Confeccione

s S.A Caso
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada o montar los procedimientos operativos?

En primera medida diseñara el procedimiento para el control de la información

documentada. Ya que se deberá tener un responsable para la revisión de los documentos
que deban ser de obligatoriedad, los responsables del control y la divulgación de los
controles e la documentación.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

Para la empresa de CONFECCIONES S.A el proceso que queda encargado será SGC ,
dando cumplimiento a lo que dicta la norma ISO 9001:2015 en relación al tema de
documentos y registros. Donde se debe ejercer un control y seguimiento en el manejo de
información y la forma en que deben ser abordada dentro de la organización.

Los productos y servicios de la organización que se

encuentran cubiertos por el SGC. Lo anterior incluye
cualquier producto o servicio verificable que se genere
como resultado final de un proceso
 Diseño y Control de la información documentada

1. Alcance:
Desde la identificación en la necesidad para la elaboración y/o modificación de un
documento vigente hasta la divulgación y socialización del documento por parte del
responsable encargado.

2. Normas y referencias
 NTC ISO 9001: 2015 - ISO 9001: 2015

3. términos Definiciones:

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Control: Evaluación de la conformidad mediante observación y juicio acompañados si

necesario de medidas, pruebas o calibración.

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Información: Datos que poseen significado.

Información documentada: Información requerida a ser controlada y mantenida por

una organización y el medio en el que es contenida.

Mejora: Actividad para aumentar el desempeño.

Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas que transforma elementos de entrada en

elementos de salida utilizando recursos.

Requisito: Necesidad o expectativa que está establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

Seguimiento: Determinar el estado de un sistema, un proceso, o una actividad.

 Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización de un
objeto.

Validación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos para una utilización o aplicación prevista.

Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se

han cumplido los requisitos especificados.

Retroalimentación: Opiniones, comentarios y expresiones de interés por un producto,

un servicio o un proceso de tratamiento de quejas.

Actualización: Acción de poner al día o modernizar una cosa las bases de datos han de estar
sujetas a un cambio

4. Responsabilidades:

Líderes de procesos:
Auditor de calidad
El líder de proceso debe dar cumplimiento al procedimiento establecido para la creación,
modificación y actualización de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

Coordinador de área: Es la persona encargada de informar y socializar a los líderes de proceso,

sobre los controles implementados en la documentación de los procesos y procedimientos que
hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad. Y es el encargado de suplente del líder.

5. Desarrollo

5.1 Condiciones generales

1.1. Condiciones generales
Identificación: se Identifica la necesidad para la creación y/o modificación de un documento y
satisfacer la necesidad de un procedimiento o proceso.

Creación: la creación puede realizarse por cualquier miembro de la compañía que conozca el
proceso y demuestre la necesidad de registrar y mantener la repetitividad de este o proteger el
conocimiento de este. Y se creara y/o modificara el documento en cuestión según los estatutos
vigentes.
Revisión y aprobación: El documento pasa por una revisión en caso de necesitar alguna
modificación, posteriormente pasa a un estado de aprobación por parte del líder del proceso.

Divulgación: Se dará conocer el nuevo documento o su actualización a toda la organización o

las personas involucradas a través del medio establecido (correo, carteleras, reuniones)

Control de cambios: Se debe llevar una trazabilidad con control de codificación de los
cambios y actualizaciones realizadas a los documentos, así como su versión, fecha de revisión y
aprobación, entre otras.

5.2 Jerarquía de los documentos

Políticas

Rel Manuales
eva Det
nci alle
a Procedimientos
del
del doc
doc Registros um
um ent
ent o
o Documentos Externos

5.3 Elaboración del documento

5.3.1. Encabezado del documento

 Nombre del Proceso al cual
pertenece el documento Código
Versión
Título del Documento Fecha de Aprobación

5.3.2. Codificación del documento

Código Tipo de Documento Códig

Área
o
PT Política
GL Gestión Gerencial
MA Manual
Gestión de la
DT Documento GC
Calidad
PC Procedimiento Código Proceso
CL Clientes
Diseño y
DP
IN Instructivo CP Compras Patronaje
Extendido,
RE Registro EMC
MN Mantenimiento Marcado y Corte
DE Documento Externo Confección,
TH Talento Humano CRE Revisado y
Etiquetado
AC Acabados

PR – CRE - DP – 200521 - 001

Tipo de Áre Proceso fecha versión

Documento a

PR-CRE-DP-200521-001 = PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y PATRONAJE fecha 20 de

mayo de 2021 primera versión.
PR-CRE-DP-200521-002 = PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y PATRONAJE fecha 20 de
mayo de 2021 actualización numero #.

5.3.3. Desarrollo del documento

 Objetivo: Describe el propósito del documento.
Alcance: Describe la aplicación del documento en su extensión.
Definiciones: Relaciona los conceptos aplicables al documento.
Normas y Referencias: Relaciona la normativa aplicable al documento.
Responsable: Menciona al proceso y encargado del control del documento.
Desarrollo: Estable los requerimientos para la ejecución de actividades y tareas
establecidas en el documento.
Anexos: Corresponde a otro documento o información necesaria a tener en cuenta para
el desarrollo del documento.
Control de Actualización: Se registran las modificaciones realizadas al documento.

5.3.4. Formato Control de Actualización y Cambio

5.3.5. Registro de Control

Fecha de Fecha de Versión

Elaborado Revisado Aprobado
Documento Actualizació Aprobació
por por por
n n
PR-CRE- 20-04-21 20-05-21 Juan P. Yurany Yurany 002
 DP-
200520- Artunduaga Muñoz Muñoz
001

1. Flujograma
 Actividad Descripción
Identificar la necesidad de elaborar un Determinar la necesidad para la creación de
documento un nuevo documento o modificación de
uno ya existente.
Elaborar el documento Elaboración del documento de acuerdo a
los criterios establecidos para su
elaboración.
Enviar solicitud de revisión del documento El documento pasa al estado de revisión de
acuerdo a los cambios realizados al mismo.
Realizar ajustes El encargado de la revisión deja escrito las
observaciones y comentarios hechos al
documento para realizar los ajustes.
Aprobar el documento En el caso que no sea necesario hacer
ajustes al documento, este pasa al estado de
aprobación.
Controlar el documento Entra en vigencia el nuevo documento.
Socializar y difundir el documento Comunicar de forma eficiente el nuevo
documento realizado e informar de sus
cambios.
Jorge Enrique Vergara Salgado