Curso Presentaciones efectivas con

Genially

Módulo 2. Pensando la estrategia

 Módulo 2. Pensando la estrategia

Temario

✓ Elementos de una presentación

✓ Preparación de una presentación
✓ Análisis de la audiencia.
✓ Organizar, presentar y elaborar la información. Estructurar la idea y el
mensaje
✓ Selección del contenido
✓ Estructura de una presentación
✓ Cómo escribir un guion para una presentación
✓ Tipos de apertura.

Elementos de una presentación

Los elementos básicos que generalmente conforman una presentación son:

→ Título
→ Introducción
→ Desarrollo o cuerpo de la presentación.
→ Conclusión.

A continuación, si el tiempo lo permite:

→ Tiempo para las preguntas de la audiencia.
→ Agradecimientos (forman parte de la conclusión)

2
Título
Se debe empezar la presentación con un título de referencie claramente el tema del
que va a tratar, pero que también sea atractivo y convocante. No debe ser muy largo.

Introducción
La introducción debe incluir la presentación personal, las ideas principales que se
abordarán a lo largo de la presentación y los objetivos.
La introducción debe despertar el interés, por ello después de saludar a la audiencia y
antes de presentar el tema de la exposición, es importante introducir algún elemento
destinado a captar su atención.

Algunos de los recursos para llamar la atención son:

→ Hacer una reflexión en voz alta.

→ Realizar una afirmación categórica, insólita, arriesgada, sorprendente.
→ Contar una anécdota, relacionada con el tema de la exposición.
→ Presentar un acontecimiento reciente, vinculado al tema que se va a tratar.
→ Plantear una pregunta, que permita introducir la idea o ideas que se
desarrollarán.
→ Plantear un enigma o una adivinanza.
→ Leer un fragmento de un texto, literario o no, que pueda impresionar al auditorio.
→ Mostrar un objeto.
→ Interpelar al auditorio solicitando que hagan alguna acción específica o lanzando
un reto.

3
 → Si hubo un interlocutor anterior se puede hacer referencia o retomar alguna idea
que haya planteado.

La introducción debe incluir:

→ Saludo al auditorio.
→ Elemento que permita captar el interés.
→ Explicación breve del tema que se va a tratar.
→ Objetivo de la presentación.
→ Estructura de la exposición: adelantar las partes de que consta la exposición y
las ideas que se presentan en cada una de ellas.

Los objetivos de la introducción son:

→ Captar de inmediato la atención de la audiencia.

→ Ganar el respeto de la audiencia hacia el ponente y hacia el contenido de la
presentación.
→ Preparar a la audiencia a escuchar la parte central de la presentación.
→ Hacer ver el interés que la presentación tiene para la audiencia.

Desarrollo
En el desarrollo de la exposición se presentan las ideas principales y las ideas
secundarias, siguiendo el siguiente esquema: se enuncia, en primer lugar, una idea
principal; a continuación, las ideas secundarias que de ella derivan; y se retoma la idea
principal para cerrar la secuencia.
Es necesario introducir frases de transición entre las diferentes ideas principales que
sirvan de nexo de unión entre lo que ya se ha dicho y lo que vendrá a continuación.
Cuando se prepara el desarrollo de una exposición hay que tener en cuenta:

4
 → El desarrollo es la parte más extensa de la exposición. Conviene tener bien
preparado el tema para ajustarlo al tiempo de que se dispone.
→ Conviene no alejarse nunca del hilo conductor de la exposición.
→ No hay que extenderse o entretenerse en los conocimientos que el auditorio
ya posee.
→ Hay que aportar argumentos o razones que justifiquen las afirmaciones.
→ Hay que dejar bien claras las diferencias entre hechos, opiniones y
sentimientos.

Conclusión
En la conclusión se realiza el resumen de las ideas más importantes y conclusión
final.
La conclusión debe incluir:
→ Breve resumen de la exposición.
→ Referencia a la idea que se ha utilizado como hilo conductor del discurso.
→ Cierre.
→ Agradecimiento al auditorio.
→ Invitación a plantear preguntas (si hay tiempo).

Es un hecho comprobado que las personas recuerdan solo el 20% de los que escuchan
o leen. Gran parte de este porcentaje lo ocupan dos cosas: la primera impresión y lo
último que se dice (conclusión), el resto suelen ser datos duros o imágenes que hayan
llamado la atención de la persona. Por lo tanto, la introducción y la conclusión son las
partes más importantes de la presentación.

Turno abierto de preguntas

Se debe planificar de antemano si habrá un espacio para las preguntas y
considerar el tiempo que se dispondrá.
También se debe considerar cómo el orador recibirá las preguntas, por escrito o si los
participantes deberán levantar la mano. Si es por escrito, organizar quién recibirá los
papeles con las preguntas y entregará al orador para responder.
5
 Preparación de una presentación

Para que una presentación sea eficaz, es fundamental planificarla con

tiempo.

¿Preguntas antes de empezar?

Algunas preguntas que debemos hacernos para hacer una presentación eficaz son:
→ ¿Qué quiero transmitir con la presentación? ¿Cuál es el objetivo de la
presentación?
→ ¿Cómo es la audiencia y qué conocimientos previos tienen sobre el tema?
→ ¿Cuánto quiero que dure la presentación? ¿En qué contexto se desarrolla?
→ ¿Cuál es la idea o el mensaje que quiero transmitir a la audiencia?
→ ¿Qué conocimiento debo poseer para realizar la presentación?, ¿es necesario
que me forme y aprenda algo más o tengo todo lo que necesito?

Pensando en la estrategia
Al comenzar a pensar en una presentación se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
→ Objetivo de la presentación.
→ Audiencia.
→ Contexto.
→ Planificación y estructuración de nuestra presentación deberemos plantearnos.
→ Determinar el canal y el instrumento más adecuado para transmitir el mensaje.

Definir el objetivo
Antes de comenzar a reunir información o hacer borradores, se debe identificar el
objetivo de la presentación. ¿Qué se busca es motivar, informar, sensibilizar,
persuadir, demostrar o enseñar?
6
Si el propósito es informar, el enfoque estará más en proveer datos duros, demostrar
alguna técnica o dar un reporte detallado, omitiendo opiniones o sentimientos o
cualquier tipo de persuasión. Por el contrario, si el objetivo es motivar, la
información estará centrada en argumentos convincentes, en apelar a los posibles
sentimientos de la audiencia, y solo utilizar datos duros como refuerzo.

En suma, el objetivo de la presentación marca la pauta sobre qué tipo de información

debe contener, y, por ende, que tipo de información se debe buscar.

Es posible que cuando no se tiene un objetivo claro de lo que se desea expresar, las
ideas fluyan sin mayor lógica, lo que lejos de transmitir un mensaje claro, lo confunden.
La sucesión de ideas sin orden lógico causa distorsiones en la comunicación.

La audiencia
El éxito que se tenga en una presentación, tiene mucho que ver con la
capacidad de la audiencia para entender el mensaje y su
disposición a escucharlo.
La diferencia de edad, género, nivel educativo, tipo de relación (cliente, subordinado,
inversionista, etc.), y conocimiento previo del tema, determinan el tipo de lenguaje a
utilizar y el nivel de profundidad con el que se tratará el tema. El mensaje resultará
incomprensible si quien expone no adapta el mensaje al nivel de conocimientos de la
audiencia.
También deben tomarse en cuenta las posibles expectativas y actitudes que la
audiencia pueda tomar respecto del tema.
Por lo tanto, se debe analizar a la audiencia con el fin de adaptar el mensaje para que
llegue la mayor parte de información posible a los participantes.
Para analizar la audiencia se puede plantear una serie de cuestiones que darán la
clave del tipo de audiencia a la que va dirigida la presentación. Entre ellas se
destacan:

7
¿Qué tamaño tiene el grupo?
Conocer el tamaño de un grupo permite, entre otras cosas, planear el tipo de actividades
a desarrollar, determinar el número de interacciones entre sus miembros, asignar tareas
o el tipo de medio audiovisual a usar.

¿Qué tipo de grupo es?

La heterogeneidad u homogeneidad está determinada por diversos factores como la
edad, el género, el nivel socioeducativo, etc. Es importante reconocer el denominador
común que comparten los miembros del grupo a la hora de planificar la presentación.

¿Qué conocimientos previos sobre el tema tienen?

En ocasiones cuando se realiza una presentación de un tipo de contenido del cual se
es experto se obvian conocimientos que para el orador son básicos pero que no tienen
por qué serlo para el grupo al que va dirigida la presentación.
Es importante conocer los conocimientos previos de la audiencia para partir de éstos,
para ello, se puede simplemente preguntar antes de empezar qué es lo que conocen
del tema o hacer un test inicial de conocimientos previos.

¿Qué esperan de la presentación?

Es importante plantearse qué espera la audiencia de la presentación, si esperan una
presentación teórica o práctica, una presentación formativa, informativa o de
distribución de tareas. En función de ello se debe planificar el tipo de presentación que
se va a realizar.

¿Cuál es su nivel de interés?

Cuando el objetivo de la presentación se ajusta a los intereses del grupo se incrementa
la posibilidad de éxito, por lo que es importante, en la medida de lo posible, adecuar la
presentación a los intereses del grupo. Sí no puede ser a través del contenido o
mensaje, es recomendable buscar otras vías por la que se consiga, como por ejemplo
mediante dinámicas de grupo, soportes audiovisuales, gráficas, etc.

8
El contexto
El contexto tiene que ver tanto con el momento histórico de la institución, grupo o
comunidad al cual pertenece la audiencia, así como las limitaciones propias del lugar
en que se van a hacer la presentación. No es lo mismo exponer un proyecto en una
institución en época de bonanza que cuando se está en crisis. Tampoco es igual hablar,
por ejemplo, frente a científico que provienen de las ciencias duras que a profesionales
del ámbito de las ciencias sociales.
Otro aspecto importante a considerar, son las expectativas de la audiencia hacia el
expositor, en términos de su imagen, actitud y tono del mensaje. No satisfacer dichas
expectativas, implica la pérdida de atención, la credibilidad, e incluso el surgimiento de
actitudes apáticas u hostiles por parte de la audiencia.
Si el tema que se va a exponer es polémico o sensible para la población receptora,
pueden existir actitudes iniciales de rechazo que el orador debe considerar. Sea este o
cualquier otro caso en el que la audiencia sea hostil, lo que se recomienda es fijar
objetivos realistas con esta audiencia y centrarse en intereses, objetivos o valores
comunes.

Planificación
Multitud de estudios demuestran que la atención sostenida de un adulto
es mantenida durante cortos períodos de tiempo que no superan los 15/20
minutos. Asimismo, se debe asumir que los asistentes no van a acordarse de todo lo
que se diga en la presentación, sino de la idea general del asunto que se está tratando.
Por lo tanto, no vale la pena centrarse en detalles y conceptos complejos, ya que el
exceso de información les saturará fácilmente.
Lo primero que se debe considerar es que no hay que contarlo todo en la
presentación. Se deben mostrar las ideas más importantes, seleccionándolas y
ordenándolas en la presentación.
Se deben organizar las ideas en una secuencia lógica con una clara coherencia entre
sí.
La idea más importante debe presentarse primero, la menos importante segundo, y la
segunda más importante al final.
9
Recuerde que el nivel de atención de la audiencia disminuye luego de los primeros 10
minutos de una presentación y vuelve a aumentar al final de la misma.
Entonces, para que el mensaje se entienda y funcione, debe cumplir una serie de
características:
→ ser claro
→ breve
→ simple
→ aplicable
→ transmitir una emoción
→ introducir acción
→ formulado en un marco positivo

Se debe planificar la presentación para que no sobrepase los 20 minutos.

Si va a durar más de este tiempo, sugerimos realizar una presentación
compuesta de pequeñas presentaciones o planificar paradas para que la
audiencia “descanse” y se pueda recuperar su atención. En estos tiempos de
“descanso” se puede hacer que reflexionen acerca de lo visto en la presentación,
aprovechar para que hagan una ronda de preguntas, ver un vídeo, etc. Estos cambios
de ritmo o paradas facilitarán la atención de la audiencia.
Recuerde que, si recurre a utilizar elementos multimedia como audio, vídeo, imágenes,
gifs, etc. deben estar asociados a una emoción, un recuerdo, una anécdota, para que
sean recordados y sobre todo deben guardar relación con el tema de la presentación,
no deben utilizarse únicamente para entretener o captar la atención.
Otro punto a tener en cuenta es que una de las razones porque la audiencia se siente
perdida en una presentación es porque no tienen una idea clara sobre en qué dirección
el presentador irá o expondrá el tópico. Al estructurar la presentación se debe tener en
cuenta que la audiencia debe saber en todo momento dónde está.

Cálculo del tiempo

Al preparar una presentación se debe tener en cuenta el tiempo del que se va a
disponer para hacer la exposición, y adecuar el mensaje al mismo.

10
Recuerde que es importante no solo comenzar, sino que también terminar
puntualmente.
El tiempo debe planificase de la siguiente forma:
→ Introducción (bienvenida, presentación breve del orador, introducción al tema):
15-25%.
→ Desarrollo principal: 60-70%.
→ Conclusiones: 10-15%.
El número adecuado de diapositivas es de 10 a 12 para una presentación de 15
minutos y de 30 a 40 si es de una hora.

Contenido de la presentación
Una buena presentación debe aportar contenido actualizado, con datos veraces y
contrastados, ideas novedosas, ejemplos, anécdotas o historias que ilustren mejor el
contenido y que estimulen a la audiencia.

Evidencias
Las evidencias son el sustento de que lo que se afirma es verdad, es la demostración
de lo que se dice a fin de que no quede duda sobre lo que la presentación sostiene.
Las evidencias deben ser:
→ Recientes (si están desfasadas carecen de valor).
→ Relevantes (que sustenten el argumento).
→ Verificables (que se pueda localizar la fuente).
Se agrupan en 4 tipos:
→ Ejemplos
→ Estadísticas
→ Imágenes
→ Testimonios

11
Ejemplos
Son situaciones específicas que ilustran alguna afirmación o que la clarifican. Para que
los ejemplos funcionen, se debe recurrir a situaciones que sean bien conocidas por
la audiencia.
Se debe cuidar el no desviar la presentación demasiado hacia el ejemplo, haciendo
referencia hacia el aspecto especifico de la situación que queremos resaltar. Es decir,
no contar completa la anécdota, sino solamente en aquello que nos sirve de la
situación.

Estadísticas
Son datos duros que expresan relaciones de magnitud, tendencias, y segmentos.
Se debe cuidar que estos datos estén bien ordenados y presentados de manera fácil
de visualizar y comprender para la audiencia. Lo mejor es presentarlos con gráficos, o
en su defecto, en tablas de 5 x 5 máximo. El presentar tablas grandes o listados de
datos, genera dos reacciones muy comunes en la audiencia:
→ Que ignoren la información
→ Concentren su atención en interpretar la tabla o ver cada una de las cifras, en
lugar de atender lo que dice el expositor.
Las evidencias son soporte, no protagonistas.

Imágenes
Las imágenes son un sustento muy poderoso, y para hacerlas aún más poderosas, se
pueden mezclar con estadísticas. Sin embargo, se debe cuidar de no saturar de
imágenes a la audiencia, una o dos imágenes ilustrativas del caso son más que
suficientes, de lo contrario, la exposición puede tornarse aburrida.

Testimonios
Son las opiniones y conclusiones de otros, particularmente expertos en el tema; o
bien, personas que por situaciones particulares tengan una opinión válida y relevante
para la exposición.

12
Los testimonios pueden aparecer por escrito en una presentación, pueden ser leídos
por el expositor, presentados en video, o incluso ser dados en persona por el
entrevistado durante la presentación. Los testimonios en video, no deben durar más de
medio minuto a fin de no perder la atención de la audiencia.

El medio por que cual se transmitirá el mensaje

¿Power point, Prezi o Flash, Genially, etc.?
Se debe seleccionar el canal e instrumento por el cual se transmitirá el mensaje.
Naturalmente esta elección depende del tipo de contenido y los objetivos de la
presentación, de la audiencia y de las competencias tecnológicas del presentador.
La meta a lograr es la trasmisión adecuada del mensaje y mantener la atención.

Algunas ideas para armar el guion o borrador

Para planificar y estructurar una presentación es conveniente realizar un
buen guion dado que permite organizar las ideas y tener una visión general de toda
la presentación, es un mapa de la ruta a seguir y de cómo se relacionan los temas
entre sí. Esto permitirá ver si la presentación está balanceada o si, por ejemplo, se
centra mucho en una idea secundaria.
Se puede comenzar el guion escribiendo en forma esquemática una idea tras otra y
luego agrupándola según las partes de la presentación (introducción, desarrollo y
conclusión). A continuación, a cada idea se le escribe 2 o 3 características que servirán
para desarrollarlas.
Luego se debe pensar la organización interna que tendrán las ideas dentro de cada
parte teniendo en cuenta el nexo y la coherencia entre ellas. A continuación, se debe
pensar de qué forma didáctica presentar los datos.
También se debe pensar cómo llamar la atención de la audiencia para que la
presentación se destaque y sea original. Se debe establecer en qué momento contar
una anécdota o poner un ejemplo, y cuál va a ser. No debe dejarse al azar.
El guion debe servir para armar la presentación y practicarla, no para ser leído en la
presentación ya que da idea de poca preparación e inseguridad.

13
Como ayuda memoria durante la presentación se puede tener un punteo. Este punteo
debe ser breve, con pocas frases o ideas claves. Es útil subrayar o colorear las palabras
claves que ayuden a recordar sin tener que leer. El guion no es la presentación, si no
que un ayuda memoria y por eso siempre hay que ensayar la presentación.

Síntesis
Elementos y etapas de la preparación de una presentación

14