Tema  1.  ¿Qué  es  la  gestión  eficaz    del  
tiempo?  
 
 
 
 
En   este   primer   tema   definiremos   en   qué   consiste   la   gestión   eficaz   del  
tiempo.   Estableceremos   la   necesidad   de   definir   nuestras   metas   para  
poder   llevar   a   cabo   correctamente   dicha   gestión,  así  cómo  los  beneficios  
que   podemos   obtener   de   realizarla.   Enumeraremos   los   enemigos   del  
tiempo,   es   decir,   aquellos   factores,   tanto   externos   como   internos,   que  
impiden   un   correcto   aprovechamiento   del   mismo.   Haremos   un   breve  
repaso  histórico  del  concepto  de  trabajar  en  la  sociedad  que  nos  llevará  
al   problema   actual   del   exceso   de   información   e   introduciremos   el  
término   de   “infoxicación”.   Por   último   estableceremos   el   enfoque   así  
como   las   limitaciones   de   los   modelos   tradicionales     de   gestión   del  
tiempo  ya  existentes.    

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1.  Definición  de  gestión  eficaz  del  tiempo  

 
Podemos   considerar   el   tiempo   como   una   medida   del   cambio.   Administrar   el  
tiempo  significa  administrarnos  a  nosotros  mismos  para  obtener  las  metas  deseadas.  Una  
administración  eficaz  del  tiempo  nos  proporcionará  un  rendimiento  superior  profesional  y  
personalmente  para  la  obtención  de  los  resultados  o  metas  que  deseamos.  Pero  para  ello  
tendremos  que  haber  definido  claramente  dichas  metas  u  objetivos.  
 
 
2.  Define  tus  metas  
 
La   meta   es   nuestra   visión   de   futuro   sobre   un   cambio   que   esperamos   para   alcanzar  
un  resultado.  Las  metas  personales  deberían  ser  un  vehículo  para  la  experimentación  de  la  
satisfacción  personal.  
 
¿Cómo  alcanzamos  dichas  metas?  
 
1. Especificando  las  metas:  ¿Qué?¿Quién?¿Cuándo?¿Dónde?¿Cómo?¿Por  qué?  
Para  definir  correctamente  nuestras  metas  debemos  saber  qué  es  lo  que  queremos  
cambiar,  con  qué  estamos  insatisfechos.  
 
2. Dividiendo   las   metas   en   pequeñas   partes.   Al   dividir   las   metas   en   partes   más  
pequeñas  serán  más  fáciles  de  alcanzar,  ya  que  es  más  sencillo  obtener  un  pequeño  
cambio  que  un  gran  cambio.  
 
3. Planeándolas.   Identificando   los   pasos   a   seguir   y   estableciendo   las   acciones  
necesarias   conseguiremos   que   se   vaya   produciendo   el   cambio   hasta   nuestra  
satisfacción  personal.  
 
4. Visualizar  mentalmente  siempre    el  éxito.     Imaginar   el   éxito   antes   de   empezar   nos  
proporciona  la  sensación  de  que  podemos  lograrlo  y  nos  dará  energías  para  llegar  
a   nuestras   metas.   Si   hemos   realizado   además   los   pasos   previos   de   planificación  
aquí  expuestos,  experimentaremos  una  sensación  de  alivio  y  entusiasmo  al  haber  
definido   lo   que   queremos   para   obtener   una   satisfacción   personal   plena   y   cómo  
podemos   conseguirlo.   La   clave   es   sentir   como   nos   sentiríamos   al   haber   logrado  
nuestros  objetivos.  Imaginarnos  logrando  el  éxito.  
 
 
3.  La  importancia  de  una  gestión  eficaz  del  tiempo  
 
Como   hemos   dicho   anteriormente,   la   administración   del   tiempo   es   la  
administración  de  uno  mismo.  
 
Todos   disponemos   del   mismo   tiempo:   60   segundos   por   minuto,   60   minutos   por  
hora,  24  horas  por  día,  168  horas  por  semana.  El  tiempo  es  el  que  es,  ni  más  ni  menos.  La  
diferencia  es  como  lo  administremos,  lo  que  hagamos  con  él.    
 
Optimizar  nuestro  tiempo  implicará  ser  más  eficaces,  ya  que  lograremos  nuestras  
metas   (la   suma   de   nuestros   objetivos)   lo   antes   posible.   Tenemos   que   ser   conscientes   de  
que  nosotros  dominamos  el  tiempo,  no  hay  que  dejar  que  sea  al  revés  y  vernos  dominados  
por  él.  
 

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Para  ello  tendremos  que  plantearnos  primero  en  qué  empleamos  nuestro  tiempo.  
Veremos  entonces  que  existen  muchos  ladrones  o  enemigos  del  tiempo.  
 
 
4.  Enemigos  del  tiempo  
   
  Los  ladrones  o  enemigos  del  tiempo  son  aquellas  actividades  que,  estando  dentro  de  
nuestro  alcance  o  no,  hacen  que  invirtamos  ineficazmente  tiempo  en  ellas.  
 
Dichos  enemigos  pueden  ser  externos  o  internos:  
 

EXTERNOS INTERNOS

Visitas.inesperadas No.saber.decir."No"

Teléfono No.saber.delegar

Urgencias Autosubestimarnos

Falta.de.comunicación Aplazar.cosas

Exceso.de.reuniones Falta.de.autodisciplina

Liderazgo.insuficiente Desorden.y.poca.limpieza.en.el.lugar.de.trabajo

Trámites.excesivos Falta.de.motivación

Ruidos Tensión.y.preocupaciones

Distracciones.visuales Indecisión

Incompetencia.o.incapacidad.de.las.personas.que.nos.rodean Realizar.actividades.sin.un.propósito
 
Es   importante   para   evitar   estos   enemigos   del   tiempo   tener   un   plan   o   meta,  
clarificar   nuestros   objetivos     y   las   acciones   a   realizar   para   conseguirlos   y,   por   supuesto,  
autodisciplina.  Hay  que  evitar  perder  tiempo  lamentándose  y  empezar  a  actuar.  
 
 
4.  El  mundo  es  dinámico  
 
En  la  situación  actual  ha  surgido  una  paradoja:  la  gente  ha  mejorado  su  calidad  de  
vida,  pero  al  mismo  tiempo  su  nivel  de  estrés  se  ha  disparado  al  asumir  una  carga  mayor  
de  la  que  sus  recursos  le  permiten  manejar.  Esto  provoca  frustración  en  las  personas  en  lo  
que  respecta  a  mejorar  su  situación.  
 
El   nivel   de   estrés   ha   aumentado   porque   la   naturaleza   de   nuestros   trabajos   ha  
cambiado   más   radical   y   rápidamente   de   lo   que   nuestra   preparación   y   capacidad   para  
afrontar  el  trabajo  lo  ha  hecho.  
 
Antiguamente   lo   que   había   que   hacer   estaba   claro:   arar   el   campo,   recolectar   la  
fruta,   fabricar   herramientas.   Se   sabía   el   trabajo   que   había   que   realizarse   y   cuando   éste  
estaba  acabado.  
 
Durante  la  revolución  industrial  se  estableció  la  producción  en  serie.  Las  tareas    ya  
no   se   realizaban   todas   manualmente   sino   que   máquinas   simplificaban   el   trabajo,   de   forma  
que   el   operario   pasó   de   realizar   el   trabajo   manualmente   a   manejar   la   máquina  

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reduciéndose   así   el   número   de   operarios   disponibles   y   aumentado   la   capacidad   de  

producción.  
 
Actualmente   la   mayoría   de   nuestros   proyectos   o   tareas   a   realizar   carecen   de  
límites  definidos,  por  lo  que  es  difícil  pensar  que  se  ha  terminado  con  ellos.  Por  ejemplo:  
 
¿Cuánto  aumentará  nuestra  empresa  con  la  restructuración  de  la  misma?  
¿Será  efectivo  el  plan  de  formación  del  personal  de  la  empresa?  
¿Será  útil  este  curso  a  los  recién  licenciados?  
¿Cuánto  deporte  debería  hacer  para  estar  sano?  
 
En  la  situación  actual  en  la  que  nos  movemos  la  información  de  la  que  disponemos  
es  prácticamente  ilimitada,  de  forma  que  siempre  podemos  hacer  cosas  para  ir  mejorando  
los   proyectos   en   marcha   y   es   difícil   establecer   cuándo   podemos   darlos   por   terminado.  
Hemos   de   estar   siempre   reciclándonos,   la   tecnología   evoluciona   a   pasos   agigantados,   cada  
vez  existen  más  herramientas  a  aplicar  en  un  proyecto  o  tarea  dado  mejorándolo.  Al  final  
parecerá  que  el  trabajo  no  se  acaba  nunca.  Sobre  este  exceso  de  información  trataremos  
en  el  siguiente  apartado.  
 
Y  no  sólo  hemos  de  preocuparnos  por  el  propio  trabajo  en  sí.  También  puede  verse  
alterada   la   definición   de   nuestros   trabajos,   principalmente   por   la   propia   organización   o  
empresa  en  la  que  estamos  involucrados.  Al  igual  que  los  proyectos,  la  propia  empresa  u  
organización   se   encuentra   en   continuo   cambio,   pueden   verse   modificados   los   objetivos,  
propietarios,   compañeros,   clientes,   tecnologías,   mercados,   productos,   etc.   El   perfil  
profesional   promedio   actual   es   una   persona   independiente   y   que   se   adapta   a   los  
estándares   de   crecimiento   continuado,   lo   que   se   traduce   en   una   persona   que   no  
continuará  haciendo  lo  que  hace  durante  mucho  tiempo.  Si  tuviéramos  la  oportunidad  de  
aguantar   el   tiempo   suficiente   en   un   trabajo   perfectamente   definido,   probablemente   sí   se  
averiguaría   cuánto   hay   que   hacer   y   a   qué   nivel.   Si   hiciéramos   una   encuesta  
comprobaríamos  que  a  la  pregunta  ¿Usted   hace   sólo   aquello   para   lo   que   le   contrataron?,  la  
respuesta  sería  NO.  
 
 
5.  El  problema  del  exceso  de  información  
 
El  término  de  sobrecarga  o  exceso  de  información  fue  utilizado  por  primera  vez  en  
1967  por  el   arquitecto   estadounidense  y  doctor  en  Filosofía   de   la   Ciencia   Russel  L.  Ackoff.  
Ackoff  estudiaba  el  diseño  de  sistemas  de  información,  de  forma  que  indicaba  que  lo  que  
los  ejecutivos  tenían  en  esa  época  era  una  sobrecarga  de  información,  pero  de  información  
irrelevante.  
 
El   exceso   o   sobrecarga   de   información,   también   denominado   “infoxicación”   o  
“infoglut”   ha   ido   aumentando   a   medida   que   las   nuevas   tecnologías   han   supuesto   un  
crecimiento  continuado  de  generación  de  información.  
 
En   los   últimos   tiempos,   el   avance   de   las   nuevas   tecnologías   de   información   y   la  
generalización   de   su   uso,   ha   producido   grandes   cambios   sociales   en   todos   los   niveles.   Nos  
hemos  convertido  en  lo  que  se  denomina  “Sociedad  del  conocimiento”.  
 
Todo   este   volumen   de   información   disponible   dificulta   la   toma   de   decisiones  
pudiendo   afectar   a   la   calidad   del   trabajo   realizado.   Nuestro   cerebro   no   es   capaz   de  
procesar   todo   y   llevarlo   en   la   memoria.   Actualmente   la   información   no   es   poder,   ya   que   la  
información  está  al  alcance  de  todos,  no  es  secreta.  Lo  que  supone  la  diferencia  es  saber  

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sacar   provecho   de   la   información,   ponerla   en   valor,   lo   que   se   denomina   gestión   del  

conocimiento,  íntimamente  ligada  con  la  gestión  del  tiempo.  
 
 
6.  Modelos  tradicionales  
 
Los   enfoques   tradicionales   de   gestión   del   tiempo   se   encuentran   orientados   a  
conseguir  objetivos  a  corto  plazo.  Las  premisas  en  las  que  se  basan  son  las  siguientes:  
• Eficiencia  
• Control  
• Chronos  
• Valores  
• Administración  
• Métodos  
 
A   continuación   explicaremos   tanto   las   premisas   como   las   limitaciones   asociadas   a   las  
mismas:  
 
• Eficiencia.   Consiste   en   hacer   más   en   menos   tiempo   basándonos   en   criterios   de  
cantidad  y  velocidad.  De  esta  forma  puede  ocurrir  que  seamos  eficientes  pero  no  
efectivos.  Es  decir,  siendo  eficientes  podemos  llegar  más  rápido  al  final  del  camino,  
pero   eso   no   significa   que   el   final   del   camino   sea   el   correcto,   de   forma   que  
tendremos  que  volver  a  empezar  y  no  nos  habrá  servido  de  nada  haber  sido  más  
rápidos.   El   haber   definido   previamente   cuál   es   el   camino   correcto   nos   hará   ser  
efectivos,  tras  lo  cual  podemos  mejorar  la  eficiencia.  
 
• Control.   Propone   la   planificación   para   controlar   no   sólo   nuestras   acciones   sino  
también   las   de   los   demás.   El   problema   es   que   la   mayor   parte   del   tiempo   nos  
relacionamos   con   personas   a   las   que   no   podemos   controlar   y   sobre   las   que   si  
intentamos   generar   algún   tipo   de   control   probablemente   sólo   obtengamos  
desconfianza.  
 
• Chronos.   Se   trata   de   la   palabra   griega   que   significa   “tiempo”,   en   cuanto   a   tiempo  
cronológico,   lineal   y   secuencial   se   refiere.   El   enfoque   tradicional   establece   que  
ningún   segundo   vale   más   que   otro   y   que   el   reloj   es   el   que   maneja   nuestra   vida.   Sin  
embargo,   este   enfoque   no   tiene   en   cuenta   el   kairos,   palabra   también   griega   que  
significa  tiempo  en  lo  que  a  tiempo  apropiado  o  de  calidad  se  refiere.  
 
• Valores.   El   modelo   tradicional   establece   que   determinemos   nuestros   valores,   ya  
que,  al  creer  en  ellos,  ellos  guiarán  nuestras  elecciones.  Los  valores  se  consideran  
subjetivos   e   internos.   Sin   embargo,   este   modelo   no   menciona   a   los   principios  
(objetivos   y   externos),   y   si   éstos   no   se   ajustan   a   nuestros   valores   nos   crearán   un  
conflicto.  
 
• Administración.  El  modelo  tradicional  da  importancia  a  la  administración,  la  cual  
es   útil   cuando   nuestro   camino   está   claro,   definido   y   no   podemos   ni   debemos  
salirnos   de   él.   Sin   embargo,   en   ocasiones   deberemos   salirnos   del   camino   marcado,  
para  lo  cual  necesitaremos  liderazgo.  
 
• Métodos.  Los  modelos  tradicionales  nos  aportan  pautas/métodos  de  cómo  hacer  
bien   las   cosas,   de   forma   que   el   estrés   se   ve   disminuido.   Sin   embargo,   también  
limitan  nuestra  capacidad  creativa  y  de  innovación.  
 

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Los   métodos   tradicionales   fueron   útiles   en   su   momento   pero   el   habernos   convertido  

en  “trabajadores  del  conocimiento”  ha  ocasionado  que  se  vuelvan  ineficaces.  
 
 
7.  Conclusiones  
 
  La   sociedad   actual   se   ha   convertido   en   la   sociedad   del   conocimiento.   La  
información  disponible  es  ilimitada  y  el  mundo  se  encuentra  en  constante  cambio,  lo  cual  
se  traduce  en  que  nuestra  forma  de  trabajar  y  de  vivir  también  se  encuentra  en  continuo  
movimiento.   Estos   hechos   ocasionan   que   además   de   que   los   límites   de   los   trabajos   a  
realizar   ya   no   están   tan   definidos   como   antes,   nos   hemos   convertido   en   personas  
multitarea.    
Todos  estos  factores  generan  gran  cantidad  de  estrés.  Por  ello  se  ha  establecido  la  
necesidad   de   búsqueda   de   nuevas   herramientas   que   nos   ayuden   a   afrontar   el   cambio   de  
circunstancias.    
Los   modelos   tradicionales   de   aprovechamiento   del   tiempo   han   quedado   obsoletos.  
Es   necesaria   una   nueva   metodología   de   gestión   del   tiempo   que   se   adapte   a   la   nueva  
situación  y  subsane  las  limitaciones  de  los  métodos  tradicionales  existentes.  
En  el  próximo  tema  introduciremos  una  serie  de  factores  que  van  componiendo  los  
pilares  de  la  nueva  gestión  del  tiempo  necesaria  actualmente.  

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