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IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE UN SISTEMA DE LA INFORMACIÓN

AP01-AA1-EV01

MILTON DELGADO OQUENDO


ANGEL DAVID SIERRA ROMERO
RAQUEL ROCÍO QUIROGA PINEDA

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN (2281595)

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL CUNDINAMARCA-GIRARDOT

FORMACIÓN TITULADA VIRTUAL

INSTRUCTOR: NELSON LEONARDO RAMÍREZ

ABRIL 2021

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1. INTRODUCCIÓN

Con el desarrollo e implementación cada vez más general de las nuevas tecnologías
de la Información y las exigencias que anteponen la globalización y el cambio
estructural y de fondo de los modelos comerciales, es cada vez más necesario que
todas las empresas viren sus estrategias de mercado soportadas en ayuda
tecnológica que les permita simplificar y agilizar sus procesos.

Dentro de la actividad de VITALPAN es la elaboración del Pan; dentro del negocio


de la panificación como pequeña industria participara como productor y vendedor de
pan. Debemos ubicarnos con respecto a competidores, como tiendas de
autoservicio
Que ofrecen servicio de panificadora dentro de sus almacenes. Productos locales
como pequeñas y grandes panaderías: todos cubren diferentes puntos de la
demanda del Pan.

Los sistemas de información, es una respuesta efectiva y confiable en los


obstáculos que tenemos en VITALPAN. Con la gestión en los procesos, la
implantación de los Sistemas de Información y el desarrollo de un Software
tendremos éxito en nuestros objetivos

El desarrollo de sistemas de información, permite a las empresas entender y activar


en crecimiento, cualquier área funcional en la empresa, por eso es importante
también tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y
presten las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los
objetivos para los cuales son creados.

Es importante que las empresas empiecen a trasformar sus procesos en proporción


al avance de la tecnología, a fin de que puedan sortear con éxito las amenazas del
mercado y la posibilidad de competir en la mejor posición posible desde su campo
de acción, para que puedan lograr el éxito empresarial en el entorno global y
dinámico de hoy.

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2. AMBITO EMPRESARIAL

El presente proyecto se desarrollará en la empresa PRODUCTOS VITALPAN,


ubicada en la ciudad de Bogotá, con un promedio de 6 trabajadores, quienes serán
los primeros usuarios del sistema de información acorde a esta empresa, cabe
destacar también que esta empresa lleva en funcionamiento 32 años, en los cuales
la compañía ha desarrollado procesos de inventario y facturación de manera
manual. Como otros tantos contables, como lo realizan muchas empresas a nivel
nacional, principalmente en esta zona del país, debido a la poca difusión, desarrollo
e implementación de sistemas de información acordes a las necesidades, que
optimicen procesos y solucionen problemáticas frente al tiempo, distancia y
circunstancias como sucede en la empresa anteriormente mencionada.
Se realiza el Análisis en la Empresa PRODUCTOS VITALPAN, para verificar cual
es el sistema que utiliza en el proceso de Control de inventarios.
VitalPan es una microempresa que tiene como principal actividad económica la
venta y elaboración de productos de panadería, acompañamientos como son
bebidas calientes y bebidas frías, también la preparación y venta de desayunos, por
lo tanto, se manejan tres tipos de mercancías como son:
 Las materias primas para la elaboración de productos de panadería y
desayunos.
 Las mercancías que no tienen ningún tipo de transformación por ejemplo
aguas y gaseosas.
 los productos terminados de panadería y desayunos.

Por lo tanto, cabe resaltar la importancia de separar los inventarios en función de


estas características con el fin de facilitar su manejo.
El plan de sistema de información sobre el inventario es con el fin de permitirle a su
propietario tener claro los productos con los que cuenta, las entradas y salidas

3. DISEÑO DE INSTRUMENTO

Con el fin de recolectar información se realiza una encuesta por medio de la plantilla
de Google formularios (Anexo 1), y se envía a los correos del representante legal y
administrador, dos cajeros y dos meseros, también se realiza una entrevista

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grabada (Anexo 2), con el fin de tener más precisión en la recolección de
información.
Las preguntas que se realizaron en la encuesta y entrevista son:
1. Nombre Completo
2. Cargo
3. ¿Actualmente la empresa tiene un sistema de inventarios?
4. ¿Considera que implementar un sistema de inventarios beneficiaria la
empresa VITALPAN?
5. ¿Considera usted que la empresa tiene un sistema ordenado para controlar
los INVENTARIOS?
6. ¿Cree usted que se controla eficazmente la producción y demás gastos?
7. ¿Cree que la producción se vería beneficiada con el registro automatizado de
los productos?
8. ¿Cuál es el principal beneficio que traería la implementación de un sistema
de inventarios en VITALPAN?

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La principal falencia en VITALPAN es el control de los productos porque no tienen


un inventario exacto de los productos y materias primas que entran y salen de la
empresa esto genera desfalcos o descuadres y desconocimiento del estado real de
pérdidas de mercancías evitando reducir esta problemática.
También se evidencia que no es posible saber si hay una mala implementación de
materias primas o desperdicios de los mismos.
Actualmente en VITALPAN, los procesos de inventario, son casi inexistentes, por lo
tanto, la información no es clara, lo que conlleva a:

a. No existe información confiable de las existencias de mercancía.


b. Se dificulta la consulta de la información.
c. Expone la información a pérdida, daño y otros.
d. Aumenta el tiempo de realización de los procesos.
e. Impone cargas adicionales al recurso humano.
f. Dificulta la interacción con clientes y proveedores.

5. IDEA DE SOLUCIÓN

Debido a esta gran necesidad de cambio, se desarrollará la automatización de las


actividades que se realizan en los diferentes procesos de la empresa, como es el
registro de entradas y salidas.
El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia porque con él se busca
la optimización de los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo real la
información de inventario, que a su vez permitirá controlar el inventario del almacén,

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lo cual facilitará saber con qué recursos cuentan la empresa, que materiales se han
utilizado, con que material se dispone, y reducir perdidas de producto toda esta
información es de suma importancia y la misma con la optimización de los procesos
podrá ser suministrada de manera oportuna, confiable y veraz.

6. VALIDACIÓN DE LA IDEA DE SOLUCIÓN

La solución propuesta trae grandes beneficios para la empresa como son:


 Organización de los productos de acuerdo a sus características.
 Tener conocimiento de los insumos y materias primas que requiere la
empresa.
 Conocer las perdidas y ganancias con mayor exactitud.
 Identificar las razones por las que se generan perdidas y así tomar medidas
de control.
 Ahorro de tiempo en la realización de inventarios, optimizando el tiempo.
 Llevar trazabilidad del uso de materias primas, insumos, productos en
general.

Se propone desarrollar un software de inventarios con el fin de brindar a VITALPAN


una solución a los problemas de inventarios que actualmente mantiene, este
software se propone con las siguientes características, para facilitar el manejo de la
información en la empresa:
 Actualizar automáticamente las existencias de acuerdo a las entradas y
salidas de productos.
 Agrupación de los inventarios de acuerdo a las características del producto,
que permita identificar los que mas tienen y los que menos tienen rotación.
 Cantidades de cada producto y/o materia prima.
 Lista de productos con sus respectivos costos de los productos que ingresan
con opciones de sumar o restar los valores.

7. TABULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La encuesta fue realizada por medio de Google formularios la los siguientes


colaboradores de VITALPAN:

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Los colaboradores encuestados tienen los siguientes cargos

De acuerdo a la encuesta realizada, a continuación, se presentan el análisis


de acuerdo a los resultados obtenidos:

Al analizar los resultados de la pregunta, ¿Actualmente la empresa tiene un sistema


de inventarios? comprobamos que el 100% de los trabajadores indica que no tienen
conocimiento de que exista algún sistema de inventarios:

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Al analizar los resultados de la pregunta, ¿Considera que implementar un sistema
de inventarios beneficiaria la empresa VITALPAN? comprobamos que el 100% de
los trabajadores se encuentran de acuerdo con la implementación de un sistema de
INVENTARIOS.

A la pregunta ¿Considera usted que la empresa tiene un sistema ordenado para


controlar los INVENTARIOS? Nuevamente el 100% responde que no hay un
sistema de inventarios lo que es consecuente con las respuestas anteriores
reflejando la necesidad que tiene la empresa de implementar un sistema de
inventarios.

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Con respecto a la pregunta ¿Cree usted que se controla eficazmente la producción
y demás gastos?, se evidencia que el 100% de los trabajadores no esta conforme
con el actual manejo que la empresa le da al manejo de inventarios.

La pregunta ¿Cree que la producción se vería beneficiada con el registro


automatizado de los productos? les propone a los trabajadores que evalúen el
impacto positivo que podría tener para la empresa la implementación de un sistema

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de inventarios, teniendo que el100% está de acuerdo de acuerdo con el beneficio
que traería la creación del sistema.

Finalmente, en la ultima pregunta ¿Cuál es el principal beneficio que traería la


implementación de un sistema de inventarios en VITALPAN?, se evidencia que el
20% considera que al implementar un sistema de inventarios se reducirían pérdidas,
el otro 40% considera que se ahorraría tiempo, otro 20% considera que habría un
mejoramiento en los procesos y finalmente el 20% restante considera que al
implementar el un sistema de inventarios se llevaría mejor la contabilidad, al analizar
las respuestas a esta pregunta se concluye que el 100% de los trabajadores
considera que la implementación de un sistema de inventarios mejoraría los
procesos de la empresa VITALPAN.

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ANEXOS
ANEXO 1

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