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PROGRAMA DE GESTIÓN
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Firma de Autorizaciones
Elaboró Revisó Aprobó

Profesional Especializada Representante de la alta Subdirector Administrativo,


222-03 Dirección para el SIG Financiero y de Control
Disciplinario
Control de Cambios
Fecha Descripción
Marzo de 2015 Creación del Documento
Diciembre de 2017 Actualización del Documento

Aprobado por el Comité Interno de Archivos Mediante Acta No.1 de 2018

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TABLA DE CONTENIDO
1. ASPECTOS GENERALES ..................................................................................................................... 4
1.1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 4
1.2. ALCANCE .................................................................................................................................................. 4
1.3. OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................................... 5
1.3.1. Objetivos Específicos ................................................................................................................. 5
1.4. PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO ...................................................................................................................... 5
1.5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ............................................................................................ 5
1.5.1. Normativos ................................................................................................................................... 5
1.5.2. Económicos ................................................................................................................................. 6
1.5.3. Administrativos ............................................................................................................................ 6
1.5.4. Tecnológicos ................................................................................................................................ 7
1.5.5. Gestión del cambio ..................................................................................................................... 7
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ............................ 8
2.1. PLANEACIÓN ................................................................................................................................................... 9
2.2. GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL .................................................................................................................. 10
2.4. ORGANIZACIÓN ............................................................................................................................................. 12
2.5. TRANSFERENCIA ............................................................................................................................................ 12
2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................................ 14
2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO........................................................................................................................ 15
2.8. VALORACIÓN ................................................................................................................................................ 16
3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD .....................................................................................17
3.1. FASE DE ELABORACIÓN............................................................................................................................... 18
3.2. FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA ..................................................................................................... 18
3.3. FASE DE SEGUIMIENTO ............................................................................................................................... 18
4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS..............................................................................................................18
4.1. PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS. ........................................................... 18
4.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES. ........................................................................................... 18
4.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. ................................................................................... 19
4.4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS. .................................................................................................... 20
4.5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA. .......................................................................................................................... 21
4.7. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN. ............................................................................................................ 21
4.8. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL. .............................................................................................................. 21
5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÒN DE LA ENTIDAD...........................22
BIBLIOGRAFÍA ..........................................................................................................................................29
ANEXOS .....................................................................................................................................................31
ANEXO 1. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL. ................................................................................................... 31
ANEXO 2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD. ............................................................................................ 36
ANEXO 3. MAPA DE PROCESOS DEL IDEP.................................................................................................................. 46
ANEXO 4. REFERENTES NORMATIVOS ....................................................................................................................... 47
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ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Lineamientos del proceso de gestión documental: Planeación ............................... 9


Tabla 2 Lineamientos del proceso de gestión documental: Gestión y Trámite Documental 11
Tabla 3 Lineamientos del proceso de gestión documental: Organización .......................... 12
Tabla 4 Lineamientos del proceso de gestión documental: Transferencia ......................... 13
Tabla 5 Lineamientos del proceso de gestión documental: Disposición de Documentos ... 14
Tabla 6 Lineamientos del proceso de gestión documental: Preservación a Largo Plazo.... 15
Tabla 7 Lineamientos del proceso de gestión documental: Valoración .............................. 16
Tabla 8 Programas específicos: Documentos vitales o esenciales .................................... 18
Tabla 9 Programas específicos: Documentos electrónicos. ............................................... 19
Tabla 10 Programas específicos: Archivos descentralizados. ............................................ 20
Tabla 11 Programas específicos: Reprografía. .................................................................. 21
Tabla 12 Programas específicos: Plan Institucional de Capacitación. ................................ 21

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Procesos de la gestión documental ................................................................. 8


Ilustración 2 Fases de implementación. ............................................................................. 17
Ilustración 3 Sistema Integrado de Gestión. ....................................................................... 22

2.

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1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Introducción

El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP, dando


cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia
y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”,
artículo 15. Programa de Gestión Documental y Artículo 17. Sistemas de información; Ley
594 de 2000, artículo 21; Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto
Único del Sector Cultura”, que compila el decreto 2609 de 2012 y otros; el Decreto 514 de
2006 "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)" y el Manual para la
Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD el cual lo define: Programa
de Gestión Documental-PGD como “El instrumento archivístico que formula y documenta a
corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos,
encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado,
implementado y controlado”1, realiza la actualización del Programa de Gestión Documental
(PGD). El cual tiene como propósito consolidar la Política de Gestión Documental de la
entidad y el Sistema de Gestión Documental y Archivo de la entidad.

El PGD es una herramienta que busca consolidar las iniciativas que desde hace el algún
tiempo ha venido desarrollando el IDEP con el fin de salvaguardar sus documentos y sus
archivos, velando por la Integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los mismos.
Contiene las políticas, directrices y actividades para que el IDEP cuente con documentos
debidamente organizados, los cuales constituyen el sistema de información para el
funcionamiento del Instituto. Busca apoyar las actividades del quehacer de la entidad de
forma eficaz, eficiente y efectiva así como la articulación con los planes y proyectos de la
entidad.

1.2. Alcance

El programa de Gestión Documental del Instituto para la Investigación Educativa y el


Desarrollo Pedagógico- IDEP inicia con el análisis de las actividades descritas en el
diagnostico para la elaboración del PGD, las cuales permiten establecer los objetivos y
metas a corto, mediano y largo plazo, encaminados a la actualización y modernización de
la gestión documental de la entidad. El alcance aplica a la documentación generada,
recibida y objeto de trámite por la entidad en desarrollo de sus funciones.
El PGD y las actualizaciones serán aprobados por el Comité interno de archivo, la
implementación y seguimiento del PGD estará a cargo del proceso de gestión documental,
la oficina de control interno y la oficina asesora de planeación.

1ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (Colombia). Manual Implementación de un Programa de


Gestión Documental – PGD. Bogotá D.C.: El Archivo, 2014. P. 10.
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1.3. Objetivo General

Actualizar el Programa de Gestión Documental - PDG del Instituto para la Investigación


Académica y el Desarrollo Pedagógico – IDEP, que permita normalizar el proceso de
gestión documental, según lo establecido por el archivo general y la normatividad vigente.

1.3.1. Objetivos Específicos

 Planear las metas en el proceso de gestión documental, las cuales se deben


desarrollar en los siguientes cuatro años (2018-2021) de vigencia del Programa de
Gestión Documental del IDEP, con miras a implementar, actualizar y aplicar los
procesos de la gestión documental.

 Implementar las Tablas de Retención Documental del IDEP, previamente


convalidadas, buscando apropiación del instrumento por las dependencias, así
como de los procesos que la fundamentan.

 Analizar, actualizar y generar los procesos de gestión documental, que por la


naturaleza de la entidad requieren ser implementados.

 Garantizar la adecuada conservación y preservación de la información como


soporte de la labor administrativa, como memoria institucional, como patrimonio de
la historia y fuente de investigación.

 Elaborar el programa de Gestión de Documentos Electrónicos, enfocado a la


modernización y optimización del uso del papel.

1.4. Publico al cual va dirigido

El PGD debe ser aprobado por el Comité interno de gestión documental y de archivos y va
dirigido a todas las dependencias que hacen parte del IDEP, y que harán parte de su
implementación, seguimiento, control y aplicación de los objetivos y metas propuestas; la
implementación del PGD requiere de la asignación de recursos financieros, administrativos,
jurídicos y técnicos por parte de la Dirección general.

1.5. Requerimientos para el desarrollo del PGD

1.5.1. Normativos

La entidad cuenta con un normograma elaborado por procesos y publicado en la en la


página web de la entidad http://www.idep.edu.co/, allí se identifica toda la normatividad
relacionada con el marco de gestión documental a nivel nacional, el normograma es
actualizado de acuerdo a los requerimientos y necesidades del proceso.
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El anexo 4 Referentes Normativos, relaciona y presentan las normas y el marco


constitucional vigentes relacionadas con el manejo de gestión documental de entidades
públicas.

1.5.2. Económicos

La actualización, implementación y control del programa de gestión documental así como el


cumplimiento de las metas trazadas a corto, mediano y largo plazo, requiere de unos
costos administrativos y financieros los cuales están contemplados en el Plan anual de
adquisiciones.

1.5.3. Administrativos

Atendiendo al artículo 4 del Decreto 2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080, la


Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario es la responsable de la
Coordinación de la gestión documental del IDEP.

Equipo de trabajo: El proceso de gestión documental cuenta con un Profesional


Especializado en Gestión Documental, un Profesional en Gestión Documental y un Auxiliar
de Gestión Documental, para la actualización e implementación del PGD.

El proceso de gestión documental, es un proceso de apoyo. Transversal a las funciones de


la entidad, es por ello que las seis dependencias, compuestas de 37 funcionarios de planta
y 70 contratistas, participan en las actividades de planeación, elaboración, implementación
y seguimiento del PDG.

Metodología: La Información para la identificación de las necesidades de gestión


documental se recopilo a través del Diagnostico para la elaboración del PGD, basado en
las actividades descritas en el Manual para la implementación de un programa de gestión
documental – PGD y los requisitos descritos en el Decreto 1080 de 2015, enfocadas en las
actividades propias del proceso de apoyo de gestión documental que maneja el IDEP;
adicional a ello se tuvo en cuenta, los hallazgos descritos en el Índice de transparencia que
evaluó los años 2016 y 2017, el Plan de mejoramiento del año 2017 y las actividades
descritas en el Plan Operativo Anual (POA), para la vigencia 2018.

Gestión de las comunicaciones: Se publicara en la página web de la entidad


http://www.idep.edu.co/ la actualización del programa de gestión documental. Se realizaran
capacitaciones a los funcionarios, donde se dará a conocer la actualización, así como las
metas a cumplir a corto, mediano y largo plazo.

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1.5.4. Tecnológicos

La entidad cuenta con un plan estratégico de tecnologías de la información y las


comunicaciones.

El IDEP tiene el reto de modernizar su plataforma tecnológica, con la actualización de


equipos de cómputo, servidores y equipos activos, para con ello continuar con el proceso
de mantener en funcionamiento los servicios de información ofrecidos por la entidad y dar
respaldo a éstos, lo cual incluye a la información contenida en los documentos de trabajo
de todos los funcionarios del Instituto.
Se hace necesario la realización de un diagnóstico para evaluar la continuidad de los
sistemas de información del Instituto del área administrativa, la cual contenga un análisis de
costo beneficio para la entidad sobre el costo del uso del actual y el cambio a uno nuevo,
así como la evaluación de casos de éxito en el Distrito o en entidades públicas. Para dicho
diagnóstico se debe solicitar el acompañamiento de la Alta Consejería Distrital TIC,
teniendo en cuenta que se requiere conocer de los sistemas de información implementados
en otras entidades del Distritales.
Con ello se busca facilitar la integridad de la información, la eficiencia de los procesos, la
estandarización de la información y las experiencias en cuanto a la calidad del soporte
técnico brindado a estas plataformas.
Se deben mantener las jornadas de capacitación y envío de información a todos los
funcionarios y contratistas del Instituto, sobre temáticas de tecnología y seguridad de la
información, que promuevan un uso responsable y mejor de la infraestructura tecnológica
con las que cuenta el IDEP.2

El proceso de gestión documental de la entidad cuenta con un modulo de para la gestión y


tramite de los comunicaciones oficiales en SIAFI. Adicionalmente en el sitio web de la
entidad se encuentra publicada toda la información relacionada con el Sistema Integrado
de Gestión - SIG.

A través de la planeación del proyecto de modernización de gestión documental, se


pretende definir un sistema para el manejo de información electrónica (Sistema de
seguridad Digital y Repositorio de archivos digitales), que permita evidenciar las
necesidades de los usuarios, determinar consultas y acceso a la información en tiempo
real, permita llevar control y registro de las consultas.

1.5.5. Gestión del cambio

Se requiere el apoyo y disposición de todos los funcionarios y contratistas de la entidad a


fin de adoptar las dinámicas, estrategias, directrices de gestión documental, así como la

2INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO. Plan


Estratégico de Tecnologías se la Información y las Comunicaciones. Bogotá D.C.: El instituto. 2017.
P 21.
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implementación de las nuevas tecnologías y proyectos de modernización que adelanta la


entidad.

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

El programa de gestión documental del IDEP, pretender dar un trámite eficiente, eficaz y
efectivo al manejo de la documentación producida y recibida por el IDEP desde su
producción hasta su destino final, para así garantizar la consulta, conservación y
preservación de la información.

De acuerdo con los lineamientos establecidos en el Decreto 1080 de 2015, que compila el
decreto 2609 de 2012 y otros, se definen los siguientes procesos de gestión documental,
los cuales requieren ser desarrollados e implementados por la entidad; una vez analizados
los procesos de gestión documental y debido a que el IDEP es una entidad pequeña,
compuesta por seis dependencias (Dirección General, Oficina Asesora Jurídica, Oficina
Asesora de Planeación, Oficina Control Disciplinario, Subdirección Académica,
Subdirección Administrativa Financiera de Control Disciplinario), se decide unificar algunos
procesos, entre ellos, el proceso de producción documental con el proceso de gestión y
trámite.

En este sentido, la siguiente figura presenta el ciclo de los procesos del PGD:

Ilustración 1 Procesos de la gestión documental

Fuente: Elaboración propia.


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2.1. Planeación

Objetivo:

Definir las actividades orientadas a la planeación, generación y valoración de documentos


del IDEP, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.3

Alcance:

Aplica a todos los documentos generados y recibidos por la entidad.

Tipo de requisito4: A = Administrativo, L = Legal, F = Funcional, T= Tecnológico

Tabla 1 Lineamientos del proceso de gestión documental: Planeación


TIPO DE
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR REQUISITO
A L F T
Actualizar, socializar, aprobar y publicar el Programa
de Gestión Documental. X X
Revisar, actualizar y publicar el Plan Institucional de
Archivos de la Entidad – PINAR. X X
Revisar, actualizar y publicar el Plan de Conservación
Documental. X X X X

Administración Elaborar plan de preservación digital a largo plazo. X X X X


Documental
Implementar las TRD del IDEP previamente aprobadas
y convalidadas. X X X
Actualizar el índice de información clasificada y
reservada. X X X X
Elaborar procedimiento de planeación.
Desarrollar los programas establecidos en el PGD. X X X X
Gestionar la convalidación de las TVD, por el consejo
Distrital de Archivos de Bogotá. X X
Establecer un modelo de requisito para documentos
electrónicos X X
Elaborar las Tablas de control de Acceso para el X X X X

3
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el título V de
la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
en materia de gestión documental para todas las entidades del estado. Bogotá D.C.: Ministerio, 2012. Arti. 9.
4
Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Op. Cit., p 25.
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establecimiento de categorías adecuadas de derechos


y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos.

TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR A L F T
Directrices para la
Identificar las funciones de cada unidad administrativa
creación y diseño de
a fin de ejercer control sobre la producción documental,
documentos.
la cual se debe elaborar en los formatos que
correspondan, garantizando el acceso, conservación y
preservación de la información (actividad terminada).
X X
Revisar y mantener actualizado los documentos
publicados en el proceso de GD-07 Gestión
Documental del SIG. X X
Realizar un análisis orientado a determinar la
Sistema de Gestión de necesidad de optimizar y automatizar los procesos de
Documentos la gestión documental e implementar el SGDEA. X X
electrónicos de Archivo - Establecer los lineamientos que permita el desarrollo
SGDEA de los procesos de la Gestión Documental Electrónica -
SGDEA, armonizado con los demás sistemas de la
entidad. X X
Definir mecanismos para la integración de documentos
físicos y electrónicos. X X
Asignación de Metadatos Definir los metadatos de los tipos de información
recibida o producida (contenido, estructura, contexto). X X
Mecanismos de Establecer criterios para la autorización y uso de firmas
Autenticación electrónicas en la entidad. X X
Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de
Gestión Documental. AGN, p 25

2.2. Gestión y Trámite Documental

Objetivo:

Establecer las directrices para la creación y diseño de documentos, así como la gestión y
tramite de las comunicaciones recibidas y generadas por el Instituto.

Alcance:

Comprende las actividades relacionadas con la producción, recepción, radicación,


distribución y tramité de las Comunicaciones oficiales enviadas o recibidas, mediante un
sistema de información documental que permita el control, seguimiento y acceso de la
documentación desde su radicación hasta el cumplimiento y/o solución del asunto.

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Tabla 2 Lineamientos del proceso de gestión documental: Gestión y Trámite


Documental

TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR A L F T
La creación y diseño de documentos oficiales ya se
encuentra establecida por la entidad.

Directrices para la Todos los formatos que se utilizan en el IDEP están


creación y diseño de aprobados y controlados por el SIG, los cuales una vez
documentos. codificados se publican en la página web del instituto
para consulta y utilización de todo el personal.
X X X
La generación de documentos debe estar vinculada a
las series, subseries o tipos documentales de cada
unidad administrativa.
X X X
La entidad tiene establecido el procedimiento para la
gestión y tramite de comunicaciones oficiales, sin
embargo se requiere unificar el proceso de Gestión y
Gestión y Trámite Trámite con el proceso de Producción documental y
Documental actualizar el procedimiento.
X X
 Los funcionarios tiene acceso a la información
radicada por medio del modulo de radicación
SIAFI.
 Normalizar el proceso de consulta y préstamo
Acceso y Consulta documental del Archivo central.
 Implementar tablas de control y acceso a la
información.
X X
 Establecer mecanismos para realizar seguimiento
y control a la atención de las comunicaciones
oficiales y a las a las PQRS.
Control y Seguimiento  Realizar seguimiento y control a la devolución de
los préstamos documentales.
 X X X
MN-GD-07-01 Manual de Archivo y Correspondencia.
PRO-GD-07-08 – Gestión y trámite de comunicaciones
oficiales.
PRO-GD-07-06 – Préstamo y consulta documental de
Procedimientos los archivos.
Relacionados FT-GD-07-03 – Préstamo de expedientes (planilla).
Carpeta de Plantillas personalizadas de Office.

Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de


Gestión Documental. AGN, p 27, 28.
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2.4. Organización

Objetivo:

Establecer las actividades a seguir para garantizar la correcta clasificación, ordenación y


descripción de los documentos que maneja el IDEP de acuerdo a la normatividad vigente.

Alcance:

Incluye los pasos a seguir para la organización de los documentos en las etapas de Archivo
de Gestión y Archivo Central.

Tabla 3 Lineamientos del proceso de gestión documental: Organización


TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR A L F T
La organización de los archivos de gestión debe basarse
en la TRD convalidad. El desarrollo del procedimiento,
involucra:

 Identificar las series, subseries y tipos documentales


que son producidos, recibidos o conservados como
soporte a las funciones asignadas a cada
dependencia.
Aspectos generales
 Identificar criterios para la clasificación documental,
así como la publicación de los instrumentos de
clasificación: Cuadros de Clasificación Documental – X
CCD y Tablas de Retención Documental – TRD.

 Elaborar procedimiento para la organización


documental.

 Llevar el control y registro de la información producida


en las unidades administrativas en el Formato Único
de Inventario Documental establecido por la entidad;
así como la marcación de las unidades de
conservación, según lo establecido en las TRD.
Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de
Gestión Documental. AGN, p 29.

2.5. Transferencia

Objetivo:

Definir el conjunto de actividades técnicas para realizar la transferencia de documentos


durante las fases del archivo del IDEP.
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Alcance:

Comprende las transferencias documentales primarias y secundarias, realizando


actividades de punteo de inventarios, para validación de: la estructura, formato,
organización de los expedientes y su calidad técnica, para documentos físicos y
electrónicos.

Tabla 4 Lineamientos del proceso de gestión documental: Transferencia


TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR A L F T
La entidad cuenta con el procedimiento para
Transferencias documentales, pero, debido a que aun
no se han convalidado las Tablas de Retención
Documental, la entidad tiene represamiento de
información. X
La aplicación del procedimiento requiere:

Aspectos Generales Verificar la aplicación de procedimientos de


clasificación y ordenación de los expedientes, así como
las condiciones de embalaje, entrega formal y la
utilización del FUID. X

Una vez se tenga establecido el Sistema de Gestión de


Documentos electrónicos de Archivo – SGDEA, se
realizaran las siguientes actividades:

Elaborar procedimiento para la aplicación de las


técnicas de migración, refreshing, emulación o
conversión, a fin de prevenir la degradación o
Migración, Refreshing, pérdida de información electrónica.
emulación o conversión
 Establecer estructura y procedimiento para
transferencias de documentos electrónicos de
archivo, de forma que asegure su integridad,
autenticidad, preservación y consulta a largo plazo.

Definir los metadatos que faciliten la recuperación


de información, física y electrónica de las series
documentales. X X
MN-GD-07-01 Manual de Archivo y Correspondencia.
Procedimientos PRO-GD-07-05 Transferencias Documentales al
Relacionados Archivo Central.
TRD convalidadas.
Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de
Gestión Documental. AGN, p 30.

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2.6. Disposición de Documentos

Objetivo:

Definir las actividades para realizar la selección de documentos en cualquier etapa del
archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o su eliminación, de acuerdo
con lo establecido en las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración
Documental5.

Alcance:

Parte de la selección de documentos hasta la aplicación de su disposición final, según


tiempos establecidos en las TRD y TVD del IDEP.

Tabla 5 Lineamientos del proceso de gestión documental: Disposición de


Documentos
TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR A L F T
 Elaborar procedimiento para la disposición final de
los documentos físicos.

 Elaborar procedimiento para la disposición final de


los documentos electrónicos.

 Aplicar la disposición de documentos descrita en


las TRD, una vez convalidadas y cumplidos los
tiempos de retención.

 Aplicar la disposición de documentos descrita en


las TVD, una vez convalidadas y cumplidos los
tiempos de retención.
Directrices Generales X X X X
 Definir la metodología y el plan de trabajo para la
aplicación de la selección, y las técnicas de
conservación total (la microfilmación y/o
Digitalización).

 Elaborar el procedimiento que garantice la


destrucción segura y adecuada de los documentos
físicos con esta disposición final.

 Elaborar el procedimiento que garantice la


destrucción segura y adecuada de los documentos
electrónicos con esta disposición final.

5
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 Generar Acta de eliminación así como relación de


información a eliminar el en FUID. La eliminación
de documentos debe estar aprobada por el comité
interno de archivo del IDEP.

 Garantizar la publicación de de los inventarios y


actas de los documentos eliminados en la página
web del IDEP.

Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa


de Gestión Documental. AGN, p 31.

2.7. Preservación a Largo Plazo

Objetivo:

Garantizar la preservación en el tiempo de los documentos, independientemente del


soporte de almacenamiento en que se encuentren, dentro del sistema de gestión
documental del IDEP.

Alcance:

El procedimiento de preservación a largo plazo aplica desde la conservación de los


documentos en los archivos de gestión, pasando por la preservación y aplicación de
técnicas preservación de documentos físicos, electrónicos y digitales.

Tabla 6 Lineamientos del proceso de gestión documental: Preservación a Largo


Plazo
TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR A L F T
Implementar el plan de conservación documental para
los documentos físicos, considerando los programas,
procesos y procedimientos relacionado con la
conservación preventiva, conservación documental y
restauración documental. X X X X
Elaborar procedimiento de preservación a largo plazo. X X X X
Implementar el plan de Preservación Digital a largo
Sistema Integrado de plazo orientado a los documentos digitales y
conservación electrónicos; considerando las estrategias, procesos y
procedimientos, garantizando la autenticidad,
integridad, confidencialidad, y la conservación a largo
plazo de los documentos electrónicos de archivo, de
acuerdo con las TRD y TVD. X X X X

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TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR A L F T
Definir mecanismos para salvaguardar los documentos
electrónicos de manipulaciones o alteraciones en la
actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier
falla de funcionamiento del SGDEA. X X X
Establecer los requisitos para la preservación y
conservación de los documentos electrónicos de
archivo, garantizando la preservación en el tiempo,
Seguridad de la longevidad de los medios de almacenamiento,
información valoración, vulnerabilidad y disponibilidad. X X X
Identificar las necesidades de preservación de los
documentos electrónicos y determinar los criterios,
métodos de conversión refreshing, emulación y
migración que permitan prevenir cualquier pérdida de
información, asegurando el mantenimiento de las
características de integridad. X X X
Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de
Gestión Documental. AGN, p 32.

2.8. Valoración

Objetivo:

Definir las operaciones técnicas para determinar los valores primarios y secundarios de los
documentos del IDEP, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo, definiendo su destino final.

Alcance:

Inicia con la planeación de los documentos, es permanente durante el ciclo de vida del
documento hasta la aplicación de las técnicas de disposición final.

Tabla 7 Lineamientos del proceso de gestión documental: Valoración


TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR A L F T
Directrices generales El proceso de valoración documental, se efectúa desde
la planeación y generación del documento; sin
embargo la entidad tiene adelantadas las fichas de X X X X
valoración documental para las series registradas en la
TRD y las series que hacen para de las TVD.
Elaborar procedimiento para el proceso de valoración X X X X
documental, el desarrollo del procedimiento involucra:

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 Evaluar las características de la diplomática


documental y las condiciones técnicas de
producción de los documentos físicos para decidir
su conservación total.

 Analizar los documentos que informan sobre el


desarrollo, estructura, procedimiento políticas de la
entidad para determinar criterio de valoración.

 Analizar el contexto funcional, social, cultural y


normativo de la entidad para definir los valores
primarios y secundarios de los documentos físicos
y electrónicos.

Analizar la frecuencia de uso y consulta de los


documentos y el impacto que puede generar para
la investigación, sobre la historia, la cultura y la
genealogía institucional como base para
determinar los valores secundarios.
Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de
Gestión Documental. AGN, p 33.

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

El Programa de Gestión Documental del Instituto para la Investigación Educativa y el


Desarrollo Pedagógico, está articulado con el POA y los planes de mejoramiento; las metas
a corto, mediano y largo plazo, así como la descripción de responsabilidades, se relacionan
en el anexo 2. Cronograma de implementación del PGD.

Ilustración 2 Fases de implementación.

Fuente: Elaboración propia.


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3.1. Fase de elaboración

Una vez analizada la situación del IDEP, mediante el diagnostico, y los requerimientos
establecidos en el decreto 1080 de 2015, en cuanto a los procesos de la gestión
documental y los instrumentos archivísticos, se procedió a documentar los lineamientos,
actividades y las fases del PGD.

3.2. Fase de ejecución y puesta en marcha

Comprende el desarrollo objetivos, actividades y estrategias contempladas en el plan de


trabajo, así como el diseño y publicación de los procesos e instrumentos desarrollados en
la puesta en marcha del PGD.

3.3. Fase de seguimiento

Comprende las acciones de monitoreo y seguimiento a fin de evaluar la ejecución del PGD.

3.4. Fase de mejora

Esta fase tiene como propósito mantener los procesos de gestión documental, en constante
actualización.

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

4.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

No se desarrolla debido a que a través del Sistema Integrado de Gestión, se tiene


controlado la creación, actualización y modificación de formatos, planillas y
procedimientos, adicionalmente se cuenta con un procedimiento para el control de
registros.

4.2. Programa de documentos vitales o esenciales.

El programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de


la entidad en caso de emergencia), tiene como propósito identificar los documentos vitales
y esenciales para el funcionamiento del IDEP, y que en caso de emergencia, sirven para la
defensa, restitución de derechos, deberes de personas, cuyos documentos hagan parte
del fondo documental del IDEP; con el fin de definir estrategias de conservación, consulta y
preservación en el tiempo.

Tabla 8 Programas específicos: Documentos vitales o esenciales


DESCRIPCIÓN
Documentos La elaboración del Programa de documentos vitales requiere la realización de los
siguientes documentos:
 Realizar la planeación del programa (asignación de responsabilidades -
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funcionarios que intervienen y asignación de recursos).


 Elaboración de instrumento para identificar los documentos vitales de la
entidad, así como aquellos que protejan los derechos legales y financieros
de la entidad, sus funcionarios clientes y proveedores.
 Documentar la metodología para la elaboración del programa.
Proyectos La realización del programa requiere realizar las siguientes acciones:

 Identificar normatividad, estándares y políticas, aplicables al desarrollo del


proyecto, así como referentes nacionales e internacionales en la
ejecución, recuperación y preservación de documentos esenciales.
 Revisar, actualizar y/o elaborar de planes (Plan de atención de
emergencias, plan de continuidad de las funciones, plan de
contingencias).
 Establecer métodos de protección de información y lugares de
almacenamiento de documentos físicos y electrónicos.
 Identificar e inventariar los documentos vitales y/o esenciales del IDEP.

Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de


Gestión Documental. AGN, p 38.

4.3. Programa de gestión de documentos electrónicos.

El programa de gestión de documentos electrónicos tiene como propósito desarrollar


acciones con miras a la normalización, conservación, acceso y preservación de los
documentos electrónicos en todo su ciclo de vida armonizado con los procesos de gestión
documental.

Tabla 9 Programas específicos: Documentos electrónicos.


DESCRIPCIÓN
Documentos La elaboración del programa, requiere la elaboración de los siguientes
documentos:
Fase de planeación
 Realizar la planeación del programa (asignación de responsabilidades -
funcionarios que intervienen y asignación de recursos).
 Identificar normatividad, estándares y políticas, aplicables al desarrollo
del proyecto.

Fase de análisis
 Analizar las necesidades del SGDEA (desde lo organizacional,
normativo, tecnológico y documental) y definición de requerimientos
previos.

Fase de diseño
 Elaborar la metodología y lineamientos que se van a establecer en el
desarrollo del programa, encaminados a la planeación, producción,
gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de los
documentos, preservación a largo plazo y valoración de los
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documentos electrónicos de archivo.


 Documentar el modelo de Gestión de documentos electrónicos de
archivo.
Proyecto La realización del programa requiere realizar las siguientes acciones:

Fase de implementación
 Definir generalidades del programa (Alcance, objetivos, referencias
normativas, equipo de trabajo, plan de trabajo, roles y
responsabilidades, riesgos).
 Identificar los requisitos del modelo piloto (Según revisión de
estándares ISO, Moreq 2 y normatividad nacional).
 Definir estrategias para cumplir los requisitos, actualizar y articular con
políticas y directrices, articular con instrumentos archivísticos, diseñar
estructura requerida entre otros.
 Implementar y llevar registro del control de cambios, realizar plan de
pruebas, integración, usabilidad y accesibilidad, así como desarrollar
un plan de capacitación o entrenamiento.
 Llevar control del seguimiento, la solución de problemas, registro y
seguimiento de incidentes, planes de mejora.

Fase de monitorea y control


Definir acciones para llevar un seguimiento y control sobre cada una de las
fases del proyecto y su avance según su planificación.
Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de
Gestión Documental. AGN, p 38.

4.4. Programa de archivos descentralizados.

El programa de archivos descentralizados, está orientado a la administración de los


depósitos destinados a la conservación de los archivos de gestión, central e históricos y
aquellos que han sido dejados bajo custodia de un tercero6.

Tabla 10 Programas específicos: Archivos descentralizados.


DESCRIPCIÓN
El IDEP se encarga de la organización, administración, preservación y conservación de los
documentos de archivo. En cuanto a los depósitos: los archivos de gestión se encuentran
almacenados en las oficinas, en estantería destinada para este fin, la documentación del archivo
central reposa en un depósito de la secretaria de educación el cual es administrado por el IDEP.

Una vez convalidadas y aplicadas las TRD y TVD, se evaluaran las condiciones físicas de los
depósitos y se determinara si, se tercer iza la administración de estos o si por el contrario el IDEP,
continua con la administración de los archivos.
Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de
Gestión Documental. AGN, p 38.

6
Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Op. Cit., p.38
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4.5. Programa de reprografía.

El programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión digitalización y


microfilmación), tiene el propósito determinar las técnicas, estrategias, la captura de
metadatos y los requerimientos para la reproducción de documentos en soporte de
microfilm y digitalizado.

Tabla 11 Programas específicos: Reprografía.


DESCRIPCIÓN
Una vez surta el proceso de convalidación de Tablas de Retención y Tablas de Valoración, y según
la disposición final de los documentos, se evaluara la necesidad del servicio, las técnicas,
estrategias, la captura de metadatos y los requerimientos para aplicar técnicas de reprografía.

La elaboración del proyecto estará orientado a la conservación y preservación de las series


misionales y de valor históricos, generados por el IDEP.
Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa
de Gestión Documental. AGN, p 38.

4.7. Plan Institucional de Capacitación.

Tiene como propósito brindar capacitación al personal del IDEP en temas relacionados con
gestión documental, desarrollo de los programas del PGD y del plan institucional de
archivos, y todas aquellas actividades que por necesidad o requerimiento de los usuarios
se presenten.

Tabla 12 Programas específicos: Plan Institucional de Capacitación.

DESCRIPCIÓN
El desarrollo del programa requiere de los siguientes aspectos:

 Identificar las necesidades de capacitación en temas de gestión documental.


 Elaborar plan de capacitaciones que incluya temas relacionados con procedimientos de la
gestión documental, instrumentos archivísticos.

Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa


de Gestión Documental. AGN, p 39.

4.8. Programa de auditoría y control.

El programa se encuentra enfocado al seguimiento, control y evaluación, de la aplicación


de los procesos de gestión documental, así como el desarrollo de los instrumentos
archivísticos y la elaboración de los programas de gestión documental, el seguimiento se
realiza una vez al año en compañía de la oficina de control interno.

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5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÒN DE LA ENTIDAD

El Subsistema de Gestión Documental de la entidad desarrolla la política de gestión


documental, los procesos, instrumentos y programas, articulados con los demás
subsistemas establecidos por el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo
Pedagógico, en cumplimiento de la Norma Técnica Distrital del sistema Integrado de
Gestión NTD-SIG 001:2011, y con el Decreto 1499 de 2017, sistema de gestión de la
función pública, MIPG (Modelo Integrado de Planeación y Gestión), el cual tiene
como objetivo “Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la
información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora
continua”7 y demás normatividad pública; los Subsistemas del SIG del IDEP se relacionan
en la siguiente imagen:

Ilustración 3 Sistema Integrado de Gestión.

Fuente: Imagen tomada de la presentación de sobre rendición de cuentas 2016/2017,


disponible en: http://www.idep.edu. /Presentacion_Rendicion_Cuentas_2016_2017.pdf.

7
Departamento Administrativo de la Función Pública. Manual Operativo Sistema de Gestión MIPG. Bogotá ,
2017, p 74
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GLOSARIO8

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los


archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado
su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en


trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de
los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados


conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo General De La Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y


controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos
y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la
conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en
custodia.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos


que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se


identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

8
Instituto para la Investigación educativa y el Desarrollo Pedagógico. Programa de Gestión Documental
Versión 1. Marzo 2015.
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Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las


funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En
el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término
“correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones
oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la
Nación.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Correspondencia. Es el proceso de comunicación entre dos o más interlocutores en el


ámbito interno o externo de la Entidad que genera como soporte un documento escrito. La
correspondencia puede ser recibida y producida.

Correspondencia Recibida. Es toda comunicación dirigida y recibida por el Instituto. La


correspondencia recibida tiene dos categorías: personal y oficial

Correspondencia recibida personal. Es toda comunicación dirigida a nombre de un


funcionario que de manera expresa tenga impreso el carácter de privado, personal o
confidencial. Dentro de esta categoría clasifican los extractos bancarios y reportes de
cesantías, entre otros

Correspondencia Recibida Oficial. Es toda comunicación dirigida a nombre del Instituto


o cualquier funcionario con indicación de cargo y que no tenga expresa la advertencia de
privado o personal.

Correspondencia Producida. Es toda comunicación escrita producto de la gestión diaria


de los funcionarios del Instituto. La correspondencia producida tiene dos categorías:
externa e interna.

Correspondencia producida interna. Es toda comunicación escrita que se produce y se


cruza entre las diferentes dependencias del Instituto.

Correspondencia producida externa. Es toda comunicación escrita por un funcionario en


nombre del Instituto dirigida a personas o entidades diferentes al mismo.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en


el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra


guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y
otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos


lleguen a su destinatario.
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Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad


pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y


que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones
y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida,


almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o


comunes en todas las entidades.

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por
sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su


objeto social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y


características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su


cargo o con su intervención.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos


generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un
mismo asunto.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

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Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama


también “fuente de primera mano”.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico


que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la


planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

La ISO (Organización Internacional para la Estandarización) define Gestión Documental


como la disciplina encargada del controlar eficiente y sistemáticamente la creación,
recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y
mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y
transacciones en la forma de records.

El Consejo Internacional de Archivos define Gestión Documental como “área de gestión


administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación,
mantenimiento, uso y disposición de los documentos”9

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de


manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Principios de la archivística:

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística


por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos,
series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística


por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Procesos de la gestión documental10. La gestión documental en las diferentes entidades


públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos.

9 Dictionary of Archival Terminology. Dictionaire de terminologíe archivistique. Munich [etc.]: K. G.


Saur, 1988. Citado en: PEIS, E.; RUIZ, A. El archivo como sistema de información. p.2. [EN LINEA].
Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc>
10 Artículo 9. DECRETO 2609 DE 2012

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a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y


valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas,
formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el
sistema de gestión documental.

b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de


producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite,
proceso en que actúa y los resultados esperados.

c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el REQUISITO, la


vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la
descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los
documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la
resolución de los asuntos.

d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el


sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.

e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los


documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del
formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos
técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del


archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de
acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de
valoración documental.

g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los


documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de REQUISITO o almacenamiento.

h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los


documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios,
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y
determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en


cumplimiento de sus funciones.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las


entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,

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dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar


su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una


institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo,


siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido


homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad


de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,


identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos


documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales


se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,


con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción,


hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central,


y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.

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BIBLIOGRAFÍA11

Castro Villarraga, J.O y Álvarez, A. (2012) Historia del IDEP. Bogotá.

Colombia. Archivo General de la Nación (1994). Reglamento General de Archivos.


Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994.

Colombia. Archivo General de la Nación (2014). PGD: Programa de Gestión Documental.


Publicado el 19 de enero de 2018 en
http://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/
Programa-de-Gestión-Documental-PGD.

Colombia. Archivo General de la Nación (2014). Manual: implementación de un Programa


de Gestión Documental – PGD. Bogotá, 60p.

Colombia. Congreso de la República. Ley General de Archivos 594 de 2000. Por la cual
se crea la Ley General de Archivos.

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el


Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas
las Entidades del Estado.

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Capitulo V, gestión de documentos.

Colombia. Archivo General de la Nación. Guía de Implementación de un Sistema de


Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Bogotá: El Archivo. 2017.

Colombia. Departamento Administrativo de la Función Pública. Manual Operativo Sistema


de Gestión MIPG. Bogotá, 2017.

Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Decreto 2573


de 2014. Por la cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de
gobierno en línea, reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009.

Colombia. Presidencia de la República. Decreto 2623 de 2009. Por el cual se crea el


Sistema Nacional del Servicio al Ciudadano.

11
Instituto para la Investigación educativa y el Desarrollo Pedagógico. Programa de Gestión Documental
Versión 1. Marzo 2015.
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IDEP (2018). Página web del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo
Pedagógico, IDEP. http://www.idep.edu.co

IDEP. Plan Estratégico de Tecnologías se la Información y las Comunicaciones. Bogotá


D.C.: El instituto. 2017. P 21.

Llano Sanjuan, J. Los modelos de gestión de documentos. La gestión de documentos


como “record management”. En: Revista Códice. Bogotá. Vol.2, No.2 (jul. – dic.
2006); p. 41.

Resolución 52 de 2013. Por la cual se da cumplimiento al Decreto Número 2578 de 2012


que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004
dicta otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado,
reestructurando el Comité de Gestión Documental en el Comité Interno de Archivo del
Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP. Instituto
para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico. Bogotá D.C.

Veeduría Distrital, Programa de Gestión Documental –PGD, versión 02. Bogotá; 2016.

Zapata, C. (2005) Directrices para estructurar un programa de gestión de documentos en


las organizaciones. Revista Códice. Bogotá. 2(1); p. 97-111

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ANEXOS

Anexo 1. Diagnóstico de gestión documental.

DIAGNOSTICO PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD

ASPECTO /
ACTIVIDADES A DESRROLLAR ESTADO
ÍTEM CRITERIO
I Planeación
Actualizar, socializar, aprobar y publicar el Programa de Gestión EN
1 Documental. PROCESO

Revisar, actualizar y publicar el Plan de Conservación Documental. PENDIENTE


2
Revisar, actualizar y publicar el Plan Institucional de Archivos de la
PENDIENTE
3 Entidad – PINAR.
4 Elaborar plan de preservación digital a largo plazo. PENDIENTE
Implementar las TRD del IDEP previamente aprobadas y EN
5 convalidadas. PROCESO
Administración
Documental Gestionar la convalidación de las TVD, por el consejo Distrital de EN
6 Archivos de Bogotá. PROCESO
EN
Actualizar el índice de información clasificada y reservada.
7 PROCESO
8 Elaborar procedimiento de planeación. PENDIENTE

Establecer un modelo de requisito para documentos electrónicos PENDIENTE


9
Elaborar las Tablas de control de Acceso para el establecimiento de
categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y PENDIENTE
10 seguridad aplicables a los documentos.
Directrices
Identificar las funciones de cada unidad administrativa a fin de ejercer
para la
control sobre la producción documental, la cual se debe elaborar en
creación y TERMINADA
los formatos que correspondan, garantizando el acceso, conservación
diseño de
y preservación de la información.
11 documentos.
Sistema de Revisar y mantener actualizado los documentos publicados en el EN
Gestión de proceso de GD-07 Gestión Documental del SIG. PROCESO
12 Documentos
electrónicos Realizar un análisis orientado a determinar la necesidad de optimizar
de Archivo - y automatizar los procesos de la gestión documental e implementar el PENDIENTE
13 SGDEA SGDEA.

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Establecer los lineamientos que permita el desarrollo de los procesos


de la Gestión Documental Electrónica - SGDEA, armonizado con los PENDIENTE
demás sistemas de la entidad.
14
Definir mecanismos para la integración de documentos físicos y
PENDIENTE
15 electrónicos.
Asignación de Definir los metadatos de los tipos de información recibida o producida
PENDIENTE
16 Metadatos (contenido, estructura, contexto).
Mecanismos
Establecer criterios para la autorización y uso de firmas electrónicas
de PENDIENTE
en la entidad.
17 Autenticación
II Producción, Gestión y Trámite Documental
La creación y diseño de documentos oficiales ya se encuentra TERMINADA
18 establecida por la entidad.
Directrices
para la Todos los formatos que se utilizan en el IDEP están aprobados y
creación y controlados por el SIG, los cuales una vez codificados se publican en TERMINADA
diseño de la página web del instituto para consulta y utilización de todo el
19 documentos. personal.
La generación de documentos debe estar vinculada a las series, TERMINADA
20 subseries o tipos documentales de cada unidad administrativa.

La entidad tiene establecido el procedimiento para la gestión y tramite


Gestión y de comunicaciones oficiales y dado que la producción documental ya EN
Trámite se encuentra normalizada en el Instituto; se requiere unificar el PROCESO
Documental proceso de Gestión y Trámite con el proceso de Producción
21 documental por consiguiente actualizar el procedimiento.
Los funcionarios tienen acceso a la información radicada por medio TERMINADA
22 del módulo de radicación SIAFI.
La información que se encuentra bajo custodia del archivo central,
Acceso y podrá ser consultada o solicitada en calidad de préstamo por los EN
Consulta funcionarios previa solicitud al correo electrónico PROCESO
(prestamoarchivo@idep.edu.co), sin embargo se requiere normalizar
23 el proceso de consulta y préstamo documental del Archivo central.
24 Implementar tablas de control y acceso a la información. PENDIENTE
Realizar seguimiento y control a la devolución de los préstamos EN
25 Control y documentales. PROCESO
seguimiento Establecer mecanismos para realizar seguimiento y control a la EN
26 atención de las comunicaciones oficiales y a las a las PQRS. PROCESO
III Organización
Identificar las series, subseries y tipos documentales que son
producidos, recibidos o conservados como soporte a las funciones TERMINADA
27 asignadas a cada dependencia.

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Identificar criterios para la clasificación documental, así como la


publicación de los instrumentos de clasificación: Cuadros de EN
Clasificación Documental – CCD y Tablas de Retención Documental – PROCESO
28 TRD.
29 Elaborar procedimiento para la organización documental. PENDIENTE

Llevar control y registro de la información producida en las unidades


administrativas en el Formato Único de Inventario Documental PENDIENTE
establecido por la entidad; así como la marcación de las unidades de
30 conservación, según lo establecido en las TRD.
IV Transferencia
La entidad cuenta con el procedimiento para Transferencias
TERMINADA
31 documentales.

Verificar la aplicación de procedimientos de clasificación y ordenación


EN
de los expedientes, así como las condiciones de embalaje, entrega
PROCESO
formal y la utilización del FUID.
32

Elaborar procedimiento para la aplicación de las técnicas de


migración, refreshing, emulación o conversión, a fin de prevenir la PENDIENTE
degradación o pérdida de información electrónica.
33

Establecer estructura y procedimiento para transferencias de


documentos electrónicos de archivo, de forma que asegure su PENDIENTE
integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo.
34
Definir los metadatos que faciliten la recuperación de información,
PENDIENTE
física y electrónica de las series documentales.
35

V Disposición de Documentos
Elaborar procedimiento para la disposición final de los documentos
PENDIENTE
36 físicos.
Elaborar procedimiento para la disposición final de los documentos
PENDIENTE
37 electrónicos.

Aplicar la disposición final de documentos descrita en las TRD, una


PENDIENTE
vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.
38
Aplicar la disposición final de documentos descrita en las TVD, una
PENDIENTE
vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.
39
Definir la metodología y el plan de trabajo para la aplicación de la
selección, y las técnicas de conservación total (la microfilmación y/o PENDIENTE
40 Digitalización).

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Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción segura y


PENDIENTE
adecuada de los documentos físicos, con esta disposición final.
41
Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción segura y
PENDIENTE
adecuada de los documentos electrónicos, con esta disposición final.
42

Generar Acta de eliminación, así como relación de información a


eliminar en el FUID. La eliminación de documentos debe estar PENDIENTE
aprobada por el comité interno de archivo del IDEP.
43
Garantizar la publicación de los inventarios y actas de los
PENDIENTE
44 documentos eliminados en la página web del IDEP
VI Preservación a Largo Plazo

Implementar el plan de conservación documental para los


documentos físicos, considerando los programas, procesos y
PENDIENTE
procedimientos relacionado con la conservación preventiva,
conservación documental y restauración documental.
45
Sistema
46 Elaborar procedimiento de preservación a largo plazo. PENDIENTE
Integrado de
conservación
Implementar el plan de Preservación Digital a largo plazo orientado a
los documentos digitales y electrónicos; considerando las estrategias,
procesos y procedimientos, garantizando la autenticidad, integridad, PENDIENTE
confidencialidad, y la conservación a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo, de acuerdo con las TRD y TVD.
47

Definir mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos


de manipulaciones o alteraciones en la actualización, mantenimiento y PENDIENTE
consulta o por cualquier falla de funcionamiento del SGDEA.
48
Seguridad de
la información Establecer los requisitos para la preservación y conservación de los
documentos electrónicos de archivo, garantizando la preservación en
PENDIENTE
el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración,
vulnerabilidad y disponibilidad.
49

Identificar las necesidades de preservación de los documentos


electrónicos y determinar los criterios, métodos de conversión
Seguridad de
refreshing, emulación y migración que permitan prevenir cualquier PENDIENTE
la información
pérdida de información, asegurando el mantenimiento de las
características de integridad.
50
VII Valoración
51 Elaborar procedimiento de valoración documental. PENDIENTE

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Evaluar las características de la diplomática documental y las


condiciones técnicas de producción de los documentos físicos para TERMINADA
52 decidir su conservación total.
Analizar los documentos que informan sobre el desarrollo, estructura,
procedimiento políticas de la entidad para determinar criterio de TERMINADA
53 valoración.
Analizar el contexto funcional, social, cultural y normativo de la
entidad para definir los valores primarios y secundarios de los TERMINADA
54 documentos físicos y electrónicos.

Analizar la frecuencia de uso y consulta de los documentos y el


impacto que puede generar para la investigación, sobre la historia, la
TERMINADA
cultura y la genealogía institucional como base para determinar los
valores secundarios.
55
VIII Programas
Elaborar el programa de documentos vitales o esenciales establecido
PENDIENTE
56 en el PGD.
Elaborar de Programa de gestión de documentos electrónicos,
PENDIENTE
57 establecido en el PGD.
Elaborar el Programa de archivos descentralizados, establecido en el
PENDIENTE
58 PGD.

Elaborar el Programa de reprografía, establecido en el PGD. PENDIENTE


59
Elaborar el Plan Institucional de Capacitación, establecido en el PGD. PENDIENTE
60
Elaborar el plan de auditoría y control, establecido en el PGD. PENDIENTE
61

Las actividades anteriormente presentadas, se dividen en tres grupos (actividades en proceso, pendiente,
terminada), de las cuales se puede concluir lo siguiente:
En proceso: De las actividades mencionadas 11 de ellas se encuentran en proceso, lo que quiere decir
que tienen algún tipo de avance frente, a la elaboración y/o implementación de los instrumento o
procedimientos de gestión documental; estas actividades están direccionadas a realizarse en corto plazo, a
excepción de una actividad ligada al proceso de transferencia documental que se encuentra como actividad
proyectada a mediano plazo.
Pendiente: De las actividades anteriormente descritas 37 de ellos se encuentran en estado pendiente, las
cuales serán objeto de análisis y descripción en el PGD, con miras a realizar e implementar las acciones
necesarias a fin de cumplir la meta propuesta en corto, mediano o largo plazo.
Terminada: De las actividades como requisito para implementar un programa de gestión documental,
existen 11 actividades que se han desarrollo como funciones del proceso de apoyo de gestión documental
del IDEP; Lo que indica que la actualización del PGD inicia con un cumplimiento del 19.68% de las
actividades.

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Anexo 2 Cronograma de implementación del PGD.

CRONOGRAMA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL IDEP


CORTO PLAZO MEDIANO LARGO
PLAZO PLAZO
FASES

ACTIVIDADES 2018 2019-2020 2021 RESPONSABLES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 2019 2020 2021 +


ÍTEM

FASE I

Identificación situación actual (análisis


1
diagnostico)
Subdirección Administrativa Financiera y
Actualizar el PGD
Elaboración

de Control Disciplinario - Proceso de


Gestión Documental - Oficina Asesora de
Descripción de actividades
planeación
Construcción cronograma

Comité interno de gestión documental y


Aprobación y publicación del PGD
archivo - Oficina Asesora de planeación

FASE II

Desarrollar plan de trabajo


Ejecución y
Puesta en
Marcha

I Planeación

Administración Documental

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Subdirección Administrativa Financiera y


Revisar y Modificar el Plan de Conservación de Control Disciplinario Proceso de
2 Documental por el Sistema Integrado de Gestión Documental - Comité interno de
Conservación. Gestión documental y archivo
Oficina Asesora de planeación

Revisar, actualizar y publicar el Plan Subdirección Administrativa Financiera y


3 Institucional de Archivos de la Entidad – de Control Disciplinario - Proceso de
PINAR. Gestión Documental

Dirección General- Oficina Asesora


Jurídica - Oficina de Control Interno -
Implementar las TRD del IDEP previamente Oficina Asesora de Planeación -
aprobadas y convalidadas, para la vigencia Subdirección General Académica -
2018. Subdirección Administrativa Financiera y
de Control Disciplinario - Proceso de
Gestión Documental
5
Dirección General- Oficina Asesora
Jurídica - Oficina de Control Interno -
Implementar las TRD del IDEP previamente Oficina Asesora de Planeación -
aprobadas y convalidadas, para las vigencias Subdirección General Académica -
2017 a 2007. Subdirección Administrativa Financiera y
de Control Disciplinario - Proceso de
Gestión Documental

Subdirección Administrativa Financiera y


Gestionar la convalidación de las TVD, por el
6 de Control Disciplinario - Proceso de
consejo Distrital de Archivos de Bogotá.
Gestión Documental

Subdirección Administrativa Financiera y


Actualizar el índice de información clasificada y
7 de Control Disciplinario - Proceso de
reservada.
Gestión Documental

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Subdirección Administrativa Financiera y


de Control Disciplinario - Proceso de
8 Elaborar procedimiento de planeación.
Gestión Documental
Oficina Asesora de Planeación
Sistema de Gestión de Documentos
electrónicos de Archivo - SGDEA

Subdirección Administrativa Financiera y


Revisar y mantener actualizado los
de Control Disciplinario - Proceso de
11 documentos publicados en el proceso de GD-
Gestión Documental
07 Gestión Documental del SIG.
Oficina Asesora de Planeación

Realizar análisis orientado a determinar la Oficina Asesora de Planeación


necesidad de optimizar y automatizar los Subdirección Administrativa Financiera y
12
procesos de la gestión documental e de Control Disciplinario - Proceso de
implementar el SGDEA. Gestión Documental
Producción, Gestión y Trámite Documental
II

Unificar el proceso de Gestión y Trámite con el Subdirección Administrativa Financiera y


21 proceso de Producción documental y actualizar de Control Disciplinario - Proceso de
el procedimiento. Gestión Documental

Subdirección Administrativa Financiera y


Normalizar el proceso de consulta y préstamo
23 de Control Disciplinario - Proceso de
documental del Archivo central.
Gestión Documental

Subdirección Administrativa Financiera y


Realizar seguimiento y control a la devolución
25 de Control Disciplinario - Proceso de
de los préstamos documentales.
Gestión Documental

Subdirección Administrativa Financiera y


Establecer mecanismos para realizar
de Control Disciplinario - Proceso de
25 seguimiento y control a la atención de las
Gestión Documental - Proceso de
comunicaciones oficiales y a las a las PQRS.
atención al ciudadano

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Organización
III
Identificar criterios para la clasificación
Subdirección Administrativa Financiera y
documental, publicar de los instrumentos de
de Control Disciplinario - Proceso de
28 clasificación: Cuadros de Clasificación
Gestión Documental -Oficina Asesora de
Documental – CCD y Tablas de Retención
Planeación
Documental – TRD.
Subdirección Administrativa Financiera y
Elaborar procedimiento para la organización de Control Disciplinario - Proceso de
29
documental Gestión Documental - Oficina Asesora de
Planeación

Llevar control y registro de la información


producida en las unidades administrativas en el Subdirección Administrativa Financiera y
30 Formato Único de Inventario Documental de Control Disciplinario - Proceso de
establecido por la entidad; así como la Gestión Documental
marcación de las unidades de conservación,
según lo establecido en las TRD.
VI Preservación a Largo Plazo

Dirección General- Oficina Asesora


Jurídica - Oficina de Control Interno -
Oficina Asesora de Planeación -
Implementar el plan de conservación
45 Subdirección General Académica -
documental.
Subdirección Administrativa Financiera y
de Control Disciplinario - Proceso de
Gestión Documental

Subdirección Administrativa Financiera y


Elaborar procedimiento de preservación a largo de Control Disciplinario - Proceso de
46
plazo. Gestión Documental - Oficina Asesora de
Planeación

VII Valoración

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Página de 5040

Subdirección Administrativa Financiera y


Elaborar procedimiento de valoración de Control Disciplinario - Proceso de
51
documental. Gestión Documental - Oficina Asesora de
Planeación

VIII Programas

Subdirección Administrativa Financiera y


Elaborar el Plan Institucional de Capacitación, de Control Disciplinario - Proceso de
60
establecido en el PGD. Gestión Documental - Proceso Gestión
del Talento Humano

I Planeación

Administración Documental

Subdirección Administrativa Financiera y


Establecer un modelo de requisito para de Control Disciplinario - Proceso de
Ejecución y Puesta en Marcha

14
documentos electrónicos. Gestión Documental - Proceso Gestión
Tecnológica
Sistema de Gestión de Documentos
electrónicos de Archivo - SGDEA

Oficina de Asesora de Planeación -


Establecer los lineamientos que permita el
Subdirección Administrativa Financiera y
desarrollo de los procesos de la Gestión
19 de Control Disciplinario - Proceso de
Documental Electrónica - SGDEA, armonizado
Gestión Documental - Proceso Gestión
con los demás sistemas de la entidad.
Tecnológica

Subdirección Administrativa Financiera y


Definir mecanismos para la integración de de Control Disciplinario - Proceso de
20
documentos físicos y electrónicos. Gestión Documental - Proceso Gestión
Tecnológica

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Página de 5041

Asignación de Metadatos

Subdirección Administrativa Financiera y


Definir los metadatos de los tipos de
de Control Disciplinario - Proceso de
21 información recibida o producida (contenido,
Gestión Documental - Proceso Gestión
estructura, contexto).
Tecnológica
Mecanismos de Autenticación

Dirección General - Subdirección


Establecer criterios para la autorización y uso Administrativa Financiera y de Control
22
de firmas electrónicas en la entidad. Disciplinario - Proceso de Gestión
Documental - Gestión Tecnológica

IV Transferencia

Dirección General- Oficina Asesora


Jurídica - Oficina de Control Interno -
Verificar la aplicación de procedimientos de
Oficina Asesora de Planeación -
clasificación y ordenación de los expedientes,
32 Subdirección General Académica -
así como las condiciones de embalaje, entrega
Subdirección Administrativa Financiera y
formal y la utilización del FUID.
de Control Disciplinario - Proceso de
Gestión Documental

V Disposición de Documentos

Subdirección Administrativa Financiera y


36 de Control Disciplinario - Proceso de
Elaborar procedimiento para la disposición final
Gestión Documental
de los documentos físicos.

Aplicar la disposición final de documentos Subdirección Administrativa Financiera y


38 descrita en las TRD, una vez convalidadas y de Control Disciplinario - Proceso de
cumplidos los tiempos de retención. Gestión Documental

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Página de 5042

Definir la metodología y el plan de trabajo para


Subdirección Administrativa Financiera y
la aplicación de la selección, y las técnicas de
40 de Control Disciplinario - Proceso de
conservación total (la microfilmación y/o
Gestión Documental
Digitalización).

Elaborar el procedimiento que garantice la Subdirección Administrativa Financiera y


41 destrucción segura y adecuada de los de Control Disciplinario - Proceso de
documentos físicos, con esta disposición final. Gestión Documental

Generar Acta de eliminación, así como relación


Subdirección Administrativa Financiera y
de información a eliminar en el FUID. La
de Control Disciplinario - Proceso de
4-3 eliminación de documentos debe estar
Gestión Documental - Comité interno de
aprobada por el comité interno de archivo del
gestión documental y archivo
IDEP.

Subdirección Administrativa Financiera y


Garantizar la publicación de los inventarios y
de Control Disciplinario - Proceso de
44 actas de los documentos eliminados en la
Gestión Documental - Oficina Asesora de
página web del IDEP
planeación
VIII Programas
Subdirección Administrativa Financiera y
56 Elaborar el programa de documentos vitales o de Control Disciplinario - Proceso de
esenciales establecido en el PGD. Gestión Documental

Planeación
Puesta en Marcha

I
Ejecución y

Administración Documental

Subdirección Administrativa Financiera y


Elaborar plan de preservación digital a largo
4 de Control Disciplinario - Proceso de
plazo.
Gestión Documental

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Página de 5043

Elaborar las Tablas de control de Acceso para


Subdirección Administrativa Financiera y
el establecimiento de categorías adecuadas de
10 de Control Disciplinario - Proceso de
derechos y restricciones de acceso y seguridad
Gestión Documental
aplicables a los documentos.

II Producción, Gestión y Trámite Documental


Implementar tablas de control y acceso a la
24
información.
Elaborar procedimiento para la aplicación de
las técnicas de migración, refreshing, Subdirección Administrativa Financiera y
33 emulación o conversión, a fin de prevenir la de Control Disciplinario - Proceso de
degradación o pérdida de información Gestión Documental
electrónica.

Establecer estructura y procedimiento para


transferencias de documentos electrónicos de Subdirección Administrativa Financiera y
34 archivo, de forma que asegure su integridad, de Control Disciplinario - Proceso de
autenticidad, preservación y consulta a largo Gestión Documental
plazo.

Definir los metadatos que faciliten la Subdirección Administrativa Financiera y


35 recuperación de información, física y de Control Disciplinario - Proceso de
electrónica de las series documentales. Gestión Documental

V Disposición de Documentos

Subdirección Administrativa Financiera y


Elaborar procedimiento para la disposición final
37 de Control Disciplinario - Proceso de
de los documentos electrónicos.
Gestión Documental

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Página de 5044

Aplicar la disposición final de documentos Subdirección Administrativa Financiera y


39 descrita en las TVD, una vez convalidadas y de Control Disciplinario - Proceso de
cumplidos los tiempos de retención. Gestión Documental

Elaborar el procedimiento que garantice la


Subdirección Administrativa Financiera y
destrucción segura y adecuada de los
42 de Control Disciplinario - Proceso de
documentos electrónicos, con esta disposición
Gestión Documental
final.
VI Preservación a Largo Plazo

Implementar el plan de Preservación Digital a


largo plazo orientado a los documentos
digitales y electrónicos; considerando las
Subdirección Administrativa Financiera y
estrategias, procesos y procedimientos,
47 de Control Disciplinario - Proceso de
garantizando la autenticidad, integridad,
Gestión Documental
confidencialidad, y la conservación a largo
plazo de los documentos electrónicos de
archivo, de acuerdo con las TRD y TVD.

Definir mecanismos para salvaguardar los


Subdirección Administrativa Financiera y
documentos electrónicos de manipulaciones o
de Control Disciplinario - Proceso de
48 alteraciones en la actualización, mantenimiento
Gestión Documental - Procesos Gestión
y consulta o por cualquier falla de
Tecnológica
funcionamiento del SGDEA.

Establecer los requisitos para la preservación y


conservación de los documentos electrónicos Subdirección Administrativa Financiera y
de archivo, garantizando la preservación en el de Control Disciplinario - Proceso de
49
tiempo, longevidad de los medios de Gestión Documental - Procesos Gestión
almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y Tecnológica
disponibilidad.

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Identificar las necesidades de preservación de


los documentos electrónicos y determinar los
Subdirección Administrativa Financiera y
criterios, métodos de conversión refreshing,
de Control Disciplinario - Proceso de
50 emulación y migración que permitan prevenir
Gestión Documental - Procesos Gestión
cualquier pérdida de información, asegurando
Tecnológica
el mantenimiento de las características de
integridad.

VIII Programas

Elaborar de Programa de gestión de Subdirección Administrativa Financiera y


documentos electrónicos, establecido en el de Control Disciplinario - Proceso de
PGD. Gestión Documental
57
Subdirección Administrativa Financiera y
Elaborar el Programa de archivos
de Control Disciplinario - Proceso de
descentralizados, establecido en el PGD.
Gestión Documental
58
Subdirección Administrativa Financiera y
Elaborar el Programa de reprografía,
de Control Disciplinario - Proceso de
establecido en el PGD.
Gestión Documental
59
FASE III
Seguimient

Oficina de Control Interno - Subdirección


Administrativa Financiera y de Control
Realizar seguimiento a las actividades del PGD
Disciplinario - Proceso de Gestión
Documental
o

FASE IV

Subdirección Administrativa Financiera y


Mejora

Desarrollar y aplicar las acciones correctivas, de Control Disciplinario - Proceso de


preventivas y de mejora Gestión Documental

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Anexo 3. Mapa de procesos del IDEP.

Fuente: Imagen tomada de la página web del IDEP, disponible en:


http://www.idep.edu.co/sites/default/files/Mapa-de-Procesos-IDEP_Agosto-
2017_1.pdf#overlay-context=content/maloca-aulasig%3Fq%3Dcontent/maloca-aulasig

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Anexo 4. Referentes normativos12

Constitución Política de Colombia. Artículos 15, 20, 23, 70 y 71.

Ley 80 de 1989 por la cual se asigna al Archivo General de la Nación la función de fijar
políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de
la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración
de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su
soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede
garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y
hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho
Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos,
las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los
reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las
convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por
funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por
razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e
impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22.
Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su
guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35.
PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no
suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o
a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de
aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la

12
Instituto para la Investigación educativa y el Desarrollo Pedagógico. Programa de Gestión Documental
Versión 1. Marzo 2015.
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pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder


por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos
o archivos a personas no autorizadas.

Ley 599 de 2000. Código Penal Colombiano.

Ley 906 de 2004. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal.

Ley 962 de 2005 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Ley 1273 de 2009. Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo
bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se
preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las
comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo


Contencioso Administrativo.

Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública.

Ley 1581 de 2012. Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de
datos personales.

Ley 1712 de 2014. Por el cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2150 de 1995 por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o


trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 19 de 2012 por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

Decreto 734 de 2012 por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la


Administración Pública y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se


establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

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Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Decreto 103 de 2015. Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se
dictan otras disposiciones.

Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura. Capitulo V, gestión de documentos.

Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso
a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre
"Restricciones por razones de conservación".

Acuerdo AGN 048 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -
conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación
preventiva, conservación y restauración documental".

Acuerdo AGN 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la
Consulta" del capitulo V, "Acceso A Los Documentos De Archivo", Del Reglamento General
De Archivos.

Acuerdo AGN 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación en el
cual establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo AGN 002 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados.

Acuerdo AGN 037 de 2012. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la


contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2012. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley
594 de 2000.

Acuerdo AGN 042 de 2012. Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

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Acuerdo AGN 003 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el decreto 2578 de
2012, se adopta y reglamenta el comité evaluador de Documentos del Archivo General de
la Nación y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas
de Valoración Documental – TVD.

Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas
que cumplan funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Directiva Presidencial 04 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política


Cero Papel en la administración pública.

Resolución 158 de 2011 por la cual se crea el Sistema Interno de Gestión Documental
(SIGA) del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.

Resolución 52 de 2013 por la cual se da cumplimiento al Decreto Número 2578 de 2012


que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004 dicta
otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado, reestructurando
el Comité de Gestión Documental en el Comité Interno de Archivo del Instituto para la
Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP.

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