AUDITORÍA DE PROPIEDAD

PLANTA Y EQUIPO
Publicado el 2 abril, 2017 por Nadina Mesa
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS
Las propiedades, la planta y equipo están constituidas por todos los
activos tangibles adquiridos o construidos por un ente económico, o
que se encuentran en proceso de construcción y son utilizados
permanentemente en la producción de bienes y servicios, para
arrendarlos o usarlos en la administración de un ente.

También, es la inversión de capital que permite a las empresas

desarrollar sus actividades comerciales, industriales y de servicios;
sean estos bienes adquiridos al contado o por financiamiento.
Ejemplo: Terreno, Edificio, Maquinaria, Equipos, Mobiliarios

Se pueden subdividir en tres categorías.

 No Depreciables: activos que tienen una vida ilimitada o los

que a la fecha de presentación del balance general se encuentran
todavía en la etapa de construcción o montaje. Ejemplo: terrenos,
construcciones en curso, maquinaria y equipo en montaje, y
propiedades, planta y equipo en tránsito.
 Depreciables: aquellos que por el deterioro causado por el
uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances
tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a
cuya producción o suministro contribuyen, pierden valor. Ejemplo:
equipos, construcciones y edificaciones, equipos de computación y
de transporte.
 Agotables: son representadas por recursos naturales
controlados por la organización, cuya cantidad y valor disminuyen a
causa de la extracción o remoción del producto. Su costo histórico es
 conformado por su valor de adquisición, más las erogaciones y los
cargos incurridos en su explotación y desarrollo.
La propiedad planta y equipo son activos tangibles que:

1. posee una entidad para su uso en la producción o suministro de

bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos
administrativos; y
2. se esperan usar durante más de un ejercicio.
Características
1. Poseer representación física.
2. En las empresas manufactureras, deben intervenir  en el
proceso de transformación y elaboración de la materia prima,
productos en proceso y productos terminados.
3. Estar condicionados a las exigencias de las empresas y ser
duraderos.
4. Adquirirse para los fines específicos.
5. Obtenerse en propiedad, o sea, que se mantenga un derecho
real.
6. No perder su valor en forma total.
7. Su valor real de adquisición debe distribuirse durante su vida
útil de acuerdo con las políticas de la empresa.
 No pierden su valor: Algunas empresas poseen propiedades
que no pierden su valor por el uso o transcurso del tiempo y que, por
el contrario, en ocasiones aumentan.
 Sujeto a depreciación: Se aplica a aquellos activos que a
través del uso y transcurso normal de las operaciones van perdiendo
su valor.
 Sujeto a agotamiento: Pérdida de valor que sufre algunos
activos debido al empobrecimiento total o parcial de los recursos
naturales, tales como: bosques madereros, minas, montes, canteras,
etc.
AUDITORÍA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS
Objetivos de la Auditoría de Propiedad, Planta y Equipo
 El examen que se le realiza a este componente del balance se basa
en dos tipos de objetivos, unos de propósito general y otros de tipo
específico.

Generales:
1. comprobar la existencia real de los activos enunciados por la
empresa.
2. Verificar la exactitud de los registros de este componente para
la totalidad de los activos que lo forman.
3. Analizar que las modificaciones de la cuenta Propiedad, planta
y equipo ha sido debidamente registradas.
4. Indagar si los conceptos relacionados con este rubro
(depreciaciones, ajustes por inflación, perdida por obsolescencia,
etc.) han sido estimados apropiadamente.
5. Examinar que los valores correspondientes a la cuenta
Propiedad, Planta y Equipo de la compañía están debidamente
clasificados y mostrados de acuerdo a sus condiciones.
6. Juzgar la correcta valuación y registro de la P, P y E en los
libros de contabilidad.
Específicos:
1. Determinar la correcta clasificación y presentación de los
activos fijos en los estados financieros.
2. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restricción
sobre cualquiera de estos activos.
3. Constatar que estos estén registrados correctamente y de
acuerdo a las normas existentes.
4. Establecer la existencia física de los activos fijos.
5. Determinar si la depreciación del período es razonable.
6. Determinar si los ajustes por inflación necesarios fueron
hechos correctamente.
Procedimientos de Auditoria
1. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros
de propiedad y equipo
2. Examinar las facturas de los proveedores y las liquidaciones de
los contratistas por trabajos realizados, así como otros documentos
 justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de P, P y
E
3. Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados
para la construcción, compra o adquisición de propiedades y equipo
con los desembolsos reales y verificar si coinciden.
4. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de
propiedades, planta y equipo
5. Comprobar físicamente la existencia de vehículos
6. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor
y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier
irregularidad
7. Comprobar físicamente la existencia de las propiedades, planta
y equipo, en su defecto hacer una selección de acuerdo al criterio de
materialidad
8. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor
de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad
9. Seleccionar el número de órdenes de compra de importancia y
comparar el precio de las mismas con las cotizaciones obtenidas
10. Seleccionar un número de facturas de proveedores y
comprobar las entradas de aquellas en las respectivas tarjetas de
control
11. Seleccionar un número de tarjetas de control de existencias y
comprobar si las salidas registradas en las mismas, se hallan
amparadas por pedidos de almacén o por asientos de ajuste
12. Seleccionar un número de facturas de proveedores y
compararlas con las correspondientes:
13. Órdenes de compra
14. Boletas de recepción
Depreciación
Esta partida debe examinarse muy cuidadosamente y por aparte,
teniendo en cuenta que se debe:

1. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de

propiedades, planta y equipo.
2. Comprobar si la base para la depreciación se ajusta a las
disposiciones legales y a la política aprobada por la junta directiva.
3. Verificar los cálculos de la depreciación.
CEDULAS DE AUDITORÍA
Cédulas
Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del
departamento de auditoria interna o como contador público, el
auditor necesitará examinar los libros y los documentos que
amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar
constancia de la extensión en que se practicó ese examen,
formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de
accionistas, del consejo de administración, de los contratos
celebrados, etc. así como análisis del contenido de sus libros de
contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos extractos,
análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se conoce
como cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los
papeles de trabajo.

Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el

dictamen o el informe final.

Una definición de cédulas de auditoria podría ser:

Cedula de Auditoria
Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el
auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su
examen.

Clasificación
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

 Tradicionales.
 Eventuales.
 Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya
nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente
conocido; dentro de estas se encuentran las:

 Cedulas Sumarias: Que son resúmenes o cuadros sinópticos

de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u
operación.
 Cedulas Analíticas: En ellas se coloca el detalle de los
conceptos que conforman una cédula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes
informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la
entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así
como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán
una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está
conformado el saldo de cada grupo.

Las cedulas eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar

de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y
pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas
de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones,
cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de
tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos
de cedulas que pudieran presentarse.

Asientos de  Reclasificación

Los asientos de reclasificación deben ser registrados únicamente en
los papeles de trabajo del auditor y corresponden a la debida
presentación de estados financieros de la agrupación correcta de
cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en un periodo
estén debidamente registradas.

Para determinar el asiento de reclasificación que se requiere, el

auditor deberá asegurarse de la debida composición del saldo de la
cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida de obligaciones en
circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año,
estas deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que
corresponde a este caso será cargo a obligaciones en circulación con
abono a porción vencida de obligaciones en circulación.

El auditor deberá resumir estos asientos en una lista dentro de los

papeles de trabajo, codificarlos mediante una letra y explicarlos al
cliente si es necesario, pero no deberá regístralos; porque su trabajo
no es hacer la contabilidad.

Para facilitar la identificación, los asientos de reclasificación deben

estar debidamente agrupados.

Asientos de Ajuste
Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de
contabilidad, deben corregirse los estados financieros. Por ejemplo,
si el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en cuanto a
materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para
reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de
ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor,
éstos deben ser aprobados por el cliente porque la administración
tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de
los estados financieros.

Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación

razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La
determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que
tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa que se
trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que
no se ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se
combinan. Es común que los auditores resuman todos los asientos
que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como
medio para determinar su efecto acumulativo.
 PAPELES DE TRABAJO EN LA AUDITORÍA
Definición
Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que
contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su
examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los
resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que
emite al suscribir su informe.

 Propósito
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a
garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a
las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de
trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una
base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias
acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el
tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para
los supervisores y socios.

Clasificación
La clasificación de los papeles de trabajo es la siguiente:

 Archivo de referencia permanente

Contiene información que servirá para auditorias posteriores

 Legajo de Auditoria
Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria

 Archivo de Papeles de Trabajo

Todas las asociaciones de contadores públicos establecen un método
propio para preparar, diseñar, clasificar y organizar los papeles de
trabajo, y el auditor principiante adopta le método de su despacho.
Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo son:
 Archivos Permanentes: Tienen como objetivo reunir os datos
de naturaleza histórica o continua relativos a la presenta auditoria.
Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información
sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro. Más
adelante estudiaremos más acerca del archivo permanente.
 Archivos Presentes: Incluyen todos los documentos de trabajo
aplicables al año que se está auditando. Los tipos de información
que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditoria,
información general, balanza de comprobación de trabajo, asientos
de ajuste y reclasificación y cedulas de apoyo.
  Contenidos
La preparación adecuada de las cédulas acumuladas para
documentar las evidencias de auditoria, los resultados encontrados y
las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria.
El auditor reconoce las circunstancias que requieren una cédula y el
diseño adecuado de las cédulas que deben incluirse en los archivos.
Aunque el diseño depende de los objetivos involucrados los papeles
de trabajo deben poseer ciertas características:

 Cada papel de trabajo debe de estar identificado con

información tal como nombre del cliente, periodo cubierto,
descripción del contenido, la firma de quien lo preparó, la fecha de
preparación y el código de índice.
 Los papeles de trabajo están catalogados y con referencias
cruzada para ayudar el archivo y organización.
 Los papeles de trabajo completos indican con claridad el
trabajo de auditoria realizado.
 Cada papel de trabajo incluye suficiente información para
cumplir los objetivos para los cuales fue diseñado.
 Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de
auditoria que se está considerando también se expresan en forma
clara.
Propiedad de los Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria, incluyendo
aquellos que preparó el cliente para el auditor, son propiedad del
auditor. La única vez en que otra persona, incluyendo el cliente,
tiene derechos legales de examinar los papeles es cuando los
requiere un tribunal como evidencia legal. Al término de la auditoria
los papeles de trabajo se conservan en las oficinas del despacho de
contadores para referencia futura.

Confidencialidad de los Papeles de Trabajo

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la
contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados
financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo
constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con
relación a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones,

siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado,
y no mediante los libros y registros contables o procedimientos
administrativos.

El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de

informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial
que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto
con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional

puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus
papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la
corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

 
PRUEBAS DE AUDITORIA
PRUEBAS  DE  AUDITORIA

LAS PRUEBAS DE AUDITORÍA

Son técnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la obtención de evidencia

comprobatoria.

Las pruebas pueden ser de tres tipos:

Las pruebas de control: Están relacionadas con el grado de efectividad del control interno
imperante.

PRUEBAS DE CONTROL

Tienen por objeto obtener evidencia de que los procedimientos de control interno en los
que el auditor basa su confianza, están siendo aplicados. Tiene que averiguar:

1º existe control o no

2º trabaja con eficacia o no

3º trabaja con continuidad o sólo cuando lo vigilo.

Las pruebas de control representan procedimientos de auditoría diseñados para verificar

si el sistema de control interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la manera en
que se le describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Las pruebas de
cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:

La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto.

La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de

control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecución puede ser
probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.

La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos

de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea
efectivo.

Las pruebas analíticas: Se utilizan haciendo comparaciones entre dos o más estados
financieros o haciendo un análisis de las razones financieras de la entidad para observar
su comportamiento.

PRUEBAS ANALÍTICAS

Información financiera comparable de períodos anteriores considerando los cambios

conocidos. Resultados esperados tales como presupuestos, pronósticos o predicciones,
incluyendo extrapolaciones de datos anuales o interinos.

Relación entre elementos de información financiera dentro del período.

Información acerca de la industria en la que el cliente opera;  por ejemplo, información del
margen bruto.

Relación de información financiera con información no financiera pertinente.

Las pruebas sustantivas: son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de
evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica, circulación de saldos de los
clientes, etc.

PRUEBAS SUSTANTIVAS

Tienen como cometido obtener evidencia de auditoría relacionado con la integridad,

exactitud y validez de los saldos de los estados financieros auditados. Tipos de pruebas
sustantivas:

1º Pruebas de transacciones y saldos

2º Técnicas de examen analíticos.

La inmensa mayoría de las pruebas procede de ir preguntando mucho. Son técnicas de

sentido común:
1º se pregunta a la gente de dentro de la empresa

2º pregunta a personas o entes de fuera de la empresa pero relacionados con ella.

Preferentemente se pregunta por escrito. Este escrito se envía a la oficina de los
auditores.

Si la empresa no quiere que un cliente de su opinión entonces no puedan los auditores

recabar informe del citado cliente.

El objetivo de las pruebas sustantivas es obtener evidencia suficiente que permita al

auditor emitir su juicio en las conclusiones acerca de cuándo pueden ocurrir pérdidas
materiales durante el proceso de la información.

Se pueden identificar 8 diferentes pruebas sustantivas:

1 pruebas para identificar errores en el procesamiento o de falta de seguridad o

confidencialidad.

2 prueba para asegurar la calidad de los datos.

3 pruebas para identificar la inconsistencia de datos.

4 prueba para comparar con los datos o contadores físicos.

5 confirmaciones de datos con fuentes externas

6 pruebas para confirmar la adecuada comunicación.

 7 prueba para determinar falta de seguridad

8 pruebas para determinar problemas de legalidad

   

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida
por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones,
opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

  Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades

realizados por el auditor.

  Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

  Proporcionar la base para la rendición de informes.

  Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.

  Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.

  Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se

efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás
normatividad aplicable.

  Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas

revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS

Los papeles de trabajo deberán:

  Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá

relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.

  Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que
sean necesarios.

           

  Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

  Ser supervisados e incluir constancia de ello.

  Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo
realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten
en el informe de auditoría.
  Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.

  Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditoría.

  Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar
de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la “evidencia” contenida en los papeles de trabajo, estos deberán cumplir

los siguientes requisitos:

A. Suficiencia. Será suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para

sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.

B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deberá ser válida y

confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán corresponder a la naturaleza y
características de las materias examinadas.

C. Importancia. La información será importante cuando guarde una relación lógica y

patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.

D. Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los resultados, conclusiones

y recomendaciones de la auditoría.

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo serán propiedad del Órgano de Control, por contener la evidencia
de trabajos de auditoría realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia serán
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o sean
utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditoría deberán
archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.

La confidencialidad está ligada al cuidado y diligencia profesional con que deberán

proceder los auditores del Órgano de Control. Por contener información confidencial, el
uso y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a
personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estén debidamente resguardados y

archivados, se formarán tantos legajos como sean necesarios, que se archivarán en
compiladores tamaño carta.

Cada legajo incluirá un índice para facilitar la localización de las cédulas y demás
papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo de auditorías terminadas deberán conservarse por un

período de cinco años, en el archivo general a cargo del Centro de Informática,
Documentación y Archivo con excepción de aquellos que, por no haberse solventado
alguna recomendación, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la
Dirección de Auditoría correspondiente, quienes serán responsables de custodiarlos.

            CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo

permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales. A
continuación, se señalan las características de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran
los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación,
normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal,
actas y documentos de entrega recepción de los entes fiscalizables. Esta información,
debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en varias
auditorías.

La integración del archivo permanente se iniciará en la etapa de planeación de la

auditoría, cuando se obtenga información general sobre el ente por auditar (organización,
funciones, marco legal, sistemas de información y control, etc.)

El archivo permanente se actualizará con la información que se obtenga al ejecutar

una auditoría o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su
integración deberá sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integración y
Actualización del Archivo Permanente, emitido por el Órgano de Control o de cada una de
las áreas correspondientes.

Papeles de Trabajo del Período

Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de

la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de
auditoría; del estudio y evaluación del control interno; del análisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditoría; de la supervisión realizada; de la persona
que aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las
conclusiones de la revisión; y del informe de auditoría en que se incluyan las
recomendaciones formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría, se clasifican de

acuerdo a la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas sumarias,
analíticas, subanalíticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de
recomendaciones.
1.   Cédulas sumarias o de resumen

En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o

estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del período
anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones
importantes que requieran explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento,
antes de concluir con la revisión (véase la Guía para la Elaboración de Papeles de
Trabajo).

2.   Cédula Analítica

Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o

movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detallan la información
obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que

permita detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y
que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretación.

Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de
trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria.
 En dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas o la verificación de
algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicación parte
de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden referir,
por ejemplo, a razones de rentabilidad o producción per cápita, la determinación del
costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones,
etc.

Asimismo, en las cédulas analíticas se incluyen los resultados finales, representados por
las observaciones.

3.   Cédulas Subanalíticas

Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones
en valores, la cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales
de las cuentas de inversión.

4.   Cédula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la

revisión, se resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente identificados con el
número de cédula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisión.

           

5.   Cédula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se
presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditoría, los
procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de
trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.

           
6. Cédula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales,

será necesario dejar constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de
comentarios y después en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de
Observaciones).

FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso considerar las

necesidades de la revisión en función de los objetivos planteados y de las probables
conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos
para estructurar la información, su proceso y los resultados de los procedimientos
aplicados.

A continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para
cumplir su cometido:

a)    Objetiva: es decir, la información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que
el lector pueda formarse una opinión.

b)    De fácil lectura: para lo cual su contenido se integrará de manera lógica, clara y sencilla.

c)    Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado, y

sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

d)    Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cédulas (sumarias, analíticas y

subanalíticas, de tal manera que los índices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.
e)    Ser pertinente: por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el
objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

Las cédulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1.   Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los

siguientes datos:

a)   Clave o índice de la cédula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lógica los
papeles de trabajo.

b)   Siglas del Órgano de Fiscalización Superior y de la Dirección a cargo de la auditoría; y

nombre del ente fiscalizado.

c)   Cuenta Pública revisada. (Periodo o ejercicio)

d)   Tipo de cédula.

e)   Procedimiento o técnica de auditoría aplicada, junto con una descripción de su contenido

y del alcance de la prueba.

f)    Iníciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula, y sus firmas o

rúbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.
g)   Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de
que durante la auditoría se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cédula.

2.   Cuerpo. El cuerpo de la cédula es la parte donde se asienta la información obtenida por

el auditor y los resultados de la revisión. Regularmente, se incluirá los siguientes
elementos:

           

a)   Cifras y conceptos sujetos a revisión.

b)   Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente

fiscalizado.

c)   Referencias.

d)   Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

e)   Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

f)    Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los

controles establecidos por el ente auditado.

g)   Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinación del monto de

los hechos e irregularidades detectados.

h)   Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a
otras cédulas relacionadas o complementarias.
3.   Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cédula; en ella se asientan
principalmente los siguientes datos:

a)   Notas para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula,

para aclarar o ampliar información o para señalar situaciones especiales.

b)   Marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial

para ello).

c)   Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula.

d)   Normalmente se anotará la preposición DE en color rojo, y enseguida la fuente de

información (auxiliares, pólizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA

A efecto de que las cédulas que integrarán los papeles de trabajo reúnan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no
limitativa, algunas reglas o principios que servirán de guía general para su diseño y
elaboración.

1.   Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados.

2.   Efectuar un diseño previo a su elaboración.

3.   Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a

revisión.

4.   Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5.   Anotar los datos en forma de columna.

6.   Tener cuidado de asentar en la cédula los datos necesarios y suficientes.

7.   Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula.

8.   Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los
contenidos en la misma cédula como con los asentados en otras.

9.   Para efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se tacharán, y los correctos
se escribirán en la parte inmediata superior.

10. Una vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni pasarse en limpio; por eso
siempre es necesario trabajar con limpieza y precisión.

11. Respetar el orden en que aparezca la información en los documentos fuente.

12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA

Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfa-numérico, que
permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lógica y directa para
facilitar su identificación, localización y consulta.
 Para relacionar los papeles de trabajo entre sí, los índices de auditoría se utilizan a
manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podrá vincular la información
contenida en dos o más cédulas.

Los índices persiguen los siguientes propósitos:

  Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y

permiten ir de lo general a lo particular.

  Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada cédula se
elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente.

  Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría.

  Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas las
irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión.

ÍNDICES DE AUDITORÍA

A manera de ejemplo, se mencionan los índices que se detallan a continuación, con

carácter enunciativo, más no limitativo; así, cuando se requiera un índice que no esté
incluido en este manual, se podrá utilizar en el entendido de que su significado se
explicará en el documento correspondiente:

Los índices correspondientes al gasto se identificarán de acuerdo con los capítulos

de la clasificación presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo
sistema de construcción, se pueden elaborar índices para cédulas sumarias o cédulas
analíticas que muestren un contenido más detallado (9).

ÍNDICE           CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

(A.P.)              ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORÍA

100                  Sumaria de conclusiones.

200                  Sumaria de ingresos.

300                  Sumaria de costo de ventas.

400                  Sumaria de gastos.

500                  Activo.

600                  Pasivo.

700                  Capital contable.

800                  Cuenta de orden.

900                  Otros papeles que surjan con motivo de la revisión.

HT                   Hoja de Trabajo

BC                  Balanza de Comprobación

CP                  Control Presupuestal

A continuación se desglosan algunos de los índices:

200                  Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS ANALÍTICAS

 201                  Determinación de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS SUBANALÍTICAS

201.1               Relación de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran registrados

en los libros autorizados.

201.2               Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en

cantidades globales, ya sea por día, por semana o por mes, en libros (registros
económicos) y los que se encuentran contabilizados en libros autorizados.