ANEXO No.

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OBLIGACIONES DE LA FIDUCIA PARA EL MANEJO DEL ANTICIPO POR PARTE
DEL CONTRATISTA

1. Recibir los recursos de la entidad aportante.

2. Llevar una contabilidad independiente de los recursos recibidos y de los gastos

realizados con cargo al proyecto de acuerdo con las normas contables que rigen el
manejo de los recursos públicos.

3. Efectuar los pagos autorizados por EL FONDO ADAPTACIÓN de los productos

entregados por EL CONTRATISTA y debidamente avalados y recibidos a satisfacción
por las Interventorías.

4. Crear un registro sistematizado de cada una de las operaciones, con el fin de

suministrar la información de ejecución que requiera la interventoría de obra, la
Consultoría de gerencia Integral, el FONDO ADAPTACIÓN o los organismos de
control.

5. Remitir los informes de ejecución de los recursos que requiera el FONDO

ADAPTACIÓN y/o los organismos de control.

6. Administrar los recursos de conformidad con lo dispuesto en los Estudios previos,

con lo estipulado en el respectivo contrato que se celebre, y destinarlos
exclusivamente al cumplimiento del mismo.

7. Responder por la restitución de los recursos que sean pagados o girados

indebidamente como consecuencia de errores o incumplimiento en las obligaciones de
la sociedad fiduciaria.

8. Administrar los recursos que se le confíen durante la ejecución del contrato, con
criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez, de acuerdo con las instrucciones que se
le impartan por parte del FONDO ADAPTACIÓN.

9. Utilizar una base de datos para el manejo y control de los pagos que efectúe.

10. Llevar con base en el Plan General de Contabilidad Pública, la contabilidad

independiente de los recursos provenientes de las diferentes entidades de manera que
puedan identificarse. Así mismo presentar los extractos financieros mensuales y
anuales. Los extractos anuales deberán presentarse con el dictamen del revisor fiscal.

11. De conformidad con lo anterior, será obligación de la fiduciaria llevar un centro de

costos por proyecto y por grupo.

12. Manejar los recursos en concordancia con las normas vigentes.

13. Contar con los soportes o comprobantes de todas las operaciones, debidamente
firmados, y con la justificación de las mismas, teniendo en consideración el plazo, el
monto de la inversión y la rentabilidad obtenida.

14. Disponer de la infraestructura necesaria, administrativa, financiera, jurídica,

tecnológica y operativa, que garantice la efectividad y continuidad en la administración
y coordinación del encargo fiduciario y las obligaciones derivadas del contrato.

15. Administrar, digitalizar y conservar en forma clasificada y organizada los

documentos y la información relativa a contratos y pagos, la cual deberá estar
disponible en forma permanente para el FONDO ADAPTACIÓN y las entidades de
control, esta documentación deberá estar de acuerdo con el sistema de gestión
documental del FONDO ADAPTACIÓN.

16. Presentar en forma impresa y en medio magnético, según las especificaciones

definidas y las normas vigentes sobre la materia para las entidades públicas, los
siguientes informes de gestión:

a. Informes contables y financieros

b. Relación de los pagos efectuados.
c. Balance General y Estado de Resultados del encargo fiduciario.
d. Gestión contractual.
e. Los demás que se consideren necesarios.

17. Estos reportes deben ser presentados mensualmente dentro de los diez (10)
primeros días calendario del mes siguiente al reportado, incluyendo el análisis
correspondiente. Los informes deben presentarse por períodos mensuales y deben
contener la información sobre el desarrollo de la administración de los recursos.

18. Permitir y facilitar la práctica de auditorías que en cualquier momento se soliciten

por parte del FONDO ADAPTACIÓN o por cualquier entidad de inspección vigilancia y
control del Estado.

19. Cumplir las demás obligaciones que se establezcan en los Términos y Condiciones
Contractuales y en el respectivo contrato.
El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por EL CONTRATISTA y
se entenderá incluido dentro del valor del costo de administración total que presente el
proponente en su oferta económica.

Igualmente, EL CONTRATISTA será responsable de todos los aspectos y obligaciones

tributarias derivados del manejo de los recursos en desarrollo de la ejecución del
contrato, tales como practicar lasretenciones de impuestos que corresponda, presentar
las declaraciones debidamente liquidadas y sustentadas y realizar los pagos
necesarios.

Los rendimientos financieros generados en la administración de los recursos

desembolsados serán transferidos a la siguiente cuenta según las instrucciones de EL
FONDO ADAPTACIÓN.
Una vez se consignen los rendimientos generados por estos recursos, se deberá
entregar copia de dicho soporte a el FONDO ADAPTACIÓN para ser enviada a la
fiduciaria contratada con una comunicación para que se legalice el proceso de
devolución o de manera diferente por instrucción escrita del FONDO ADAPTACIÓN.

En todo caso, EL CONTRATISTA se hace responsable por la totalidad de los recursos

no ejecutados incluidos los rendimientos financieros no transferidos a la Nación para
cada periodo según sea el caso.

Para acreditar este requisito el proponente deberá presentar el nombre de la Fiduciaria

con la cual pretende manejar los recursos de este proyecto y anexar el certificado que
la acredite como “Triple A”. Este requisito es habilitante para participar en la licitación.
Si no se anexa con la misma se solicitará la aclaración del caso, según las reglas
establecidas en los Términos y Condiciones Contractuales.