Ocho formas de reducir los costos

informáticos
Por Rich Freeman
La presión para limitar los gastos en tecnología de la información (TI) es mayor que
nunca. Antes de recurrir a las estrategias de recorte de costos habituales, como la
cancelación de proyectos y la reducción de personal, intente poner en práctica algunas
de estas sugerencias para ahorrar dinero de ejecutivos y analistas del sector de la
tecnología.

En resumen:
•Elimine las aplicaciones redundantes o de baja prioridad, y considere soluciones
basadas en web.
•La consolidación de los proveedores de TI y servidores pueden ayudarle a reducir
costos.
•Los procesos de administración estandarizados y la formación del personal de TI
pueden ayudar a mejorar la eficiencia de TI y a retener a los talentos, que es
costoso sustituir.

Las presiones de la economía global y los modelos empresariales hacen que empresas
de todos los tamaños se esfuercen por eliminar lo que sobra de sus procesos operativos,
incluida la TI. Por tanto, la reducción de gastos innecesarios constituye una
preocupación perenne para los ejecutivos de TI, a pesar de que los analistas de TI de
IDC predijeron en noviembre de 2006 que los costos de TI se elevarían más de un 6 por
ciento durante el año siguiente.

Por fortuna, los ejecutivos de TI de las empresas de tamaño mediano y los expertos del
sector tecnológico pueden recomendar varias oportunidades de reducir costos que aún
no ha explorado.

1. Crear un inventario de los activos de software

Valore las aplicaciones que usa la empresa e identifique los sistemas de poco valor que
se pueden eliminar sin riesgo para la seguridad. El análisis de los activos también puede
revelar redundancia dentro de la cartera, como dos divisiones que usan distintos
productos de administración de relaciones con los clientes (CRM). Aunque puede haber
razones empresariales firmes para usar dos sistemas prácticamente idénticos, las
empresas que consolidan aplicaciones pueden reducir los gastos de desarrollo, soporte y
mantenimiento en más de un 25 por ciento, según un estudio sobre reducción de costos
de TI de la firma de investigación de TI Gartner.

Las herramientas de administración de los activos de software, como las que ofrece
Microsoft, pueden ayudarle a crear una completa lista de todas sus aplicaciones. Con
esa información, podrá calcular el valor que cada sistema aporta y la carga que genera.
Cualquier sistema que genere más gastos que beneficios es un buen candidato para la
eliminación.

Principio de la página

2. Cambiar a aplicaciones basadas en Web cuando sea

adecuado
Actualmente, cada vez más proveedores de aplicaciones ofrecen versiones de "software
como servicio" ("software as a service", SaaS) de sus productos. Estas soluciones no
requieren la adquisición de costosos servidores, lo que además simplifica el desarrollo.
Los costos de mantenimiento son menores, ya que el proveedor ejecuta la
infraestructura y se ocupa de las actualizaciones y otras correcciones. En el National
Aquarium de Baltimore, Maryland, por ejemplo, los administradores se dieron cuenta de
que los términos de licencia más baratos eran un motivo irresistible para cambiar a una
versión basada en web de su aplicación de presupuestos. Con el dinero ahorrado, el
acuario ha agregado más usuarios sin costos adicionales, según apunta el director
tecnológico, Hans Keller.

Por supuesto, el software en línea no es siempre la respuesta adecuada. Con frecuencia,

resulta más complicado personalizar dichos sistemas que los tradicionales, situados en
las instalaciones de la empresa; por tanto, puede que no sean lo más apropiado si se
necesitan características y funciones especializadas. No obstante, en muchos casos,
SaaS es una alternativa que ayuda a ahorrar y que merece un estudio detallado.

3. Consolidar la infraestructura de servidores y usar

software de virtualización en los servidores
Busque oportunidades para combinar servicios y aplicaciones en menos servidores más
eficaces. Las empresas que consolidan incluso parte de su infraestructura de servidores,
normalmente ahorran un 20 por ciento en gastos relacionados con el hardware, según la
encuesta de reducción de costos de Gartner. Las iniciativas de consolidación de
servidores pueden ser tan simples como la sustitución de tres pequeños servidores que
realizan la misma tarea por un solo servidor más grande. O bien, puede usar software de
virtualización, como Microsoft Virtual Server 2005, para ejecutar varias aplicaciones o
incluso sistemas operativos en un solo host. De cualquier forma, un número menor de
servidores genera menos gastos de infraestructura. Una gran empresa farmacéutica, por
ejemplo, redujo en 580.000 dólares su presupuesto en TI al usar software de
virtualización en sus servidores basados en UNIX y Windows.

4. Consolidar el número de proveedores

De forma similar, puede reducir los costos mediante el uso de menos proveedores de
servicios y tecnología. Este hecho puede hacer que los costos disminuyan de dos
formas: reduce la carga administrativa y permite que se negocien precios por volumen
con los principales proveedores.
5. Convertirse en una referencia para el cliente
Como diría cualquier experto en marketing, las marcas tienen valor. Aún así, pocas
empresas se aprovechan de ese valor al negociar los tratos con los proveedores
tecnológicos. A las empresas que sirven de referencia para los clientes se les pueden
ofrecer tarifas reducidas en las licencias, el mantenimiento o los servicios. Con
frecuencia, los proveedores recompensan a los clientes que participan en estudios de
casos, hablan con clientes potenciales o se unen a programas en los que son los primeros
en adoptar sus productos. Según Keller, la mejor estrategia consiste en determinar qué
resulta importante para los proveedores y usarlo para proponerles acuerdos beneficiosos
para ambas partes.

6. Mejorar los procesos de TI

Los gastos en personal ascienden a la mitad en un presupuesto típico de TI, según
Barbara Gomolski, vicepresidenta de investigación de Gartner Inc. La adopción de
procesos de administración de TI estandarizados, como los definidos en la Biblioteca de
infraestructuras de tecnologías de la información (ITIL, Information Technology
Infrastructure Library), pueden generar ahorros significativos al ayudar al personal a
trabajar de forma eficiente. Por ejemplo, la implementación de rigurosos controles de
administración de cambios puede evitar modificaciones del sistema mal planeadas que
inflarían los costos de soporte técnico en un futuro. La adopción de marcos de procesos
como ITIL puede llevar más de tres años, según Gomolski, pero las empresas también
pueden reducir los costos operativos de un 20 a un 30 por ciento en ese mismo periodo.

7. Invertir en la retención de personal de TI

La selección de nuevo personal implica un gasto de tiempo y dinero. Si es posible,
ofrezca oportunidades al personal de TI para que adquiera nuevas habilidades y
responsabilidades. Además, el hecho de ayudar a los empleados a ampliar su
experiencia aporta un segundo dividendo: los departamentos de TI compuestos por
técnicos suelen sobrevivir con menos gente, según los estudios de Gartner. Pueden
reasignar los empleados con los que cuentan cuando surgen nuevas demandas, en lugar
de agregar funciones especializadas o contratar a consultores.

8. Gastar ahora para ahorrar después

A veces, la mejor forma de ahorrar dinero es gastarlo primero. Por ejemplo, una
empresa mediana de servicios con sede en Nueva Jersey solía depender de su
departamento de TI para la creación de informes. Ahora, una herramienta de
autoservicio de creación de informes permite que el personal recopile datos por sí
mismo. El nuevo sistema, desarrollado por Resolute, un Microsoft Gold Certified
Partner, no sólo ofrece la información necesaria a los responsables de las decisiones con
mayor rapidez, sino que además ha eliminado la necesidad de contratar redactores de
informes.

En algunos casos, incluso el desarrollo personalizado puede ahorrar dinero. De acuerdo

con el director de informática de una empresa farmacéutica: "Los sistemas disponibles
en el mercado son muy grandes y complejos. Nosotros diseñamos algo que satisface
exactamente nuestras necesidades, de modo que lo aprovechamos mucho más". La
aplicación personalizada más sencilla ha reducido significativamente los costos de
aprendizaje de esta empresa y las llamadas al departamento de asistencia técnica,
además de eliminar por completo los costos de licencia.

Aunque, sea cual sea su estrategia de reducción de costos, no intente reducir mucho
demasiado pronto. Las reducciones excesivas como respuesta a malas situaciones
económicas transitorias, por ejemplo, pueden resultar caras más adelante si no se cuenta
con los sistemas, socios o habilidades adecuados para seguir siendo competitivo.
"Cuando las cosas cambian, uno se puede encontrar muy por debajo de la media",
comenta Gomolski.

En ocasiones, los recortes drásticos son inevitables, pero es menos probable que las
empresas que hacen de su contención un objetivo empresarial continuo los requieran en
primer lugar.

Dónde invertir lo ahorrado en TI

Muchas empresas incluyen las reducciones de costos de TI directamente en el balance

final pero, si invierte parte de los ahorros de forma cabal, podrá conseguir beneficios a
largo plazo para el negocio. Éstas son las oportunidades de inversión en TI que más
merecen la pena para las empresas de tamaño mediano, según los analistas del sector de
Gartner y Forrester Research.

•Software de negocio: Busque las últimas soluciones que se alineen estrechamente con
la manera de innovar de su empresa. Si es fabricante, podría tratarse de software de
diseño de productos. Si es un banco o una agencia de valores, podría tratarse de un
sistema de administración de patrimonios.
•Almacenamiento: Si aún no cuenta con una solución de almacenamiento, llegó el
momento de adquirirla. Varios proveedores, como Microsoft, ofrecen soluciones
sofisticadas y asequibles. Estos sistemas hacen que las herramientas de recuperación
de desastres sean útiles y pueden ayudar a la empresa a cumplir con la normativa de
protección de datos.
•Inteligencia empresarial: A la vez que almacena más datos, también puede sacar
provecho de ellos. Los sistemas de inteligencia empresarial ayudan a las empresas de
tamaño mediano a conseguir útiles perspectivas de los registros de ventas, información
de los clientes y otros conjuntos de datos que crecen con rapidez. (Consulte la
información general de la solución Microsoft Business Intelligence.)