Instituto Universitario de Tecnología y Administración Industrial

Extensión Región Capital

Sede Central
Carrera: Administración de Empresas
Sección: 225-A3
Cátedra: Gestión Financiera de la Empresa I (GFE-443)
Profesor: Danay Hurtado

Control de Efectivo

Integrantes:

Godoy, Yamilet/ CI: 27.488.985

Graterol, Yesenia/ CI: 21.343.983

Caracas, Mayo 2021

INTRODUCCIÓN

CAJA CHICA
Contiene dinero en efectivo para cubrir montos menores de la empresa. Gastos que
por sus características deben cancelarse en efectivo, ya sea que existan empresas que
por políticas internas cobren solo en efectivo o compras y servicios cuya ejecución
sea de carácter tan inmediato que no puedan esperar por el procedimiento normal de
emisión de cheques. Este fondo está controlado por un custodio que entregará el
efectivo a las personas que lo requieran para cumplir con los gastos menores

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 mediante previa autorización de los Gerentes de las Áreas que requieren el efectivo
amparado en disposiciones o normas de procedimientos previamente planteados.

El control de este fondo será más efectivo en la medida que se cumplan con
procedimientos y controles tales como:
 ·         Segregación de tareas. Típica. La persona que custodia el fondo debe
ser diferente de la persona que contabiliza. También debe ser diferente de la persona
que realiza la revisión del fondo y de las reposiciones y ambas personas deben ser
diferentes de quien realiza el cheque de reposición. Esto lo que procura es que una
persona sola pueda realizar fraudes a la empresa. Para necesitaría ayuda de otras
personas de la empresa o de la negligencia de los administradores.
 ·         Montos máximos de pagos. Sí. Es muy importante esta medida ya que
este fondo solo debe ser utilizados para montos y desembolsos menores. Entonces se
debe delimitar la cantidad por la cual ya un desembolso deja de ser menor y debe ser
manejado por el proceso de pagos en cheque o transferencias. Una base de ayuda para
delimitar el monto máximo de desembolso puede ser la legislatura impositiva de la
región. Por ejemplo: en Venezuela existe una norma emana por el máximo instituto
de recolección de Impuestos Nacionales (Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria ”SENIAT”) sobre retenciones de Impuestos al
Valor Agregado IVA en la que indica que a todos aquellos pagos realizados por caja
chica mayores a 20 Unidades Tributarias (UT) debe practicarse la retención del
impuesto. La aplicación de este concepto traería muchas trabas a los procesos
normales de las empresas. Dado que la mayoría de los proveedores a los que se les
cancela por esta vía no estarían de acuerdo con dichas retenciones. Lo más sensato es,
entonces, colocar un monto máximo de pago que sea menor a 20 UT. En el caso de
Venezuela, una UT equivale a Bs. 127,00, entonces 20 UTs serían Bs. 2.540,00. El
monto máximo de cancelaciones con este fondo podría ser un monto menor a este,
Bs. 2.500,00 por ejemplo, y con esto la empresa no tendría problemas con la
aplicación de esta normativa.
 ·         Reposiciones periódicas del fondo. Por lo general se debería reponer el
fondo 1 vez cada 15 días. De esta manera los desembolsos quedan contabilizados en
el mes en que fueron generados. En caso de necesitarse reembolsos más
continuamente, se pueden realizar, sin embargo, también debería revisar y
actualizarse el monto del fondo fijo a menos que se trate de un fenómeno
momentáneo y no de una situación recurrente.
 ·         Las reposiciones deben ser revisadas por el Coordinador o persona de
autoridad superior al custodio. Clásico procedimiento del control interno. Ningún
proceso debe ser realizado sin revisión, menos alguno en que se maneje efectivo
directamente.
 ·         Arqueos sorpresivos. El más clásico de los procedimientos de control.
Consiste en revisiones esporádicas y sin previo aviso que realiza el Supervisor del
Custodio con el Coordinador de la Tesorería del fondo fijo, en presencia del custodio,
para verificar que la cantidad de efectivo dispuesto en billetes y monedas sumado al

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 total de documentos (facturas, vales, viáticos, etc) que aún se encuentren en el fondo
por reponer.

               CONTABILIZACIONES EN CAJA CHICA

La cuenta caja Chica como tal solo se usa para cuatros operaciones solamente. Estas
son para la creación del fondo, un aumento o una disminución del mismo o para la
eliminación de la caja chica, por cualquiera que sea la razón. Los asientos por el
reembolso o asientos resultantes del arqueo de la caja chica no deben afectar la cuenta
“Caja Chica”. Los asientos que involucran la cuenta “Caja Chica” son los siguientes:

CREACION DEL FONDO FIJO O AUMENTO DEL

MONTO
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Caja Chica Creacion (o Aumento) Fondo Caja Chica       
5.000,00
Banco Creacion (o Aumento) Fondo Caja Chica       
5.000,00

DISMINUCION DEL FONDO FIJO O ELIMINACION DEL

MISMO
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Banco Disminucion (o Cierre) Fondo Caja Chica       
2.000,00
Caja Chica Disminucion (o Cierre) Fondo Caja Chica       
2.000,00

REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

La reposición consiste en listar todos aquellos documentos que fueron cancelados con
dinero del fondo fijo con el objetivo de la emisión y cambio de un efecto por nuevo
efectivo que reponga el gastado y así volver a contar con el fondo fijo completo en
efectivo. Esta relación de reposición debe ser revisada por el Coordinador del área
donde se encuentra la caja chica así como el coordinador de Tesorería, quienes darán
el visto bueno para la emisión del cheque.
Existen varias maneras para reponer el fondo. Una es realizando cheque a nombre del
custodio o del mensajero de la empresa y uno de ellos lo cambien en efectivo para
insertarlo en la caja. Otra manera es realizando transferencia a una entidad bancaria
para que, previo convenio también con una empresa de valores, esta última lleve el
efectivo directamente al custodio del fondo en la empresa. Este método es mucho más
seguro ya que estas personas tienen mucha experiencia en este proceso y están mejor
preparadas.
El formato del reembolso puede ser de la siguiente manera:

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NOMBRE DE LA EMPRESA, C.A. S.A. o S.R.L

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

FONDO PERMANENTE Bs.  20.000,00

MENOS: DISPONIBILIDADES Bs.  10.476,15
CANTIDAD A REEMBOLSAR Bs.  9.523,85

Fecha   Nro. Recibo Descripción                                   Beneficiario                  Monto

Bs.
28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   PEDRO PEREZ          
1.200,00
28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   JOHN DOE                      
600,00
28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   JANE DOE                      
600,00
28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   PETRA PEREZ           1.200,00
28/05/2014         CAMBIO DE CHEQUE                   PEDRO PEREZ          
1.200,00
28/05/2014 V-3250 ENVIO VALIJA CLIENTE           JOHN DOE                        
86,00
28/05/2014 V-3251 ENVIO VALIJA A GUAYANA   JANE DOE                        
86,80
28/05/2014 V-3252 ENVIO VALIJA A GUAYANA   PETRA PEREZ                
90,00
28/05/2014 V-3253 RECEP. VALIJA DE FACILIT    PEDRO PEREZ                
86,00
28/05/2014 V-3254 CAPACIT PARA A/A FUNDAM   JOHN DOE                      
500,00
28/05/2014 V-3256 RECEPCION DE HEADPHONES  JANE DOE                      
111,80
28/05/2014 V-3257 PERMISO SANITARIO                   PETRA PEREZ              
127,00
28/05/2014 V-3258 TIMB FISC P/PERMISO SANIT   PEDRO PEREZ               
50,00
28/05/2014 V-3259 CERTIFIC SALUD PERS               JOHN DOE                      
750,00
28/05/2014 V-3260 VIATICO TALLER AUDIT ELEC JANE DOE                      
570,00
28/05/2014 V-3261 GASTOS MENSAJERIA            PETRA PEREZ              103,68
28/05/2014 V-3262 PILAS AAA, CANDADO, MTTO  PEDRO PEREZ          
2.162,57

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                                                                                      TOTAL     Bs.  9.523,85

Elaborado Por:                 Revisado Por:                                          Aprobado Por:

Fecha: 16/10/2014

Nota:
Es importante señalar que el formato debe tener el nombre de la empresa y el título
del reporte además de contar con los espacios para las firmas de las personas que lo
elaboraron y revisaron de manera que se constaten las medidas de control interno que
maneja la empresa. Una vez firmada la reposición, la misma pasará a Cuentas por
Pagar o Pagos para la emisión del respectivo cheque de reembolso.

                ¿COMO CONTABILIZAR EL REEMBOLSO DE CAJA CHICA?

En el reembolso de la caja chica se listaron los distintos gastos pagados de distinta
naturaleza cada cual. Cada desembolso repuesto debe ser contabilizado a la cuenta de
gasto que  Cuando se realiza un reembolso del fondo se debe estar pendiente de no
utilizar la cuenta “Caja Chica”. Como se indicó anteriormente, esta cuenta solo se
mueve para creación, variaciones de monto y cierre del fondo fijo. Cuando se realiza
una reposición no estamos variando el monto del fondo fijo, solo estamos
reintegrándose el efectivo que debería tener y ese efectivo está “saliendo” de las
cuentas bancarias de la empresa a través de la emisión de un cheque o de una
transferencia bancaria. Por tal motivo que la cuenta acreditada en este caso es la
cuenta de Bancos.
               
Cuenta Concepto  Debe   Haber 
Gastos de Compra de tornillos maquina             
Mantenimiento taller 400,00
            
Gastos de Viaticos Taxi Pedro Perez INCES
150,00
            
Gastos de Mensajeria Flete MRW a Bqto
118,00
Gastos de             
Reemplazo de bombillo fachada
Mantenimiento 120,00
            
Gastos de Mensajeria Flete MRW a Ccs
118,00
            
Gastos de Viaticos Taxi Juan Aguirre Admon
200,00
            
Gastos de Viaticos Comidas Admon Cierre
800,00
Banco Reposicion Fondo Caja Chica         

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 1.906,00

 ARQUEO DE CAJA CHICA

Como se ha comentado anteriormente, el arqueo es una revisión ocular de la
conformación en ese preciso momento del fondo fijo para compararlo con el monto
que debería tener el mismo y detectar posibles diferencias por manejo descuidado o
mal intencionado de la caja chica.

El arqueo debe ser realizado en su totalidad por la persona supervisora del custodio,
pero a su vez él debe estar presente durante el conteo para garantizar la veracidad
tanto del manejo del fondo como del proceso de revisión. En este proceso se totalizan
las cantidades de dinero efectivo en monedas y billetes y los documentos
encontrados, facturas, vales y otros. Se suman los subtotales y el resultante es
comparado con el monto del fondo fijo para obtener la diferencia que puede resultar
ser un faltante o un sobrante, en caso de que exista.

Cuando existe un faltante en el arqueo del fondo fijo, el custodio debe reponer ese
dinero tan pronto como sea posible, ya sea devolviendo el dinero en el acto o
mediante el descuento de ese monto el próximo pago de su salario por nómina. Si es
por la segunda opción, cuentas por pagar deberá emitir un cheque para reponer esa
diferencia faltante en el fondo con copia del arqueo del fondo como soporte
correspondiente de dicho cheque. Además de esto, el empleado puede sufrir una
amonestación escrita que ampare un posible despido justificado según la legislación
laboral de cada país. El empleado debería ser removido de sus funciones como
custodio y reubicado en otro puesto de trabajo en el caso en que deba o pueda seguir
trabajando en la empresa.

La empresa, por políticas propias, puede asumir el faltante en caja chica como un
gasto de la empresa sin descontárselo al custodio y mantenerlo en sus funciones
normales, o alguna de las dos opciones. Sin embargo, esta práctica no va en
concordancia con la ejecución de un control interno efectivo y coherente. Ya que no
se puede mantener en un puesto a una persona que no tenga las capacidades, aptitudes
y actitudes necesarias para cumplir a cabalidad con el rol de ese puesto, y mucho
menos cuando se trata del manejo de efectivo de la organización, por pequeño que
pueda ser el monto del fondo fijo.

En caso de ocurrir un sobrante, ese dinero sobrante debe depositarse en las cuentas
bancarias de la empresa amén de realizarse un análisis del porqué del sobrante en el
fondo, ya que puede resultar de un manejo descuidado del custodio y dicho dinero
deba ser cancelado a alguna otra persona.
             
CONTABILZACION RESULTANTE DEL ARQUEO DE CAJA CHICA.
Luego de realizado el arqueo puede ocurrir varios escenarios. La primera situación es
que del arqueo no se haya detectado diferencia alguna, billetes, monedas y

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 documentos cuadran con el monto del fondo. En este caso, no hay registro contable
que realizar. Un escenario con faltante en caja chica puede ser registrado de dos
maneras; en caso de que la empresa acepte el faltante como un gasto (no
recomendado) y otro en el que se descuente al custodio el monto. Quedando los
asientos de esta manera:
FALTANTE DE CAJA
CHICA
     FALTANTE ASUMIDO POR LA EMPERSA
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Faltante en Caja Chica Reposición del Fantante Fondo Caja Chica           
500,00
Banco Reposición del Fantante Fondo Caja Chica           
500,00
     FALTANTE DESCONTADO AL TRABAJADOR
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Faltante en Caja Chica Reposición del Fantante Fondo Caja Chica           
500,00
Banco Reposición del Fantante Fondo Caja Chica           
500,00

Nota: Se acredita a la cuenta de bancos porque es de allí donde proviene el dinero con el que
se repone el fondo mediante el cambio de un cheque o transferencia al banco para remesa.

SOBRANTE DE CAJA
CHICA
Cuenta Concepto  Debe  Haber
Bancos Depósito de Sobrante Fondo Caja Chica             
500,00
Sobrante en Caja Chica Depósito de Sobrante Fondo Caja Chica             
500,00

Nota: El débito a bancos obedece a que ese dinero sobrante es depositado en la cuenta bancaria.
Esta diferencia se registra entonces como otros ingresos. En caso de sobrante, el empleado No se
queda con ese efectivo. Se debe mantener un control subsecuente ya que ese sobrante puede
generar un faltante a futuro.
CONCILIACION BANCARIA
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores
que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores
que el banco suministra por medio del estado de cuenta.

Por lo general, el saldo del estado de cuenta nunca coincide con el saldo que la

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 empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias
y las causas por las que esos valores no coinciden.

La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control

interno del efectivo. Entre las causas más comunes que conllevan a que
los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

 —  Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el

beneficiario del cheque.
 —  Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la
empresa no ha registrado en su auxiliar.
 —  Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que
ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
 —  Errores de la empresa al momento de registrar los conceptos y valores en
el libro auxiliar.
 —  Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

LAS TRANSACCIONES QUE GENERAN DIFERENCIAS SON LAS

SIGUIENTES:
1.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN EL BANCO Y NO EN LA
EMPRESA, originadas por:
a) Notas de Débito-  disminuyen el saldo de la empresa :

 —  Devoluciones de cheques recibidos de los clientes

 —  Devolución de efectos por cobrar que habían sido descontados, los cuales
no fueron cancelados a su vencimiento por los clientes
 —  Cargos por concepto de chequeras entregadas a la empresa
 —  Cargos por la cancelación de préstamos obtenidos por la empresa
 —  Cargo por intereses, comisiones  u otros servicios prestados a la empresa
 —  Cargo por transferencias hechas a otras cuentas bancarias
b) Notas de Crédito -aumentan el saldo de la empresa:

 —  Recepción de un préstamo concedido por el banco

 —  Transferencias recibidas de otras cuentas bancarias

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 —  Abono del monto neto correspondiente al descuento de efectos por cobrar
a favor de la empresa
 —  Abono recibido por un depósito realizado por un cliente  directamente a
nuestra cuenta bancaria
 —  Abono por intereses correspondientes a colocaciones mantenidas en el
banco
2.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN LOS LIBROS DE LA EMPRESA Y
NO EN EL BANCO:

 —  Cheques en tránsito, es decir emitidos y/o entregados a sus beneficiarios

pero que no han sido presentados para su cobro
 —  Depósitos en tránsito, Son depósitos pendientes por consignar al banco
  3.- ERRORES DE LA EMPRESA

 —  Omisión del registro de un cheque o un depósito en los libros

 —  Registrar un cheque, deposito, nota de debito o de crédito por su monto
diferente.
  4.- ERRORES DEL BANCO

 —  Registro de cheques o depósitos por montos diferentes

 —  Abono por el banco de depósitos o notas de crédito por diferentes
conceptos que no corresponden a la empresa.
 —  Omisión del registro de cheques o depósitos entregados
En resumen, las diferencias provienen de las omisiones de registro de las operaciones por
alguna de las partes (Contabilidad o Bancos) así como del registro de un monto
incorrecto de alguno de ellos.
              
  DOCUMENTOS INVOLUCRADOS EN LA CONCILIACION BANCARIA
En una conciliación bancaria se debe tener a la mano los siguientes documentos:

 —  Movimiento Contable de la Cuenta de Bancos del Mes a Conciliar,

 —  Estado de Cuenta Emitido por la Entidad Bancaria del mes a Conciliar, y
 —  Reportes de Conciliación del Mes anterior.

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MÉTODOS DE CONCILIACIÓN
Las conciliaciones Bancarias pueden realizar, por lo menos, de las dos siguientes
maneras:
                
              MÉTODO DE SALDOS ENCONTRADOS.
Consiste en partir del saldo final del estado de cuenta bancario para llegar al saldo del
banco según libro de la empresa  o viceversa. La suma o resta de las partidas de
conciliación va a hacer que el saldo de los libros de contabilidad se conecte con el
saldo del estado de cuentas.

Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los

dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna
las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos,
para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste
método.

EL TRÉBOL C.A.

CONCILIACIÓN BANCARIA

BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06

MÉTODO: SALDOS
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
ENCONTRADOS

DESCRIPCIÓN PARCIAL TOTAL

SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06 725.000,00

CHEQUES EN TRÁNSITO

20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00

14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00

28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00

28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 -177.100,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO

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31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00 40.000,00

NOTAS DE DEBITO

06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 5.000,00

ERRORES DE EMPRESA

Cheque Nº 4510 registrado 52.000,00

Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 -27.000,00

SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06 565.900,00

Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00
Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una
sola columna, hasta que al final se "encontró" el saldo del mayor de Banco (Bs.
565.900,00 Dr.).

MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS

Consiste en partir al mismo tiempo de los saldos que reflejan los libros y los estados
de cuenta bancarios para llegar a dos saldos iguales o correctos. Es un método de
razonamiento lógico, porque permite conocer con claridad el saldo correcto de la
Cuenta Banco.
Una conciliación por este método se presenta de estas dos maneras:

EL TRÉBOL C.A.

CONCILIACIÓN BANCARIA

BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06

CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOS

DESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCO

Saldos al 30/06/06 230.000,00 -185.900,00

CHEQUES EN TRÁNSITO

17/06/06 Cheque Nº 4506 25.000,00

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20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00 65.800,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO

30/06/06 Deposito Nº 2365 153.800,00 -153.800,00

ERRORES DE EMPRESA

Deposito Nº 1956 registrado 18.500,00

Deposito Nº 1956 correcto 185.000,00 166.500,00

Cheque Nº 4505 mal ubicado 61.300,00 -122.600,00

SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 273.900,00 -273.900,00

En este método se parte de los saldos finales tanto de contabilidad como de bancos y
se procede a listar las diferencias en el reglón del libro que deba ser ajustado para
llegar a su saldo correcto. Por ejemplo: El cheque en tránsito debe ser listado en la
columna de bancos ya que es una partida pendiente por este de procesar. Las partidas
se registran en una sola columna, lo que hace que deban cargarse los montos positiva
o negativamente según el impacto que tengan en el saldo a corregir.

EL TRÉBOL C.A.

CONCILIACIÓN BANCARIA

BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06

CORRIENTE Nº 5698-22356-
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
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DESCRIPCIÓN LIBROS BANCO

DEBE HABER DEBE HABER

Saldos al 31/07/06 565.900,00 725.000,00

CHEQUES EN TRÁNSITO

20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00

14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00

12
28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00

28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO

31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00

NOTAS DE DEBITO

06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00

ERRORES DE EMPRESA

Corrección del Cheque Nº 4510 27.000,00

SUBTOTALES 592.900,00 5.000,00 177.100,00 765.000,00

SALDOS CORRECTOS AL
587.900,00 587.900,00
31/07/06

En este método también se parte de los saldos finales tanto de contabilidad como de
bancos y se procede a listar las diferencias en el reglón del libro que deba ser ajustado
para llegar a su saldo correcto. Por ejemplo: El cheque en tránsito debe ser listado en
la columna de bancos ya que es una partida pendiente por este de procesar. Pero dado
que se cuenta con un formato de 4 columnas (columnas “debe” y “haber” para cada
libro), las partidas se registran sin el signo negativo e irían en la columna debe o
haber del libro a corregir según el caso. El cheque en tránsito del ejemplo se registra
en el libro de bancos en la columna “debe” ya que en el estado de cuentas, los débitos
representan movimientos por derechos del banco.
               
TERMINOLOGÍA EN CONCILIACIONES BANCARIAS
Para entender mejor el proceso de conciliaciones bancarias, es necesario conocer y
manejar la terminología del proceso. Acá se listan algunos conceptos con sus
respectivas definiciones:

Cheques en Tránsito: O cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de

haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha
sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los
libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que
sea cobrado.

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Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final
de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los
libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto
de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre
otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.

Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de:
cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no
haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros
de la empresa.

Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente

pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se

hizo su correspondiente registro.

Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todos los errores y

equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto
por encima o por debajo del monto de emisión.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.

Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los
libros de la empresa.

Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en
vez de abonarse y viceversa.

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Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan
en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener
diversas cuentas en diversos bancos.

Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha

de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que
desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de
todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales
tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o
abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco
posee diversos clientes.
            
DISPONIBILIDAD BANCARIA Y FLUJOS DE CAJA
Además de los procedimientos anteriores del control del efectivo (Arqueos y
Conciliaciones), existen otros métodos que les permiten a las empresas conocer cómo
se conforma el efectivo que tienen a disposición en un momento dado, como está
distribuido en sus cuentas contables, detectar variaciones extrañas así como también
poder planificar apartados y salidas de efectivo por un tiempo determinado y también
revisar, regular y optimizar los procesos de cobranzas para que se mejoren o
mantengan los niveles de entrada de efectivos (cobranzas) en niveles óptimos. Estos
procedimientos son la Disponibilidad Bancaria y El Reporte de Flujo de Efectivo o
Flujo de Caja.

DISPONIBILIDAD BANCARIA
Este procedimiento consiste en la revisión de los saldos según estados de cuentas de
cada una de las cuentas bancarias que posee la organización. A estos saldos se les
descuenta el monto de los cheques emitidos que no han sido cobrados aún (cheques
en tránsito) así como aquellos montos que se encuentren apartados para un pago
futuro de gran envergadura que necesite irse provisionando a lo largo de un período

15
de tiempo antes de su efectiva cancelación. La sustracción de estos montos al saldo
del estado de cuenta, nos genera un Saldo Disponible en Bancos (En Cuentas o De
Efectivo) que es con el que realmente cuenta la empresa para poder seguir emitiendo
pagos y cancelando sus obligaciones normales y especiales.

Este procedimiento es de realización recurrente. En un excelente manejo de los

bancos, la disponibilidad bancaria no debería realizarse menos de una vez por
semana. Mediante Internet, las empresas pueden ingresar a las páginas web de las
entidades bancarias con quienes tengan relación para imprimir cortes de los
movimientos bancarios y saldos actualizados para el respectivo análisis. Este análisis
se realiza, generalmente, en el departamento de Administración, Finanzas o
Tesorería.

Este es un formato de como se puede realizar una disponibilidad bancaria a una fecha
dada:

INDUSTRIAS, C.A.
DISPONIBILID
BANCARIA
AL 15-10-XX

 Banco Fomento   Banco Real 

 Saldo Edo. Cuenta   Saldo Edo. Cuenta 
AL 15-10  5.705.600,00 5.818.450,00
Cheques en Transito
 Banco
Fomento 
           
Chq 245
166.000,00
              
Chq 259
75.000,00
              
Chq 261               -331.000,00
90.000,00
 Banco Real 

16
            
Chq 136
342.000,00
           
Chq 140                 -467.000,00
125.000,00
Saldo
  Disponible             5.374.600,00              5.351.450,00
S/Apartados
Apartados
Utilidades           -1.025.000,00
Vacacaiones               -700.000,00
Prestaciones           -1.075.000,00
Remodelacion                 -550.000,00
Seguros                 -105.000,00
Otros                 -250.000,00
Saldo
              2.574.600,00              4.446.450,00
Disponible
En este otro método, se pueden apreciar las variaciones de saldos entre una semana y
otra al revelar los montos de entradas y salidas de efectivos desglosados por los
rubros de gastos y el modo de ventas:

INDUSTRIAS, C.A.
DISPONIB. BANCARIA
AL 15-10-XX

 Banco Fomento   Banco Real 

 Saldo Edo. Cuenta   Saldo Edo. Cuenta 
AL 07-10  1.500.000,00  1.850.000,00
Entradas
Cobranzas                850.000,00                  756.450,00
Venta
            1.280.600,00                  961.500,00
Contados

17
                                                                    
Intereses
-   -  
Salidas
Proveedores Materia Prima           -1.105.500,00                 -765.000,00
Nomina                 -950.500,00
Tributos               -554.500,00
Servicios Basicos                 -65.000,00                   -50.000,00
Honorarios y Servicios               -350.000,00                 -485.000,00
AL 15-10             1.555.600,00               1.317.450,00
Cheques en Transito
 Banco
Fomento 
           
Chq 245
166.000,00
              
Chq 259
75.000,00
              
Chq 261               -331.000,00
90.000,00
 Banco Real 
           
Chq 136
342.000,00
           
Chq 140                 -467.000,00
125.000,00
Saldo
  Disponible             1.224.600,00                  850.450,00
S/Apartados
Apartados
Utilidades               -425.000,00
Vacacaiones               -250.000,00
Prestaciones               -355.000,00
Remodelacion                 -350.000,00

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Seguros                 -105.000,00
Otros                 -250.000,00
Saldo
                 194.600,00                  145.450,00
Disponible

FLUJO DE CAJA
Una vez contado con el efectivo realmente disponible para las cancelaciones de
pasivos y gastos, una entidad escrupulosa y seria debe, levantar la información de
todas aquellas cancelaciones que deben realizar por un período de tiempo que resulta
concreto, manejable y confiable para la empresa. Si bien es cierto, que a principio de
año se levanta un flujo de caja proyectado para el año en curso, ese presupuesto de
pagos puede detallarse más y mejor en reportes semanales o quincenales de pagos
proyectados para dar a la Administración y resto de las gerencias una visión más
amplia y veraz del futuro de los recursos con que cuenta la institución y da las
directrices sobre cómo van a estar las operaciones de la misma.

En este reporte también se toman en cuenta las entradas de efectivo proyectadas, las
cuales deberían coincidir con el presupuesto de ventas y plan de cobranzas de estos
departamentos. Así se tiene una visión holística de todo el proceso y la Gerencia
puede hacer hincapié en aquellos casos en que se estén desviando recursos
innecesariamente o el caso en que los recursos no estén alcanzando debido al bajo
nivel de cobranzas.

Esta herramienta, como se ha explicado, permite proyectar tanto los ingresos por
ventas y cobranzas como los pagos por los diferentes conceptos dentro de un período
de tiempo. Así se generan las metas tanto de ingresos como de recolección y se da
dirección y destino a los recursos de la organización.

La planificación y ejecución cabal de un presupuesto de efectivo permite a la empresa

mantener estados de solvencia y liquidez estupendos que den tranquilidad a la
gerencia y una mejor reputación comercial y bancaria que permita la obtención de
mejores líneas de créditos comerciales y bancarios y establecer una mejor relación
comercial con sus proveedores que redundará, al final, en mejoras en precios, calidad
y entregas de los productos necesitados para producir y mantenerse en operaciones.

Una manera de realizar el flujo de caja (pueden haber otras maneras de presentación)
puede ser la siguiente:

INVERSIONES,
C.A.
FLUJO DE CAJA SEMANAL (Puede ser Quincenal o Menual también)
2014

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 Al 07-10 Al 15-10 Al 22-10 Al 29-10
Saldo Inicial 3.803.102,50 3.350.000,00 2.873.050,00 2.757.107,50

Entradas
Cobranzas          1.526.127,50         1.606.450,00         1.847.417,50         2.124.530,13
Venta Contados          2.129.995,00         2.242.100,00         2.578.415,00         2.965.177,25
                                                                                                                       
Intereses
-   -   -   -  
                                                                                                                       
Salidas
-   -   -   -  
Proveedores Materia
       -1.776.975,00        -1.870.500,00        -1.964.025,00        -2.062.226,25
Prima
                                
Nomina        -1.047.926,25
-902.975,00 -950.500,00 -998.025,00
                                           
Tributos
-526.775,00 -554.500,00 -582.225,00 -611.336,25
                                           
Servicios Basicos
-109.250,00 -115.000,00 -120.750,00 -126.787,50
Honorarios y                                            
Servicios -793.250,00 -835.000,00 -876.750,00 -920.587,50
Saldo Final 3.350.000,00 2.873.050,00 2.757.107,50 3.077.951,13
          
En transito
-798.000,00
Apartados
                                           
Utilidades
-425.000,00 -425.000,00 -425.000,00 -425.000,00
                                           
Vacacaiones
-250.000,00 -250.000,00 -250.000,00 -250.000,00
                                           
Prestaciones
-355.000,00 -355.000,00 -355.000,00 -355.000,00
                                           
Remodelacion
-350.000,00 -350.000,00 -350.000,00 -350.000,00
                                           
Seguros
-105.000,00 -105.000,00 -105.000,00 -105.000,00
                                           
Otros
-250.000,00 -250.000,00 -250.000,00 -250.000,00
Saldo Disponible 1.615.000,00  340.050,00 1.022.107,50 1.342.951,13

Este reporte se puede levantar Semanal, quincenal, mensual independiente del flujo
de caja proyectado que se levanta a principio del ejercicio y que es para todo el año o
año y medio generalmente. Lo importante es que los saldos y movimientos pasados
coincidan con lo reportado en el informe de disponibilidad. La información de las

20
cancelaciones en tránsito te indica el período actual de la información, ya que la
última casilla donde haya información sobre cheques en tránsito debe ser la fecha
actual del reporte debido a que no puedes estimar los pagos futuros que van a quedar
en transito también.

CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFÍA

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