COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

GESTIÓN INTEGRAL
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1. OBJETIVO

Establecer las pautas para las comunicaciones internas y externas de la empresa GRUPO EMPRESARIAL
COLPAO SAS.
2. ALCANCE

Este procedimiento comprende desde la comunicación de la política y objetivos Integrales hasta utilizar en
la organización hasta la comunicación de no conformidades emitidas por partes interesadas.

3. DESARROLLO

RESPONSABL
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO
E

Comunicación de la política Integral

Una vez analizada y aprobada esta política se

comunica a todo el personal de la empresa con el fin
de que se adquiera un compromiso a todos los
niveles de la organización respecto a lo que en ella se
Lista de
declara.
asistencia
F-GAD-01 Coordinador
1 Es necesario que se asegure que esta política es
SGI
comprendida y no aprendida por todos los miembros
de la organización, analizando las causas y Cartelera
solucionándolas si no es así. informativa

Además se dejará publicada esta política en la

cartelera empresarial para que este siempre
disponible y al alcance de cualquier empleado,
contratista o visitante.

Comunicación de los objetivos Integrales

Los objetivos de calidad al igual que la política Lista de

Integral se comunicarán a todo el personal de la asistencia Coordinador
2
organización y luego deben distribuirse de forma F-GAD-01 SGI
apropiada a través de la estructura organizacional de
la empresa y, además, asignar a los responsables
recursos adecuados y suficientes para cumplirlos

3 Matriz de
Comunicación interna comunicaciones
F-GG-06
La comunicación interna se realiza por medio de las
reuniones con el personal, por comunicados internos,
vía telefónica y/o cualquier otro medio que sea Acta de reunión
adecuado a la organización F-GG-07

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Lista de
Nota: El flujo de la información se basa en la matriz asistencia
de comunicaciones. F-GAD-01

Comunicación con el cliente

Se proporcionará al cliente un portafolio de servicios

de manera presencial, virtual, o telefónica en el cual
se especifica las características del producto o
servicio ofrecido.
Portafolio de
Se debe definir un proceso que permita establecer servicios
acuerdos con los clientes de forma óptima,
Jefe Operativo
incluyendo las tareas a realizar y el contenido de los
4 acuerdos o contratos.
Gerente
El establecimiento de un acuerdo con el cliente debe
formalizarse firmando el contrato o acuerdo de Encuesta de
servicio por ambas partes. satisfacción
Coordinador
SGI
Con el fin de obtener una retroalimentación se le F-GI-18
entregara al cliente una encuesta de satisfacción en
la cual valorara de 1 a 5 (siendo cinco el valor
máximo) unos ítems que la empresa ha determinado
y podrá añadir sus respectivas observaciones.

Comunicación con proveedores externos

La organización hará saber a los proveedores de

forma escrita los requisitos que deben cumplir sus
productos o servicios para su conformidad con el Evaluación y
sistema de gestión Integral. Reevaluación de Gerente
proveedores
Se realizará además una evaluación de proveedores Coordinador
5
por parte de cada jefe de área, esta se tabulará y se SGI
analizará para determinar cuáles proveedores son Comunicación
muy confiables, cuales son condicionales y cuales no F-GG-10
son confiables, el resultado de esta se comunicará a
través de una carta dirigida a cada proveedor externo
en donde se explique cuál fue su calificación de forma
cualitativa y cuáles son las mejoras que se deben
realizar.

6 Gerente
Comunicaciones emitidas por las partes Comunicación
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interesadas

Las comunicaciones emitidas por las partes Coordinador

interesadas sobre no conformidades de la SGI
externa
organización serán recibidas por persona encargada
en la organización, quien será la responsable de Personal
dirigirlas a las personas encargadas de dar solución encargado
según sea el caso, conservando la respuesta que se
haya generado.

4. FLUJOGRAMA

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INICIO

Comunicación de la política Integral

Comunicación de los objetivos Integrales

Comunicación interna

Comunicación con el cliente

Comunicación con proveedores externos

Comunicaciones emitidas por las partes interesadas

FIN

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