PROCESO EXTENSIÓN / INSTITUTO DE LENGUAS Código : PEX-IL.

01

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO Y DESARROLLO DE PROGRAMAS Y Versión : 06

SERVICIOS DE LENGUAS EXTRANJERAS Página 1 de 16
Fecha de aprobación: Agosto 22 de 2011
Revisó: Directora Instituto de Lenguas Aprobó: Rector Resolución No. 1335
Coordinación de Calidad - UIS

OBJETIVO ALCANCE

Describir y estandarizar las actividades y la metodología a seguir en el Aplica al diseño y desarrollo de programas y servicios de lenguas extranjeras del
Procedimiento para el diseño y desarrollo de programas y servicios de lenguas programa de extensión, en el Instituto de Lenguas.
extranjeras en el Instituto de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVA

Acuerdo del Consejo Superior n°. 036 de 1990. Por el cual se crea el Instituto de Lenguas.
Acuerdo del Consejo Superior n°. 006 de 2005. Por medio del cual se adoptan las políticas y se definen los principios orientadores y los objetivos de la función de
Extensión de la Universidad Industrial de Santander.
Resoluciones del MEN.
Referencia Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas.
Acuerdo del Consejo Superior n° 103 de 2010. Por el cual se establecen los requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de proyectos de extensión y
educación continuada en la Universidad Industrial de Santander.
Decreto del Ministerio de Educación n°1075 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación.
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Comité Académico: Grupo de trabajo conformado por la Dirección del Instituto de Lenguas y los Profesionales que ejercen funciones de coordinadores académicos
y de evaluación en el Instituto de Lenguas UIS.

Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas (MCER): Es un estándar que sirve de patrón internacional para medir el nivel de comprensión y expresión
orales y escritas en una lengua.

Proyecto Educativo Institucional (PEI): Es el enunciado general que concreta la misión y la enlaza con el Plan de Desarrollo Institucional; es decir, enuncia los planos
fundamentales de acción institucional a través de los que se realiza la misión y se le da sentido a la planeación a corto, mediano y largo plazo.
Pilotaje: Proceso por el cual se pone a prueba una asignatura o programa diseñado . La prueba se hace con un grupo de estudiantes que serán sujeto de estudio y
evaluación para analizar la pertinencia de la asignatura o programa según se planeó.
Triangulación de la información: Es la comparación y análisis de varias fuentes de información.
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CONSIDERACIONES

 El procedimiento de Diseño y Desarrollo de Programas y Servicios contempla los siguientes elementos:

1. Programa Nacional de Bilingüismo.
2. Demanda del mercado global y local
3. Solicitudes específicas de los clientes
4. Análisis interno y externo de la organización

 La metodología utilizada en los programas se enmarca dentro del enfoque comunicativo y el enfoque basado en tareas y se apoya n en el uso de tecnologías de
información y comunicación (TIC), como recurso importante tanto para enriquecer el input que se ofrece al aprendiz como para fomentar su aprendizaje
autónomo y extender su contacto con el idioma fuera de los límites del aula. Dependiendo de la edad de los estudiantes que serán sujetos aprendices, las técnicas y
estrategias se especifican de manera particular.

 Cualquier modificación a los programas diseñados y ofrecidos en nuestro portafolio de servicios , deberá ser solicitada por la Coordinación Académica o
Coordinación de Evaluación a la Dirección del Instituto de Lenguas.

 Para la elaboración de los informes de verificación se debe valorar varias fuentes de información.

 La asignación del responsable será de acuerdo con las directrices de la Universidad y /o del Instituto de Lenguas.

 Se deberán utilizar los formatos correspondientes al programa o curso a desarrollar .

 Cumplimiento del numeral 8.3, Diseño y Desarrollo, de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015.

 Las recomendaciones que surjan del pilotaje en el caso de realizarse, deberán ser analizadas por el Comité Académico o Grupo Primario, para definir si se adoptan
o no y su aplicabilidad.
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CONSIDERACIONES
Cumplimiento del numeral 8.3, diseño y desarrollo, de la NTC ISO 9001:2015
Diseño y
desarrollo NTC Activida
Requisito Evidencias
ISO 9001:2015 d
numeral 8.3
Planificación  Grupo Primario (Actas)
8.3.2 del diseño y 1-11
 Propuesta preliminar y Cronograma
desarrollo

 Normativa referenciada en el procedimiento para Diseño y Dedesarrollo de

Entradas para el programas y Servicios de Lenguas Extranjeras PEX-IL.01.
8.3.3
diseño y desarrollo  Plantilla de análisis de contexto interno y externo

Revisión 12 -15  Grupo Primario (Actas )

 Comité Académico (Actas)
8.3.4 Controles del diseño Verificación 16- 18
y desarrollo
 Comité Académico ( Actas )
Validación 19 -45
 Grupo Primario (Actas )
 Comité Académico (Actas)

8.3.5 Salidas del diseño

y desarrollo
46  PEI versión actualizada

8.3.6 Cambios del diseño  En cualquier momento del proceso (Versión del documento, actas, informes,
y desarrollo correos electrónicos).
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

INICIO
PLANIFICACIÓN

1. Solicita concepto de Acuerdo n.° 103 de

pre-viabilidad de la 1. Solicita concepto de pre-viabilidad de la iniciativa de Dirección
iniciativa a la VIE creación del programa o curso, a la oficina de Dirección de Instituto de 2010 del Consejo
Transferencia y Conocimiento de la Vicerrectoría de Lenguas Superior.
Investigación y Extensión VIE. Acuerdo n.° 006 de
2005 del Consejo
Superior

2. Estudia la solicitud y 2. Estudia la solicitud y emite concepto. Vicerrectoría de Acuerdo n.° 103 de
emite concepto Investigación y 2010 del Consejo
Extensión VIE Superior.
Acuerdo n.° 006 de
concepto
2005 del Consejo
Superior

¿El concepto es
favorable?

No
SI

Fin

3. Designa responsables, 3. Designa los responsables de hacer el estudio de viabilidad Dirección Instituto
estudio de viabilidad financiera para la creación del nuevo programa o curso, de Lenguas
financiera y análisis de
contexto
teniendo en cuenta la plantilla establecida para análisis de
contexto.

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

4. Elabora y presenta
propuesta de viabilidad 4. Elabora y presenta la propuesta de viabilidad financiera , Profesional Propuesta de
financiera y análisis de para la creación del programa o curso, incluyendo la designado viabilidad
contexto programación de actividades y los recursos necesarios ya financiera
sean físicos, humanos, o tecnológicos.
Propuesta de intención
y/o Documento de
Recursos Financieros (si
se requiere)

Dirección
5. Estudia la propuesta 5. Estudia la propuesta y emite concepto. Instituto de
de viabilidad financiera
Lenguas

concepto

¿La propuesta es
viable?

No
Si
Fin

6. Designa responsables,
creación propuesta
6. Designa los responsables de realizar la propuesta de Dirección Instituto
programa o servicio creación del programa o servicio. de Lenguas

3
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RESPONSABLE DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN
REFERENCIA

7. Elabora y presenta la
7. Elabora y presenta la propuesta de intención de creación Profesional Propuesta de
propuesta de intención
de creación del del programa, curso o servicio. designado intención de
programa, curso o creación
servicio.

Propuesta de intención
de creación programa o
servicio

8. Estudia la propuesta 8. Estudia la propuesta de intención, valora la pertinencia Dirección Instituto

de intención
de la información y realiza las observaciones que considere de Lenguas
pertinentes. (Envía la propuesta con observaciones y
sugerencias por correo electrónico al profesional
designado).
Devuelve propuesta
con observaciones?

Si No

9. Realiza y presenta los 9. Realiza y presenta los cambios sugeridos a la propuesta Profesional
cambios correspondientes de intención. (Envía la propuesta corregida por correo designado
a la propuesta de creación electrónico a la Dirección del Instituto de Lenguas).

10. Aprueba la propuesta 10. Aprueba la propuesta de intención de creación del Dirección Instituto
de intención de creación Propuesta de
programa, curso o servicio. (Correo electrónico de de Lenguas
intención de
Dirección al profesional designado).
creación aprobada
4

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO Y DESARROLLO DE PROGRAMAS Y
DIAGRAMA DE FLUJO
11. Crea el programa,
curso o servicio
Primer borrador del
Programa o servicio
12. Revisa el primer
borrador de creación del
programa o servicio y
sugiere cambios
Acta de Grupo Primario
o de Comité Académico
13. Realiza y presenta los
cambios sugeridos
14. Autoriza los cambios
y aprueba el documento
de creación del
programa o servicio
Programa o servicio
creado
5
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DOCUMENTOS DE
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
11. Crea el programa, curso o servicio, con base en los Profesional Acuerdo 103 de 2010
lineamientos para las iniciativas de extensión y de designado del Consejo Superior.
programas académicos. Acuerdo 006 de 2005
del Consejo Superior.
Acuerdo 225 de 2010
del Consejo Académico.
REVISIÓN DEL DISEÑO
12. Revisa el primer borrador del programa o servicio Partes interesadas Acta de Grupo
creado y sugiere cambios. (Documento por correo Grupo Primario o Primario o Comité
Comité Académico Académico
electrónico de Dirección)
13. Realiza los cambios sugeridos en el diseño de la Profesional designado
propuesta. (Documento por correo electrónico a
Dirección).
14. Autoriza los cambios realizados y aprueba la Dirección Instituto de Programa o servicio
propuesta de intención correspondiente. (Documento por Lenguas creado
correo electrónico de Dirección)
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA
5

15. Presenta plan de
pilotaje en la plantilla
diseñada, incluyendo
lista de chequeo
Plantilla de plan de
pilotaje y lista de
chequeo
15. Presenta plan de pilotaje del nuevo programa o curso, Profesional designado Plantilla de análisis del
según la plantilla diseñada para este fin, y deberá incluir una contexto interno y
externo
lista de chequeo donde se valide lo planeado en la
propuesta con lo que se va a desarrollar en el pilotaje .
(Documento por correo electrónico a Dirección).
Nota: El plan de pilotaje, debe incluir si se presentarán
informes preliminares o solo un informe final.

VERIFICACIÓN

16. Revisa plan de

pilotaje y sugiere 16. Revisa el plan de pilotaje, teniendo en cuenta los Comité Académico Acta de Comité
cambios requisitos establecidos para la creación del programa. Académico

Acta de Comité
Académico

17. Realiza los cambios 17. Realiza y presenta los cambios sugeridos al plan de
pilotaje. (Documento por correo electrónico a Profesional designado
sugeridos al plan de
pilotaje Dirección).

18. Aprueba los cambios 18. Aprueba Los cambios y el plan de pilotaje a Dirección Instituto de
y plan de pilotaje a
desarrollar desarrollar. (Documento por correo electrónico de Lenguas
Dirección).

19. Desarrolla el pilotaje 19. Desarrolla el pilotaje conforme al plan aprobado. Profesional designado

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

6
VALIDACIÓN

20. Realiza y presenta

20. Realiza y presenta el informe de resultados del pilotaje Profesional Designado Informe de Pilotaje
informe de resultados
del pilotaje al Grupo Primario o Comité Académico.

Informe del pilotaje Nota: El informe de pilotaje, debe incluir la lista de

ejecutado chequeo donde se verifique lo planeado y lo ejecutado.

21. Analiza el informe y

21. Analiza el informe y aprueba la aplicabilidad que se Grupo Primario o Acta de Grupo
aprueba cambios al
programa o servicio en dará a las recomendaciones que surgieron en el pilotaje y Comité Académico Primario o Comité
creación según las sugiere cambios al programa o servicio de ser necesario. Académico
recomendaciones del
pilotaje

Acta de Grupo Primario

22. Realiza los cambios
acordados al programa o
servicio
22. Realiza los cambios acordados al programa o servicio Profesional designado
conforme a la evaluación del pilotaje y acuerdos del grupo
Primario o Comité Académico. (Correo electrónico a
Dirección del Instituto de Lenguas).

23. Revisa y autoriza los
cambios realizados al
programa o servicio en
creación
23. Revisa y autoriza los cambios realizados y aprueba la
Dirección del Instituto Programa aprobado
versión preliminar del programa o servicio. (Correo
electrónico de Dirección del Instituto de Lenguas).

Programa final creado y

aprobado

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

24. Elabora y presenta 24. Elabora y presenta la memoria técnica del programa o Memoria técnica
memoria técnica a la curso a la Dirección del Instituto de Lenguas. Profesional designado
Dirección del Instituto
preliminar

Memoria técnica
preliminar

25. Revisa la memoria Dirección del Instituto

25.Revisa la memoria técnica y sugiere los cambios que
técnica y sugiere
cambios considere pertinentes. ( Documento por correo electrónico de
Dirección ).

26. Realiza y presenta 26. Realiza y presenta los cambios sugeridos a la memoria
cambios a la memoria Profesional
técnica técnica y reporta vía correo electrónico a la Dirección del designado
Instituto

27. Autoriza los cambios

y aprueba la memoria 27. Autoriza los cambios realizados y aprueba la memoria Dirección del Instituto Memoria técnica
técnica versión técnica de la versión preliminar del programa o curso. aprobada
preliminar
(Documento por correo electrónico de Dirección ).

Memoria técnica
preliminar aprobada

28. Presenta la memoria
técnica y solicita aval al
Consejo de Faculta
Extracto de acta del
Consejo de Facultad
28. Presenta la memoria técnica al Consejo de Facultad y Dirección del Instituto Acuerdo 103 de 2010 del
solicita aval para la inclusión del programa o curso en el
Consejo Superior
portafolio de servicios de la VIE.
Extracto de acta del
Consejo de Facultad

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

29. Estu dia la propue sta 29. Estudia la propuesta técnica y sugiere las observaciones Consejo de Facultad Acuerdo 103 de 2010 del
técn ica
que considere pertinentes. Consejo Superior

Devuelve la
propuesta con
observaciones

Si No
30. Realiza los cambios 30. Realiza los cambios sugeridos por el Consejo de
sugeridos por el Consejo Profesional designado
de Facultad
Facultad. (Documento por correo electrónico a Dirección
I.L.)

31. Autoriza los cambios

y aprueba la memoria 31. Autoriza y aprueba los cambios realizados en la Dirección del Instituto
técnica memoria técnica. (Documento por correo electrónico de
Dirección I.L.)

32. Presenta la memoria

32. Presenta la memoria técnica modificada al Consejo de Dirección del
técnica modificada al
Consejo de Facultad Facultad y solicita aval para la inclusión del programa o Instituto
curso en el portafolio de servicios de la VIE.

33. Aprueba la memoria 33. Aprueba la memoria técnica Consejo de Facultad Extracto de acta del
técnica
Consejo de Facultad

Extracto de acta del

Consejo de Facultad

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

34. Designa responsable

de registrar el nuevo
programa o curso en el 34. Designa el responsable de registrar el nuevo programa Dirección del Instituto
módulo de extensión de o servicio en el módulo de extensión de la VIE.
la VIE

35. Registra el nuevo 35. Registra el nuevo programa o curso en el módulo de

programa o curso en el Profesional designado
módulo de extensión de extensión de la VIE para su aprobación.
la VIE

36. Revisa el Programa o

36. Revisa el programa o servicio registrado y sugiere Director de Acuerdo 103 de 2010 del
servicio registrado
cambios o aprueba. Transferencia de Consejo Superior
conocimiento de la VIE.

¿El registro es A
Si
aprobado ? Pág.13

No

37. Realiza los cambios 37. Realiza los cambios sugeridos por la VIE Profesional designado
sugeridos por la VIE

38. Revisa y autoriza los 38. Revisa y autoriza los cambios realizados Dirección del Instituto
cambios realizados

39. Realiza los ajustes al

programa en el módulo 39. Realiza los cambios autorizados al programa en el Profesional designado
de la VIE módulo de la VIE.

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

10

40. Aprueba el nuevo 40. Aprueba el nuevo programa, curso o servicio dando el Director de
programa, curso o Visto bueno V°B° en el módulo de la VIE y publica el servicio en
A Transferencia de
servicio y lo publica en el
el módulo de la VIE.
módulo de la VIE conocimiento de la
Nota: (El Portafolio de Servicios de Extensión será visible ante
VIE.
la comunidad en general).

Sistema de Información
41. Registra en el
41. Registra en el Sistema Académico del Instituto de Coordinación I.L.
Sistema Académico del
Instituto de Lenguas el Lenguas, el nuevo programa o curso. Académica y/o de
programa o curso Evaluación del programa
creado respectivo o
Profesional designado.

42. Diligencia el formato 42. Diligencia el formato FFO.06 con la información del Profesional https://
FFO.06 nuevo programa o curso. designado www.uis.edu.co/
intranet/calidad/
calidad.jsp
.
43. Revisa la
información registrada
43. Revisa y sugiere cambios de la información diligenciada Dirección del Instituto FFO.06 Formato
en FFO.06 en el formato Diseño del Programa de Asignaturas de Diseño del Programa de
Programas Académicos Presenciales FFO.06. Asignaturas de
Programas Académicos
Presenciales.

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA
11

Requiere
información
complementaria?

Si
Coordinación
44. Realiza los cambios 44. Realiza los cambios sugeridos, en el formato Diseño
Académica y/o de
sugeridos por Dirección del Programa de Asignaturas de Programas Académicos
Evaluación del programa
Presenciales FFO.06
respectivo o Profesional
No
designado.

45. Autoriza los cambios

45. Autoriza los cambios y aprueba la inclusión del nuevo Dirección del Instituto
y aprueba la inclusión en
el PEI programa o curso en el PEI del Instituto de Lenguas.

46. Incluye el nuevo 46. Incluye el nuevo programa o curso y actualiza la Coordinación PEI Instituto de
Programa o curso y versión en el PEI del Instituto de Lenguas. Académica y/o de Lenguas
actualiza la versión en el Evaluación del
PEI programa respectivo
ó Responsable
PEI actualizado asignado.

47. Ofrece el programa 47. Ofrece el programa o curso. Instituto de Lenguas

o curso

48. Registra anualmente en el módulo de extensión de la Profesional designado Acuerdo 103 de 2010
48. Registra en el
módulo de la VIE, la VIE la proyección de estudiantes. del Consejo Superior.
proyección de
estudiantes

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

1 Agosto 22 de 2011 Creación del documento.

Febrero 15 de 2012 Inclusión de una consideración y se referencia el formato FEX- IL 44 en la actividad número dos
2
Se relacionó el formato FEX-IL 44 como documento de referencia en la actividad No 2 y se añadió una
Mayo 02 de 2012
3 consideración
Modificaciones efectuadas para simplificación del procedimiento. Se eliminó el término FOCUS GROUP. Se
incluyó el término Comité Académico. Se modificó el responsable en las actividades: 2,4, 5, 7, 9, 10:»Profesional
Agosto 22 de 2014 en idiomas». Se incluyó el formato FFO.06 como documento de referencia en las actividades 4 y 5 Se eliminan
4
las actividades 15-20: Donde se valida el programa en FOCUS GROUP, remplazándolas por las actividades de
pilotaje de la propuesta.

Modificación del título de Procedimiento para diseño y desarrollo de programas a Procedimiento para diseño ,
desarrollo y modificación de programas y cursos de lenguas extranjeras.
5
Se ajustó la redacción del Objetivo y del Alcance ampliando éste a la modificación de programas y cursos ,
Abril 21 de 2017 normatividad, definiciones y consideraciones que se deben tener en cuenta en el desarrollo del procedimiento .
Se identificaron las etapas de Planificación , Revisión, y Validación en la descripción del diagrama de Flujo.
Se ajustó el diagrama de flujo, inclusión de nuevos responsables de las actividades y documentos de referencia.

6 Marzo 20 de 2019
 Se modificó el titulo del procedimiento, dejándolo solo para la creación de programas o servicios y no para la
modificación de programas. Cambió de: “ Procedimiento para diseño, desarrollo y modificación de programas
y cursos de lenguas extranjeras por: “PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO Y DESARROLLO DE PROGRAMAS
Y SERVICIOS DE LENGUAS EXTRANJERAS”.
 Se modificó el objetivo y el alcance, teniendo en cuenta el nuevo título del procedimiento.
 En la normatividad se adiciono el Acuerdo del Consejo Superior n° 103 de 2010. Por el cual se establecen los
requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de proyectos de extensión y educación continuada
en la Universidad Industrial de Santander. Se cambió la Norma Técnica Colombiana 5580 Programas de
formación para el trabajo en el área de idiomas por el Decreto del Ministerio de Educación n° 1075 de 2015
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación. Se actualizo a la Norma
Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015.
 En las definiciones se modificó la redacción de Comité Académico.
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

 Se modificaron las consideraciones, en concordancia con la actualización de la Norma ISO 9001-2015. En el

primer ítem se adicionó un cuarto elemento a tener en cuenta para el diseño y desarrollo de programas .
Se modificó la redacción del tercer ítem, aclarando que las modificiaciones a los programas o curos deben
ser aprobadas por la Dirección del Instituto. Y se incluyo un ítem más en el cual se manifiesta sobre las
recomendaciones que surgen del pilotaje.
6 Marzo 20 de 2019
 Se ajustó el flujograma incluyendo actividades tendiendo en cuenta el acuerdo n°103 de 2010 del Consejo
Superior, según las recomendaciones de auditoria interna realizada en mayo de 2018 y según las sugerencias
realizadas en auditoria externa de 2018 referente a estudio de viabilidad financiera y listas de chequeo para
la verificación de las actividades planeadas y ejecutadas.
 La numeración de las actividades se modificó.
 Se modificaron documentos de referencia.
 Se incluyeron nuevos responsables.