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MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR Y TURISMO

PROYECTO

“REORDENAMIENTO Y REHABILITACIÓN DEL VALLE


DEL VILCANOTA”

MANUAL DE OPERACIONES

Lima, Junio de 2006


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INDICE

Página
CAPITULO I: EL PROYECTO, COMPONENTES Y COSTOS 4
DE INVERSIÓN
1.1 Introducción 4
1.2 Propósito y contenido del manual de operación 4
1.3 Uso y actualización del manual 4
1.4 El Proyecto 5
1.5 Costos de Inversión del Proyecto por Componente 7
1.6 Cronograma de Implementación y Reembolsos del 10
Proyecto
1.7 Marco Lógico e indicadores de Proyecto 10

CAPITULO II: MARCO INSTITUCIONAL Y ORGANISMOS 15


RESPONSABLES DE LA EJECUCION DEL PROYECTO
2.1 Introducción 15
2.2 Esquema General para la ejecución del Proyecto 15

CAPITULO III: REGLAMENTO OPERATIVO SOBRE LA 18


PARTICIPACION DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES EN
EL PROYECTO
3.1 Introducción 18
3.2 De las Entidades Participantes del Proyecto y sus 18
Funciones
3.3 De los Convenios de Participación Institucional 19
3.4 Del Planeamiento para la Ejecución 20
3.5 De la Programación del Gasto y Presupuesto 23

CAPITULO IV: PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y 25


FINANCIEROS
4.1 Aspectos Administrativos 25
4.2 Manejo Administrativo – Financiero del Proyecto 32

CAPITULO V: ADQUISICION DE BIENES Y 38


CONTRATACION DE SERVICIOS Y CONSULTORIAS

5.1 Aspectos Generales 38


5.2 Contratación de Obras y Adquisición de Bienes 41
5.3 Contratación de Servicios de Consultoría 45
5.4 Capacitación 54
5.5 Viajes y Viáticos 55

CAPITULO VI: RELACION ENTRE LA COORDINACION DEL 57


PROYECTO Y EL BANCO
6.1 Introducción 57
6.2 Seguimiento del Proyecto 57
6.3 Informes Semestrales 57
6.4 Fuentes para la Evaluación del Proyecto 58
6.5 Supervisión del Proyecto 59

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LISTA DE ABREVIATURAS

ARARIWA Asociación para la Promoción Técnica Cultural Andina


BM Banco Mundial
BC Banco Comercial
BIRF Banco Interamericano de Reconstrucción y Fomento
BN Banco de la Nación
Centro Andino de Tecnología Tradicional y Cultura de
CATTCO
Ollantaytambo
DGCP Dirección General de Crédito Público
DGTP Dirección General de Tesoro Público
DNDT Dirección Nacional de Desarrollo Turístico
DNPP Dirección Nacional de Presupuesto Público
EP Entidad Participante
IMA Instituto del Medio Ambiente
INC Instituto Nacional de Cultura
INRENA Instituto Nacional de Recursos Naturales
MAE Máxima Autoridad Ejecutiva
MEF Ministerio de Economía y Finanzas
MINCETUR Ministerio de Comercio Exterior y Turismo
MP Machu Picchu
MPP Machu Picchu Pueblo
OGA Oficina General de Administración
ONG Organismos No Gubernamentales
PIT Equipo de Implementación del Proyecto
POA Plan Operativo Anual
PRONASAR Programa Nacional de Saneamiento Rural
RETAMA Programa Regional de Residuos Sólidos del Cusco
SHMP Santuario Histórico de Machu Picchu
UGM Unidad de Gestión de Machu Picchu
VS Valle Sagrado

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CAPÍTULO I

EL PROYECTO, COMPONENTES Y COSTOS DE INVERSIÓN

1.1 INTRODUCCIÓN
El Manual de Operaciones ha sido elaborado para proporcionar una referencia que
permita asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto “Reordenamiento y
Rehabilitación del Valle del Vilcanota” y los acuerdos entre el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y el Gobierno del Perú. Para ello, establece los
mecanismos, procedimientos y reglas que deben seguirse en las diferentes fases de la
ejecución del Proyecto acordado con el Banco.

1.2 PROPÓSITO Y CONTENIDO DEL MANUAL DE OPERACIONES


El manual tiene como propósito definir el marco conceptual y técnico del Proyecto y los
niveles de responsabilidad de las instancias e instituciones involucradas en su
implementación. Su alcance es normativo, al definir las responsabilidades que
emergen del cumplimiento u omisión de los procedimientos y acciones,
preestablecidos para cada uno de los responsables de la implementación del
Proyecto, aunque con características flexibles al estar sujeto a actualización, debido a
ajustes necesarios identificados por la Coordinación General del Proyecto, o
acordados entre ésta y las misiones de supervisión al proyecto por parte del Banco,
con el objeto de lograr una mayor eficiencia en la fase de su implementación. Es
descriptivo, porque de manera enunciativa refiere todas las acciones que se deben
ejecutar para el cumplimiento de las metas y objetivos del Proyecto.

El manual también proporciona a los funcionarios del PIT, de la Unidad Ejecutora y de


las Entidades Participantes las guías y normas en la organización, gestión e
implementación del Proyecto.

Este manual describe –en seis capítulos-- todo lo referente al Proyecto y su marco
institucional; el capítulo I los objetivos del Proyecto y sus componentes, su marco
lógico y los costos de inversión; el capítulo II detalla el marco institucional y los
responsables de la ejecución del Proyecto con su organización y funciones; el capítulo
III describe la ejecución del Proyecto a través de los Convenios de Participación
Interinstitucional entre la DNDT y las Entidades Participantes del Proyecto para la
ejecución de los planes estratégicos; el capítulo IV describe los procesos
administración y finanzas que se seguirán durante la ejecución del Proyecto; el
capítulo V presenta las normas y procedimientos para la adquisiciones y servicios que
se utilizarán; y el capítulo VI describe la relación entre la Coordinación General del
Proyecto y el Banco; finalmente, se adjuntan todos los anexos indicados en cada
capítulo.

En este sentido, el manual define y describe las responsabilidades y los principales


procedimientos necesarios para la ejecución de las acciones y actividades del
Proyecto.

1.3 USO Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL


El Manual de Operaciones es de uso obligatorio para todos los funcionarios, directivos,
técnicos, personal de las diferentes instituciones responsables del cumplimiento de los
objetivos del Proyecto. Es probable que el contenido del Manual se modifique cada
cierto tiempo, en función de las nuevas necesidades y procedimientos que el Proyecto

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requiera. Las modificaciones deberán ser propuestas por el Coordinador General al


Banco para No-Objeción, antes de ser aprobadas y entrar en vigencia.

1.4 EL PROYECTO
1.4.1 Objetivo Central del Proyecto
El proyecto tiene como finalidad la recuperación de los bienes históricos,
ecológicos y culturales y sociales del SHMP y demás poblaciones del VS.

1.4.2 Objetivos Específicos del Proyecto


El Proyecto tiene los siguientes objetivos específicos:

1.4.2.1 Adecuada formación y capacitación para la gestión municipal y la


eficiente administración de los servicios municipales.
1.4.2.2 Importante producción de contenido e interpretación de la cultura inca,
revaloración de la identidad cultural y considerable grado de
profesionalización de operadores, guías y demás agentes turísticos.
1.4.2.3 Reglamentación eficiente de la actividad turística y comercial.
1.4.2.4 Notable promoción de la actividad artesanal de las comunidades del VS y
del SHMP.
1.4.2.5 Existencia de plan territorial que reglamente uso de suelos y desarrollo
urbano.
1.4.2.6 Infraestructura sanitaria básica moderna y con adecuada cobertura y
existencia de sistemas de tratamiento de desechos sólidos y líquidos.
1.4.2.7 Provisión de recursos para la conservación de monumentos y existencia
de infraestructura básica para el acceso y visita turística a monumentos
en el VS y el SHMP.

1.4.3 Componentes
1.4.3 Componentes
El Proyecto cuenta con cinco componentes: (a) Desarrollo de Capacidades Turísticas
y Desarrollo de la Infraestructura, (b) Rehabilitación de los Servicios Urbanos y de la
Infraestructura, (c) Desarrollo Económico Local, (d) Planeamiento Estratégico y
Desarrollo de Capacidades Municipales, y (e) Administración del Proyecto.

1.4.3.1 Componente de Desarrollo de Capacidades Turísticas y Desarrollo


de la Infraestructura
Este componente incluye:
1.4.3.1.1 Mejoramiento de Accesos Peatonales para Turistas.
1.4.3.1.2 Acceso Tambuchaca- Estación Ollanta- Km. 4.
1.4.3.1.3 Mejoramiento de obras de arte Eje Vial Pisac-Ollantaytambo
1.4.3.1.4 Servicios para turistas en el Camino del Inca.
1.4.3.1.5 Sistema de Señalización para Monumentos y Camino Inca
1.4.3.1.6 Centros de Interpretación (Mantenimiento y operación)
1.4.3.1.7 Programa de Concientizacion Turística a la Población Local y Niños
1.4.3.1.8 Programa de Reglamento y Normatividad
1.4.3.1.9 Programa de Revaloración de la Identidad Cultural
1.4.3.1.10 Producción de Contenido para Turistas
1.4.3.1.11 Puesta en valor de Estructuras Prehispánicas de arquitectura
1.4.3.1.12 Obras para puesta en valor de los conjuntos de arquitectura
Hidráulica y agrícola
1.4.3.1.13 Plan de uso turístico -SHMP

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1.4.3.2 Componente de Rehabilitación de los Servicios Urbanos y de la


Infraestructura
Este componente incluye:
1.4.3.2.1 Proyecto de Disposición de Residuos Sólidos en el Valle del
Vilcanota.
1.4.3.2.2 Estudios de Impacto Ambiental y Estudios Sistemas de agua potable,
Desagüe.
1.4.3.2.3 Inversiones para Desagüe Pluvial Urbanos.
1.4.3.2.4 Programa Municipal de Desarrollo Urbano.
1.4.3.2.5 Programa de Residuos Sólidos del Valle del Vilcanota

1.4.3.3 Componente de Desarrollo Económico Local


Este componente incluye:
1.4.3.3.1 Programa de Capacitación a Prestadores de Servicios Turísticos.
1.4.3.3.2 Telecentros Comunitarios para desarrollo Económico Local
(Equipamiento Completo y acceso a Internet).
1.4.3.3.3 Ferias Municipales de Proyectos Comunitarios.

1.4.3.4 Componente de Planeamiento Estratégico y Desarrollo de


Capacidades Municipales
Este componente incluye:
1.4.3.4.1 Estudio Estratégico ambiental
1.4.3.4.2 Plan Territorial Multiprovincial y planes de ordenamiento urbano.
1.4.3.4.3 Cursos de capacitación y formación en Gestión Municipal
1.4.3.4.4 Sistema de Numeración y Nomenclatura Municipal

1.4.3.5 Componente de Administración del Proyecto


Este componente incluye:
1.4.3.5.1 Administración y manejo del proyecto.
1.4.3.5.2 Auditorías.

1.5 COSTOS DE INVERSIÓN DEL PROYECTO POR COMPONENTE


El costo total del proyecto asciende a US $ 8.2 millones, que provendrán de: a)
recursos de operaciones oficiales de crédito externo, por Financiamiento del Banco
Mundial: US $ 5 millones, b) recursos ordinarios del Tesoro Público, por
Contrapartida Nacional US $ 2.14 millones y c) aportes de los beneficiarios, esto
es, los gobiernos municipales, provinciales y fundaciones y asociaciones que
deseen financiar la ejecución de algunas actividades como recuperación de
monumentos históricos, producción de contenidos para turistas, programas de
manejo ambiental, etc.: US $ 1.06 millones.

A continuación se presenta el Cuadro 1.1 que muestra los costos de inversión.

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Costos del proyecto por componente y acción o actividad según año de ejecución

Año 2005 Año 2006 Año 2007 Año 2008


CODIGO
Total
ACTIVIDAD / SUB-ACTIVIDAD III III IV III
US$
II Trim Trim IV Trim I Trim II Trim Trim Trim I Trim II Trim Trim IV Trim I Trim II Trim III Trim
Fortalecimiento de la Capacidad en
1 2,635,000
Turismo y Desarrollo de Infraestructuras
1.1 Mejoramiento de Accesos Peatonales para Turistas en distritos 210,000 14,700 36,378 112,175 46,747
Estudio de Ingeniería de detalle de la Vía de Evitamiento de
1.2 200,000 58,450 141,550
Ollantaytambo
1.3 Mejoramiento de obras de arte Eje Vial Pisac-Ollantaytambo 200,000 14,000 91,035 94,965
1.4 Servicios para turistas en el Camino Inca 310,000 113,662 84,020 112,318
Nuevo Sistema de Señalización para Monumentos y Camino
1.5 150,000 54,998 95,002
Inca
1.6 Centros de Interpretación (Mantenimiento y operación) 345,001 92,750 231,027 21,224
Programa de Concientización Turística a la Población Local y
1.7 160,000 45,239 112,670 2,091
Niños
1.8 Programa de Reglamento y Normatividad 124,999 6,249 60,563 58,187
1.9 Programa de Revaloración de la Identidad Cultural 125,001 2,500 92,488 30,013
1.10 Producción de Contenido para turistas 225,000 65,756 80,691 78,553
1.11 Puesta en Valor de Estructuras Prehispánicas de arquitectura 240,000 2,448 51,552 88,995 63,335 33,670
Obras para Puesta en valor de los conjuntos de arquitectura
1.12 300,000 36,708 42,228 109,854 111,210
Hidráulica y agrícola
Evaluación y Monitoreo del Estudios de Capacidad de Carga
1.13 45,000 22,950 22,050
del SHMP y del Camino Inca
2 Servicios Urbanos y Rehabilitación de Infraestructuras 3,050,502
Estudio Regional sobre la Disposición de Residuos Sólidos y
2.1 100,000 53,450 46,550
Eia.
Estudios de Impacto Ambiental y Estudios Sistemas de agua
2.2 150,001 3,825 86,563 59,613
Potable, Desagüe
2.3 Inversiones para Desagüe Pluvial Urbanos 330,500 23,765 253,308 53,427
Reasentamiento de Hogares Vulnerables y adaptación
2.4 1,170,000 74,900 143,210 93,210 93,210 123,470 417,300 224,700
Campesinos SHMP
2.5 Proyecto Residuos Sólidos Calca y/o Proyecto RETAMA 1,300,001 141,617 151,532 193,863 193,863 141,754 141,754 194,188 141,430
3 Promoción del Desarrollo Económico Local 962,500
Programa de Capacitación a Prestadores de Servicios
3.1 160,000 83,040 76,960
Turísticos
Telecentros Comunitarios para desarrollo Económico Local
3.2 502,500 239,600 209,700 39,900 13,300
(Equipamiento Completo y acceso a Internet)
3.3 Estrategias Participativas para desarrollo Económico Local 300,000 13,582 86,418 130,630 69,370
4 Planificación Estratégica y Capacitación Municipal 1,024,000

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4.1 Estudio Estratégico ambiental 100,000 53,450 46,550


Plan Territorial Multiprovincial y planes de ordenamiento
4.2 124,000 9,380 11,362 10,256 18,284 17,625 13,054 13,039 15,662 15,338
urbano
4.3 Cursos de capacitación y formación en Gestión Municipal 300,000 15,000 59,720 161,090 64,190
4.4 Sistema de Numeración y Nomenclatura Municipal 500,000 175,786 244,964 79,250
5 Administración del Proyecto 527,998
5.1 Administración y manejo del proyecto 467,998 33,426 33,426 33,426 33,426 33,426 33,426 33,426 33,426 33,426 33,426 33,426 33,426 33,426 33,460
5.2 Consultoría de Control (Auditorías) 60,000 5,050 7,450 4,950 5,050 7,500 4,950 5,050 7,500 5,050 7,450
TOTAL 8,200,000 405,231 655,682 526,982 936,862 1,006,873 816,630 513,296 815,166 796,861 276,709 164,396 532,941 658,034 94,337

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1.6 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION Y DE DESEMBOLSOS DEL


PROYECTO
El siguiente cuadro presenta el Plan Operativo Global para la ejecución del Proyecto y
el Programa de Desembolsos, basados en los planes operativos parciales individuales
que elaboraron las Entidades Participantes; la Coordinación General del Proyecto
actualizará semestralmente, o en lapsos menores si las circunstancias lo ameritan, el
cronograma de implementación así como el de desembolsos.

Total Año 2005 Año 2006 Año 2007 Año 2008


CODIGO ACTIVIDAD / SUB-ACTIVIDAD
US$ II Trim III Trim IV Trim I Trim II Trim III Trim IV Trim I Trim II Trim III Trim IV Trim I Trim II Trim III Trim

1.1 Mejoramiento de Accesos Peatonales para Turistas en distritos 210,000

Estudio de Ingeniería de detalle de la Vía de Evitamiento de


1.2 200,000
Ollantaytambo

1.3 Mejoramiento de obras de arte Eje Vial Pisac-Ollantaytambo 200,000

1.4 Servicios para turistas en el Camino Inca 310,000

1.5 Nuevo Sistema de Señalización para Monumentos y Camino Inca 150,000

1.6 Centros de Interpretación (Mantenimiento y operación) 345,001

1.7 Programa de Concientización Turística a la Población Local y Niños 160,000

1.8 Programa de Reglamento y Normatividad 124,999

1.9 Programa de Revaloración de la Identidad Cultural 125,001

1.10 Producción de Contenido para turistas 225,000

1.11 Puesta en Valor de Estructuras Prehispánicas de arquitectura 240,000

Obras para Puesta en valor de los conjuntos de arquitectura Hidráulica y


1.12 300,000
agrícola

Evaluación y Monitoreo del Estudios de Capacidad de Carga del SHMP y


1.13 45,000
del Camino Inca

2.1 Estudio Regional sobre la Disposición de Residuos Sólidos y Eia. 100,000

Estudios de Impacto Ambiental y Estudios Sistemas de agua Potable,


2.2 150,001
Desagüe

2.3 Inversiones para Desagüe Pluvial Urbanos 330,500

Reasentamiento de Hogares Vulnerables y adaptación Campesinos


2.4 1,170,000
SHMP

2.5 Proyecto Residuos Sólidos Calca y/o Proyecto RETAMA 1,300,001

3.1 Programa de Capacitación a Prestadores de Servicios Turísticos 160,000

Telecentros Comunitarios para desarrollo Económico Local


3.2 502,500
(Equipamiento Completo y acceso a Internet)

3.3 Estrategias Participativas para desarrollo Económico Local 300,000

4.1 Estudio Estratégico ambiental 100,000

4.2 Plan Territorial Multiprovincial y planes de ordenamiento urbano 124,000

4.3 Cursos de capacitación y formación en Gestión Municipal 300,000

4.4 Sistema de Numeración y Nomenclatura Municipal 500,000

5.1 Administración y manejo del proyecto 467,998

5.2 Consultoría de Control (Auditorías) 60,000

1.7 MARCO LÓGICO E INDICADORES DEL PROYECTO

El Marco Lógico del Proyecto se muestra en el Cuadro de la página siguiente.

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Matriz del Marco Lógico

Objetivos Indicadores Medios de verificación Supuestos o riesgos


Indicador 1: Incremento en 30% del ingreso per
cápita del poblador del VS y del SHMP al término
del año 2013
Fin: Consolidación económica, socio Estadísticas INEI, encuestas Políticas coherentes a
Indicador 1: Incremento del empleo en el VS y del
cultural y ambiental del VS y del SHMP en la zona, ENAHO, etc. nivel regional y nacional
número de pobladores del VS empleado en la
actividad turística hasta 5,000 personas al término
del ano 2013
Indicador 1: Incremento del número de turistas que
Propósito: Recuperación de los bienes pernoctan en el VS hasta 35,000 personas al fin del
Estabilidad y paz social en
históricos, ecológicos, culturales y ano 2013.
Estadísticas MINCETUR el país. Seguridad interna
sociales del SHMP y de las demás Indicador 2: Incremento del número de turistas que
adecuada.
poblaciones del Valle Sagrado manifiestan satisfacción luego de la visita al
Camino Inca
Objetivos Específicos:
Componente Gestión Municipal:
ƒ Adecuada formación y capacitación para la Indicador 1: Cinco municipios capacitados para la Informes finales de resultados Participación activa y
gestión municipal gestión municipal y la administración de los actividades de capacitación, comprometida de
ƒ Revaloración de la identidad cultural servicios municipales adiestramiento y/o funcionarios municipales
Componente de Desarrollo de la sensibilización.
Actividad Turística:
ƒ Importante producción de contenido e Participación activa y
interpretación de la cultura inca Indicador 1: Capacitación a todas las agencias de comprometida de agentes
ƒ Considerable grado de compromiso de turismo, guías y porteadores, y a los principales Informes finales de resultados turísticos, Cámara de
operadores, guías y demás agentes hoteles, hospedajes, restoranes, etc. actividades de capacitación, Turismo del Cusco, guías,
turísticos Indicador 2: Niños de escuelas primarias y adiestramiento y/o porteadores, entre otros.
ƒ Correcta reglamentación de la actividad secundarias del VS y del SHMP reciben campaña sensibilización. Participación positiva de
turística y comercial educativa para el fomento del turismo y la Informes finales de resultados padres de familia,
Componente de Ordenamiento Físico conservación ambiental. actividades de capacitación, docentes y comunidad
Espacial: Indicador 3: Cinco municipios con normas y adiestramiento y/o Responsabilidad política
ƒ Existencia de plan territorial que reglamente reglamentos para el desarrollo turístico y comercial sensibilización. municipal y participación
uso de suelos y desarrollo urbano Ordenanzas de publicación de cívica de la comunidad
Componente de Saneamiento Básico y normas y reglamentos para el para implantación de
Plan de manejo Ambienta: desarrollo turístico y normatividad
ƒ Infraestructura sanitaria básica moderna y Indicador 1: Los cinco municipios cuentan con comercial. Responsabilidad política
con adecuada cobertura planes de acondicionamiento territorial y municipal y participación
ƒ Existencia de sistemas de tratamiento de ordenamiento urbano aprobados. cívica de la comunidad
desechos sólidos y líquidos Ordenanzas de publicación de para implantación de

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Componente de Infraestructura y Indicador 1: Los cinco municipios cuentan con EIA planes territoriales y de planes
Servicios: para las obras de agua, desagüe y tratamiento de ordenamiento urbano.
ƒ Existencia de infraestructura básica para el aguas servidas.
acceso y visita turística a monumentos en el Indicador 2: Un estudio sobre la disposición y Informe del PRONASAR
VS y el SHMP tratamiento a nivel regional de los residuos sólidos. aprobando estudios de IA y de
Componente puesta en valor de ingeniería de detalle de las
Monumentos: Indicador 1: 06 circuitos peatonales construidos con obras
ƒ Provisión de recursos para la conservación una extensión de 61.1 kms. Informe de la coordinación del Efectiva promoción del
de monumentos proyecto aprobando estudio atractivo turístico de los 06
circuitos construidos
Inspección visual
Indicador 1: Restauración de 09 conjuntos Efectiva promoción del
arquitectónicos atractivo turístico de los 09
Indicador 2: Construcción de 03 centros de conjuntos arquitectónicos
interpretación Información de calidad y
Inspección visual e informes de utilidad para la visita
del INC y/o COPESCO turística
Inspección visual
Actividades:
Componente Gestión Municipal:
1. Cursos de capacitación y formación en Indicador 1: Cursos de capacitación y formación en Contratos, facturas y/o recibos
gestión municipal, promoción turística, gestión municipal, promoción turística, finanzas por honorarios
finanzas municipales, servicios urbanos, municipales, servicios urbanos con un gasto de Oportuna y suficiente
desarrollo local y manejo ambiental $ 300 mil asignación presupuestaria
2. Sistema básico de numeracion y Indicador 2: Sistemas de numeración y Contratos y facturas
nomenclatura de predios y calles construido nomenclatura con un costo de $ 500 mil
sobre la base del trabajo realizado por Indicador 3: Telecentros comunitarios con un costo Contratos y facturas
INRENA de $ 300 mil
3. Telecentros municipales
4. Fondo concursable para el financiamiento
de proyectos comunales en línea con los
objetivos del proyecto
Componente de Desarrollo de la
Actividad Turística
1. Programa de Capacitación a prestadores Indicador 1: Capacitaciones a prestadores con un Contratos, facturas y/o recibos
de Servicios Turísticos costo de $ 125 mil por honorarios
2. Programa de Sensibilización turística para Indicador 2: Campañas de educación y Contratos, facturas y/o recibos
la población y los ninos en la escuela sensibilización a la población y niños a un costo de por honorarios
3. Programa de Reglamento y Normatividad $ 125 mil Contratos, facturas y/o recibos Oportuna y suficiente
4. Programa de Revaloración de la Identidad Indicador 3: Elaboración de reglamentos y por honorarios asignación presupuestaria

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Cultural normatividad a un costo de $ 125 mil Contratos, facturas y/o recibos


5. Producción de contenido histórico, cultural Indicador 4: Acciones educativas comunales sobre por honorarios
y ecológico para turistas nacionales y identidad y valores culturales a un costo de $ 125 Contratos, facturas y/o recibos
extranjeros, guías y demás usuarios o mil por honorarios
agentes del VS y del SHMP. Indicador 5: Elaboración de información cultural y
Componente de Ordenamiento Físico educativa para turistas a un costo de $ 125 mil
Espacial
1. Plan Territorial Multi-provincial y planes de Contratos, facturas y/o recibos
ordenamiento urbano por honorarios
2. Reasentamiento de hogares vulnerables Indicador 1: Elaboración e implementación de Contratos, facturas y/o recibos Oportuna y suficiente
de MPP planes territoriales y urbanos a un costo de $ 125 por honorarios asignación presupuestaria
3. Estudios de capacidad de carga del SHMP mil Contratos, facturas y/o recibos
y del Camino Inca Indicador 2: Elaboración de plan de reasentamiento por honorarios
Componente de Saneamiento Básico y y reasentamiento de 60 familias a un costo de
Plan de Manejo Ambiental $ 1,500 mil
1. Estudio regional sobre la disposición de Indicador 3: Elaboración de estudios de capacidad
residuos sólidos y drenaje pluvial, sobre la de carga del SHMP y del camino inca a un costo de Contratos, facturas y/o recibos
base del proyecto RETAMA y el relleno de $ 60 mil por honorarios
Calca.
2. Estudios de impacto ambiental y de
ingeniería de detalle para los sistemas de Indicador 1: Elaboración de estudio regional sobre Contratos, facturas y/o recibos Oportuna y suficiente
agua potable y de desagüe, alcantarillado y la disposición de residuos sólidos a un costo de por honorarios asignación presupuestaria
tratamiento de aguas residuales de las $ 300 mil
localidades objetivo del VS, bajo el
programa PRONASAR.
3. Letrinización rural Indicador 2: Elaboración de estudios de impacto Contratos y facturas
Componente de Infraestructura y ambiental y de ingeniería de detalle a un costo de
Servicios $ 270 mil
1. Mejoramiento de accesos peatonales para Contratos y facturas
turistas
2. Mejoramiento de obras de arte Eje vial Indicador 3: Construcción de letrinas rurales a un Contratos y facturas
Pisaq-Ollantaytambo costo de $ 300 mil Oportuna y suficiente
3. Estudio de ingeniería de detalle de la vía Contratos, facturas y/o recibos asignación presupuestaria
de evitamiento de Ollantaytambo Indicador 1: Mejoramiento de 06 accesos por honorarios
4. Servicios para turistas en el Camino Inca y peatonales a un costo de $ 210 mil Contratos y facturas
Piscaycucho (sanitarios, comedor, Indicador 2: Mejora de obras de arte Eje vial Pisaq-
bebederos, área de camping, etc.) Ollantaytambo a un costo de $ 125 mil
5. Nuevo sistema de señalización para Indicador 3: Elaboración de estudio de ingeniería Contratos y facturas
Monumentos, SHMP, Camino Inca y VS de detalle a un costo de $ 200 mil
Componente Puesta en valor de Indicador 4: Creación o mejora de facilidades para

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Monumentos turistas en el camino inca a un costo de $ 285 mil


1. Puesta en valor de estructuras Contratos y facturas
prehispánicas de arquitectura Indicador 5: Señalización en el VS y el SHMP a un
2. Puesta en valor de los conjuntos de costo de $ 500 mil Contratos y facturas Oportuna y suficiente
arquitectura hidráulica y agrícola asignación presupuestaria
3. Centros de Interpretación multipropósito Contratos y facturas
Indicador 1: Recuperación de arquitectura
prehispánica a un costo de $ 930 mil
Indicador 2: Recuperación de arquitectura agrícola
e hidráulica prehispánica a un costo de $ 930 mil
Indicador 3: creación de tres centros de
interpretación a un costo de $ 740 mil

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del14
Vilcanota

El PIT tendrá la responsabilidad de verificar que se cumpla con cada uno de los
indicadores de desempeño y que éstos puedan ser evaluados, permanentemente,
durante toda la fase de ejecución del Proyecto de acuerdo con los parámetros
establecidos en el Convenio de Préstamo.

Para ello, el PIT se encargará de: (i) implementar y operar un sistema de seguimiento
y monitoreo físico de las actividades de los componentes del Proyecto que ejecutan
las EP; (ii) identificar los indicadores de desempeño del Proyecto, sobre la base
mínima de los indicadores acordados (arriba señalados) y los demás que se propuso
en el Marco Lógico; y, (iii) construirá la línea de base de los indicadores de
desempeño.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del15
Vilcanota

CAPÍTULO II

MARCO INSTITUCIONAL Y ORGANISMOS RESPONSABLES DE LA


EJECUCIÓN DEL PROYECTO

2.1 INTRODUCCIÓN
Este capítulo reseña las funciones y la estructura organizacional de cada uno de los
actores que participarán en la ejecución del proyecto: ”Reordenamiento y
Rehabilitación del Valle del Vilcanota”. Se define la naturaleza, las funciones y la
estructura orgánica del PIT para mostrar el contexto en el que se adscribe este órgano
que se encargará de implementar el mismo.

2.2 ESQUEMA GENERAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO


El Proyecto será implementado por la Dirección Nacional de Desarrollo Turístico del
Ministerio de Comercio Exterior y Turismo, con el apoyo de un Equipo de
Implementación del Proyecto en su interior y de la Oficina General de Administración
del Ministerio.

2.2.1. Organización del Órgano Ejecutor del Proyecto


La DNDT es responsable de la implementación del proyecto ”Reordenamiento y
Rehabilitación del Valle del Vilcanota”, quien a través del PIT se encargará de la
gerencia, coordinación y supervisión general y con el apoyo administrativo y financiero
de la Oficina General de Administración ejecutará y administrará los fondos.

El mencionado Equipo de Implementación del Proyecto estará integrado por el


Coordinador General o Ejecutivo del Proyecto, asistido por dos grupos principales de
trabajo responsables del manejo de las tareas técnicas y administrativas.

El Coordinador General o Ejecutivo del Proyecto depende orgánica y funcionalmente


del Director General de la DNDT y le reporta directamente.

El grupo técnico se compone de seis coordinadores (especialista técnico, especialista


financiero, especialista de adquisiciones, especialista legal, facilitador operativo local y
un comunicador social) y proveerá la coordinación operativa y asistencia técnica a las
entidades dentro y fuera de MINCETUR, involucradas en la implementación de los
componentes del Proyecto. Su trabajo estará coordinado y supervisado, directamente,
por el Coordinador General del Proyecto.

El manejo financiero y la administración de los recursos, incluyendo los desembolsos


y las tareas administrativas relacionadas, estarán coordinadas por el especialista
financiero, quien estará asistido por un especialista en contabilidad. Ambos serán
responsables de la coordinación, supervisión y reporte de los fondos del préstamo,
debiendo coordinar su trabajo directamente con la OGA.
Un especialista en adquisiciones que reportará directamente al Coordinador General o
Ejecutivo del Proyecto y será asistido por un especialista-asistente en adquisiciones.

Un especialista legal que estará a cargo de la asesoría legal del PIT del Proyecto. y
reportará directamente al Coordinador General o Ejecutivo del Proyecto.
Un facilitador local operativo que tendrá a su cargo la coordinación local del Proyecto,
así como la coordinación permanente en el Valle de Vilcanota entre los responsables

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del16
Vilcanota

del proyecto de cada una de las entidades participantes del área de influencia del
proyecto.

Un comunicador social que estará encargado de la asistencia técnica de comunicación


estratégica dentro del Valle del Vilcanota, enmarcadas en un Programa Estratégico de
Comunicaciones (PEC), el mismo que será aprobado y supervisado por el Coordinador
del Proyecto.

La OGA proveerá soporte administrativo al PIT, a efectos de asegurar la ejecución


adecuada del presupuesto y las transacciones contables y financieras durante la
implementación del proyecto.

En los siguientes cuadros se muestra el Esquema Institucional del Proyecto:

Diagrama 2.2.1.
Esquema Institucional del Proyecto

2.2.1.1. Equipo de Implementación del Proyecto (PIT)


MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR Y TURISMO

DESPACHO MINISTERIAL

VICE MINISTERIO VICE MINISTERIO


DE TURISMO DE COMERCIO EXTERIOR

DNDT

PROYECTO DE REORDENAMIENTO Y REHABILITACIÓN DEL VALLE DEL VILCANOTA

COORDINADOR GENERAL

Oficial Técnico Oficial Financiero Oficial de Adquisiciones Oficial Legal Facilitador Local Comunicador Social
(especialista técnico) (especialista financiero) (especialista en adquisiciones) (especialista legal)

Especialista en contabilidad Asistente


de Adquisiciones

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del17
Vilcanota

2.2.1.2. Actores Externos

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del18
Vilcanota

2.2.1.3. Actores Internos

18
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del19
Vilcanota

En los siguientes acápites se describe las instituciones involucradas en el Proyecto,


así como sus funciones.

2.2.2 ENTIDADES PARTICIPANTES


El diseño integrado del proyecto y el entorno institucional complejo del VS requiere
que la DNDT suscriba acuerdos o cooperación interinstitucional con agencias
responsables de la ejecución de los sub componentes específicos del proyecto.

Las agencies responsables de la ejecución comprenden a COPESCO (Comisión Perú


UNESCO) y ARARIWA, una ONG local. DNDT también entrará en acuerdos de
cooperación con INC, INRENA, CATCCO, UGM, IMA y Gobiernos Locales. Estas
agencias han acordado coordinar programas de trabajo y contribuir para la
implementación de los sub componentes del proyecto.

• COPESCO será responsable de la ejecución y supervisión física de algunas obras


del proyecto, incluyendo inversiones en telecentros, centros de visitantes, servicios
de visitantes en el Camino Inca, la rehabilitación de la arquitectura andina y la
infraestructura y el programa de reasentamiento. A efectos de asegurar la
implementación efectiva del componente reasentamiento, un equipo de expertos
del Ministerio de Transportes será contratado para proveer la asistencia técnica
respectiva.

• ARARIWA, una ONG local con experiencia amplia en planes de participación y


desarrollo comunitario ejecutará la estructura del proceso para las comunidades de
Q’ente y Wayllabamba que residen y participan en la agricultura de susbsistencia y
explotación de ganado en el camino inca.

• Municipalidades, El proyecto creará subcuentas municipales para la ejecución de


pequeñas obras y servicios planificados en cada municipalidad. Específicamente,
las municipalidades de Cuzco, Pisaq, Calca, Urubamba, Ollantaytambo, Yucay,
Machu Picchu Pueblo y Chincheros contratarán la ejecución de pequeñas obras
locales y servicios asociados a los subcomponentes del proyecto para telecentros,
centros de visitantes, etc.

• Un comité de notables se formará para proveer soporte durante la implementación.


Líderes locales distinguidos y figuras culturales serán unidos por expertos
peruanos e internacionales en herencia cultural andina, preservación histórica,
turismo sostenible y preservación del ambiente para formar el comité que efectuará
recomendaciones y comentarios al PIT.

Los beneficiarios objetivos del proyecto serán:

• Los turistas que disfrutarán de servicios turísticos con una mejor relación precio-
calidad y mejores facilidades para su visita.
• Los prestadores de servicios turísticos del VS y del SHMP quienes se beneficiaran
del consumo adicional que significa un mayor tpp.
• Los pobladores de MPP ubicado en zonas de alto riesgo que serán reubicados.
• Los pobladores del VS y de MPP quienes disfrutarán de los beneficios tangibles e
intangibles de una de mayor integración económica, cultural y social.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del20
Vilcanota

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del21
Vilcanota

CAPÍTULO III

REGLAMENTO OPERATIVO SOBRE LA PARTICIPACIÓN DE LAS ENTIDADES


PARTICIPANTES EN EL PROYECTO

3.1 INTRODUCCIÓN
Este capítulo reglamenta la participación de las Entidades Participantes en el Proyecto.
Para ello se describe cuáles serán los roles y funciones de las mismas. Asimismo, se
requiere que firmen un Convenio de Participación Interinstitucional, el cual detalla las
funciones específicas que asumirán para lograr los objetivos que les compete a cada
una de ellas y como consecuencia, al Proyecto. Para participar en éste, deberán
formular sus respectivos Estudios Específicos y Planes Operativos individuales, que
serán integrados en el POA del Proyecto.

3.2 DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES DEL PROYECTO Y SUS


FUNCIONES
Las Entidades Participantes del Proyecto son aquellas entidades señaladas en el
capitulo II, las mencionadas en el Convenio de Préstamo y acordadas con el BIRF y el
Gobierno Peruano. Son responsables de ejecutar las actividades necesarias y
suficientes para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto, en el marco del
componente en el que se hallan comprendidas.

Para tener acceso a los recursos emergentes del Convenio de Préstamo, una Entidad
Participante deberá cumplir con lo siguiente:

• Ser entidad elegible según el Convenio de Préstamo o por acuerdo entre la BIRF y
el Prestatario.

• Contar con un Estudio Específico para cada actividad a su cargo y un Plan


Operativo que haya sido incorporado al Plan Operativo del Proyecto, el que
además deberá contar con la No-Objeción de BIRF.

• Firmar un Convenio de Participación Interinstitucional con la Unidad Coordinadora


del Proyecto, previa No-Objeción de BIRF.

La Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de cada Entidad Participante es la responsable


principal de los resultados logrados en el marco del Proyecto, según los Estudios
Específicos y el Plan Operativo Anual que le hayan sido aprobados.

La MAE podrá delegar a otro funcionario la autoridad suficiente para realizar las
gestiones operativas necesarias para la ejecución del Plan Operativo aprobado y que
de cumplimiento a los Estudios Específicos formulados. La delegación debe ser
expresa y comunicada por escrito a la Coordinación General del Proyecto.

La Entidad Participante tendrá las siguientes funciones en el marco del Proyecto:

• Formular los Estudios Específicos por actividad y el Plan Operativo Anual del
subcomponente del Proyecto que le corresponde ejecutar y presentarlo a la
Coordinación del Proyecto, antes de su incorporación al POA del Proyecto.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del22
Vilcanota

• Realizar los arreglos institucionales necesarios para la ejecución de su Plan


Operativo, para lo cual el MINCETUR, a través del Viceministro de Turismo, podrá
suscribir los convenios interinstitucionales y con organizaciones privadas
relacionados con dicho fin.

• Conformar los equipos profesionales que tendrán la función de actuar como


contraparte de los consultores contratados para los objetivos del Proyecto.

• Formular oportunamente los términos de referencia para la selección de


consultores o la especificaciones técnicas para la adquisición de bienes y
contratación de obras, con base en la programación aprobada en el Plan Operativo
y con la asistencia del Coordinador General del Proyecto.

• Ejecutar los procesos de selección de bienes, obras, servicios y consultorías,


sometiendo a consideración de la Coordinación General del Proyecto, los
resultados y todos los documentos que le sean requeridos en las diferentes etapas
del proceso, conforme al presente Manual (ver Capítulo V de Adquisiciones Bienes
y Contratación de Servicios).

• Asegurar que los procesos de adquisiciones y contratación de servicios y


consultorías que se realicen dentro del Proyecto se desarrollen en estricta sujeción
a las normas establecidas para el efecto por el BIRF y los procedimientos del
presente manual.

• Facilitar la labor de los proveedores, contratistas y consultores para el


cumplimiento de sus términos de referencia y adoptar decisiones oportunas,
pertinentes al desarrollo y aprobación de los productos del Proyecto.

• Supervisar el cumplimiento de los términos de referencia y de los contratos de los


proveedores, contratistas y consultores contratados para la entidad.

• Dar conformidad al trabajo de los proveedores, contratistas y consultores y/o a la


recepción de bienes, como condición necesaria para procesar los pagos que sean
pertinentes.

• Controlar y asegurar que sus Estudios Específicos y su Plan Operativo Anual se


estén cumpliendo en los términos y condiciones previstos.

• Colaborar con el PIT en todas las tareas necesarias para la ejecución del Proyecto
en el ámbito de su competencia.

• Elaborar y presentar a la Coordinación General, informes de avance, de


seguimiento y control del cumplimiento del Plan Estratégico y el Plan Operativo
Anual.

• Otras tareas requeridas en el marco del Convenio de Préstamo para lograr una
satisfactoria ejecución del Proyecto.

3.3 DE LOS CONVENIOS DE PARTICIPACIÓN INTERINSTITUCIONAL

Mediante los Convenios de Participación Interinstitucional, suscritos entre las


Entidades Participantes y el MINCETUR a través del Viceministro de Turismo, se
establecen los compromisos a ser cumplidos por las partes que ayudarán a lograr los
objetivos del Proyecto.
22
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del23
Vilcanota

En particular, se determina las condiciones y términos bajo los que la Coordinación


General, a través de la Oficina General de Administración, concederá recursos del
préstamo a la Entidad Participante para financiar sus bienes, obras, estudios,
consultorías, etc.; las normas aplicables para las adquisiciones y contrataciones del
Proyecto; las responsabilidades y obligaciones de ambas partes para la ejecución; los
responsables de la coordinación y ejecución del Convenio, entre otros aspectos.

A continuación se detalla algunas obligaciones de las Entidades Participantes y de la


Coordinación General del Proyecto a ser consideradas en el Convenio.

Obligaciones de las Entidades Participantes

• Destinarán los recursos del Proyecto (sean del financiamiento BIRF o de la


contrapartida local) únicamente para los fines del Proyecto, para los objetivos y
acciones establecidas en los Estudios Específicos y programadas en el Plan
Operativo Anual.

• Deberán lograr las metas y resultados previstos en los Estudios Específicos y el


Plan Operativo y presentar a la Coordinación General del Proyecto los documentos
o productos que sustenten el logro de dichos resultados, dentro de los plazos
establecidos en el POA. En el caso de requerir una ampliación de plazo, deberá
solicitarla a la Coordinación General del Proyecto.

• Presentarán anualmente a la Coordinación General del Proyecto, para su


consideración y posterior remisión al BIRF, el POA para la siguiente gestión, así
como la programación del uso de los recursos no empleados del Plan Operativo
Anual del período que concluye. Semestralmente, se efectuará una revisión del
Plan Operativo Anual, a fin de prever y eventualmente llevar a cabo los ajustes que
fueran necesarios para asegurar el logro de los productos esperados.

• Proporcionarán oportunamente a la Coordinación General del Proyecto toda la


información que requiera para la programación financiera del Proyecto.

Obligaciones de la Coordinación General del Proyecto

• Administrará los recursos del Proyecto (financiamiento del BIRF y de la


contrapartida local) de acuerdo con las normas y procedimientos acordados con el
Banco, las establecidas en el Manual de Operaciones y demás documentos de
gestión del Proyecto y supletoriamente las normas administrativas y financieras
vigentes en el país.

• Mantendrá registros contables de las operaciones y gastos relacionados con el


Plan Operativo e informará regularmente a la Entidad Participante sobre los flujos
financieros del mismo.

• Tramitará las solicitudes de la Entidad Participante con agilidad y diligencia.

3.4 DEL PLANEMIENTO PARA LA EJECUCIÓN


El planeamiento de las actividades de su competencia, pertinentes al Proyecto, estará
a cargo de cada Entidad Participante del Proyecto; se expresará en dos documentos:
el Estudio Específico de cada Actividad que desarrollarán al inicio del Proyecto y el
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del24
Vilcanota

Plan Operativo Anual que debe haber sido incorporado al POA del Proyecto y contar
con la No-Objeción del BIRF, antes de su ejecución.

3.4.1 De los Planes de las Entidades Participantes


Los Planes de cada EP serán los instrumentos administrativos que establecerán los
ojetivos, metas y resultados que logrará la Entidad Participante con los recursos del
Proyecto y deberá contener como mínimo lo siguiente:

Estudio Específico por Actividad


• Antecedentes o estado de situación antes del Proyecto.
• Objetivos generales, específicos y Acciones, en el contexto del Proyecto.
• Resultados, indicadores y metas que se debe lograr.

Plan Operativo
• Actividades, tareas y recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos
(tabla de costos y financiamiento).
• Cronograma de ejecución.
• Programa de adquisición de bienes y contratación de servicios (incluidas
Consultorías).

3.4.2 Del Proceso Operativo


Cada Entidad Participante deberá presentar sus Estudios Específicos y un Plan
Operativo referencial de las actividades que financiaría el Proyecto, en los formatos
que se determine para el efecto, como requisito indispensable para firmar el Convenio
de Participación Interinstitucional y para acceder a los fondos de financiamiento del
Proyecto.

Una vez que la Coordinación General del Proyecto haya recibido los Estudios
Específicos y el Plan Operativo referencial de la Entidad Participante, analizará la
consistencia interna del Plan, su coherencia y compatibilidad con los objetivos y
componentes del Proyecto. Con ellos, la Coordinación General del Proyecto formula el
proyecto de Convenio de Participación Interinstitucional y califica a la Entidad
Participante para ejecutar o no sus procesos de selección y los somete a la no
objeción del BIRF.

Cuando los Planes hayan sido así aprobados, la Entidad Participante firmará el
Convenio de Participación Interinstitucional con la Coordinación General del Proyecto,
con lo cual estará habilitada para ejecutar actividades financiadas con los recursos
asignados al Proyecto.

La Coordinación General del Proyecto comunicará a cada institución sobre su


habilitación como Entidad Participante o sobre las modificaciones y ajustes que sean
necesarios de incorporar a sus Planes con el objetivo de reiniciar el trámite para su
habilitación.

3.4.3 Del Plan Operativo Anual del Proyecto

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del25
Vilcanota

El Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto es el instrumento administrativo que


establece las metas, las actividades, los responsables y los plazos de ejecución de las
actividades así como, los recursos necesarios para su realización, que la Entidad
Participante prevé ejecutar en un ejercicio fiscal, de un año de duración, para hacer
efectivo los objetivos del Proyecto. El POA debe tener las siguientes características:

• Su formulación debe responder a las características del sistema de programación


de ingresos y gastos mensuales y anual del Proyecto, a partir de la asignación
presupuestal aprobada por la Dirección Nacional del Presupuesto Público (DNPP-
MEF) para el Proyecto. La asignación trimestral y mensual de calendarios será
responsabilidad de la Oficina General de Administración; cuando los calendarios
aprobados por la DNPP no cubran las demandas o compromisos de gasto hechos,
la Coordinación General del Proyecto coordinará con la Entidad Participante, los
ajustes que deberán ser introducidos en la ejecución de actividades, a fin de
minimizar impactos negativos el las actividades.

• La formulación del POA a cargo de cada Entidad Participante, constituirá parte del
Plan Operativo Anual General del Proyecto y estará enmarcada en: (i) los objetivos
y componentes del Proyecto; y (ii) los Estudios Específicos formulados por el
Entidad Participante.

3.4.4 Del Procedimiento de Formulación del POA


El POA debe ser preparado de acuerdo con los formatos definidos previamente por la
Coordinación General del Proyecto; para tal efecto, dichos formatos deben ser
presentados a esta unidad por la MAE de la Entidad Participante o su delegado, antes
de concluir el mes de noviembre de cada año.

Este requisito no excluye la necesidad de que cada Entidad Participante participe con
la Coordinación General del Proyecto y la Oficina General de Administración, en el
proceso de formulación presupuestal que se lleva a cabo entre los meses de mayo y
agosto de cada año, para el ejercicio fiscal del año siguiente. El proyecto presupuestal
resultante y el techo final que sea aprobado por la DNPP, será la base para la
elaboración del POA.

El POA debe incluir una programación de todos los gastos, incluyendo adquisiciones,
servicios y consultores y un cronograma de ejecución detallado. También, debe incluir
el programa de capacitación, entrenamiento, talleres o viajes.

La Coordinación General del Proyecto analizará la consistencia y la compatibilidad del


POA de la Entidad Participante con los objetivos del Proyecto y los Estudios
Especìficos aprobados; si no tuviera observaciones o éstas hubieran sido resueltas, lo
integrará en el POA global del proyecto y los someterá a la No-Objeción al BIRF.

Una vez que el POA haya sido aprobado, la Entidad Participante habrá cumplido con
una de los requisitos para acceder o continuar accediendo a la asistencia técnica del
Proyecto durante la gestión anual, y podrá iniciar la ejecución de las operaciones
(estudios, proyectos, consultorias, etc) que haya previsto realizar con financiamiento
del Proyecto.

La Coordinación General del Proyecto comunicará a la Entidad Participante sobre la


aprobación de su POA o sobre las modificaciones y ajustes necesarios para reiniciar el
trámite de aprobación.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del26
Vilcanota

3.4.5 De la Responsabilidad por la Formulación y la Ejecución


El responsable de la formulación de los Estudios Específicos y de los Planes
Operativos, en cada Entidad Participante, es la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de
dicha entidad.

Asimismo, la MAE de la Entidad Participante del Proyecto es responsable del


cumplimiento de su Plan Operativo Anual, en los términos y condiciones que hubieran
sido aprobados. Para el efecto, deberá realizar el seguimiento continuo de la forma
cómo se están logrando los objetivos de gestión y cómo se están ejecutando las
actividades y proyectos programados.

3.4.6 De la Evaluación Parcial de Resultados


Los resultados de la ejecución del POA de cada Entidad Participante deben ser
evaluados por la MAE, al menos semestralmente. La evaluación de resultados debe
ser informada a la Coordinación General del Proyecto, mediante un Informe de Avance
que contemplará aspectos cuantitativos y cualitativos, tomando en cuenta la
información emergente de la verificación de la ejecución, de los indicadores de
resultado y otros indicadores que permitan medir el grado de cumplimiento de las
operaciones y el logro de los objetivos.

Estos informes deberán ser presentados por la Entidad Participante a la Coordinación


General del Proyecto, en los formatos que ésta determine, dentro de los quince días
siguientes a la terminación de cada semestre, como condición para dar curso a
solicitudes posteriores de la entidad.

Los resultados del POA serán evaluados por la Coordinación General del Proyecto, la
que se encargará de hacer evaluaciones por componentes, así como de una
evaluación integral del Proyecto e informar al BIRF.

Además de los informes escritos, las Entidades Participantes deberán mantener


reuniones periódicas con la Coordinación General del Proyecto para efectos de
seguimiento y evaluación del Proyecto.

3.4.7 De las Medidas Correctivas


La verificación de la ejecución podrá generar medidas correctivas, de acuerdo con los
factores que incidieron en la ejecución de las tareas, actividades y proyectos,
originando, cuando corresponda, ajustes al POA.

Las medidas correctivas podrán ser propuestas por la Entidad Participante u originarse
en observaciones de la Coordinación General del Proyecto o del BIRF, en función de
las prioridades del Proyecto.

3.5 DE LA PROGRAMACIÓN DEL GASTO Y PRESUPUESTO


El programa de gastos es la estimación de los pagos que una Entidad Participante
prevé sea realizada por la Oficina General de Administración, en períodos
determinados para el cumplimiento de su Plan Estratégico y de su POA.

La programación de gastos debe acompañar al POA de la EP. La Coordinación


General del Proyecto elaborará el presupuesto del Proyecto, tomando como base la
programación de gastos de las Entidades Participantes y de las operaciones que
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del27
Vilcanota

ejecute directamente. Asimismo, presupuestará los ingresos provenientes del


financiamiento del Convenio de Préstamo y de los recursos de contrapartida local.

3.5.1 Categorías de Gasto


Las actividades elegibles de el Proyecto en el ámbito de las EPs, se desarrollarán en el
ámbito del Componente Servicios urbanos y rehabilitación de infraestructuras;
incluyendo selección de consultores, contratistas de obras, proveedores y en general
toda aquella adquisición de bien o servicio que se requiera, de conformidad con los
Planes de Trabajo, Presupuestos y Planes de Adquisición aprobados.

Salvo lo expresado en el párrafo precedente, la Coordinación General no reconocerá a


las Entidades Participantes gastos por ningún concepto que se encuentren fuera de
estas categorías. De similar forma, no serán elegibles para financiamiento gastos
operativos (corrientes) de las Entidades Participantes, así como tampoco gastos de
publicidad o medios publicitarios.

3.5.2 Formulación del Programa de Gastos


La Entidad Participante debe presentar el programa de gastos, en los formatos que
defina la Coordinación General del Proyecto, con la siguiente información: (i) objeto del
gasto; (ii) categorías del gasto; (iii) fuente de los recursos.

El programa de gastos se efectuará mostrando períodos mensuales para permitir una


adecuada programación de la necesidad de recursos por parte de la Coordinación
General del Proyecto, y de un apropiado seguimiento a la ejecución del POA.

La Coordinación General del Proyecto podrá rechazar el programa de gastos de una


Entidad Participante si encontrara inconsistencias entre el programa de gastos y el
POA. El programa de gastos debe contar con una justificación adecuada de sus
rubros, explicando los supuestos principales para su estimación.

3.5.3 Formulación del Presupuesto


Basándose en el programa de gastos, la Coordinación General del Proyecto
establecerá el monto que le corresponde aportar al Tesoro Público al Proyecto como
recursos de contraparte, según el Convenio de Préstamo. Esta contrapartida deberá
contemplar los recursos necesarios para viabilizar el desembolso de los fondos
provenientes del préstamo del BIRF previstos en el programa de gastos.

La Coordinación General del Proyecto formulará el presupuesto del Proyecto conforme


a la reglamentación específica que se apruebe para el efecto, incluyendo lo siguiente:
(i) ingresos provenientes del BIRF para el Proyecto; (ii) ingresos o transferencias
destinados al Proyecto, provenientes del Tesoro Público; (iii) programa de gastos
consolidado de las Entidades Participantes; y (iv) programa de gastos de la
Coordinación General del Proyecto misma.

3.5.4 Ejecución Presupuestaria

La Oficina General de Administración realizará la ejecución presupuestaria tanto de los


recursos con fuente del BIRF como de los recursos de contraparte. Para ello,
presentará ante la DNPP del Ministerio de Economía y Finanzas el presupuesto del

27
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del28
Vilcanota

Proyecto y le solicitará los calendarios trimestrales y mensuales, recibirá las


transferencias y efectuará los pagos. Por lo tanto, las Entidades Participantes no
registrarán en su presupuesto de ingresos los recursos del financiamiento del
Préstramo ni los de la contrapartida local, así como tampoco contabilizarán la
ejecución.

La Oficina General de Administración preparará la información financiera sobre la


ejecución presupuestaria del Proyecto para todas las instituciones involucradas en la
ejecución (DGCP-MEF, DNPP-MEF, PCM, Auditoría Externa, etc.).

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del29
Vilcanota

CAPÍTULO IV

PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS

INTRODUCCIÓN
El desarrollo de este capítulo tiene el propósito de establecer un marco general para la
planificación, organización, dirección y control de los aspectos físicos, económicos,
financieros y contables del proyecto; para asegurar que estos aspectos se encuentren
integrados y relacionados y su información refleje las necesidades y avances del
Proyecto.

Dentro de este contexto; se definen algunos aspectos administrativos como son:


fuentes de financiamiento, gastos, cuentas, fondos, reportes y sistemas, que
constituyen informaciones de base para el manejo administrativo-financiero del
Proyecto. Esto permitirá establecer el desarrollo de los diferentes procesos y sus
relaciones (planificación, presupuesto, programación, tesorería, contabilidad,
controles internos, reportes financieros y auditoría).

4.1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS


4.1.1 Fuentes de Financiamiento
El Proyecto contará con dos fuentes de financiamiento: (i) recursos ordinarios del
Tesoro Público (Contrapartida Nacional); (ii) recursos de operaciones oficiales de
crédito externo, correspondientes al financiamiento del préstamo del BIRF; y (iii)
aportes de los beneficiarios, esto es, los gobiernos municipales, provinciales y
fundaciones y asociaciones que deseen financiar la ejecución de algunas actividades
como recuperación de monumentos históricos, producción de contenidos para turistas,
programas de manejo ambiental, etc.

4.1.2. Gastos Elegibles por Categoría de Gasto


Los gastos elegibles son aquellos contemplados para el cumplimiento de los fines del
Proyecto, siguiendo las normativas de licitación para aquellas categorías definidas en
el Convenio de Préstamo.

4.1.3. Cuentas Bancarias del Proyecto


En este acápite se describen las cuentas requeridas para el manejo del Proyecto, la
designación de los funcionarios responsables del manejo de las cuentas y los
procedimientos para la modificación de firmas autorizadas.

a. Apertura de cuentas bancarias requeridas para el Proyecto

Para el manejo de los fondos del Proyecto y de acuerdo con la normatividad vigente,
las cuentas bancarias del Proyecto se abrirán en el Banco de la Nación (BN) y/o en un
Banco Comercial (BC).

• Para los recursos ordinarios del Tesoro Público, correspondientes a la


contrapartida nacional del préstamo, se abrirá una cuenta en moneda nacional en
el Banco de la Nación (BN).
• Para los recursos de operaciones oficiales de crédito externo, correspondientes al
financiamiento del BIRF, se abrirá otras dos cuentas más: i) una en un Banco
Comercial, en dólares americanos, denominada Cuenta Especial, que tiene por

29
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del30
Vilcanota

finalidad proporcionar un acceso rápido a los recursos del préstamo para agilizar
los pagos; y, (ii) una, opcionalmente en el Banco de la Nación o en un Banco
Comercial /1, en nuevos soles para la monetización de los recursos del
financiamiento BIRF.

Las cuentas bancarias que se deben abrir tendrán las siguientes características:

La Cuenta Especial será la cuenta receptora de los fondos provenientes del préstamo.
Esta cuenta se abrirá y mantendrá bajo términos y condiciones aceptadas por el BIRF,
incluyendo protección apropiada contra reservas, incautación y embargo y pueden ser
utilizados para gastos relacionados a la adquisición de bienes, obras, servicios
entrenamiento y costos operativos.

• La Cuenta Operativa en moneda nacional, se usará para depositar los recursos de


la Cuenta Especial, luego de ser monetizados para procesar pagos o
transferencias bancarias a los beneficiarios o proveedores locales.

• La cuenta corriente en moneda nacional para el manejo de la contrapartida local


autorizada por el Tesoro Público se sujetará a la normatividad nacional de la
materia y será empleada para efectuar los pagos de contraparte del proyecto.

Carta de seguridad: En el caso de la cuenta del financiamiento BIRF, la entidad


bancaria deberá emitir una carta de seguridad que garantice que las cantidades
depositadas en la Cuenta Especial no serán utilizadas para compensar obligaciones
financieras del Gobierno, ni será embargada o incautada con el propósito de pagar
sumas adeudadas por el prestatario.

b. Designación de funcionarios para el manejo de las cuentas bancarias

El procedimiento para la designación de representantes es el siguiente:

Cuenta Especial en moneda extranjera y cuentas corrientes en moneda nacional

• Se designará a dos titulares y dos suplentes o alternos, mediante Resolución


Ministerial del Titular del Pliego de MINCETUR. No puede ejercer dichas funciones
el tesorero o cajero, ni el personal del área de abastecimiento o logística, o quienes
tengan a su cargo labores de registro contable.

• La responsabilidad señalada para los titulares de las cuentas bancarias es solidaria


con los suplentes o alternos en lo concerniente al giro o suscripción de cheques.

• Los titulares y suplentes o alternos son los mismos para la Cuenta Especial en
moneda extranjera y todas las cuentas corrientes en moneda nacional. Una copia
de la resolución autenticada deberá ser remitida a la Dirección General de Tesoro
Público (DGTP) para que autorice la apertura de las cuentas bancarias.

1
/ En caso de optarse por la Banca Comercial, el Banco será seleccionado por mediante un
proceso de concurso regular, con base en los servicios ofrecidos, la solidez de la
institución, y los costos operativos del manejo de cuenta y movimientos, así como los
intereses ofrecidos sobre saldos depositados.
30
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del31
Vilcanota

• Una copia de la resolución autenticada, adjunta a las tarjetas de registro de firmas,


también será remitida al BN y al BC para el trámite de registro digitalizado de
firmas.

Una vez realizados estos procedimientos, las cuentas bancarias quedarán operativas
para el ingreso y egreso de fondos. Estos últimos se realizarán a través de cheques o
transferencias bancarias que serán emitidas para pagar las obligaciones derivadas de
la ejecución de actividades del proyecto. La OGA solicitará a la sección de cuentas
corrientes de cada banco la expedición de los talonarios de cheques correspondientes
a cada cuenta. La custodia de estos talonarios de cheques es responsabilidad del
tesorero de la OGA.

c. Modificación de firmas autorizadas

Las modificaciones de registro de firmas se inician con la designación de nuevos


funcionarios responsables como titulares y/o suplentes.

4.1.4. Procedimientos para Solicitar Fondos de la Cuenta Especial


En el Diagrama 4.1 se presenta el flujo de fondos del Proyecto, que muestra el
procedimiento de solicitud de desembolsos al BIRF, este procedimiento se explica con
mayor detalle en los puntos que a continuación se presentan.

31
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del32
Vilcanota

Diagrama 4.1.
Flujo de Fondos del Proyecto

Diagrama

FLUJO DE FONDOS

Información sobre implementación del proyecto


(adquisiciones, rendición de cuentas, etc.)
BIRF DNPP - BN

Ordinario
Recursos Con formato: Fuente: 9 pt
s Ordinarios
de de
OGA Contrapa
Contrapartida
r
Desembolsos del financiamiento S/.
US $
Cuenta Especial
BC

US $
Cuenta en Moneda
Nacional S/.

Fondo de
Contrapartida

Consultores

Proveedores

La Oficina General de Administración hará pagos directamente desde la Cuenta


Especial a consultores y proveedores de bienes, servicios y obras, facturados en
moneda extranjera (US$) y de las cuentas en moneda nacional en lo correspondiente a
la contrapartida nacional y a pagos en moneda local (S/.) con recursos del préstamo, a
los consultores y proveedores contratados para ejecutar las actividades de los
componentes del Proyecto.

32
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del33
Vilcanota

a. Condiciones previas para el manejo de las Cuentas Corrientes y solicitudes de


fondos al BIRF

Antes del primer desembolso, así como en la eventualidad de cambio de los


responsables del PIT o cambio de la entidad bancaria en la que se manejen las
cuentas del Proyecto, deberá cumplirse con las siguientes condiciones:

• El BIRF debe recibir el registro de firmas, que faculta a las personas autorizadas
a firmar las solicitudes de retiro de fondos con cargo al préstamo.

• Notificar al BIRF sobre la apertura de la cuenta especial, adjuntando la carta de


seguridad.

b. Mecanismo de desembolso del Préstamo y procedimientos de retiro de fondos

El mecanismo de desembolso que será utilizado en la implementación del Proyecto


estará basado en transacciones individuales (desembolsos en base a estados de
gastos (SOEs), pagos directos, reembolsos, compromiso especial).

Una vez firmado el Convenio de Préstamo, el Departamento de Préstamos del Banco


emite una Carta de Desembolsos al Prestatario, en la cual se da instrucciones sobre lo
siguiente: autorización de signatarios que firmarán las solicitudes de retiro de fondos,
condiciones para el desembolso, si aplicará, requisitos para la auditoría, plazo para
presentar las solicitudes de retiro de fondos, requisitos específicos para el
funcionamiento de la Cuenta Especial, y límites específicos para la utilización de
SOEs.

El monto mínimo de una solicitud de pago directo a cargar a la cuenta del Préstamo o
de emisión de compromisos especiales es el equivalente de 20% del depósito de la
Cuenta Especial.

Las solicitudes de desembolso por prefinanciamiento o fondos de recursos propios, por


pagos directos y/o compromisos especiales (cartas de crédito) que se envíen al BIRF
deberán cumplir con los siguientes documentos:

• Los documentos para reembolsos de prefinanciamiento: Formulario 1903; Hoja


Resumen (en duplicado) con documentos justificativos que evidencien prueba de
pago; Certificado/Estado de Gastos (en duplicado) sin documentos justificativos;
Resumen de Categorías.

• Los documentos para pagos directos: Formulario 1903; Copia de factura del
contratista o proveedor.

Solicitud de compromiso especial


El Compromiso especial es un amparo del Banco Mundial a una carta de crédito.

La solicitud de compromiso especial es un procedimiento de desembolsos por el cual


el Banco emite, a solicitud del prestatario y © de un banco comercial (radicado en el
país del proveedor) un compromiso especial, a través del cual el Banco paga el
importe de los pagos realizados o a ser realizados en virtud de una carta de crédito.
33
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del34
Vilcanota

Los documentos para solicitar dicho compromiso especial son: (i) Formulario 1931
(Solicitud de Emisión de Compromiso Especial) en duplicado; (ii) copia del contrato u
orden de compra (duplicado), (iii) propuesta de carta de crédito a ser emitida por el
banco comercial (duplicado).

Una vez emitido el compromiso especial, una vez ejecutada la transacción por el
banco comercial, en virtud de la carta de crédito, este solicita el pago correspondiente
por medio de SWIFT, telex o cable al Banco.

Las solicitudes de reposición de fondos a la Cuenta Especial deberán


presentarse mensualmente, como lo especifica la carta de desembolsos. Para
dichos efectos, se enviará al Banco los documentos y otras evidencias que
demuestren que dichos pagos se hicieron exclusivamente para gastos elegibles
y en los montos correspondientes.

Si el BIRF determinara en algún momento, que los pagos realizados desde la Cuenta
Especial se hicieron para un gasto o en un monto no elegible o no fue justificado por
suficiente evidencia, se deberá notificar al Banco, proveerle de la evidencia adicional
respectiva o depositar en la Cuenta Especial (o si el Banco lo requiere en la cuenta del
Banco) una cantidad igual a la cantidad de ese pago o en la proporción no elegible o
injustificada.

Los documentos para reembolsos a la Cuenta Especial deben incluir: Formulario 1903;
Hoja Resumen (en duplicado) con documentos justificativos que avalen prueba de
pago; Certificado/Estado de Gastos (en duplicado) sin documentos justificativos;
Resumen de Categorías; Estado Bancario (en duplicado); Conciliación de la Cuenta
Especial (en duplicado).

Utilización de Estados de Gastos (SOEs)


En la carta de desembolso se explica los límites aplicables para cada categoría de
gasto bajo esta modalidad que el Proyecto puede utilizar. Los formularios específicos
de estados de gastos se adjuntan con la carta de desembolsos.

Los desembolsos que pueden ser solicitados sobre la base de estados de gastos
(SOEs), según el Anexo 1 del Convenio de Préstamo, son: (a) bienes bajo contratos
que sean menores al equivalente de US$ $250,000; (b) obras bajo contratos que sean
menores al equivalente de US$ 500,000; (c) servicios prestados por consultores
individuales bajo contratos menores al equivalente de US$ 50,000; (d) servicios
prestados por firmas consultoras bajo contratos menores al equivalente de US$
100,000; y, (d) costos operativos.

c. Responsabilidad de preparación de las solicitudes de retiro de fondos al BIRF

La Oficina General de Administración, en coordinación con el PIT, será la responsable


de elaborar y presentar las solicitudes de retiro de fondos del Préstamo para el
financiamiento de las actividades implementadas por las EP. Estas solicitudes de retiro
de fondos serán enviadas al Departamento de Préstamos del BIRF, por lo menos
mensualmente (en el caso de reposiciones de fondos a la Cuenta Especial) para ser
revisadas y procesadas por el BIRF.

4.1.5. Informes de Seguimiento Financiero (FMRs) para el BIRF

34
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del35
Vilcanota

a. Reportes trimestrales de los FMR para el BIRF

Los Informes de Seguimiento del Proyecto (FMRs) tienen por objeto ayudar al
prestatario en el seguimiento y monitoreo del Proyecto. Los FMRs deberán ser
consolidados por la Coordinación General del proyecto sobre la información que
reporta el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) – Módulo de
Proyectos (MP) y comprende:

Informes financieros del proyecto.- Establece las fuentes y el uso de los fondos para
el Proyecto, ambos acumulativamente y por el período cubierto por el referido informe
mostrando, por separado, los fondos provenientes del Préstamo y explica las
variantes entre su real utilización y aquella prevista para los mismos.

Informes sobre progreso físico del proyecto.- Describe el progreso físico en la


implementación del Proyecto, ambos acumulativos y por el período cubierto por el
referido informe y explica las variantes entre la real implementación y aquella
planificada.

Informes sobre las adquisiciones del proyecto.- Indica el estado de las adquisiciones
bajo el Proyecto, como en el final del período cubierto por el referido reporte.

Los formatos que serán utilizados en los Informes de Seguimiento del Proyecto (FMRs)
de acuerdo con las directrices de los Informes de Seguimiento Financiero de proyectos
financiados con recursos del BIRF, deberán ser preparados por la Coordinación
General del proyecto.

b. Preparación de los FMRs

El SIAF-MP contará con los módulos adecuados para el registro y la obtención de


información del proyecto, los cuales serán utilizados en la preparación de los FMRs.

En este sentido, para facilitar la preparación de los FMRs financieros a partir del SIAF-
MP, se clasificará cada registro de ingreso según su fuente y por gasto de cada
componente, actividad, categoría o cualquiera sea el gasto.

En los informes sobre la marcha o progreso del proyecto, los FMRs de administración
de contratos se podrá obtener también del SIAF-MP, si en este sistema se ingresan
todos los datos de la opción de contratos. Los FMRs de seguimiento dependerán de
que se haya establecido claramente los indicadores de medición física, sin los cuales
la elaboración de estos reportes no es posible.

Con relación a los reportes sobre adquisiciones, se desarrollará, desde el inicio del
Proyecto, una base de datos que actualizada diariamente evite retrasos, detecte
omisiones y facilite la preparación del reporte.

c. Alcance de los FMRs

Los FMRs abarcan todo el Proyecto y no exclusivamente el uso de los fondos del
Banco. Deben reflejar todos los gastos, incluidos aquellos que puedan realizarse fuera
de la OGA. Estos reportes son estados financieros especiales preparados en un
formato acordado con el Banco y, por lo tanto, no siempre se ajustan a las Normas
Internacionales de Contabilidad.

35
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del36
Vilcanota

d. Moneda de los FMRs

Los FMRs serán preparados en moneda nacional. Los saldos de apertura y de cierre
de la Cuenta Especial tendrán como referencia el tipo de cambio vigente en la fechas
de apertura y de cierre, respectivamente. El tipo de cambio correspondiente se incluirá
en una nota agregada en el formato del FMR.

e. Declaración de gastos en los FMRs

Los gastos que se declaran en los FMRs son gastos efectivos correspondientes al
trimestre, desde el inicio del proyecto hasta la fecha y acumulados a la fecha; gastos
previstos o presupuestados para los periodos antes indicados; variaciones entre los
gastos previstos y los gastos efectivos.

f. Responsabilidad de la preparación de los FMRs

Las responsabilidades para la preparación de los informes de los FMRs recaen en:

Coordinador General del Proyecto


Tiene la responsabilidad de establecer y mantener mecanismos adecuados de gestión
financiera, adquisiciones y seguimiento del progreso del Proyecto, para finalmente
consolidar y conciliar toda la información necesaria para preparar los FMR.

Velar por la preparación de los FMRs completos, y su oportuna distribución a todos los
participantes directos. También, su función es trabajar en forma coordinada con todos
los funcionarios vinculados con el Proyecto y con su personal, para proporcionar una
descripción del progreso de éste y adoptar las medidas necesarias para abordar los
problemas o aprovechar la información existente en los FMRs.

Coordinador Técnico del Proyecto


Preparar los informes consolidados sobre el progreso físico del Proyecto.

Coordinador de Adquisiciones del Proyecto


Preparar los informes sobre las adquisiciones del mismo.

Coordinador Financiero
Preparar los informes financieros pertinentes, y los presentará oportunamente (cada
tres meses) al Coordinador General.

BIRF
La función del Banco es cerciorarse de que los mecanismos creados antes del inicio
de la ejecución del Proyecto se mantengan vigentes. Los procedimientos para
preparación de los Informes de Seguimiento Financiero (FMR), donde se describen los
alcances, responsables, instrumentos de gestión y tiempos estimados de todo el
proceso, deberán ser preparados por la Coordinación General del Proyecto.

4.1.6 Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF)


La OGA adoptará para su gestión, el Sistema Integrado de Administración Financiera
(SIAF) que, además del Módulo de Proyectos, incluye módulos de Presupuesto,
Tesorería y Contabilidad, que generan la información que deben contener los FMR
(Informes de seguimiento financiero). Estos informes estarán focalizados en los
36
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del37
Vilcanota

aspectos financieros del Proyecto y su objetivo es el seguimiento de éste y no su


administración.

4.2. MANEJO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO DEL PROYECTO


El Project Appraisal Document (PAD) es el documento que resume los aspectos
relevantes para la ejecución del Proyecto. Incluye los objetivos, el plan y el
presupuesto para la vida del Proyecto desagregado por componentes,
subcomponentes y actividades; así como los indicadores de avance físico, límites y
modalidades de adquisición y mecanismo de desembolso, entre otros. Es una guía
para elaborar los Planes Operativos Anuales (POA) que comprenderán la
programación de actividades y los presupuestos para cada año.

4.2.1 Planificación y Programación de Actividades


a. Plan Operativo Anual

El Coordinador General del Proyecto y su personal, en coordinación con las EP del


Proyecto prepararán y mantendrán un Plan Operativo Anual (POA) que, detalle todas
las actividades que se realizarán y los recursos necesarios para su ejecución, por toda
fuente.

De acuerdo con lo establecido en el Convenio de Préstamo, el POA será presentado al


Banco a más tardar el 15 de Diciembre de cada año, para su revisión y No-Objeción.

El POA deberá contener información que se incorporará como parte de los


compromisos dentro del presupuesto formulado por la institución. Este plan debe
contener los siguientes documentos: (i) resumen ejecutivo del Proyecto; (ii) plan de
actividades para todo el año, de preferencia presentado en un diagrama de GANTT;
(iii) definición de indicadores físicos que permitan medir el avance del Proyecto; (iv)
presupuesto mensualizado por componentes, subcomponentes, actividades,
categorías de gasto y fuentes de financiamiento y; (v) plan de adquisiciones.

El POA deberá ser aprobado por la Coordinación General del Proyecto y


posteriormente por el BIRF. Servirá de base de comparación con la ejecución de las
actividades del Proyecto que se reportan en los FMR y que se preparan
periódicamente para el BIRF.

b. Evaluación del Plan Operativo Anual

Las actividades ejecutadas se informarán en el Reporte de Ejecución del Proyecto


(semestral), el que será remitido al BIRF por el Coordinador General del Proyecto,
luego de 30 días de concluido el semestre que se informa.

Este informe incluirá: (i) el progreso logrado con relación a los indicadores definidos;
(ii) una evaluación de los problemas y asuntos derivados de la implementación del
Proyecto; (iii) implementación actualizada y proyección de desembolsos para el
próximo semestre y; (iv) estado de cumplimiento con el Convenio de Préstamo.

La Coordinación General del Proyecto, antes del año de declarada la efectividad de


Convenio de Préstamo, efectuará con el Banco, una revisión del progreso logrado
durante dicho lapso, basado en los reportes mencionados en el párrafo anterior,
incluyendo la evaluación realizada a las EP sobre el progreso de sus componentes y/o
proyectos en cumplimiento de los convenios entre la DNDT y las EP del Proyecto.

37
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del38
Vilcanota

4.2.2. Presupuesto
El responsable de la Oficina General de Administración es el responsable de llevar
adelante las acciones necesarias para la programación, aprobación, ejecución y
evaluación del presupuesto, en coordinación con el Coordinador financiero.

La Oficina General de Administración aprobará el presupuesto elaborado, y luego éste


deberá ser ingresado en el software y en los formatos establecidos que para tal fin
proporciona la Dirección Nacional del Presupuesto Público (DNPP).

El presupuesto del Proyecto es presentado a la Oficina de Presupuesto del Pliego para


su consolidación y a la DNPP para su aprobación de acuerdo a Ley.

a. Programación de recursos

El presupuesto del Proyecto es asignado trimestralmente en función al marco


presupuestal anual aprobado en la Ley de Presupuesto. La Oficina General de
Administración es responsable de la programación trimestral y de su ingreso en el
software.

b. Calendario de compromisos

Es aprobado mensualmente por la DNPP-MEF, como calendario inicial con cargo a la


asignación trimestral. De no ser suficientes los recursos en el calendario inicial se
deberá tramitar una ampliación de calendario de compromisos, la cual debe ser
presentada hasta diez (10) días después de iniciado el mes al que corresponda la
asignación, siempre dentro del marco trimestral.

c. Ejecución y evaluación del presupuesto

Los procesos de ejecución y evaluación presupuestaria, así como los reportes que
deben ser presentados en cada caso están normados por las directivas emanadas de
la DNPP, que para este fin se aprueban en cada ejercicio presupuestal.

Los formatos PP1 (Programación del Presupuesto de Ingresos), PP2 (Programación


del Presupuesto de Gastos) del proyecto (para su consolidación a nivel pliego) y el
formato AP1 (Estado de Ejecución mensual o trimestral, por Clasificación Funcional o
por Unidad Ejecutora) los elabora la Oficina General de Administración para su
integración a los estados financieros mensuales, considerando lo dispuesto en la
normatividad de la Contaduría Pública de la Nación.

4.2.3. Tesorería
La Oficina General de Administración es el responsable de organizar, coordinar y
controlar los recursos financieros del Proyecto, controla los ingresos por cada fuente
de financiamiento y efectúa los desembolsos para los gastos autorizados del proyecto.
Además, es responsable de llevar las cuentas bancarias siguiendo las directivas de
tesorería emanadas de la DGTP y las normas del BIRF aplicables al proyecto. Ningún
pago puede procesarse si no cuenta con su aprobación.

El tesorero revisará la documentación sustentatoria de los pagos a ser efectuados, por


fuente de financiamiento y por componente del proyecto. Esta información estará

38
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del39
Vilcanota

disponible para efectos del proceso de la Auditoría Anual de las cuentas del proyecto o
cuando lo requieran los representantes del BIRF.

a. Información procesada en el área de Tesorería

Los documentos e información a cargo del área de tesorería son: (i) recibos de ingreso
y comprobantes de pago; (ii) proceso de información externa de gastos; (iii)
preparación del libro de bancos para la conciliación bancaria y con la DGTP; (iv)
reporte de ingresos por fuente de financiamiento; (v) manejo de caja chica, cuyos
arqueos están a cargo de contabilidad; (vi) custodia y control de cartas fianza de
proveedores; (vii) control y custodia de chequeras; (viii) reporte para solicitar recursos
con cargo a ejercicios anteriores y; (ix) reversión al Tesoro Público.

b. Cancelación de obligaciones

Este procedimiento está conforme con las normas emitidas por el MEF, a través del
Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF). Los recursos del Proyecto sólo
podrán utilizarse para financiar gastos elegibles, de acuerdo a lo establecido en el
Convenio de Préstamo y dentro del presupuesto del proyecto. La ejecución del gasto
pasa por las siguientes etapas:

Compromiso
Se refiere a la afectación parcial o total de las asignaciones presupuestarias
autorizadas mediante el documento que corresponde a cada operación (contrato,
orden de compra, orden de servicio, planilla de viáticos y reposiciones de caja chica,
liquidaciones de pago, entre otros).

Devengado
Es la etapa en la que se asegura la disponibilidad financiera y se sustenta con los
siguientes documentos: (i) factura original de adquisición de bienes y/o servicios; (ii)
valorización de estudios; (iii) rendición de cuenta documentada, con comprobantes de
gasto debidamente justificados y firmados por personas autorizadas; (iv) recibo de
honorarios por los servicios prestados y; (v) declaración jurada en caso de no existir
ninguno de los documentos mencionados (sólo para el caso de viáticos), hasta el
monto establecido en la Ley Anual de Presupuesto.

Pago
Es la etapa de emisión de cheques o relación de transferencias bancarias, con el fin de
cancelar la obligación adquirida.

4.2.4. Contabilidad
Para llevar los registros contables se utilizará el SIAF y a través de su módulo especial
se contabilizará. Es importante definir con precisión las características del sistema de
contabilidad, ya que ayudará a mantener actualizada y organizada la información del
Proyecto.

El sistema contable que diseñará la Oficina General de Administración deberá reunir


los requisitos necesarios para producir los informes requeridos por el Banco, así como
los requeridos jurídica y reglamentariamente en el Perú.

a. Método del Sistema de Contabilidad

39
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del40
Vilcanota

Para los reportes nacionales, el método que se utilizará será el de devengados. Para
los estados financieros que se presentarán al Banco, también se usará este método,
pues, mediante él se registra lo efectivamente gastado o desembolsado por el
Proyecto.

b. Plan de cuentas del Proyecto

El plan de cuentas deberá ser revisado y aprobado antes de iniciarse el Proyecto. Al


respecto, cabe mencionar que si bien el SIAF tiene el Plan de Cuentas Nacionales
incorporado en su base de datos, será importante revisarlo e incluir las cuentas
necesarias para el Proyecto. El plan de cuentas que se empleará será el utilizado en el
SIAF, pero adaptado al Proyecto y a los requerimientos del Banco.

c. Sistema de Códigos

Los códigos sirven para identificar el plan de cuentas del Proyecto y son esenciales en
el sistema informático. Se definirán los códigos de clasificación por componentes,
subcomponentes y actividades del Proyecto, debido a que serán de utilidad para
elaborar los FMRs sobre la base del sistema informático SIAF.

d. Presentación de Estados Financieros

Los estados financieros requeridos por el BIRF son: (i) estado de origen y aplicación
de fondos; (ii) desembolsos de la Cuenta Especial; (iii) estado de la Cuenta Especial y;
(iv) cumplimiento de cláusulas contractuales.

Los estados financieros nacionales están comprendidos por: (i) Balance General; (ii)
Balance de Comprobación; (iii) Estado de Gestión; (iv) Estado de Cambios en el
Patrimonio Neto y; (v) Estado de Flujo de Efectivo y las Notas a los Estados
Financieros.

El Balance General se basa en información de Adquisiciones de Bienes y Servicios, y


Desembolsos de Tesorería. Se registra la información proveniente de ingresos, a
través de notas de entrada y órdenes de compra; de salidas, a través de pedidos o
comprobantes de salida; y de Tesorería (ingreso de fondos a través de recibos de
ingresos y egresos de fondos a través de comprobantes de pago). El balance
presupuestal se basa en información de la Unidad de Administración y Finanzas.

Se debe preparar y mantener actualizados los libros Diario, Mayor, Libro Auxiliar
Bancos (por cada cuenta), el registro COA y el registro de compras, principalmente.

La Oficina General de Administración es responsable de realizar conciliaciones con


otros organismos: (i) Conciliación Presupuestal, con la Dirección Nacional de
Presupuesto Público y; (ii) Conciliación de Fondos, con la Dirección General de Tesoro
Público.

4.2.5 Controles Internos


La Oficina General de Administración contará con procesos regulares y obligatorios
para comprobar y conciliar la consistencia del movimiento de efectivo en la cadena de
gasto, así como la asignación de responsabilidades. Adicionalmente, las acciones de

40
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del41
Vilcanota

auditoría interna del Proyecto serán efectuadas por el Órgano de Control de Interno de
MINCETUR.

4.2.6 Auditoría del Proyecto


a. Responsabilidad de la UCP

Las cuentas del Proyecto, incluyendo contratos y sus modificaciones y enmendaduras,


así como los depósitos y retiros de la Cuenta Especial y el uso de los SOE serán
auditados cada año por una firma auditora independiente aceptable para el Banco y
bajo los términos y condiciones satisfactorias para éste, lo que incluirá un informe
administrativo sobre la estructura de control interno.

El mecanismo de selección de la firma auditora externa que revisará y emitirá opinión


sobre los estados financieros y la gestión del Proyecto, se establecerá en las Bases,
que conforme a las normas vigentes, elaborará la Contraloría General de la República
(CGR); la Coordinación General será responsable de preparar los términos de
referencia donde se señalará los alcances, normas a observarse, y
resultados/productos de la Auditoría Externa. La solicitud a la CGR para llevar a cabo
el proceso de selección de la firma auditora deberá explicitar los mecanismos que
exige el Convenio de Préstamo y las guías de auditoría del BIRF para el proceso.

Los estados financieros del Proyecto, así como los informes de seguimiento financiero
del proyecto (FMR), serán auditados anualmente por auditores independientes
aceptados por el Banco, quienes verificarán el cumplimiento de las condiciones
contractuales y de desembolsos.

Las guías de auditoría del Banco serán usadas por el Prestatario para determinar el
formato y contenido de los estados de cuenta financieros anuales y para preparar los
TR de la auditoría.

El Coordinador General informará al BIRF sobre el proceso seguido para la


contratación de los auditores externos; la CGR someterá directamente al BIRF la
aprobación de los candidatos habilitados en el proceso de selección.

Informes de Auditoría
Los informes anuales de auditoría con los estados de cuenta relacionados serán
presentados al Banco dentro de los seis meses del cierre del año fiscal del Prestatario.
Todos los registros de soporte serán mantenidos por la Coordinación General al
menos un año después de la terminación de la ejecución del Proyecto.

Los informes de auditoría para el BIRF deberán incluir: los estados financieros, fuentes
y uso de fondos, los estados de gastos, el cumplimiento de cláusulas contractuales, la
Cuenta Especial, los procedimientos y controles internos del proyecto y, el avance
físico contrastado con los avances financieros.

Los informes auditados de acuerdo a las normas del Perú comprende: el informe corto
que incluye las opiniones solicitadas por el BIRF; el informe largo que incluye
comentarios, observaciones y recomendaciones del sistema de control interno e
información relevante que afecte o pudiera afectar la veracidad de los estados
financieros, y el informe presupuestal que da cuenta de los procedimientos y prácticas
presupuestales seguidas por el proyecto. Estos informes serán enviados a la
Contraloría General de la República, al Titular del Pliego del MINCETUR y al BIRF.

41
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del42
Vilcanota

b. Responsabilidad de las Entidades Participantes

En materia del control, las Entidades Participantes tendrán las siguientes


responsabilidades: (i) colaborar con el trabajo de los auditores; (ii) emitir los informes
que le sean demandados por el auditor; (iii) solicitar a la Unidad de Auditoría de la
propia entidad la evaluación de la marcha del las actividades a su cargo y enviar a la
Coordinación General del Proyecto, el informe de los auditores; (iv) implantar los
mecanismos de control interno necesarios; (v) respaldar todas sus operaciones con
información y documentación; y, (vi) organizar un sistema de archivo de documentos
que faciliten la verificación y control.

Sin perjuicio de los mecanismos de control externo aplicables a estudios, talleres o


proyectos de esta naturaleza, la Coordinación General del Proyecto se reserva el
derecho de ejercer el control posterior de los procesos que se encuentren a cargo de la
Entidad Participante.

42
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del43
Vilcanota

CAPITULO V

ADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS Y CONSULTORIAS

5.1. ASPECTOS GENERALES


Las obras, bienes y servicios y servicios de consultoría necesarios para ejecutar las
actividades y resultados previstos en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto, se
contratarán de acuerdo con las normas y procedimientos del BIRF que se describen en
el presente capítulo. Estas normas y procedimientos son de uso y aplicación
obligatoria para la Oficina General de Administración, la DNDT y las Entidades
Participantes (EP), bajo responsabilidad de las Máximas Autoridades Ejecutivas (MAE)
(Coordinador General, Director, Gerente General, Presidente o similar).

5.1.1. Marco Legal


Toda adquisición de bienes y contratación de servicios de consultoría con recursos del
Proyecto se realizará en el marco de lo dispuesto por:

• El Anexo 4 de Adquisiciones y Selección de Consultores del Convenio de


Préstamo suscrito.
• El Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco.
• Para la adquisición de obras, bienes y servicios: “Las Normas para Adquisiciones
con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF”, de Mayo de 2004.
• Para la contratación de servicios de consultoría: “Las Normas para la Selección y
Empleo de Consultores por Prestatarios del BIRF”, de Mayo de 2004.
• Los procedimientos y requisitos establecidos en el presente manual.

5.1.2. Plan de Adquisiciones y Contrataciones


• El Plan de Adquisiciones y Contrataciones es el instrumento de planificación que
permitirá formular y acordar con el BIRF las contrataciones de obras, compras de
bienes y servicios, y la contratación de servicios de consultoría necesarios para el
cumplimiento de los objetivos del Proyecto. Su formulación permite programar las
acciones necesarias a realizar, en periodos determinados, para alcanzar los
resultados establecidos en el Plan Operativo Anual (POA).

• El Plan de Adquisiciones y Contratación será complementario al POA, por lo que


cada EP deberá presentarlo a la Coordinación General del Proyecto, junto con
éste.

EL Plan de Adquisiciones y Contrataciones debe detallar:

• Los contratos particulares para bienes, ejecución de obras y/o servicios y


consultorías requeridos para llevar a cabo el proyecto durante el período inicial de
por lo menos 18 meses;

• Los métodos propuestos para las contrataciones que estén de acuerdo con el
Convenio de Préstamo; y,

• Los procedimientos aplicables para el examen del Banco.

43
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del44
Vilcanota

El Plan de adquisiciones debe ser actualizado anualmente o cuando sea necesario a


lo largo de la duración del proyecto y ser ejecutado en la forma en que haya sido
aprobado por el Banco.

• La Coordinación General del Proyecto será la encargada de consolidar los planes


de adquisiciones y de contratación de consultores de las EPs y aquellos que
ejecute por cuenta propia. Las adquisiciones y contrataciones del Proyecto se
ejecutarán en concordancia con dicha planificación. Después de acordado el Plan
de Adquisiciones, cualquier modificación deberá ser consultada y aprobada por el
Banco antes de que un proceso de selección no previsto en dicho plan pueda ser
iniciado.

• La Coordinación General del Proyecto someterá al Banco el 31 de enero y 31 de


julio de cada año, comenzando el 31 de enero de 2005, el Plan General de
Adquisiciones actualizado, a satisfacción del Banco, detallando las actividades de
adquisiciones bajo el proyecto, para los siguientes doce meses.

• La Coordinación General del Proyecto deberá revisar con el Banco el 28 de febrero


y 31 de agosto de cada año, comenzando el 28 de febrero de 2005, a en la fecha
que el Banco lo requiera, el plan referido en el acápite precedente y deberá tomar
las medidas necesarias para dar cumplimiento eficiente al Plan.

• En caso de conflicto entre las disposiciones del Plan y las del Contrato de
Préstamo, prevalecerán las del Contrato de Préstamo.

5.1.3. Responsabilidad por las Adquisiciones y Contrataciones

• La conducción de los procesos de contrataciones y adquisiciones mismos será de


responsabilidad de la MAE como representante de la EP. Al efecto, la MAE: (i)
luego de recibir la conformidad de la Coordinación General del Proyecto, autorizará
el inicio del proceso; (ii) designará un Comité de Selección; y, (iii) controlará el
cumplimiento del proceso de selección, estableciendo las responsabilidades
correspondientes, verificando en particular que la adjudicación de la Buena Pro sea
hecha sólo luego de haber recibido las aprobaciones de la Coordinación General
del Proyecto y del BIRF, cuando corresponda a este último.

• Después de entregada a la Coordinación General del Proyecto la no objeción del


BIRF a la adjudicacion propuesta del contrato, cuando corresponda, la
recomendación de adjudicación (Buena Pro) del Comité de Selección será
ratificada por la MAE, que así será corresponsable de dicha recomendación. Si la
MAE no ratifica la recomendación de adjudicación del Comité de Selección, o por
causas justificadas cancela el proceso de selección, deberá informar este hecho a
la Coordinación General del Proyecto, explicando su decisión. La Coordinación
General del Proyecto evaluará la situación expuesta y de ser pertinente, lo pondrá
en consideración del BIRF. La convocatoria a un nuevo proceso de selección o la
reconvocatoria del mismo, sólo podrá realizarse luego de recibida la aprobación de
la Coordinación General del Proyecto y del BIRF.

• En caso de que los contratos para la ejecución de obras, adquisición de bienes o


servicios contemplen el pago de un anticipo, éstos se sujetarán a lo establecido por

44
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del45
Vilcanota

el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850, Ley de Adquisiciones y


Contrataciones del Estado y su Reglamento.

• Los recursos impugnativos que hubiere se tramitarán conforme a los


procedimientos establecidos en la mencionada legislación nacional u otra aplicable.

5.1.4. Comités de Selección


El Comité de Selección Permanente será la instancia designada por la OGA o la MAE
de la EP para llevar a cabo los procesos de contratación y selección en materia de
adquisiciones del proyecto; conducirá dichos procesos, encargándose de la
preparación de los documentos de licitación, invitación o pedidos de propuesta,
publicaciones en los casos que así lo ameriten, apertura y evaluación de ofertas, y la
emisión de informes de evaluación y recomendaciones de adjudicación, hasta antes de
la suscripción del contrato con el postor ganador.

El Comité de Selección Permanente estará conformado por tres (3) o cinco (5)
miembros titulares con igual número de suplentes; cualquiera que sea el número de
integrantes, uno deberá pertenecer a la dependencia encargada de adquisiciones y
contrataciones y otro al equipo de implementación del proyecto.

El Comité de Selección Permanente es competente para:


- Verificar que el expediente cumpla con los requisitos mínimos de acuerdo con las
Normas del Banco Mundial, debiendo refrendar tanto los criterios de evaluación,
como los requisitos mínimos que deberán ser cumplidos por los postores.
- Recibida la No Objeción del Banco Mundial, en los casos que se requiera de
acuerdo a los límites establecidos en el Convenio de Préstamo, deberá realizar las
invitaciones a los consultores o proveedores, o lanzar la convocatoria pública.
- Deberá absolver consultas u observaciones que pudieran surgir a los documentos
de invitación/licitación/pedido de propuestas.
- Deberá proceder a la apertura de propuestas/ofertas de acuerdo a las normativas y
procedimientos establecidos.
- Proceder a la evaluación de ofertas/propuestas presentadas por proveedores o
consultores de acuerdo con los crieterios establecidos en los documentos del
proceso y, en los casos que se requiera la revisión previa, enviarlos al Banco
Mundial para la No Objeción correspondiente
- En el caso de selección de consultores, luego de concluido el proceso de
evaluación, procederá a realizar la etapa de negociación con el Consultor o la
Firma Consultora que hubiera resultado con la oferta mejor evaluada. Culminada
esta etapa, deberá levantar y suscribir un Acta de Negociación. En los procesos
de selección que estén sujetos a revisión previa del Banco Mundial, se deberá
remitir un borrador de contrato negociado para la respectiva no-objeción del Banco
antes de proceder a la suscripción del mismo.
- Deberá notificar la adjudicación del contrato luego de recibida la No Objeción del
Banco de ser el caso.

Las decisiones del Comité de Selección Peramente serán por unanimidad. Los
miembros son solidariamente responsables por los resultados del proceso, salvo aquel
que haga constar por escrito en las Actas su desacuerdo fundamentado.

En caso de que el Comité de Selección Permanente considere que el proceso de


selección/adquisición/contratación sea de alta complejidad técnica, deberá comunicar
ello a la OGA o la MAE de la EP a fin de poder conformar un Comité de Selección Ad
Hoc, el mismo que será conformado por tres (3) o cinco (5) miembros titulares, de los
45
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del46
Vilcanota

cuales, en el caso de procesos de selección para servicios de consultoría, por lo


menos tres (3) deberán ser especialistas en el sector,. Dicho Comité tendrá igual
número de suplentes que serán propuestos de acuerdo a la especialidad requerida en
cada proceso; cualquiera que sea el número de integrantes, uno deberá pertenecer a
la dependencia encargada de adquisiciones y contrataciones, y el otro al equipo de
implementacion del proyecto.

Los miembros integrantes del Comité de Selección Permanente o Ad Hoc, podrán


tener cualquier tipo de vínculo contractual con la entidad, debiendo precisar en sus
respectivos contratos dicha función.

Cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de éste último, siempre y
cuando se respete la conformación establecida en el segundo párrafo. Una vez que el
miembro titular hubiera sido remplazado por el miembro suplente, aquel ya no podrá
reincorporarse al comité.

5.1.5. Asesores
Los expertos contratados por la OGA o la EP como asesores del proceso de
adquisición y contratación podrán participar en diferentes etapas de este proceso,
desde la preparación de las términos de referencia, especificaciones técnicas y/o
documentos de licitación y pedidos de propuesta, hasta la recomendación de
contratación.

a. Asesoramiento técnico especializado

Si a juicio de la OGA o de la EP, se considerase necesario el concurso de consultores


especializados para asesorar en aspectos de alta complejidad técnica, relacionados
con la adquisición de bienes que se lleve adelante, los mismos podrán ser financiados
con recursos del Proyecto, previa aprobación de sus términos de referencia y del
método de selección especificado en el Anexo 4 del Convenio y el Plan de
Adquisiciones acordado.

b. Asesoramiento en procedimientos y normas de adquisición

La DNDT, a través del Especialista de Adquisiciones del Equipo de Implementación del


Proyecto, brindará asesoramiento general a los Comités de Evaluación designados por
las EPs con relación a los procesos de adquisición de bienes y servicios y contratación
de obras del Proyecto en: (i) la aplicación de las normas y procedimientos del BIRF; ii)
la preparación y uso de los documentos de licitación, y iii) la evaluación de las ofertas.

El representante de la Coordinación General del Proyecto, que participará como


observador en el Comité de Selección de una EP, brindará asesoramiento sobre los
procedimientos y normas de contratación del proyecto, durante el proceso de apertura
y evaluación de propuestas, sin que ello libere a la EP de su responsabilidad por la
conducción y resultados de este proceso.

5.1.6. Representante de la Coordinación General del Proyecto ante el Comité de


Selección de una EP

El representante de la Coordinación General del Proyecto ante el Comité de Selección,


además de brindar el asesoramiento señalado anteriormente, velará por el
cumplimiento de los procedimientos y normas de adquisición y contratación

46
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del47
Vilcanota

establecidos en el presente Manual, durante los procesos de adquisición y contratación


en los que participe.

Informará por escrito a la Coordinación General del Proyecto acerca del desarrollo de
los procesos de adquisición y contratación en los que participe, inmediatamente
después de cada acto en el que participe, debiendo hacer notar cualquier observación
a los mismos.

5.1.7 Disposiciones Especiales

Para la adquisición de bienes y servicios, y contratación de obras no se hará referencia


al valor en la publicación de los documentos de licitación. La adjudicación de contratos
se hará exclusivamente basándose en el precio y cuando sea apropiado se tomarán en
cuenta factores que puedan ser cuantificados objetivamente y el procedimiento para
dicha cuantficación deberá ser incluido en la invitación a ofertar. Los postores no serán
requeridos cumplir con otros requisitos distintos de los especificados en los
documentos de licitación que sirvieron de base para la preparación y presentación de
sus ofertas.

Para la contratación de consultorías, los consultores extranjeros no serán obligados a


inscribirse en registros locales como condición para participar en procesos de
selección, el valor referencial no será requerido para su publicación en los documentos
de pedido de propuesta, un número mínimo de propuestas no será requerido, previo a
la adjudicación de los contratos para servicios de consultoría, los consultores
extranjeros no serán obligados a legalizar su propuestas (o alguna documentación
relacionada a tal propuesta) por consulado peruano, por el Ministerio de Relaciones
Exteriores o alguna otra autoridad, como precondición para la participación en el
proceso de selección.

La OGA y las EPs deberán utitlizar documentos standard de adquisiciones


satisfactorios al Banco.

5.2. CONTRATACION DE OBRAS Y ADQUISICIÓN DE BIENES

5.2.1. Procedimiento General de Adquisición


• La EP preparará las especificaciones técnicas, estimación de costos y
propondrá los criterios o parámetros de evaluación de los bienes a ser
adquiridos y los pondrá a consideración de Coordinación General del Proyecto.

• En la programación de las adquisiciones, la EP deberá considerar los tiempos


de procesamiento estimados para cada adquisición, según la modalidad
requerida, de manera que las mismas se puedan efectuar oportunamente.

• La Coordinación General del Proyecto, en coordinación con la OGA,


considerará los documentos recibidos, verificará la disponibilidad de recursos y
de ser procedente, designará al Comité de Selección, elaborará los
documentos de Solicitud de Ofertas (Bases Administrativas) y tramitará las No-
Objeciones del BIRF que sean necesarias para viabilizar el inicio del proceso
de adquisición solicitada.

• Una vez recibida la comunicación de las autorizaciones, el Comité de Selección


iniciará el proceso de selección según la modalidad definida.

47
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del48
Vilcanota

• Concluido el proceso de selección, conforme las modalidades empleadas,


tramitará ante el BIRF las No-Objeciones que sean necesarias para la
adjudicación correspondiente, tras los cual comunicará por escrito a la EP el
resultado del mismo.

• Cumplido el requisito anterior, la OGA emitirá la conformidad correspondiente y


autorizará al Comité de Selección a notificar la Buena Pro de la adquisición al
licitante ganador.

• La Coordinación General del Proyecto archivará una copia de los documentos


administrativos relacionados con el manejo de la contratación, proceso de pago
y desembolsos. La OGA mantendrá los originales de los contratos firmados y
documentos de pago relacionados.

5.2.2. Modalidades de Adquisición y Contratación

La contratación de OBRAS se realizará de acuerdo a lo siguiente:


• Licitación Pública Internacional.- para contratos con costo estimado igual o
superior a US$ 3 000 000.
• Licitación Pública Nacional.- para contratos con costo estimado menor a US$
3 000 000 pero mayores de $250.000.
• Shopping o Comparación de Precios.- para contratos con costo estimado
igual o menor a US$ 250 000.
• Contratación Directa.- para obras que cumplan los requisitos referidos en los
párrafos 3.1 a 3.6 y 3.7 de las Normas “Selección y Contratación de
Consultores por Prestatarios del Banco Mundial”.
• Participación Comunitaria.- para contratos con costo estimado menor a US$
50 000, requeridos para la parte C.3 del Anexo 2 del Convenio de Préstamo.

La adquisición de BIENES se realizará de acuerdo a lo siguiente:

• Licitación Pública Internacional.- para contratos con costo estimado igual o


superior a US$ 350 000.
• Licitación Pública Nacional.- para contratos con costo estimado menor a US$
350 000 pero mayores de $50,000.
• Shopping o Comparación de Precios.- para contratos con costo estimado
igual o menor a US$ 50 000.
• Participación Comunitaria.- para contratos con costo estimado menor a US$
50 000, requeridos para la parte C.3 del Proyecto.

Preferencia Doméstica.- Los bienes manufacturados en el país por proveedores


locales gozarán de preferencia doméstica, en procesos competitivos en los que
48
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del49
Vilcanota

participen proveedores extranjeros. En dichos casos, los documentos de licitación


deberán indicar, claramente esa preferencia y la información requerida para establecer
la aplicabilidad de dicha preferencia.

La aplicación de las preferencias se efectúa de acuerdo a lo establecido en los


párrafos 2.55 y 2.56 de la Sección II b. de las “Las Normas para Adquisiciones con
Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF”, de Mayo de 2004.

DEFINICIONES

a. Shopping o Comparación de Precios

Es un método de adquisición basado en la comparación de precios obtenidos de


varios proveedores (bienes) o contratistas (obras), con un mínimo de tres para
asegurar precios competitivos y es un método apropiado para adquirir bienes
prontamente disponibles o bienes de especificación uniforme de pequeño valor, u
obras civiles pequeñas de pequeño valor. Los requerimientos deben indicar la
descripción y cantidad de los bienes y especificaciones de las obras. Los precios
deberán ser remitidos por escrito, fax o medios electrónicos. La evaluación seguirá los
mismos principios que una licitación abierta. Los términos de la oferta aceptada serán
incorporados en la orden de compra o en un breve contrato.

La Coordinación General del Proyecto y las EPs deberán establecer mecanismos de


control interno, que aseguren la transparencia de los procesos de elaboración de
especificaciones técnicas, cotización, evaluación, calificación y adjudicación bajo esta
modalidad.

b. Licitación Pública Nacional (LPN)

Es el procedimiento de licitación normalmente usado para las adquisiciones públicas


en el país y probablemente la más apropiada manera de adquirir bienes y contratar
obras, que por su naturaleza no atraen competencia extranjera. Para ser aceptables
para el Banco, estos procedimientos deben ser revisados y modificados tanto como
sea necesario para asegurar economía, eficiencia, transparencia y consistencia con las
disposiciones contenidas en la Sección I de “Las Normas para Adquisiciones con
Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF”, de Mayo de 2004, que rigen dichos
procedimientos.

Los principios de este método de compra y del enunciado en el acápite siguiente son:

• Brindar adecuada y oportuna notificación y publicidad.

• Dar igualdad de acceso para interesados elegibles, a través de: (i) plazo razonable
para preparar y presentar las ofertas y; (ii) condiciones contractuales equitativas.

• Dar igualdad de tratamiento de los licitantes, a través de: (i) criterios de evaluación
explícitos y; (ii) especificaciones y requerimientos no discriminatorios.

• Adjudicación del contrato al licitante cuya oferta haya sido evaluada como la de
menor costo evaluado.

c. Licitación Pública Internacional (LPÌ)

49
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del50
Vilcanota

El objeto de la licitación pública internacional es proveer a todos los postores elegibles


oportunamente, información sobre los requerimientos del proyecto y la oportunidad de
postular para la adquisición de los bienes y servicios requeridos.

La modalidad de Licitación Pública Internacional (LPI) se basa en la obtención de


ofertas para la provisión de bienes y contratación de obras de un número
indeterminado de proponentes, a través de una convocatoria pública a nivel
internacional.

Se realizará de conformidad con las disposiciones contenidas en la Sección II de: “Las


Normas para Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF”, de Mayo de
2004.

d. Contratación Directa (CD)


Es la contratación sin competencia (fuente única) y puede ser un método apropiado
cuando: (a) existe un contrato para obras o bienes, suscrito en concordancia con los
procedimientos aceptables para el Banco y éste debe ser prorrogado para bienes
adicionales u obras de la misma naturaleza. Las Disposiciones para dicha prórroga, de
considerarse probable, deben estar establecidas en el contrato original; (b) la
estandarización de equipos o repuestos compatibles con equipos existentes puede
justificar compras adicionales con el mismo proveedor. Para que dichas compras
puedan justificarse, el equipo original debe ser el adecuado, el número de nuevos
ítems a adquirir debe ser menor al número existente, el precio debe ser razonable, y
las ventajas de usar otra marca o fuente de suministro de equipos habrán sido
consideradas y desestimadas con base en argumentos aceptables al Banco ; (c) El
equipo requerido es propiedad exclusiva y, por tanto, obtenible únicamente de una
fuente; (d) se requiere la compra de ítems críticos de un proveedor específico como
condición para que el Contratista responsable del diseño de un proceso pueda cumplir
con la garantía de desempeño; y (e) en casos excepcionales, como en respuesta a
desastres naturales.

Después de la firma del contrato, se deberá publicar en el UNDB online y en dgMarket,


el nombre del contratante, precio, duración y resumen del contrato.

e. Participación Comunitaria (PC)


Cuando por razones de sostenibilidad del proyecto o para alcanzar ciertos objetivos
sociales específicos del mismo, es deseable en determinados componentes del
proyecto: (a) recurrir a la participación de comunidades locales y/o organizaciones no
gubernamentales (ONGs) en la prestación de servicios, o (b) incrementar la utilización
de conocimientos (know-how) y materiales locales, o (c) emplear mano de obra
intensiva y otras tecnologías apropiadas los procedimientos de adquisiciones,
especificaciones y agrupamiento de contratos serán adaptados de forma de reflejar
estas consideraciones, en el entendido de que las mismas sean eficientes y
aceptables al Banco.

5.2.3. Revisión Previa por el Banco


Para los contratos de bienes cuyo costo estimado es equivalente o superior a US $
250 000; para los dos primeros contratos adjudicados mediante licitación pública
nacional; y para cada contrato de obras, cuyo costo estimado sea equivalente o
superior a US $ 500 000, los procedimientos sobre revisión previa del Banco
establecidos en los párrafos 2, 3 y 5 del Apéndice I de: “Las Normas para
50
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del51
Vilcanota

Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF”, de Mayo de 2004 serán
aplicables.

Para los contratos adjudicados mediante contratación directa, antes de la ejecución del
contrato, la Coordinación General del Proyecto deberá proveer al Banco de las
especificaciones y el borrador de contrato para su aprobación, debiendo ser el contrato
firmado luego de la misma.

5.2.4. Recepción de los Bienes


La recepción provisional y la recepción definitiva de los bienes adquiridos estarán a
cargo de un Comité de Recepción que al efecto designe la MAE de la EP interesada.
Los miembros del Comité presentarán a la MAE de la EP un informe detallado,
señalando haber recibido a conformidad los bienes producto de la adquisición.

A tiempo de efectuarse la recepción de los bienes, la EP tendrá la responsabilidad de


levantar un inventario pormenorizado de cada ítem recibido, el mismo que deberá
conformar con el contrato de adquisición y que servirá de base para la contabilización
de los bienes en el Proyecto.

En cualquier momento, antes y durante la recepción provisional y hasta la recepción


definitiva los bienes adquiridos, la EP permitirá a funcionarios de la Coordinación
General del Proyecto efectuar observaciones, debiendo cumplir con las
recomendaciones que se hicieren.

5.2.5. Revisión Posterior


Los contratos de bienes y servicios, y obras no sujetos a revisión previa por el Banco,
serán revisados de acuerdo a lo establecido en el Párrafo 5 del Apéndice I de: “Las
Normas para Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF”, de Mayo de
2004.

La DNDT y el BIRF estarán facultados para realizar, directamente o a través de


terceros, auditorías y revisiones posteriores de los procesos de selección realizados
por las EP, que no hayan sido objeto de revisión previa del BIRF.

Asimismo, la DNDT será la responsable de hacer disponible todos los documentos de


adquisiciones requeridos para las auditorías y supervisiones que el Banco efectúe.
Guardará copias de los documentos relacionados con procedimientos administrativos,
incluyendo manejo de contratos, pagos y desembolsos.

5.2.6. Registro de Bienes Adquiridos


Todos los bienes adquiridos formarán parte del activo del Proyecto.

Las EPs tendrán a su cargo la recepción, uso, conservación, mantenimiento y custodia


de los bienes que se adquieran con recursos del proyecto, haciéndose responsables
por los daños causados, que no sean objeto del deterioro normal del bien; las EP
deberán llevar un registro e inventario paralelo de los bienes que sea coincidente con
el inventario de la Coordinación General del Proyecto.

5.3. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORIA

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del52
Vilcanota

• El objetivo del proceso de contratación de consultoría es contratar para el


Proyecto a consultores de alta competencia profesional, sobre la base de procesos
de selección transparentes que contribuyan a que las EPs cumplan con los
objetivos del Proyecto.

5.3.1. Procedimiento General de Selección y Contratación de Firmas Consultoras


• El proceso de Selección de Firmas Consultoras consta de las siguientes etapas: (i)
preparación de términos de referencia (TR); (ii) preparación de la estimación de
costos y el presupuesto (EC); (iii) preparación de la lista corta de consultores (LC);
(iv) preparación y emisión del pedido de propuestas (PP); (v) recepción de
propuestas; (vi) evaluación de las propuestas; (vii) negociación (en ciertos casos) y
adjudicación del contrato y; (viii) suscripción del contrato.

• En todo caso, las EPs serán responsables de preparar los documentos básicos
para la selección y contratación de las consultorías (TR, EC y LC). El alcance de
los servicios descritos en los TR deberá corresponderse con el presupuesto
disponible para la contratación de una asignación de consultoría específica. En los
TR, deberá definirse claramente las responsabilidades respectivas de las EPs y los
consultores. Se alentará a las firmas a que comenten los TR en sus propuestas.

• En los TR, se debe definir claramente, los objetivos, metas y extensión del trabajo
encomendado y suministrarse información básica (incluso una lista de los estudios
y datos básicos pertinentes que ya existan) con el objeto de facilitar a los
consultores la preparación de sus propuestas. Se deben enumerar los servicios y
los estudios necesarios para llevar a cabo el trabajo y los resultados previstos, por
ejemplo, informes, estudios, mapas, levantamientos. Sin embargo, no deben ser
demasiado detallados ni inflexibles, a fin de que los consultores que compitan
puedan proponer su propia metodología y el personal asignado.

• La EP pondrá a consideración de la Coordinación General del Proyecto los


documentos para la selección y contratación de las consultorías (TR, EC, LC y PP),
de acuerdo con la modalidad de selección elegida.

• La Coordinación General del Proyecto considerará los documentos recibidos,


verificará su contenido y los remitirá a la OGA para que esta a su vez verifique la
disponibilidad de recursos. De satisfacerse estas condiciones realizará los trámites
para obtener la No-Objeción del BIRF a la contratación de los servicios de
consultoría solicitados, si fuese necesario.

• La Coordinación General del Proyecto comunicará a la EP la aceptación o rechazo


de los documentos para la selección y contratación de las consultorías (TR, PP,
etc.). En caso de aceptación, dará su conformidad al inicio del proceso de
selección de consultores.

• Recibida la comunicación de la DNDT sobre la No-Objeción a los referidos


documentos, la EP procederá con el proceso de selección de los servicios de
consultoría que requiera contratar, aplicando las normas y procedimientos
señalados en el presente manual.

• Una vez seleccionado el consultor, la EP contratará al consultor, presentando a la


Coordinación General del Proyecto, un informe sobre el proceso de selección y
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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del53
Vilcanota

documentando el cumplimiento de los procedimientos legales internos que


correspondieren.

• La DNDT verificará la existencia de la documentación mínima requerida por las


normas del BIRF para el proceso de contratación, a fin de comprobar que éstos se
ajusten a las normas inherentes. De ser así, y cuando fuera procedente, tramitará
ante el BIRF las No-Objeciones que sean necesarias para la adjudicación
correspondiente. En caso contrario, la DNDT será responsable de entregar su no
objeción a la EP.

El proceso concluye con las siguientes consideraciones:

• No se financiarán gastos de consultoría si los consultores no hubieran sido


seleccionados o los servicios no hubieran sido contratados de conformidad con los
procedimientos señalados.

• Cumplido el requisito anterior, se firmará el contrato entre la EP y el consultor.

5.3.2. Modalidades de Selección de Firmas Consultoras


La contratación de firmas consultoras se realizará en alguna de las siguientes
modalidades:

Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC).- Excepto lo dispuesto de otra


manera en el punto 5.3.3 de este Manual, los servicios de los consultores deben
adquirirse por contratos adjudicados sobre la base de la calidad y el costo, de acuerdo
con las disposiciones de la Sección II de las Directrices sobre consultores. Con los
fines dispuestos en el párrafo 2.7 de las Directrices sobre consultores, la lista de
preselección de consultores para servicios cuyo costo se estima en menos del
equivalente a US$50.000 por cada contrato, puede estar integrada en su totalidad por
consultores nacionales.

5.3.3. Otros Métodos de Selección de Firmas Consultoras

• Selección Basada en las Calificaciones del Consultor.- para servicios de


consultoría cuyo costo por contrato estimado es menor a US$ 100 000 y para los
cuales la necesidad de preparar y evaluar propuestas competitivas no se justifica.

• Selección Basada en el Menor Costo.- Este método no deberá ser usado como
sustituto de la Selección Basada en Costo y Calidad pero podrá ser utilizado para
contratar servicios de consultoría cuyo costo por contrato estimado es menor a US
$ 100 000 y que sean de tipo estándar o rutinario (auditorias, diseño técnico de
obras poco complejas y otros similares) para los que existen prácticas y normas
bien establecidas.

• Selección Basada en Fuente Unica de Consultor.- para servicios que


constituyen una continuación natural de servicios realizados anteriormente por la
firma; o si se trata de operaciones de emergencia en respuesta a desastres
naturales y de servicios de consultoría necesarios por el plazo de tiempo inmediato
después de la emergencia; o para servicios muy pequeños; o cuando solamente
una firma está calificada o tiene experiencia de valor excepcional para los
servicios.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del54
Vilcanota

• Prácticas Comerciales.- para servicios cuyo costo por contrato estimado es


menos o equivalente a US$ 50 000 y que estarán dirigidos al diseño y ejecución de
estrategias innovativas de desarrollo económico local participativo a través de la
implementación de ferias de desarrollo, incluyendo pequeñas donaciones a
Beneficiarios del proyecto.

a. Selección basada en la calidad y el costo

La SBCC es un proceso competitivo entre las firmas incluidas en la lista corta en el


que, para seleccionar la empresa a la que se adjudicará el contrato, se tienen en
cuenta la calidad de la propuesta y el costo de los servicios. El costo como un factor
de selección debe utilizarse juiciosamente. La ponderación que se asigne a la calidad
y al costo se determinará en cada caso de acuerdo a la naturaleza del trabajo que se
ha de realizar.

El proceso de selección consta de las etapas siguientes:

a) preparación de los términos de referencia (TR);

b) preparación de la estimación de costos y el presupuesto;

c) publicidad, a fin de obtener expresiones de interés;

d) preparación de la lista corta de consultores

e) preparación y emisión del pedido de propuestas (PP) [que debe incluir: la


Carta de Invitación (CI), las Instrucciones a los Consultores (IC), los TR y el
borrador de contrato propuesto;

f) recepción de propuestas;

g) evaluación de las propuestas técnicas: consideración de la calidad;

h) apertura pública de las propuestas financieras;

i) evaluación de la propuesta financiera;

j) evaluación final de calidad y costo; y

k) negociación y adjudicación del contrato a la firma seleccionada.

Las mencionadas etapas se desarrollarán de conformidad con lo establecido en los


párrafos 2.3 a 2. 31 de la Sección II de las Normas: Selección y Contratación de
Consultores por Prestatarios del Banco Mundial.

Asimismo, la lista corta de firmas para servicios cuyo costo estimado es menor o igual
a US$ 350 000, podrá estar conformada íntegramente por nacionales.

b. Selección Basada en las Calificaciones del Consultor

La Selección Basada en las Calificaciones del Consultor se puede utilizar para


servicios menores, para los cuales no se justifica ni la preparación ni la evaluación de
propuestas competitivas. En tales casos, se prepararán los TR; se solicitará
54
MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del55
Vilcanota

expresiones de interés e información sobre la experiencia y la competencia de los


consultores en lo que respecta al trabajo; se confeccionará una lista corta y
seleccionará a la firma que tenga las calificaciones y las referencias más apropiadas.
Se pedirá a la firma seleccionada que presente una propuesta técnica conjuntamente
con una propuesta financiera y se la invitará, luego, a negociar el contrato.

c. Selección Basada en el Menor Costo

En este método se invita a los consultores que integran una lista corta a presentar
propuestas en dos sobres separados. Primero se abren los sobres con las propuestas
técnicas, las que se evalúan. Aquellas que obtienen menos del puntaje mínimo se
rechazan y los sobres con las propuestas financieras de los consultores restantes se
abren en público. A continuación se selecciona la firma que ofrece el precio más bajo y
se publica la adjudicación del contrato.

Cuando se aplique este método, se debe definir la calificación mínima y todas las
propuestas que excedan el mínimo compiten sólo con respecto al “costo”. La
calificación mínima se indicará en el Pedido de Propuestas.

d. Selección Basada en Fuente Única de Consultor

La selección directa de consultores no ofrece los beneficios de la competencia en lo


que respecta a la calidad y el costo y carece de transparencia, lo que podría promover
prácticas inaceptables. Por consiguiente, sólo se utilizará en casos excepcionales. La
justificación de este método de selección se examinará en el contexto de los intereses
generales del cliente y el proyecto, y de la obligación del Banco de velar por la
economía y la eficiencia y de ofrecer oportunidades equitativas a todos los consultores
calificados.

En el Pedido de Propuestas se debe especificar si la continuidad es esencial para


servicios posteriores. Si fuera práctico, entre los factores que se consideren para la
selección del consultor se debe tener en cuenta la posibilidad de que el consultor
pueda continuar prestando servicios. La necesidad de mantener la continuidad del
enfoque técnico, de la experiencia adquirida y de la responsabilidad profesional del
mismo consultor puede hacer preferible seguir contratando al Consultor inicial en vez
de llevar adelante un nuevo proceso competitivo, siempre que el desempeño en el
trabajo previo haya sido satisfactorio. Para esos servicios que se han de realizar en
una etapa posterior, se pedirá al Consultor elegido inicialmente que prepare
propuestas técnicas y financieras sobre la base de los TR proporcionados, los que
luego se deben negociar.

Si el contrato inicial no fue adjudicado como resultado de un proceso competitivo, o si


fue adjudicado conforme a financiamiento condicionado, o si el valor del trabajo que se
ha de realizar con posterioridad es considerablemente más alto, por lo general se
seguirá un proceso competitivo aceptable para el Banco, en el que no se debe excluir
al Consultor que haya llevado a cabo el trabajo inicial si éste expresara interés. El
Banco considerará excepciones a esta regla sólo en circunstancias especiales y
cuando no sea práctico realizar un nuevo proceso competitivo.

La OGA debe publicar en el UNDB online y en el dgMarket el nombre del consultor al


que se adjudicó el contrato, y el precio, duración, y alcance del contrato. Esta
publicación puede hacerse trimestralmente y en el formato de un cuadro sumario que
cubra el período anterior.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del56
Vilcanota

e. Prácticas Comerciales
En el caso de préstamos cuyo importe es subsecuentemente prestado por un
intermediario financiero a empresas del sector privado o a empresas comerciales
autónomas del sector público, el Subprestatario podrá seguir las prácticas establecidas
del sector privado o prácticas comerciales que sean aceptables para el Banco.
También se debe considerar la posibilidad de utilizar los procedimientos competitivos
descritos anteriormente, sobre todo cuando se trate de servicios de gran envergadura.

5.3.4. Selección de Consultores Individuales

Para servicios en los que no se necesita equipos de personal o apoyo profesional


adicional externo (de la oficina central) y la experiencia y las calificaciones de la
persona son los requisitos primordiales, los contratos se adjudicarán a consultores
individuales seleccionados de fuente única. Si debido al número de consultores
individuales, la coordinación, la administración o la responsabilidad colectiva se
hicieran difíciles, sería preferible contratar a una firma de consultores.

La selección de consultores individuales se hace teniendo en cuenta sus calificaciones


para realizar el trabajo. No se requiere publicación y los consultores no necesitan
entregar propuestas. Se pueden seleccionar sobre la base la comparación de las
calificaciones de quienes expresen interés en el trabajo, o bien se puede ponerse
directamente en contacto con ellos. Las personas consideradas en la comparación de
calificaciones deben cumplir con las mínimas calificaciones pertinentes y los que se
seleccionen para ser contratados por deben ser los mejor calificados y deben ser
plenamente capaces de realizar el trabajo. La capacidad de los consultores se juzgará
sobre la base de sus antecedentes académicos, su experiencia y, si corresponde, su
conocimiento de las condiciones locales, como el idioma, la cultura, el sistema
administrativo y la organización del gobierno.

Los consultores individuales pueden ser seleccionados directamente siempre que se


justifique en casos excepcionales como: a) servicios que son una continuación de un
trabajo previo que el consultor ha desempeñado y para el cual el consultor fue
seleccionado competitivamente; b) servicios cuya duración total estimada es menor de
seis meses; c) en situaciones de emergencia como resultado de desastres naturales; y
d) cuando la persona es el único calificado para la tarea.

Cuando se requiera contratar como consultores individuales a personal permanente o


a asociados de empresas consultoras, se aplicará la cláusula 1.9 de las Normas para
la Selección y Contratación de Consultores por Prestatarios del BIRF, referida a
conflicto de intereses.

5.3.5. Ejecución del Contrato

• Si surgieran controversias sobre los servicios, entre la entidad contratante y el


consultor o firma consultora, que no pudieran resolverse de mutuo y voluntario
acuerdo, las partes acudirán a un conciliador o árbitro, conforme con lo dispuesto
por las leyes peruanas.

• Los pagos inherentes al contrato, los efectuará la EP con los recursos transferidos
en donación en ejecución de los Convenios sucritos, previa declaración de
conformidad con el cumplimiento de los términos de referencia, productos,
resultados y del contrato por parte del consultor.

5.3.6. Revisión Previa del Proceso de Selección


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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del57
Vilcanota

El procedimiento de revisión previa se aplica, en el caso de Firmas Consultoras, a


cada contrato, cuyo costo estimado sea igual o superior a US$ 100 000 y en el caso
de Consultores Individuales a los contratos con precio estimado de $50,000 o más y a
los contratos adjudicados mediante Fuente Única de Consultor.

Para dichos efectos, antes de enviar el PP, se debe presentar al Banco, para que éste
las examine y notifique su “no objeción,” el costo estimado y el PP propuestos
(incluyendo la lista corta). Se introducirá en dicha lista y en los documentos las
modificaciones que el Banco razonablemente solicite. Para cualquier modificación
posterior se requerirá la “no objeción” del Banco antes de que el PP sea remitido a los
consultores incluidos en la lista corta. Una vez que se hayan evaluado las propuestas
técnicas, se debe presentar al Banco, con antelación suficiente para permitir su
examen, un informe de evaluación técnica (preparado, si el Banco así lo solicite, por
expertos aceptables para el Banco) y un ejemplar de las propuestas, si el Banco lo
solicita. Si el Banco determina que la evaluación técnica no está en consonancia con
las disposiciones del PP, informará de ello prontamente e indicará las razones de su
determinación. En caso contrario, el Banco notificará su “no objeción” al informe de
evaluación técnica. Se solicitará también la “no objeción” del Banco si en el informe de
evaluación se recomienda el rechazo de todas las propuestas.

Después de recibir la “no objeción” del Banco a la evaluación técnica. Cuando el


precio es un factor de evaluación en la selección del consultor se debe proceder a la
apertura de los sobres que contengan las propuestas financieras y luego a la
evaluación financiera de conformidad con las disposiciones del PP. Se debe presentar
al Banco, con antelación suficiente para permitir su examen, el informe final de
evaluación junto con el nombre de la firma que propone como ganadora. La DNDT
notificará a la firma que haya recibido la calificación más alta en la evaluación final de
su intención de adjudicar el contrato a la firma y la invitará a negociar.

Si se recibe una queja de los consultores, enviará al Banco para su información las
notas de la queja y de su respuesta.

Si como resultado del análisis de una queja, se cambia la recomendación de


adjudicación, se enviará al Banco para su no objeción las razones por las cuales se
toma la decisión y un informe de evaluación revisado. Se hará nuevamente una
publicación de la adjudicación, de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 2.28 de
estas Normas.

Después de concluidas las negociaciones, se entregará al Banco, con suficiente


antelación para su examen, una copia rubricada del contrato negociado. Si el contrato
negociado tiene como resultado la sustitución de personal clave o cualquier cambio en
los TR y del contrato originalmente propuesto, se debe resaltar los cambios y
proporcionar una explicación del porqué los mismos son apropiados y necesarios.

Si el Banco determina que el informe de evaluación definitivo, la recomendación de


adjudicación, y/o el contrato negociado no están en consonancia con las disposiciones
del PP, informará de ello prontamente e indicará las razones de su determinación. En
caso contrario, el Banco notificará su “no objeción” a la adjudicación del contrato. El
La DNDT notificará la adjudicación del contrato hasta en tanto reciba la “no objeción”
del Banco.

Una vez que el contrato ha sido firmado, la DNDT entregará al Banco una copia del
contrato definitivo antes de someter la primera solicitud de desembolso para el
contrato.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del58
Vilcanota

La información sobre la descripción y el monto del contrato, junto con el nombre y la


dirección de la firma, estará sujeta a las disposiciones de información pública del
Banco tan pronto como reciba de la DNDT una copia firmada del contrato.

Modificaciones a un contrato firmado. En el caso de contratos sujetos a examen previo


del Banco, antes de conceder una prórroga sustancial del plazo estipulado para la
ejecución de un contrato, aceptar una modificación sustancial del alcance de los
servicios, proceder a la sustitución de personal clave, renunciar a las condiciones de
un contrato o efectuar cambios en el contrato que en conjunto elevarían el monto
original del contrato en más del 15%, se informará al Banco acerca de la prórroga,
modificación, sustitución, dispensa o cambio propuestos. Si el Banco determina que lo
propuesto no está en consonancia con las disposiciones del Convenio de Préstamo
y/o con el Plan de Contrataciones, informará de ello a la brevedad posible, indicando
las razones de dicha determinación. Se debe enviar al Banco, para sus archivos, una
copia de todas las enmiendas que se hagan al contrato.

Cuando el contrato se adjudique luego de una selección por única fuente, las
calificaciones, experiencia, términos de referencia y condiciones de empleo de los
consultores serán sometidas al Banco para su revisión previa y aprobación. El contrato
será suscrito únicamente luego de la aprobación del mismo por el Banco y se
aplicarán las disposiciones referidas a modificación de contratos firmados contenidas
en el Apéndice 1 de las Normas: Selección y Contratación de Consultores por
Prestatarios del Banco Mundial.

5.3.7. Revisión Posterior

Respecto de contratos con firmas consultoras y consultores individuales no sujetos a


revisión previa por parte del Banco, la DNDT guardará toda la documentación durante
la ejecución del proyecto y hasta después de dos años de la fecha del cierre de
Convenio de Préstamo. Esta documentación incluye, pero no está circunscrita, al
contrato firmado original, al análisis de las propuestas respectivas, y recomendaciones
de adjudicación, para examen del Banco o de sus consultores, excepto que para
contratos adjudicados sobre la base de selección de una sola fuente, se debe incluir el
registro de justificación, las calificaciones y experiencia de los consultores, y el
contrato original firmado. Se debe entregar esa documentación a pedido del Banco. Si
el Banco determina que el contrato no fue adjudicado de conformidad con los
procedimientos acordados, como se disponen en el Convenio de Préstamo y se
presentaron en el Plan de Contrataciones aprobado por el Banco o que el contrato
mismo no es consistente con tales procedimientos, informará prontamente de la
aplicación del párrafo 1.17 de las Normas indicando las razones de dicha
determinación.

La DNDT y el BIRF estarán facultadas para realizar, directamente o a través de


terceros, auditorias o revisiones posteriores de los procesos de selección para
contratación de servicios de consultoría realizados por las EPs, que no hayan sido
objeto de revisión previa por el BIRF.

La DNDT será la responsable de la disponibilidad de todos los documentos de


adquisiciones requeridos para las auditorías y supervisiones que el Banco efectúe.
Guardará copias de los documentos relacionados con procedimientos administrativos,
incluyendo manejo de contratos, pagos y desembolsos.

5.3.8. Resumen de Modalidades de Selección o Adquisición


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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del59
Vilcanota

El siguiente cuadro resume las modalidades de selección o adquisición según


categoría del gasto:

Modalidades de Selección o Contratación

Categorías y Rangos de Gasto Procedimiento de Adquisición

Servicios de Consultoría

Individuales

≥ US$ 50,000 Consultor Individual

< US$50,000 Consultor Individual

Requisitos 5.4 Selección Basada en una Sola


Fuente
Firmas

≥ US$ 100 000 Selección Basada en Calidad y Costo

< US$ 100 000 Selección Basada en Calificaciones


del consultor

< US$ 100 000 + Requisitos 3.6 Selección Basada en el Menor Costo

Requisitos 3.10 Selección Basada en una Sola


Fuente

< US$ 50 000 + Requeridos para Prácticas Comerciales


Parte C.3 del proyecto

Bienes

≥ US$ 350 000 Licitación Pública Internacional

< US$ 350 000 y > US$ 50 000 Licitación Publica Nacional

≤ US$ 50,000 Comparación de precios

Requisitos 3.1, 3.6 y 3.7 Contratación Directa

< US$ 50 000 + Requeridos para Participación Comunitaria


Parte C.3 del proyecto

Obras

≥ US$ 3 000 000 Licitación Pública Internacional

< US$ 3 000 000 y > US$ 250 000 Licitación Pública Nacional

≤ US$ 250 000 Comparación de precios

< US$ 50 000 + Requeridos para Participación Comunitaria


Parte C.3 del proyecto

El siguiente cuadro resume, en US$ Millones, los costos del proyecto por categoría de
gasto:

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del60
Vilcanota

Método
Categoría de Gasto LPI LPN Otros Costo Total
1. Obras 0.00 3.40 1.44 4.84
(0.00) (2.21) (0.93) (3.14)
2. Bienes y Servicios 0.00 0.44 0.00 0.44
(0.00) (0.37) (0.00) (0.37)
3. Servicios de Consultoría 0.00 0.00 2.92 2.92
(0.00) (0.00) (1.49) (1.49)
Total 0.00 3.84 4.36 8.20
(0.00) (2.58) (2.42) (5.00)

Las sumas en paréntesis se refieren a las cantidades financiadas por el préstamo.

5.4. CAPACITACIÓN
La capacitación comprende un conjunto de normas y procesos inherentes al desarrollo
de los conocimientos y habilidades del personal de la EP o de los consultores,
directamente vinculados al Proyecto en temas relativos a sus componentes.

5.4.1. Programación de la Capacitación


La programación de la capacitación del personal de la EP o de los consultores
involucrados en el Proyecto debe estar comprendida en el Plan Operativo Anual y en el
Plan de Adquisiciones vigente.

5.4.2. Gastos de Capacitación


El proceso de selección, evaluación y adjudicación de servicios de capacitación se
regirá por los mismos procedimientos que la contratación de servicios de consultoría;
cuando la capacitación sea especializada o se llevare a cabo en condiciones
especiales, como la asistencia a talleres o cursos únicos, la EP deberá autorizar
expresamente por escrito, sustentando la necesidad de la capacitación. La
Coordinación General del Proyecto evaluará la solicitud y, eventualmente, procesará
su ejecución previa No-Objeción del BIRF.

Los gastos de capacitación estarán limitados a alguna de las siguientes opciones:

• Participación en cursos cortos, seminarios y talleres nacionales e


internacionales sobre temas que se encuentren directamente relacionados con
los componentes del Proyecto.

• Pasantías en instituciones nacionales y extranjeras para la observación de


experiencias exitosas en temas directamente relacionados con los
componentes del Proyecto.

• Organización de eventos de capacitación para la aplicación de los instrumentos


que hayan sido diseñados por los consultores. Los costos logísticos asociados
con la organización del seminario serán financiados como bines y servicios,
según corresponda, y los gastos de transporte, viáticos, y alojamiento que

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del61
Vilcanota

fuesen necesarios para asegurar la asistencia de los participantes como gastos


administrativos recurrentes o costos operativos.

• Organización de reuniones de análisis, discusión y validación de los


instrumentos, documentos y propuestas preparados por los consultores o las
EP.

La EP deberá dar preferencia a que la capacitación sea dada al personal estable de su


institución y de beneficiarios directos de sus actividades. No será elegible para
financiamiento la participación en cursos de consultores contratados para desarrollar
actividades o estudios del Proyecto. Así mismo, no serán elegibles capacitaciones para
formación básica o de especialización, que otorguen títulos o grados académicos.

5.4.3. Procedimiento para la Ejecución de la Capacitación


La participación en actividades de capacitación debe estar prevista en el Plan
Estratégico y el Plan Operativo Anual de la EP y en el Plan de Adquisiciones.
Aprobados estos instrumentos, la EP procederá de la siguiente manera:

• Solicitará la aprobación de la capacitación a la Coordinación General del


Proyecto, adjuntando la documentación que justifique la solicitud,
particularmente cuando involucre a consultores contratados y el presupuesto
correspondiente.

• El presupuesto comprenderá uno o más de los siguientes conceptos de gasto:


(i) inscripción o matrícula; (ii) honorarios de los instructores; (iii) pasajes y
viáticos; (iv) alquiler de instalaciones y equipos (v) material de capacitación y;
(vi) otros gastos de realización.

• En los casos que corresponda, la EP podrá dar un anticipo para el pago de los
gastos que sean necesarios de realizar.

• En todos los casos, al finalizar un evento de capacitación se deberá hacer un


informe sobre el cumplimiento de los propósitos del evento. Su presentación a
la DNDT y a la Coordinación General del Proyecto es obligatoria para
completar el pago o dar curso a otras solicitudes de la EP.

5.5. VIAJES Y VIÁTICOS


Los gastos por viajes y viáticos al interior y exterior del país previstos por una EP,
deben estar directamente vinculados con la participación de los consultores y personal
de la entidad en actividades y eventos de capacitación, o con el traslado de
consultores internacionales con residencia en otros países. Los gastos por estos
conceptos, se regirán por las siguientes normas:

a. Programación de Viajes

La programación de los viajes establecida por cada EP para los propósitos del
Proyecto, debe estar comprendida en el Programa Operativo Anual y la Programación
de Gastos.

b. Procedimiento de Autorización de Viajes

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del62
Vilcanota

• Una vez que el viaje sea autorizado por la EP, ésta llevará a cabo los trámites
necesarios.

• El trámite de viaje contemplará dos aspectos: (i) la compra de pasajes y (ii) el


pago de viáticos por el tiempo de viaje.

• Una vez la Coordinación General del Proyecto dé la conformidad al viaje, podrá


obtener directamente o a través de una agencia de viajes autorizada, los
pasajes para el consultor o para sus autoridades y entregará el anticipo por
viáticos a las personas cuyo viaje haya sido autorizado para cubrir
exclusivamente los gastos emergentes del viaje.

• La persona que reciba un anticipo de viáticos estará obligada a elaborar y


presentar un informe de viaje y la rendición de cuentas documentada por el
100% del monto recibido.

c. Conceptos Comprendidos en los Viáticos

• El viático comprende el pago global por alojamiento, alimentación, movilidad local y


gastos misceláneos.

• Si la salida del lugar de residencia del viajero (hora de embarque) es desde la


mañana (antes de las 12:00), corresponderá el 100 por ciento de viáticos por ese
día; en cambio, si se produjera después del medio día, corresponderá sólo el 50
por ciento de viáticos por ese día.

• Si el retorno del viajero (hora de arribo) se produjera en la mañana, corresponderá


sólo el 50 por ciento de los viáticos de ese día; en cambio, si se produjera después
del medio día, corresponderá el 100 por ciento de viáticos por ese día.

d. Escala de Viáticos

• La escala de viáticos para los consultores y funcionarios nacionales y consultores


internacionales será la que aplica el gobierno peruano para viajes al exterior de
funcionarios y servidores públicos (Decreto Supremo N° 047-2002-PCM o norma
que lo sustituya).
• Los viajes en comisión de servicios al interior del país se rigen por la escala de
viáticos específica aplicable en MINCETUR.

e. Descargo

Efectuado el viaje, el viajero debe presentar a la EP lo siguiente:

• Informe sobre los resultados de la misión del viaje.


• Pase a bordo utilizado o talón del boleto en los casos de transporte terrestre. En
caso de extravío, se deberá obtener una certificación de embarque de la línea
aérea.
• Pasaje original, adjuntando las Notas de Débito que correspondan.
• Rendición de cuentas detallada, adjuntando facturas o comprobantes de pago de
valor legal, original, del hotel, restaurantes y de todos los gastos en que incurra el
viajero.
• Otra documentación que, eventualmente, exijan las normas vigentes.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del63
Vilcanota

• En caso no sea posible contar con el comprobante de pago correspondiente, se


podrá sustentar con declaración jurada, hasta el 10% de 1 UIT, de conformidad con
las normas específicas expedidas por MINCETUR, para dichos efectos. Dicho
monto podrá ser variado, en concordancia con las normas vigentes.
• La sustentación de viáticos por viajes al exterior se rige por lo dispuesto en el
Decreto Supremo N° 047-2002-PCM, o norma que lo sustituya.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del64
Vilcanota

CAPÍTULO VI

RELACIÓN ENTRE LA UNIDAD COORDINADORA DEL PROYECTO Y EL BANCO

6.1. INTRODUCCIÓN
En el presente capítulo se exponen los instrumentos para verificar el cumplimiento de
los compromisos del Proyecto, que son: los sistemas de seguimiento, evaluación y
monitoreo; los informes de progreso y las revisiones anuales.

6.2. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO


El seguimiento de la implementación del Proyecto comprende dos niveles. El primero
consiste en la supervisión permanente y las revisiones de la ejecución del Proyecto en
forma continua a cargo del BIRF, el cual realizará revisiones periódicas sobre la
marcha de éste y el segundo considera la participación de una firma auditora
independiente que realizará auditorias financieras y contables anuales. El Marco
Lógico del Proyecto y los indicadores de monitoreo de la ejecución, permitirán medir el
desempeño del Proyecto.

6.3. INFORMES SEMESTRALES

La Coordinación General del Proyecto:

a) Preparará un informe semestral sobre la marcha del proyecto, según términos


de referencia satisfactorios al Banco, y lo presentará al Banco el 31 de enero y
el 31 de julio de cada año o en fechas cercanas a éstas, comenzando en la
primera de dichas fechas después de la entrada en vigor, en el que se
integrarán los resultados de las actividades de control y evaluación
desarrolladas, del progreso logrado en la ejecución del Proyecto durante el
período que precede a la fecha de dicho informe y se establecerán las medidas
recomendadas para asegurar la ejecución eficiente del Proyecto y el logro de
los objetivos durante el período siguiente a dicha fecha;

b) A partir del mes siguiente a la presentación del primer informe semestral sobre
la marcha del proyecto, el 28 de febrero y el 31 de agosto de cada año o en
una fecha posterior según el Banco lo requiera, analizará con el Banco el
informe al que se refiere el inciso a) de este párrafo, y posteriormente tomará
todas las medidas necesarias para asegurar la eficiente conclusión del
Proyecto y el logro de los objetivos del mismo, sobre la base de las
conclusiones y recomendaciones de dicho informe y del criterio del Banco
sobre este asunto;

c) Para el 31 de enero de 2007, o en otra fecha convenida con el Banco, realizará


en forma conjunta con el Banco un análisis de mediados del período de
ejecución de las operaciones del Proyecto. El análisis de mediados del período
cubrirá el progreso logrado en la ejecución del Proyecto; y

d) Tras dicho análisis de mediados del período, actuará con prontitud y diligencia
para tomar las medidas correctivas que el Banco recomiende.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del65
Vilcanota

6.4. FUENTES PARA LA EVALUACION DEL PROYECTO


Información del proyecto e indicadores de resultados provendrán de seis fuentes: (i)
Reportes del proyecto trimestrales y uno anual se generarán por el sistema de
información de manejo del proyecto. El sistema integrará información en manejo
financiero incluyendo obras, asistencia técnica y construcción de capacidades, (ii)
ARARIWA conducirá inspecciones comunitarias y consultas para proveer
continuamente una base de retroalimentación sobre la eficacia del proyecto (iii) DNDT
comisionará valoraciones periódicas sobre el ambiente, la satisfacción del consumidor
y monitoreará las nuevas compañías de SME para valorar la calidad de los telecenters
y centros de visitantes. (iv) INC e INRENA proveerán información en número, origen y
destino de los visitantes del SHMP y del Camino Inca. (v) DNDT, en cooperación con
INRENA y las municipalidades, monitorearán los indicadores del ambiente, incluyendo
medidas para evaluar la calidad del agua en el Río Vilcanota. (vi) Los resultados del
monitoreo regular del proyecto serán mostrados en público a través de impresiones y
medios electrónicos.

A más tardar, el 30 de mayo y el 30 de Noviembre de cada año la Coordinación


General del Proyecto y el BIRF se deberán reunir para efectuar una revisión semi-
anual al Proyecto. Esta revisión comprenderá una evaluación del progreso del
Proyecto, del cumplimiento de las obligaciones en la ejecución del mismo y del
desempeño de las actividades previstas; todo ello, para acordar el Plan Operativo
Anual del siguiente año. Si, en opinión del Banco, el progreso es insatisfactorio, la
Coordinación General del Proyecto deberá preparar un plan de acción
satisfactorio, en un plazo de dos meses después de recibir la notificación del
Banco sobre las deficiencias percibidas.

Las revisiones semi-anuales estarán dirigidas a evaluar y proporcionar información


sobre: (i) avances por la Coordinación General del Proyecto, de los indicadores del
Marco Lógico; (ii) desempeño de la Coordinación General del Proyecto, de la OGA
y de cada una de las Entidades Participantes; (iii) efectividad de las inversiones,
respuesta de las Entidades Participantes, coordinación con otros proyectos de
desarrollo de la competitividad; (iv) avance en la implementación de los
componentes del Proyecto, incluyendo el Plan de Adquisiciones; (v) idoneidad de
los procedimientos establecidos en el Manual de Operaciones; (vi) avance en el
fortalecimiento institucional de la Coordinación General del Proyecto y de las
Entidades Participantes; (vii) ejecución de la línea de base en cada componente
de intervención y; (viii) implementación de actividades de monitoreo y evaluación
participativas en las Entidades Participantes.

Asimismo, para las reuniones del mes de noviembre de cada año, comenzando en
el 2004, la Coordinación General del Proyecto deberá presentar el Plan Operativo
Anual del año siguiente, para cada componente del Proyecto.

La Coordinación General del Proyecto remitirá al Banco con dos semanas de


anticipación a la visita de la misión correspondiente un “Informe de Revisión” que
contendrá la agenda de reuniones, una descripción de la situación actual sobre
cada punto que será revisado.

El informe de revisión y los documentos en que se formularán serán establecidos


de común acuerdo, entre la Coordinación General del Proyecto, las Entidades
Participantes y el Banco.

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MANUAL DE OPERACIONES Proyecto Reordenamiento y Rehabilitación del Valle del66
Vilcanota

6.5. SUPERVISIÓN DEL PROYECTO


El BIRF supervisará el Proyecto a través de misiones de campo, cuya periodicidad
estará determinada por los requerimientos de su Plan Operativo Anual.

El BIRF destinará un número de semanas/hombre que permitirá efectuar


adecuadamente la supervisión que le corresponde, este número se distribuirá
según las necesidades del Banco y del Proyecto.

Cada seis meses durante la ejecución del proyecto, se conformarán dos misiones
de adquisiciones y una misión de revisión ex post cada año.

6.6 AUDITORIAS ANUALES DE LAS ADQUISICIONES

La DNDT:

• Someterá a auditoria todos los registros y la documentación de las adquisiciones


correspondientes a cada año fiscal del Proyecto, de conformidad con los principios
apropiados de auditoria de adquisiciones, a cargo de auditores independientes
aceptables al Banco;

• Proporcionará al Banco, tan pronto como esté disponible pero en todo caso a más
tardar a los seis meses de la finalización de cada año fiscal, el informe de auditoria
de adquisiciones, de la auditoria, por parte de los auditores, del alcance y con el
detalle que el Banco haya solicitado razonablemente; y

• Proporcionará al Banco toda otra información respecto a los registros y


documentación de las adquisiciones y la auditoria de las adquisiciones que el
Banco haya solicitado razonablemente periódicamente.

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