1.

Presentación de la Empresa
1.1 Cronología Histórica

Empresa familiar creada y fundada en el año de 1990 por uno de sus propietarios
el  Ingeniero José Francisco Barrios González, quien comenzó su producción
artesanal  de panela en un trapiche alquilado en el municipio de Tuluá, en el cual
laboraban 11  personas en producción y 3 personas en la parte administrativa.
Nuestra visión ha  sido siempre tener un producto de excelente calidad el cual
pudiera llegar a todas  las esferas de la sociedad nacional e internacional, por lo
cual nos hemos enfocado  siempre en el manejo de excelentes estrategias de
mercadeo llevándonos a lo largo  de estos 19 años a ser los mejores en nuestro
campo. 
Debido a la óptima calidad de nuestro producto y su buena aceptación en el  
mercado, nos vimos en la necesidad de ir alquilando otros trapiches hasta contar
con  cuatro de ellos para poder abastecer la demanda que nuestro producto tenía
en el  mercado. En el año de 1995 se logra inaugurar una planta propia, claro está
que  seguíamos siendo una planta artesanal en la producción de panela, pero
algo muy  importante fue lograr centralizar en un solo trapiche las funciones que
teníamos  delegadas en cuatro, esto nos brindó una gran solidez y fortaleza, para
este  momento nuestro mercado abarcaba la ciudad de Tuluá, todo el eje cafetero
y  Medellín, todos estos factores nos hicieron soñar con construir la mejor planta 
productora de panela de todo el país. 
A través de los años esta idea se fue haciendo más fuerte hasta lograr comenzar
la  obra de la nueva planta en el año de 2003, inaugurándose finalmente en 2006; 
nuestro crecimiento ha beneficiado también a la sociedad, ya que hemos
generado  empleo a 150 corteros, 170 operarios, 35 en personal administrativo y
10 vendedores, para un total de 365 empleos directos. Esta planta cuenta con la
mejor  tecnología que existe en la fabricación de panela dándole un cambio
radical al  producto que paso de ser artesanal para convertirse en un producto
que requiere  un proceso industrial, lo cual convierte a la panela en un producto
muy higiénico  para el consumidor debido a los altos estándares de pureza que se
maneja en el  momento de su elaboración, lógicamente conservando todos sus
beneficios  alimenticios. 
Hoy en día nuestra panela se distribuye en las grandes cadenas de
supermercados  de Colombia como lo son la 14, olímpica, Carrefour, Almacenes
éxito,  Supermercados Galerías, Comfandi, SuperInter y en las principales
distribuidoras y  mayoristas del país; adicionalmente, estamos exportando el 20%
de nuestra  producción a lugares como Estados Unidos, Canadá y Europa, debido
a estas  exportaciones logramos ser aliados del programa Colombia es pasión
contado con  su sello en nuestra panela, lo cual nos representa en el exterior
como producto de  excelente calidad. 
1.2 Información legal
1.2.1 Razón Social
Industrias Alimenticias El Trébol S.A
1.2.2 Tipo de Sociedad
Sociedad Anónima
1.2.3 Domicilio
Vereda Zanjón de Piedra en el Municipio de Andalucía Valle del Cauca
1.2.4 Representante Legal
José Francisco Barrios González
1.2.5 Principales Accionistas
José Francisco Barrios González
Carlos Arturo Barrios González
Luz Ángela María Barrios González

1.3 Estructura Organizacional

1.4 Portafolio Productos / Servicios

 Panela redonda x500 gr Y x 1000gr

 Panela cuadrada x500gr Y x 1000gr
 Panela porcionada: Panela cuadrada 8 x 125gr, panela cono 8 x
125gr, panela pastilla 2 x 250 gr
 Panela granulada: Panela Instantánea, Panela en Cubitos

1.5 Misión
Producir y comercializar panela de excelente calidad, con un equipo
humano altamente calificado y comprometido, que contribuye a mantener
la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
Contribuyendo a la protección del medio ambiente y bienestar de la
comunidad.

1.6 visión
Consolidarnos en el año 2018 en el mercado nacional e internacional como
líderes en calidad, productividad, innovación y tecnología. Liderando
programas de responsabilidad social empresarial enfocado a sus
colaboradores, familias y comunidad.

1.7 Estrategia empresarial

Crecimiento organizacional y presencia en nuevos mercados, que
posibiliten e impulsen la renovación del producto con enfoque nacional y
extranjero.
 Factores de medición:
 Mercado en consumidores de estrato 4 y 5 menores de 50 años
(10%)
 Mercado de productos tipo exportación (+20%)
 Nuevos productos de portafolio(+ 2 productos consolidados)

2. Flujograma Actual del Proceso a Auditar, con su respectiva descripción
debidamente detallado.

Compra de Bienes y Servicios

Asegura la existencia de los insumos , materiales y artículos que requiere las

áreas de producción , bodega y almacén

Objetivo: Asegurar la existencia de los insumos, materiales y artículos que

requieren las áreas de producción, bodega y almacén , así como la contratación
de servicios de acuerdo a las necesidades de los procesos.
 Alcance: Este instructivo abarca a todas las compras de insumo, materiales,
articulo y servicios con excepción de la caña de azúcar, desde el requerimiento de
compra hasta la entrega a satisfacción al usuario final.

Lineamientos: NTC ISO 9001:2015.

Desarrollo:

Actividad Descripción Responsable Registro

  Bienes    
  Elabore el requerimiento con sus    
respectivas copia, tenga en cuenta:
     
- En la columna de descripción
     
escriba detalladamente la
  referencia, medida, calibre o    
material requerido.
     
- Escriba en la columna de unidad la
  unidad de medida del bien solicitado    
  ejemplo: Kilogramo (kg), metro m,    
litro (L), unidad (Ud.), par (par),
  paquete (paq.), entre otros.    
  -Escriba el nombre del artículo tal    
  como aparece en el listado maestro    
del almacén.
1. Diligenciar Persona  
requerimiento -Entregue la copia verde al asistente solicitante del
de almacén, envié el original y copia Requerimi
servicio
rosada al asistente de almacen ento

Servicios
Diligencie el requerimiento
En la columna de descripción
escriba detalladamente el servicio
requerido. El original y copia rosada
se entrega al coordinador de
compras y almacén,  y la copia
verde al almacenista. Cuando llegue
la factura el coordinador de compras
y almacén verifique que el valor en
la factura corresponda al de la
cotización y verifique con el
solicitante que el servicio queda a
 satisfacción.
Diligencie revisión  por el gerente de
producción y/o al coordinador de
mantenimiento.
Diligencie aprobación por el
coordinador de compras y almacén.
2. Revisar Revise que el requerimiento se    
información del encuentre debidamente firmado y
Asistente de N.A
requerimiento con su respectivo centro de costos
compras
de acuerdo al área en la que va ser  
utilizado. Coordinadora de
compras y
almacén
  Consulte en el directorio de    
proveedores para solicitar mínimo 2
     
cotizaciones, de acuerdo a la 
3. Solicitar política de compras) Asistente de Cotización
cotización compras
Estudie las cotizaciones y
  seleccione el proveedor.
en caso de no conseguir la
referencia tal como fue pedida
consulte con la persona solicitante
que otra opción existe para la
compra. 
  Contacte al proveedor, negocie el    
precio, condiciones de entrega y
  Asistente de  
tiempo de pago.
compras
4. Negociar la  
Envíe orden de compra al proveedor
compra y enviar  
vía fax o email. Confirme la fecha en Orden de
orden de
que se recibirá la compra. Las Gerente general compra
compra
compras no rutinarias como
equipos, son realizadas
directamente por el gerente

  - Compras generales:    
  Diligencie la entrada al almacén    
verificando que llegaron los bienes
  Auxiliar de  
solicitados de acuerdo al
almacén
  requerimiento y entregue al  
solicitante donde con la firma de  
  recibido del material,  el formato vale Analista de  
de materiales, se da por entendido laboratorio
   
la entrega a satisfacción, por parte
Calidad
  del solicitante y la entrega del Los
formato de satisfacción , según   nombrado
5. Recibir la aplique al proveedor s en la
compra  Personas que
descripció
En el caso de presentarse alguna solicito el
n de esta
duda durante la revisión de la producto /
actividad
compra solicite ayuda a la persona servicio
solicitante.
-Compras de insumos, servicios.
materiales de empaque y embalaje:
Reciba el producto/servicio y
verifique que cumple con las
especificaciones internas, diligencie
los siguientes formatos según sea el
caso:
 Verificación de recibo de insumos.
 Verificación de recibo material de
empaque y embalaje.
 Verificación de caña a cortar.
 Verificación de servicio, adjuntar
este formato a la factura.
Si el producto / servicio no cumple
las especificaciones continúe con la
actividad 7.
 
  Verifique:   Factura
firmada
6. Auditar el -Que el valor facturado corresponde coordinador de
con
servicio al cotizado. compras y
requerimie
requerido almacén
-Que el servicio se ha recibido a nto
satisfacción por la persona adjunto.
solicitante.
Si el valor cobrado es correcto y si
recibió a satisfacción el servicio
adjunte el requerimiento a la factura.
Envié la factura a auxiliar  de
compras. 
  En el caso que el producto o servicio    
no cumpla con las especificaciones,
7. Diligenciar Persona que  Reclamos
diligencie el formato  Reclamos de
reclamo de solicito el de calidad
calidad de materiales y servicio,
calidad producto o el materiales
entregue 3 copias al Director de
servicio y servicios
calidad y ambiental,  archiva 1 copia
y envía 2 copias al auxiliar de
compras.
8. Comunicar el Envíe al proveedor una copia del    
reclamo al registro reclamo de calidad
proveedor  materiales y servicios, almacene
otra copia en la carpeta del
proveedor.
 

3. Diagnóstico (Evaluación del CI) de la empresa. (Entregar Lista de

Chequeo)
4. Identificación de los Riesgos del proceso a Auditar. (Entregar Lista de
Chequeo)