EVIDENCIA

“Ensayo. Aplicación de Tablas de Retención Documental “

APRENDIZ

DEY SARA ANTOLINES PARDO

INSTRUCTOR

JOSE RAFAEL CASAS HUSMAN

SENA

NEGOCIOS INTERNACIONALES

BOGOTÁ

2021
Ensayo. Aplicación de Tablas de Retención Documental

Las Tablas de Retención Documental TRD, sin duda alguna, son de gran importancia desde la

perspectiva administrativa, ya que su instauración como parte válida del proceso institucional,

facilita el manejo de la información al contribuir con la racionalización de la producción

documental.

También ayudan a la administración y a la prestación de un servicio efectivo, facilitando el

control y acceso a los documentos generados en los tiempos de retención estipulados.

Cabe agregar, que la implementación de las tablas de retención documental y su manejo desde la

gestión archivística, permite a cada empresa u organización privada, publica, o persona natural y

jurídica, organizar de acuerdo a la normatividad vigente y aplicable y con base a sus necesidades

y estructura orgánica el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se genera.

Según la Ley General de Archivos Ley 594-2000 en su artículo 24 expresa: Obligatoriedad

de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las

respectivas tablas de retención documental.

Las Tablas de Retención Documental se basan en la estructura orgánico-funcional de la entidad

productora para identificar las series y subseries, los períodos de retención en cada fase de

archivo, la presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

La organización de expedientes se busca por códigos y se organiza de tal forma que se

encuentre a tiempo por la persona encargada. De igual manera la forma como se organiza el

archivo, en el mismo orden en el que se lleva; es por medio de la transferencia documental al

archivo central.
La organización del archivo central debe ser como este estipulado en la tabla de retención

documental la cual exige que sea organizada de lo más antiguo a lo más reciente.

También encontramos la disposición final de los documentos es decir la conservación total

de los documentos que debe ser en un lugar seguro, después se hace la selección de los

documentos los (que sirve y lo que no), luego va la eliminación que es romper y quemar

(destrucción total), de cada uno de los documentos o la macro filmación que es la recuperación

del documento que ya está deteriorado por la antigüedad. Se debe llevar un plan de seguimiento

que debe contener unos objetivos que identifique una metodología archivística para la

importancia y mejoramiento de programa de gestión documental.

En el manejo de las Tablas de Retención Documental, se prioriza el orden y el correcto uso de

la información, todo con la finalidad de optimizar tiempos, automatizar tareas y mejorar la

eficacia.

Ventajas de las TRD son las siguientes:

 Se facilita el manejo de la información.

 Se contribuye a la correcta administración de la producción documental.

 Se gestiona de manera eficiente la administración y revisión documental.

 Se controla el acceso a la información y se aumenta la seguridad de la misma.

 Se garantiza la conservación de los documentos, todo basado en la relevancia de su

información y en su tipificación documental.

 Se implementa la importancia del manejo integral de la información.

 Consolidar procesos administrativos.

Referencias:

https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/Tablas-de-

Retencion-Documental-TRD

https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/