dejar de lado los pensamientos antiguos, es

por ello que en empresas cuyos administradores o gerentes saben que la información

obtenida a tiempo es un recurso estratégico, para convertirse en una empresa competitiva, y

así estar un paso adelante con respecto a la competencia.

Es el caso de “Farmacia Andrelissa” y el consultorio médico en la cual, la

administración, opta de manera acertada destinar recursos económicos para el desarrollo de

Sistemas de Información que les brinden la información que ella necesite y a la vez

solucionar problemas internos , y a través del S.I. que se va ha plantear, se pretende obtener

beneficios tanto económicos como competitivos. Lo cual hará que Farmacia Andrelissa y el

consultorio médico sea la diferencia con respecto a su competencia, ya que ellas estarán un

paso atrás en lo que se refiere a manejo efectivo de la información y toma de decisiones con

información confiable y en tiempo real.

El proyecto en términos generales abarca: Análisis situacional de la empresa, se

realiza un análisis del sistema planteado utilizando herramientas que darán mayor fiabilidad

para el proceso de desarrollo.

Finalmente se muestran las conclusiones y sugerencias que nuestro equipo de

desarrollo a podido captar, para beneficio de la empresa.

1. Requisitos de la empresa

1.1 Antecedentes, Oportunidad de Negocio y Necesidades del Cliente

Actualmente, nuestro cliente el Dr. Carlos Antonio Reyes Rojas como administrador

de la farmacia y del consultorio el cual tiene por nombre “ANDRELISSA´´ nos indica una

serie de problemas dentro de su negocio, los cuales le impide realizar su trabajo de una

manera eficiente

A Nuestro cliente le intereso nuestra propuesta sobre un software el cual le va a

permitir solucionar en gran parte los problemas existentes en su trabajo.

El sistema, tendrá como objetivo principal: captar, procesar y brindar la información

necesaria para que nuestro cliente pueda tomar decisiones acertadas dentro de su negocio,

esta información final será dada en tiempo real, es decir podrá verificar en cualquier

momento el estado de sus ventas, y en general de los movimientos realizados en su trabajo.

Se desea automatizar el sistema de atención al paciente, el sistema de fichas médicas

y las ventas de la farmacia para mejorar la coordinación y ; para esto, el proyecto consta de

realizar un sistema de que maneje toda la parte relacionada con los pacientes como también

lo relacionado a los productos farmacéuticos que vende la farmacia.

 A continuación, vamos a especificar las necesidades tanto de la farmacia y el

consultorio médico.

Consultoría medica: En la actualidad el sistema de atención al paciente funciona

adecuadamente, pero se pueden producir ciertos problemas como las siguientes:

♦ Demora con la atención debido a que no se encuentra la ficha médica o perdida de

esta.

♦ Problemas con la obtención de horas de atención para citas programadas de

tratamiento (mala coordinación de los horarios de atención).

♦ espacio utilizado para guardar fichas medicas las cuales necesitan encontrarse en

bodegas especiales para papeles para evitar su deterioro.

♦ Pérdida de exámenes (necesarios a la hora de la atención), esto produce demoras

en la atención de los pacientes.

Aunque estos problemas no son muy frecuentes producen demoras a los pacientes.

Farmacia: EL manejo de la farmacia es lo que más necesidades tiene, las cuales

detallaremos a continuación:

● Problema en el manejo del stock de los fármacos por parte de los vendedores en el
momento que la farmacia se llena.

● Los valores del balance inicial no concuerdan.

 ● Los reportes hechos por los vendedores no cuadran.

● No hay información sobre los medicamentos

1.2. Objetivos de negocio y criterios de éxito

1.2.1Objetivos del Proyecto

☠ General:
Realizar el estudio a la empresa “Farmacia ANDRELISSA” y el consultorio

médico, el cual consistirá en: Propuesta, análisis y diseño de un Sistema de Información, en

el cual se aplicarán los conceptos de Tiempo Real.

☠ Especifico:
Obtener experiencia práctica sobre los diversos pasos que se tiene que seguir para

implementar un Sistema de Información, como pueden ser de manera General:

o Estudio Preliminar.

o Propuesta del Sistema.

o Análisis del Sistema.

o Diseño e implementación del sistema.

o Aplicar las herramientas de análisis, diseño, y otras que nos brinda el

mercado para dar soporte a nuestro trabajo (Herramientas CASE).

o Aplicar metodologías nuevas, como es el análisis y diseño Orientado

a Objetos, para lo cual haremos uso de la metodología UML.
 o Realizar análisis de costo beneficio del Sistema Planteado.

1.2.2Objetivos del Sistema

☠ Generales:
Los sistemas, tendrá como objetivo principal: captar, procesar y brindar la

información necesaria para que el Gerente (nuestro cliente) pueda tomar decisiones

acertadas, esta información final será dada en tiempo real, es decir el gerente podrá en

cualquier momento verificar el estado de sus ventas, y en general de los movimientos

realizados en la farmacia y también del consultorio médico.

☠ Específicos:

Mantener un control en tiempo real sobre las ventas que se realicen en la referida

farmacia, esto se lograra mediante la emisión de reportes.

Llevar un control de los pacientes y de los horarios de las consultas medicas

1.2.3. Situación Actual

Para ilustrar la situación actual primero se mostrará el organigrama del negocio a

nivel local y luego se describirá el funcionamiento del departamento Clínico y de la

farmacia.
1.2.4Funcionamiento del negocio

Consultorio Clínico: Se encarga de la recuperación y tratamiento de las personas

que se encuentran mal de salud. Está compuesto por un Director Médico y en ocasiones por

una persona que llena las fichas médicas (cuando el Doctor hace la labor de medico

ocupacional en otras empresas).

En este consultorio se atiende a pacientes que se encuentren mal de salud; se

mantiene la información del paciente y toda la información relacionada con el tratamiento

en fichas médicas.
 Además, el paciente recibe atención médica hasta que se encuentre en un estado de

salud optimo, por lo que se le debe dar horas para control; estas horas se dan en forma

manual y se escriben en un cuaderno en el cual se registran datos tales como: la hora, el día,

y el nombre del paciente.

Cuando el departamento clínico no cuenta con los medios necesarios para la

atención del paciente, se le informara a los acompañantes(si es el caso) o al paciente que se

acerque al centro de salud más cercano. .

En la actualidad la información del paciente es obtenida por nuestro cliente, a través

de formularios impresos que son llenados en el momento que el paciente ingresa al

consultorio. El formulario contiene la siguiente información del paciente:

● Información personal del empleado (Nombre, rut, edad, fecha

de nacimiento, Grupo sanguíneo)
● Nombre de la empresa asociada.
● Alergias conocidas (sobre todo alergias a medicamentos)
● Medicamentos contraindicados (Medicamentos con los que se
a tenido problemas)
● Enfermedades Declaradas (Hepatitis, Hipertensión; Diabetes,
problemas a las tiroides, etc.).
● Intervenciones Quirúrgicas (que intervención, fecha en la cual
fue efectuada y porque se hizo).

Uno de los datos de la ficha médica (nombre de la empresa asociada) se debe a que

nuestro cliente ocupa la labor de medico ocupacional de las empresas que requieren sus

servicios
 En el caso de producirse un accidente laboral la empresa se coordina con nuestro

cliente, ésta envía una ambulancia y dependiendo de la gravedad del accidente se decide

donde se hará la atención: Hospital, Clínica o Mutual de seguridad; si se decide que la

atención va a hacerse en otro centro asistencial (Clínica u Hospital), todo el historial clínico

del paciente debe ser entregado, lo que actualmente conlleva a retrasos, debido a que sólo se

tiene una ficha médica en papel.

En el caso de que el paciente necesite tratamiento se deben coordinar las citas en el

centro de atención, registrando en un cuaderno la hora, el día, el nombre del paciente y el

nombre del profesional con el cual tendrá cita (se posee un cuaderno por profesional).

FARMACIA: Nuestro cliente realiza pedidos de los fármacos que necesita a los

proveedores.

las ventas diarias hechas de la farmacia, el balance de activos y pasivos, y los precios

de los fármacos con su respectivo stock se lo registra en un cuaderno de contabilidad por

ambos vendedores

1.2.5Características Principales del Sistema

consultoría

• Manejo de Fichas Médicas automatizado.

• Control de Petición de Horas de atención.

 • Manejo de Historial Clínico de pacientes.

• Manejo de Exámenes, en forma digitalizada, de los pacientes

• Entrega de Recetas Médicas.

• Acceso externo del sistema, para que otras instituciones puedan ver el

historial Médico en caso de traslado de paciente.

• Programa para historias clínicas

• Informe detallado sobre estadísticas de morbilidad.

• Información sobre consultas y emergencias atendidas en el mes

• Información sobre casos clínicos más comunes.

• Información y actualización médica al día.

• Mantener un control sobre horarios de atención más solicitados en el día.

Farmacia
● Información de los medicamentos disponibles en la farmacia.

● Tener un control sobre el estado, vía de administración y fecha de

vencimiento de los medicamentos.

● Información sobre los medicamentos que obtengan más demanda.

● Realizar y Mantener un control sobre el balance diario de activos y pasivos.

● Tener un VADEMECUM actualizado y completo sobre los medicamentos.

 ● Solicitar y entregar recibo al cliente después de realizar una venta.

● Mantener información acerca de los proveedores y tener un informe sobre las

compras y pagos realizados a los mismos.

● Mantener el stock completo en medicina.

1.3 stakeholders

Ministerio de Salud Pública: Entidad que Otorga la autorización y aprobación de

instalación de farmacias y botiquines en el territorio nacional, a fin de garantizar la

accesibilidad y disponibilidad de medicamentos y otros productos autorizados.

Personas interesadas en el funcionamiento óptimo de farmacias y consultorios para

que puedan ofrecerles una atención de calidad al cliente/paciente.

Proveedores de medicamentos: Es un organismo integrado por empresas dedicadas

a la comercialización y distribución de medicamentos de uso humano y de productos

auxiliares para la salud. 

Los proveedores tienen un interés de tipo económico ya que la farmacia necesitará

de sus servicios para poder tener a disposición medicamentos para sus clientes.

Clientes/Usuarios: Grupo de personas que utilizan los productos y los servicios que

ofrece la farmacia para el bienestar y seguridad de la salud.

Los clientes son los interesados y beneficiados al contar con una farmacia que pueda

ofrecerles variedades de medicamentos los cuales puedan mejorar su estado de salud.

 Trabajadores: Personas capacitadas y encargadas de brindar servicio y atención de

calidad a los clientes, para la satisfacción y beneficio de la salud.

Los trabajadores son las personas interesadas en que el negocio obtenga demanda en

sus productos ya que si farmacia llegase a quebrar ellos serían los afectados

económicamente.

Propietario: Persona autónoma, ética y comprometida con el servicio a la

comunidad, brindando excelencia en sus servicios para salvaguardar la salud humana.

El propietario es la persona interesada en el servicio de calidad que pueda ofrecer sus

trabajadores a el cliente, y a su vez que los productos disponibles en la farmacia tengan

suficiente demanda, ya que, si los productos no se llegasen a vender o no hay suficientes

pacientes por atender, afectaría económicamente a él tanto como a su familia

Ing. Jorge Avilés: Persona encargada y enfocada en la función que proveerá el

software (uso que se le dará dentro del negocio), de forma que cumpla especificaciones y

busca soluciones a los problemas planteados.

El ingeniero Jorge Avilés es la persona la cual estará interesada en el proyecto que

nuestro equipo de trabajo ha realizado, ya que si el proyecto está bien desarrollado él nos

dará su aprobación y las cosas por mejorar.

 Integrantes del grupo: Personas encargadas de desarrollar de manera eficiente el

proyecto a presentar.

Nuestro grupo es el interesado en presentar este proyecto sin ningún tipo de error

para conseguir la aprobación del Ing., Jorge avilés y obviamente obtener una calificación

que llene nuestras perspectivas.