GESTIÓN DE STAKEHOLDERS (108001A_951)

Actividad Colaborativa Momento Intermedio

Estudiantes:
ELVIS DUSSAN SÁNCHEZ
ABDUL ALEXEY BERMÚDEZ
EDGAR STIVEN ROJAS
NIXON PEÑA

Periodo: 2021 I Periodo 16-01 (951)

Tutora:
ELVA NELLY ROJAS ARAQUE

UNIVERSIDAD NACIONAL, ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS
Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios
2021
 Tabla de Contenido

Tabla de Contenido..............................................................................................................2

Introducción.........................................................................................................................4

Acta de Constitución del Proyecto......................................................................................7

Identificación de Interesados.............................................................................................17

Registro de Interesados del Proyecto.............................................................................17

Análisis de Interesados..................................................................................................20

Técnicas Analíticas............................................................................................................22

Plan de Gestión de Interesados......................................................................................23

Plan para la Dirección de Proyecto....................................................................................24

Ciclo de Vida del Proyecto............................................................................................25

Gestión de Cambios.......................................................................................................27

Riesgos...............................................................................................................................29

Gestión del Alcance...................................................................................................30

Gestión de Requisitos................................................................................................31

Gestión de Tiempo.....................................................................................................32

Plan de Gestión de Comunicación.................................................................................33

Líneas Bases del Proyecto.............................................................................................33

Conclusiones......................................................................................................................38

Referencias........................................................................................................................39

LISTA DE TABLAS

Tabla 1................................................................................................................................7

Tabla 2...............................................................................................................................17

Tabla 3..............................................................................................................................22

Tabla 4..............................................................................................................................23

Tabla 5..............................................................................................................................23

Tabla 6..............................................................................................................................24

Tabla 7...............................................................................................................................25

Tabla 8..............................................................................................................................25

Tabla 9..............................................................................................................................26

Tabla 10............................................................................................................................30

Tabla 11............................................................................................................................31

Tabla 12............................................................................................................................32

Tabla 13............................................................................................................................33

Tabla 14............................................................................................................................37
 Introducción

A lo largo de la historia de la humanidad han existido virus o plagas que afectan

notablemente una comunidad, un país o incluso el mundo entero. Así ha sido desde tiempos

inmemorables y su defensa es un deber triangulado entre el Estado, las Organizaciones de Salud

y la sociedad en general.

El año 2020 no escapó de una nueva situación que atacó al mundo entero, la aparición del

COVID-19, identificada, así como una nueva cepa del Coronavirus, siendo los coronavirus una

serie de virus llamados así por su forma, ya que tienen una especie de corona (como la de un

reloj) alrededor del virión, del 'núcleo' del virus. Estos organismos conviven con el ser humano

desde siempre, y hay muchos tipos de ellos, tanto animales como humanos.

Sin embargo, el primer análisis comparativo de esta nueva enfermedad determinó que el

2019-Cov (nombre provisional del virus que finalmente fue denominado SARS-CoV-2), era

"suficientemente distinto" de los otros dos betacoronavirus de gravedad detectados en humanos,

el SARS y el MERS, para ser considerado como una nueva enfermedad: el Covid-

19[ CITATION Cor20 \l 3082 ]

Las alarmas iniciaron durante el primer mes del año 2020, sin embargo este brote fue

notificado ante la Organización Mundial de la Salud (OMS) el 31 de Diciembre del año 2019 a

través de reportes de presencia de neumonía, de origen desconocido, en la ciudad de Wuhan, en

China, en efecto el punto común de los primeros casos de nuevo coronavirus fue el mercado de

esa ciudad ubicada en la provincia de Hubei: ese fue el epicentro de la crisis sanitaria declarada a

nivel mundial.

Vertiginosamente la enfermedad se propagó a escalas inimaginables, se configuró una

crisis literalmente mayúscula. Ciertamente, lo que inició a mediados de diciembre en Wuhan

como un brote de neumonía, se convirtió en epidemia que, fue declarada rápidamente el 30 de

enero de 2020 como Emergencia de salud pública de preocupación internacional y,

posteriormente el 11 de marzo de 2020 fue caracterizada como una pandemia, es decir una

epidemia extendida por varios países, continentes o todo el mundo y, que afecta a un gran

número de personas que, a la fecha sigue en ascenso.

De este modo, activadas las alarmas mundiales, se ha recorrido un arduo camino que

implica no solo un ataque y control a la enfermedad, por demás desconocida, sino que también

trae consigo la implementación de acciones en el ámbito social, económico, jurídico, laboral e

incluso psicológico, pues el desconocimiento de una cura o un tratamiento genera a la sociedad

dudas e incertidumbre, miedo y ansiedad.

Ante ello, inmediatamente, el día 12 de marzo el presidente de Colombia Iván Duque

Márquez en reunión del Puesto de Mando Unificado (PMU) declaró la emergencia sanitaria en el

territorio Nacional hasta el 30 de mayo junto con las directrices de la Organización Mundial de

Salud (OMS), con el fin de contener la pandemia del corovavirus (COVID-19).

Esta decisión trajo consigo incidencias en todos los ámbitos, restricciones en sitios

públicos, cancelación de vuelos, cierres de fronteras y, una disminución laboral de porcentaje

incalculable, en fin, lo que se conoce en la actualidad como confinamiento, pues es la única

forma de evitar en mayor medida el contagio y la implementación de medidas de bioseguridad,

en todas las áreas, lo cual impactó notablemente al sector empresarial, así ha sido expuesto por la

Superintendencia de Sociedades (2020), la cual señala como causas notables la baja

competitividad, el bajo nivel de utilización de la capacidad de producción, la falta de capital de

trabajo, la disminución de la demanda interna y externa, la reducción de la tasa de empleo y la

reducción de las exportaciones son solo algunas de las consecuencias del financiamiento global

[ CITATION Sup20 \l 3082 ] .

La situación se torna más grave en el caso de las pequeñas y medianas empresas

(PYMES) por ser éstas las que poseen un capital limitado e incluso muchas de ellas tuvieron que

cerrar sus puertas, otras lograron continuar, pero se vieron enfrentadas a nuevos desafíos, tales

como crear nuevas formas para comercializar sus productos, hecho que permitió reconocer las

necesidades que tienen con relación al manejo de la ciencia, tecnología e innovación, pues

algunas no contaban con las herramientas necesarias para hacer un trabajo más eficiente,

tampoco tenían los conocimientos para manejar todos los programas que facilitan la labor de los

trabajadores.

La situación descrita anteriormente permite evidenciar las necesidades que tienen algunas

Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), de invertir en tecnología, para poder modernizar sus

empresas, para capacitarse, poder actualizarse y acceder a las innovaciones que hay en el

mercado y así poder crear sus propias estrategias que van desde la creación de una base de datos

de sus clientes hasta el diseño de programas especializados según el tipo de empresa.

Ante esta situación, es evidente la necesidad de implementar un proyecto mediante el

cual las PYMES puedan solicitar el apoyo del Estado para que les facilite los recursos

económicos que les permita comprar los equipos y demás implementos tecnológicos que, sin

duda alguna son indispensables puesto que son los medios más eficaces para sobresalir en el

mercado, donde se mantienen quienes pueden ofrecer los productos, con las características que

los clientes desean.

Según Ortiz y Méndez (2020) “El Gobierno creó “Unidos por Colombia", un programa

especial de garantías por $12 billones para apoyar a las pymes (micro, pequeñas y medianas
empresas) durante la coyuntura que enfrenta el país a causa de la pandemia del

coronavirus”[CITATION Cas20 \l 3082 ], de allí que puede afirmarse que con las políticas que el

gobierno nacional creó, es posible acceder a créditos destinados a la compra de equipos y demás

recursos científicos y tecnológicos (computadores, maquinarias, conexión a internet) para

realizar procesos más rentables, para el beneficio de las organizaciones y a su vez la satisfacción

de los usuarios.
 Acta de Constitución del Proyecto

Tabla 1.

Acta de Constitución

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Proyecto Fortalecimiento y desarrollo de las PYMES en el
municipio de Barrancabermeja a través del diseño e
implementación de estrategias tecnológicas para
modernizar y garantizar la permanencia en el
entorno
Patrocinador Alcaldía de Barrancabermeja

Preparado Por: Equipo: DIA MES AÑO

108001_951_15 01 04 2021
Revisado Por: Secretaría de las DIA MES AÑO
TIC, Ciencia e 30 04 2021
Innovación de la
Alcaldía de
Barrancabermeja
Aprobado Por: Alcaldía de DIA MES AÑO
Barrancabermeja 31 05 2021
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
El impacto económico que dejó la pandemia ocasionada por el Coronavirus (COVID 19), puso en riesgo
la estabilidad y permanencia de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) del municipio de
Barrancabermeja, situación que afecta a un considerable número de personas, que dependen
económicamente de ellas, creando así una problemática más complicada, porque el desempleo ha
aumentado y, en consecuencia se disminuye el poder adquisitivo generando una crisis económica y
social en la región, por lo que es necesario diseñar una propuesta para que los dueños de las pymes,
tengan la posibilidad de acceder a bienes y servicios relacionados con la ciencia, tecnología e
innovación, que les permita seguir funcionado y continuar la producción, para lo cual se espera poder
gestionar el apoyo del gobierno local en la asignación de recursos para la adquisición de equipos, tales
como computadores, maquinaria especializadas, conexión a la red de internet, para así seguir
funcionando de forma más eficiente, garantizando la calidad de los bienes y servicios que prestan.
Ante ello se presenta la siguiente propuesta de proyecto de desarrollo tecnológico o proyecto social
comunitario. Entendido como un desarrollo tangible que dé solución a una problemática específica
considerando aspectos propios de la gestión de proyectos usando metodologías estándar PMBOK.
 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA PROPÓSITO DEL
ORGANIZACIÓN PROYECTO
Minimizar los impactos
negativos en producción y
servicios de las PYMES en la
Diseñar e implementar estrategias tecnológicas para modernizar y
actualidad frente a los cambios
garantizar la permanencia en el entorno de las PYMES en el
drásticos que se han generado
Municipio Barrancabermeja
en los últimos meses debido a
la pandemia generalizada de
COVID-19.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
1. Analizar la legislación nacional e internacional vigente relacionada con el Covid-19 para
definir protocolos de bioseguridad de las empresas en el sector.
2. Plantear un Plan estratégico, basado en una matriz DOFA, para minimizar el impacto
negativo y preparar a las PYMES para una reactivación efectiva y segura.
3. Diseñar herramientas tecnológicas dirigidas a modernizar las PYMES del municipio de
Barrancabermeja.
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
 Mecanismos de transferencia tecnológica.
 Estrategias de concesión de licencias tecnológicas
 Diseño de estrategias acorde a los requerimientos de las partes beneficiarias
(Stakeholders)
 Cultura de Innovación
 Comprensión de las necesidades tecnológicas
 Aptitud Tecnológica
 Valor de la aplicación de la tecnología
 Naturaleza de la Tecnología
 Atributos de invenciones tecnológicas
 Calidad científica
 Características Individuales de los Investigadores
 Alto compromiso de gestión
 Propósito y Objetivos definidos
 REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

 Requerimientos del Producto:

Lograr la implementación de estrategias tecnológicas adecuadas y acordes a las
necesidades de las PYMES para modernizar y garantizar la permanencia en el entorno
de las PYMES en el Municipio Barrancabermeja.

 Requerimientos del Proyecto:

Minimizar el impacto negativo económico en las PYMES del Municipio
Barrancabermeja.
Garantizar la permanencia de las PYMES en el entorno productivo y competitivo de
Barrancabermeja.
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO
FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES
ENTREGABLES
Fase I Iniciación:
Gestión del Proyecto Gestión de Integración:
Acta de Constitución del
Proyecto
Gestión de Comunicaciones:
Registro de Interesados
Planificación:
Gestión de Integración:
Plan de Dirección del Proyecto
Gestión de Alcance:
Plan de Gestión de Alcance
Plan de Gestión de Requisitos
Declaración del Alcance del
Proyecto
Estructura de Desgloses del
Trabajo
Gestión de Tiempo:
Plan de Gestión de Tiempo
Matriz de Asignación de
Responsabilidades
Requerimiento de Recursos del
Proyecto
Estimación de tiempos de
entregables
Cronograma del Proyecto
Documento de Hitos
Gestión de Costos:
Plan de Gestión de costos
Presupuesto del Proyecto
Gestión de Calidad:
Plan de Gestión de Calidad
Gestión de RRHH:
Plan de Gestión de Personal
Gestión de Comunicación:
Plan de Gestión de
Comunicaciones
Gestión de Riesgos:
Plan de Gestión de Riesgos
Categorización de los Riesgos
Identificación de los Riesgos-
Análisis DOFA
Plan de respuesta a los Riesgos
Gestión de Adquisiciones:
Plan de Gestión de
Adquisiciones
Ejecución
Gestión de Calidad:
Normas de calidad
Gestión de RRHH:
Matriz Asignación de
Responsabilidades
Desarrollo del equipo del
proyecto
 Organigrama del equipo del
proyecto
Gestión de Comunicación:
Índice del Archivo del Proyecto
Gestión de Adquisiciones:
Enunciado del Trabajo
Modelo del Contrato
Cierre
Actas Formales Entregables
Lecciones Aprendidas
Fase II – Análisis y estudio documental
Diseño de las normas nacionales e
internacionales aplicables para
las medidas de seguridad y
bioseguridad de las empresas.
Elaboración de Matriz
DOFA
Indicadores Internos
Indicadores Externos
Programación de herramientas
tecnológicas acordes a las
necesidades del sector.
Capacitación a los propietarios
de las PYMES respecto al uso
de las nuevas herramientas
tecnológicas
Fase III Equipos Adquiridos:
Requerimiento de Adquisiciones Hardware y Software
Cliente/Servidor
Muebles y Sillas
Computadores Portátiles para
programar
Servicios Adquiridos:
Servicios de Programación
Servicios de capacitación
 Fase IV –
Implementación
Fase V –
Seguimiento Y Control
INTERESADOS CLAVES
INTERESADOS INTERNOS
1. Grupo proponente del Proyecto
2.Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES)
3. Alcaldía de Barrancabermeja
- Entrega de Herramientas
Tecnológicas a la Alcaldía
de Barrancabermeja para
que implemente en las
PYMES.
- Entrega de un Plan de
Acción Estratégico al
Municipio de
Barrancabermeja para que
implemente las
herramientas tecnológicas.
Gestión de Calidad:
Lista de Verificación de
Entregables
Acciones Preventivas y
Correctivas
Gestión de Comunicación:
Relación de Informes del
Proyecto
Relación de Informes de
Rendimiento
Relación de Entregables
terminados
Informe de Rendimiento de los
Indicadores de Gestión
Relación de Requerimientos de
Cambios que fueron atendidos.
INTERESADOS
EXTERNOS
1. Ministerio de Tecnología y
Comunicaciones
2. Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo
3. Grandes empresas del sector.
 4. Empresas Privadas de Telecomunicaciones del Sector. 4. Sociedad Civil
5. Trabajadores y trabajadoras de las PYMES 5. Proveedores de productos y
servicios a las PYMES
RIESGOS
1. Riesgos de Tiempo: Demora en el proceso de adquisiciones.
2. Demora en la aplicación de estrategias tecnológicas por falencias de los proveedores de datos
y tecnología
3. Problemas de financiamiento del Patrocinador (Alcaldía de Barrancabermeja)
4. Riesgos de Tiempo: No alcanzar las metas propuestas en el tiempo que se fije en el cronograma de
actividades por dificultad de reunir a todos los involucrados
5. Riesgos de Alcance: No lograr capacitar a los trabajadores de las PYMES.
HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
Entrega del Plan del Proyecto 01 Abril de 2021
Revisión de Expertos 15 Abril de 2021
Entrega de documentos a la Alcaldía de Barrancabermeja 30 Abril de 2021
Aprobación 31 Mayo de 2021
Ejecución Mayo- Diciembre 2021
Cierre 15 Diciembre de 2021
Control y Seguimiento Enero- Junio 2022
PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Personal Monto
Por Mes 10 meses: 8
meses de
trabajo
2 meses de
control y
seguimiento
$
Desarrollador $ 4. 537.984 45.379.840
$
Programador $ 1.560.845 15.608.450
$
Diseñador Gráfico $ 1.312.382 13.123.820
Asesores Por mes 5 Asesorías.
1 por cada
fase del
Proyecto
$
Asesor Tecnológico $ 4.542.630 22.713.150
Asesor Empresarial $ 4.542.630 $
 22.713.150
$
Abogado $ 4.542.630 22.713.150
Equipos y Materiales Costos
Software (Sistemas operativos, herramientas de programación $ 2.600.000
en calendario, aplicaciones, bases de datos, herramientas de
productividad personal, herramientas de monitoreo, paquetes de
análisis)
2 Computadores $ 5.000.000
Oficina de trabajo $ 4.000.000
Imprevistos $ 4.000.000
(Papelería, documentación, transporte)
TOTAL $ 143.851.560
DURACIÓN DEL PROYECTO 14 Meses
GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO
ELVIS DUSSAN SÁNCHEZ
ABDUL ALEXEY BERMÚDEZ
EQUIPO DE TRABAJO: EDGAR STIVEN ROJAS
NIXON PEÑA
AUTORIZACIÓN ACTA

PATROCINADOR: ALCALDÍA DE
BARRANCABERMEJA,
SANTANDER
AUTORIDAD ASIGNADA: Secretaría de las TIC, Ciencia e
Innovación de la Alcaldía de
Barrancabermeja
Fuente: Los Autores
 Identificación de Interesados

Registro de Interesados del Proyecto

Tabla 2.

Interesados en el Proyecto

Identificación Evaluación Clasificación

Empresa y Información de Influencia Interno/ Apoyo/Neural/

Nombre Localización Expectativas principales Fase de mayor interés
Puesto Contacto potencia Externo Opositor
Mejorar el acceso a la
Ministerio de Edificio Murillo tecnología y la Fase I
+57(1) 344 34 60
Karen Tecnología y Toro Cra. 8a entre comunicación en el Gestión del Proyecto
- Línea Gratuita: Mediana Externo Apoyo
Abudinen Comunicaciones. calles 12A y 12B, municipio de Fase IV –
01-800-0914014
Ministra Bogotá, Colombia Barrancabermeja, mejorando Implementación
el desarrollo de la región.
José Ministerio de Mejorar el comercio de la
Fase I
Manuel Comercio, 018000958283 región, apoyando a las
Calle 28 No. 13 Gestión del Proyecto
Restrepo Industria y (+57) (1) 6067676 PYMES con el fin de Mediana Externo Neutral
A, Bogotá Fase V –
Abondano Turismo – EXT - 1403 brindar un mejor servicio al
Seguimiento Y Control
Ministro turismo.
Apoyar a la industria con el
Alfonso alfonso.eljach@b fin de garantizar la
Acadia de Municipio
Eljach arrancabermeja.go permanencia en el entorno Fuerte Todo el Proyecto Interno Apoyo
Barrancabermeja Barrancabermeja
Manrique v.co de las PYMES en el
Municipio Barrancabermeja
Pequeñas y Municipio El poder acceder a bienes y Mediana Fase I Interno Neutral
 servicios relacionados con la Gestión del Proyecto
Medianas ciencia, tecnología e Fase II –
Empresas Barrancabermeja innovación, que les permita Diseño
(PYMES) seguir funcionado y Fase V –
continuar la producción Seguimiento Y Control
Ing. Secretaria TIC Secretaría TIC
Teléfono (57-7)
Patricia Ciencia e Ciencia e
6115555. Icono
Helena Innovación de la Innovación de la Fuerte Todo el Proyecto Interno Apoyo
Fax (57-7)
Fierro Alcaldía de Alcaldía de
6115555.
Vitola Barrancabermeja Barrancabermeja
Desarrollador
Elvis Municipio Teléfono +57 300
herramientas TIC Fuerte Todo el Proyecto Interno Apoyo
Dussan Barrancabermeja 4147122
– Líder Proyecto
Carrera 8 # 6-19
Edificio Súper Fase III
Gerente - Estrellas Requerimiento de
Pedro Teléfono: (7) 621
COLOMTEL Oficina 1208 Fuerte Adquisiciones Interno Neutral
Vesga 49 72
SAS Barrancabermeja Fase IV –
- Santander / Implementación
Colombia
Recibir apoyo e
Trabajadores y infraestructura en
Municipio
trabajadoras de tecnologías que mejoren el Fuerte Todo el Proyecto Interno Apoyo
Barrancabermeja
las PYMES funcionamiento de las
Pymes
Trabajadores y Municipio Tener la infraestructura Fuerte Todo el Proyecto Interno Apoyo
trabajadoras de Barrancabermeja correcta para poder
las PYMES desempeñarse laboralmente
 de manera correcta y eficaz.
Recibir capacitaciones.
Fase I
Gestión del Proyecto
Fase II –
Proveedores de
Diseño
productos y Municipio
Fuerte Fase III Externo Apoyo
servicios a las Barrancabermeja
Requerimiento de
PYMES
Adquisiciones
Fase IV –
Implementación
Fuente: Los Autores
 Análisis de Interesados

El análisis de interesados es una técnica que consiste en analizar información cuantitativa

y cualitativa, tratando de determinar qué intereses particulares son los que los motivan, y de los

que habremos de preocuparnos para la consecución de los objetivos del proyecto.

En todo proyecto, existen personas o entidades afectadas por este, algunos de ellos

tendrán una capacidad limitada para influir en el desarrollo del mismo, y otras tendrán una

influencia más significativa sobre algunas de sus fases, o varias de ellas, pudiendo afectar a los

resultados esperados.

Por ello, será importante, conseguir reconocer el interés que tienes las partes interesadas

en el proyecto, así como el poder de los mismos para afectar a al objetivo principal del proyecto.

A continuación, se expone la relación definitiva de las partes interesadas que se van a

tener en cuenta en la elaboración de la matriz poder-interés:

Interesado 1: Alcaldía de Barrancabermeja, Santander - se estima un poder alto porque

tiene una alta capacidad de decisión y presupuesto además un interés alto el gran aporte que hará

por la comunidad.

Interesado 2: Grupo Proponente del proyecto - Entendemos que tiene un poder alto por

su capacidad de decisión, aunque menor que el interesado 1 y se estima que tiene un interés alto

en la consecución del éxito del proyecto.

Interesado 3: PYMES – poder bajo, velará sobre el correcto funcionamiento del

proyecto, interés alto pues es el interesado con mayor beneficio.

Interesado 4: Empresas Privadas de Telecomunicaciones – Este interesado ha mostrado

un gran interés por el proyecto, aunque su poder de decisión está limitado por razones

presupuestarias.
 Interesado 5: Ministerio de Tecnología y Comunicaciones y de Comercio, Industria y

Turismo - Entendemos que tiene un poder medio, inferior al patrocinador del proyecto (alcaldía)

pero tiene un interés alto porque estará más centrado sobre los problemas que tienen las PYMES

por la falta de tecnologías TIC y apoyara con todo su criterio y conocimiento para lograr los

objetivos del proyecto.

Interesado 6: Proveedores de productos y servicios a las PYMES - poder bajo y su

interés medio, ya que su objetivo principal será satisfacer las necesidades de las PYMES.

Interesado 7: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo - Entendemos que tiene un

poder medio, inferior a los interesados 1 y 2, además tiene un interés medio en el proyecto

porque se genera incremento en la industria y el comercio.

Con los resultados obtenidos de este estudio, se ha realizado la siguiente matriz poder-

interés:

Figura 1.
Matriz de evaluación poder-interés. Fuente: Elaborada por el equipo del proyecto, datos
recogidos.

Fuente: Los Autores

 Técnicas Analíticas

Al identificar los interesados se mide el nivel de participación actual de los mismos y se

compara con los niveles de participación planificados que se requieren para concluir el proyecto

con éxito.

Las herramientas de las técnicas analíticas son: a) Identificar y, b) Priorizar sus

necesidades.

Tabla 3

Herramientas de las Técnicas Analíticas

Identificar
Identificar las brechas entre los niveles de
participación actual y deseada
Identificación de las partes interesadas del
proyecto, discutir por qué son críticos para el
proyecto
Fuente: Los Autores
Priorizar
Equipo del proyecto identifica las acciones y
comunicaciones necesarias para cerrar estas
brechas
Mediante matriz dar prioridad a su lista de los
interesados en los términos de lo importante para
entregar resultados del proyecto

La clasificación de la participación se define en: desconocedor, reticente, neutral,

partidario y líder.
 Tabla 4.

Técnicas Analíticas

IDENTIFICAR Herramienta Objetivo

Técnicas Analíticas Análisis de interesados según el
PRIORIZAR
nivel de participación.
Fuente: Los Autores

Plan de Gestión de Interesados

Tabla 5.

Información del Proyecto

Empresa / UNAD 108001_951_15

Organización
Proyecto Fortalecimiento y desarrollo de las PYMES en el municipio de
Barrancabermeja a través del diseño e implementación de estrategias
tecnológicas para modernizar y garantizar la permanencia en el
entorno
Fecha de Preparación Marzo 2021
Cliente PYMES del Municipio de Barrancabermeja, Santander
Patrocinador (Sponsor) Alcaldía de Barrancabermeja, Santander.
Gerente / Líder de Elvis Dussan
proyecto
Participació Impacto esperado
Estrategia
Interesado / Nombre n Inicial en Plan de acción en el nivel de
Genérica
el proyecto participación
Alcaldía de Reuniones quincenales Cumplimiento del
Barrancabermeja, Líder Gestionar de cerca para discutir puntos del Plan de Desarrollo
Santander proyecto Municipal
- Presentación de
Fortalecer el
propuesta de solución al
desarrollo de las
proyecto
Grupo Proponente del PYMES del
Líder Gestionar de cerca - Comunicación constante
proyecto Municipio
con la Alcaldía de
Barrancabermeja,
Barrancabermeja y las
Santander
PYMES del municipio
PYMES Partidario Mantener Reuniones para resolver Implicados
 Informados
importantes/
Apoyo Implementar dudas
Beneficiarios
herramientas
Suministrar
Empresas Privadas de Partidario Reuniones para resolver Implicados
Información
Telecomunicaciones Apoyo dudas importantes

Ministerio de
Tecnología y
Comunicaciones para
Comunicaciones y de Neutral Monitorear Poca influencia
resolver dudas
Comercio, Industria y
Turismo
Grandes Empresas del Reuniones para resolver
Reticente Observar Poca Influencia
Sector dudas
Comunicaciones para
Sociedad Civil Neutral Monitorear Poca influencia
resolver dudas
Fuente: Los Autores

Plan para la Dirección de Proyecto

Tabla 6
Plan para la Dirección del Proyecto

Ciclo de Vida Procesos que se llevarán a cabo en Logro de objetivoa

Ver Tabla 7 cada fase Ver Tabla 9
Ver Tabla 8
Plan de Gestión de Plan de Gestión de la Líneas Bases del Proyecto
cambios configuración
Ver Tablas
10,11,12
Fuente: Los Autores
Tabla 7
 Ciclo de Vida del Proyecto

Preinversión (Abril, 2021) Inversión (Mayo, Operación (Junio- Evaluación ExPost:

2021) 2021-Dic 2021) (Ene-Jun, 2022)

Presentación y análisis de La inversión Ejecución de Comprende el

proyecto, comprende la corresponde a la actividades, es decir la seguimiento y control
presentación ante la Alcaldía segunda etapa, realización objetiva, de las actividades
de Barrancabermeja del representada con el cierta y real del realizadas, en este caso
Proyecto, respaldado con el diseño del programa proyecto. el uso de las
acta de constitución y la de acuerdo al monto herramientas
identificación de los aprobado, es decir los tecnológicas por las
interesados, así como también requerimientos de PYMES, en el
los tiempos de ejecución adquisiciones contexto de la
representado en un correspondientes a modernización de las
cronograma de actividades y, cada fase. actividades
además de ello la estructura de económicas.
costos y presupuestos
solicitados.
Fuente: Los Autores

Tabla 8
Procesos que se llevarán a cabo en cada fase

Fase 1 Iniciación Planificación Ejecución Cierre

Descripción Gestión de Gestión de Gestión de Actas Formales
Integración: Alcance Calidad Entregables
Gestión de Gestión de Lecciones Aprendidas
Gestión de Requisitos RRHH
Comunicaciones: Gestión de Gestión de
Tiempos Adquisición
Gestión de
Comunicacione
s
 Fase 2 Elaboración de Indicadores Programación Capacitación a los
Diseño Matriz DOFA Internos y de herramientas propietarios de las
Externos tecnológicas. PYMES

Fase 3 Productos Hardware y Software Servicios

Requerimiento Cliente/Servidor Servicios de Programación
de Adquisiciones Muebles y Sillas Servicios de capacitación
Computadores Portátiles para
programar
Fase 4. Entrega de Herramientas Entrega de un Plan de Acción Estratégico
Implementación Tecnológicas

Fase 5. Gestión de Calidad: Gestión de Comunicación

Seguimiento y
Control
Fuente: Los Autores

Tabla 9

Ejecución del Trabajo para el logro de Objetivos

Objetivo 1 Análisis y estudio documental de las normas

Analizar la legislación nacional e internacional
vigente relacionada con el Covid-19 para definir
protocolos de bioseguridad de las empresas en el
sector.
Objetivo 2
Plantear un Plan estratégico, basado en una matriz
DOFA, para minimizar el impacto negativo y
preparar a las PYMES para una reactivación
efectiva y segura.
Objetivo 3
Diseñar herramientas tecnológicas dirigidas a
modernizar las PYMES del municipio de
Barrancabermeja.
Fuente: Los Autores
nacionales e internacionales aplicables para las
medidas de seguridad y bioseguridad de las
empresas.
Elaboración de Matriz DOFA
Indicadores Internos
Indicadores Externos
Programación de herramientas tecnológicas
acordes a las necesidades del sector.
Capacitación a los propietarios de las PYMES
respecto al uso de las nuevas herramientas
tecnológicas
 Gestión de Cambios

El Plan de Gestión de cambios se realizará a través de una planilla dispuesta que indicará

la categoría de solicitud de cambio, bien sea el alcance, los requisitos o el cronograma, conforme

se indica en los ítemes siguientes (Tablas 10, 11 y 12) esta gestión debe ser notificada ante el

encargado del proyecto, al Director del Proyecto y al Patrocinador, conforme al cambio que se

trate, sea que modifique costos, tiempos o impacto y se debe diligenciar a través de una planilla

de solicitud de cambio, la cual se anexa en lo sucesivo:

Solicitud de cambio

Fortalecimiento y desarrollo de las PYMES en el municipio de Barrancabermeja a través del

diseño e implementación de estrategias tecnológicas para modernizar y garantizar la permanencia en el

entorno

Fecha: [dd/mm/aaa]

Datos de la solicitud de cambio

Nro control de solicitud de cambio

Solicitante del cambio
Área del solicitante
Lugar
Patrocinador del proyecto
Gerente del proyecto

Categoría de cambio

Marcar todas las que apliquen:

Calida Recurso
Alcance Cronograma Costos
d s
Procedimientos Documentación Otro
 Causa / origen del cambio

Reparación de Acción
Solicitud de cliente
defecto correctiva
Acción Actualización / Modificación de
preventiva documento
Otros

Descripción de la propuesta de cambio

Justificación de la propuesta de cambio

Impacto del cambio en la línea base

Alcance:

Cronograma:

Costo:

Calidad:

Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)

 Implicaciones para los interesados

Implicaciones en la documentación del proyecto

Riesgos

Comentarios

Aprobación

Firmas del comité de cambios

Nombre Rol / Cargo Firma

Fuente: Los Autores. Adaptado de PMOinformatica.com. La oficina de proyectos de informática

Gestión del Alcance

Tabla 10.

Gestión del Alcance

Nombre del Proyecto Fortalecimiento y desarrollo de las PYMES en el municipio de

Barrancabermeja a través del diseño e implementación de
estrategias tecnológicas para modernizar y garantizar la
permanencia en el entorno.
Preparado por: Elvis Dussan. Desarrollador
Fecha 01 de Abril de 2021
1. Describir cómo será administrado el alcance del proyecto:
Las Iniciativas del Alcance del Proyecto serán canalizadas a través de la Secretaría de las TIC,
Ciencia e Innovación de la Alcaldía de Barrancabermeja, revisadas con el Gerente del
Proyecto y aprobadas por la Alcaldía del municipio de Barrancabermeja, Santander.
2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto:
Los cambios del Proyecto deben ser evaluados y aprobados. El gerente del proyecto debe
cuantificar el impacto y proveer alternativas de solución, informando a cada uno de las
personas que forman parte del Proyecto y a la Secretaría de las Tic, Ciencia e Innovación de la
Alcaldía de Barrancabermeja, Santander para la aprobación de dichos cambios.
Los cambios solicitados serán solicitados en reuniones quincenales, indicando el estado de los
mismos en la reunión siguiente a la que fue solicitado.
 3. Identificación y Clasificación de los cambios al Alcance
Una vez identificados los cambios, el Gerente del Proyecto o quien se designe revisará la
solicitud y hará una evaluación de los mismos, pudiendo requerir información adicional de los
expertos asesores.
4. Descripción e Integración de los cambios al Proyecto
Si el impacto del cambio no modifica la línea base del Proyecto será aprobado por el Gerente
del Proyecto, en caso contrario debe ser aprobado por la Alcaldía de Barrancabermeja a través
de la Secretaría de las Tic, Ciencia e Innovación.
Fuente: Los Autores

Gestión de Requisitos

Tabla 11.

Gestión de Requisitos

Proyecto Fortalecimiento y desarrollo de las PYMES en el municipio de

Barrancabermeja a través del diseño e implementación de estrategias
tecnológicas para modernizar y garantizar la permanencia en el entorno
Preparado por: Equipo: 108001_951_15 Fecha 01 04 2021
Revisado por: Secretaría de las TIC, Ciencia e Fecha 30 04 2021
Innovación de la Alcaldía de
Barrancabermeja
Aprobado por: Alcaldía de Barrancabermeja Fecha 31 05 2021
RECOPILACIÓN DE REQUISITOS
1. Entrevistas a los gerentes o directivos de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) del
Municipio de Barrancabermeja del Departamento de Santander.
2. Entrevistas con los proveedores de Sistemas Tecnológicos e Información del Municipio de
Barrancabermeja del Departamento de Santander.
PRIORIZACIÓN DE REQUISITOS
Para la priorización de los requisitos se empleará un listado de todos los requerimientos
clasificándolos en una escala del 1 al 10 donde se considere el poder y el impacto de cada uno,
el porcentaje de influencia en la calificación total será de 60 % - 40 % respectivamente, ésta
determinará la priorización de los requisitos.
TRAZABILIDAD
Definidos los requerimientos de los interesados se ordenarán en una matriz de trazabilidad,
 bajo el siguiente formato:
Requisito Descripción Prioridad Código Estado Actual Fecha
(Escala 1 EDT (Activo, cancelado,
al 10) Diferido, Agregado,
Aprobado)
Fuente: Los Autores

Gestión de Tiempo

Tabla 12.

Gestión de Tiempo

Nombre del Proyecto Fortalecimiento y desarrollo de las PYMES en el municipio de

Barrancabermeja a través del diseño e implementación de
estrategias tecnológicas para modernizar y garantizar la
permanencia en el entorno.
Preparado por: Elvis Dussan. Desarrollador
Fecha 01 de Abril de 2021
Personas autorizadas a solicitar cambio en el cronograma:
Nombre Cargo Ubicación
Abg. Alfonso Eljach Alcalde del Municipio Alcaldía del Municipio
Manrique Barrancabermeja Barrancabermeja
Ing. Patricia Helena Fierro Secretaria TIC Ciencia e Secretaría TIC Ciencia e
Vitola Innovación de la Alcaldía de Innovación de la Alcaldía de
Barrancabermeja Barrancabermeja
Ing. Elvis Dussan Desarrollador herramientas Proponente Proyecto
TIC
Personas que aprueban cambio en el cronograma:
Nombre Cargo Ubicación
Abg. Alfonso Eljach Alcalde del Municipio Alcaldía del Municipio
Manrique Barrancabermeja Barrancabermeja
Ing. Patricia Helena Fierro Secretaria TIC Ciencia e Secretaría TIC Ciencia e
Vitola Innovación de la Alcaldía de Innovación de la Alcaldía de
Barrancabermeja Barrancabermeja
Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto
Solicitud de cambio de alcance
 Desastres naturales
Huelgas y revueltas populares
Atrasos ocasionados por problemas de conectividad
Incumplimiento de los proveedores de Sistemas de Comunicación e Información
Fuente: Los Autores

Plan de Gestión de Comunicación

Líneas Bases del Proyecto

Tabla 13
Línea Base de Alcance

Fases Principales entregables Duración

Fase I Iniciación: 9 Meses
Gestión del Proyecto Gestión de Integración:
Acta de Constitución del Proyecto
Gestión de Comunicaciones:
Registro de Interesados
Planificación:
Gestión de Integración:
Plan de Dirección del Proyecto
Gestión de Alcance:
Plan de Gestión de Alcance
Plan de Gestión de Requisitos
Declaración del Alcance del Proyecto
Estructura de Desgloses del Trabajo
Gestión de Tiempo:
Plan de Gestión de Tiempo
Matriz de Asignación de Responsabilidades
Requerimiento de Recursos del Proyecto
Estimación de tiempos de entregables
Cronograma del Proyecto
Documento de Hitos
Gestión de Costos:
Plan de Gestión de costos
Presupuesto del Proyecto
Gestión de Calidad:
Plan de Gestión de Calidad
Gestión de RRHH:
Plan de Gestión de Personal
Gestión de Comunicación:
Plan de Gestión de Comunicaciones
Gestión de Riesgos:
Plan de Gestión de Riesgos
Categorización de los Riesgos
Identificación de los Riesgos- Análisis
DOFA
Plan de respuesta a los Riesgos
Gestión de Adquisiciones:
Plan de Gestión de Adquisiciones
Ejecución
Gestión de Calidad:
Normas de calidad
Gestión de RRHH:
Matriz Asignación de Responsabilidades
Desarrollo del equipo del proyecto
Organigrama del equipo del proyecto
Gestión de Comunicación:
Índice del Archivo del Proyecto
Gestión de Adquisiciones:
Enunciado del Trabajo
Modelo del Contrato
Cierre
Actas Formales Entregables
 Lecciones Aprendidas
Fase II – Análisis y estudio documental de las normas
Diseño nacionales e internacionales aplicables para
las medidas de seguridad y bioseguridad de
las empresas.
Elaboración de Matriz DOFA
Indicadores Internos
3 Meses
Indicadores Externos
Programación de herramientas tecnológicas
acordes a las necesidades del sector.
Capacitación a los propietarios de las PYMES
respecto al uso de las nuevas herramientas
tecnológicas
Fase III Equipos Adquiridos:
Requerimiento de Hardware y Software
Adquisiciones Cliente/Servidor
Muebles y Sillas
14 Meses
Computadores Portátiles para programar
Servicios Adquiridos:
Servicios de Programación
Servicios de capacitación
Fase IV – - Entrega de Herramientas
Implementación Tecnológicas a la Alcaldía de
Barrancabermeja para que implemente en
las PYMES. 1 Mes
Entrega de un Plan de Acción Estratégico al
Municipio de Barrancabermeja para que
implemente las herramientas tecnológicas.
Fase V – Gestión de Calidad: 14 Meses
Seguimiento Y Lista de Verificación de Entregables
Control Acciones Preventivas y Correctivas
Gestión de Comunicación:
 Relación de Informes del Proyecto
Relación de Informes de Rendimiento
Relación de Entregables terminados
Informe de Rendimiento de los Indicadores
de Gestión
Relación de Requerimientos de Cambios que
fueron atendidos.
Fuente: Los Autores

Tabla 14
Línea Base de Presupuesto

Costo total del proyecto: $ 143.851.560

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Personal Monto
Por Mes 10 meses: 8 meses
de trabajo
2 meses de control y
seguimiento
Desarrollador $ 4. 537.984 $ 45.379.840
Programador $ 1.560.845 $ 15.608.450
Diseñador Gráfico $ 1.312.382 $ 13.123.820
Asesores Por mes 5 Asesorías. 1 por
cada fase del
Proyecto
Asesor Tecnológico $ 4.542.630 $ 22.713.150
Asesor Empresarial $ 4.542.630 $ 22.713.150
Abogado $ 4.542.630 $ 22.713.150
Equipos y Materiales Costos
Software (Sistemas operativos, $ 2.600.000
herramientas de programación en
calendario, aplicaciones, bases de
datos, herramientas de
productividad personal,
herramientas de monitoreo,
paquetes de análisis)
2 Computadores $ 5.000.000
Oficina de trabajo $ 4.000.000
Imprevistos $ 4.000.000
 (Papelería, documentación,
transporte)
TOTAL $ 143.851.560
Fuente: Los Autores

Conclusiones

Una vez evaluados los aspectos claves del proyecto denominado “Fortalecimiento y desarrollo de

las PYMES en el municipio de Barrancabermeja a través del diseño e implementación de estrategias

tecnológicas para modernizar y garantizar la permanencia en el entorno” se pudo observar la viabilidad

del mismo derivada de la identificación de los interesados, los cuales en definitiva son los garantes del

éxito o fracaso de cualquier proyecto.

A partir de ello, la aplicación de técnicas analíticas permitió elaborar un plan de gestión de interesados

que, permitió identificar y priorizar los interesados en el proyecto, lo cual guiará al grupo proponente del

proyecto a establecer la trazabilidad del mismo conforme a las necesidades y requerimientos de cada uno

de ellos.

Todo lo anterior, resulta de suma importancia para el inicio del proyecto, pues a partir de allí, se

identificarán las problemáticas y riesgos que tienen las PYMES y se adoptarán medidas tanto

preventivas como correctivas en los procesos que generan mayor impacto negativo en el

sostenimiento de las PYMES y así se logrará el correcto sostenimiento y modernización de las

PYMES con la implementación de las TIC.

 Referencias

 Coronavirus: Origen y Evolución. . (2020). Redacción Médica. Obtenido de

https://www.redaccionmedica.com/secciones/sanidad-hoy/coronavirus-origen-
evolucion-por-que-no-es-igual-sars-mers-1429
 Ortíz & Méndez. (2020). Caso de estudio en empresas de Barrancabermeja,
Santander: liderazgo en tiempos de COVID-19. Barrancabermeja: Universidad
Cooperativa de Colombia.
 Superintendencia de Sociedades. (2020). Impacto de la Coyuntura del
Coronavirus en la Economía Colombiana. Superintendencia de Sociedades.
Obtenido de
https://www.supersociedades.gov.co/Noticias/Publicaciones/Revistas/2020/Impa
cto-economico-COVID-19-Supersociedades-2020.pdf