Paralelo Clases de Documentos

FAJID FARID FIGUEROA HERNÁNDEZ

Administración Documental En el Entorno Laboral
CLASE DE DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMENT
O

Se conoce como documento de archivo, el registro de Permite la comunicación a otros El registro se encuentra en un En ambos casos se debe contar
información producida o recibida por una órganos administrativos o a terceros medio cuya información es con el personal idóneo para su
organización pública o privada, en razón de sus interesados. accesible mediante la manipulación, al igual que con
funciones o actividades. Su valor probatorio se mide escritura manual y se sus equipos para su debido
por sus características de autenticidad como la firma. Son el conjunto de documentos que mantiene en papel. mantenimiento.
usan de manera frecuente por la
DOCUMENTO
Los documentos de archivo nacen debido a los organización emisora o receptora y El contenido es inseparable de Similitud en la organización de los
         DE procesos administrativos. por las entidades públicas, privadas su medio o soporte. documentos.
o personas naturales interesadas.
    ARCHIVO Parte importante de los documentos de archivo son El valor documental se puede Se deben realizar archivos para su
sus valores documentales mismos que tienen una Consta la comprobación del determinar por su clasificación.
estrecha relación, con la teoría del ciclo vital estos desarrollo de una actuación autenticidad, entre ellas por la
valores denominados primarios y secundarios se administrativa. firma.
deben identificar durante una valoración documental
que se da en el archivo de concentración.

Permite fácil acceso a la La información se recibe en un El proceso de clasificación

información. medio cuyos símbolos solo documental se desarrolla de igual
pueden ser leídos por medio forma para ambos tipos.
Su diseño y creación se realiza en la de la computadora.
Es el conjunto de la información generada, enviada, mayoría de los casos para ser Se debe disponer de los
recibida, almacenada por una organización pública o interpretados visual, auditiva e Su autenticidad depende del elementos necesarios del equipo
DOCUMENTO privada por medio magnético, los cuales pueden incluso manualmente y como reflejo hardware y software en el cual espacio y personal para el
hacer parte a su vez del archivo de gestión, archivo o prueba de lo plasmado de manera fue creado el documento. desarrollo de la función
ELECTRONICO
central o archivo histórico. escrita. archivística.

Controla el exceso a la información Se realiza la misma clasificación

por niveles de seguridad y
conservación a largo plazo.