MANUAL DE RIESGO OPERATIVO

TIPO DE PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:

TRANSVERSAL RIESGO OPERATIVO

MANUAL DE RIESGO OPERATIVO

Aprobado por la Junta directiva en sesión del día 6 de noviembre de 2007, acta 289

Bogotá, D. C. Octubre 17 de 2007 Versión: 0.0 Fecha última actualización: noviembre 6 2007
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MANUAL DE RIESGO OPERATIVO

TABLA DE CONTENIDO

CAP. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

TEMA DESCRIPCION OBJETIVO ALCANCE DEFINICION DEL SARO POLITICAS ADOPTADAS POR LA FEN PARA LA ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE RIESGO OPERATIVO SARO OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL SISTEMA EN LA FEN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL COMITÉ INTEGRAL DE RIESGOS DEFINICIONES FUNCIONES METODOLOGIA Y PROCEDIMIETO PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO REPORTES MEDIOS TECNOLOGICOS UTILIZADOS DOCUMENT ACION Y REGISTRO DIVULGACION Y CAPACITACION ANEXOS DIAGRAMA DEL PROCESO

PAG. 3 3 3 3 3 4 5 5 6 8 11 19 20 20 21 21

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establezcan. de liquidez y de mercado. plataforma tecnológica. 3. controla y monitorea el Riesgo Operativo. registrar. DESCRIPC ION La Circular Externa 048 de 2006 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia que se constituyó en el capítulo XXIII de la Circular Externa 100 de 1995. hasta el mantenimiento del sistema. establece las reglas relativas a la Administración del Riesgo Operativo para que las entidades sometidas a su vigilancia y control adopten. mediante los cuales la entidad identifica. registro de eventos de riesgo operativo. en cual inicia con la identificación y medición de los eventos de riesgo en cada uno de los procesos. procedimientos. medir y controlar los riesgos operativos implicados en los procesos de la FEN. estructura organizacional. OBJETIVO El objetivo del Sistema de Administración del Riesgo Operativo SARO es el de establecer las políticas.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 1. para luego establecer y monitorear los controles y el perfil de riesgo de la entidad. 2. La FEN debe impulsar a nivel institucional una cultura de prevención del riesgo operativo acorde con otras políticas como la de Calidad. Modelo Estándar de Control Interno MECI y otros sistemas como los de riesgo crediticio. 5. DEFINICION DEL SARO El Sistema de Administración del Riesgo Operativo SARO es el conjunto de elementos tales como las políticas. 4. implementen y administren adecuadamente un Sistema de Administración del Riesgo Operativo SARO . mide. órganos de control. Noviembre de 2007 3 . ALCANCE El presente manual contiene los elementos del Sistema de Administración de Riesgo Operativo de la FEN. POLITICAS ADOPTADAS POR LA FEN PARA LA ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE RIESGO OPERATIVO SARO La entidad debe establecer y mantener un sistema que permita identificar. . monitorear y controlar los Riesgos Operativos. medir. divulgación de la información y capacitación. la mitigación de los eventos y la implementación del plan de continuidad del negocio. documentación. procedimientos y metodologías para monitorear. asignar un área responsable de la administración y mantenimiento del sistema que verifique el cumplimiento de las normas internas y externas que se establezcan en esta materia.

3. Divulgar el sistema y capacitar a los funcionarios en cada una de las etapas que se implementen. así como la estructura organizacional.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO La entidad debe contar con un Comité Integral de Riesgos. Establecer los métodos para registrar los eventos de riesgo operativo. 2. establecer un perfil de riesgo operativo para la entidad y asegurar que los controles se ajusten en la medida que se desarrolle la cultura de prevención de riesgos operativos. así como en el registro de eventos y en el mantenimiento del sistema. estamento que fundamentalmente apoyará y asesorará a la alta dirección en la toma de decisiones en esta materia. Se debe desarrollar. 7. El sistema de administración de riesgo operativo debe ser dinámico de tal forma que se asegure la identificación de cambios en los controles y perfiles de riesgo y permitir la actualización del nivel de riesgo operativo de la FEN. Noviembre de 2007 4 . deben mantenerse adecuadas a los propósitos y requerimientos del sistema y se deben incluir en los respectivos Manuales de Organización y de Funciones y de Competencias Laborales. Asegurar que cualquier evento de riesgo sea registrado en la bases de datos que se diseñen para tal fin. Las funciones y competencias de cada uno de los empleados. permitiendo a su vez la prevención y resolución de conflictos de interés en la recolección de la información durante sus diferentes etapas de implementación. Velar porque el riesgo sea controlado y minimizado permanentemente. implementar y documentar un plan de continuidad del negocio. 4. Establecer las metodologías de identificación. 5. 6. Identificar en todos los procesos cada uno de los eventos de riesgo. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL SISTEMA EN LA FEN Los objetivos de la FEN al implementar el Sistema de Administración de Riesgo Operativo son: 1. Asegurar la actualización y verificación del sistema de acuerdo con las mejoras metodológicas y/o nuevos productos o servicios que se llegaren a prestar así como la permanente divulgación y capacitación. registro y valoración de los riesgos operativos. 6. así como las pérdidas que pudieren presentarse.

Liquidez. incluido el Riesgo Operativo. en consecuencia es el área responsable de administrar y mantener el sistema de administración de Riesgo Operativo y de comunicar al Comité Integral de Riesgos y a la alta dirección las novedades que se presenten al respecto. . COMITÉ INTEGRAL DE RIESGOS Es el estamento especializado establecido para dirigir y supervisar los Sistemas de Administración de Riesgos de la entidad (Crédito.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Para el cumplimiento de los objetivos para implementar el Sistema de Administración de Riesgo Operativo. La composición y funciones del Comité se encuentran plasmadas en el Manual de Organización de la Entidad. El Departamento de Administración de Riesgos cuenta con el personal y la infraestructura tecnológica necesaria para cumplir con los objetivos de los sistemas de control y administración de los riesgos de la entidad. de Mercado. Operativos y de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo) y el plan de continuidad del negocio así como para proponer a la Junta Directiva modificaciones en las políticas y determinación de límites y tolerancias máximas de exposición a los riesgos de acuerdo con los estudios que sobre el particular presente el Departamento de Administración de Riesgos. 8. el cual corresponde a un segundo nivel dentro de la organización y reporta directamente a la Presidencia. la FEN cuenta dentro de su Estructura Organizacional con el Departamento de Administración del Riesgos. Noviembre de 2007 5 .

que buscan defraudar. la infraestructura y los acontecimientos externos. Factores de riesgo Se entiende por factores de riesgo.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 9. Eventos de pérdida Son aquellos incidentes que generan pérdidas por riesgo operativo a las entidades. las fuentes generadoras de eventos en las que se originan las pérdidas por riesgo operativo. en general. Daños a activos físicos Pérdidas derivadas de daños o perjuicios a activos físicos de la entidad. un empleado o administrador de la entidad. los procesos. DEFINICIONES Evento Incidente o situación que ocurre en un lugar particular durante un intervalo de tiempo determinado. Fallas tecnológicas Pérdidas derivadas de incidentes por fallas tecnológicas. Noviembre de 2007 6 . Fraude Externo Actos realizados por una persona externa a la entidad. la tecnología. Ejecución y administración de procesos Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de los procesos. al menos. Dichos factores se deben clasificar en internos o externos. apropiarse indebidamente de activos de la misma o incumplir normas o leyes. Clientes Fallas negligentes o involuntarias de las obligaciones frente a los clientes y que impiden satisfacer una obligación profesional frente a éstos. Clasificación de los eventos de riesgo operativo Fraude Interno Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad o incumplir normas o leyes. la legislación vigente sobre la materia. Son factores de riesgo el recurso humano. con los acuerdos internos de trabajo y. en los que está implicado. Relaciones laborales Actos que son incompatibles con la legislación laboral. según se indica a continuación.

Indicadores de riesgo Alarmas tempranas en los sistemas. implementación y seguimiento del SARO. almacenamiento y transporte. Tecnología Es el conjunto de herramientas empleadas para soportar los procesos de la entidad. procesos. gente y el ambiente externo La Unidad de Riesgo Operativo Se entiende por Unidad de Riesgo Operativo el área designada por el Representante Legal de la entidad. Pérdidas Cuantificación económica de la ocurrencia de un evento de riesgo operativo. los procesos y procedimientos aplicables en el desarrollo. aquella basada en un contrato de trabajo en los términos de la legislación vigente. para satisfacer una necesidad. estructura organizacional. productos. bien sea celebrada por la misma entidad o a través de un tercero. Se entiende por vinculación directa. Perfil de Riesgo Resultado consolidado de la medición de los riesgos a los que se ve expuesta una entidad. Noviembre de 2007 7 . que escapan en cuanto a su causa y origen al control de la entidad. Entre otros se incluyen: edificios. objetivos. Incluye: hardware.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Internos Recurso Humano Es el conjunto de personas vinculadas directa o indirectamente con la ejecución de los procesos de la entidad. Infraestructura Es el conjunto de elementos de apoyo para el funcionamiento de una organización. software y telecomunicaciones. La vinculación indirecta hace referencia a aquellas personas que tienen con la entidad una relación jurídica de prestación de servicios diferente a aquella que se origina en un contrato de trabajo Procesos Es el conjunto interrelacionado de actividades para la transformación de elementos de entrada en productos o servicios. Externos Son eventos asociados a la fuerza de la naturaleza u ocasionados por terceros. estrategias. espacios de trabajo. que debe coordinar la puesta en marcha y seguimiento del SARO Manual de Riesgo Operativo Es el documento que contiene las políticas. así como los gastos derivados de su atención.

Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional. Riesgo Es la posibilidad de que un evento ocurra y afecte en forma adversa el cumplimiento de unos objetivos Riesgo Operativo (RO) Se entiende por Riesgo Operativo. FUNCIONES Sin perjuicio de las funciones asignadas en los Estatutos y el Manual de funciones y competencias laborales. respecto de la institución y sus prácticas de negocios. cierta o no. Riesgo Legal Es la posibilidad de pérdida en que puede incurrir la entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. 10. la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias. fallas o inadecuaciones. Riesgo reputacional Es la posibilidad de pérdida en que puede incurrir la entidad por desprestigio. publicidad negativa. sin tener en cuenta el efecto de los controles. negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. Plan de continuidad del negocio Conjunto detallado de acciones que describen los procedimientos. asociados a tales factores. Riesgo residual Nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles. que cause pérdida de clientes. en caso de interrupción. Riesgo inherente Nivel de riesgo propio de la actividad. la tecnología. disminución de ingresos o procesos judiciales.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Plan de contingencia Conjunto de acciones y recursos para responder a las fallas e interrupciones específicas de un sistema o proceso. El riesgo legal surge también como consecuenci a de fallas en los contratos y transacciones. la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. los procesos. los sistemas y los recursos necesarios para retornar y continuar la operación. en el recurso humano. se establecen las siguientes funciones en cuanto a Riesgo Operativo: Noviembre de 2007 8 . mala imagen. derivadas de actuaciones malintencionadas.

ü Velar porque se implementen los procedimientos para la adecuada administración del riesgo operativo a que se vea expuesta la entidad en desarrollo de su actividad. ü Velar porque las etapas y elementos del SARO cumplan con las disposiciones señaladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. ü Desarrollar y velar porque se implementen las estrategias con el fin de establecer el cambio cultural en la administración de los riesgos de la entidad. ü Adelantar un seguimiento permanente de las etapas y elementos constitutivos del SARO que se llevan a cabo en la entidad. ü Recibir y evaluar los informes presentados por el Departamento de Administración de Riesgos. entre otras. identificado y medido. ü Velar por la correcta aplicación de los controles del riesgo inherente. ü Adoptar las medidas relativas al perfil de riesgo. ü Verificar el cumplimiento de las funciones asignadas al Departamento de Administración de Riesgos y en particular las concernientes al Sistema SARO. fijado por la Junta Directiva. las cuales han sido integradas al manual especifico de competencias laborales de la Entidad: Del Representante Legal El Representante legal es el funcionario responsable de: ü Diseñar y someter a aprobación de la Junta Directiva el presente Manual de Riesgo Operativo así como sus actualizaciones. A continuación se relacionan las principales funciones que deben cumplir los estamentos de dirección y control de la entidad. ü Velar por el cumplimiento efectivo de las políticas establecidas por la Junta Directiva. teniendo en cuenta el nivel de tolerancia al riesgo. Noviembre de 2007 9 . el estudio y aprobación de los niveles de tolerancia presentados por las áreas técnicas de la entidad. la designación de los cargos que conforman el Comité Integral de Riesgos y el análisis y pronunciamiento respecto a los informes que en materia de administración de riesgos presente la Alta Dirección y los Órganos de Control de la Entidad. ü Aprobar los planes de contingencia y de continuidad del negocio y disponer de los recursos necesarios para su oportuna ejecución.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO De la Junta Directiva La Junta Directiva participa activamente en la dirección del sistema de administración de riesgos de la entidad a través del establecimiento de las políticas generales.

ü Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para alimentar el registro de eventos de riesgo operativo. y presentar los informes correspondient es a la Alta Dirección. ü Realizar seguimiento a las medidas adoptadas para mitigar el riesgo inherente. entre otros. como mínimo semestral. ü Evaluar el impacto de las medidas de control potenciales para cada uno de los eventos de riesgo identificados y medidos. ü Coordinar con el área administrativa el desarrollo de los programas de capacitación de la entidad relacionados con el SARO. Del Departamento de Administración de Riesgos El Departamento de Administración de Riesgos debe cumplir con las siguientes funciones: ü Definir los instrumentos. en concordancia con los lineamientos. del riesgo operativo de la entidad. a la Junta Directiva sobre la evolución y aspectos relevantes del SARO. ü Desarrollar los modelos de medición del riesgo operativo. ü Administrar el registro de eventos de riesgo operativo. ü Realizar el seguimiento permanente de los procedimientos y planes de acción relacionados con el SARO y proponer sus correspondient es actualizaciones y modificaciones. disponibilidad. ü Reportar semestralmente al Representante Legal la evolución del riesgo. internos y externos. confiabilidad. etapas y elementos. Noviembre de 2007 10 . ü Desarrollar e implementar el sistema de reportes. con el propósito de evaluar su efectividad. ü Coordinar la recolección de la información para alimentar el registro de eventos de riesgo operativo. metodologías y procedimientos tendientes a que la entidad administre efectivamente su riesgo operativo. ü Velar porque el registro de eventos de riesgo operativo cumpla con los criterios de integridad.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO ü Presentar un informe periódico. ü Establecer y monitorear el perfil de riesgo individual y consolidado de la entidad. los controles implementados y el monitoreo que se realice sobre el mismo. incluyendo. eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida. mínimos previstos en esta norma. cumplimiento. efectividad. las acciones preventivas y correctivas implementadas o por implementar y el área responsable.

medios y bajos) en cada uno de los procesos que conforman el mapa de procesos de la entidad. De la Revisoría Fiscal Le corresponde elaborar un reporte al cierre de cada ejercicio contable. ü Entrevista con los responsables de cada uno de los procesos para identificar en forma detallada los eventos de riesgo en cada una de las etapas de los procesos. De su gestión debe informar tanto al Departamento de Administración de Riesgos como a la Presidencia y al Comité de Auditoria de la Junta Directiva. posible. en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento por parte de la entidad de las normas establecidas sobre el SARO. así como para valorarlos e identificar los controles. ü Determinación de la probabilidad de ocurrencia de los eventos (Rara. Cualquier incumplimiento observado debe ser puesto en conocimiento de la Presidencia y la Junta Directiva. improbable.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO De la Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno debe evaluar periódicamente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARO con el fin determinar el grado de eficiencia y las oportunidades de mejora encontradas. ü Desarrollo de registro de eventos de riesgo en una base de datos diseñada por procesos. moderado. menor. METODOLOGIA Y PROCEDIMIENTO El desarrollo del modelo que la Financiera Energética Nacional S. 11. probable y casi cierta). ü Análisis de escenarios sobre la continuidad del negocio en materia de: ü Instalaciones físicas ü Personas ü Procesos ü Infraestructura tecnológica Noviembre de 2007 11 . A. mayor o catastrófico). ü Determinación de posibles impactos del riesgo operativo (insignificante. ü Identificación de riesgos principales (altos. estableció para la administración del Riesgo Operativo comprendió los siguientes pasos de evaluación: ü Entrevista con la alta dirección: A través de la cual se estableció la severidad máxima aceptable y de ocurrencia para los eventos de riesgo en la entidad.

A.1. ha establecido un modelo de gestión de Riesgos el cual abarca las siguientes etapas: Medición Identificación Mitigación Divulgación Control Monitoreo Identificación: Consiste en la identificación de los riesgos internos y externos que pueden afectar las diferentes actividades de cada uno de los Procesos que conforman el Mapa de la Entidad. medios y bajos Determinación de probabilidad Entrevista Alta Dirección Determinaciónn de posibles impactos Desarrollo de Registro de eventos de riesgos Básico ¿ Identificación detallada de riesgos Entrevista con dueños de los procesos Análisis de escenarios sobre la continuidad del negocio Medio Desarrollo de controles. Etapas de la Administración del Riesgo Operativo La Financiera Energética Nacional S.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Identificación de los Riesgos principales altos. Noviembre de 2007 12 . procesos y procedimientos de Riesgos 11.

Estos riesgos son evaluados con bases residuales y bases inherentes. 2 Improbable Baja probabilidad de oc urrencia. En esta parte es importante medir la eficiencia del control frente al costo y la fluidez de los procesos. evaluación y administración del sistema para una adecuada retroalimentación. Entre 21% y 40% El evento puede ocurrir solo bajo circunstancias excepcionales. Casi con certeza se espera la ocurrencia del evento. esta etapa permite comunicar en forma oportuna a cada funcionario en todos los niveles los riesgos identificados. De esta etapa se desprenden continuos ajustes al sistema para hacerlo efectivo con los propósitos del mismo. Noviembre de 2007 13 . Divulgación Como consecuenci a de un adecuado registro de los eventos. 11. 4 Probable Significativa probabilidad de oc urrencia. Entre 0% y 20% 5 Nota: El horizonte de tiempo considerado para la determinación de la probabilidad es de un año. Entre 41% y 60% El evento puede ocurrir en algún m omento. reducirlo. la evaluación de los mismos. Entre 61% y 80% El evento ocurrirá en algún momento. Monitoreo Actividad que se lleva a cabo a través de la verificación. Control Consiste en evaluar cada uno de los controles establecidos determinando su acertividad así como la necesidad de mejora o establecimiento de nuevos controles. los riesgos inherentes. 1 Raro Muy baja probabilidad de ocurrencia.2. Entre 81% y 100% El evento ocurrirá en casi cualquier circunstancia. o compartirlo. los controles y los propósitos para llevarlos a unos niveles mínimos que no afecten la operacionalidad de la entidad. alineándolo con la tolerancia al riesgo definida por la institución. Tabla de Probabilidad Se estableció la siguiente tabla de Probabilidad: Probabilidad Clasificación Casi Certeza Se espera la ocurrencia del evento en la mayoría de las circunstancias. Mitigación El Departamento de Administración de Riesgos debe analizar los riesgos y las respuestas para evitarlo.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Medición Los riesgos identificados son evaluados considerando su probabilidad de ocurrencia y su impacto en caso de materializarse. aceptarlos. 3 Posible Mediana probabi lidad de oc urrencia.

3. así: Noviembre de 2007 14 . los cuales serán evaluados de acuerdo con su efectividad e implementación. Matriz de Riesgos Una vez evaluados los riesgos de acuerdo con su probabilidad e impactos se construyó la matriz de riesgos.4. Evaluación de los controles Los riesgos son mitigados con controles.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 11. como se muestra en la siguiente matriz: % Casi Certeza 5 5-1 5-2 5-3 5-4 5-5 Probabilidad de Ocurrencia Probable 4 4-1 4-2 4-3 4-4 4-5 Posible 3 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 Improbable 2 2-1 2-2 2-3 2-4 2-5 Raro 1 1-1 1-2 1-3 1-4 1-5 $ 1 Insignificante 2 Menor 3 Moderado Magnitud de Impacto 4 Mayor 5 Catastrófico La severidad de los riesgos se ha representado con los siguientes colores: Bajo = Moderado = Alto Extremo = = 11. con el objetivo de detectar los riesgos que pudieran encontrarse en la zona roja.

en cuanto a periodicidad establecida y dueños del control asignados El control tiene algunas fallas en su aplicación. sin embargo no representa mayores riesgos El control no se aplica de la forma planeada Derivado de la siguiente escala se crea una matriz con la finalidad de evaluar cuán importante es cada control para un riesgo: Efectividad de Diseño Fuerte 3 3 6 9 Fuerte 3 Moderada 2 2 4 6 Moderada 2 Débil 1 1 1 1 2 Media 3 3 Alta Débil 1 Evaluación Estado Baja Implementación 11.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Efectividad Escala 3 2 1 Definición Fuerte Moderada Débil Descripción Los controles son adecuados en cuanto a su diseño inherente Los controles son adecuados. Mapa de Ri esgos Como resultado de la valoración de los Riesgos en cuanto a probabilidad y magnitud. y los controles en cuanto a efectividad y grado de implementación. se obtiene el Mapa de Riesgos de la Entidad el cual contiene: ü ü ü ü Noviembre de 2007 Código del Evento de Riesgo Valoración del Riesgo Bruto Valoración del Control Valoración del Riesgo Residual 15 .5. sin embargo existen algunas debilidades que no representan un riesgo significativo Los controles no son de nivel aceptable Implementación Escala Definición Descripción 3 Alta 2 1 Media Baja El control se aplica de la forma planeada.

36. 65. 10. 92. 20. 94. 125. 54. 79. 40. 127 Riesgo Bruto Extremo Riesgo Bruto Alto Riesgo Bruto Moderado Posible 6. 118 4. 22. 106. 128 1. 93. 101. 74. 105. 51. 70. 86. 109 3. 91. 123. 71. 14. 2. 54. 100. 43. 41. 105. 37. 97. 88. 77. 110. 27. 42. 33. 56. 38. 126 3. 22. 25. 66. alto. 107. 39. 60. 23. 119. 59. 15. 52. 94. 67. 58. 97. 102. 115. 28. 122. 95. 38. 44. 120. Riesgo Residual Extremo Riesgo Bruto Alto Riesgo Residual Alto Noviembre de 2007 16 . 9. 95. 9. 46. 53. 31. 80 8. 98. 71. 117. 85. 61. 113 124. 35. 64. Código Valoración del Valoración Riesgo Bruto Control del Valoración del Nombre del Riesgo Riesgo Residual 11. 72. 98. 84. 76. 26.6. 87. 78. 108. 7. 46. 82. 68. 20. 106. 5. 43. 24. 73.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO ü Nombre del Evento de Riesgo. 92. 89. 40. 122. moderado y bajo: Corresponde a los códigos de los eventos de Riesgo Casi Certeza Probable 114 115 11 12. 52. 89. 84. 90. 34. 121 1 Insignificante 2 Menor 3 Moderado 4 Mayor 5 Catastrófico Y la matriz de Riesgo residual la cual ubica cada uno de los eventos de Riesgo después de haber aplicado los controles asÍ: Riesgo Bruto Extremo 104. 69 93. 83. 47. 49. 108. 30. 14. 96. 17. 47. 63. 96. 16. 110. 66. 57. 65. 86. 104. 10. 48. 62. 100 117. 42. 35. 121 11. 44. 112 116. 103. 27. 109. 60. 111 Improbable 32 5. 119. 85. 2. 107. 51. 82. 75. 37. 72. 59. 45. 21. 50. 62. 49. 55. 50. 36. 29. 39. 56. 12. 41. 18. 127 4. 81. 57. 63. 13. 101. 123 1. Matriz de Riesgos y Matriz de Ries go residual de la Entidad Del Mapa de Riesgos de la entidad se desprenden la Matriz de Riesgos que clasifica cada uno de los eventos sin aplicar controles en extremo. 13. 76. 88. 91. 90. 34. 75.31. 99. 48. 33. 99 Riesgo Bruto Bajo Raro 19. 83.

28. 19. 70 Una vez evaluados los controles. 69. 29. 53. 55. fianzas. los planes de contingencia o traspaso del riesgo a un tercero. 25. Algunos controles son fuertes reduciendo la probabilidad de ocurrencia del riesgo el cual se reduciría únicamente si se cuenta con ellos. 24 8. 112. 115. 26. 68. 124 Riesgo Residual Moderado Riesgo Residual Bajo 7. 120. 116. 125. Las matrices de riesgos serán evaluadas por el Comité Integral de Riesgos. 78. 23. 81. con la finalidad de determinar cómo será administrado el riesgo y en qué casos se deberán establecer tratamientos tal como se muestra en la siguiente tabla: Noviembre de 2007 17 . 16. 128 21. por ejemplo: seguros de daños.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 111. 74. 32. 87. 126 Riesgo Bruto Moderado Riesgo Bruto Bajo 18. 73. 30. 114 Débil Moderado Fuerte SOLIDEZ DEL CONTROL 6. 45. etc. 128 15. 113. 17. la metodología considera que dependiendo de la aplicación de los mismos se podría reducir el riesgo. 67. 79. Los controles ayudan a mitigar el riesgo junto con la atomización de operaciones. 80. 77. 118.

7. que podrían convertirse en futuras pérdidas en las líneas de negocio. ü De ser posible (no siempre es el caso) los indicadores deberían poder ser traducidos en medidas cuantitativas. Estos indicadores pueden proveer información sobre la efectividad de la gestión de riesgo operacional. 11.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO De las decisiones que adopte el Comité Integral de Riesgos se deben desprender acciones correctivas dirigidas a las diferentes áreas de la entidad de acuerdo con sus competencias y a los responsables de cada proceso con el fin de que los eventos mas impactantes de Riesgo residual se ubiquen en lugares de bajo impacto. ü Tener sensibilidad al riesgo: un incremento en el valor del indicador debe corresponder a un incremento en el riesgo monitoreado.8. Registro de eventos de Riesgo La FEN ha diseñado una base de datos para registrar la totalidad de los eventos de riesgo operativo que se pudieren presentar en todos los procesos tales como: ü Aquellos que generan pérdidas y afectan el estado de resultados de la entidad. los indicadores seleccionados deben cumplir con los estándares siguientes: ü La elección del indicador debe ayudar a explicar el riesgo asumido y reflejar el criterio experto del dueño del proceso o de la línea de negocio. Idealmente. ü Aquellos que generan pérdidas y no afectan el estado de resultados de la entidad y ü Aquellos que no generan pérdidas y por lo tanto no afectan el estado de resultados de la entidad. Noviembre de 2007 18 . La base de datos contiene: ü Código ü Fecha de inicio del evento ü Fecha de finalización del evento ü Fecha del descubrimiento ü Fecha de contabilización ü Moneda ü Monto ü Valor recuperado ü Valor recuperado por seguros ü Clase de evento ü Proceso afectado ü Cuenta PUC afectada ü Tipo de pérdida ü Descripción del evento ü Línea Operativa 11. Estas medidas pretenden reflejar el perfil de riesgos de la organización. Indicadores de Riesgo Los indicadores de Riesgo son métricas que pueden ser utilizadas para identificar zonas calientes ( hot spots ).

redes. otros Proveedores (que impacten la operación) Histórico de interrupciones 12. operacional . ü Los indicadores independientes.1. Tiempo máximo de interrupción (RTO) Punto objetivo de recuperación (MPO) Recursos mínimos para operar en contingencia Impactos financiero.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO ü Poder definir valores máximos que desencadenen alertas de prevención temprana del riesgo. Posteriormente se elaborará el Plan de Continuidad del Negocio . 12. almacenamiento y respaldo). Análisis de riesgos de continuidad del negocio y su impacto El análisis comprende: ü ü ü ü ü ü ü Líneas de procesos críticos. deben estar bien documentados y sujetos a revisiones ü La validez y pertinencia de los indicadores deberá ser validada comparándolos con la historia de pérdidas registradas. servidores.2. Diagnóstico Para la elaboración del Plan de Continuidad del Negocio de la Financiera Energética Nacional S. bases de datos.3. PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO 12. dentro del plazo establecido por la norma (a más tardar el 1º de julio de 2008. se realizó un diagnóstico en el cual se midió el grado de preparación de la entidad para enfrentar situaciones que pudieren ocasionar interrupciones parciales o totales en la prestación de los servicios. estratégico. (aplicaciones. en las siguientes dimensiones: ü Instalaciones físicas (acceso. servicios generales y zonas comunes) ü Personas (conocimiento y salud laboral) ü Procesos (documentación y evaluación respecto a impacto financiero en caso de presentarse una suspensión (en tiempo y en dinero) ü Infraestructura tecnológica.A. Con base en dicho diagnóstico se identificaron los aspectos más vulnerables que podrían ocasionar riesgos en la continuidad del negocio. Plan de Continuidad del Negocio El Plan de Continuidad del Negocio debe contener: Noviembre de 2007 19 .) 12.

14. superar las pruebas que confirmen su efectividad. a la Presidencia y al Comité de Auditoria. el Departamento de Administración de Riesgos Noviembre de 2007 20 . REPORT ES El Departamento de Administración de Riesgos responde por la preparación y remisión de los informes a la Presidencia y a la Junta Directiva. MEDIOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS La FEN ha diseñado una herramienta tecnológica a través de la cual se registran las valoraciones de cada uno de los eventos de riesgo operativo y se llevará el registro de los eventos de pérdida que se pudieren presentar tales como: ü ü ü ü ü ü ü Fraude interno Fraude externo Relaciones Laborales Clientes Daños a activos físicos Fallas tecnológicas Ejecución y administración de procesos En la medida que los responsables de cada proceso identifiquen mejoras o la posible ocurrencia de nuevos eventos de riesgo.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO ü Objetivo ü Alcance ü Gobierno Estructura para contingencia Roles y responsabili dades Línea de sucesión Cadena de llamadas ü Procedimientos generales ü Procedimientos alternos para trabajar bajo contingencias ü Procedimientos de mantenimiento El Plan de Continuidad del Negocio debe estar en funcionamiento en los términos y plazos establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia y debe ser probado. Adicionalmente el Plan de Continuidad del Negocio debe ser objeto de revisión y actualización por lo menos cada año. 13. La Oficina de Control Interno debe informar los resultados de las evaluaciones sobre la efectividad y el cumplimiento de todas y cada una de las etapas del SARO. así mismo por dar cumplimiento a los reportes sobre el avance en la implementación del sistema y aquellos que en el futuro establezca la Superintendencia Financiera de Colombia. informes que deberá presentar al Departamento de Administración de Riesgos. ser divulgado y conocido por todos los responsables de su ejecución en sus diferentes etapas.

Los registros contables deberán ejecutarse de acuerdo con el Plan Único de Cuentas y las instrucciones que sobre el particular establezca la Superintendencia Financiera de Colombia. debe asegurar la existencia de la documentación y registro de eventos de riesgo así como de la documentación concerniente al diseño. deberá hacer parte del proceso de inducción de la entidad y ser objeto de evaluación para eficacia frente a las políticas y objetivos del sistema. evaluación. Noviembre de 2007 21 . DIVULGACION Y CAPACITACION El Departamento de Administración de Riesgos debe coordinar con Legales y de Apoyo las actividades necesarias para asegurar concerniente al sistema sea divulgada periódica y adecuadamente funcionari os permanezcan actualizados en cuanto al funcionamiento Sistema. implementación.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO valorará dicha situación y registrará en las bases de datos dichos eventos con el fin de asegurar la permanente actualización del sistema. puesta en marcha y mantenimiento del sistema. 16. 15. el área de Servicios que la información y porque todos los y requerimientos del La capacitación en el sistema deberá reforzarse por lo menos una vez al año. DOCUMENT ACION Y REGISTRO La FEN sin perjuicio de las normas establecidas en el Manual de Archivo.

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