Índice
Introducción Excel 2007 ................................................................................................ 3 Empezar a trabajar con Excel 2007 ............................................................................... 4 I. Aplicar Formato a la Hoja de Cálculo ........................................................................ 12 II. Fórmulas y Funciones ............................................................................................. 16 Funciones Matemática y Trigonométrica .................................................................. 20 Funciones Estadísticas ............................................................................................ 22 Funciones Lógicas ................................................................................................... 24 Funciones Financieras ............................................................................................. 26 Funciones de Bases de Datos.................................................................................. 27 Funciones de Búsqueda y Referencia ...................................................................... 29 III. Gráficos .................................................................................................................. 32 III. Herramientas Avanzadas........................................................................................ 34 IV. Manejo de Bases de Datos .................................................................................... 37 V. Diseño e Impresión de Hojas de Cálculo ................................................................. 47 Bibliografía .................................................................................................................. 51

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Introducción Excel 2007
Excel es un programa Ofimático que brinda muchas facilidades para la realización de cálculos simples y complejos, así como representaciones gráficas de los datos que el usuario ingresa. Es un programa que permite la creación de Libros de Trabajo; formados por Hojas de Cálculo que permiten realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula, que facilitan el análisis de los mismos mediante representaciones gráficas. Este curso de Excel Avanzado, pretende afianzar los conocimientos de Excel adquiridos empíricamente en el quehacer laboral, además de proporcionar algunas herramientas útiles para realizar cálculos de mayor complejidad, utilizar filtros, formularios, bases de datos, validaciones, tablas dinámicas y gráficos, que faciliten la comprensión e interpretación de nuestra información. Al utilizar el programa se crea un archivo de extensión .xlsx denominado Libro. Un libro es un 1 conjunto de hojas de cálculo y gráficos y puede contener más de 2,400 hojas. Cada hoja de cálculo está formada por filas y columnas. El usuario puede utilizar 16.384 columnas y 1.048.576 filas.

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Como se muestra en la imagen anterior, las columnas se identifican por letras, que van desde la A hasta la XFD2 y las filas por números 1, 2,3…1048576 3. La intersección de una fila y una columna se denomina Celda, cuyo nombre está formado por el identificativo de la Columna seguido del identificativo de la columna, por ejemplo A1, B6, Z43. La unión de celdas horizontalmente se llama rango horizontal y se denota de la siguiente manera: A1:J1 es decir, desde la celda A1 hasta la J1. La unión de celdas verticalmente se denomina rango vertical y se denota así, A1:A50; desde la celda A1 hasta la celda A50. Una Referencia identifica el rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los datos que desea utilizar en las fórmulas. Otra forma de hacer referencias a los rangos es utilizar dos valores separados por dos puntos (:), como se explicaba anteriormente.

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Universidad de Novarra. Centro de Tecnología Informática. Manual Excel 2003 Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia la derecha 3 Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia abajo

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Empezar a trabajar con Excel 2007
Empezar a trabajar con Excel Existen varias formas para abrir el programa:  Desde la Opción Programas:
1. 2. 3. 4. Clic en el Menú Inicio Opción Todos los Programas Clic en Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007

2. Clic en Ejecutar

 Desde la Opción Ejecutar
1. 2. 3. 4. Clic en el Menú Inicio Opción Ejecutar En el Recuadro abrir escribe excel, puede escribirse en mayúscula o minúscula. Para finalizar, Clic en Aceptar o con Enter basta.

3. Escribir Excel

Elementos de la Ventana de Excel

Al iniciar Excel, aparece la ventana principal del programa, en donde usted puede realizar operaciones básicas de copiado y pegado, formato de fuentes, alineaciones y formato de celdas, estilos a las celdas, filtros, insertar funciones, entre otras.

4. Aquí

Clic

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La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Por defecto, al crear un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guarde y le de el nombre que desea. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar . La barra de acceso rápido Contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . Si desea añadir más botones a la barra de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable de la derecha y seleccione las opciones que desea añadir a la barra, como se muestra a la derecha:

La Banda de Opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. En la siguiente imagen se muestran las opciones correspondientes al menú Inicio.

Al hacer clic en Insertar, verá las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel y así cada una de las opciones de los menús. La Barra de etiquetas Cuando empieza a trabajar en Excel, el nuevo libro trae por defecto tres hojas de cálculo, basta con un solo clic encima de la pestaña, para trasladarse de una hoja a otra. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendrá que hacer uso de los botones que aparecen a la izquierda de dicha barra: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que está visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que está visualizando. Para visualizar las últimas hojas.

Botón Office. El botón de Office, se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla, y permite realizar acciones sobre el documento, tales como Guardar, Guardar Como, Imprimir, Nuevo Libro, etc. La barra de fórmulas Muestra el nombre y el contenido de la celda activa.
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tiene que almacenarlo en alguna unidad de disco. Aparecerá una ventana similar a la siguiente: 4. Una vez que ya ha guardado el documento. 6 Editado por: Ing. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G. 3. haga Clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. etc. de no ser así. Guardar y Abrir un Libro de Trabajo Cuando empieza a crear un libro de trabajo y desea recuperarlo en otra ocasión para modificarlo o imprimirlo. se guardará con el mismo nombre que tenía. Para guardar un libro 1. cd. Clic en Guardar Este formato de archivo sólo podrá abrirse en computadoras que tengan instalado el Excel 2007. Clic en el Botón de Office 2. es recomendable que guarde el archivo como tipo: Libro de Excel 97-2003. 5. Seleccione la Opción Guardar.A. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía . disquete. Escriba el nombre del archivo que creado 6. dvd. esta operación se denomina Guardar. Es recomendable que vaya guardando periódicamente el trabajo que hace. Seleccione la ubicación donde desea almacenar el archivo. dado que pueden ocurrir inconvenientes que causen pérdida de la información.

En la ventana de Guardar Como… antes de hacer clic sobre el botón Guardar.Programa de Capacitación Informática. Coordinación TIC . es recomendable aplique contraseña al mismo. debe hacer clic en el botón de Office. tal como se muestra a continuación: Clic Aquí Luego seleccionar la opción… Opciones Generales y se mostrará la ventana donde indicará la contraseña que desea colocar. por ejemplo. haga clic en el botón Herramientas ubicado en la parte inferior izquierda de la misma ventana. Erika Mejía & Lic. se protege mediante una contraseña. al finalizar hacer clic en Aceptar: Para abrir un libro: Para abrir un libro anteriormente guardado.FCTyA Aplicar contraseña al archivo creado Si usted desea proteger un archivo. 7 Editado por: Ing. en el caso que el control de Notas de los estudiantes se lleve en una hoja de cálculo y para evitar cualquier modificación. Fabiola Mejía . Es útil. y luego en la opción Abrir.

antes de alarmarse es recomendable intente abrir el archivo como de sólo lectura. 8 Editado por: Ing. clic sobre el archivo y luego en el botón Abrir. columnas y hojas de cálculo Para poder modificar una celda o un rango de celdas es necesario seleccionar aquellas en las que desea realizar la operación. filas.Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente: Seleccione la ubicación donde está el archivo que desea abrir. Operaciones con Celdas y Hojas Selección de celdas. Puede suceder que el archivo que creó. como copia o indicarle al sistema que intente reparar el archivo. B. Fabiola Mejía . Erika Mejía & Lic. se dañe por diferentes causas.

3. Clic en él para insertar una fila. pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar. 2. 4. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio. Seleccione las celdas que desea copiar o cortar. Aunque la primera celda aparezca sombreada en blanco eso significa que de ahí inicia la selección. Seleccione la fila que desea eliminar.Programa de Capacitación Informática. Erika Mejía & Lic. Este se transforma en una cruz gruesa blanca.  Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. Para Copiar y Pegar celdas 1. tal como: . 2. hay un botón de Eliminar. Seleccione la nueva ubicación de la celdas.  Para seleccionar una hoja de cálculo situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.. . hay un botón de Insertar. 2. Para agregar filas y/ o columnas 1. Para eliminar una fila y/ o columna 1..  Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste. Coordinación TIC . Fabiola Mejía . En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio. Clic en él para eliminar la fila..FCTyA  Para seleccionar una única celda sólo tiene que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón. después soltarlo y verá como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. o en su caso Cortar pestaña de Inicio.. Clic en el botón Pegar .  Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes. Haga clic en el botón Copiar . ambos ubicados en la 9 Editado por: Ing. Ubíquese encima de la fila donde desea insertar la nueva fila.

basta con hacer doble clic encima del nombre de la hoja y escribir el nuevo nombre. No se pueden seleccionar todas las hojas.  Seleccionar el menú Formato. Erika Mejía & Lic. Cambiar Nombre a la Hoja Para cambiar el nombre a la hoja. O bien. deberá quedar al menos una en el libro de trabajo. Seleccione la opción Insertar Hoja.  Aparecerá otro submenú.  Elegir la opción Mostrar hoja.Insertar hojas en un libro de trabajo Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo. Para añadir una hoja. 10 Editado por: Ing.  Seleccionar la opción Ocultar hoja. seguiremos los siguientes pasos: 1.  Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. Fabiola Mejía .  Seleccionar la hoja a mostrar..  Aparecerá otro submenú. Si deseamos mostrar hojas ocultas. hay un botón de Insertar.  Elegir la opción Ocultar y mostrar. seguir los siguientes pasos:  Seleccionar el menú Formato. seguir los siguientes pasos:  Seleccionar las hojas a ocultar.. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja.  Elegir la opción Ocultar y mostrar. 2. Mostrar hojas ocultas. ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada.  Hacer clic en Aceptar.. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio. tendrás que añadir más.  Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo.. Hacer clic en el botón Insertar Hoja que aparece en la barra de etiquetas: Ocultar hojas.

1. Nota: Si antes de introducir la información cambia de opinión y desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial. Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos. es posible introducir textos. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas. al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Fabiola Mejía . Seleccionar el color deseado.FCTyA Cambiar el color a las etiquetas de hoja Excel 2007 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo. seguir los siguientes pasos:     Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio. Erika Mejía & Lic. Aparecerá otro submenú. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.Programa de Capacitación Informática. Para ello. Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos deseados. sólo debe pulsar la tecla Esc o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Coordinación TIC . izquierda. como muestra la siguiente figura: 2. números o fórmulas.  Teclas de Movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada: derecha. sólo deberá Seleccionar la opción Sin color. basta con presionar la tecla F2 o Supr. Una vez escrito el contenido de la celda. Para modificar el contenido de una celda. Elegir la opción Color de etiqueta.  Cuadro de Aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas. Ingreso de Datos en las celdas En cada una de las celdas de la hoja. arriba o abajo. 11 Editado por: Ing. puede utilizar los siguientes métodos:  Enter: Se valida el valor introducido en la celda.

Del cuadro de diálogo que se abre. el tamaño.I. Tiene diferentes opciones para cambiar el aspecto de las celdas. Erika Mejía & Lic. Fuente Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente. B. puede utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones. tipo y aspecto de la letra. en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación. sombreados y forma de visualizar números en la celda. Alineación Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. Una vez elegidos todos los aspectos deseados. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo. 12 Editado por: Ing. • Utilizando los cuadros de diálogo: En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente. Fabiola Mejía . aparecerá la ficha de la derecha. haciendo clic sobre la pestaña Fuente. Aplicar Formato a la Hoja de Cálculo Excel nos permite darle una buena presentación a la hoja de cálculo resaltando la información más interesante. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo. hacemos clic sobre el botón Aceptar. Formato de celdas. entre otras. bordes. estilo y color de los datos de una celda. A. la alineación.

En caso de querer otro tipo de borde. 4.  Desde el Menú Contextual Fuente 1. Fabiola Mejía .Programa de Capacitación Informática. 13 Editado por: Ing. 2.FCTyA Luego aparecerá la ventana de alineación donde usted podrá modificar. elegirlo desde la flecha derecha del botón. O hacer clic en la opción Más Bordes… Aparecerá la ventana de Formato de Celdas. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Coordinación TIC . Seleccionar la pestaña Inicio. clic en Aceptar. Erika Mejía & Lic. Usted puede aplicar bordes de diferentes maneras:  Desde la Banda de Opciones En la Banda de opciones dispone de un botón que permite modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. 3. las opciones que estime conveniente: C. una vez que modifique los bordes que desea. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. Bordes Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Números Excel nos permite modificar la realizarse de dos maneras:  Desde la Banda de Opciones En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón. E. Para ello. 7. 5. Otra forma de aplicar relleno. Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %). Puede 14 Editado por: Ing. 3.5. 4. hacer clic sobre el botón Aceptar. es desde el Menú Contextual Fuente: 1. 6. en amarillo. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados. visualización de los números en la celda. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía . 7. D. Relleno Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. En caso de querer otro color de sombreado. 6. en nuestro caso. Una vez elegidos todos los aspectos deseados. Seleccionar la pestaña Inicio. 2. seguir los siguientes pasos: En la Banda de opciones dispone de un botón que permite modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste. los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda. elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Hacer clic sobre la pestaña Relleno. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. hacer clic sobre el botón Aceptar.

también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.FCTyA Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación). Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Fabiola Mejía . Las más utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. etc. permite especificar el número de decimales. La categoría depende del valor introducido en la celda.  Desde el Menú Contextual Número 1. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Aparecerá la ficha de la derecha: 5. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes.1528 como 15%. 4. Hacer clic sobre la pestaña Número. decimales. 15 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales. por ejemplo. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.Programa de Capacitación Informática. Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Hacer clic sobre el botón Aceptar. un formato de porcentaje sin decimales muestra 0. Coordinación TIC . se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %. Moneda: Es parecido a la categoría Número. y con 2 decimales lo mostraría como 15. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría: 6. 2. Este formato admite enteros. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.28%. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Seleccionar la pestaña Inicio. 3. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. números en forma exponencial.

así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 16 Editado por: Ing.  Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.  Inserte el símbolo =. Fórmulas y Funciones Fórmula Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes. fórmulas o funciones. y luego digite los valores o indique la referencia de las celdas con las valores que la fórmula utilizará. Sintaxis de una función: nombre_función(argumento1.. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. El operador ":" nos identifica un rango de celdas.  Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto). Sintaxis de una Fórmula: = referencia + operador + referencia Pasos para insertar una Fórmula:  Seleccione la celda en la que desea insertar la fórmula.. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. Esta debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto.. verifique que esta no contenga datos. referencias a otras celdas y operadores.argumento2. Erika Mejía & Lic. así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8..  Luego pulse enter para que aparezca el resultado. precedida siempre del signo = (igual).II. que opera con uno o más valores y devuelve un resultado el cual aparecerá directamente en la celda. Función Una función es una fórmula predefinida por Excel 2003. Fabiola Mejía .argumentoN) Reglas para definir una función:  Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.  Los argumentos deben de separarse por un punto y coma . para efectuar el cálculo.

Desde la celda: Basta con escribir el signo de igual y luego la sintaxis de la función. Fabiola Mejía .Programa de Capacitación Informática.FCTyA Insertar una Función Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis. 17 Editado por: Ing. derecha. pero Excel 2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas. las fórmulas en las celdas contiguas a las que ya contengan una. O bien. abajo o arriba). en donde desea copiar la fórmula. Para efectuar este proceso coloque el cursor en la parte inferior derecha de la celda justo donde se observa el punto negro de la misma.  Elegir la opción Insertar función. Erika Mejía & Lic. Desde el Asistente  Situarse en la celda donde queremos introducir la función. cuando el cursor se convierta en una cruz negrita como se observa en la imagen superior derecha arrastre el ratón en la dirección (izquierda. Observe en la celda D4 la fórmula =B4+C4. ofrece una forma más rápida y efectiva de copiar automáticamente. aparecerá Copiado automático de funciones / fórmulas Excel 2003. Coordinación TIC . En ambos casos. Como el caso de la figura de la derecha. hacer clic sobre el botón el siguiente cuadro de diálogo: de la barra de fórmulas.  Hacer clic en el Menú Fórmulas.

Tal como se observa en la imagen de la izquierda.  ABSOLUTAS: Si copia una fórmula con referencias absolutas. Los diferentes tipos de referencias a celdas son:  RELATIVAS: Si copia una fórmula con referencias relativas. habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. Fabiola Mejía . Referencias Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. La fórmula se copió para las celdas inferiores con los datos de referencia correspondientes. la fórmula cambiará automáticamente dependiendo de donde vamos a copiarla. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia indica seleccionar la celda A2 de la hoja Hoja2. la fórmula no variará ya que se indica que celdas quedarán fijas (el símbolo $ indica que una celda está fija y no cambiará cuando se copie) Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Erika Mejía & Lic. 18 Editado por: Ing. así podremos hacer cálculos con celdas de diferentes hojas y libros. la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2.  Referencia a otras hojas: Debe indicarse el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos.

###: Esto no es necesariamente un error. #¿Nombre? Este quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula. Mensajes de error más frecuentes Cuando una fórmula no se introduce correctamente. y el resto como referencia a otra hoja. 19 Editado por: Ing. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver bien los resultados. #¡div/0!: Se muestra cuando en la fórmula se ha hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe. Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003".Programa de Capacitación Informática. Fabiola Mejía . o argumentos de función. o es una casilla en blanco. Excel presenta un mensaje de error que indica cuál es el fallo cometido: #¡Valor!: Excel envía este error cuando en la fórmula se hace referencia a una celda en la que no hay un valor numérico sino de texto. Erika Mejía & Lic. en la Hoja1 y en la celda B2.FCTyA  Referencia a otros libros: Para hacer referencia a celdas de otros libros debe indicar el nombre del libro entre corchete. o comas en lugar de puntos y viceversa para indicar decimales o miles. #¡ref!: Este error quiere decir error en la referencia de celdas que se hace en las fórmulas. o es cero. Con esto el Excel. algún espacio o alguna letra incorrecta. falta de paréntesis. Coordinación TIC . indica que el resultado de la fórmula no cabe en el ancho de la celda.

Fabiola Mejía . Este procedimiento devolverá el resultado en la celda indicada. A5. Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentran en el rango de celdas que el usuario indica como referencia de la función. Al insertar esta función. aparecerá una ventana como la siguiente: En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas como: A4:A8 Lo cual significa que la función sumará todos los valores que estén en las celdas A4. aparece una ventana similar a la siguiente: En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. A5. A7. (16+3+14+22+13) = 68 Para seleccionar el rango de los datos en el campo Número1. Por ejemplo al utilizar la función Suma(). debe hacer clic sobre le botón . Lo cual significa que la función multiplicará todos los valores que estén en las celdas A4. A8. Seleccionar el rango y hacer clic nuevamente en el botón PRODUCTO (). Cada función necesita argumentos u origen de datos sobre los cuales trabajará la función. Esta función efectúa la multiplicación de todos los valores que se encuentran en el rango indicado. A7. A6.Funciones Matemática y Trigonométrica SUMA (). A8. Erika Mejía & Lic. A6. 20 Editado por: Ing.

El criterio es la condición que debe cumplirse para evaluar y sumar los datos del rango. Coordinación TIC . Fabiola Mejía . Erika Mejía & Lic. Aquí se escribe el número base o la celda que contiene el número base.SI(): Suma las celdas que cumple determinado criterio o condición.Programa de Capacitación Informática. 21 Editado por: Ing. SUMAR. Aquí se escribe el exponente o se selecciona la celda que será el exponente de la función.FCTyA POTENCIA(): Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia especificada. RAÍZ(): Devuelve la raíz cuadrada de un número.

En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. PROMEDIO (): Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentran en el rango y los divide entre el número de celdas que componen el rango. A8.Funciones Estadísticas MAX ().(16+3+14+22+13) = 68 / 5 = 13. Esta función selecciona el número menor de todos los valores que se encuentran en el rango indicado. A6. Lo cual significa que la función sumará todos los valores que estén en las celdas A4. A5. A7.6 22 Editado por: Ing. MIN (). (cantidad de datos de la referencia). Erika Mejía & Lic. En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. Esta función selecciona el mayor número de todos los valores que se encuentran en el rango indicado. En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. mismo que el usuario indica como referencia de la función. Fabiola Mejía . y los dividirá entre 5.

Cuenta los campos del rango determinados por una condición o criterio. . y el criterio “arroz”.FCTyA CONTAR (). de tipo texto o fecha.Programa de Capacitación Informática. Erika Mejía & Lic. 23 Editado por: Ing. Coordinación TIC . Los valores de los rangos pueden ser numéricos.Primeramente indique el rango de los datos que desea contar.Los parámetros que pide la función son las referencias de las celdas que tienen los datos numéricos. Fabiola Mejía . tal como se indica en el siguiente ejemplo: . Cuenta únicamente los campos con valores numéricos.SI (). CONTAR. tal como se indica en el siguiente ejemplo: . El criterio es el condicional que limita el conteo.Si usted indica como referencia de la función campos con datos de tipo texto la función devolverá como resultado el valor 0 cero. Por ejemplo el rango B2:B8.

tal como se indica en el siguiente ejemplo: Para la nota de cada estudiante que sea mayor o igual que 60. (Nota (D3) > = 60).Funciones Lógicas SI (): La función SI (). Erika Mejía & Lic.La función Si (). esto significa que se cumplirá el Valor si verdadero y si la prueba lógica resulta falsa entonces se cumplirá el Valor si falso. pertenece a la categoría de funciones Lógicas. requiere de una Prueba Lógica. .El campo Valor si verdadero. si el criterio se cumple entonces la calificación del estudiante será APROBADO.Si la prueba lógica resulta verdadera.El campo Valor si falso. es donde se escribe la condición que debe cumplirse en caso de que la prueba lógica sea falsa. Fabiola Mejía . . la tarea principal de esta función es evaluar dos condiciones para uno o más criterios. . de tipo texto o fecha. . en caso contrario será REPROBADO. Los valores de la prueba lógica pueden ser numéricos. esta puede ser cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como verdadero o falso. es donde se escribe la condición que debe cumplirse en caso de que la prueba lógica sea verdadera. 24 Editado por: Ing.

cuyo valores verdaderos o falsos estén determinados por funciones como Y. O (): Esta función evalúa dos o más condiciones. es necesario practicar el uso de funciones anidadas. 25 Editado por: Ing. una función dentro de otra. y devuelve verdadero si se cumple al menos uma condición.Programa de Capacitación Informática. Erika Mejía & Lic. O. Año. etc. Para explotar las funcionalidades del Excel. Suma.FCTyA Y (): Esta función devuelve verdadero si ambas condiciones son verdaderas. Es decir. Coordinación TIC . de lo contrario falso. Por ejemplo podemos usar la función Si (). Nota: El programa Excel permite el uso de funciones anidadas. Fabiola Mejía . de lo contrario falso.

Sintaxis PAGO(tasa. TIR(): Esta función devuelve la tasa interna de retorno de una inversión. sin costos de financiación o las ganancias por reinversión representadas por los números del argumento valores. Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros. Si el argumento vf se omite. los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares. como meses o años. Nper es el número total de pagos del préstamo. 26 Editado por: Ing.nper. como es el caso en una anualidad.estimar) Valores es una matriz o referencia a celdas que contengan los números para los cuales se desea calcular la tasa interna de retorno. Erika Mejía & Lic. pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos. Estimar es un número que el usuario estima que se aproximará al resultado de TIR. Tipo es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos. el valor futuro de un préstamo es 0).va. se asume que el valor es 0 (por ejemplo. Este argumento debe contener al menos un valor positivo y uno negativo para calcular la tasa interna de retorno. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de inversión con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren en períodos regulares. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. pero no incluye impuestos. Fabiola Mejía .vf.Funciones Financieras PAGO(): Esta función calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. TIR(valores. Sin embargo. Estos flujos de caja no tienen por que ser constantes.tipo) Tasa es la tasa de interés del préstamo. El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés.

DBSUMA(Base_de_datos. 27 Editado por: Ing.va.Programa de Capacitación Informática. Si este argumento se omite. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Funciones de Bases de Datos DBSUMA(): Suma los números en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas. Pago es el pago que se efectúa cada período y que no puede cambiar durante la vigencia de la anualidad. Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista. VF(tasa. Erika Mejía & Lic. Generalmente. Nper es el número total de pagos de una anualidad. se considerará 0.tipo) Tasa es la tasa de interés por período. se considerará 0 (cero).FCTyA VF(): Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. Coordinación TIC . Va es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros.Nombre_de_campo. Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. Una base de datos es una lista de datos relacionados. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición.Criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.nper. el argumento pago incluye el capital y el interés pero ningún otro arancel o impuesto.pago. Si el argumento tipo se omite. Fabiola Mejía .

28 Editado por: Ing. DBPRODUCTO(): Multiplica los valores del campo (columna) de registros en base de datos que coinciden con las condiciones especificadas. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. DBPROMEDIO(Base_de_datos.Nombre_de_campo. Fabiola Mejía . Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición. lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.DBPROMEDIO(): Obtiene el promedio de los valores de una columna. Erika Mejía & Lic. Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.Criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.

Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista. Esta función cuenta con dos argumentos. Erika Mejía & Lic. Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Nombre_de_campo es el rótulo entre comillas dobles de la columna o un número que representa la posición de la columna en la lista. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición. Coordinación TIC . DBMIN (): Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de bases de datos que coinciden con las condiciones especificadas.FCTyA DBMAX (): Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros de bases de datos que coinciden con las condiciones especificadas. dónde va a buscar y de dónde se obtendrá el resultado. similar a la siguiente: 29 Editado por: Ing. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Es necesario indicar el valor a buscar. Fabiola Mejía . Funciones de Búsqueda y Referencia BUSCAR(): Busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. El rango incluye un rótulo de columna y una celda bajo el rótulo para una condición.Programa de Capacitación Informática. Al insertar esta función aparece una ventana en donde deberá elegir el argumento que desea.

del mismo tamaño que vector_de_comparación. valor lógico. Erika Mejía & Lic.vector_resultado) Valor_buscado es el valor a buscar en una matriz. este puede ser un número. BUSCAR(valor buscado. números o valores lógicos en orden ascendente. un nombre o una referencia a un valor. Matriz es un rango de celdas que contiene el texto. texto. 30 Editado por: Ing. un nombre o una referencia a un valor. valor lógico. Vector_de_comparación es un rango que sólo contiene una columna o una fila de texto. Vector_resultado es un rango que sólo contiene una columna o una fila.BUSCAR(valor buscado. los números o los valores lógicos que se desean comparar con el valor buscado.matriz) Valor Buscado es el valor a buscar en una matriz. este puede ser un número. texto.vector_de_comparación. Fabiola Mejía .

BUSCARV(): Busca en la primera columna de la izquierda de una tabla y devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. puede ser un valor. Ordenado es un valor lógico: para encontrar la coincidencia mas cercana en la fila superior.Indicador_filas. ordenada de forma ascendente es VERDADERO u omitido y para encontrar coincidencia exacta es FALSO.ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la tabla.Indicador_columnas. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor que coincida. Matriz_buscar _en es una tabla de texto. Fabiola Mejía . una referencia o una cadena de texto. una referencia o una cadena de texto.Programa de Capacitación Informática. Indicador_filas es el número de fila en tabla_ matris desde el cual se deberá devolver el valor coincidente. BUSCARV( Valor_buscado. Ordenado es un valor lógico: para encontrar la coincidencia mas cercana en la fila superior. BUSCARH( Valor_buscado. Matriz_buscar _en es una tabla de texto. puede ser un valor.FCTyA BUSCARH(): Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el resultado en la misma columna desde una fila especificada.ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.Matriz_buscar _en. 31 Editado por: Ing. ordenada de forma ascendente es VERDADERO u omitido y para encontrar coincidencia exacta es FALSO.Matriz_buscar _en. número o valores lógicos en los que se buscan los datos. número o valores lógicos en los que se buscan los datos. Coordinación TIC . Erika Mejía & Lic.

Clic en la pestaña Insertar… Aparece la siguiente barra de opciones de gráficos: Existen diversos tipos de gráficos a su disposición. En ambos casos. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico. aparecerán nuevas pestañas. tal como se muestra en la siguiente imagen: 32 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic.III. Fabiola Mejía . Gráficos La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. Si tiene seleccionado el gráfico insertado. 2.. 3. Seleccionar el rango de celdas que serán graficadas.. Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos. Para crear un gráfico deber seguir los siguientes pasos: 1. se despliega la ventana de Insertar Gráfico…Seleccione uno y pulsa Aceptar. Puede seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que le interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja aparte. Por ejemplo. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo. Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del gráfico.Programa de Capacitación Informática. Modificar las características de un gráfico En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Erika Mejía & Lic. Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también podrás establecer su ubicación. Modificar la posición de un gráfico Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Fabiola Mejía . Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar. opciones que permiten aplicar diversos estilos sobre los gráficos: Si no quiere utilizar uno de los preestablecidos puede utilizar las listas Relleno de forma. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva.FCTyA Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato. donde encontrarás la sección Estilos de forma. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes: Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico: 33 Editado por: Ing. Coordinación TIC . Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña Diseño. Depende del formato que quieras utilizar. podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados.

etc... El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores. para resaltar las celdas según el valor contenido en ella. Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. En la pestaña de Inicio clic en el botón Formato condicional. Erika Mejía & Lic.De todas formas. III. Fabiola Mejía . para valores que cumplan una determinada condición. Aquí tenemos varias opciones. desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico. es decir crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Además puede crear una Nueva regla. recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.Seleccione la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la siguiente imagen: 34 Editado por: Ing. como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras. Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. Cómo aplicar un formato condicional a una celda: . Puede utilizar las opciones Barras de datos. Herramientas Avanzadas Formato Condicional: Esta herramienta es de gran utilidad cuando se desea dar un formato diferente a la información cuando ésta cumple con ciertos criterios definidos por el usuario. o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Al hacer clic aquí. El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda.

Erika Mejía & Lic. Aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que ve en la imagen. Decimal. e incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. un valor mayor que. Por ejemplo si elige Número entero. Hora. Número entero. si el usuario intenta escribir un número decimal. En la sección Criterio de validación se indica la condición para que los datos sean correctos.Programa de Capacitación Informática. En el marco Editar una descripción de regla deberá indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará. Dentro de Permitir puede encontrar Cualquier valor. Seleccione la celda que desea validar. Validación de datos: La validación de datos es muy similar al formato condicional. Lista. En la pestaña Mensaje de error puede escribir el mensaje de error que desea se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto. En la pestaña Datos. De esta forma si se basa en el Valor de la celda puede escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo. Para aplicar una validación a una celda. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. un valor menor que y condiciones de ese estilo. en donde puede elegir entre varios tipos de validaciones. Coordinación TIC . salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.FCTyA En este cuadro seleccione un tipo de regla. aunque puede escoger otro diferente. 35 Editado por: Ing. Fecha. Longitud de texto y personalizada. Excel sólo permitirá números enteros en esa celda. Normalmente se aplica el formato únicamente a las celdas que contengan un valor. se producirá un error. Fabiola Mejía . haga clic en Validación de datos. En la pestaña Mensaje de entrada puede introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda.

Consolidación: Cuando se contienen varias hojas que contienen datos similares y se desea hacer un resumen de la información o de la combinación de la información de todos los datos. max. Erika Mejía & Lic. La casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen debe activarse en caso de que los datos se vaya a estar modificando constantemente para que el consolidado también refleje los cambios. Fabiola Mejía . min . Para crear un consolidado. El botón Eliminar permite quitar alguna referencia de la lista todas las referencias que ya no sea de utilidad para el consolidado. etc. se deben hacer los siguientes pasos: 1. se hace útil el uso de la opción consolidar. 36 Editado por: Ing. puede ser suma. En el cuadro de texto Referencia se debe escribir la referencia del rango donde se encuentran los datos que se desea consolidar. Cada cuatrimestre tiene diferentes resultados y docentes. se debe diseñar la hoja en donde se conjuntarán los datos. Clic en la pestaña Datos 2. la hoja debe contener como mínimo el nombre de la columna por la que se hará el consolidado. se hace clic en el botón Agregar para agregar la referencia a la lista Todas las referencias y así para cada rango que deseas agregar. cuenta. La sección Usar rótulos en cuenta con las casillas de verificación Fila Superior y Fila Izquierda que deben ser activadas si se desea contar con rótulos en la parte izquierda y superior del consolidado. debe seleccionar la función que desea utilizar para consolidar los datos. Un ejemplo de esto son los resultados de las evaluaciones docentes por cuatrimestre. Para consolidar. En la lista desplegable Función. Clic en el Botón Consolidar… Aparecerá el cuadro consolidar. en este caso Evaluación. Una vez seleccionado un rango. promedio.

Erika Mejía & Lic.Programa de Capacitación Informática. si sólo marcamos Moreno. donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Fabiola Mejía . Utilizar el Autofiltro Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos marcando o desmarcando el botón Filtro). IV. Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.FCTyA Una vez establecidas las referencias de los datos a consolidar y activadas las casillas de verificación convenientes. se pulsa el botón Aceptar para realizar el consolidado. Excel proporciona dos tipos de filtros: Autofiltro Filtro Avanzado Cuando se aplica un filtro. sobre la flecha del campo 1er Apellido. nos aparece un menú desplegable como este. éste oculta temporalmente las filas que no cumplen con el criterio establecido. por ejemplo. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Coordinación TIC . Por ejemplo. Manejo de Bases de Datos Filtros Aplicar filtros es una forma rápida y sencilla de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una base de datos. Si pulsamos. 37 Editado por: Ing.

y clic en el botón en la sección Ordenar y filtrar.Otra opción. Para quitar el filtro. Erika Mejía & Lic. similar a la siguiente: 38 Editado por: Ing. reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos. sea cual sea. haga clic en la pestaña Datos. accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto. y si se cumple. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos. es usar los Filtros de texto. Aparecerá una nueva ventana. Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Fabiola Mejía . y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres. y exigir que se cumpla una condición o las dos. donde se despliegan una serie de opciones: En cualquier opción. mostrará la fila. Filtro Avanzado Si desea filtrar los registros de la lista por una condición más compleja. volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo). Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter. debe utilizar el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. acceder al menú Datos Filtro . clic sobre Ordenar. Erika Mejía & Lic. Si marca la casilla Sólo registros únicos. Ordenar A la hora de ordenar una tabla. es decir. seleccionando la opción Copiar a otro lugar. por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento. debe posicionarse en la columna que desea ordenar. Rango de criterios: Aquí selecciona la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación. Fabiola Mejía . Para volver a visualizar todos los registros de la lista..Programa de Capacitación Informática.FCTyA Rango de la lista: Aquí especifica los registros de la lista a los que quiere aplicar el filtro. Excel puede hacerlo de forma simple. en la pestaña Datos. 39 Editado por: Ing. en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado. las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.Mostrar todo.. aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde puede seleccionar los campos por los que desea ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo). Coordinación TIC . después clic en la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar. Para hacer una ordenación simple.. También puede optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar.. ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

de hecho también se denominan listas de base de datos. que en algunos cuadros de diálogo. Los datos se ordenarán. ya se usaban en versiones anteriores de Excel.. Listas de Datos y Formularios Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros.. incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.. y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo. por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. se refiere a las tablas como listas. en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos). Las tablas de datos. Erika Mejía & Lic. aumentas o disminuye la prioridad de ordenación de este nivel. 40 Editado por: Ing. y las demás filas contienen los datos almacenados.Seleccionando un nivel. pero bajo el término Listas de datos. primero. este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde puede especificar más opciones en el criterio de la ordenación. por el primer nivel de la lista. Fabiola Mejía . Cada fila es un registro de entrada. Incluso encontrarás. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información. En la parte superior derecha hay un botón Opciones. Es como una tabla de base de datos.

activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados. podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño. Coordinación TIC . Al final hacer clic en Aceptar.FCTyA Crear una lista Para crear una lista debe seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que desea incluir en la lista. lo podemos hacer ahora. o bien puede utilizar un formulario de datos. Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar. Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas. Al cerrarse el cuadro de diálogo. correspondiente a las Herramientas de tabla: Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla puede digitar directamente los nuevos valores sobre la tabla. Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado). Erika Mejía & Lic. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla. 41 Editado por: Ing.Programa de Capacitación Informática. Fabiola Mejía . Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Esta opción no está directamente disponible. deberá posicionarse en la lista y pulsar en el icono Formulario .. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. es decir. Para abrir el formulario de datos. en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones: Al crear el formulario. puede añadirla a la Barra de acceso rápido.. Erika Mejía & Lic..Formularios Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro). Restaurar: Deshace los cambios efectuados. y Agregar el icono Formulario. dispone de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Clic en el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar. 42 Editado por: Ing. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Fabiola Mejía . Cerrar: Cierra el formulario.

atendiendo a varios criterios de agrupación. filtrando datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales. Para crear una tabla dinámica. cambiando la presentación de los datos.Programa de Capacitación Informática. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en el botón Tabla dinámica.FCTyA Tablas Dinámicas Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos. representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Erika Mejía & Lic. Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. etc. además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Coordinación TIC . 43 Editado por: Ing. visualizando o no los datos origen. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Fabiola Mejía . Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra.

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar. Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla: 44 Editado por: Ing. Desde aquí podrá indicar el lugar donde se encuentran los datos que desea analizar y el lugar donde desea ubicarla. clic en Aceptar. Fabiola Mejía . Al finalizar. incluyendo las cabeceras. Erika Mejía & Lic.

Coordinación TIC . Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a a la sección . en el campo columnas tiene los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Para ello simplemente tiene que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. Puede ver que la estructura es la que ha definido anteriormente. el campo MES a y finalmente el campo IMPORTE . Fabiola Mejía . Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. en el campo fila tiene las referencias. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones: 45 Editado por: Ing.Programa de Capacitación Informática.FCTyA Desde este panel usted puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podría construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. Erika Mejía & Lic. Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

46 Editado por: Ing. Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr. obtendríamos la siguiente tabla. Erika Mejía & Lic. más compleja pero con más información: Eliminar una tabla dinámica.Si arrastrara a la zona de datos los campos cantidad y total. Fabiola Mejía .

Fabiola Mejía . Diseño e Impresión de Hojas de Cálculo Una vez que termina de realizar su trabajo. haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir. Vista Preeliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Esta opción se encuentra en el botón de Botón Office.Programa de Capacitación Informática. 47 Editado por: Ing. el último paso es configurar su hoja. Coordinación TIC . La página se mostrará de este modo: En caso de tener más de una página. Erika Mejía & Lic. Configurar la Página o Imprimirla.FCTyA V. de modo que puede: Activar la Vista Preliminar. podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones: para ir a la página anterior.

Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto. Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón. deberá hacer clic en cada botón respectivamente. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página que contiene 4 fichas.. 48 Editado por: Ing. Excel 2007 permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas.para ir a la página siguiente. de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. . se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. hacer clic sobre el botón preliminar.. sino lo puede hacer de una sola vez desde la flecha de Configurar página. el tamaño del papel que utilizamos. Al situarse sobre la hoja. tamaño del papel. etc. como los márgenes. la orientación. Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic. Fabiola Mejía . encabezados y pies de página.. hacer clic sobre el botón . En caso de desear volver a la hoja. la escala. La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel. Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión. Erika Mejía & Lic. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.. el puntero del ratón se convierte en una lupa. dentro de vista preliminar. hacer clic sobre el botón cuadro de diálogo Configurar página. debe hacer clic en la opción Diseño de Página.. Si desea modificar algunos de los factores anteriores. se mostrarán las siguientes opciones: Antes de imprimir una hoja de cálculo. al hacerlo. para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión. para que aparezca el para cerrar la Vista Configurar Página Para configurar su hoja de cálculo.

Programa de Capacitación Informática. Erika Mejía & Lic. Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página. 49 Editado por: Ing. Coordinación TIC . inferior. Fabiola Mejía . derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente.FCTyA Para modificar los márgenes superior. utilizar la ficha Márgenes.

Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro. Fabiola Mejía . Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja... Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. hacer clic sobre el botón Personalizar Encabezado… o en si desea Personalizar pie de página. Erika Mejía & Lic. En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir. Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. Para ello.Puede utilizar cualquiera de los encabezados definidos en el programa o bien Personalizar su encabezado. 50 Editado por: Ing. La ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja. Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores. En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.

o bien sólo un rango de Páginas. podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro. o sólo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa). aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora.FCTyA Imprimir Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir.htm 51 Editado por: Ing.  Cursos gratuitos. especificándolo en Desde: y hasta En el recuadro Imprimir. o bien. En el recuadro Intervalo de páginas. tendremos que indicar si desea imprimir Todas las páginas. Centro de Computación Profesional de México. Se abrirá un cuadro de diálogo similar al siguiente: En el recuadro Impresora. 5ta edición. seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office.aulaclic. Coordinación TIC . Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora. hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.es/excel2000/t_14a_2. Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres Intercalar. McGraw-Hill. Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja. Fabiola Mejía . Erika Mejía & Lic. http://www. En caso de desear cambiarla.Programa de Capacitación Informática. y después. Excel 2003. es aconsejable guardarla. Bibliografía  Hola Electrónica de Cálculo Avanzada.

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